Lavorare con i file in una raccolta documenti

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La raccolta documenti di SharePoint offre diversi modi per usare i file, la creazione di file per la copia e spostarli tra cartelle. È possibile visualizzare il lavoro che altri utenti hanno eseguito sui file e salvare le versioni precedenti che è possibile ripristinare se necessario. Il team di avere un ampio controllo sulle dove, cosa accade e come si lavora con i file.

Creare un nuovo documento, un collegamento o una cartella in una raccolta documenti

Dopo aver creato una raccolta documenti SharePoint, è necessario aggiungere contenuto. È possibile avviare la creazione o caricamento di documenti e file.

Office 365 - Creare una nuova cartella o un documento

Quando si sceglie un nuovo documento Office 365, un file generico viene creato in una raccolta (Document.docx, book.xlsx e così via) e nell'app rispettivi viene aperto un documento vuoto. L'amministratore di SharePoint o Office 365 o un proprietario può impostare diversi tipi di documenti. Per ulteriori informazioni vedere creare un nuovo file in una raccolta documenti.

Per organizzare i file, è possibile usare le cartelle in una raccolta documenti. Per altre informazioni sull'aggiunta di cartelle alla raccolta, vedere Creare una cartella in una raccolta documenti

Modificare i file in una raccolta documenti

I file associati ad app di Office 365 come Word, Excel e PowerPoint possono essere aperti e modificati online quando si seleziona il nome file in una raccolta documenti. Quando si modifica in Office 365, tutte le modifiche vengono salvate automaticamente.

Menu dei puntini di sospensione con Apri evidenziato

Quando si dispone di un'applicazione desktop, ad esempio Word, verrà visualizzato quando si apre o si modifica il file. Se si sceglie un'applicazione desktop, è possibile modificare come qualsiasi altro file il documento verrà aperto nell'app. Diversamente da quanto succede la versione online di Word, Excel o PowerPoint, per mantenere le modifiche, è necessario salvare il documento prima di uscire.

Se non si hanno app associate a un file, si riceverà un'opzione per scaricare il file. Per altre informazioni sull'apertura e la modifica di file, vedere Modificare un documento in una raccolta.

Eliminare file da una raccolta documenti

Se un elemento in una raccolta documenti non è più necessaria, è possibile eliminarlo. Quando si elimina una cartella, SharePoint elimina anche tutti i file o cartelle contenute al suo interno. Per ulteriori informazioni, vedere eliminare una cartella, un file o un collegamento da una raccolta documenti .

Icona e collegamento Elimina evidenziati nella barra superiore dei collegamenti

Se si elimina per errore un elemento, è possibile provare a ripristinarlo dal Cestino. Per altre informazioni, vedere Ripristinare il contenuto eliminato nel Cestino di un sito di SharePoint.

Archiviare o estrarre i file per modificarli in esclusiva

Quando si estrae un file, si impedisce ad altri utenti di apportare modifiche. In questo modo si impedisce che i colleghi annullino o sovrascrivano le modifiche apportate dall'utente.

Selezionare un file, fare clic sui puntini di sospensione sulla barra superiore e selezionare Estrai

Quando un file è estratto, nessun altro utente può estrarlo o modificarlo. Se si archivia di nuovo il file, gli altri utenti possono vedere le modifiche apportate. Per altre informazioni, vedere Estrarre o archiviare file in una raccolta documenti.

Visualizzare le attività sui file in una raccolta documenti

Quando si lavora in team, è possibile visualizzare le attività eseguite sui file in una raccolta documenti, ad esempio l'aggiunta, l'eliminazione o la modifica, per verificare che il lavoro venga svolto in modo puntuale. È possibile visualizzare le attività sui file per un singolo elemento oppure avere una panoramica di tutte le attività in una raccolta documenti.

Elenco delle attività recenti

Alcuni elementi nelle attività recenti possono essere espansi per ottenere altri dettagli sui file aggiornati. Per altre informazioni sulla visualizzazione delle attività sui file, vedere Attività sui file in una raccolta documenti.

Visualizzare e usare la cronologia delle versioni dei file in una raccolta documenti

La cronologia delle versioni di SharePoint Online crea una nuova versione dei file salvati o archiviati in una raccolta documenti.

Finestra di dialogo Cronologia versioni con tre versioni.

Nella cronologia delle versioni, è possibile visualizzare i commenti che sono stati aggiunti quando è stato archiviato il file, le dimensioni del file e la data quando è stato archiviato o salvato in una raccolta documenti. È anche possibile scegliere di ripristinare o eliminare una versione del file. Per ulteriori informazioni, vedere visualizzare la cronologia delle versioni per un file in una raccolta documenti di SharePoint .

Visualizzare e modificare le informazioni sui file in una raccolta documenti

Oltre agli elementi stessi, la raccolta documenti archivia anche le singole proprietà, ad esempio nome file, titolo e hashtag dei file, delle cartelle e dei collegamenti.

Riquadro dei metadati dei documenti di Office 365

È possibile visualizzare e modificare le proprietà di nome, titolo o hashtag in ogni elemento nella raccolta documenti. Vedere Visualizzare e modificare le informazioni su un file, una cartella o un collegamento in una raccolta documenti per la procedura per visualizzare e modificare queste proprietà.

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Aggiornato 16 ottobre 2018

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