Microsoft Teams - Guida introduttiva per amministratori IT

Microsoft Teams - Guida introduttiva per amministratori IT

Microsoft Teams è un hub digitale che riunisce conversazioni, riunioni, file e app. Poiché è basato su Office 365, le scuole traggono vantaggio dall'integrazione con app e servizi familiari di Office. Fornisce sicurezza e conformità a livello aziendale ed è estensibile e personalizzabile per soddisfare le esigenze di ogni scuola.

Con Microsoft Teams, la tua scuola o istituzione può creare classi collaborative, connettersi in comunità di apprendimento professionali o comunicare con il personale scolastico, tutto da un'unica esperienza in Office 365 for Education.

Benvenuto, siamo felici che tu sia qui

Questa guida è progettata per aiutarti a lanciare e sfruttare al meglio Microsoft Teams. In qualità di amministratore di Office 365 di Microsoft Teams, svolgi un ruolo fondamentale nella distribuzione, nell'adozione e nell'utilizzo continuativo di Microsoft Teams all'interno del tuo istituto.

Iniziare è facile

Distribuisci Microsoft Teams nell'istituto seguendo i passaggi descritti in questa guida. Include tutte le risorse necessarie per un buon esito:

  1. Comprendere Microsoft Teams

  2. Distribuire Microsoft Teams

  3. Avviare Microsoft Teams

  4. Feedback e assistenza

Comprendere Microsoft Teams

Valori fondamentali

Teams è progettato per gruppi e reparti che lavorano a stretto contatto per portare a termine il lavoro:

  • Comunica istantaneamente e tieni tutti aggiornati

  • Offri al tuo team un rapido accesso alle informazioni di cui hanno bisogno direttamente in Office 365

  • Personalizza il tuo hub perché includa contenuti e funzionalità di cui tu e il tuo team avete bisogno ogni giorno

  • Ottieni le funzionalità di sicurezza e conformità a livello aziendale che ti aspetti da Office 365

Microsoft Teams è un unico servizio di collaborazione in Office 365 for Education che risponde alle diverse esigenze e sfide del lavoro in gruppo. Dato che le esigenze di collaborazione del tuo istituto sono uniche, gli utenti possono fare affidamento su più applicazioni in Office 365, come OneNote, Outlook, SharePoint e Yammer. Microsoft Teams offre una soluzione snella per soddisfare le esigenze di collaborazione, integrando al contempo applicazioni affidabili per gli insegnanti.

Elementi distintivi

Essendo parte di Office 365, Microsoft Teams viene fornito già integrato con Azure Active Directory, SharePoint, OneNote, Gruppi di Office 365 e altro. Ciò consente di massimizzare l'investimento in Office 365, fornendo allo stesso tempo un'esperienza utente semplice e sicura sui diversi strumenti.

Office 365 ha un forte impegno verso la sicurezza, conformità, privacy e trasparenza. Microsoft Teams è stato creato utilizzando gli stessi principi per fornire una piattaforma di livello enterprise.

Fin dall'inizio, Microsoft Teams è stato progettato pensando a conformità, autenticazione e privacy. Microsoft Teams ha conformità integrata con supporto degli standard di settore, tra cui ISO 27001 e 27018, SOC 1 e SOC 2, FERPA, Clausole modello UE e altro ancora.

Microsoft Team protegge i dati del team in modo sicuro utilizzando forti misure di sicurezza, tra cui l'autenticazione a due fattori, password complesse e criteri di accesso. I dati sono crittografati, che si tratti di chat, appunti o file. Sono i tuoi dati: li possiedi tu, li controlli tu. Microsoft non fa data mining sui dati dei clienti a scopi pubblicitari, e protegge i dati dei clienti con solidi impegni contrattuali.

In linea con il nostro impegno a fornire la massima trasparenza, puoi consultare l'uptime e l'ubicazione dei dati. Inoltre puoi consultare report dettagliati sul modo in cui i controlli di Office 365 sono mappati sui controlli di sicurezza, privacy, conformità e gestione del rischio definiti in Cloud Security Alliance Cloud Control Matrix (CSA CCM).

Microsoft Teams è di livello enterprise, con supporto in 25 lingue su 181 mercati e 6 data center in tutto il mondo, uno SLA con supporto finanziario del 99,9% e supporto 24/7.

Definizioni

Istituto

Tutti i team creati da docenti, personale e studenti dell'istituto sono associati al tuo tenant di Office 365. Puoi designare tutti gli utenti o un sottoinsieme di utenti (come gli insegnanti) assegnando la possibilità di creare team, tramite i Gruppi di Office 365.

Team

Un team è pensato per riunire un gruppo di persone che lavorano a stretto contatto per portare a termine i loro compiti. I team possono essere dinamici per il lavoro a progetto (ad esempio lo sviluppo del curriculum didattico o la pianificazione di eventi scolastici), nonché il lavoro continuativo, in modo da rispecchiare la struttura interna della propria organizzazione (come scuole, dipartimenti e classi). Conversazioni, file e appunti dei canali del team sono visibili solo ai membri del team Scopri di più sulle nuove esperienze e funzionalità di Teams progettate per insegnanti, studenti e personale.

Canale

Un canale aiuta a organizzare le conversazioni, i contenuti e gli strumenti del team attorno a un argomento specifico. I canali possono essere organizzati, ad esempio, per argomento (eventi scolastici, unità di classe), disciplina (insegnanti di matematica), progetto (pianificazione del curriculum didattico) o anche solo per divertimento (cose divertenti). I proprietari del team possono creare canali e dare ai membri del team la possibilità di creare canali, se necessario.

Le schede nella parte superiore di un canale consentono ai team di conservare file, appunti e contenuto personalizzato, come il foglio di Excel di una raccolta di fondi, un blocco appunti di OneNote PLC con i piani delle lezioni o una diapositiva di PowerPoint con lo schema della classe. Questo contenuto diventa quindi facilmente accessibile a tutti nel team. Ulteriori connettori ad applicazioni di terze parti possono essere personalizzati a livello di canale per inserire dati da app usate quotidianamente come busuu, Canvas, Flipgrid, Kahoot! e altro ancora.

Grafico

I membri del team

Quando Microsoft Team viene attivato per l'intero istituto, i proprietari di team designati possono invitare insegnanti, studenti o personale a far parte del loro team. Microsoft Teams consente ai proprietari dei team di aggiungere facilmente persone nell'istituto in base al nome.

I proprietari del team possono anche creare un team basato su un gruppo di Office 365 esistente. Qualsiasi modifica apportata al gruppo viene sincronizzata automaticamente con Microsoft Teams. Creare un team basato su un gruppo Office 365 esistente non semplifica solo il processo di invito e gestione dei membri, ma anche la sincronizzazione dei file del gruppo all'interno di Microsoft Teams.

Ruoli del team

Ci sono due ruoli principali in Microsoft Teams: un proprietario del team, cioè la persona che crea il team, e i membri del team, ovvero le persone invitate dal proprietario a unirsi al team. I proprietari dei team possono rendere un membro del team comproprietario quando lo invitano al team o in qualsiasi momento successivo. La presenza di più proprietari di team consente agli utenti di condividere le responsabilità relative alla gestione delle impostazioni e delle iscrizioni, inclusi gli inviti.

Impostazioni del team

I proprietari del team possono gestire le impostazioni dell'intero team direttamente in Microsoft Teams. Le impostazioni includono la possibilità di aggiungere un'immagine del team, impostare le autorizzazioni dei membri del team per la creazione di canali, aggiungere schede e connettori, @menzionare l'intero team o canale e usare GIF, adesivi e meme.

Come amministratore IT di Microsoft Teams, hai accesso alle impostazioni a livello di sistema nel centro di amministrazione. Queste impostazioni possono influire sulle opzioni e sui valori predefiniti che i proprietari del team vedono nelle impostazioni del team. Ad esempio, puoi abilitare un canale predefinito, "Generale", per gli annunci, discussioni e risorse a livello di team, che verranno visualizzati in tutti i team.

Distribuire Microsoft Teams

Microsoft Teams è disponibile ai clienti dei piani Education come parte delle licenze Office 365 for Education: Education, Education Plus e Education E5, nonché le suite Education E3 esistenti.

In qualità di cliente di Office 365, Microsoft Teams è disponibile per l'intero istituto. Prima di distribuire Microsoft Teams, ci sono alcune cose che dovresti sapere sulle impostazioni nell'interfaccia di amministrazione Office 365.

Abilitare Microsoft Teams per l'istituto

Gli amministratori devono utilizzare l'interfaccia di amministrazione Office 365 per abilitare Microsoft Teams per il proprio istituto.

  1. Accedi a Office 365 con l'account aziendale o dell'istituto di istruzione.

  2. Seleziona Amministrazione per passare all'interfaccia di amministrazione di Office 365.

  3. Passa a Impostazioni > Servizi e componenti aggiuntivi.

  4. Nella pagina Servizi e componenti aggiuntivi selezionare Microsoft Teams.

    Servizi e componenti aggiuntivi
  5. Si aprirà la schermata delle impostazioni di Microsoft Teams. Selezionare la licenza scolastica da configurare, Docenti e personale o Studenti.

    Configurazione licenza
  6. Dopo aver selezionato il tipo di licenza che si desidera abilitare, impostare il commutatore su Attivo e quindi selezionare Salva.

    Abilita licenza

Puoi controllare quali utenti dell'organizzazione possono creare team in Microsoft Teams. Per impostazione predefinita, la creazione di gruppi di Office 365 è abilitata in Exchange Online. Tuttavia, ci sono alcuni modi in cui un amministratore IT può limitare la creazione di nuovi gruppi a utenti specifici.

Ogni utente di Exchange Online ha un criterio della cassetta postale OWA che regola ciò che può e non può fare con la propria cassetta postale. Utilizzando il cmdlet Set-OwaMailboxPolicy è possibile configurare il parametro GroupCreationEnabled a $true per gli utenti che possono creare gruppi e a $false per gli utenti che non sono autorizzati a creare gruppi. Al momento, l'unico modo per aggiornare il criterio della cassetta postale è tramite Windows PowerShell. Per altre informazioni, vedere l'argomento relativo all'uso di PowerShell per gestire i gruppi Office 365 nella guida per l'amministratore.

Nota: Questi comandi disattivano la creazione di gruppi solo per OWA e Outlook.

Se si desidera disattivare la creazione di gruppi nell'istituto, utilizzare le impostazioni di Azure Active Directory. In alternativa, la disponibilità generale di Office 365 Planner del 6 giugno 2016 offre l'opportunità di modificare il meccanismo di controllo in un criterio memorizzato in Azure Active Directory.

Il vantaggio di questo approccio è che Azure Active Directory fornisce un punto centrale che tutte le applicazioni di Office 365 possono verificare. Dopo aver creato un criterio appropriato, il controllo sulla creazione di nuovi gruppi di Office 365 è costante ovunque.

Impostazioni a livello di tenant

Generale

La sezione Generale consente di configurare le seguenti impostazioni per l'istituto.

  • Mostrare l'organigramma nel profilo personale

  • Usare Skype for Business per i destinatari che non hanno Microsoft Teams

  • Consentire le misure di guida proattiva di T-bot

Per disabilitare o abilitare l'impostazione, spostare l'interruttore su Disattivo o Attivo, quindi selezionare Salva.

Impostazioni del tennant

Integrazione e-mail

È possibile abilitare l'integrazione della posta elettronica con i canali e creare un elenco mittenti limitato. Per disabilitare o abilitare l'integrazione della posta elettronica, spostare l'interruttore su Disattivo o Attivo, quindi selezionare Salva.

Per limitare un elenco di mittenti, inserire un dominio, quindi selezionare Salva.

Integrazione e-mail

App

È possibile abilitare app esterne, nuove app esterne e sideloading per le app in Microsoft Teams. Per disabilitare o abilitare l'impostazione, spostare l'interruttore su Disattivo o Attivo, quindi selezionare Salva.

App

Una volta abilitate le app esterne in Teams, gli insegnanti possono personalizzare le app per renderle disponibili per i loro studenti attraverso le schede. Le schede consentono di personalizzare un canale per includere i contenuti e le funzionalità di cui il team ha bisogno quotidianamente. Forniscono un accesso rapido ai documenti e servizi cloud utilizzati di frequente. Ci sono diverse schede incorporate, come File.

Nel client di Microsoft Teams, nella parte superiore del canale, gli utenti possono aggiungere schede per documenti di Word, presentazioni di PowerPoint, fogli di calcolo di Excel, appunti di OneNote, pianificazioni di Planner e altro ancora.

Aggiungere app

Nel corso del tempo, verranno aggiunte altre schede sia da Microsoft che dai suoi partner.

Opzioni di archiviazione su cloud personalizzata

È possibile abilitare varie forme di archiviazione su cloud all'interno di Microsoft Teams. Attualmente sono supportati Box, Dropbox, Google Drive e ShareFile. Per disabilitare o abilitare l'impostazione, spostare l'interruttore su Disattivo o Attivo, quindi selezionare Salva.

Opzioni Cloud

Impostazioni utente per licenza

Team e canali

Un team è pensato per riunire un gruppo di persone che lavorano a stretto contatto per portare a termine i loro compiti. I team possono essere dinamici per il lavoro a progetto (ad esempio lo sviluppo del curriculum didattico o la pianificazione di eventi scolastici), nonché il lavoro continuativo, in modo da rispecchiare la struttura interna della propria organizzazione (come scuole, dipartimenti e classi).

I canali sono sottocategorie dei team. È possibile creare un canale per un'attività o per un reparto. Le conversazioni, i file e i wiki sono specifici per ogni canale, ma tutti i membri del team possono vederli.

Gli amministratori possono creare e gestire proprietà e membri dei gruppi utilizzando il pannello di controllo Gruppi nell'interfaccia di amministrazione Office 365.

Impostazioni utente per licenza

Per ulteriori informazioni sulla creazione di gruppi di Office 365 nell'interfaccia di amministrazione, vedere Creare un gruppo di Office 365 nell'interfaccia di amministrazione.

Chiamate e riunioni

Alcune scuole potrebbero voler limitare la quantità di traffico di rete nel proprio istituto. Ad esempio, potresti voler disabilitare il video in istituti con larghezza di banda limitata. La sezione Chiamate e riunioni consente di scegliere se gli utenti potranno utilizzare il video o la condivisione dello schermo durante le riunioni.

Chiamate e riunioni

Messaggistica

L'amministratore del tenant può attivare o disattivare i contenuti multimediali come gif, meme e sticker nella sezione Messaggistica della schermata delle impostazioni di Microsoft Teams. È inoltre possibile consentire ad insegnanti e personale di eliminare tutti i messaggi in modo che gli insegnanti moderino le conversazioni di classe e abilitino o disabilitino la chat privata per gli studenti.

Messaggistica

Per disabilitare o abilitare Giphy per consentire agli utenti di aggiungere gif alle conversazioni, selezionare Disattivo o Attivo, quindi selezionare Salva.

Quando le GIF sono abilitate, è possibile applicare una classificazione dei contenuti per limitare il tipo di GIF consentite all'interno di Microsoft Teams nell'istituto. Le valutazioni dei contenuti includono quanto segue:

  • Restrittiva

  • Moderata

  • Consenti tutto il contenuto

Inoltre, puoi abilitare o consentire:

  • Memi che gli utenti possono modificare per aggiungerli alle conversazioni

  • Sticker che gli utenti possono modificare per aggiungerli alle conversazioni

  • L'eliminazione di tutti i messaggi da parte dei proprietari

  • L'eliminazione dei propri messaggi da parte degli utenti

  • Le chat private tra utenti

Bot

È possibile completare attività, come le query su informazioni e l'esecuzione di comandi, utilizzando bot. Al 14 marzo 2017, c'erano oltre 20 bot nativi e di terze parti disponibili in Teams. Prossimamente ne arriveranno altri.

Nota: T-Bot fa parte del sistema di guida del prodotto e non può essere disattivato.

Se si è interessati a creare un bot, vedere la Piattaforma bot Microsoft Teams, che contiene istruzioni dettagliate per iniziare a scrivere bot per Microsoft Teams.

Connettori

I connettori permettono a UPI di ricevere aggiornamenti da servizi molto diffusi come Twitter, Trello, Wunderlist, GitHub e VSTS.

Per ulteriori informazioni, vedere Connettere le app ai gruppi e Piattaforma dei connettori di Office.

Distribuzione client

Il file di installazione per il client Microsoft Teams è un eseguibile che può essere scaricato dagli amministratori e dagli utenti finali da https://teams.microsoft.com/downloads. Gli utenti finali su desktop possono installare l'applicazione a condizione che dispongano dei privilegi adeguati. Gli amministratori IT possono inoltre distribuire il programma di installazione tramite strumenti di distribuzione client.

Gli utenti finali che utilizzano dispositivi mobili possono scaricare l'app Microsoft Teams dall'app store della propria piattaforma mobile.

Microsoft Teams è disponibile su Windows (Windows 7 e versioni successive) e Mac desktop (Mac 10.10 e versioni successive). È inoltre disponibile su iOS v9 e versioni successive (iPhone e iPad), Android 4.4 e versioni successive e Windows Phone 10.0.10586 e versioni successive. Il supporto per Windows 10S è in arrivo prossimamente.

Microsoft Teams supporta il client web su Edge 12+, Internet Explorer 11+, Firefox 47.0+ e Chrome 51.0+. Gli utenti che tentano di aprire il client web di Microsoft Teams su Safari verranno indirizzati alla pagina per scaricare il client desktop. Il supporto per Safari è in arrivo prossimamente.

Abilitare o disabilitare le licenze Microsoft Teams

Gli amministratori gestiscono le licenze Microsoft Teams utilizzando l'interfaccia di amministrazione Office 365. Per poter gestire le licenze di Microsoft Teams è necessario essere un amministratore globale di Office 365 o un amministratore Gestione utenti.

Se desideri limitare gli utenti che hanno accesso a Microsoft Teams nel tuo istituto o rimuovere un utente che desideri limitare, puoi farlo disabilitando la licenza Microsoft Teams per tale persona o persone. Una volta che la licenza è disabilitata, gli utenti non saranno più in grado di vedere Microsoft Teams nell'avvio e nella home page dell'app di Office 365.

È possibile assegnare o rimuovere licenze di Microsoft Teams con la stessa procedura usata per assegnare qualsiasi altra licenza di Office 365 Business o Enterprise: accedere a Office365, passare all'interfaccia di amministrazione Office 365 e nella pagina Utenti > Utenti attivi assegnare o rimuovere le licenze di Microsoft Teams per gli utenti.

URL e intervalli di indirizzi IP per Microsoft Teams

Se la scuola limita le connessioni a Internet dai computer della rete, vedere URL e intervalli di indirizzi IP per Office 365. In questo articolo si troveranno gli endpoint da includere negli elenchi delle connessioni in uscita consentite e all'area Siti attendibili di Internet Explorer dei computer client in modo che possano usare Microsoft Teams in Office 365 senza problemi.

Avvio

Avviare team pilota

Aiutare gli ambasciatori team a preparare e lanciare i team pilota

Prima di distribuire Microsoft Teams nell'intero istituto, si consiglia di iniziare con alcuni team pilota di insegnanti, studenti e personale. Questo aiuta a perfezionare il piano di lancio e ad assicurarsi di essere pronti per una distribuzione a livello di istituto. I team pilota di successo aiutano a generare entusiasmo in tutto l'istituto per il lancio successivo.

Identificare i team pilota

Contatta più dipartimenti di facoltà o insegnanti per identificare 2-3 team pilota. Per partecipare al progetto pilota, incoraggia l'intero team a impegnarsi a utilizzare Microsoft Teams come mezzo principale per comunicare e collaborare regolarmente. Ciò offre ai team pilota l'opportunità di comprendere appieno le capacità di Microsoft Teams e individuare il modo migliore per integrarli nei loro flussi di lavoro.

Identificare gli ambasciatori

Identificare gli ambasciatori in tutti i team pilota e arruolarli per guidare l'adozione di Microsoft Teams. I leader degli insegnanti sono spesso entusiasti di diffondere la novità e aiutare i loro colleghi ad apprendere soluzioni più efficaci.

Preparare team pilota di successo

Offri agli ambasciatori la flessibilità di personalizzare Microsoft Teams per i loro progetti pilota, assicurandoti al contempo il controllo tramite funzionalità avanzate di sicurezza e gestione nell'interfaccia di amministrazione IT. Avere impostazioni aperte consente ai team pilota di esplorare tutto ciò che Microsoft Teams ha da offrire. È sempre possibile modificare le impostazioni man mano che i team evolvono.

Lanciare il programma nel resto dell'istituto

Tenere una riunione preliminare con gli ambasciatori del team

Il modo migliore per avere team pilota entusiasti di Microsoft Teams è riunire tutti, di persona o virtualmente. Pianifica una riunione preliminare per presentare Microsoft Teams, discuti del programma pilota e invita gli ambasciatori del team a utilizzare Microsoft Teams. Condividi le Guide introduttive per spiegare come far funzionare il team.

Invitare gli ambasciatori del team a Microsoft Teams

Inizia a utilizzare Microsoft Teams con gli ambasciatori del team mentre pianifichi il lancio. Comunica aggiornamenti importanti relativi al lancio, acquisisci feedback dai team pilota, rispondi alle domande immediate e condividi i successi in Microsoft Teams.

Preparare Microsoft Teams

Aiuta gli ambasciatori nella preparazione di Microsoft Teams, incluse le impostazioni del team, i canali e le integrazioni con applicazioni di terze parti. Incoraggia gli ambasciatori del team a disseminare i post di benvenuto e le risorse del team che gli utenti possono scoprire all'interno del prodotto.

Consigliamo di mantenere la preparazione iniziale al minimo per consentire agli utenti di creare organicamente canali, personalizzare le schede e aggiungere connettori in base alle esigenze. Guarda i video Utilizzo delle schede creati per questo scopo.

Lanciare Microsoft Teams

Gli ambasciatori del team hanno la responsabilità di definire lo scopo dei loro team, il campo di applicazione rispetto ad altri strumenti, le norme per comunicare pubblicamente e le convenzioni per creare canali di squadra.

Mentre gli ambasciatori del team si preparano per il lancio, incoraggiali a organizzare una riunione sul video Conversazioni produttive con il loro team pilota, simile alla riunione preliminare iniziale. Incoraggiali a utilizzare video come questo per illustrare come Microsoft Teams può aiutarli a essere più produttivi insieme.

Gli ambasciatori del team devono assicurarsi che i membri del team siano pronti a utilizzare Microsoft Teams dedicando a tutti il tempo per accedere, scaricare le applicazioni desktop e mobile e iniziare a chattare tra loro.

Coltivare

Trasferire il lavoro su Microsoft Teams

Aiuta i team pilota a decollare incoraggiando gli ambasciatori a trasferire conversazioni, aggiornamenti e progetti importanti su Microsoft Teams. Questo fa sì che i membri del team si sentano abbastanza sicuri da procedere da soli al passaggio.

Integrare Microsoft Teams

Trasferisci aggiornamenti e dati in tempo reale da applicazioni e servizi di terze parti come Polly e busuu direttamente in Microsoft Teams. Questo consente ai dipendenti di risparmiare il tempo di controllare su più strumenti per ottenere informazioni tempestive.

Incoraggia gli ambasciatori del team a condividere le loro idee per integrazioni personalizzate con applicazioni e bot di terze parti, fatte su misura per i loro team.

Monitorare Microsoft Teams

Condividi i dati analitici relativi all'adozione e all'utilizzo di Microsoft Teams con gli ambasciatori del team e ricorda loro di condividere il feedback dei membri del team nel canale "Feedback".

Aumentare la consapevolezza

Vai oltre i team pilota per far conoscere Microsoft Teams a tutto l'istituto. FastTrack fornisce risorse di amministrazione IT per farlo, comprese risorse per aiutare a diffondere la novità, come ad esempio il modello di annuncio, il modello di conto alla rovescia, volantino, poster ed e-mail con suggerimenti e trucchi. Controlla il sito web di FastTrack o chiedi queste risorse al tuo fornitore Microsoft.

Fornire formazione

Organizza eventi di formazione e sessioni di domande e risposte su misura per team e casi d'uso specifici.

Incentiva l'innovazione

Collabora con gli ambasciatori di tutto l'istituto per identificare casi d'uso avanzati, incluse integrazioni personalizzate e bot, per sfruttare al meglio Microsoft Teams. Prendi in considerazione la creazione di un team per gli ambasciatori di Microsoft Teams in tutto l'istituto per condividere idee che trasformeranno il modo in cui i team collaborano.

Condividi i feedback di Microsoft Teams tramite User Voice o tramite il link Feedback sul prodotto. Collabora con altri professionisti IT nella Community tecnologica di Microsoft Teams.

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