Introduzione alle raccolte

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Una raccolta è una posizione in un sito in cui è possibile creare, raccogliere, aggiornare e gestire i file con i membri del team. Ogni raccolta viene visualizzato un elenco di file e le informazioni chiave relativi ai file che consente di usare i file per collaborare membri. È possibile scegliere da un numero di raccolte pronte per l'uso e modelli di raccolte che offrono un valido punto di partenza per organizzare i file. Dopo aver creato una raccolta, è possibile personalizzare in diversi modi. Ad esempio, è possibile controllare come documenti sono visualizzati, gestiti e creati. In alternativa, è possibile tenere traccia delle versioni, incluso il numero e il tipo di versioni. È anche possibile creare visualizzazioni personalizzate, moduli e flussi di lavoro per rendere i progetti e processi aziendali passano molto più efficiente.

In questo articolo

Panoramica delle raccolte

Che cos'è una raccolta?

Come un team tipico utilizza una raccolta?

Tipi di raccolte

Modalità di utilizzo delle raccolte

Organizzazione delle raccolte in un sito

Archiviazione di documenti in un'unica raccolta

Archiviazione di documenti in più raccolte

Organizzazione di file in una raccolta

Aggiunta di colonne

Definizione di visualizzazioni

Creazione di cartelle

Utilizzo combinato di colonne, visualizzazioni e cartelle

Passaggi successivi

Panoramica delle raccolte

Anziché il Cerca team attorno i documenti in un'altra posizione, ad esempio personal computer, dischi di rete e cartelle di posta elettronica, è molto più efficiente utilizzare una raccolta di SharePoint come una posizione centrale che tutti i membri del team possono visualizzare e utilizzare.

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Che cos'è una raccolta?

Raccolta tipica Una raccolta di SharePoint è una posizione in un sito in cui è possibile creare, archiviare, aggiornare e collaborare sul file con i membri del team. Ogni tipo di raccolta, documenti, immagini, modulo, pagina wiki, risorse, report, record, connessioni dati e diapositiva, viene visualizzato un elenco di file e le informazioni chiave relativi ai file, ad esempio che è stata l'ultima persona per modificare il file. È possibile scegliere tra diversi tipi di raccolte, in base ai tipi di file che si desidera memorizzare e come si prevede di usarli. Dopo aver con una raccolta, è possibile archiviare i file, eliminare la raccolta inutilizzata e risparmiare spazio su disco server.

È anche possibile personalizzare le raccolte in diversi modi. È possibile controllare come i documenti sono visualizzati, revisioni, gestiti e creati. È possibile tenere traccia delle versioni, incluso il numero e il tipo di versioni, ed è possibile limitare chi può vedere i documenti prima che vengano approvati. Per semplificare un processo aziendale, è possibile utilizzare i flussi di lavoro per la collaborazione su documenti in raccolte. Per evitare confusione, è possibile specificare criteri di gestione delle informazioni per gestire la gestione e scadenza dei documenti all'interno delle raccolte.

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Utilizzo delle raccolte da parte dei team

Un team marketing Contoso deve collaborare ai documenti di progetto e il gruppo. I membri del team necessitano una posizione centrale, in cui vengono possono collaborare su documenti, tenere traccia delle loro calendari e riunioni, gestire progetti e tenere traccia delle attività del team. Il team è installato anche un appaltatore che vivono in una posizione remota, quindi non esiste un altro vantaggio all'uso di SharePoint 2010.

Il primo passaggio per poterli è per designare un membro come proprietario del sito e scegliere persona per la gestione del sito. Il proprietario del sito assume il ruolo di amministratore del sito, ottenuta l'autorizzazione controllo completo per la raccolta e verifica innanzitutto che tutti i membri del team dispongono di livello di autorizzazione collaborazione alla raccolta documenti condivisi sul proprio sito del team. Successivamente, il proprietario del sito rinominato in "Documenti Marketing" e quindi aggiunge una descrizione dettagliata, in modo che tutti gli utenti, ma gli utenti in particolare la prima volta, idea più chiara dello scopo della raccolta e del contenuto da visualizzare o aggiungere. Il team ha deciso di usare la raccolta per la gestione dei comunicati, file di budget, contratti, proposte e altri documenti pertinenti del team.

Una delle operazioni prima del proprietario del sito è per individuare e caricare molti documenti importanti nella raccolta per accedere al team di concentrarsi sull'utilizzo della raccolta come una posizione centrale. Quindi il proprietario del sito decide di eseguire le operazioni seguenti: configurare la raccolta per richiedere l'estrazione, in modo che nessun altro utente sovrascrivere accidentalmente le modifiche apportate ai documenti. e tenere traccia delle versioni, in modo che il team ha una cronologia dei come file hanno derivato e possono ripristinare una versione precedente, se necessario. Per verificare la conformità a standard della società, il proprietario del sito aggiunge standard modelli per i report di marketing, contratti di vendita, piani campagna e fogli di lavoro preventivato alla raccolta. Ogni modello contiene l'istruzione logo e missione aziendale. Quando i membri creano un nuovo file dalla raccolta documenti, possono facilmente selezionare il modello che si desidera utilizzare.

Nel tempo come membri del team aggiungono file e collaborare a documenti, consentono di organizzare la raccolta aggiungendo colonne e la creazione di visualizzazioni che mostrano il contenuto in modo più significativo per il proprio lavoro. Ad esempio, il proprietario del sito consente di aggiungere una colonna di "Nome del progetto" in modo che i membri possono filtrare o ordinare in base alla colonna.

Altri membri del team per aggiungere le visualizzazioni pubbliche tale gruppo, trimestre fiscale e filtro per i contratti che scadono entro sei mesi. Ogni membro crea anche visualizzazioni personali per aiutarli a trovare rapidamente informazioni e completare il proprio lavoro.

Dopo la quantità discussione in una riunione del personale, il team decide di impostare avvisi livello di raccolta agli aggiornamenti report una volta alla settimana. Ogni membro può decidere come configurare altri avvisi o feed RSS nel file specifici in base alle esigenze. Il team si impegna a un "consigliata" importante anche in questo nuovo ambiente di collaborazione. Quando si desidera distribuire un documento in una raccolta di membri, la parte relativa a allegarlo a un messaggio di posta elettronica e inviare invece il collegamento tramite posta elettronica. Inserimento di un collegamento al documento in un messaggio di posta elettronica è un'operazione semplice dalla barra multifunzione di una raccolta, garantisce persone sono riesca ad accedere alla versione più recente e consente di unclog la rete locale da bit non necessarie.

Talvolta i membri del team e altri utenti non possono accedere alle contenuto perché non dispone delle autorizzazioni appropriate. Alcuni documenti protetti perché hanno contenuto riservato, ad esempio un contratto o budget di informazioni. Poiché tuttavia è abilitata la possibilità di richiedere l'accesso da un proprietario del sito, in modo appropriato possono richiedere l'accesso da una pagina e il proprietario del sito può concedere l'autorizzazione in base alle esigenze a un documento.

Tutti i membri del team di Marketing, ma in particolare degli appaltatori, ad esempio la possibilità di disconnettere il contenuto di una raccolta lavorare con loro da casa o un sito remoto e quindi sincronizzare correttamente le modifiche quando si torna online mediante Microsoft Office SharePoint Area di lavoro 2010.

Una critica responsabilità per il team di Marketing proposto per le vendite di unità e ricavi campagne di marketing. Quando i membri del team di sviluppo di un nuovo piano campagna, tengono traccia delle versioni secondarie del file. Se si commette un errore in una versione, è possibile ripristinare una versione precedente. Dopo aver pianificazione campagna, possono creare una versione principale e quindi pubblicarlo per l'approvazione per il reparto legale e proprio manager. Quando il file viene approvato, altri dipendenti della società possono visualizzare il file. Il proprietario del sito studia la documentazione online, formazione e blog e quindi figure fuori senza utilizzare codice illustra come configurare un flusso di lavoro, associarla alla raccolta e automatizzare il processo di Raccolta commenti e suggerimenti, raccolta di firme e la pubblicazione finale documenti.

Dopo tre mesi di utilizzo, la raccolta di Marketing e siti ha diventano essenziale del team Marketing e contribuito sostanzialmente migliorarne la produttività e visibilità durante l'azienda. Non è possibile immaginare funzionare senza di esso, quindi sono esplorare attivamente altri modi per usare SharePoint 2010 per la collaborazione migliore.

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Tipi di raccolta

Alcune librerie vengono creati automaticamente quando si crea un nuovo sito, ad esempio la raccolta documenti condivisi in un sito del team. È possibile personalizzare queste librerie ai propri scopi oppure è possibile creare librerie aggiuntive. Ogni tipo di raccolta con uno scopo specifico e alcuni hanno un diverso set di caratteristiche e i comportamenti.

Raccolta documenti     Per molti tipi di file, inclusi documenti e fogli di calcolo, è consigliabile utilizzare una raccolta documenti. In una raccolta documenti è possibile archiviare altri tipi di file, sebbene alcuni siano bloccati per motivi di sicurezza. Quando si utilizzano programmi che non sono bloccati, è possibile creare tali file dalla raccolta. È ad esempio possibile assegnare al team di marketing una raccolta documenti specifica per il materiale di pianificazione, i comunicati e le pubblicazioni.

Raccolta immagini     Per condividere una raccolta di immagini digitali o elementi grafici è consigliabile utilizzare una raccolta immagini. Sebbene sia possibile archiviare le immagini in altri tipi di raccolte di SharePoint, le raccolte immagini offrono numerosi vantaggi, ad esempio consentono di visualizzare le immagini in una presentazione, scaricarle nel computer in uso e modificarle con programmi di grafica compatibili come Microsoft Paint. La creazione di una raccolta immagini è consigliabile se si desidera archiviare immagini relative a eventi del team o lanci di prodotti. È inoltre possibile creare collegamenti alle immagini nella raccolta da qualsiasi punto del sito, ad esempio da pagine wiki e blog.

Raccolta moduli     Se è necessario gestire un gruppo di moduli aziendali basati su XML, è consigliabile utilizzare una raccolta moduli. È ad esempio possibile che l'organizzazione desideri utilizzare una raccolta moduli per le note spese. Per creare una raccolta moduli, è necessario disporre di un editor XML o di un programma per la progettazione di moduli XML, ad esempio Microsoft InfoPath. Il modulo compilato dagli utenti è semplicemente un file con estensione xml che contiene i dati (e solo i dati) immessi nel modulo, ad esempio la data e l'importo della spesa. Tutti gli altri elementi che costituiscono una nota spese vengono forniti dal modello di modulo. Dopo che gli utenti hanno compilato i moduli, è possibile unire i dati del modulo oppure esportarli per l'analisi.

Raccolta pagine Wiki    Per creare una raccolta di pagine wiki, utilizzare una raccolta pagine wiki. Un pagina wiki consente a più persone di raccogliere informazioni in un formato facile da creare e modificare. È anche possibile aggiungere pagine wiki, che contengono immagini, tabelle, collegamenti ipertestuali e collegamenti interni, a una raccolta. Ad esempio, se il team crea un sito wiki per un progetto, il sito consentono di memorizzare suggerimenti e consigli per una serie di pagine in grado di connettersi tra loro.

Raccolta risorse     Per condividere e gestire risorse multimediali digitali quali file di immagine, audio e video è consigliabile utilizzare una raccolta risorse, che consente di individuare e riutilizzare più facilmente i file multimediali digitali creati da altri utenti, ad esempio logo e immagini aziendali. In una raccolta risorse sono inoltre disponibili tipi di contenuto con proprietà e visualizzazioni per la gestione e la selezione di risorse multimediali quali anteprime e parole chiave di metadati. È ad esempio possibile gestire e archiviare immagini personalizzate e frammenti di contenuto riutilizzabile provenienti dalle applicazioni in modo che siano disponibili in tutta l'organizzazione e vengano utilizzati in modo coerente.

Raccolta connessioni dati     Per semplificare la manutenzione dei servizi e la gestione di connessioni dati, utilizzare una raccolta di connessioni dati. Una raccolta di connessioni dati (raccolta connessioni dati) è un modo centralizzato per memorizzare file Office Data Connection (ODC). Ognuno di questi file (con estensione odc) contiene informazioni su come individuare, effettuare l'accesso, eseguire una query e accedere a un'origine dati esterna. La centralizzazione dei file di connessione dati in una raccolta di connessioni dati anche HAVING consente di condividere, gestire e cercare i file di connessione dati dall'interno di un sito di SharePoint e per garantire che i dati aziendali e report, in particolare fogli di calcolo, mantenere una serie di valori e i risultati delle formule come "una versione della verità".

Raccolta diapositive     Condividere in modo efficace ed efficiente diapositive della presentazione, utilizzare una raccolta diapositive. Raccolte diapositive consentono di condividere, archiviare e gestire le diapositive da Microsoft PowerPoint oppure un'applicazione compatibile. Quando si pubblica una presentazione in una raccolta diapositive, caricare le diapositive come singoli file, in modo che possano essere in modo indipendente modificati e revisioni. La raccolta diapositive mantiene un collegamento alla presentazione, in modo da ricevere una notifica quando cambiano le diapositive. La raccolta consente di ordinare le diapositive, eseguirne l'estrazione e consente di tenere traccia della cronologia. Le raccolte diapositive offrono caratteristiche speciali per la ricerca, la gestione e riutilizzare le diapositive.

Raccolta record     Per mantenere un archivio centrale in cui memorizzare e gestire i record dell'organizzazione o documenti aziendali importanti è consigliabile utilizzare una raccolta record. È ad esempio possibile che l'organizzazione debba aderire a regolamentazioni di conformità che richiedono un processo organizzato per la gestione di documenti pertinenti. Un sito Centro record può contenere varie raccolte record per l'archiviazione di tipi di record diversi. Per ogni raccolta è possibile impostare i criteri che determinano i record da archiviare, la modalità di distribuzione e gestione dei documenti e il periodo di tempo in cui è necessario mantenere tali record.

Raccolta report     Per semplificare la creazione, gestione e la distribuzione di pagine web, documenti e indicatori di prestazioni chiave (KPI) di metriche e obiettivi, utilizzare una raccolta report. Nella raccolta report è una posizione centralizzata in cui è possibile creare e salvare i report, ad esempio le cartelle di lavoro di Excel e le pagine del dashboard. Quando si pubblica una cartella di lavoro di Excel in una raccolta di report, è abilitato per aprire nella visualizzazione browser è molto comoda per visualizzare la cartella di lavoro senza aggiungerlo a una pagina Web part a singolo clic.

Raccolta connessioni dati per PerformancePoint    Per semplificare la manutenzione dei servizi e la gestione dei file di connessione dati per PerformancePoint, utilizzare la raccolta di connessioni dati per PerformancePoint. In questa raccolta, è possibile memorizzare connessione Office Data Connection (ODC) e dati universale (UDC).

Raccolta Dashboard    Contiene pagine web part, pagine web part con elenchi stato e dashboard distribuiti di PerformancePoint.

Raccolta diagrammi di processo (unità metriche e USA)    Per archiviare e condividere documenti di processo diagramma, ad esempio quelli creati con Microsoft Visio 2010, utilizzare una raccolta diagrammi di processo. Le librerie di unità di misura metriche e unità di misura USA sono specifiche per le misurazioni relative.

Nota: In base al sito e configurazione, le raccolte di sistema aggiuntivi, ad esempio la raccolta stili, raccolta risorse del sito e raccolta pagine del sito, vengono create automaticamente da SharePoint Server 2010. Tuttavia, non è possibile creare queste raccolte specifiche tramite l'interfaccia utente.

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Possibilità di utilizzo delle raccolte

Di seguito sono indicate alcune possibilità di utilizzo delle raccolte e vengono fornite indicazioni su come renderle più utili per il gruppo.

Creare visualizzazioni     È possibile utilizzare un visualizzazione per visualizzare gli elementi in una raccolta più importanti per l'utente o che meglio si adattano uno scopo. Il contenuto della raccolta non cambia, ma i file vengono organizzati o filtrati per trovarli più facilmente individuabili e per spostarsi in modo significativo.

L'estrazione obbligatoria dei file     Quando si richiede l'estrazione di un file, assicurarsi che solo una persona è possibile modificare il file finché non viene archiviato. Documenti per l'estrazione non impedisce più persone di apportare modifiche allo stesso tempo che può creare conflitti tra modifiche e confusione. La richiesta di estrazione può anche aiutare a ricordare i membri del team per aggiungere un commento quando si archivia un file, in modo che è possibile registrare più facilmente le modifiche apportate in ogni versione.

Tenere traccia delle versioni     Se è necessario mantenere le versioni precedenti di file, le raccolte consentono di tenere traccia, archiviare e ripristinare i file. È possibile scegliere di tenere traccia di tutte le versioni nello stesso modo. Oppure è possibile scegliere di designare alcune versioni come principali, ad esempio aggiungere un nuovo capitolo a un manuale e alcune versioni come secondarie, ad esempio correggere un errore di ortografia. Per informazioni su come gestire lo spazio di archiviazione, è possibile scegliere il numero di ogni tipo di versione che si desidera archiviare.

Richiedere l'approvazione dei documenti     È possibile specificare che è necessaria l'approvazione per un documento. Documenti rimangono in sospeso finché vengono approvate o rifiutate da chi dispone dell'autorizzazione per farlo. È possibile controllare quali gruppi di utenti possono visualizzare un documento prima che venga approvato. Questa caratteristica può essere utile se la raccolta contiene procedure che devono essere finale prima che altri utenti visualizzino o linee guida.

Specificare le autorizzazioni    Gruppi di SharePoint e livelli di autorizzazione consentono di gestire in modo efficiente l'accesso al contenuto. Per impostazione predefinita, le autorizzazioni per raccolte, cartelle di raccolte e i documenti vengono ereditate dal sito padre. Assegnazione di livelli di autorizzazione a un elemento specifico consente di proteggere contenuto riservato, ad esempio un contratto o budget dati, senza limitazione dell'accesso al resto del sito.

Essere sempre informati sulle modifiche     Raccolte di SharePoint 2010 supportano la tecnologia RSS, in modo che i membri del gruppo di lavoro possono ricevere automaticamente e visualizzare gli aggiornamenti o feed, le informazioni in una posizione consolidata. È possibile utilizzare la tecnologia RSS per segnalare le eventuali modifiche a una raccolta, ad esempio quando i file archiviati nella raccolta di modificano. Feed RSS consentono ai membri del gruppo di lavoro visualizzare un elenco consolidato dei file che sono stati modificati. È anche possibile creare avvisi tramite posta elettronica, in modo da ricevere una notifica quando cambiano i file.

Creare flussi di lavoro     Utilizzare i flussi di lavoro che l'organizzazione ha definito per i processi aziendali, ad esempio gestire l'approvazione dei documenti un tipo di contenuto o una raccolta documenti o esaminare. Il gruppo è possibile applicare i processi aziendali ai relativi documenti, noti come flussi di lavoro in cui specificare le azioni da intraprendere in una sequenza, ad esempio approvazione dei documenti. Un flusso di lavoro di SharePoint è un modo automatico di spostamento di documenti o elementi tramite una sequenza di azioni o attività. Tre flussi di lavoro sono disponibili per le raccolte per impostazione predefinita: l'approvazione, che indirizza un documento a un gruppo di persone per l'approvazione; Raccolta commenti e suggerimenti, che indirizza un documento a un gruppo di persone per i commenti e restituisce il documento alla persona che ha avviato il flusso di lavoro come una compilazione. Raccolta firme, che indirizza un documento a un gruppo di persone per la raccolta di firme digitali e

Definire i tipi di contenuto     Se il gruppo funziona con diversi tipi di file, ad esempio i fogli di lavoro, presentazioni e documenti, è possibile estendere la funzionalità della raccolta attivando e definendo più tipi di contenuto. Tipi di contenuto aggiungono flessibilità e uniformità tra più raccolte. Ogni tipo di contenuto è possibile specificare un modello e persino flusso di lavoro processi. I modelli di agiscono come punto di partenza per la formattazione e il testo standard e per le proprietà che si applicano ai documenti di tale tipo, ad esempio nome o contratto numero di reparto.

Integrazione client    Alcuni programmi client compatibile, usare le caratteristiche di SharePoint direttamente dal client. Ad esempio, quando si utilizza Microsoft Word 2010, è possibile gestire l'archiviazione ed estrarre più facilmente. Da Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 o Microsoft Outlook 2010, è possibile disconnettere il contenuto di una raccolta, utilizzarli da un sito remoto e quindi sincronizzare correttamente le modifiche apportate quando torna online.

Registrazione del controllo   se si dispone di un gruppo di file riservati e può essere utile sapere come i documenti sono stati utilizzati, è possibile definire un criterio che consente di attivare la registrazione del 'Controllo' degli eventi, ad esempio le modifiche ai file, copia o l'eliminazione.

Impostare i criteri    Impostazioni dei criteri sono impostazioni consentono di scadenza, l'eliminazione automatica o revisione periodica (tramite un flusso di lavoro) dei documenti che hanno raggiunto una durata specificata. Come cambiano le raccolte, con queste impostazioni disposizione possibile risparmiare tempo e fatica si tenta di pulire spazio su disco rigido è compresso completo ed evitare di raggiungere i limiti di quota manualmente.

Usare un sito Centro documenti    È possibile usare un sito Centro documenti quando si desidera creare, gestire e memorizzare un numero elevato di documenti. Un Centro documenti basato su un modello di sito ed è progettato per fungere da un archivio centralizzato per la gestione di molti documenti. Caratteristiche, ad esempio metadati e la visualizzazione albero, i tipi di contenuto e web part consentono di organizzare e recuperare i documenti in modo efficiente e significativo per gli utenti. "Il contenuto degli amministratori" possibile configurare rapidamente lo spostamento basato su metadati per eseguire anche per la maggior parte delle raccolte senza in modo esplicito la creazione di indici, ma anche ottenere assistenza durante la creazione di indici aggiuntivi per migliorare le prestazioni su un'ampia gamma di filtri e visualizzazioni . È possibile utilizzare un sito Centro documenti come creazione di un ambiente (utenti controllare attivamente avanti e indietro dei file e creare strutture di cartelle per i file) o un archivio di contenuto (utenti solo visualizzazione o carica documenti).

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Organizzazione delle raccolte in un sito

L'organizzazione dei file in una raccolta dipende dalle esigenze del gruppo e dalle preferenze relative all'archiviazione delle informazioni e alla modalità di esecuzione delle ricerche all'interno di tali informazioni. Una pianificazione adeguata consente di configurare la struttura ottimale per il gruppo. Le raccolte includono diverse caratteristiche che consentono di lavorare su più file in una sola raccolta. L'utilizzo di più raccolte potrebbe tuttavia essere più appropriato per il gruppo.

Archiviazione di documenti in un'unica raccolta

È consigliabile un'unica raccolta per soddisfare diverse esigenze. Ad esempio, potrebbe essere più progetti dello stesso gruppo o più gruppi lavorano al progetto stesso. Si consiglia di utilizzare un'unica raccolta quando:

  • Il gruppo deve poter vedere informazioni di riepilogo sullo stesso gruppo di file oppure avere visualizzazioni diverse dello stesso gruppo di file. Ad esempio, un manager potrebbe voler vedere tutti i file raggruppati per reparto o per data di scadenza.

  • Le persone desiderano poter cercare in una sola posizione nel sito.

  • Si desidera applicare le stesse impostazioni ai file, ad esempio la funzionalità di traccia delle versioni dei file o la richiesta di approvazione.

  • I gruppi che utilizzano la raccolta condividono caratteristiche simili, ad esempio gli stessi livelli di autorizzazione.

  • Si desidera analizzare informazioni sui file in un foglio di calcolo o ricevere aggiornamenti consolidati sui file.

Per utilizzare in modo efficiente i documenti all'interno di un'unica raccolta, è possibile organizzare i file all'interno di essa mediante l'aggiunta di colonne, la definizione di visualizzazioni o la creazione di cartelle.

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Archiviazione di documenti in più raccolte

Può essere utile creare più raccolte se vi sono differenze nette tra i gruppi di file da memorizzare e gestire o tra i gruppi di persone che utilizzano i file. È consigliabile utilizzare più raccolte quando:

  • I tipi di file che si desidera memorizzare e gestire sono distinti e non si prevede che gli utenti visualizzeranno spesso riepiloghi dei file o eseguiranno ricerche nei file contemporaneamente.

  • I gruppi di persone che utilizzano i file sono diversi e hanno livelli di autorizzazioni nettamente diversi.

  • È necessario applicare a gruppi di file diversi impostazioni diverse, ad esempio per il controllo delle versioni o le approvazioni.

  • Non è necessario analizzare i file insieme o ricevere aggiornamenti consolidati sui file.

  • Si desidera fornire set diversi di opzioni per la creazione di nuovi file o si desidera che i comandi del menu Nuovo di una raccolta compaiano con un ordine diverso.

Di seguito sono indicate alcune modalità per un utilizzo efficiente di più raccolte.

Impostare le colonne e modelli di sito    Se l'organizzazione desidera definire alcune impostazioni coerenti in tutte le raccolte, è possibile configurare i modelli di sito e le colonne del sito. È possibile condividere le impostazioni tra più raccolte in modo che non è necessario ricreare ogni volta che le impostazioni.

Inviare i file in un'altra posizione    Se si desidera un file sia disponibile in più raccolte, è possibile memorizzare in un'unica raccolta e quindi inviare una copia alle altre raccolte. È possibile scegliere il promemoria per aggiornare tutte le copie del documento quando si apportano modifiche all'originale.

Creare modelli di raccolta    Se si desidera stabilire alcune impostazioni uniformi per le raccolte o riutilizzare caratteristiche in più raccolte, è possibile salvare una raccolta come modello. Modelli di raccolte sono disponibili come opzione nel sito quando si fa clic su Crea nel menu Azioni sito.

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Organizzazione di file in una raccolta

Per organizzare i file all'interno di una raccolta sono disponibili modalità diverse. È possibile aggiungere colonne, definire visualizzazioni e creare cartelle. Ogni metodo presenta vantaggi specifici ed è possibile combinare i diversi metodi per soddisfare le esigenze particolari della raccolta e del team.

Aggiunta di colonne

Per impostazione predefinita, le raccolte tengono traccia del nome dei file, nonché delle informazioni sullo stato di questi, ad esempio se sono archiviati. Per consentire la classificazione e l'individuazione dei file da parte del gruppo, è tuttavia possibile specificare colonne aggiuntive, ad esempio il nome della campagna o il numero del progetto, o altre informazioni importanti per il team. Sono disponibili diverse opzioni per il tipo di colonna che viene creato, ad esempio riga singola di testo, elenco a discesa, numero calcolato da altre colonne o addirittura nome e fotografia di un utente del sito.

Le colonne sono dotate di intestazioni che consentono di eseguire l'ordinamento e il filtraggio dei documenti con maggiore facilità. Quando si visualizzano i file di una raccolta, è possibile ordinare o filtrare temporaneamente i file scegliendo il nome di una colonna e quindi facendo clic sulla freccia in giù accanto al nome. Questa funzione è utile se è necessario visualizzare i file in un determinato modo. Si tratta tuttavia di una visualizzazione temporanea. Alla successiva visualizzazione della raccolta sarà necessario ripetere tali passaggi per ottenere lo stesso risultato.

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Definizione di visualizzazioni

Se gli utenti desiderano visualizzare spesso, ad esempio, tutti i documenti relativi a un progetto specifico o tutti i documenti appartenenti a un reparto specifico, oppure desiderano raggruppare i documenti per mese di scadenza, è possibile definire visualizzazioni. È possibile utilizzare le visualizzazioni ogni volta che si utilizza la raccolta. Quando una visualizzazione viene creata, viene aggiunta all'elenco a discesa Visualizzazione corrente presente sulla barra multifunzione della raccolta.

Una visualizzazione raccolta è una selezione di colonne in una pagina che consente di visualizzare gli elementi in una raccolta, spesso viene definito un ordinamento specifico, filtro, raggruppamento e layout personalizzato. Le raccolte possono avere visualizzazioni personali e visualizzazioni pubbliche. Chiunque disponga di livello di autorizzazione collaborazione può creare una visualizzazione personale per vedere i file in un determinato modo oppure per filtrare solo i file che si desiderano visualizzare. Se si dispone dell'autorizzazione per progettare una raccolta, è possibile creare una visualizzazione pubblica che chiunque può utilizzare quando si visualizza la raccolta. Anche inserirvi qualsiasi visualizzazione pubblica la visualizzazione predefinita, in modo che venga visualizzata automaticamente la visualizzazione della raccolta.

Se i membri del gruppo visualizzano le raccolte in un dispositivo mobile, è possibile creare visualizzazioni mobili con limiti ottimali per la larghezza di banda e le caratteristiche tecniche dei dispositivi, ad esempio per quanto riguarda il numero di elementi visualizzabili in una visualizzazione.

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Creazione di cartelle

Le cartelle (denominate anche contenitori) forniscono un altro modo per raggruppare e gestire il contenuto di una raccolta o elenco. Se le cartelle sono attivate per la raccolta, è possibile aggiungere le cartelle per la maggior parte dei tipi di raccolte. Se la raccolta contiene molti elementi, cartelle per migliorare l'efficienza dell'accesso a tali elementi. Quando si crea una cartella, dietro le quinte si sta creando un indice interno. L'indice interno viene creato anche per la cartella principale di primo livello di una raccolta o elenco. Quando si accede a elementi in una cartella, in modo efficace si utilizza l'indice interno per accedere ai dati.

Se in una raccolta sono presenti numerosi elementi che possono essere raggruppati, è possibile utilizzare le cartelle per organizzare il contenuto della raccolta. Alcuni esempi efficaci di gruppi corrispondono a progetti, team, reparti, categorie di prodotti, fasce d'età, elenchi alfabetici e sottogruppi alfabetici (A-C, D-F e così via). Le cartelle consentono l'analisi e la gestione di un numero elevato di file in modo intuitivo.

Cartelle in una raccolta

Per impostazione predefinita, una raccolta con le cartelle attivata consente di visualizzare cartelle nella visualizzazione predefinita della raccolta senza alcun filtro. In questo modo utile per l'inserimento di nuovi documenti, è possibile scegliere la cartella appropriata. Visualizzazione di tutte le cartelle anche rende meno probabile che gli elementi verranno aggiunti in modo non corretto all'esterno di cartelle nella raccolta. È possibile riorganizzare facilmente i documenti in cartelle della raccolta diversi utilizzando il comando Apri con Esplora risorse disponibile sulla barra multifunzione di una raccolta.

Nota: È possibile definire una visualizzazione raccolta, ordinamento come-è, nel qual caso le cartelle non è disponibile prima di quella tutti gli elementi nella visualizzazione. È consigliabile non usare questa opzione di ordinamento visualizzazione se si vuole che gli utenti individuare facilmente la cartella corretta.

Sebbene cartelle della raccolta non vengono visualizzano nella sezione documenti della barra di avvio veloce, il proprietario del sito o un utente con autorizzazioni per progettare un sito può attivare la visualizzazione struttura, che verrà visualizzata la sezione Gerarchia del sito nella barra di avvio veloce e consente di espandere, comprimere ed esplorare le cartelle di raccolte.

cartelle in una visualizzazione albero

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Utilizzo combinato di colonne, visualizzazioni e cartelle

Tutti i tre approcci possono lavorare insieme. Le stesse colonne che consente di tenere traccia dei progetti nella visualizzazione predefinita di una raccolta possono essere utilizzate per creare una visualizzazione con diversi criteri di filtro. Una visualizzazione può anche essere ordinata e filtrata in modo dinamico facendo clic sulle intestazioni di colonna per isolare e identificare il contenuto necessario in ingranaggio all'istante ulteriormente. Se è stata definita una struttura di cartelle nella raccolta, è possibile "ridurre" una visualizzazione raccolta mediante l'impostazione di opzione Mostra tutti gli elementi senza cartelle nella finestra di sezione cartelle quando si creano o si modifica la visualizzazione. Ogni approccio possibile complementari per ottenere contenuti giusti nel momento giusto e in modo corretto dell'utente.

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Passaggi successivi

Dopo una panoramica generale delle raccolte, di seguito sono elencate le attività più utili e frequenti che è possibile eseguire con le raccolte.

  • Creare o eliminare una raccolta o una cartella in una raccolta

  • Aggiungere, aprire ed eliminare file in una raccolta

  • Aggiungere colonne a una raccolta e creare visualizzazioni di una raccolta

  • Utilizzo di modelli di raccolte e tipi di contenuto

  • Sincronizzare una raccolta di SharePoint nel computer in uso con le applicazioni client

  • Spostamento e copia di documenti da una raccolta all'altra

  • Usare i flussi di lavoro con una raccolta

  • Impostare le autorizzazioni e impostazioni avanzate in una raccolta

  • Usare le raccolte di risorse diapositiva, immagine ed elementi multimediali

  • Gestire una raccolta con molti documenti

  • Gestire grandi documenti e raccolte record tramite metadati

Ulteriori informazioni su queste attività nella sezione Vedere anche.

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