Introduzione alle raccolte

Nota: Riteniamo importante fornire il contenuto della Guida più recente non appena possibile, nella lingua dell'utente. Questa pagina è stata tradotta automaticamente e potrebbe contenere errori di grammatica o imprecisioni. L'intento è quello di rendere fruibile il contenuto. Nella parte inferiore della pagina è possibile indicare se le informazioni sono risultate utili. Questo è l'articolo in lingua inglese per riferimento.

Una raccolta è una posizione all'interno di un sito in cui è possibile caricare, creare, aggiornare e file, nonché collaborare alla relativa modifica con i membri del team. In ogni raccolta viene visualizzato un elenco dei file con le informazioni chiave corrispondenti, ad esempio l'utente che ha modificato per ultimo il file. Nella maggior parte dei casi, al momento della creazione di un sito vi viene aggiunta una raccolta. Ad esempio, un sito del team conterrà probabilmente una raccolta Documenti in cui organizzare e condividere il materiale.

Raccolta documenti

Se hai bisogno di più raccolte, puoi scegliere tra diverse app di libreria pronte per l'uso e aggiungerle al sito. È anche possibile personalizzare le raccolte in diversi modi. Ad esempio, puoi controllare il modo in cui i documenti vengono visualizzati, gestiti e creati. o tenere traccia delle versioni dei file, tra cui il numero e il tipo di versione. È anche possibile creare visualizzazioni, maschere e flussi di lavoro personalizzati per facilitare la gestione dei progetti e dei processi aziendali.

Un team del settore marketing di Contoso crea un sito del team destinato alla gestione di progetti e documenti. Come prima cosa, un membro del team viene designato come proprietario del sito. Nel momento in cui viene aggiunto al gruppo Proprietari, il proprietario del sito riceve l'autorizzazione Controllo completo per il sito. Condivide il sito e assegna a tutti i membri l'autorizzazione di collaborazione al sito. Il team decide di usare la raccolta Documenti per la gestione di comunicati stampa, file relativi al budget, contratti, proposte e altri documenti.

Il proprietario del sito carica i documenti importanti nella raccolta, per spingere il team a usarla come posizione centralizzata. Successivamente attiva il controllo delle versioni, per rendere disponibile al team la cronologia dell'evoluzione dei file e consentire il ripristino di una versione precedente, se necessario. Inoltre, aggiunge alla raccolta i modelli standard per i rapporti del settore marketing, i contratti di vendita, le pianificazioni delle campagne e i fogli di lavoro per il budget. Ogni modello contiene il logo e un formato concordato. Al momento della creazione di un nuovo file dalla raccolta documenti, i membri del team possono selezionare con facilità il modello da usare.

Man mano che i membri del team aggiungono file e collaborano sui documenti, organizzano la raccolta aggiungendo colonne e creando visualizzazioni che agevolano la ricerca dei documenti. Il proprietario del sito, ad esempio, aggiunge la colonna "Nome progetto" per consentire ai membri del team di filtrare o ordinare i dati in base ad essa. Altri membri del team aggiungono visualizzazioni pubbliche che consentono di raggruppare i dati per trimestre fiscale e di filtrare i contratti con scadenza entro sei mesi. Ogni membro, inoltre, crea visualizzazioni personali per semplificare la ricerca delle informazioni utili per il completamento delle proprie attività.

Dopo una lunga discussione durante una riunione del personale, il team decide di impostare avvisi a livello di raccolta per la segnalazione degli aggiornamenti una volta alla settimana. Ogni membro del team, se necessario, può impostare avvisi aggiuntivi o feed RSS per file specifici.

Scheda Raccolta con l'avviso RSS evidenziato

Il team, inoltre, si impegna ad applicare una procedura consigliata importante per questo nuovo tipo di collaborazione. Quando i membri desiderano condividere un documento, devono evitare di allegarlo a un messaggio di posta elettronica. Nel messaggio devono invece inserire il collegamento al documento. Inserire un collegamento a un documento in un messaggio di posta elettronica è un'operazione semplice da eseguire dalla raccolta e garantisce l'accesso all'ultima versione nel sito del team.

Un compito di importanza fondamentale per questo team è quello di proporre campagne di marketing in grado di aumentare le vendite e le entrate. Quando i membri del team sviluppano la pianificazione di una nuova campagna, creano i documenti in modalità condivisa e tengono traccia delle versioni secondarie dei file. La creazione condivisa consente a più persone di modificare i documenti contemporaneamente senza doversi preoccupare di riconciliare le modifiche. In caso di errori in una versione di un documento, possono ripristinare una versione precedente. Al termine della pianificazione della campagna, possono creare una versione principale e quindi inviarla perché venga approvata dall'ufficio legale e dal manager. Dopo l'approvazione, il file diventerà disponibile per la visualizzazione da parte degli altri dipendenti della società.

Il proprietario del sito effettua una ricerca all'interno della documentazione e del materiale di formazione e impara come impostare un flusso di lavoro, associarlo alla raccolta e automatizzare il processo di raccolta di commenti e firme e di pubblicazione del documento finale.

Dopo tre mesi di utilizzo, la raccolta Documenti e il sito sono diventati fondamentali per il team di marketing, avendo consentito un aumento sostanziale della produttività e della visibilità del settore all'interno dell'organizzazione. I membri del team non possono più farne a meno e sono alla ricerca di altri modi per aumentare l'efficienza della collaborazione tramite le tecnologie SharePoint.

Di seguito sono illustrate, dalle più semplici alle più avanzate, alcune possibilità di utilizzo delle raccolte, con indicazioni su come renderle più utili per il gruppo:

Utilizzo e creazione di visualizzazioni     È possibile utilizzare una visualizzazione per mostrare i file più rilevanti di una raccolta o quelli che più si adattano a uno scopo preciso. Di fatto il contenuto della raccolta non cambia, ma i file vengono organizzati o filtrati in modo da consentire agli utenti di trovarli e sfogliarli secondo criteri significativi. Per ulteriori informazioni sulle visualizzazioni, vedere Creare, modificare o eliminare una visualizzazione di un elenco o una raccolta.

Barra della visualizzazione raccolta immagini con la visualizzazione modifica selezionata

Tenere traccia delle versioni     Se è necessario conservare le versioni precedenti dei file, le raccolte possono aiutarti a tenere traccia, archiviare e ripristinare i file. Puoi scegliere di tenere traccia di tutte le versioni nello stesso modo. In alternativa, è possibile scegliere di designare alcune versioni come principali, ad esempio l'aggiunta di un nuovo capitolo a un manuale e alcune versioni come secondarie, ad esempio per correggere un errore di ortografia. Per facilitare la gestione dello spazio di archiviazione, è possibile scegliere facoltativamente il numero di ogni tipo di versione che si vuole archiviare.

Suggerimento:  Se il proprio team prevede di usare la creazione condivisa, è consigliabile attivare almeno il controllo delle versioni principali nella raccolta, nel caso che qualcuno faccia un errore e carichi un documento con lo stesso nome in una raccolta in cui tutti usano la creazione condivisa. In questo modo, se si perdono le modifiche, è possibile ripristinare una versione precedente del documento.

Per ulteriori informazioni sul controllo delle versioni, vedere Attivare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta.

Creazione condivisa o estrazione di file     Quando si modifica un documento di Microsoft Word o PowerPoint da una raccolta senza estrarlo, gli altri utenti possono modificarlo contemporaneamente (la creazione condivisa). Quando si estrarre un file, si garantisce che solo una persona può modificare il file fino a quando non viene archiviato. È possibile richiedere l'estrazione di documenti nelle raccolte che contengono documenti riservati o quando si vuole tenere traccia dell'evoluzione dei documenti. Tuttavia, tieni presente che la richiesta di checkout consentirà agli utenti di creare documenti in modalità condivisa. Se si usa l'estrazione, agli utenti verrà chiesto di uscire da un commento sulle modifiche apportate al documento, ma l'estrazione rallenterà anche la modifica e la revisione dei processi. Per altre informazioni, vedere collaborazione e creazione condivisa di documenti o estrazione, archiviazione o eliminazione delle modifiche apportate ai file in una raccolta.

Modifica di file da programmi desktop    Quando si archiviano documenti in un sito di SharePoint è possibile creare, modificare e creare in modalità condivisa i documenti direttamente dai programmi desktop compatibili, ad esempio Microsoft Word o PowerPoint, senza neanche accedere al sito. Ad esempio, è possibile modificare una presentazione di PowerPoint in contemporanea con altre persone (creazione condivisa). È inoltre possibile gestire l'estrazione e l'archiviazione direttamente da PowerPoint. Da OneDrive for Business o Outlook è possibile portare offline il contenuto delle raccolte, utilizzarlo da una posizione remota e quindi sincronizzare le modifiche con la massima facilità alla connessione successiva.

Ricezione degli aggiornamenti relativi alle modifiche    Per restare aggiornati sulle modifiche apportate ai documenti di una raccolta è possibile impostare avvisi, sottoscrivere feed RSS o seguire i documenti. La differenza principale tra le tre opzioni è la posizione in cui si ricevono le notifiche. Avvisi e feed RSS informano degli aggiornamenti e consentono di personalizzare la quantità di informazioni ricevute. È possibile impostare avvisi o RSS per scoprire quando vengono apportate modifiche a una raccolta. Se si è interessati solo a uno specifico documento, impostare un avviso oppure seguire il documento. Gli avvisi possono arrivare tramite posta elettronica o tramite SMS. Le notifiche RSS arrivano in un feed consolidato che è possibile leggere in Outlook o in un altro lettore di feed. Se si sceglie di seguire un documento, si riceverà una notifica nel newsfeed, se l'organizzazione usa il newsfeed. Per ulteriori informazioni sulle notifiche, vedere Creare un avviso o sottoscrivere un feed RSS.

Approvazione dei documenti obbligatoria     È possibile richiedere l'approvazione dei documenti prima della visualizzazione a tutti i membri. I documenti rimangono in sospeso fino a quando non vengono approvati o rifiutati da chi dispone dell'autorizzazione necessaria. È possibile controllare i gruppi di utenti che possono visualizzare un documento prima che venga approvato. Questa caratteristica è utile se la raccolta contiene linee guida o procedure importanti che devono essere mostrate ad altri utenti solo quando sono finalizzate.

Impostare le autorizzazioni    I gruppi di SharePoint e i livelli di autorizzazione consentono di gestire in modo efficiente l'accesso ai contenuti. Per impostazione predefinita, le autorizzazioni per le raccolte, le cartelle all'interno di raccolte e i documenti vengono ereditate dal sito. L'assegnazione di autorizzazioni univoche a una raccolta o un documento specifico può essere utile per proteggere il contenuto sensibile, ad esempio i contratti o le informazioni di bilancio, senza limitare l'accesso al resto del sito. Per altre informazioni sulle autorizzazioni, vedere informazioni sui livelli di autorizzazione in SharePoint.

Creare flussi di lavoro     Una raccolta documenti o un tipo di contenuto può usare i flussi di lavoro definiti dall'organizzazione per i processi aziendali, ad esempio la gestione dell'approvazione o della revisione del documento. Il gruppo può applicare i processi aziendali ai propri documenti, detti flussi di lavoro, che specificano le azioni che devono essere eseguite in una sequenza, ad esempio l'approvazione di documenti. Un flusso di lavoro di SharePoint è un modo automatizzato per spostare documenti o elementi tramite una sequenza di azioni o attività. Per impostazione predefinita, tre flussi di lavoro sono disponibili per le raccolte: approvazione, che instrada un documento a un gruppo di persone per l'approvazione; Raccolta di commenti e suggerimenti, che indirizza un documento a un gruppo di persone per il feedback e restituisce il documento alla persona che ha avviato il flusso di lavoro come compilazione; e raccogliere firme, che indirizza un documento a un gruppo di persone per raccogliere le proprie firme digitali.

Nota:  In SharePoint Foundation è disponibile solo il flusso di lavoro in tre stati.

Per ulteriori informazioni sui flussi di lavoro, vedere Informazioni sui flussi di lavoro inclusi in SharePoint.

Definire i tipi di contenuto     Se il gruppo è compatibile con diversi tipi di file, ad esempio fogli di lavoro, presentazioni e documenti, è possibile estendere la funzionalità della raccolta abilitando e definendo più tipi di contenuto. I tipi di contenuto aggiungono flessibilità e coerenza in più raccolte. Ogni tipo di contenuto può specificare un modello e persino i processi di flusso di lavoro. I modelli fungono da punto di partenza per la formattazione e per qualsiasi testo standard e per le proprietà che si applicano ai documenti di quel tipo, ad esempio il nome del reparto o il numero di contratto.

Verifica del controllo    Se si dispone di un gruppo di file riservati e sarebbe utile sapere in che modo i documenti venivano usati, è possibile definire un criterio che consente di abilitare il rilevamento del controllo degli eventi, ad esempio le modifiche, le copie o l'eliminazione dei file.

Impostazione di criteri    Con l'impostazione di criteri è possibile abilitare la scadenza, l'eliminazione automatica o la revisione periodica, tramite flusso di lavoro, dei documenti dalla cui creazione è trascorso il periodo di tempo specificato. Con l'evoluzione delle raccolte, tali impostazioni di eliminazione consentono di risparmiare il tempo e l'impegno destinati alla pulizia manuale dei dischi rigidi con spazio disponibile ridotto o ad evitare il raggiungimento del limite di quota.

Nota:  Le impostazioni dei criteri non sono disponibili in SharePoint Foundation.

Utilizzo di un sito Centro documenti    È possibile usare un sito Centro documenti per creare, gestire e archiviare un numero elevato di documenti. Un Centro documenti è progettato per svolgere la funzione di archivio centralizzato per la gestione di molti documenti. Le caratteristiche di un Centro documenti, ad esempio lo spostamento basato su metadati e visualizzazione albero, i tipi di contenuto e le web part, consentono di organizzare e recuperare facilmente i documenti. Gli amministratori del contenuto possono configurare rapidamente lo spostamento basato su metadati in modo da garantire buone prestazioni per la maggior parte delle raccolte senza la creazione esplicita di indici. Possono inoltre creare indici aggiuntivi per il miglioramento delle prestazioni, grazie alla disponibilità di una gamma ancora più ampia di filtri e visualizzazioni. È possibile utilizzare un sito Centro documenti come ambiente di creazione, in cui gli utenti possono direttamente archiviare ed estrarre file e creare strutture di cartelle per i file, o come archivio di contenuti, in cui gli utenti possono solo visualizzare o caricare documenti.

Nota: Centro documenti non è disponibile in SharePoint Foundation.

L'organizzazione dei file in una raccolta dipende dalle esigenze del gruppo e dalle preferenze relative all'archiviazione delle informazioni e alla modalità di esecuzione delle ricerche all'interno di tali informazioni. Una pianificazione adeguata consente di configurare la struttura ottimale per il gruppo. Le raccolte includono diverse caratteristiche che consentono di lavorare su più file in una sola raccolta. L'utilizzo di più raccolte potrebbe tuttavia essere più appropriato per il gruppo.

Un'unica raccolta può soddisfare esigenze diverse. È ad esempio possibile che nello stesso gruppo siano presenti diversi progetti oppure che più gruppi lavorino allo stesso progetto. È consigliabile prendere in considerazione l'utilizzo di un'unica raccolta quando:

  • Il gruppo deve poter vedere informazioni di riepilogo sullo stesso gruppo di file oppure avere visualizzazioni diverse dello stesso gruppo di file. Ad esempio, un manager potrebbe voler vedere tutti i file raggruppati per reparto o per data di scadenza.

  • Gli utenti desiderano eseguire la ricerca di file nella stessa posizione all'interno di un sito.

  • Si desidera applicare le stesse impostazioni ai file, ad esempio la funzionalità di traccia delle versioni dei file o la richiesta di approvazione.

  • I gruppi che utilizzano la raccolta condividono caratteristiche simili, ad esempio gli stessi livelli di autorizzazione.

  • Si desidera analizzare informazioni sui file in un foglio di calcolo o ricevere aggiornamenti consolidati sui file.

Per utilizzare in modo efficiente i documenti all'interno di un'unica raccolta, è possibile organizzare i file all'interno di essa mediante l'aggiunta di colonne, la definizione di visualizzazioni o la creazione di cartelle.

Può essere utile creare più raccolte se vi sono differenze nette tra i gruppi di file da memorizzare e gestire o tra i gruppi di persone che utilizzano i file. È consigliabile utilizzare più raccolte quando:

  • I tipi di file che si desidera archiviare e gestire sono distinti e non si prevede che gli utenti visualizzeranno spesso riepiloghi dei file o eseguiranno ricerche nei file contemporaneamente.

  • I gruppi di utenti che utilizzano i file sono distinti e dispongono di livelli di autorizzazione nettamente diversi.

  • È necessario applicare a gruppi di file diversi impostazioni diverse, ad esempio per il controllo delle versioni o le approvazioni.

  • Non è necessario analizzare i file contemporaneamente o ricevere aggiornamenti consolidati relativi ai file.

  • Si desidera fornire set diversi di opzioni per la creazione di nuovi file o si desidera che i comandi del menu Nuovo di una raccolta compaiano con un ordine diverso.

Di seguito sono indicate alcune modalità per un utilizzo efficiente di più raccolte.

Configurare i modelli di sito e le colonne    Se l'organizzazione vuole stabilire alcune impostazioni coerenti tra le raccolte, può configurare i modelli di sito e le colonne del sito. È possibile condividere le impostazioni tra più raccolte in modo da non dover ricreare le impostazioni ogni volta.

Invio di file ad altre raccolte    Se si desidera che un file sia disponibile in più raccolte, è possibile archiviarlo in una raccolta e quindi inviarne una copia ad altre raccolte. È possibile attivare un promemoria per ricordarsi di aggiornare le copie in caso di modifiche all'originale.

Creazione di modelli di raccolta    Se si desidera definire alcune impostazioni uniformi per le raccolte o riutilizzare caratteristiche in più raccolte, è possibile salvare una raccolta come modello. I modelli di raccolta sono disponibili come opzione nella pagina Aggiungi applicazione del sito.

Per organizzare i file all'interno di una raccolta sono disponibili modalità diverse. È possibile aggiungere colonne, definire visualizzazioni e creare cartelle. Ogni metodo presenta vantaggi specifici ed è possibile combinare i diversi metodi per soddisfare le esigenze particolari della raccolta e del team.

Per impostazione predefinita, le raccolte tengono traccia del nome dei file, nonché delle informazioni sullo stato di questi, ad esempio se sono archiviati. Per consentire la classificazione e l'individuazione dei file da parte del gruppo, è tuttavia possibile specificare colonne aggiuntive, ad esempio il nome della campagna o il numero del progetto, o altre informazioni importanti per il team. Sono disponibili diverse opzioni per il tipo di colonna che viene creato, ad esempio riga singola di testo, elenco a discesa, numero calcolato da altre colonne o addirittura nome e fotografia di un utente del sito.

Le colonne sono dotate di intestazioni che consentono di eseguire l'ordinamento e il filtraggio dei documenti con maggiore facilità. Quando si visualizzano i file di una raccolta, è possibile ordinare o filtrare temporaneamente i file scegliendo il nome di una colonna e quindi facendo clic sulla freccia in giù accanto al nome. Questa funzione è utile se è necessario visualizzare i file in un determinato modo. Si tratta tuttavia di una visualizzazione temporanea. Alla successiva visualizzazione della raccolta sarà necessario ripetere tali passaggi per ottenere lo stesso risultato.

Per ulteriori informazioni sull'aggiunta di colonne, vedere Creare, modificare o eliminare una colonna in un elenco o in una raccolta.

Gli utenti vorranno spesso vedere: tutti i documenti relativi a un progetto specifico, tutti i documenti che appartengono a un particolare reparto o raggruppare i documenti per il mese in cui sono dovuti? Se si prevede di visualizzare i file in un determinato modo, è possibile definire una visualizzazione. È possibile usare questa visualizzazione ogni volta che si lavora con la raccolta. Quando si crea una visualizzazione, questa viene aggiunta all'elenco a discesa visualizzazioni correnti situato nella barra multifunzione della raccolta.

Una visualizzazione raccolta è una selezione di colonne in una pagina che visualizza elementi di una raccolta e spesso definisce un ordine, un filtro, un raggruppamento e un layout personalizzato specifici. Le raccolte possono avere visualizzazioni personali e visualizzazioni pubbliche. Tutti gli utenti assegnati al gruppo Membri del sito, che dispone del livello di autorizzazione Collaborazione, possono creare una visualizzazione personale per mostrare i file in un determinato modo oppure per filtrare solo i file che desiderano visualizzare. Se si dispone dell'autorizzazione per la progettazione di una raccolta, è possibile creare una visualizzazione pubblica che tutti potranno utilizzare quando visualizzano la raccolta. È inoltre possibile impostare come predefinita la visualizzazione pubblica in modo che venga visualizzata automaticamente quando viene aperta la raccolta.

Se i membri del gruppo visualizzano le raccolte in un dispositivo mobile, è possibile creare visualizzazioni mobili con limiti ottimali per la larghezza di banda e le caratteristiche tecniche dei dispositivi, ad esempio per quanto riguarda il numero di elementi visualizzabili in una visualizzazione.

Per ulteriori informazioni sulle visualizzazioni, vedere Creare, modificare o eliminare una visualizzazione di un elenco o una raccolta.

Le cartelle sono contenitori per il raggruppamento e la gestione del contenuto di una raccolta o di un elenco. Se nella raccolta sono abilitate le cartelle, è possibile aggiungere cartelle alla maggior parte dei tipi di raccolta. Se nella raccolta sono presenti molti elementi, le cartelle consentono inoltre di rendere più efficiente l'accesso agli elementi stessi. Quando si crea una cartella, si crea un indice interno non visibile agli utenti. Tale indice viene creato anche per la cartella radice, il livello superiore di una raccolta o di un elenco. Quando si accede agli elementi di una cartella, per l'accesso ai dati si usa in effetti questo indice interno.

Se in una raccolta sono presenti numerosi elementi che possono essere raggruppati, è possibile utilizzare le cartelle per organizzare il contenuto della raccolta. Alcuni esempi efficaci di gruppi corrispondono a progetti, team, reparti, categorie di prodotti, fasce d'età, elenchi alfabetici e sottogruppi alfabetici (A-C, D-F e così via). Le cartelle consentono l'analisi e la gestione di un numero elevato di file in modo intuitivo.

Cartelle in una raccolta

Per impostazione predefinita, una raccolta con cartelle abilitate Visualizza le cartelle nella visualizzazione predefinita della raccolta senza filtri. Questa operazione è utile perché gli utenti possono scegliere la cartella appropriata quando inseriscono nuovi documenti. La visualizzazione di tutte le cartelle rende anche meno probabile che gli elementi vengano aggiunti in modo non corretto all'esterno delle cartelle della raccolta. È possibile riorganizzare facilmente i documenti in cartelle di raccolte diverse usando il comando Apri con Esplora risorse disponibile nella barra multifunzione della raccolta.

Nota:  È possibile configurare una visualizzazione raccolta con l'impostazione Ordinamento solo tramite criteri specificati. In questo caso, le cartelle non vengono visualizzate prima degli altri elementi. Non usare questa opzione di ordinamento se si desidera che gli utenti trovino facilmente la cartella corretta.

Le cartelle della raccolta non vengono visualizzate nella struttura di spostamento del sito, tuttavia il proprietario del sito o un utente con l'autorizzazione per la progettazione di siti può abilitare la visualizzazione albero, che consente di mostrare la sezione Contenuto del sito nella struttura di spostamento e di espandere e comprimere facilmente le cartelle delle raccolte, nonché di spostarsi rapidamente dall'una all'altra.

Visualizzazione albero nel sito

Per altre informazioni sulle cartelle, vedere creare una cartella in una raccolta documenti o eliminare una cartella in una raccolta.

È possibile impiegare i tre metodi contemporaneamente. Le stesse colonne usate per tenere traccia dei documenti nella visualizzazione predefinita di una raccolta possono essere utilizzate per creare una visualizzazione con alcuni criteri di filtro. Gli utenti possono ordinare e filtrare una visualizzazione in modo dinamico, facendo clic sulle intestazioni di colonna per trovare il contenuto in base alle necessità del momento. Se all'interno della raccolta è definita una struttura di cartelle, è possibile disattivarla in una visualizzazione raccolta selezionando l'opzione Mostra tutti gli elementi senza cartelle nella sezione Cartelle al momento della creazione o della modifica della visualizzazione. In un uso combinato, ogni metodo contribuisce alla visualizzazione del contenuto corretto al momento giusto e nel modo più adatto per ogni utente.

Alcune raccolte vengono create automaticamente insieme a un nuovo sito, ad esempio la raccolta Documenti in un sito del team. È possibile personalizzare tali raccolte per adattarle a scopi specifici oppure creare raccolte aggiuntive. Ogni tipo di raccolta viene utilizzato per uno scopo specifico e alcuni includono un insieme diverso di caratteristiche e comportamenti.

Importante:  Il numero di raccolte disponibili nel sito dipende dalla versione di SharePoint su cui si basa il sito, dal piano di Office 365 sottoscritto dall'organizzazione e dall'abilitazione o meno di specifiche funzionalità nel sito.

Raccolta risorse     Per condividere e gestire risorse multimediali digitali quali file di immagine, audio e video è consigliabile utilizzare una raccolta risorse, che consente di individuare e riutilizzare più facilmente i file multimediali digitali creati da altri utenti, ad esempio logo e immagini aziendali. In una raccolta risorse sono inoltre disponibili tipi di contenuto con proprietà e visualizzazioni per la gestione e la selezione di risorse multimediali quali anteprime e parole chiave di metadati. È ad esempio possibile gestire e archiviare immagini personalizzate e frammenti di contenuto riutilizzabile provenienti dalle applicazioni in modo che siano disponibili in tutta l'organizzazione e vengano utilizzati in modo coerente.

Raccolta Dashboard    Contiene pagine web part, pagine web part con elenchi stato e dashboard distribuiti di PerformancePoint.

Raccolta connessioni dati     Per semplificare la manutenzione e la gestione delle connessioni dati è possibile usare una raccolta connessioni dati, che rappresenta una posizione centralizzata per archiviare i file Office Data Connection (ODC). Ognuno di questi file con estensione odc contiene informazioni su come individuare un'origine dati esterna, accedervi ed eseguire query. La gestione centralizzata dei file ODC in una raccolta connessioni dati consente inoltre di condividere, gestire e cercare i file di connessione dati da un sito di SharePoint, nonché di garantire che i dati business e i report, in particolare i fogli di calcolo, mantengano un insieme di valori e risultati di formule coerenti in modo da ottenere "una versione della verità".

Nota: Per facilitare la manutenzione e la gestione dei file di connessione dati per PerformancePoint è consigliabile usare la raccolta connessioni dati per PerformancePoint. In tale raccolta è possibile memorizzare file ODC e UDC (Universal Data Connection).

Raccolta documenti     Per molti tipi di file, inclusi documenti e fogli di calcolo, è consigliabile utilizzare una raccolta documenti. In una raccolta documenti è possibile archiviare altri tipi di file, sebbene alcuni siano bloccati per motivi di sicurezza. Quando si utilizzano programmi che non sono bloccati, è possibile creare tali file dalla raccolta. È ad esempio possibile assegnare al team di marketing una raccolta documenti specifica per il materiale di pianificazione, i comunicati e le pubblicazioni.

Raccolta moduli     Se è necessario gestire un gruppo di moduli aziendali basati su XML, è consigliabile utilizzare una raccolta moduli. È ad esempio possibile che l'organizzazione desideri utilizzare una raccolta moduli per le note spese. Per creare una raccolta moduli, è necessario disporre di un editor XML o di un programma per la progettazione di moduli XML, ad esempio Microsoft InfoPath. Il modulo compilato dagli utenti è semplicemente un file con estensione xml che contiene i dati (e solo i dati) immessi nel modulo, ad esempio la data e l'importo della spesa. Tutti gli altri elementi che costituiscono una nota spese vengono forniti dal modello di modulo. Dopo che gli utenti hanno compilato i moduli, è possibile unire i dati del modulo oppure esportarli per l'analisi.

Raccolta immagini     Per condividere una raccolta di immagini digitali o elementi grafici è consigliabile utilizzare una raccolta immagini. Sebbene sia possibile archiviare le immagini in altri tipi di raccolte di SharePoint, le raccolte immagini offrono numerosi vantaggi, ad esempio consentono di visualizzare le immagini in una presentazione, scaricarle nel computer in uso e modificarle con programmi di grafica compatibili come Microsoft Paint. La creazione di una raccolta immagini è consigliabile se si desidera archiviare immagini relative a eventi del team o lanci di prodotti. È inoltre possibile creare collegamenti alle immagini nella raccolta da qualsiasi punto del sito, ad esempio da pagine wiki e blog.

Raccolta record     Per mantenere un archivio centrale in cui memorizzare e gestire i record dell'organizzazione o documenti aziendali importanti è consigliabile utilizzare una raccolta record. È ad esempio possibile che l'organizzazione debba aderire a regolamentazioni di conformità che richiedono un processo organizzato per la gestione di documenti pertinenti. Un sito Centro record può contenere varie raccolte record per l'archiviazione di tipi di record diversi. Per ogni raccolta è possibile impostare i criteri che determinano i record da archiviare, la modalità di distribuzione e gestione dei documenti e il periodo di tempo in cui è necessario mantenere tali record.

Raccolta report     Per semplificare la creazione, la gestione e la distribuzione di pagine Web, documenti e indicatori di prestazioni chiave (KPI) relativi a metriche e obiettivi è consigliabile utilizzare una raccolta report, ovvero una posizione centralizzata in cui è possibile creare e salvare report quali cartelle di lavoro di Excel e pagine dashboard. Quando si pubblica una cartella di lavoro di Excel in una raccolta report, tale cartella viene abilitata con un solo clic per l'apertura nella visualizzazione browser, che consente di ottenere una visualizzazione ottimale della cartella di lavoro senza dover aggiungere quest'ultima a una pagina web part.

Raccolta diagrammi di processo (unità di misura metriche e USA)    Per memorizzare e condividere documenti con diagrammi di processo, come quelli creati con Microsoft Visio, è consigliabile utilizzare una raccolta diagrammi di processo. Le raccolte unità metriche e USA sono personalizzate per le rispettive misurazioni.

Raccolta pagine wiki     Per creare una raccolta di pagine wiki collegate è consigliabile utilizzare una raccolta pagine wiki. Una pagina wiki consente a più utenti di riunire informazioni in un formato facile da creare e modificare. È inoltre possibile aggiungere alla raccolta pagine wiki contenenti immagini, tabelle, collegamenti ipertestuali e collegamenti interni. Se ad esempio il team crea un sito wiki per un progetto, sarà possibile archiviare in tale sito commenti e suggerimenti in una serie di pagine collegate tra loro.

Nota: Vengono create automaticamente raccolte di sistema aggiuntive in base al sito e alla configurazione, ad esempio la raccolta stili, la raccolta risorse del sito e la raccolta pagine del sito. Non è invece possibile creare manualmente queste raccolte specifiche tramite l'interfaccia utente.

Amplia le tue competenze su Office
Esplora i corsi di formazione
Ottieni in anticipo le nuove caratteristiche
Partecipa al programma Office Insider

Queste informazioni sono risultate utili?

Grazie per il feedback!

Grazie per il tuo feedback! Potrebbe essere utile metterti in contatto con uno dei nostri operatori del supporto di Office.

×