Lavorare offline in Outlook

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Con un account di Microsoft Exchange Server o Office 365, è possibile lavorare offline per evitare oneri di connessione o arrestare Outlook dal tentativo di inviare e ricevere messaggi tramite una connessione di rete lenta.

Passare dalla modalità offline a quella di lavoro online

  • Fare clic su Invia/Ricevi > Offline.

    Comando Offline sulla barra multifunzione

Quando si passa dalla modalità online alla modalità offline di Outlook, vengono modificati tutti gli account di posta elettronica.

Per indicare che è attivata la modalità offline, il messaggio Offline è evidenziato sulla barra multifunzione oppure viene visualizzato sulla barra di stato nella parte inferiore della finestra di Outlook.

Indicatore della modalità offline sulla barra di stato di Outlook

Per riattivare la modalità online, fare clic su Invia/Ricevi > Offline. Il pulsante non cambia, ma è evidenziato solo quando è attivata la modalità offline. Inoltre, sulla barra di stato non viene più visualizzato il messaggio Offline.

Modifica della quantità di posta da mantenere offline

  1. Fare clic su File > Impostazioni account > Impostazioni account.

    Impostazioni account nella visualizzazione Backstage

  2. Selezionare un account di Exchange o Office 365 e quindi fare clic su Cambia.

    Comando Cambia nella finestra di dialogo Impostazioni account

  3. In Impostazioni offline, sposta il dispositivo di scorrimento fino alla quantità di tempo desiderata, ad esempio tutti, 12 mesi, 6 mesi, 3 mesi o 1 mese. Nota: se si usa Outlook 2016, è anche possibile selezionare un periodo di tempo inferiore a 3 giorni.

    Dispositivo di scorrimento per l'archiviazione di posta offline

    Ad esempio, se sposti il dispositivo di scorrimento a 3 mesi, solo la posta degli ultimi tre mesi verrà sincronizzata con il file di dati di Outlook offline (con estensione ost) dal server Exchange. Gli elementi che superano i 3 mesi risiedono solo nella cassetta postale nel server. È possibile modificare questa impostazione in qualsiasi momento.

    La modalità cache, che Scarica una copia dei messaggi, deve essere attivata.

    Se si usa Outlook con un account di Office 365, è consigliabile usare la modalità cache.

Per impostazione predefinita, Outlook configura gli account di Exchange e Office 365 solo per sincronizzare i 12 mesi della posta elettronica.

Usare le cartelle offline con l'account di Exchange

Le cartelle offline permettono di lavorare con il contenuto di una cartella di Exchange mentre si è offline, ovvero non connesso alla rete. La volta successiva che si stabilisce una connessione al server che esegue Exchange, le cartelle offline vengono sincronizzate.

Le cartelle offline sono archiviate nel file delle cartelle offline (con estensione ost), che è diverso da un File delle cartelle personali (.pst). Il file con estensione ost viene avviato come immagine speculare delle cartelle nel server che gestisce Exchange. Tutte le modifiche apportate al server che esegue Exchange o nel computer mentre si è offline vengono sincronizzate quando una connessione diventa disponibile. UN file con estensione pst, invece, è solo una posizione di archiviazione nell'unità disco rigido. Le modifiche apPortate a un file PST non vengono sincronizzate di nuovo nel server che esegue Exchange.

Quando si lavora offline, si lavora con il contenuto di una cartella offline esattamente come avviene con una cartella nel server che esegue Exchange. Ad esempio, è possibile modificare e spostare gli elementi nella posta in arrivo offline e inviare messaggi inseriti nella posta in uscita offline. Si continuano a ricevere nuovi messaggi nella cassetta postale sul server che gestisce Exchange. Tuttavia, non sarai a conoscenza di queste modifiche nel server finché non ti Connetti alla rete.

Quando è necessario aggiornare il contenuto della cartella offline, sincronizzare la cartella con il server e quindi continuare a lavorare offline. Il comando Invia/Ricevi si connette al server, copia le modifiche apportate e quindi disconnette. Gli elementi eliminati dalla cartella offline o dalla cartella del server corrispondente vengono eliminati da entrambe le cartelle quando si verifica la sincronizzazione.

Nota: Se si usa la modalità cache, si lavora sempre con un file OST anche quando si ha una connessione attiva con il server che esegue Exchange. La modalità cache consente di lavorare senza interruzioni se la connessione al server è persa o se non è disponibile una connessione di rete. Le procedure seguenti in questa sezione non sono valide per la configurazione. Per altre informazioni sulla modalità cache, vedere la sezione Usa modalità cache di questo articolo o la sezione vedere anche.

  1. Nel menu file fare clic su lavoro offline.

  2. Selezionare o deselezionare la casella di controllo Richiedi all'avvio in modo che possa scegliere di lavorare in modalità offline o online e quindi fare clic su OK.

    Se si deseleziona la casella di controllo, Microsoft Outlook verrà avviata automaticamente offline se non è disponibile una connessione al server.

  3. Fare clic su per copiare i dati dal server nel nuovo file delle cartelle offline (con estensione ost).

    Nota: A partire da Microsoft Office Outlook 2003, è stato introdotto un nuovo formato di file delle cartelle offline che offre una maggiore capacità di archiviazione per elementi e cartelle e supporta i dati Unicode multilingue. UN file creato in questo formato non è compatibile con le versioni precedenti di Outlook e non può essere aperto in una versione precedente di Outlook. Outlook determina automaticamente il formato in cui viene creato il file della cartella offline, in base alla versione di Microsoft Exchange, alle impostazioni di amministratore e ai formati dei file di dati configurati per il profilo. Se le impostazioni non consentono di creare il file nel nuovo formato, Outlook crea il file in formato compatibile con le versioni precedenti di Outlook che non supportano Unicode e che offrono la stessa capacità di archiviazione disponibile nelle versioni precedenti di O utlook.

  4. Scegliere le cartelle che si desidera siano disponibili per l'uso offline.

    La posta in arrivo, la posta in uscita, gli elementi eliminati, gli elementi inviati, il Calendario, i contatti e le cartelle delle attività vengono automaticamente resi disponibili offline quando si configurano le cartelle offline. Per usare qualsiasi altra cartella offline, è necessario selezionarla per l'uso offline eseguendo le operazioni seguenti:

    1. Scegliere Invia/Ricevi dal menu strumenti, scegliere impostazioni di invio/ ricezione e quindi fare clic su Definisci gruppi di invio/ricezione.

    2. Nell'elenco fare clic su un gruppo di invio/ricezione che contiene un account di Exchange e quindi fare clic su modifica.

    3. In account selezionare l'account di Exchange.

    4. In Opzioni cartella selezionare le cartelle che si desidera utilizzare offline.

    5. Eseguire una delle operazioni seguenti:

      • Selezionare Scarica solo intestazioni.

      • Selezionare Scarica elemento completo, inclusi gli allegati.

        È possibile limitare i download di elementi che superano le dimensioni specificate solo per le intestazioni. Selezionare la casella di controllo Scarica solo intestazioni per gli elementi di dimensioni maggiori rispetto a e quindi immettere il limite di dimensione desiderato in kilobyte (KB).

Usare la modalità cache

Per impostazione predefinita, Microsoft Office Outlook 2007 usa la modalità cache. La modalità cache offre un'esperienza migliore quando si usa un account di Microsoft Exchange usando una copia della cassetta postale archiviata nel computer. Questa copia consente di accedere rapidamente ai dati e viene spesso sincronizzata con il server della posta.

Quando si usa la modalità cache, tutte le cartelle di Exchange sono disponibili automaticamente.

  1. Scegliere Impostazioni account dal menu Strumenti.

    Il comando Impostazioni account non è presente

    Il comando Impostazioni account si trova nel menu Strumenti in Microsoft Office Outlook 2007. Se si usa una versione precedente di Outlook, queste istruzioni non sono valide. Usare la Guida inclusa con il prodotto. Se nella barra del titolo dell'applicazione usata è visualizzato Microsoft Outlook Express, si sta usando un'applicazione diversa da Outlook. Per assistenza, vedere la Guida in Outlook Express.

  2. Selezionare l'account di Exchange e quindi fare clic su Cambia.

  3. In Microsoft Exchange selezionare la casella di controllo Usa modalità cache.

  4. Chiudere e riavviare Outlook.

Tutte le cartelle vengono mantenute sincronizzate; Tuttavia, è possibile specificare le cartelle che si desidera includere in una sincronizzazione immediata quando si avvia un comando di invio/ricezione manuale per l'esecuzione premendo F9.

  1. Scegliere Invia/Ricevi dal menu strumenti, scegliere impostazioni di invio/ ricezione e quindi fare clic su Definisci gruppi di invio/ricezione.

    Scelta rapida da tastiera  Per aprire la finestra di dialogo Gruppi di invio/ricezione, premere CTRL+ALT+S.

  2. Nell'elenco fare clic sul gruppo di invio/ricezione che contiene l'account di Exchange e quindi fare clic su modifica.

  3. In account selezionare l'account di Exchange.

  4. In Opzioni cartella selezionare la casella di controllo relativa a ogni cartella che si desidera includere quando si avvia un manuale di invio/ricezione tutti.

  5. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Selezionare Scarica solo intestazioni.

    • Selezionare Scarica elemento completo, inclusi gli allegati.

      È possibile limitare i download di elementi che superano le dimensioni specificate solo per le intestazioni. Selezionare la casella di controllo Scarica solo intestazioni per gli elementi di dimensioni maggiori rispetto a e quindi immettere il limite di dimensione desiderato in kilobyte (KB).

      Nota: È possibile scaricare le intestazioni solo quando l'account di Exchange si connette a Microsoft Exchange 2003 o versione successiva. Le intestazioni non sono disponibili nelle cartelle che non contengono elementi di posta, ad esempio le cartelle del calendario.

Modificare le cartelle e il contenuto disponibili offline

Ogni volta che si usano le cartelle offline, indipendentemente dal fatto che si usi la modalità cache, è possibile modificare le cartelle copiate e sincronizzate nel computer.

  1. Scegliere Invia/Ricevi dal menu strumenti, scegliere impostazioni di invio/ ricezione e quindi fare clic su Definisci gruppi di invio/ricezione.

    Scelta rapida da tastiera  Per aprire la finestra di dialogo Gruppi di invio/ricezione, premere CTRL+ALT+S.

  2. Nell'elenco fare clic sul gruppo di invio/ricezione che contiene l'account di Exchange e quindi fare clic su modifica.

  3. In account selezionare l'account di Exchange.

  4. In Opzioni cartella selezionare la casella di controllo relativa a ogni cartella che si vuole usare offline.

  5. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Selezionare Scarica solo intestazioni.

    • Selezionare Scarica elemento completo, inclusi gli allegati.

      È possibile limitare i download di elementi che superano le dimensioni specificate solo per le intestazioni. Selezionare la casella di controllo Scarica solo intestazioni per gli elementi di dimensioni maggiori rispetto a e quindi immettere il limite di dimensione desiderato in kilobyte (KB).

Suggerimento: Per designare rapidamente una cartella per l'uso offline, fare clic sulla cartella nel riquadro di spostamento e scegliere Invia/Ricevi dal menu strumenti, quindi scegliere impostazioni di invio/ricezione e quindi fare clic su Rendi questa cartella disponibile offline .

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