Introduzione al calendario di Outlook

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I calendari di Outlook consentono di creare appuntamenti, eventi e riunioni con altri utenti. È possibile avere più calendari per scopi diversi, importare calendari da altri provider di posta elettronica e servizi come team sportivi o organizzazioni professionali.

Creare appuntamenti, riunioni ed eventi

Appuntamenti, riunioni ed eventi condividono un certo numero di somiglianze. Tutti hanno una data e un'ora di inizio e di fine, un oggetto e una posizione. È possibile creare appuntamenti, riunioni ed eventi ricorrenti.

Gli appuntamenti sono blocchi di tempo che è possibile contrassegnare come gratuiti, occupati, provvisori, fuori sede o lavorativi altrove.

Gli eventi sono come gli appuntamenti, tranne che per impostazione predefinita, durano almeno un giorno completo.

Le riunioni sono appuntamenti o eventi con altri partecipanti.

Nella cartella Calendario selezionare nuovo appuntamento, nuova riunione o fare clic su nuovi elementi e scegliere evento tutto il giorno per iniziare. Per altre informazioni, vedere creare o pianificare un appuntamento, una riunione o un evento.

Creare ulteriori calendari

È possibile creare altri calendari in Outlook per evitare che determinate categorie di appuntamenti, riunioni ed eventi siano separate da altre persone. Ad esempio, se usi Outlook per scopi commerciali, crea un secondo calendario per gli appuntamenti personali. È possibile aggiungere calendari per team sportivi e altre organizzazioni professionali o importare tali eventi nel calendario principale.

Per creare un calendario aggiuntivo, passare a una cartella del calendario. Sul lato sinistro dello schermo fare clic con il pulsante destro del mouse sui miei calendari. Quindi seleziona Aggiungi calendario. È possibile specificare un nome e un percorso per il nuovo calendario. Dopo aver fatto clic su OK, la nuova cartella del calendario verrà visualizzata accanto alla cartella del calendario esistente. Per altre informazioni, vedere creare altri calendari.

Aggiungere un calendario Internet o importare eventi da un file con estensione ICS

Molte organizzazioni professionali, tra cui team e club sportivi, consentono di scaricare un file che è possibile usare per aggiungere una serie di appuntamenti o eventi a un calendario esistente. Ad esempio, puoi importare tutti i giochi per un particolare team di baseball o di calcio.

Per sottoscrivere un calendario Internet, scaricare un file di calendario con estensione ICS. Fare doppio clic sul file scaricato e dire se Outlook chiede se si vuole importare o sottoscrivere il calendario. per altre informazioni, vedere Introduzione alla pubblicazione di calendari Internet.

Aggiungere persone alle riunioni

Se si crea una riunione e in seguito si vuole aggiungere un altro partecipante, è sufficiente aprire la riunione dal calendario e aggiungere il partecipante alla riga a o all'assistente pianificazione. Quindi selezionare Invia aggiornamento per inviare la convocazione di riunione al nuovo partecipante.

Se si vuole aggiungere un partecipante a una riunione creata da un altro utente, è possibile inoltrare la riunione. Quando la persona che riceve la riunione inoltrata riceve la richiesta nella cartella posta in arrivo, viene visualizzata dall'organizzatore della riunione. Inoltre, l'organizzatore della riunione riceverà un avviso che ha inoltrato la riunione al partecipante. Non è possibile aggiungere una persona a una riunione tramite il campo Ccn.

Nota: Se si vuole mettere una persona a conoscenza della riunione senza invitarla, basta trascinare la convocazione riunione dal calendario all'icona Posta in basso a sinistra nella finestra di Outlook. Viene aperto un messaggio di posta elettronica con informazioni sulla riunione che è possibile inviare. I destinatari del messaggio non vengono aggiunti alla riunione. Il messaggio contiene semplicemente informazioni sulla riunione come la data, l'ora, l'oggetto e l'agenda.

Creare un appuntamento, una riunione o un evento ricorrente

Per fissare un appuntamento, una riunione o un evento ricorrente, quando si crea l'elemento del calendario, selezionare il pulsante ricorrenza sulla barra multiFunzione. Outlook offre un'ampia varietà di opzioni di ricorrenza.

  • Daily: usare questa opzione per creare una riunione ogni giorno o ogni X giorni (dove X è qualsiasi numero compreso tra 1 e 999). È anche possibile selezionare tutti i giorni della settimana.

  • Settimana: usare questa opzione per creare una riunione che si verifica in un giorno o giorni specifici ogni X settimane (dove x è qualsiasi numero compreso tra 1 e 99). Ad esempio, se si vuole creare una riunione che si verifica ogni lunedì, selezionare la casella di controllo lunedì e immettere 2 nella casella ripete ogni [] settimana/ e.

  • Mensilmente: usare questa opzione per creare una riunione che si verifica in un giorno specifico di ogni mese o ogni pochi mesi. È anche possibile selezionare le opzioni come il primo mercoledì di ogni mese, il secondo giovedì di ogni mese o l'ultimo lunedì di ogni tre mesi.

  • Annualmente: usare questa opzione per creare appuntamenti che ricorrono in un giorno specifico ogni anno, ad esempio un compleanno o un anniversario, o in un giorno specifico di un mese, ad esempio il terzo giovedì di novembre.

Per altre informazioni sugli appuntamenti, le riunioni e gli eventi ricorrenti, vedere impostare una riunione come ricorrente.

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