Introduzione alla collaborazione con SharePoint Server 2007

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La maggior parte delle persone dedicano la maggior parte della giornata lavorativa coinvolte nell'attività di collaborazione. Evitare di condividere informazioni, vengono collaborare in team e gestiscono progetti. Può essere un'operazione impegnativa per collaborare in modo efficace se non si dispone di strumenti per comunicare facilmente condividere informazioni e coordinare i dettagli di progetti e scadenze tra un grande numero di persone.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 consentono di svolgere il proprio lavoro in modo più efficiente poiché fornisce le organizzazioni con una piattaforma per la condivisione di informazioni e collaborazione in team. Un sito di SharePoint offre tipi specifici di strumenti e le aree di lavoro che è possibile utilizzare per comunicare con i membri del team, tenere traccia dei progetti, scadenze, delle coordinate e scolastiche creare e modificare documenti.

Migliorare la produttività del team

Office SharePoint Server 2007 include molti tipi diversi di modelli di sito che è possibile utilizzare per creare un sito.

Nota: In questo articolo fa riferimento a un sito di SharePoint di esempio creato da Adventure Works, una società fittizia che produce biciclette, componenti di bicicletta e accessori bicycling.

Ad esempio, il reparto Marketing di Adventure Works utilizza un sito creato dal modello di sito del Team per gestire un intervallo di progetti e attività correlate al documento. I membri del reparto Marketing usate quotidianamente siti del team per creare e gestire documenti, tenere traccia dei problemi e le attività e condividere i collegamenti e contatti. Perché hanno un percorso per queste attività, i membri del reparto Marketing possono risparmiare tempo e sfrutteranno maggiore produttività.

Il modello di sito per un sito del team include:

  • Raccolta documenti condivisa

  • Elenco Annunci

  • Calendario

  • Elenchi di discussione team

  • Elenco attività

  • Elenco Collegamenti

Se si desidera ottenere rapidamente il team, è possibile creare facilmente un sito utilizzando il modello di sito per un sito del team. Questo modello generico può soddisfare una vasta gamma di esigenze. Consente di archiviare le informazioni di routine a lungo termine per un singolo reparto o a breve termine informazioni per un progetto speciale che interessa diversi reparti. Tramite la creazione di un sito del team da utilizzare come un'area di lavoro collaborativa, il team possa diventare più efficienti e migliorare la produttività e infine ottenere risultati migliori business. È anche possibile personalizzare il sito per soddisfare le esigenze del proprio team o un progetto mediante l'aggiunta di elenchi, raccolte o altre caratteristiche.

Gestire i progetti in modo più efficiente

Un sito Office SharePoint Server 2007 include alcune funzionalità che è possibile utilizzare per la gestione di progetti e coordinare scadenze fra le persone e attività. Sito del team Marketing Adventure Works dispone di un calendario che i membri del team consente di tenere traccia delle riunioni importanti, gli eventi di settore, e Mostra commerciali. I membri del team marketing collegare il calendario con tutti i calendari personali in Microsoft Office Outlook 2007 in modo che possono visualizzare queste informazioni con le relative informazioni di calendario personale. Il reparto Marketing utilizza anche un elenco di attività di progetto per visualizzare e tenere traccia delle fasi principali di progetti di marketing.

Esistono diversi modi è possibile utilizzare un sito del team per gestire progetti in modo più efficiente:

  • Usare le caratteristiche predefinite, ad esempio il modello di elenco attività di progetto, che consente di visualizzare relazioni tra attività e dello stato con grafici Gantt automatici del progetto.

  • Coordinare il funzionamento del team con calendari condivisi, avvisi e notifiche. È possibile connettersi a un calendario nel sito di SharePoint al calendario in Office Outlook 2007, in cui è possibile visualizzare e aggiornare come si applica al calendario personale.

  • Creare siti area di lavoro riunioni per raccogliere i materiali e i documenti correlati a una riunione.

Creare, visualizzare e condividere documenti

Un sito di Office SharePoint Server 2007 consente anche di gruppi di utenti per creare e modificare documenti scolastiche. Ad esempio, il reparto Marketing di Adventure Works utilizza due diversi tipi di raccolte per gestire il contenuto che consente di creare il team:

  • I membri del team salvano documenti budget e marketing generale a una raccolta documenti condivisi, nel punto in cui altri membri del team possono facilmente leggerle o estrazione e apportarvi le modifiche desiderate.

  • Il team utilizza le raccolte diapositive per salvare e riutilizzare diapositive per le presentazioni diverse.

Per i progetti speciali che includono solo ad alcuni utenti, i membri del team in alcuni casi creare siti secondari di area di lavoro documenti nel sito del team. Siti area di lavoro documenti consentono di coordinazione del lavoro in un singolo documento o un gruppo di documenti.

Esistono diversi modi per salvare e lavorare su documenti e altri file in un sito del team:

  • Usare le raccolte documenti per archiviare e gestire i documenti più importanti. Ad esempio il controllo delle versioni che consentono di tenere traccia delle revisioni in un documento. Oppure è possibile rendere obbligatoria l'estrazione per i documenti in una raccolta per impedire alle persone più apportino modifiche contemporaneamente.

  • Creare siti area di lavoro documenti per coordinare lo sviluppo di documenti specifici.

  • Utilizzare raccolte diapositive per condividere e riutilizzare diapositive Microsoft Office PowerPoint 2007 in una posizione centrale.

  • Richiedere raccolte offline in Office Outlook 2007 per consentire agli utenti di visualizzare e modificare documenti mentre non sono connessi alla rete.

  • Usare i flussi di lavoro per gestire le attività di collaborazione, ad esempio revisione di documenti o l'approvazione. Per ulteriori informazioni sui flussi di lavoro, vedere la sezione Gestione contenuto aziendale di questo corso di formazione.

Acquisire e condividere il patrimonio di conoscenze della community

Un sito Office SharePoint Server 2007 fornisce le organizzazioni con una posizione centrale per acquisire le procedure consigliate, condividere le informazioni e promuovere standardizzati processi aziendali. Il reparto Marketing di Adventure Works utilizza un sito wiki e un sito blog per acquisire e comunicare le informazioni di interesse al team. I membri del team marketing utilizzano un wiki per la compilazione delle informazioni generali sui processi aziendali e team che saranno utili per nuovi membri del team. Dei membri del team possa aggiungere informazioni a wiki o aggiornare i post wiki.

Vari membri del team di pubblicare anche regolarmente settore correlati o marketing informazioni a un sito blog, in cui altri membri del team possono leggere i post e aggiungere commenti su di essi. Blog marketing fornisce i membri del team con un forum per condividere idee nuove, selezionare una variante o ispirazione.

Ecco alcuni modi in cui è possibile utilizzare un sito del team di acquisizione e condivisione team collettivi knowledge o informazioni importanti:

  • Tenere traccia degli aggiornamenti e informazioni con gli avvisi o RSS Really Simple Syndication ().

  • Utilizzare blog per condividere o promuovere informazioni.

  • Acquisire processi interni community knowledge o di un documento utilizzando un wiki.

  • Utilizzare sondaggi o discussioni per raccogliere informazioni o incoraggiare finestra di dialogo.

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