Limitare l'accesso ai documenti con Information Rights Management in Word

Information Rights Management (IRM) consente di evitare che le informazioni riservate vengano stampate, inoltrate o copiate da persone non autorizzate. Le autorizzazioni sono archiviate nel documento in cui vengono autenticate da un server IRM.

Tramite IRM in Office è possibile gestire i file con estensione XPS (XML Paper Specification) e i tipi di file di Word seguenti:

  • Documents    . doc

  • Documents    . docx

  • Documento con attivazione macro    . docm

  • Modello    . dot

  • Modello   Template. dotx

  • Modello con attivazione macro    . dotm

Configurare il computer per l'uso di IRM

Per usare IRM in Office, il software minimo necessario è Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1). L'amministratore RMS può configurare criteri IRM specifici della società per definire chi può accedere alle informazioni e quali livelli di modifica sono consentiti per un messaggio di posta elettronica. L'amministratore di una società potrebbe ad esempio definire un modello di diritti chiamato "Informazioni aziendali riservate", che specifica che un messaggio di posta elettronica che usa questo criterio può essere aperto solo da utenti interni al dominio aziendale.

Autorizzazioni di download

La prima volta che si prova ad aprire un documento con autorizzazioni limitate, è necessario connettersi a un server licenze per verificare le credenziali e per scaricare una licenza d'uso. La licenza di utilizzo definisce il livello di accesso per un file. Questa procedura è richiesta per ogni file con autorizzazioni limitate. In altre parole, il contenuto con autorizzazioni limitate non può essere aperto senza una licenza di utilizzo. Per il download delle autorizzazioni è necessario che Office invii le credenziali (compreso l'indirizzo di posta elettronica) e le informazioni relative ai propri diritti al server licenze. Le informazioni contenute nel documento non vengono inviate al server licenze.

Limitare le autorizzazioni per il contenuto dei file

IRM consente di applicare restrizioni per ogni singolo utente, per singolo file o per gruppo (le autorizzazioni basate su gruppi richiedono il servizio directory di Active Directory per l'espansione del gruppo). Ad esempio, in un documento che Ranjit crea, potrebbe concedere l'autorizzazione di lettura a Helena ma non di modificarlo. Ranjit può quindi concedere a Bobby l'autorizzazione per la modifica del documento. Ranjit può anche decidere di applicare un limite di cinque giorni all'accesso al documento da parte di Helena e Bobby. 

Autorizzazione

  1. Salvare il documento.

  2. Selezionare la scheda file .

  3. Selezionare info, scegliere Proteggi documento, fare clic su Limita autorizzazioni per utentie quindi selezionare accesso con restrizioni.

  4. Nella finestra di dialogo autorizzazioni selezionare Limita autorizzazioni per il documentoe quindi assegnare i livelli di accesso desiderati per ogni utente.

    • Le opzioni disponibili potrebbero essere limitate se un amministratore ha impostato criteri di autorizzazione personalizzati non modificabili da parte dei singoli utenti.

      Livelli di autorizzazione

    • Lettura     Gli utenti con l'autorizzazione di lettura possono leggere un documento, ma non hanno l'autorizzazione per modificarla, stamparla o copiarla.

    • Modifica     Gli utenti con autorizzazioni di modifica possono leggere, modificare e salvare le modifiche apportate a un documento, ma non hanno l'autorizzazione per stamparlo.

    • Controllo completo     Gli utenti con autorizzazione controllo completo dispongono delle autorizzazioni di creazione completa e possono eseguire qualsiasi operazione con il documento che un autore può eseguire, ad esempio impostare le date di scadenza per il contenuto, impedire la stampa e concedere autorizzazioni agli utenti. Dopo la scadenza dell'autorizzazione per un documento per gli utenti autorizzati, il documento può essere aperto solo dall'autore o dagli utenti con autorizzazioni di controllo completo per il documento. Gli autori hanno sempre il livello di autorizzazione Controllo completo.

  5. Per concedere un'autorizzazione controllo completo a un utente, nella finestra di dialogo autorizzazioni selezionare altre opzionie quindi nella colonna livello di accesso selezionare la freccia e quindi selezionare controllo completo nell'elenco livello di accesso .

    Finestra di dialogo Autorizzazione

  6. Dopo aver assegnato i livelli di autorizzazione, selezionare OK.

    Viene visualizzata la barra dei messaggi, che indica che il documento è protetto da Rights-Managed. Se è necessario apportare modifiche alle autorizzazioni di accesso al documento, selezionare Modifica autorizzazione.

    Barra dei messaggi in Word

    Se un documento con autorizzazioni limitate viene inoltrato a un utente non autorizzato, viene visualizzato un messaggio con l'indirizzo di posta elettronica o l'indirizzo del sito Web dell'autore in modo che l'utente possa richiedere l'autorizzazione per il documento.

    Finestra di dialogo in cui è visualizzato un documento con autorizzazioni limitate inoltrato a un utente non autorizzato

    Se l'autore sceglie di non includere un indirizzo di posta elettronica, gli utenti non autorizzati visualizzano un messaggio di errore.

Impostare una data di scadenza per un file
  1. Aprire il file.

  2. Accedere a file.

  3. Nella scheda informazioni selezionare Proteggi documento, scegliere limita le autorizzazioniper gli utenti e quindi selezionare accesso con restrizioni.

  4. Nella finestra di dialogo autorizzazioni selezionare la casella di controllo Limita autorizzazioni per il documento e quindi selezionare altre opzioni.

  5. In autorizzazioni aggiuntive per gli utentiselezionare la casella di controllo questo documento scade e quindi immettere una data.

  6. Selezionare due volte OK .

Usare un altro account utente di Windows per proteggere i file con Microsoft Rights Management

  1. Aprire il documento, la cartella di lavoro o la presentazione.

  2. Selezionare la scheda file .

  3. Nella scheda informazioni selezionare Proteggi documento, scegliere limita le autorizzazioniper gli utenti e quindi selezionare Gestisci credenziali.

  4. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Nella finestra di dialogo Seleziona utente selezionare l'indirizzo di posta elettronica per l'account che si vuole usare e quindi fare clic su OK.

    • Nella finestra di dialogo Seleziona utente selezionare Aggiungi, digitare le credenziali per il nuovo account e quindi fare clic due volte su OK .

      Finestra di dialogo Seleziona utente

Visualizzare il contenuto con autorizzazioni limitate

Per visualizzare il contenuto gestito da Rights che disponga delle autorizzazioni per l'uso di Office, aprire il documento.

Per visualizzare le autorizzazioni desiderate, selezionare autorizzazione Visualizzazione nella barra dei messaggi oppure scegliere questo documento contiene un criterio di autorizzazioni Pulsante che mostra che il documento, la cartella di lavoro o la presentazione contiene criteri di autorizzazione .

IRM in Office per Mac 2011 e Office per Mac 2016 fornisce tre livelli di autorizzazione.

  • Lettura   Lettura

  • Modifica   Lettura, modifica, copia, salvataggio delle modifiche

  • Controllo completo   Lettura, modifica, copia, salvataggio delle modifiche, stampa, impostazione di date di scadenza per il contenuto, concessione di autorizzazioni agli utenti e accesso al contenuto a livello di programmazione

Eseguire una delle operazioni seguenti:

Impostare manualmente i livelli di autorizzazione

  1. Nella scheda Revisione , in protezione, selezionare autorizzazionie quindi selezionare accesso con restrizioni.

    Scheda Revisioni di Word, gruppo Protezione

  2. Se è la prima volta che si accede al server delle licenze, immettere il nome utente e la password per il server, quindi selezionare la casella di controllo Salva la password nel portachiavi di Mac OS.

    Nota: Se non si seleziona Salva password nel portachiavi di Mac OS, potrebbe essere necessario immettere il nome utente e la password più volte.

  3. Nelle caselle Lettura, Modifica o Controllo completo immettere l'indirizzo di posta elettronica o il nome del gruppo di persone a cui assegnare un livello di accesso.

  4. Se si vuole cercare l'indirizzo di posta elettronica o il nome nella rubrica, selezionare Pulsante Contatti .

  5. Se si vuole assegnare un livello di accesso a tutte le persone della Rubrica, selezionare Aggiungi tutti Aggiungi tutti .

  6. Dopo aver assegnato i livelli di autorizzazione, selezionare OK.

    Viene visualizzata la barra dei messaggi con un messaggio che indica che il documento è protetto.

Usare un modello per limitare le autorizzazioni

L'amministratore può configurare criteri IRM specifici della società per definire chi può accedere ai livelli di autorizzazione per le persone. Questi aspetti di Rights Management si definiscono con i modelli server di Active Directory Rights Management Services (AD RMS). L'amministratore di una società potrebbe ad esempio definire un modello di diritti chiamato "Informazioni aziendali riservate", che specifica che i documenti basati su questo criterio possono essere aperti solo dagli utenti interni al dominio aziendale.

  • Nella scheda Revisione , in protezione, selezionare autorizzazionie quindi selezionare il modello di diritti desiderato.

    Scheda Revisioni di Word, gruppo Protezione

Cambiare o rimuovere i livelli di autorizzazione impostati

Se è stato applicato un modello per limitare le autorizzazioni, non è possibile cambiare o rimuovere i livelli di autorizzazione. Questi passaggi valgono solo se i livelli di autorizzazione sono stati impostati manualmente.

  1. Sulla barra dei messaggi selezionare modifica autorizzazioni.

  2. Nelle caselle Lettura, Modifica o Controllo completo immettere il nuovo indirizzo di posta elettronica o il nome della persona o del gruppo a cui assegnare un livello di accesso.

  3. Per rimuovere una persona o un gruppo di persone da un livello di accesso, selezionare l'indirizzo di posta elettronica e quindi premere CANC.

  4. Per rimuovere tutti da un livello di autorizzazione, selezionare Aggiungi tutti Aggiungi tutti .

Impostare una data di scadenza per un file con restrizioni

Gli autori possono usare la finestra di dialogo Imposta autorizzazioni per specificare le date di scadenza del contenuto.

  1. Nella scheda Revisione , in protezione, selezionare autorizzazionie quindi selezionare accesso con restrizioni.

    Scheda Revisioni di Word, gruppo Protezione

  2. Selezionare altre opzionie quindi selezionare questo documento in scadenzae quindi immettere la Data.

    Dopo la scadenza dell'autorizzazione per le persone autorizzate, il documento potrà essere aperto solo dall'autore o dalle persone con autorizzazione Controllo completo.

Consentire alle persone con autorizzazione di modifica o lettura di stampare contenuti

Per impostazione predefinita, le persone con autorizzazione di modifica e lettura non possono stampare.

  1. Nella scheda Revisione , in protezione, selezionare autorizzazionie quindi selezionare accesso con restrizioni.

    Scheda Revisioni di Word, gruppo Protezione

  2. Selezionare altre opzioni, quindi selezionare Consenti alle persone con autorizzazione di modifica o lettura di stampare il contenuto.

Consentire alle persone con autorizzazione di lettura di copiare contenuti

Per impostazione predefinita, le persone con autorizzazione di lettura non possono copiare contenuti.

  1. Nella scheda Revisione , in protezione, selezionare autorizzazionie quindi selezionare accesso con restrizioni.

    Scheda Revisioni di Word, gruppo Protezione

  2. Selezionare altre opzioni, quindi selezionare Consenti alle persone con autorizzazione di lettura di copiare il contenuto.

Consentire l'esecuzione di script in un file con restrizioni

Gli autori possono cambiare le impostazioni per consentire l'esecuzione di macro di Visual Basic quando un documento viene aperto e per consentire agli script AppleScript di accedere alle informazioni nel documento con restrizioni.

  1. Nella scheda Revisione , in protezione, selezionare autorizzazionie quindi selezionare accesso con restrizioni.

    Scheda Revisioni di Word, gruppo Protezione

  2. Selezionare altre opzionie quindi selezionare il contenuto di Access a livello di programmazione.

Richiedere una connessione per verificare le autorizzazioni

Per impostazione predefinita, le persone devono autenticarsi connettendosi al server AD RMS la prima volta che aprono un documento con restrizioni. È tuttavia possibile cambiare questa impostazione per richiedere alle persone di autenticarsi ogni volta che aprono un documento con restrizioni.

  1. Nella scheda Revisione , in protezione, selezionare autorizzazionie quindi selezionare accesso con restrizioni.

    Scheda Revisioni di Word, gruppo Protezione

  2. Selezionare altre opzioni, quindi selezionare Richiedi una connessione per verificare le autorizzazioni .

Rimuovere le restrizioni

  1. Nella scheda Revisione , in protezione, selezionare autorizzazionie quindi Nessuna restrizione.

    Scheda Revisioni di Word, gruppo Protezione

  2. Nella finestra di dialogo selezionare Rimuovi restrizioni.

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gestiti da Rightsche funzionano con IRM

Nelle versioni di Office per iOS, i file protetti da IRM ricevuti possono essere aperti se è stato eseguito l'accesso con un account che include le autorizzazioni corrispondenti. Quando si apre un file protetto con IRM, in alto verrà visualizzata una barra delle informazioni che consente di visualizzare le autorizzazioni assegnate.

Se si è abbonati a Office 365 con Azure Rights Management e il reparto IT ha definito alcuni modelli IRM da usare, è possibile assegnarli ai file in Office per iOS.

Per proteggere un file toccare il pulsante modifica Icona Modifica nella tua app, passa alla scheda Revisione e tocca il pulsante Limita autorizzazioni . Verrà visualizzato un elenco dei criteri IRM disponibili. selezionare quello desiderato e toccare fine per applicare.

Nota: Se il pulsante Limita autorizzazioni non è abilitato nell'app, aprire un documento esistente protetto con IRM per inizializzarlo.

Nelle versioni Android di Office tutti i file protetti con IRM ricevuti verranno aperti se è stato effettuato l'accesso con un account che dispone delle autorizzazioni per il file. Quando si apre un file protetto da IRM, in alto verrà visualizzata una barra delle informazioni che consente di visualizzare le autorizzazioni assegnate per questo file.

Quando si apre un file protetto da IRM in Office per Android è possibile visualizzare le autorizzazioni assegnate.

Information Rights Management (IRM) consente di:

  • Impedire a un destinatario autorizzato di contenuto soggetto a restrizioni di inoltrare, copiare, modificare, stampare, inviare via fax o incollare il contenuto per un uso non autorizzato

  • Impostare restrizioni per il contenuto indipendentemente dalla destinazione

  • Impostare un termine di scadenza per i file in modo che il contenuto dei documenti non sia più visibile dopo tale termine

  • Impostare criteri aziendali per regolare l'utilizzo e la diffusione di contenuto nell'ambito della società

IRM non può tuttavia impedire le seguenti situazioni:

  • Cancellazione, furto oppure cattura e trasmissione di contenuto da parte di programmi dannosi, ad esempio trojan horse, keystroke logger e determinati tipi di spyware

  • Perdita o danneggiamento di contenuto per effetto di virus presenti nel computer

  • Copia manuale o ridigitazione dei dati visualizzati sullo schermo di un destinatario

  • Fotografia digitale dei dati (quando visualizzati su uno schermo) da parte di un destinatario

  • Copia mediante programmi di terze parti per la cattura di schermate

Nota:  Questa pagina è stata tradotta automaticamente e potrebbe contenere errori di grammatica o imprecisioni. L'intento è quello di rendere fruibile il contenuto. Queste informazioni sono risultate utili' Questo è l'articolo in inglese per riferimento.

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