Integrare il rilevamento della varianza nel processo di gestione delle modifiche del progetto

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Di Jane Suchan, PMP

La gestione dei progetti sta cercando di capire cosa si vuole realizzare, creando un elenco di attività da eseguire per ottenerlo, determinando quanto tempo ci vorrà e calcolando la quantità di costi.     Sembra semplice, huh? Ma la parte veramente difficile è tenere traccia di tutto questo. Il progetto è in esecuzione in tempo? Verrà eseguita prima della pianificazione? È in bilancio? Verrà ancora eseguito il preventivo quando tutto il lavoro sarà terminato?

Un modo per valutare l'integrità di un progetto consiste nel tenere traccia della differenza tra il piano di progetto originale e ciò che sta effettivamente accadendo. Questa lacuna è meglio nota come varianza, un confronto tra l'importo previsto o preventivato e l'importo effettivo speso. Analisi della varianza è la pratica di confrontare i risultati effettivi del progetto con quello previsto o previsto. È un modo per quantificare quanto bene ― o quanto male sta progredendo un progetto.

Pianificazione per gli scostamenti: stabilire le previsioni

Per determinare le variazioni del progetto, è necessario inserire una partecipazione nel terreno come punto di partenza: questa è la linea di base. Senza questa operazione, stai cercando di controllare una destinazione mobile. Le due previsioni chiave da stabilire prima di poter inserire il rilevamento della varianza e la creazione di report in gioco sono costo e pianificazione. Ma prima di poterlo ottenere, è necessario inchiodare l'ambito del progetto.

Uso di una struttura di suddivisione del lavoro per creare l'ambito

La previsione ambito include tutti i risultati finali del progetto. come tale, identifica tutto il lavoro da eseguire. Un modo per l'ambito del documento consiste nel creare una struttura di suddivisione del lavoro (WBS), una visualizzazione gerarchica dei risultati finali del progetto. Ogni livello verso il basso della gerarchia rappresenta una descrizione sempre più dettagliata dei risultati finali. Ad esempio, un WBS per la costruzione di una nuova casa includerebbe la Fondazione, l'incorniciatura, il tetto e i sistemi elettrici e idraulici, oltre a piani per il paesaggio, disegni architettonici e permessi di controllo.

Stabilire le previsioni di programmazione e costo

Le previsioni di pianificazione e costo sono stabilite solo dopo la determinazione dell'ambito. Senza una chiara immagine di ciò che il progetto produrrà, non è possibile determinare quanto tempo ci vuole o quanto costerà.

La previsione pianificazione è la pianificazione del progetto approvata, base per la misurazione e la creazione di report sulle prestazioni della pianificazione. La previsione di costo è il preventivo approvato a fasi temporali, in base al quale verrà misurata la prestazione dei costi. Viene determinato aggiungendo i costi per un determinato periodo o fase del progetto, che richiede l'assegnazione di costi alle attività di progetto. L'assegnazione di costi ai componenti del progetto può richiedere molto tempo, ma ti permetterà di eseguire report sulle prestazioni dei costi più dettagliati e accurati, un aspetto molto interessante per gli stakeholder e lo sponsor del progetto.

Per stabilire le previsioni per la pianificazione e i costi:

  1. Sviluppare la programmazione identificando le attività e le attività per produrre ogni risultato finale nella WBS.

  2. Identificare le risorse per ogni attività. Considera i vincoli o la quantità di tempo che ogni persona può realisticamente dedicare a questo progetto.

  3. Stimare il periodo di tempo (in ore o giorni) che verrà completato per completare ogni attività.

  4. Stimare il costo di ogni attività usando una tariffa oraria media o giornaliera per ogni risorsa, oltre a eventuali costi fissi associati all'attività.

  5. Determinare quali attività dipendono da altri e quindi sviluppare il percorso critico.

  6. Sviluppare la previsione di costo; Questo è un preventivo a fasi temporali per misurare le prestazioni dei costi del progetto. A questo scopo, sommare i costi stimati, per attività o per periodo di tempo.

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Rispondere alle varianti: cambiare il controllo

Dopo aver stabilito l'ambito, la pianificazione e le previsioni di costo, creare i passaggi che il team dovrà eseguire per gestire le variazioni per questi piani. Queste informazioni diventano il piano di gestione delle modifiche al progetto. Questo piano definisce quando si determina una richiesta di modifica del progetto (PCR), come documentare le variazioni e inviare per l'approvazione e cosa succede dopo che è stata approvata una richiesta di modifica.

I calcoli della varianza vengono usati per determinare se è necessaria una PCR e se la pianificazione del progetto o le previsioni dei costi verranno modificate. Le variazioni possono essere positive o negative:

  • UNA variazione positiva indica che il progetto è in anticipo rispetto alla pianificazione o in preventivo. Gli scenari positivi possono consentire di ridistribuire denaro e risorse a quelle del territorio negativo.

  • UNA variazione negativa è l'indicatore che indica che il progetto è dietro la pianificazione o il preventivo e che è necessario intervenire. Potrebbe essere necessario aumentare il budget o accettare margini di profitto ridotti.

Le soglie di varianza sono un componente importante di qualsiasi piano di gestione delle modifiche al progetto. Costituiscono le modifiche materiali al progetto e quindi richiedono la documentazione e l'approvazione in una PCR. Non tutte le PCRs comporteranno un ristabilimento di ambito, pianificazione o preventivo. Si tratta di un'attività significativa, che può richiedere molto tempo per il completamento e sarà obbligata ad ottenere l'approvazione in alto e in basso nell'organizzazione del progetto.

Il rilevamento dei costi e delle variazioni di programmazione durante il ciclo di vita del progetto consente di identificare i punti deboli ― aree con revisioni ripetute e rispondere di conseguenza. Ad esempio, se il team di test sta incontrando ritardi continui, potrebbe essere necessario assegnare risorse aggiuntive per rimanere in programmazione.

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Fare un ulteriore passo avanti: analisi del valore realizzato

Nessuna discussione sulle varianze del progetto è completa senza menzionare il valore realizzato, una tecnica di gestione dei progetti per stimare i costi e la pianificazione in un momento specifico. L'analisi del valore realizzato confronta il lavoro terminato con le previsioni stabilite. Consente di valutare le prestazioni correnti del progetto e di apportare correzioni al corso, se necessario.

Per eseguire l'analisi dei valori acquisiti, è necessario disporre di un WBS, una pianificazione dettagliata del progetto e un preventivo (per fase o periodo di tempo) per il lavoro programmato.

Domande sui valori guadagnati

In qualsiasi momento, l'analisi dei valori acquisiti misura l'integrità del progetto ponendo tre domande chiave:

  • Valore pianificato: qual è l'importo necessario per il lavoro?

  • Valore realizzato: cosa hai effettivamente completato?

  • Costo effettivo: quanto è costato il completamento del lavoro?

Valore pianificato (PV) è il costo preventivato delle attività pianificate. Earned Value (EV) è la somma di tutti i costi preventivati del lavoro completato. I costi effettivi (AC) sono quelli spesi per il lavoro prodotto.

Informazioni sull'analisi dei valori acquisiti

Il modo più semplice per descrivere il valore realizzato è l'esempio. Supponiamo che tu stia gestendo un progetto di quattro mesi con un budget di $100.000. Ci sono tre mesi e ti accorgi che il team ha completato solo la metà del lavoro, quindi l'EV è $50.000. In base alla programmazione del progetto, ora circa 75% del lavoro deve essere eseguita, quindi il PV è $75.000. Si sa anche che il team ha speso $90.000 fino ad ora, quindi l'AC è $90.000.

Usando questi numeri, puoi calcolare le variazioni di costo e pianificazione. La variazione dei costi (CV) misura la differenza tra i costi effettivi del lavoro eseguito e il preventivo del progetto:

CV = EV-AC   

La variazione pianificazione (SV) misura lo stato di avanzamento effettivo rispetto alla programmazione del progetto:

SV = EV-PV   

Usando l'esempio precedente, la variazione dei costi per questo progetto è $50.000-$90.000 = $40.000. La varianza della programmazione è $50.000-$75.000 = $25.000.

Qualsiasi Project Manager potrebbe vedere che il progetto ha speso 90% del proprio budget e ha completato solo il 50% del lavoro. Il progetto è in ritardo e il preventivo sarà terminato, quindi è necessario modificarlo. Il Project Manager dovrebbe ridurre l'ambito, estendere la programmazione o ottenere ulteriori finanziamenti per completare il lavoro.

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Introduzione alla verifica della varianza

L'integrazione del monitoraggio della varianza nella gestione dei progetti è abbastanza semplice, ma richiede un approccio sistematico. Dopo aver eseguito l'assegnazione del progetto, collaborare con il proprio sponsor per stabilire l'ambito, il preventivo e la pianificazione. Quindi collaborare con il team per creare un piano di gestione delle modifiche robusto che identifichi le soglie di varianza e descrive come gestire le variazioni se superano i valori di soglia. Dopo aver sviluppato la WBS e definito la pianificazione dettagliata del progetto, è possibile stabilire la pianificazione del progetto e il preventivo. Dopo aver inserito tutti i componenti, si è pronti per iniziare a tenere traccia delle variazioni e inserire in pratica i piani di gestione delle modifiche.

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Informazioni sull'autore     Jane Suchan è un Program Manager con esperienza nella gestione di iniziative aziendali e sviluppo di metodologie di gestione dei progetti. Jane vive a Seattle, Washington.

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