Inquadrare un progetto in un contesto più ampio

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Si potrebbe pensare che la gestione di un progetto sia un processo abbastanza semplice: identificare le attività del progetto, assegnare alcune persone a svolgere il lavoro, capire quando le cose devono essere realizzate e trovare la posizione in cui vengono pagati i soldi. Semplice, giusto?

Ma cosa si dice quando il supervisore chiede quali sono gli obiettivi aziendali per il portfolio che contiene il progetto oppure se il risultato finale del progetto è un prodotto o un risultato? Yikes.

Invece di avere un aspetto simile a quello dei cervi-fari, questo articolo può aiutarti a conoscere questi termini in modo da poter avere alcune risposte accattivanti a portata di mano. E nel processo puoi rispondere a questa domanda di bruciore: che cos'è un progetto, comunque?

In questo articolo

Definizioni di base: fasi, processi, portfolio e prodotti

L'esito: i risultati finali del progetto

Come si inserisce Project 2007 nel sistema di gestione dei progetti?

Definizioni di base: fasi, processi, portfolio e prodotti

UN progetto è semplicemente un set di attività che si verificano in base a una pianificazione e che producono un tipo di output. Alcuni progetti sono autonomi, senza alcuna relazione con altri lavori in corso in un'organizzazione. D'altro canto, alcuni progetti fanno parte di sforzi più ampi, come fasi, processi, programmi e portafogli.

Fasi

I progetti possono essere pianificati in fasi, in modo che diversi progetti relativi allo stesso obiettivo possano essere gestiti insieme. Ad esempio, un'organizzazione caritatevole ha una funzione di raccolta fondi ogni anno. Per gestire tutti i progetti associati alla funzione, raggruppare i progetti in tre fasi: pianificazione, giorno dell'evento e completamento. Ogni fase contiene più progetti.

Fase

Progetti

Risultato fase

Pianificazione

  • Prenotare le strutture

  • Individuare i relatori e prendere gli accordi necessari

  • Invitare i partecipanti

Documento di pianificazione evento completato

Giornata dell'evento

  • Predisporre le strutture

  • Assistere i relatori

  • Fornire servizi ai partecipanti

Svolgimento dell'evento come pianificato

Azioni a seguire

  • Effettuare un sondaggio tra i partecipanti

  • Compilare note conclusive

Documento conclusivo completato

Processi

Le attività di due diversi progetti possono essere correlate e costituire un processo. Si supponga di avere due progetti: uno contenente le attività necessarie per produrre un sistema di ticket per un servizio clienti, l'altro contenente le attività necessarie per l'assunzione e la formazione del personale addetto all'assistenza per il servizio clienti.

Progetto 1

Proje CT 2

Attività:

  • Sviluppare il sistema di ticket

  • Collaudare il sistema di ticket

  • Rilasciare il sistema di ticket

Attività:

  • Intervistare il personale addetto all'assistenza

  • Assumere il personale addetto all'assistenza

  • Formare il personale addetto all'assistenza

Risultato:
Sistema di ticket per il servizio clienti

Risultato:
Personale addetto all'assistenza per il servizio clienti

L'insieme delle attività dei due progetti costituisce un processo per realizzare un servizio clienti. Il risultato del processo è rappresentato da un servizio clienti pienamente operativo.

Processo

Attività progetto 1:

  • Sviluppare il sistema di ticket

  • Collaudare il sistema di ticket

  • Rilasciare il sistema di ticket

Attività progetto 2:

  • Intervistare il personale addetto all'assistenza

  • Assumere il personale addetto all'assistenza

  • Formare il personale addetto all'assistenza

Risultato del processo:
Servizio clienti pienamente operativo

Programmi

Un programma è un gruppo di progetti gestiti insieme per trarre vantaggio dalle loro correlazioni. Ad esempio, un'impresa edilizia che opera su un nuovo lotto gestisce ogni unità abitativa del lotto come progetto separato. Raggruppando i progetti in un programma per l'intero lotto, l'impresa può facilmente controllare lo stato di avanzamento dei lavori nel loro complesso e pianificare l'utilizzo di risorse di terze parti, come autobetoniere per calcestruzzo o architetti di giardini.

Programma

Progetti

Centro residenziale Contoso

  • Via Contoso 530

  • Via Contoso 531

  • Via Contoso 532

  • Via Contoso 533

Portfolio

Alcuni project manager possono utilizzare i portfolio per abbinare progetti e programmi ai corrispondenti obiettivi aziendali strategici. Ad esempio, una società di sviluppo software ha identificato tre obiettivi aziendali strategici: "Innovazione nel settore", "Sviluppo di software sicuro" e "Supporto clienti di prim'ordine". La società definisce un portfolio per ognuno di questi obiettivi (Innovazione, Sicurezza e Supporto) e allinea i progetti e i programmi in corso all'interno di questi portfolio.

Portfolio

Progetti e programmi

Innovazione

  • Progetto: Analisi della concorrenza

  • Programma: Formazione del settore
    (Comprende tre progetti: "Individuare risorse esterne", "Formare i manager dei prodotti" e "Partecipare a conferenze")

Sicurezza

  • Progetto: Test della sicurezza

  • Programma: Implementare un sistema di registrazione basato su server
    (Comprende due progetti: "Realizzare una server farm" e "Sviluppare il codice per la registrazione")

Supporto

  • Progetto: Distribuire un sistema di ticket per il servizio clienti

  • Progetto: Assumere e formare il personale addetto al servizio clienti

  • Programma: Risorse online per i clienti
    (Comprende due progetti: "Creare un'interfaccia clienti per il sistema di ticket" e "Sviluppare e rilasciare risorse di e-learning")

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L'esito: i risultati finali del progetto

I progetti, le fasi e i processi producono tutti un risultato finale. Il risultato finale può essere un oggetto tangibile, come un documento o un prodotto finito. I risultati finali possono essere prodotti o beni materiali, ma anche servizi o altri tipi di risultati. Nella tabella seguente sono riportati alcuni esempi di questi tipi di risultati finali.

Tipo di risultato finale

Descrizione

Esempi

Prodotto

Oggetto tangibile derivante da un progetto, una fase o un processo. I prodotti possono essere risultati finali autonomi o far parte di un risultato finale più ampio.

Documento, programma software, edificio

Risultato

L'esito di un progetto, una fase o un processo.

Revisione della procedura di valutazione dei bug, nuova struttura organizzativa, linee guida per l'edilizia ecologica

Servizio

Esito di un progetto, fase o processo che consente a un'organizzazione di svolgere una funzione aziendale.

Servizio clienti pienamente operativo, tavolo con personale in una conferenza, servizio di prenotazione via radio

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Come si inserisce Project 2007 nel sistema di gestione dei progetti?

Una volta ancora più avanti, un sistema di gestione dei progetti si riferisce al set integrato di processi, tecniche, metodologie e strumenti usati per la pianificazione e il monitoraggio del progetto. Microsoft Office Project 2007 è uno strumento all'interno del sistema di gestione dei progetti più grande. I progetti, detti anche piani di progetto, vengono salvati come file separati all'interno di Project 2007 e possono essere raggruppati in più sforzi, ad esempio fasi, processi, programmi e portafogli.

Suggerimento: Per altre informazioni sul raggruppamento di progetti in sforzi più ampi, vedere piani in piani: progetti master e sottoprogetti.

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