Lavorare offline in Outlook

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Con un account di Microsoft Exchange Server o Office 365, è possibile lavorare offline per evitare i costi della connessione o impedire ad Outlook di tentativo di inviare e ricevere messaggi tramite una connessione di rete lenta.

Passare dalla modalità offline e la modalità online

  • Fare clic su Invia/Ricevi > Offline.

    Comando Offline sulla barra multifunzione

Quando si passa dalla modalità online alla modalità offline di Outlook, vengono modificati tutti gli account di posta elettronica.

Per indicare che è attivata la modalità offline, il messaggio Offline è evidenziato sulla barra multifunzione oppure viene visualizzato sulla barra di stato nella parte inferiore della finestra di Outlook.

Indicatore della modalità offline sulla barra di stato di Outlook

Per riattivare la modalità online, fare clic su Invia/Ricevi > Offline. Il pulsante non cambia, ma è evidenziato solo quando è attivata la modalità offline. Inoltre, sulla barra di stato non viene più visualizzato il messaggio Offline.

Modifica della quantità di posta da mantenere offline

  1. Fare clic su File > Impostazioni account > Impostazioni account.

    Impostazioni account nella visualizzazione Backstage

  2. Selezionare un account di Exchange o Office 365 e quindi fare clic su Cambia.

    Comando Cambia nella finestra di dialogo Impostazioni account

  3. In Impostazioni modalità fuori rete, spostare il dispositivo di scorrimento per il periodo di tempo, ad esempio tutti, 12 mesi, 6 mesi, 3 mesi o 1 mese desiderato. Nota: Se si usa Outlook 2016, è possibile selezionare anche una quantità di tempo più breve 3 giorni.

    Dispositivo di scorrimento per l'archiviazione di posta offline

    Ad esempio, se si sposta il dispositivo di scorrimento a 3 mesi, solo i messaggi di tre mesi verranno sincronizzati con il file di dati di Outlook Offline (. ost) dal server di Exchange. Elementi antecedenti a 3 mesi risiedono solo nella cassetta postale sul server. È possibile modificare questa impostazione in qualsiasi momento.

    Modalità cache, che consente di scaricare una copia dei messaggi, deve essere acceso.

    Se si usa Outlook con un account Office 365, è consigliabile che utilizzare la modalità cache.

Per impostazione predefinita, Outlook consente di configurare gli account di Exchange e Office 365 per sincronizzare solo 12 mesi di posta elettronica.

Usare le cartelle non in linea con l'account di Exchange

Le cartelle fuori rete verificare lavorare con il contenuto di una cartella di Exchange mentre si lavora offline, ovvero non è connesso alla rete. La volta successiva che si stabilisce una connessione al server che esegue Exchange, vengono sincronizzate le cartelle fuori rete.

Le cartelle fuori rete sono archiviate nel file delle cartelle Offline (. ost), che è la differenza tra un File delle cartelle personali (.pst). Il file ost inizia come un'immagine speculare delle cartelle presenti sul server che esegue Exchange. Le modifiche apportate nel server che esegue Exchange o del computer mentre si lavora offline vengono sincronizzate quando diventa disponibile una connessione. Un file con estensione pst, al contrario, è sufficiente una posizione di archiviazione sul disco rigido. Le modifiche apportate a un file con estensione pst non vengono sincronizzate nel server che esegue Exchange.

Quando si lavora offline, si lavora con il contenuto di una cartella fuori rete esattamente come con una cartella in cui il server che esegue Exchange. Ad esempio, può modificare e spostare gli elementi nella cartella Posta in arrivo non in linea e inviare messaggi che vengono inseriti nella cartella Posta in uscita. Si continueranno a ricevere nuovi messaggi nella cassetta postale sul server che esegue Exchange. Tuttavia, non sarà tenere presenti queste modifiche nel server fino a quando non si connette alla rete.

Quando è necessario aggiornare il contenuto della cartella non in linea, si sincronizzare la cartella con il server e quindi continuare a lavorare offline. Il comando di Invio/ricezione di connessione al server, verranno copiate le modifiche effettuate e quindi si disconnette. Elementi eliminati dalla cartella non in linea o la cartella server corrispondente viene eliminato da entrambe le cartelle quando viene eseguita la sincronizzazione.

Nota: Se si Usa modalità cache, sempre lavora con un file con estensione ost anche quando si dispone di una connessione attiva con il server di Exchange. La modalità cache consente di lavorare senza interruzioni se la connessione al server viene persa o se non è disponibile una connessione di rete. Le procedure descritte di seguito in questa sezione non sono applicabili per la configurazione. Per ulteriori informazioni sulla modalità cache, vedere la sezione Usa modalità cache di questo articolo o la sezione Vedere anche.

  1. Nel menu File fare clic su Lavora fuori rete.

  2. Selezionare o deselezionare la casella di controllo Richiedi conferma all'avvio in modo che può scegliere di lavorare online o offline e quindi fare clic su OK.

    Se si deseleziona la casella di controllo, Microsoft Outlook avviato automaticamente offline se non è disponibile una connessione al server.

  3. Fare clic su per copiare i dati dal server per il nuovo file delle cartelle Offline (. ost).

    Nota: A partire da Microsoft Office Outlook 2003, un nuovo formato di file delle cartelle fuori rete è stata introdotta che offre maggiore capacità di archiviazione per gli elementi e cartelle e supporta dati Unicode multilingue. Un file creato in questo formato non è compatibile con versioni precedenti di Outlook e non può essere aperti in una versione precedente di Outlook. Il formato in cui viene creato il file delle cartelle Offline, in base alla versione di Microsoft Exchange, le impostazioni di amministratore e i formati di file di dati che sono configurati per il profilo viene determinato automaticamente da Outlook. Se le impostazioni non consentono di creare nel nuovo formato di file, verrà creato il file nel formato compatibile con versioni precedenti di Outlook che non supportano Unicode e che offre la stessa capacità di archiviazione disponibile nelle versioni precedenti di O utlook.

  4. Scegliere le cartelle in cui si desidera rendere disponibili per l'utilizzo offline.

    Le cartelle di posta in arrivo, posta in uscita, Posta eliminata, Posta inviata, calendario, contatti e attività vengono automaticamente rese disponibili quando si impostano le cartelle offline. Per usare altre cartelle non in linea, è necessario selezionarla per l'utilizzo offline eseguendo le operazioni seguenti:

    1. Dal menu Strumenti scegliere Invia/RiceviImpostazioni di invio/ricezione e quindi fare clic su Definisci gruppi di invio/ricezione.

    2. Nell'elenco, fare clic su un gruppo di invio/ricezione che contiene un account di Exchange e quindi fare clic su Modifica.

    3. In account selezionare l'account di Exchange.

    4. In Opzioni cartella, selezionare le cartelle che si desidera utilizzare non in linea.

    5. Eseguire una delle operazioni seguenti:

      • Selezionare Scarica solo intestazioni.

      • Selezionare Scarica elemento intero inclusi gli allegati.

        È possibile limitare il download di elementi che superano la dimensione specificata a solo le intestazioni. Selezionare la casella di controllo Scarica solo intestazioni per elementi superiori a e quindi immettere la dimensione massima desiderata in kilobyte (KB).

Utilizzare la modalità cache

Per impostazione predefinita, Microsoft Office Outlook 2007 Usa modalità cache. La modalità cache offre un'esperienza migliore quando si utilizza un account di Microsoft Exchange tramite una copia della cassetta postale archiviata nel computer in uso. Questa copia consente di accedere rapidamente ai dati e spesso sincronizzata con il server di posta elettronica.

Quando si Usa modalità cache, tutte le cartelle di Exchange sono disponibili automaticamente.

  1. Scegliere Impostazioni account dal menu Strumenti.

    Il comando Impostazioni account non è presente

    Il comando Impostazioni account si trova nel menu Strumenti in Microsoft Office Outlook 2007. Se si usa una versione precedente di Outlook, queste istruzioni non sono valide. Usare la Guida inclusa con il prodotto. Se nella barra del titolo dell'applicazione usata è visualizzato Microsoft Outlook Express, si sta usando un'applicazione diversa da Outlook. Per assistenza, vedere la Guida in Outlook Express.

  2. Selezionare l'account di Exchange e quindi fare clic su Cambia.

  3. In Microsoft Exchange, selezionare la casella di controllo Usa modalità cache.

  4. Chiudere e riavviare Outlook.

Tutte le cartelle vengono mantenute sincronizzate. Tuttavia, è possibile specificare le cartelle in cui si desidera includere in una sincronizzazione immediata quando si avvia un comando di invio/ricezione manuale da eseguire premendo F9.

  1. Dal menu Strumenti scegliere Invia/RiceviImpostazioni di invio/ricezione e quindi fare clic su Definisci gruppi di invio/ricezione.

    Tasti di scelta rapida per aprire la finestra di dialogo gruppi di invio/ricezione, premere CTRL + ALT + S.

  2. Nell'elenco, fare clic sul gruppo di invio/ricezione che contiene l'account di Exchange e quindi fare clic su Modifica.

  3. In account selezionare l'account di Exchange.

  4. In Opzioni cartella, selezionare la casella di controllo per ogni cartella che si desidera includere quando si avvia un manuale Invia/Ricevi tutti.

  5. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Selezionare Scarica solo intestazioni.

    • Selezionare Scarica elemento intero inclusi gli allegati.

      È possibile limitare il download di elementi che superano la dimensione specificata a solo le intestazioni. Selezionare la casella di controllo Scarica solo intestazioni per elementi superiori a e quindi immettere la dimensione massima desiderata in kilobyte (KB).

      Nota: È possibile scaricare intestazioni solo quando si connette l'account di Exchange a Microsoft Exchange 2003 o versione successiva. Le intestazioni non sono disponibili per le cartelle che non contengono elementi di posta elettronica, ad esempio le cartelle Calendario.

Modificare le cartelle e i contenuti disponibili offline

Ogni volta che si utilizzano le cartelle non in linea, indipendentemente dal fatto che si utilizza la modalità cache, è possibile modificare le cartelle in cui vengono copiate nel e sincronizzate nel computer in uso.

  1. Dal menu Strumenti scegliere Invia/RiceviImpostazioni di invio/ricezione e quindi fare clic su Definisci gruppi di invio/ricezione.

    Tasti di scelta rapida per aprire la finestra di dialogo gruppi di invio/ricezione, premere CTRL + ALT + S.

  2. Nell'elenco, fare clic sul gruppo di invio/ricezione che contiene l'account di Exchange e quindi fare clic su Modifica.

  3. In account selezionare l'account di Exchange.

  4. In Opzioni cartella, selezionare la casella di controllo per ogni cartella che si desidera utilizzare non in linea.

  5. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Selezionare Scarica solo intestazioni.

    • Selezionare Scarica elemento intero inclusi gli allegati.

      È possibile limitare il download di elementi che superano la dimensione specificata a solo le intestazioni. Selezionare la casella di controllo Scarica solo intestazioni per elementi superiori a e quindi immettere la dimensione massima desiderata in kilobyte (KB).

Suggerimento: Per designare rapidamente una cartella per l'utilizzo offline, fare clic sulla cartella nel Riquadro di spostamento e nel menu Strumenti, scegliere Invia/Ricevi, scegliere Impostazioni di invio/ricezione e quindi fare clic su effettuare questa cartella disponibile Offline .

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