Introduzione alla gestione dei documenti

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Gestione dei documenti è incentrata su dell'archiviazione e dell'organizzazione di documenti per il supporto active lavoro in corso, tra cui la creazione di contenuti e la condivisione all'interno dell'organizzazione. Quando le organizzazioni non dispone di qualsiasi tipo di sistema di gestione documenti formali in posizione, il contenuto spesso creato e salvato in modo non gestito e decentralizzato condivisioni file sparsi e singole unità disco rigido. Questo rende difficile ai dipendenti dove trovare, condividere e collaborare in modo efficace sul contenuto. È inoltre difficile alle organizzazioni di utilizzare i dati aziendali più importanti nel contenuto.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 supporta esigenze di gestione dei documenti dell'organizzazione, fornendo una vasta gamma di documento funzionalità di gestione che consentono di eseguire le operazioni seguenti:

  • Archiviare, organizzare e individuare i documenti.

  • Assicurare la coerenza dei documenti.

  • Gestire i metadati per i documenti.

  • Contribuire alla protezione dei documenti da accesso o uso non autorizzato.

  • Assicurare processi aziendali coerenti (flussi di lavoro) per il modo in cui vengono gestiti i documenti.

Nota: In questo articolo fa riferimento a un sito di SharePoint di esempio creato da Adventure Works, una società fittizia che produce biciclette, componenti di bicicletta e accessori bicycling.

Il team di documentazione tecnica Adventure Works genera pubblicazioni per i clienti, ad esempio manuali dell'utente e le schede specifiche del prodotto, ad esempio, utilizza molte delle caratteristiche di gestione dei documenti in Office SharePoint Server 2007. Il team archivia tutto il contenuto creato in un sito creato dal modello di sito Centro documenti. Del proprio sito Centro documenti, i membri del team consente di versioni principali e secondarie traccia lo sviluppo di documenti tramite le versioni. È inoltre possibile utilizzare l'estrazione obbligatoria per assicurarsi che i membri del team non sovrascriveranno inavvertitamente del reciproco lavoro.

Archiviare e organizzare documenti in un sito Centro documenti

Il modello di sito Centro documenti incluso Office SharePoint Server 2007 può essere usato per creare siti ottimizzate per la creazione, utilizzo e archiviare un grande numero di documenti. Siti creati dal modello di sito Centro documenti in caso di specifiche funzionalità di gestione dei documenti, ad esempio l'estrazione obbligatoria e controllo delle versioni principali e secondari documento, attivata per impostazione predefinita. L'estrazione obbligatoria consente di evitare che i conflitti e confusione modifiche, poiché un solo utente può modificare un file in un determinato momento. Controllo delle versioni consente di tenere traccia delle modifiche ai documenti e consente di gestire il contenuto durante la revisione. Controllo delle versioni è particolarmente utile quando più persone collaborano a progetti o informazioni attraversa diverse fasi di sviluppo e revisione.

Utilizzare i tipi di contenuto per gestire i documenti in modo coerente

Un tipo di contenuto è un gruppo di impostazioni riutilizzabili che descrivono i comportamenti condivisi da un tipo specifico di contenuto. Tipi di contenuto consentono alle organizzazioni di organizzare, gestire e gestire contenuto in modo coerente in una raccolta siti. È possibile definire un tipo di contenuto per ogni tipo di documento o informazioni prodotto creato dall'organizzazione per assicurarsi che i diversi tipi di documenti vengono gestiti in modo coerente.

Ad esempio, il reparto di documentazione tecnica Adventure Works creato due tipi di contenuto denominata manuale dell'utente e specifiche del prodotto. Quando i membri del team passano all'interfaccia di documento per creare un nuovo documento, ognuno di questi tipi di contenuto viene visualizzato come opzione sul pulsante Nuovo nella raccolta documenti. Ogni tipo di contenuto consente di specificare il proprio modello, in modo che tutti i manuali e specifiche dei prodotti condividono lo stesso formato. Ogni tipo di contenuto specifica anche i proprio colonne personalizzate, in modo che, ad esempio, manuali tutti contengono metadati sui modelli di prodotto manuali di applicano a. Ogni tipo di contenuto contiene anche i proprio flussi di lavoro, in modo che il team può essere certo che ogni manuale dell'utente segue gli stessi processi di commenti e suggerimenti e l'approvazione. Poiché e specifiche dei prodotti sono contenuti in un altro tipo di contenuto, tali documenti possono seguire processi diversi disporre di colonne che richiedono metadati diversi.

Gestire le proprietà del documento

Uno dei modi principali che altri utenti possono trovare informazioni che viene salvate in un sito Web o in un sistema di gestione dei documenti è esplorazione o la ricerca per i metadati (le proprietà del documento) che viene salvato con i file. I dipendenti in genere le organizzazioni diventeranno il tempo necessario per aggiungere o aggiornare le proprietà del documento per i file quando si salva.

I programmi e i server disponibili in Microsoft Office System 2007 consente agli utenti di creare e aggiornare i metadati per i documenti. Quando si apre o si modifica un documento salvato in un sito di Office SharePoint Server 2007 in un programma desktop versione 2007 di Office, ad esempio Word, Excel o PowerPoint, è possibile modificare le proprietà del server per il documento nel riquadro informazioni documento visualizzato nella parte superiore del file. Se le colonne personalizzate vengono aggiunti al tipo di contenuto per il documento o alla raccolta in cui è salvato il documento, questi valori di colonna vengono visualizzati come campi delle proprietà nel riquadro informazioni documento. L'integrazione l'esperienza di modifica proprietà documento in esperienza, le applicazioni di versione 2007 di Office di modifica del contenuto semplificano alle organizzazioni di migliorare la qualità dei metadati per il contenuto.

Riquadro informazioni documento

Inoltre, organizzazioni possono utilizzare Microsoft Office InfoPath 2007 per creare i riquadri informazioni documento personalizzato che è quindi possibile aggiungere ai tipi di contenuto specifici.

Proteggere i documenti

Office SharePoint Server 2007 offre diversi modi per le organizzazioni proteggere i documenti vengono salvati in un sito di SharePoint dall'accesso non autorizzato o che utilizzano. Organizzazioni possono applicare Information Rights Management (IRM) per un'intera raccolta documenti per proteggere un intero set di documenti. IRM consente di limitare le azioni che gli utenti possono eseguire sui file scaricati da raccolte o elenchi di SharePoint. IRM crittografa i file scaricati e limita gli utenti e programmi che possono decrittografare questi file. IRM possono limitare i diritti degli utenti autorizzati a leggere i file, in modo che non possono prendere azioni, ad esempio la stampa di copie dei file o la copia testo da essi. IRM consente pertanto l'organizzazione per applicare criteri aziendali che controllano il controllo e della diffusione di informazioni riservate o proprietari.

Office SharePoint Server 2007 consente di proteggere i file in altri modi. Se si vuole impedire agli utenti di leggere bozze di documenti in corso, è possibile impostare una raccolta documenti con il controllo delle versioni principale e secondarie e quindi specificare quali gruppi di utenti sono autorizzati a leggere le versioni secondarie (bozze). Le bozze sono le versioni secondarie di file o voci di elenco che non sono ancora approvate come principali. Se si imposta la raccolta in modo da richiedere l'approvazione del contenuto, quindi bozze non sono pubblicate come versioni principali fino a un utente con le autorizzazioni appropriate approva il documento per la pubblicazione come bozza principale.

Un altro modo è possibile proteggere i documenti è necessario configurare le autorizzazioni per singole cartelle, elementi di elenchi o documenti. Se sono presenti solo uno o due file in una raccolta documenti a cui si desidera limitare l'accesso, è possibile modificare le autorizzazioni per i singoli elementi modificare gli utenti autorizzati a visualizzare o modificarli.

Gestione dei processi relativi ai documenti con i flussi di lavoro

Per supportare i processi relativi ai documenti aziendali comuni, Office SharePoint Server 2007 offre flussi di lavoro predefiniti che le organizzazioni possono utilizzare per gestire le attività, ad esempio raccolta di revisione e approvazione della firma. Flusso di lavoro è definito come lo spostamento automatizzato di documenti o elementi tramite una sequenza di azioni o attività correlate a un processo aziendale. Flussi di lavoro consentono alle organizzazioni di gestire processi aziendali relativi ai documenti in modo più efficiente, perché automaticamente traccia e gestire le attività del personale questi processi.

Ad esempio, il team di documentazione tecnica Adventure Works utilizza molto del flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti. Invece di inviare posta elettronica ai revisori, un writer può avviare un flusso di lavoro su destra documento corrente da Office Word 2007. Il flusso di lavoro si occupa di gestione del processo, tra cui l'invio di messaggi di notifica ai revisori, creare attività per tali e controllare lo stato di tali attività. I revisori possono completare le attività in Word 2007 o in Microsoft Office Outlook 2007.

Inoltre, usando Microsoft Office SharePoint Designer 2007 o Microsoft Visual Studio 2005 le estensioni per Windows Workflow Foundation, le organizzazioni sviluppare e distribuire flussi di lavoro personalizzati che consentono di gestire processi aziendali che sono univoci per le organizzazioni.

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