Introduzione agli elenchi

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Un elenco è una raccolta di informazioni condivise con i membri del team. È possibile ad esempio creare un modulo per raccogliere le conferme di partecipazione a un evento oppure tenere traccia degli eventi del team in un calendario.

Panoramica

Quando si crea un sito di Microsoft Windows SharePoint Services, vengono creati automaticamente diversi tipi di elenco. Tali elenchi predefiniti possono spaziare da un'area discussioni a un elenco di tipo calendario.

È possibile personalizzare gli elenchi e aggiungervi voci, creare elenchi aggiuntivi dai modelli di elenco già disponibili e creare elenchi personalizzati con le impostazioni e le colonne scelti dall'utente.

Un elenco può essere visualizzato in diversi modi. È possibile ad esempio mostrare in una pagina una visualizzazione di tutte le attività e in un'altra pagina una visualizzazione solo delle attività in scadenza oggi. Le voci di elenco possono essere organizzate in cartelle. È possibile visualizzare solo gli eventi correnti di un calendario in una home page e creare in un'altra pagina una visualizzazione analoga a un calendario a parete. 

Se si dispone di dati di un foglio di calcolo che si desidera utilizzare in un elenco in un sito di Windows SharePoint Services 3.0, è possibile creare un nuovo elenco che include colonne e dati importando un foglio di calcolo.

Se nel computer sono installati programmi database compatibili con Windows SharePoint Services 3.0, ad esempio Microsoft Office Access 2007, e il browser supporta i controlli ActiveX, è possibile integrare i dati di elenco con strumenti di database quali query, join e report.

Gli elenchi possono essere visualizzati anche nella Web part in pagine del sito. Web part sono gli elementi costitutivi di un sito Web e usarli per aggiungere elementi direttamente da un elenco a una pagina Web Part. È anche possibile aprire un elenco direttamente e utilizzarlo. Ad esempio, viene visualizzato l'elenco di annunci predefinito in una Web Part in una nuova home page, ma è anche possibile fare clic sul titolo dell'elenco per aprire e utilizzare nella propria pagina.

Di seguito sono illustrate alcune possibilità di utilizzo degli elenchi per la gestione di informazioni per il gruppo:

  • Tenere traccia delle versioni e della cronologia dettagliata     È possibile tenere traccia delle versioni delle voci di elenco per visualizzare gli elementi che sono stati modificati da una versione all'altra e chi li ha modificati. Se in una versione più recente vengono fatti degli errori, è possibile ripristinare una versione precedente di un elemento. Tenere traccia della cronologia di un elenco è particolarmente importante se l'organizzazione ha necessità di monitorare le evoluzioni di un elenco.

    Cronologia delle versioni di un elenco

  • Richiedere l'approvazione    È possibile specificare che per consentire la visualizzazione di una voce di elenco, è necessaria l'approvazione. Le voci rimangono in sospeso fino a quando non vengono approvate o rifiutate da chi dispone dell'autorizzazione necessaria. È possibile controllare i gruppi di utenti che possono visualizzare una voce di elenco prima che venga approvata.

  • Integrare messaggi di posta elettronica in un elenco    Se nel sito è stata attivata la posta elettronica in entrata o in uscita, è possibile sfruttare le caratteristiche della posta elettronica per gli elenchi. Alcuni elenchi, tra cui i calendari, possono essere configurati in modo che sia possibile aggiungervi contenuto mediante l'invio di posta elettronica. Altri elenchi, ad esempio un elenco delle attività, possono essere configurati per l'invio di posta elettronica agli utenti cui vengono assegnate voci. L'organizzazione può personalizzare altri tipi di elenco per la ricezione di posta elettronica.

  • Personalizzare le autorizzazioni    È possibile specificare se i partecipanti dell'elenco possono leggere e modificare solo le voci create da loro oppure tutte le voci dell'elenco. Gli utenti che dispongono dell'autorizzazione per la gestione degli elenchi possono leggere e modificare tutte le voci di elenco. È inoltre possibile applicare livelli di autorizzazione specifici a un'unica voce di elenco, ad esempio se riguarda informazioni riservate.

  • Creare e gestire visualizzazioni    Il gruppo può creare visualizzazioni diverse dello stesso elenco. Il contenuto dell'elenco non viene modificato ma le voci vengono organizzate o filtrate in modo da consentire agli utenti di trovare le informazioni più importanti o interessanti in base alle esigenze specifiche.

  • Utilizzare formule e valori calcolati    È possibile utilizzare le formule e i valori calcolati per generare in modo dinamico informazioni nelle colonne di un elenco. Le operazioni possono includere informazioni di una o più colonne diverse dell'elenco, nonché funzioni di sistema quale [oggi] per indicare la data corrente. È possibile specificare una data di scadenza predefinita impostandola ad esempio su sette giorni dalla data corrente.

  • Mantenere informati sulle modifiche    Elenchi e visualizzazioni in Windows SharePoint Services 3.0 utilizzano ora RSS per consentire ai membri del gruppo di lavoro di ricevere automaticamente gli aggiornamenti. RSS è una tecnologia che consente di ricevere e visualizzare aggiornamenti o feed RSS relativi a notizie e informazioni in una posizione consolidata. È inoltre possibile creare avvisi tramite posta elettronica per ricevere notifica della modifica o dell'aggiunta di nuove voci agli elenchi. Gli avvisi costituiscono un comodo sistema per tenere traccia delle modifiche rilevanti.

  • Condividere informazioni sull'elenco con un programma database    Se nel computer è installato un programma database compatibile con Windows SharePoint Services 3.0, ad esempio Microsoft Office Access 2007, è possibile esportare e importare dati nel sito e collegare una tabella dal database in un elenco di SharePoint. Quando vengono utilizzati i dati di elenco in un database, è possibile analizzarli come qualsiasi altro tipo di dati, ad esempio utilizzando query, join e report.

    • Utilizzo degli elenchi in modo coerente nei vari siti    Se il gruppo funziona con diversi tipi di elenco, è possibile aggiungere la coerenza in più elenchi con i tipi di contenuto, le colonne del sito e modelli. Queste caratteristiche consentono di riutilizzare le impostazioni e struttura dell'elenco in modo efficiente. Ad esempio, è possibile creare un tipo di contenuto per un problema di servizio clienti che specifica alcune colonne (ad esempio, i contatti con la clientela) e processi aziendali per il tipo di contenuto. Un altro esempio è la creazione di una colonna del sito per i nomi di reparto che contiene un elenco a discesa di reparti. È possibile riutilizzare la colonna di più elenchi per evitare che i nomi visualizzato sempre allo stesso modo in ogni elenco.

      Nella sezione Vedere anche sono disponibili collegamenti a ulteriori informazioni sui tipi di contenuto, le colonne del sito e modelli di elenco.

  • Utilizzare le voci di elenco da un programma di posta elettronica    Utilizzando un programma di posta elettronica compatibile con Windows SharePoint Services 3.0, è possibile avere a disposizione informazioni importanti sugli elenchi. Utilizzando ad esempio Microsoft Office Outlook 2007, è possibile visualizzare e aggiornare attività, contatti e arre discussioni nel sito da Outlook.

Il tipo di elenco usato dipende dal tipo di informazioni che vengono condivise:

  • Annunci    Un elenco Annunci consente di condividere notizie e informazioni sullo stato e di inviare promemoria. Questo elenco supporta la formattazione avanzata con immagini, collegamenti ipertestuali e testo formattato.

  • Contatti    Utilizzare un elenco di contatti per memorizzare le informazioni su utenti o gruppi di cui si collabora. Se si utilizza un messaggio di posta elettronica o contatta il programma di gestione compatibile con Windows SharePoint Services 3.0, è possibile visualizzare e aggiornare i contatti dal sito di SharePoint in altro programma. Ad esempio, è possibile aggiornare un elenco di tutti i fornitori dell'organizzazione da Office Outlook 2007. Un elenco di contatti non viene effettivamente gestire i membri del sito, ma può essere utilizzato per archiviare e condividere i contatti per l'organizzazione, ad esempio un elenco di fornitori esterni.

  • Aree discussioni    Utilizzare un'area discussioni per fornire una posizione centralizzata per registrare e archiviare le discussioni del team è simile al formato di newsgroup. Se l'amministratore ha abilitato gli elenchi del sito per ricevere posta elettronica, aree discussioni consentono di memorizzare discussioni tramite posta elettronica da più comuni programmi di posta elettronica. Ad esempio, è possibile creare un'area discussioni in versione del prodotto nuovo dell'organizzazione. Se si utilizza un programma di posta elettronica compatibile con Windows SharePoint Services 3.0, è possibile visualizzare e aggiornare l'area discussioni mentre si lavora in un altro programma.

  • Collegamenti    Utilizzare un elenco di collegamenti di una posizione centrale per i collegamenti al Web, alla intranet aziendale e altre risorse. Ad esempio, è possibile creare un elenco di collegamenti a siti Web dei clienti.

  • Calendario    Utilizzare un calendario per tutti gli eventi del team o per situazioni specifiche, ad esempio vacanze. Un calendario di sono disponibili visualizzazioni visive, simile a un calendario da tavolo o muro degli eventi del team, tra cui riunioni eventi sociali e gli eventi giornata intera. È inoltre possibile tenere traccia delle attività cardine del team, ad esempio scadenze o date di rilascio del prodotto, che non sono correlate a un intervallo di tempo specifico. Se si utilizza un programma di posta elettronica o il calendario è compatibile con Windows SharePoint Services 3.0, è possibile visualizzare e aggiornare il calendario dal sito di SharePoint mentre si lavora in un altro programma. Ad esempio, è possibile confrontare e aggiornare il calendario sul sito di SharePoint con le date dal calendario Office Outlook 2007 visualizzando entrambi calendari side-by-side o sovrapposta tra loro Office Outlook 2007.

  • Attività    Usare un elenco attività per tenere traccia delle informazioni sui progetti e altri eventi di attività per il gruppo. È possibile assegnare attività ad altri utenti, nonché verificare lo stato e la percentuale di completamento quando l'attività viene spostato in fase di completamento. Se si utilizza un programma di gestione di posta elettronica o un'attività che è compatibile con Windows SharePoint Services 3.0, è possibile visualizzare e aggiornare le attività dal sito di SharePoint in altro programma. Ad esempio, può creare un elenco di attività per il processo di budget dell'organizzazione e quindi visualizzare e aggiornare in Office Outlook 2007 insieme alle altre attività.

  • Attività di progetto    Per memorizzare le informazioni che sono simile a un elenco attività, ma fornisce un visual o visualizzazione Gantt con indicatori di stato, utilizzare un elenco di attività del progetto. Quando l'attività viene spostato verso il completamento, è possibile tenere traccia lo stato e la percentuale di completamento. Se si utilizza un programma di gestione di posta elettronica o un'attività che è compatibile con Windows SharePoint Services 3.0, è possibile visualizzare e aggiornare le attività dal sito di SharePoint in altro programma. Ad esempio, è possibile creare un elenco attività nel sito di SharePoint per identificare e assegnare il lavoro per creare un manuale. È quindi possibile tenere traccia dell'avanzamento dell'organizzazione da Office Outlook 2007.

  • Gestione problemi    Un elenco Gestione problemi consente di archiviare informazioni relative a problemi specifici, ad esempio problemi di supporto, e di tenere traccia del relativo stato. È possibile assegnare problemi, organizzarli in categorie e correlarli tra loro. È ad esempio possibile creare un elenco Gestione problemi per gestire i problemi e le soluzioni del servizio di assistenza clienti. Si possono anche inserire commenti relativi ai problemi ogni volta che li si modifica, creando una cronologia di commenti senza alterare la descrizione originale del problema. Un rappresentante del servizio clienti può ad esempio registrare ogni passaggio effettuato per risolvere un problema e i relativi risultati.

  • Sondaggio    Per raccogliere e compilare i commenti, ad esempio un sondaggio dipendente o un quiz, usare un sondaggio. È possibile progettare le domande e risposte in molti modi diversi e visualizzare una panoramica di commenti e suggerimenti. Se si dispone di un foglio di calcolo o database installato programma compatibile con Windows SharePoint Services 2.0 o Windows SharePoint Services 3.0, è possibile esportare i risultati per ulteriori analisi.

  • Personalizzato    Sebbene sia possibile personalizzare qualsiasi elenco, è possibile iniziare con un elenco personalizzato e quindi personalizzare solo le impostazioni specificate. È anche possibile creare un elenco basato su un foglio di calcolo, se si dispone di un foglio di calcolo compatibile con Windows SharePoint Services 3.0 o Windows SharePoint Services 2.0 e Windows Internet Explorer e Microsoft Windows. Ad esempio, è possibile importare un elenco da Microsoft Office Excel 2007 creato per archiviare e gestire contratti con fornitori.

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