Informazioni sui flussi di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti

Informazioni sui flussi di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti

Nota: Riteniamo importante fornire il contenuto della Guida più recente non appena possibile, nella lingua dell'utente. Questa pagina è stata tradotta automaticamente e potrebbe contenere errori di grammatica o imprecisioni. L'intento è quello di rendere fruibile il contenuto. Nella parte inferiore della pagina è possibile indicare se le informazioni sono risultate utili. Questo è l'articolo in lingua inglese per riferimento.

I flussi di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint sono caratteristiche che è possibile usare per automatizzare i processi aziendali, rendendoli più coerenti e più efficienti. È possibile usare un flusso di lavoro raccolta commenti e suggerimenti di SharePoint per indirizzare i documenti e altri elementi archiviati nei prodotti SharePoint a una o più persone per il loro feedback. E con un flusso di lavoro di SharePoint che gestisce il processo per te, hai più tempo per tutte le altre cose che devi fare.

Per altre informazioni, vedere Panoramica dei flussi di lavoro inclusi in SharePoint.

Importante:  Per impostazione predefinita, il flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti non viene attivato e non è elencato nella casella di riepilogo Seleziona un modello di flusso di lavoro del modulo di associazione. Per renderla disponibile, un amministratore del sito deve attivarli a livello di raccolta siti.

Nota: Questo contenuto si applica alla piattaforma del flusso di lavoro SharePoint 2010. La piattaforma del flusso di lavoro SharePoint 2010 è disponibile in SharePoint Online, SharePoint 2010, SharePoint 2013 e SharePoint Server 2016.

Se tutto quello che devi fare è completare un'attività del flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti    Scorri fino al segmento completo ed espandilo. Per il momento potrebbe non essere necessario uno degli altri segmenti.

Confronto tra processo manuale e flusso di lavoro automatizzato

I flussi di lavoro di SharePoint sono:

  • Efficienti e coerenti    Un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti indirizza automaticamente il documento o l'elemento, assegna le attività di revisione e ne traccia lo stato di avanzamento e Invia promemoria e notifiche quando necessario. L'attività in un flusso di lavoro può essere monitorata e regolata da una pagina di stato centrale e la cronologia degli eventi in un'esecuzione del flusso di lavoro viene mantenuta per 60 giorni dopo il completamento.

  • Meno lavoro per te    Un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti consente di risparmiare tempo e tempo ai colleghi, ottimizzando al tempo stesso e standardizzando il processo di feedback.

Ecco un diagramma di una versione molto semplice del flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti.

Diagramma di un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti semplice

Suggerimenti per l'uso di questo articolo

Le informazioni contenute in questo articolo sono presentate in dieci segmenti espandibili.

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Se tutto quello che devi fare è completare un'attività del flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti    Scorri fino al segmento completo ed espandilo. Per il momento potrebbe non essere necessario uno degli altri segmenti.

Se si vogliono aggiungere, avviare, monitorare e gestire i flussi di lavoro    Se non si ha familiarità con queste attività, potrebbe essere utile usare questo articolo, segmento per segmento, la prima volta che si progetta e si aggiunge un flusso di lavoro. Una volta che hai familiarità con le informazioni e il layout dell'articolo, potrai accedere direttamente al segmento che ti serve per le visite di ritorno.

Nota sulla grafica    Le immagini dello schermo e i diagrammi concettuali in questa serie di articoli del flusso di lavoro si basano generalmente sul tipo di flusso di lavoro approvazione. Laddove necessario per chiarezza concettuale o informativa, le immagini e i diagrammi di questo articolo sono stati personalizzati per i flussi di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti.

Una parola sulla stampa di questo articolo    Questo è un articolo lungo. Per stampare solo i segmenti selezionati, verificare che solo questi segmenti vengano espansi quando si stampa. Inoltre, se si vuole includere la grafica completa nella copia stampata, stampare con orientamento orizzontale e non con l'orientamento verticale.

E una parola sulla ricerca    Prima di cercare un testo o un termine in questo articolo, verificare che tutti i segmenti in cui si vuole eseguire la ricerca vengano espansi.

Per saperne di più

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Ulteriori informazioni sui flussi di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti

Ulteriori informazioni sui flussi di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti

Un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti è una caratteristica di SharePoint che indirizza un documento o un altro elemento archiviato in un elenco o una raccolta di SharePoint a una o più persone per il feedback. Il flusso di lavoro automatizza, ottimizza e standardizza l'intero processo.

Flusso di lavoro che distribuisce un elemento ai partecipanti

Il flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti di base incluso nei prodotti SharePoint funziona come modello. Con questo modello è possibile aggiungere più flussi di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti ai siti. Ogni flusso di lavoro aggiunto è una versione univoca del flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti di base, ognuno con il proprio modo di lavorare specializzato, in base alle impostazioni specificate al momento dell'aggiunta.

Sezioni di questo segmento

  1. Che cosa può fare un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti?

  2. Cosa non può fare un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti?

  3. Chi può usare questo tipo di flusso di lavoro?

  4. Come è possibile pianificare, aggiungere, eseguire e gestire questo tipo di flusso di lavoro?

1. cosa può fare un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti?

  • Quando si aggiunge per la prima volta un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti a un elenco, una raccolta o una raccolta siti, è possibile specificare il numero di partecipanti da includere e indicare se le attività vengono assegnate una dopo l'altra (in serie) o contemporaneamente (in parallelo). È anche possibile decidere se suddividere le attività dei partecipanti in due o più fasi separate, nonché specificare una data di scadenza finale e/o il tempo consentito per ogni attività da completare. Ogni volta che si avvia il flusso di lavoro manualmente su un elemento, è possibile modificare una di queste impostazioni.

  • Il flusso di lavoro assegna un'attività a ogni partecipante specificato. Ogni partecipante sceglie tra diverse risposte possibili: per inviare commenti e suggerimenti sull'elemento, per richiedere una modifica all'elemento, per riassegnare l'attività o per eliminare l'attività.

  • Durante l'esecuzione del flusso di lavoro, è possibile monitorare lo stato di avanzamento e apportare modifiche, se necessario, da una singola pagina di stato del flusso di lavoro centralizzata.

  • Per 60 giorni dopo il completamento del flusso di lavoro, l'elenco di tutti gli eventi del flusso di lavoro che si sono verificati nel corso di questa esecuzione (o istanza) del flusso di lavoro è ancora disponibile nella pagina Stato flusso di lavoro, per riferimento informale.

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2. cosa non può fare un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti?

Il flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti non è progettato per raccogliere approvazioni e respingimenti per un elemento o per controllare la pubblicazione di pagine Web per un sito Web. Se si vuole aggiungere un flusso di lavoro in cui i partecipanti approvano o rifiutano l'elemento che esaminano, vedere l'articolo informazioni sui flussi di lavoro approvazionenella sezione vedere anche .

Inoltre, i flussi di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti non sono progettati per raccogliere firme. Se si vuole usare un flusso di lavoro per raccogliere firme in un documento di Microsoft Word, una cartella di lavoro di Microsoft Excel o un modulo di Microsoft InfoPath, vedere l'articolo informazioni sui flussi di lavoro raccolta firmenella sezione vedere anche .

Per informazioni su come usare Microsoft SharePoint Designer 2013 per personalizzare ulteriormente qualsiasi flusso di lavoro incluso nei prodotti SharePoint, vedere il sistema della Guida di MSDN (Microsoft Software Developer Network).

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3. chi può usare questo tipo di flusso di lavoro?

Per aggiungere un    flusso di lavoro per impostazione predefinita, è necessario disporre dell'autorizzazione Gestisci elenchi per aggiungere un flusso di lavoro. (Per impostazione predefinita, il gruppo proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi; il gruppo membri e il gruppo visitatori non lo fanno.)

Per avviare un    flusso di lavoro anche per impostazione predefinita, è necessario disporre dell'autorizzazione Modifica elementi per avviare un flusso di lavoro già aggiunto. Il gruppo membri e il gruppo proprietari hanno entrambi l'autorizzazione Modifica elementi per impostazione predefinita; il gruppo visitatori non lo fa.

In alternativa, i proprietari possono scegliere di configurare flussi di lavoro specifici in modo che possano essere avviati solo dai membri del gruppo proprietari. Per eseguire questa operazione, selezionare la casella di controllo Richiedi autorizzazioni di gestione elenchi per avviare il flusso di lavoro nella prima pagina del modulo di associazione.

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4. come è possibile pianificare, aggiungere, eseguire e gestire questo tipo di flusso di lavoro?

Questi sono i passaggi di base:

  • Prima dell'avvio del flusso di lavoro (pianificare, aggiungere, avviare)   
    prima di aggiungere un flusso di lavoro, è possibile pianificare il punto in cui si vuole aggiungerlo (per un singolo elenco o raccolta o per l'intera raccolta siti) e i dettagli del funzionamento. Dopo aver aggiunto e configurato il flusso di lavoro, chiunque disponga delle autorizzazioni necessarie può avviare il flusso di lavoro su un elemento specifico. Il flusso di lavoro può essere impostato anche per l'esecuzione automatica. Le sequenze automatiche possono essere attivate in base a uno o entrambi gli eventi di trigger: quando un elemento viene aggiunto o creato in un elenco o in una raccolta o quando un elemento di un elenco o di una raccolta viene modificato.

  • Durante l'esecuzione del flusso di lavoro (completamento, monitoraggio, modifica)   
    durante l'esecuzione del flusso di lavoro, i singoli partecipanti completano le attività assegnate. I promemoria automatici vengono inviati ai partecipanti che non soddisfano le scadenze per le attività. Nel frattempo, l'avanzamento del flusso di lavoro può essere monitorato da una pagina di stato del flusso di lavoro centralizzata per quella specifica istanza del flusso di lavoro. Le modifiche al flusso di lavoro durante l'avvio possono essere eseguite dalla stessa pagina; e, se necessario, il flusso di lavoro può essere annullato o terminato da lì.

  • Dopo l'esecuzione del flusso di lavoro (revisione, segnalazione, modifica)   
    al termine del flusso di lavoro, l'intera cronologia di tale esecuzione (o istanza) può essere rivista per un massimo di 60 giorni nella pagina Stato flusso di lavoro. Nella stessa pagina è possibile creare report statistici sulle prestazioni di questa versione del flusso di lavoro. Infine, se si vuole modificare il funzionamento del flusso di lavoro, è possibile aprire e modificare il modulo di associazione completato al primo aggiunta del flusso di lavoro.

Il diagramma di flusso seguente illustra queste fasi dal punto di vista della persona che sta aggiungendo un nuovo flusso di lavoro.

Processo del flusso di lavoro

Altre informazioni

Prima di pianificare un nuovo flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti, esaminare prima il segmento Allow di questo articolo e quindi passare al segmento Plan .

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CONSENTIRE il feedback solo nel modulo attività o anche nell'elemento

Consentire il feedback solo nel modulo attività o anche nell'elemento

Le due domande seguenti possono essere utili per raggiungere una decisione fondamentale sul flusso di lavoro:

  • I partecipanti possono inviare commenti e suggerimenti solo nel campo Commenti del modulo dell'attività oppure possono inserire anche revisioni e commenti nell'elemento stesso?

  • Se i partecipanti possono inserire le revisioni e i commenti nell'elemento stesso, eseguire questa operazione in un ambiente collaborativo , in cui diversi partecipanti possono modificare il documento contemporaneamente oppure ogni partecipante estrae il documento e avere diritti di modifica esclusivi per tutta la durata della loro recensione?

Ecco un diagramma che potrebbe essere utile per chiarire le alternative.

Modi diversi di consentire e fornire commenti e suggerimenti

Quando si continua a leggere, tenere presente quanto segue:

  • Non è possibile avviare un flusso di lavoro in un elemento attualmente estratto.

  • Il tipo di flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti include un'opzione per annullare immediatamente il flusso di lavoro, se viene apportata una modifica all'elemento da rivedere.

  • È possibile inserire solo revisioni e commenti in un elemento aperto nella versione installata del programma in cui è stata creata e non quando è aperta in una versione dell'applicazione Web di tale programma.

Sezioni di questo segmento

  1. Consenti commenti e suggerimenti solo nel modulo attività

  2. Consentire il feedback sia nel modulo attività che nell'elemento (versione collaborativa)

  3. Consentire il feedback sia nel modulo attività che nell'elemento (versione con accesso esclusivo)

1. consentire il feedback solo nel modulo dell'attività

Questo accordo ha il vantaggio di essere quello più semplice meccanicamente. I partecipanti hanno solo due modi per suggerire le modifiche, che coinvolgono entrambi il modulo dell'attività:

  • Invia commenti.

  • Richiedere che venga apportata una modifica all'elemento mentre il flusso di lavoro è ancora in esecuzione.

Lo svantaggio principale, ovviamente, è che i partecipanti non possono indicare modifiche specifiche direttamente nell'elemento. Maggiore è il numero di modifiche suggerite, più i partecipanti probabilmente vorranno essere in grado di lavorare direttamente nell'elemento.

Nota sulla protezione degli elementi dalle modifiche    Il modo più semplice per assicurarsi che i partecipanti non apportino modifiche all'elemento stesso sia quello di controllare l'elemento per tutta la durata dell'esecuzione. Ma, come abbiamo già detto, i flussi di lavoro non possono iniziare da un elemento attualmente estratto.

Esistono due modi per risolvere il problema:

  • È possibile attendere l'avvio del flusso di lavoro e quindi selezionare l'elemento per la durata dell'esecuzione. Se il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, verificare che sia elencato nel campo CC nella seconda pagina del modulo di associazione. Quando si riceve una notifica per cui il flusso di lavoro è stato avviato su un elemento, verificare che l'elemento venga eliminato. Una limitazione di questo metodo è che nessun altro flusso di lavoro sarà in grado di iniziare lo stesso elemento mentre è estratto.

  • In alternativa, è possibile lasciare l'elemento archiviato, ma verificare che i partecipanti sappiano che è importante che non verifichino l'elemento e non apportino modifiche. È una buona idea, ovviamente, includere questa istruzione tra le note incluse nelle notifiche delle attività. Se i partecipanti sono nuovi per la raccolta dei flussi di lavoro di feedback, potrebbe essere consigliabile rendere il punto ancora più chiaro, inviando un messaggio di posta elettronica separato prima dell'avvio del flusso di lavoro, o parlando con i partecipanti di persona.

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2. consentire il feedback sia nel modulo dell'attività che nell'elemento (versione collaborativa)

Questa disposizione consente di mantenere l'elemento disponibile per tutti i partecipanti in qualsiasi momento. Nessuno deve attendere che qualcun altro finisca il suo commento prima di iniziare. Questa flessibilità è resa possibile dalle funzionalità di collaborazione nei prodotti SharePoint.

Assicurati semplicemente che i partecipanti sappiano che devono eseguire le operazioni seguenti:

  • Lasciare l'elemento archiviato mentre apporta le modifiche desiderate.

  • Aprire l'elemento nella versione installata del programma in cui è stato creato e non in una versione dell'applicazione Web di tale programma.

  • Attivare il rilevamento delle modifiche prima di apportare modifiche o inserire commenti.

  • Salvare le modifiche apportate al server.

Tenere presente che il tipo di flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti include un'opzione per annullare immediatamente il flusso di lavoro, se viene apportata una modifica all'elemento da rivedere. Se l'opzione è selezionata, la prima volta che un partecipante Salva le modifiche apportate all'elemento, anche le revisioni e/o i commenti, il flusso di lavoro verrà annullato immediatamente.

Inoltre, se intendi consentire le modifiche nell'elemento stesso, accertati che nelle impostazioni di controllo delle versioni per l'elenco o la raccolta, Richiedi che i documenti vengano estratti prima che possano essere modificati sia impostato su No.

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3. consentire il feedback sia nel modulo dell'attività che nell'elemento (versione con accesso esclusivo)

In questa disposizione, a un solo partecipante è consentito controllare l'elemento e apportare le modifiche in qualsiasi momento:

  • Se le attività del flusso di lavoro vengono assegnate una alla volta (in serie), probabilmente non si tratta di un problema.

  • Se le attività vengono assegnate contemporaneamente (in parallelo), i partecipanti a volte possono attendere l'accesso all'elemento mentre un altro partecipante ne completa il funzionamento.

Poiché il flusso di lavoro non può iniziare da un elemento quando l'elemento è estratto, è necessario assicurarsi che gli elementi siano archiviati prima di eseguire il flusso di lavoro.

Far sapere ai partecipanti che devono eseguire le operazioni seguenti:

  • Controllare l'elemento prima di aprirlo.

  • Aprire l'elemento nella versione installata del programma in cui è stato creato e non in una versione dell'applicazione Web di tale programma.

  • Attivare il rilevamento delle modifiche prima di apportare modifiche o inserire commenti.

  • Salvare le modifiche apportate al server e controllare di nuovo l'elemento non appena avrà terminato di utilizzarlo.

Ricorda che il tipo di flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti include un'opzione per annullare immediatamente il flusso di lavoro, se viene apportata una modifica all'elemento da rivedere. Se l'opzione è selezionata, la prima volta che un partecipante Salva le modifiche apportate all'elemento, anche le revisioni e/o i commenti, il flusso di lavoro verrà annullato immediatamente.

Altre informazioni

Se si è pronti per pianificare un nuovo flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti, passare al segmento pianificare di questo articolo.

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PIANIFICARE un nuovo flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti

Pianificare un nuovo flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti

In questo segmento identifichiamo le decisioni che devi apportare e le informazioni che devi assemblare prima di aggiungere una versione del flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti.

Se si ha già familiarità con l'aggiunta di questo tipo di flusso di lavoro e serve solo un promemoria per i passaggi specifici, è possibile passare direttamente al segmento di aggiungere appropriato (elenco/ raccolta o raccolta siti) di questo articolo.

Sezioni di questo segmento

  1. Modelli e versioni

  2. Introduzione al modulo di associazione

  3. Dodici domande a cui rispondere

1. modelli e versioni

I flussi di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint sono basati sui modelli Master in cui si basano i singoli flussi di lavoro specifici che si aggiungono a elenchi, raccolte e raccolte siti.

Ogni volta che si aggiunge un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti, ad esempio, si sta effettivamente aggiungendo una versione del modello di flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti generale. È possibile assegnare a ogni versione il proprio nome e le proprie impostazioni, specificate nel modulo di associazione quando si aggiunge la versione specifica. In questo modo, è possibile aggiungere più flussi di lavoro, tutte le versioni in base al modello di master del flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti, ma ogni versione denominata e personalizzata per il modo specifico in cui verrà usata.

In questa figura sono stati aggiunti tre flussi di lavoro basati sul modello di flusso di lavoro approvazione, uno per tutti i tipi di contenuto in una singola raccolta, uno per un singolo tipo di contenuto in una singola raccolta e uno per un singolo tipo di contenuto in un intero sito raccolta.

Tre flussi di lavoro basati sul modello di flusso di lavoro Approvazione

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2. Introduzione al modulo di associazione

Ogni volta che si aggiunge una nuova versione del flusso di lavoro basata su uno dei modelli di flusso di lavoro inclusi, compilare un modulo di associazione per specificare il modo in cui si vuole che la nuova versione funzioni.

Nella sezione seguente troverai un elenco di domande che ti prepareranno a completare il modulo di associazione. Prima di tutto, però, è possibile esaminare il modulo e i relativi campi con un paio di minuti.

Prima pagina del modulo di associazione

Prima pagina del modulo di avvio

Seconda pagina del modulo di associazione

Seconda pagina del modulo di associazione con campi del modulo di avvio identificati

Nota:  I campi della casella rossa in questa seconda pagina compaiono anche nel modulo di avvio, che viene presentato ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato manualmente e può essere modificato per quella singola esecuzione.

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3. dodici domande a cui rispondere

Non appena si hanno le risposte a tutte le domande di questa sezione, si è pronti ad aggiungere il flusso di lavoro.

  1. Si tratta del tipo di flusso di lavoro giusto?

  2. Un elenco o una raccolta o l'intera raccolta siti? e Un tipo di contenuto o tutti i tipi di contenuto?

  3. Che cos'è un buon nome?

  4. Elenchi di attività e cronologia: nuovi o esistenti?

  5. In che modo (e da chi) può essere avviato il flusso di lavoro?

  6. I tipi di contenuto che ereditano da questa persona ottengono anche questo flusso di lavoro?

  7. Partecipanti: quali persone, in che ordine?

  8. Di quali altre informazioni hanno bisogno i partecipanti?

  9. Feedback solo nel modulo attività o anche nell'elemento?

  10. Quando le attività sono dovute?

  11. Quando termina questo flusso di lavoro?

  12. Chi deve ricevere una notifica?

01. è il tipo di flusso di lavoro giusto?

Questo articolo riguarda il modello di flusso di lavoro visualizzato nel menu come raccolta commenti e suggerimenti-SharePoint 2010. Se non si è certi che questo tipo di flusso di lavoro sia la scelta migliore per l'utente, fare riferimento al segmento Learn di questo articolo. Per altre informazioni sugli altri modelli di flusso di lavoro disponibili, vedere l'articolo informazioni sui flussi di lavoro inclusi in SharePoint, nella sezione vedere anche .

Inizio segmento

02. un elenco o una raccolta o l'intera raccolta siti? e Un tipo di contenuto o tutti i tipi di contenuto?

È possibile rendere disponibile la nuova versione del flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti solo in un singolo elenco o raccolta oppure renderla disponibile nell'intera raccolta siti.

  • Se si aggiunge il flusso di lavoro per un singolo elenco o raccolta, è possibile impostarlo per l'esecuzione su tutti i tipi di contenuto o su un solo tipo di contenuto.

  • Se si aggiunge il flusso di lavoro per l'intera raccolta siti, è necessario impostarlo per l'esecuzione su un solo tipo di contenuto del sito.

Mappa di raccolta siti con spiegazione di tre modalità di aggiunta

Che cos'è un tipo di contenuto?

Ogni documento o altro elemento archiviato in un elenco o in una raccolta di SharePoint appartiene a uno o un altro tipo di contenuto. Un tipo di contenuto può essere di tipo base e generico come un foglio di calcolodi documento o di Excel o come specificaper il contratto legale o per il prodotto. Alcuni tipi di contenuto sono disponibili nei prodotti SharePoint per impostazione predefinita, ma è possibile personalizzarli e aggiungere altri utenti creati dall'utente.

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03. che cos'è un buon nome?

Assegnare un nome alla versione del flusso di lavoro:

  • Indica chiaramente a cosa serve.

  • La distingue chiaramente da altri flussi di lavoro.

Esempio

Immaginate di essere membri di un gruppo di editori. Il gruppo vuole usare due diversi flussi di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti:

  • Verrà eseguito il primo flusso di lavoro in ogni documento inviato da un membro del gruppo. Questo flusso di lavoro raccoglie il feedback solo dalresponsabile del tuo gruppo.

  • Verrà eseguito il secondo flusso di lavoro in ogni documento inviato da utenti esterni al proprio gruppo. Questo flusso di lavoro raccoglie feedback datutti i membri del gruppo.

È possibile assegnare un nome al primo flusso di lavoro all'interno del feedback di invio e al secondo feedback esterno.

Suggerimento:  Come al solito, è consigliabile stabilire convenzioni di denominazione coerenti e assicurarsi che tutte le persone coinvolte nel flusso di lavoro conoscano le convenzioni.

Inizio segmento

04. elenchi di attività ed elenchi di cronologia: esistenti o nuovi?

È possibile usare il flusso di lavoro per l'elenco attività e la cronologia predefiniti del sito, usare altri elenchi esistenti o richiedere nuovi elenchi solo per questo flusso di lavoro.

  • Se il sito avrà numerosi flussi di lavoro o se alcuni flussi di lavoro coinvolgeranno numerose attività, è possibile richiedere nuovi elenchi per ogni flusso di lavoro. La gestione di elenchi lunghi è una delle operazioni che possono rallentare le prestazioni. È più facile e veloce che il sistema mantenga diverse liste più brevi di una lunghissima.

  • Se le attività e la cronologia per il flusso di lavoro conterranno dati riservati o riservati che si vuole mantenere separati dagli elenchi generali, è necessario indicare definitivamente che si desiderano nuovi elenchi separati per il flusso di lavoro. Dopo aver aggiunto il flusso di lavoro, verificare che siano impostate le autorizzazioni appropriate per i nuovi elenchi.

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05. come (e da chi) può essere avviato questo flusso di lavoro?

Un flusso di lavoro può essere impostato per essere avviato solo manualmente, solo automaticamente o in entrambi i modi:

  • Quando si avvia manualmente un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti su un documento o un elemento specifico, viene presentato un altro modulo, il modulo di avvio. Il modulo di avvio contiene la maggior parte delle impostazioni della seconda pagina del modulo di associazione . In questo modo, se la persona che avvia il flusso di lavoro vuole modificare una di queste impostazioni (solo per l'istanza corrente), può farlo prima di fare clic su Avvia.

  • Con un avvio automatico, naturalmente, non c'è possibilità di presentare un modulo di avvio, pertanto vengono usate le impostazioni predefinite specificate nel modulo di associazione senza alcuna modifica.

La figura seguente mostra la differenza tra l'avvio manuale e l'avvio automatico.

Confronto dei moduli per l'avvio manuale e automatico

Tutte le modifiche apportate nel modulo di avvio vengono applicate solo durante l'istanza corrente del flusso di lavoro. Per modificare le impostazioni predefinitee permanenti del flusso di lavoro, modificare il modulo di associazione originale, come illustrato nel segmento Change di questo articolo.

Avvio manuale

Se si consentono gli avvii manuali, chiunque disponga delle autorizzazioni necessarie può avviare il flusso di lavoro su qualsiasi elemento idoneo in qualsiasi momento.

I vantaggi di un avvio manuale sono che l'utente e i colleghi possono eseguire il flusso di lavoro solo quando e se lo si sceglie e che ogni volta che viene eseguito, si avrà la possibilità di modificare alcune impostazioni usando il modulo di avvio.

Un esempio rapido    Se si vuole eseguire il flusso di lavoro solo su elementi creati da un writer esterno al team, l'avvio manuale non verrà eseguito automaticamente su elementi creati dall'utente e dai colleghi. Una soluzione alternativa: gestire un elenco o una raccolta per gli elementi degli autori nel team e un elenco o una raccolta distinta per gli elementi di tutti gli altri autori. In questo modo, puoi eseguire il flusso di lavoro automaticamente, ma solo nell'elenco autori esterni.

Lo svantaggio principale degli avvii manuali è che qualcuno deve ricordarsi di eseguire il flusso di lavoro ogni volta che è appropriato.

Avvio automatico

È possibile impostare l'avvio automatico del flusso di lavoro in base a uno o più degli eventi seguenti:

  • Viene creato o caricato un nuovo elemento nell'elenco o nella raccolta.

  • Viene modificato un elemento già archiviato nell'elenco o nella raccolta.

Il vantaggio di un avvio automatico è che nessuno deve ricordarsi di avviare il flusso di lavoro. Viene eseguito ogni volta che si verifica un evento triggering.

Un esempio rapido    Si supponga che il contabile dell'organizzazione debba esaminare ogni preventivo caricato o creato nella raccolta di budget. È possibile aggiungere un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti a tale raccolta e specificare il contabile come unico partecipante. È possibile impostare il flusso di lavoro in modo che venga avviato automaticamente ogni volta che viene aggiunto un nuovo elemento ("creato in") all'elenco. In questo modo, il tuo commercialista sarà sempre aggiornato.

Due svantaggi per gli avvii automatici:

  • Non è possibile interrompere l'esecuzione del flusso di lavoro ogni volta che si verifica un evento di trigger.

  • Non è possibile modificare le impostazioni all'inizio di una singola istanza.

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06. i tipi di contenuto che ereditano da questa persona ottengono anche questo flusso di lavoro?

Quando si aggiunge un flusso di lavoro a un tipo di contenuto per l'intera raccolta siti, è possibile aggiungere anche il flusso di lavoro a tutti gli altri tipi di contenuto della raccolta siti che ereditano dal tipo di contenuto in cui si sta aggiungendo il flusso di lavoro. Se si sta aggiungendo un flusso di lavoro per un singolo elenco o raccolta, questa opzione non verrà visualizzata nel modulo di associazione.

Note

  • L'operazione che compie tutte le aggiunte aggiuntive può impiegare molto tempo per il completamento.

  • Se l'ereditarietà è stata interrotta per i siti o i siti secondari in cui si vuole aggiungere questo flusso di lavoro all'ereditarietà dei tipi di contenuto, verificare di essere membri del gruppo proprietari in ognuno di questi siti o siti secondari prima di eseguire questa operazione.

Inizio segmento

07. partecipanti: quali persone, in quale ordine?

È necessario specificare il nome o l'indirizzo di posta elettronica di ogni persona a cui verranno assegnate le attività di revisione.

Una fase o più    fasi? È possibile scegliere di disporre di una sola fase di attività di revisione o di avere più fasi. Se hai più di una fase, le fasi verranno eseguite una dopo l'altra.

Revisioni in parallelo o    recensioni seriali? Per i partecipanti in una fase qualsiasi, è possibile scegliere di avere le attività di revisione assegnate tutte contemporaneamente (in parallelo) o di avere le attività di revisione assegnate una dopo l'altra (in serie) nell'ordine indicato. L'opzione seriale può essere utile se, ad esempio, si configura il flusso di lavoro in modo che finisca dopo il primo rifiuto oppure se si vuole consentire ai partecipanti di continuare a esaminare i commenti dei partecipanti precedenti come parte del contesto delle proprie recensioni.

Esempio

Questo semplice scenario illustra alcuni vantaggi delle revisioni in più fasi e seriale:

Immaginate che Frank stia aggiungendo un nuovo flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti. Vuole che i suoi colleghi Anna e Sean esaminino ogni singolo elemento, prima che venga Recensito. In questo modo, può vedere i commenti prima di iniziare la sua recensione. Frank può configurare questo argomento in due modi:

  • Usando una recensione seriale    , Frank configura una recensione seriale in cui Anna e Sean sono i primi due partecipanti ed è il terzo.
    In questo accordo, Anna deve inviare il suo feedback prima che l'attività di Sean venga assegnata; e quindi Sean deve inviare il suo feedback prima che l'attività di Frank venga assegnata.
    Ecco come Frank configura la sua recensione seriale a singolo stadio.
    Modulo con impostazione per l'esecuzione in sequenza evidenziata

  • Usando due    fasi, se Frank vuole che ad Anna e Sean vengano assegnati i loro commenti contemporaneamente, in modo che Sean non debba attendere che Anna finisca prima che possa iniziare, può impostare due fasi nel flusso di lavoro: la prima fase parallela per la revisione di Anna e Sean s e il secondo una fase separata per la propria recensione. Se la prima fase non è completata, la seconda fase non viene mai avviata.
    Ecco come Frank configura la sua recensione parallela in due fasi.
    Modulo con impostazione per il passaggio in parallelo evidenziata

Ecco i diagrammi di entrambe le soluzioni.

Flusso di lavoro in sequenza e flusso di lavoro in due passaggi affiancati

Partecipanti esterni    Esiste un processo speciale per includere i partecipanti che non sono membri dell'organizzazione di SharePoint. In questo processo un membro del sito funge da proxy per il partecipante esterno.

Ecco un diagramma del processo:

Diagramma di flusso del processo per l'inclusione di un partecipante esterno

Assegnare un'attività a un intero gruppo o a un singolo membro del gruppo?    Se si include un indirizzo di gruppo o una lista di distribuzione tra i partecipanti al flusso di lavoro, è possibile fare in modo che il flusso di lavoro assegni un'attività a ciascun membro del gruppooppure assegnare una sola attività all' intero gruppo , ma inviarne comunque una notifica di quella singola attività a ciascun membro). Quando un'unica attività viene assegnata all'intero gruppo, tutti i membri del gruppo possono richiedere e completare questa singola attività. Le istruzioni per richiedere un'attività di gruppo sono disponibili nel segmento completo di questo articolo.

Inizio segmento

08. quali altre informazioni sono necessarie per i partecipanti?

Nel modulo di associazione è presente un campo di testo in cui è possibile fornire istruzioni, dettagli su requisiti, risorse e così via.

Domande che potresti risolvere in questo campo di testo:

  • Se i partecipanti hanno difficoltà o domande, a chi devono rivolgersi?

  • I revisori possono inviare commenti e suggerimenti solo nel modulo dell'attivitàoppure possono inserire anche revisioni e commenti nell'elemento itself?

  • Se i revisori possono inserire revisioni e commenti nell'elemento stesso, devono estrarre l'elemento prima di apportarvi modifiche oppure lasciarlo archiviato in modo che più revisori possano lavorare contemporaneamente?

  • Se il flusso di lavoro assegna una sola attività a ogni gruppo o a una lista di distribuzione, menzione qui che un singolo membro di ognuno di questi gruppi deve richiedere l'attività prima di completarla. In questo modo, gli altri membri del gruppo non perderanno tempo iniziando la stessa attività. Le istruzioni per richiedere un'attività di gruppo sono disponibili nel segmento completo di questo articolo.

Inizio segmento

09. feedback nel modulo attività o anche nell'elemento?

Ci sono diverse considerazioni relative a questa importante domanda. Se non è già stato fatto, aprire e leggere il segmento Consenti di questo articolo per altre informazioni.

Inizio segmento

10. quando le attività sono dovute?

È possibile indicare se le attività del flusso di lavoro sono dovute in uno o due modi:

In base alla data del calendario    È possibile specificare una singola data del calendario in base a cui sono dovute tutte le attività.

  • Se il flusso di lavoro viene impostato per l'avvio automatico, in genere non si deve usare questa opzione. Questo è dovuto al fatto che il valore di data specificato non viene regolato automaticamente in relazione alla data corrente ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato automaticamente.

Per durata dell'attività    È possibile specificare un numero di giorni, settimane o mesi consentiti per il completamento di ogni attività, a partire da quando l'attività viene assegnata.

  • Una data di scadenza del calendario sostituisce una durata dell'attività specificata. Cioè: se oggi è il 10 giugno e oggi mi è stata assegnata un'attività che ha una durata di tre giorni, ma che ha anche una data di scadenza del calendario dell'11 giugno, l'attività sarà dovuta l'11 giugno (data di scadenza del calendario) e non il 13 giugno (ultimo giorno della durata di tre giorni).

Inizio segmento

11. Quando termina questo flusso di lavoro?

Per evitare inutili perdite di tempo per le revisioni non necessarie, è possibile scegliere se il flusso di lavoro viene annullato immediatamente se viene apportata una modifica all'elemento.

Se si seleziona questa opzione, i partecipanti possono fornire commenti e suggerimenti solo nei moduli delle attività. In altri modo, non è possibile inserire le revisioni e i commenti nell'elemento stesso, perché ciò cambierebbe l'elemento, che a sua volta annullerà il flusso di lavoro. Se selezioni questa opzione, assicurati di includere una nota nel campo della richiesta , indicando ai partecipanti di non apportare modifiche direttamente nell'elemento da rivedere.

Nota:  Un flusso di lavoro non può iniziare con un elemento attualmente estratto. Dopo l'avvio del flusso di lavoro, l'elemento per la revisione può essere estratto per proteggerlo dalle modifiche. Mentre l'elemento è estratto, tuttavia, non è possibile avviare altri flussi di lavoro.

Inizio segmento

12. chi deve ricevere una notifica?

Nel campo CC , nella seconda pagina del modulo di associazione, è possibile immettere i nomi o gli indirizzi per tutti gli utenti che devono ricevere una notifica ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato o terminato.

  • L'immissione di un nome qui non comporta l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro a quella persona.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che lo ha aggiunto originariamente riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

Altre informazioni

Se si è pronti ad aggiungere il nuovo flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti a un elenco, una raccolta o una raccolta siti, passare al segmento di aggiungere appropriato (elenco/ raccolta o raccolta siti) di questo articolo.

Inizio segmento | Inizio articolo

Icona concettuale per la sezione sull'aggiunta

AGGIUNGERE un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti (per un solo elenco o raccolta)

Aggiungere un flusso di lavoro
raccolta commenti e suggerimenti (per un solo elenco o raccolta)

Se non si ha familiarità con l'aggiunta di flussi di lavoro, potrebbe essere utile esaminare i segmenti di apprendimento, Consentie pianificazione precedenti in questo articolo prima di procedere con la procedura descritta in questo segmento.

Sezioni di questo segmento

  1. Prima di iniziare

  2. Aggiungere il flusso di lavoro

1. prima di iniziare

Prima di poter aggiungere un flusso di lavoro, è necessario disporre di due aspetti:

E-mail    Per consentire al flusso di lavoro di inviare notifiche tramite posta elettronica e promemoria, è necessario che la posta elettronica sia abilitata per il sito di SharePoint. Se non si è certi che questo sia già stato fatto, rivolgersi all'amministratore di SharePoint.

Autorizzazioni    Le impostazioni predefinite richiedono l'autorizzazione Gestisci elenchi per aggiungere flussi di lavoro per elenchi, raccolte o raccolte siti. (Per impostazione predefinita, il gruppo proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi; il gruppo membri e i gruppi di visitatori non lo fanno. Per altre informazioni sulle autorizzazioni, vedere il segmento Learn di questo articolo.

Inizio segmento

2. aggiungere il flusso di lavoro

Seguire questa procedura:

  1. Aprire l'elenco o la raccolta per cui si vuole aggiungere il flusso di lavoro.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta.

    Nota: Il nome della scheda può variare in base al tipo di elenco o raccolta. Ad esempio, in un elenco di calendari questa scheda è denominata Calendar.

  3. Nel gruppo Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

  4. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro specificare un singolo tipo di contenuto per il flusso di lavoro da eseguire o tutti (per tutti i tipi di contenuto) e quindi fare clic su Aggiungi flusso di lavoro.
    Pagina di aggiunta flusso di lavoro con opzioni di specifica di tutti i tipi di contenuto e Aggiungi flusso di lavoro evidenziate

  5. Completare la prima pagina del modulo di associazione.
    Le istruzioni seguono la figura.

Prima pagina del modulo di associazione con callout numerati

Callout numero uno

Tipo di contenuto

Callout numero due

Flusso di lavoro

Selezionare il modello raccolta commenti e suggerimenti-SharePoint 2010 .

Nota:  Se il modello raccolta commenti e suggerimenti-sharepoint 2010 non compare nell'elenco, rivolgersi all'amministratore di SharePoint per verificare che sia stato attivato per la raccolta siti o l'area di lavoro.

Callout numero tre

Name

Digitare un nome per il flusso di lavoro. Il nome identificherà questo flusso di lavoro per gli utenti di questo elenco o raccolta.

Per suggerimenti sulla denominazione del flusso di lavoro, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero quattro

Elenco attività

Selezionare un elenco di attività da usare con questo flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco attività esistente oppure fare clic su attività (nuovo) per creare un nuovo elenco.

Per informazioni sui motivi per cui creare un nuovo elenco attività anziché scegliere uno esistente, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero 5

Elenco cronologia

Selezionare un elenco di cronologia da usare con questo flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco di cronologia esistente oppure fare clic su nuovo elenco cronologia per creare un nuovo elenco.

Per informazioni sui motivi per cui creare un nuovo elenco di cronologia anziché scegliere uno esistente, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero sei

Opzioni di avvio

Specificare il modo in cui è possibile avviare il flusso di lavoro.

Per informazioni sulle varie opzioni, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

  1. Quando tutte le impostazioni in questo modulo sono nel modo desiderato, fare clic su Avanti.

  2. Completare la seconda pagina del modulo di associazione.
    Le istruzioni seguono la figura.

    Nota:  I prodotti SharePoint presentano le prime diverse opzioni in questa seconda pagina del modulo di associazione, ovvero i numeri da 1 a 7 nella figura seguente, da assegnare a aCC , ogni volta che si avvia il flusso di lavoro manualmente, quindi che è possibile apportare modifiche a tali opzioni per una sola istanza.

Seconda pagina del modulo di associazione con callout numerati

Callout numero uno

Assegna a

Callout numero due

Ordine

Specificare se le attività devono essere assegnate una alla volta (in sequenza) o contemporaneamente (in parallelo).

Per altre informazioni sull'uso di fasi seriali e parallele, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero tre

Aggiungere una nuova fase

Aggiungere tutte le fasi desiderate oltre a quelle appena configurate.

  • Per eliminare un'intera fase, fare clic nel campo assegna a per tale fase e quindi premere CTRL + CANC.

Per altre informazioni sull'uso di più fasi, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero quattro

Espandi gruppi

  • Per assegnare un'attività a ogni membro di ogni gruppo immesso nel campo assegna a , selezionare questa casella di controllo. Tutti i membri del gruppo riceveranno una notifica di attività e ogni membro avrà il proprio compito di completamento.

  • Per avere unasolaattività assegnata a ogni intero gruppo immesso nel campo assegna a , deselezionare questa casella di controllo. Tutti i membri del gruppo riceveranno una notifica di attività, ma qualsiasi membro può richiedere e completare la singola attività per conto dell'intero gruppo. Le istruzioni per richiedere un'attività di gruppo sono disponibili nel segmento completo di questo articolo.

Callout numero 5

Richiesta

Qualsiasi testo incluso in questa sezione verrà incluso in ogni notifica di attività inviata dal flusso di lavoro. Non dimenticare di includere eventuali altre istruzioni o risorse che potrebbero essere necessarie ai partecipanti, tra cui:

  • Persona di contatto per domande e problemi

  • Se il feedback può essere inviato solo nel modulo dell'attività o anche nell'elemento stesso. (E se nell'elemento, se i revisori possono estrarre il documento o deve lasciarlo archiviato).
    Per altre informazioni, Vedi il segmento Consenti di questo articolo.

  • Se applicabile, una nota sulla richiesta di singole attività assegnate a interi gruppi o liste di distribuzione.
    Le istruzioni per richiedere un'attività di gruppo sono disponibili nel segmento completo di questo articolo.

Callout numero sei

Scadenze e durata delle attività

Specificare una data di scadenza finale per l'intero flusso di lavoro e/o specificare il numero di giorni, settimane o mesi consentiti per il completamento di ogni attività dall'ora in cui è stata assegnata.

  • Se il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, in genere è consigliabile lasciare vuoto il campo scadenza per tutte le attività e usare solo i due campi durata per controllare la data di scadenza. Se e quando si avvia il flusso di lavoro manualmente, è sempre possibile specificare una data di scadenza precisa nel modulo di avvio.

Per altre informazioni su quando usare le date di scadenza e quando usare le durate delle attività, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero sette

CC

Immettere i nomi o gli indirizzi di posta elettronica di tutti gli utenti che devono ricevere una notifica ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato o terminato.

  • L'immissione di un nome non causa l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che lo ha aggiunto originariamente riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

Callout numero otto

Terminare il flusso di lavoro

Per fare in modo che il flusso di lavoro venga interrotto e annullato non appena viene apportata una modifica all'elemento da rivedere, selezionare questa opzione.

Tenere presente che se si seleziona questa opzione, i revisori non possono aggiungere le revisioni e i commenti nell'elemento senza terminare il flusso di lavoro.

  1. Dopo aver impostato tutte le impostazioni in questa pagina nel modo desiderato, fare clic su Salva per creare il flusso di lavoro.

Prodotti SharePoint crea la nuova versione del flusso di lavoro.

Altre informazioni

Se si è pronti, passare al segmento Start di questo articolo e iniziare la prima istanza per testare il nuovo flusso di lavoro.

Inizio segmento | Inizio articolo

Icona concettuale per la sezione sull'aggiunta

AGGIUNGERE un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti (per un'intera raccolta siti)

Aggiungere un flusso di lavoro
raccolta commenti e suggerimenti (per un'intera raccolta siti)

Se non si ha familiarità con l'aggiunta di flussi di lavoro, potrebbe essere utile esaminare i segmenti di apprendimento, Consentie pianificazione precedenti in questo articolo prima di procedere con la procedura descritta in questo segmento.

Sezioni di questo segmento

  1. Prima di iniziare

  2. Aggiungere il flusso di lavoro

1. prima di iniziare

Prima di poter aggiungere un flusso di lavoro, è necessario disporre di due aspetti:

Posta elettronica per consentire al flusso di lavoro di inviare notifiche tramite posta elettronica e promemoria, è necessario abilitare la posta elettronica per il sito. Se non si è certi che questo sia già stato fatto, rivolgersi all'amministratore di SharePoint.

Autorizzazioni    Le impostazioni predefinite di SharePoint richiedono l'autorizzazione Gestisci elenchi per aggiungere flussi di lavoro per elenchi, raccolte o raccolte siti. (Per impostazione predefinita, il gruppo proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi; il gruppo membri e i gruppi di visitatori non lo fanno. Per altre informazioni sulle autorizzazioni, vedere il segmento Learn di questo articolo.

Inizio segmento

2. aggiungere il flusso di lavoro

Seguire questa procedura:

  1. Passare alla Home page della raccolta siti (non alla Home page di un sito o di un sito secondario all'interno della raccolta).

  2. Fare clic sull'icona Impostazioni Pulsante Impostazioni del sito Web pubblico di SharePoint Online e quindi su Impostazioni sito.

  3. Nella pagina Impostazioni sito, in raccolte designer Web, fare clic su tipi di contenuto del sito.

  4. Nella pagina tipi di contenuto del sito fare clic sul nome del tipo di contenuto del sito per cui si vuole aggiungere un flusso di lavoro.

    Nota:  È necessario aggiungere un flusso di lavoro aggiunto all'intera raccolta siti per gli elementi di un solo tipo di contenuto.

    Tipi di contenuto per documenti con tipo evidenziato

    1. Nella pagina relativa al tipo di contenuto selezionato, in Impostazionifare clic su Impostazioni flusso di lavoro.
      Collegamento Impostazioni flusso di lavoro nella sezione Impostazioni

    2. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro fare clic sul collegamento Aggiungi flusso di lavoro .
      Collegamento Aggiungi flusso di lavoro

    3. Completare la prima pagina del modulo di associazione.
      Le istruzioni seguono la figura.

Prima pagina del modulo di associazione con callout numerati

Callout numero uno

Flusso di lavoro

Callout numero due

Name

Digitare un nome per il flusso di lavoro. Il nome identificherà questo flusso di lavoro per gli utenti della raccolta siti.

Per suggerimenti sulla denominazione del flusso di lavoro, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero tre

Elenco attività

Selezionare un elenco di attività da usare con questo flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco attività esistente oppure fare clic su attività (nuovo) per creare un nuovo elenco.

Per informazioni sui motivi per cui creare un nuovo elenco attività anziché scegliere uno esistente, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero quattro

Elenco cronologia

Selezionare un elenco di cronologia da usare con questo flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco di cronologia esistente oppure fare clic su nuovo elenco cronologia per creare un nuovo elenco.

Per informazioni sui motivi per cui creare un nuovo elenco di cronologia anziché scegliere uno esistente, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero 5

Opzioni di avvio

Specificare il modo in cui è possibile avviare il flusso di lavoro.

Per informazioni sulle varie opzioni, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero sei

Aggiornare i tipi di contenuto per elenchi e siti?

Specificare se il flusso di lavoro deve essere aggiunto a (associato) tutti gli altri tipi di contenuto del sito e dell'elenco che ereditano da questo tipo di contenuto.

  • L'operazione che compie tutte le aggiunte aggiuntive può impiegare molto tempo per il completamento.

  • Se l'ereditarietà è stata interrotta per i siti o i siti secondari in cui si vuole aggiungere questo flusso di lavoro all'ereditarietà dei tipi di contenuto, verificare di essere membri del gruppo proprietari in ognuno di questi siti o siti secondari prima di eseguire questa operazione.

  1. Quando tutte le impostazioni in questa pagina sono nel modo desiderato, fare clic su Avanti.

  2. Completare la seconda pagina del modulo di associazione.
    Le istruzioni seguono la figura.

    Nota:  I prodotti SharePoint presentano le prime diverse opzioni in questa seconda pagina del modulo di associazione, ovvero i numeri da 1 a 7 nella figura seguente, dai revisori a CC , ogni volta che si avvia il flusso di lavoro manualmente, quindi che è possibile apportare modifiche a tali opzioni per una sola istanza.

Seconda pagina del modulo di associazione con callout numerati

Callout numero uno

Assegna a

Callout numero due

Ordine

Specificare se le attività in questa fase devono essere assegnate una alla volta (in sequenza) o contemporaneamente (in parallelo).

Per altre informazioni sull'uso di fasi seriali e parallele, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero tre

Aggiungere una nuova fase

Aggiungere tutte le fasi desiderate oltre a quelle appena configurate.

  • Per eliminare un'intera fase, fare clic nel campo assegna a per tale fase e quindi premere CTRL + CANC.

Per altre informazioni sull'uso di più fasi, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero quattro

Espandi gruppi

  • Per assegnare un'attività a ogni membro di ogni gruppo immesso nel campo assegna a , selezionare questa casella di controllo. Tutti i membri del gruppo riceveranno una notifica di attività e ogni membro avrà il proprio compito di completamento.

  • Per avere una sola attività assegnata a ogniintero gruppo immesso nel campo assegna a , deselezionare questa casella di controllo. Tutti i membri del gruppo riceveranno una notifica di attività, ma qualsiasi membro può richiedere e completare la singola attività per conto dell'intero gruppo. Le istruzioni per richiedere un'attività di gruppo sono disponibili nel segmento completo di questo articolo.

Callout numero 5

Richiesta

Qualsiasi testo incluso in questa sezione verrà incluso in ogni notifica di attività inviata dal flusso di lavoro. Non dimenticare di includere eventuali altre istruzioni o risorse che potrebbero essere necessarie ai partecipanti, tra cui:

  • Persona di contatto per domande e problemi

  • Se il feedback può essere inviato solo nel modulo dell'attività o anche nell'elemento stesso. (E se nell'elemento, se i revisori possono estrarre il documento o deve lasciarlo archiviato).
    Per altre informazioni, Vedi il segmento Consenti di questo articolo.

  • Se applicabile, una nota sulla richiesta di singole attività assegnate a interi gruppi o liste di distribuzione.
    Le istruzioni per richiedere un'attività di gruppo sono disponibili nel segmento completo di questo articolo.

Callout numero sei

Scadenze e durata delle attività

Specificare una data di scadenza finale per l'intero flusso di lavoro e/o specificare il numero di giorni, settimane o mesi consentiti per il completamento di ogni attività dall'ora in cui è stata assegnata.

  • Se il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, in genere è consigliabile lasciare vuoto il campo scadenza per tutte le attività e usare solo i due campi durata per controllare la data di scadenza. Se e quando si avvia il flusso di lavoro manualmente, è sempre possibile specificare una data di scadenza precisa nel modulo di avvio.

Per altre informazioni su quando usare le date di scadenza e quando usare le durate delle attività, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero sette

CC

Immettere i nomi o gli indirizzi di posta elettronica di tutti gli utenti che devono ricevere una notifica ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato o terminato.

  • L'immissione di un nome non causa l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che lo ha aggiunto originariamente riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

Callout numero otto

Terminare il flusso di lavoro

Per fare in modo che il flusso di lavoro venga interrotto e annullato non appena viene apportata una modifica all'elemento da rivedere, selezionare questa opzione.

Tenere presente che se si seleziona questa opzione, i revisori non possono aggiungere le revisioni e i commenti nell'elemento senza terminare il flusso di lavoro.

  1. Dopo aver impostato tutte le impostazioni in questa pagina nel modo desiderato, fare clic su Salva per creare il flusso di lavoro.

Prodotti SharePoint crea la nuova versione del flusso di lavoro.

Altre informazioni

Se si è pronti, passare al segmento Start di questo articolo e iniziare la prima istanza per testare il nuovo flusso di lavoro.

Inizio segmento | Inizio articolo

Icona concettuale per la sezione sull'avvio

AVVIARE un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti

Avviare un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti

Un flusso di lavoro può essere impostato per essere avviato solo manualmente, solo automaticamente o in entrambi i modi:

  • Manualmente in qualsiasi momento da chiunque disponga delle autorizzazioni necessarie.

  • Automaticamente ogni volta che si verifica un evento di trigger specificato, ossia ogni volta che un elemento viene aggiunto all'elenco o alla raccolta e/o ogni volta che un elemento già presente nell'elenco viene modificato in qualche modo.
    L'evento o gli eventi di attivazione vengono specificati nella prima pagina del modulo di associazione, durante l'aggiunta e la configurazione originali del flusso di lavoro. Per altre informazioni, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Nota:  Non è possibile avviare un flusso di lavoro in un elemento attualmente estratto. È possibile estrarre un elemento dopo che è stato avviato un flusso di lavoro, ma in seguito non è possibile avviare altri flussi di lavoro su tale elemento fino a quando non viene nuovamente archiviato.

Sezioni di questo segmento

  1. Avviare il flusso di lavoro automaticamente

  2. Avviare il flusso di lavoro manualmente

  3. Avviare manualmente dall'elenco o dalla raccolta

  4. Avviare manualmente dall'interno di un'applicazione di Microsoft Office

1. avviare il flusso di lavoro automaticamente

Se il flusso di lavoro è configurato per l'avvio automatico, ogni volta che si verifica un evento di trigger, il flusso di lavoro viene eseguito sull'elemento che lo ha attivato.

Al momento dell'avvio, il flusso di lavoro assegna la prima attività o attività e invia una notifica di attività a ogni assegnatario. Nel frattempo, invia anche le notifiche di avvio (distinte dalle notifiche di attività) alla persona che ha originariamente aggiunto il flusso di lavoro e a chiunque sia elencato nel campo CC della seconda pagina del modulo di associazione.

Nota:  Quando viene innanzitutto aggiunto un nuovo flusso di lavoro che viene avviato automaticamente , il campo scadenza per tutte le attività (nella seconda pagina del modulo di associazione) deve in genere essere lasciato vuoto, perché qualsiasi valore di data esplicito specificato non verrà visualizzato regolarsi automaticamente in relazione alla data di inizio del flusso di lavoro ogni volta. Per altre informazioni, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Inizio segmento

2. avviare il flusso di lavoro manualmente

Nota sulle autorizzazioni    In genere, è necessario disporre dell'autorizzazione Modifica elementi per avviare un flusso di lavoro. Per impostazione predefinita, il gruppo membri e il gruppo proprietari hanno entrambi questa autorizzazione, ma il gruppo visitatori non lo fa. Tuttavia, un proprietario può anche scegliere, in base al flusso di lavoro, per richiedere l'autorizzazione Gestisci elenchi per gli utenti che avviano il flusso di lavoro. Scegliendo questa opzione, i proprietari possono essenzialmente specificare che solo loro e altri proprietari possono avviare un determinato flusso di lavoro. Per altri dettagli, Vedi il segmento Learn di questo articolo.

Due posizioni da cui iniziare

È possibile avviare un flusso di lavoro manualmente da una di queste due posizioni:

  • Dall'elenco o dalla raccolta in cui l'elemento è archiviato

  • All'interno dell'elemento stesso, aperto nell'applicazione di Microsoft Office in cui è stato creato. Tenere presente che deve essere il programma completo, installato e non una versione per l'applicazione Web.

Le due sezioni rimanenti in questo segmento forniscono istruzioni per entrambi i metodi.

Inizio segmento

3. avviare manualmente dall'elenco o dalla raccolta

  1. Passare all'elenco o alla raccolta in cui è archiviato l'elemento in cui si vuole eseguire il flusso di lavoro.

  2. Fare clic sull'icona davanti al nome dell'elemento per selezionarlo e quindi, nel gruppo flussi di lavoro della scheda file della barra multifunzione, fare clic su flussi di lavoro.

  3. Nella pagina flussi di lavoro: nome elemento , in avvio di un nuovo flusso di lavoro, fare clic sul flusso di lavoro che si vuole eseguire.
    Collegamento per l'avvio del flusso di lavoro

  4. Nel modulo di avvio apportare le eventuali modifiche da applicare a questa specifica istanza del flusso di lavoro.

    Nota:  Le modifiche apportate qui, nel modulo di avvio, vengono usate solo durante l'istanza corrente del flusso di lavoro. Se si vogliono apportare modifiche che verranno applicate ogni volta che il flusso di lavoro viene applicato oppure si vogliono modificare le impostazioni del flusso di lavoro che non vengono visualizzate in questo modulo, vedere il segmento di modifica di questo articolo.

Modulo di avvio con callout numerati

Callout numero uno

Assegna a

Callout numero due

Ordine

Accertati che le specifiche relative all'assegnazione delle attività in ogni segmento uno alla volta (in sequenza) o contemporaneamente (in parallelo) siano come vuoi.

Per altre informazioni sull'uso di fasi seriali e parallele, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero tre

Aggiungere una nuova fase

Aggiungere tutte le fasi desiderate al di là di quelle attualmente configurate.

  • Per eliminare un'intera fase, fare clic nel campo assegna a per tale fase e quindi premere CTRL + CANC.

Per altre informazioni sull'uso di più fasi, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero quattro

Espandi gruppi

  • Per assegnare un'attività a ogni membro di ogni gruppo immesso nel campo assegna a , selezionare questa casella di controllo. Tutti i membri del gruppo riceveranno una notifica di attività e ogni membro avrà il proprio compito di completamento.

  • Per avere una sola attività assegnata a ogni intero gruppo immesso nel campo assegna a , deselezionare questa casella di controllo. Tutti i membri del gruppo riceveranno una notifica di attività, ma qualsiasi membro può richiedere e completare la singola attività per conto dell'intero gruppo. Le istruzioni per richiedere un'attività di gruppo sono disponibili nel segmento completo di questo articolo.

Callout numero 5

Richiesta

Qualsiasi testo incluso in questa sezione verrà incluso in ogni notifica di attività inviata dal flusso di lavoro. Non dimenticare di includere eventuali altre istruzioni o risorse che potrebbero essere necessarie ai partecipanti, tra cui:

  • Persona di contatto per domande e problemi

  • Se il feedback può essere inviato solo nel modulo dell'attività o anche nell'elemento stesso. (E se nell'elemento, se i revisori possono estrarre il documento o deve lasciarlo archiviato).
    Per altre informazioni, Vedi il segmento Consenti di questo articolo.

  • Se applicabile, una nota sulla richiesta di singole attività assegnate a interi gruppi o liste di distribuzione.
    Le istruzioni per richiedere un'attività di gruppo sono disponibili nel segmento completo di questo articolo.

Callout numero sei

Scadenze e durata delle attività

Specificare una data di scadenza finale per l'intero flusso di lavoro e/o specificare il numero di giorni, settimane o mesi consentiti per il completamento di ogni attività dall'ora in cui è stata assegnata.

Per altre informazioni su quando usare le date di scadenza e quando usare le durate delle attività, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero sette

CC

Apportare le eventuali aggiunte o rimozioni desiderate. Ricorda che:

  • L'immissione di un nome non causa l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che lo ha aggiunto originariamente riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  1. Dopo aver impostato tutte le impostazioni del modulo di avvio nel modo desiderato, fare clic su Avvia per avviare il flusso di lavoro.

Il flusso di lavoro assegna la prima attività o attività e, nel frattempo, invia notifiche di avvio all'utente e a chiunque sia elencato nel campo CC del modulo di avvio.

Inizio segmento

4. avviare manualmente dall'interno di un'applicazione di Microsoft Office

  1. Aprire l'elemento nell'applicazione di Office installata nel computer.

  2. Nell'elemento aperto fare clic sulla scheda file , fare clic su Salva & Inviae quindi fare clic sul flusso di lavoro che si vuole eseguire nell'elemento.

  3. Se viene visualizzato il messaggio seguente, che indica che il flusso di lavoro deve essere archiviato dal file, fare clic sul pulsante Archivia .

  4. Fare clic sul pulsante Avvia flusso di lavoro grande.

  5. Nella pagina Modifica flusso di lavoro, nel modulo di avvio, apportare le eventuali modifiche da applicare a questa specifica istanza del flusso di lavoro.

    Nota:  Le modifiche apportate qui, nel modulo di avvio, vengono usate solo durante l'istanza corrente del flusso di lavoro. Se si vogliono apportare modifiche che verranno applicate ogni volta che il flusso di lavoro viene applicato oppure si vogliono modificare le impostazioni del flusso di lavoro che non vengono visualizzate in questo modulo, vedere il segmento di modifica di questo articolo.

    Modulo di avvio con callout numerati

Callout numero uno

Assegna a

Callout numero due

Ordine

Accertati che le specifiche relative all'assegnazione delle attività in ogni segmento uno alla volta (in sequenza) o contemporaneamente (in parallelo) siano come vuoi.

Per altre informazioni sull'uso di fasi seriali e parallele, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero tre

Aggiungere una nuova fase

Aggiungere tutte le fasi desiderate al di là di quelle attualmente configurate.

  • Per eliminare un'intera fase, fare clic nel campo assegna a per tale fase e quindi premere CTRL + CANC.

Per altre informazioni sull'uso di più fasi, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero quattro

Espandi gruppi

  • Per assegnare un'attività a ogni membro di ogni gruppo immesso nel campo assegna a , selezionare questa casella di controllo. Tutti i membri del gruppo riceveranno una notifica di attività e ogni membro avrà il proprio compito di completamento.

  • Per avere una sola attività assegnata a ogni intero gruppo immesso nel campo assegna a , deselezionare questa casella di controllo. Tutti i membri del gruppo riceveranno una notifica di attività, ma qualsiasi membro può richiedere e completare la singola attività per conto dell'intero gruppo. Le istruzioni per richiedere un'attività di gruppo sono disponibili nel segmento completo di questo articolo.

Callout numero 5

Richiesta

Qualsiasi testo incluso in questa sezione verrà incluso in ogni notifica di attività inviata dal flusso di lavoro. Non dimenticare di includere eventuali altre istruzioni o risorse che potrebbero essere necessarie ai partecipanti, tra cui:

  • Persona di contatto per domande e problemi

  • Se il feedback può essere inviato solo nel modulo dell'attività o anche nell'elemento stesso. (E se nell'elemento, se i revisori possono estrarre il documento o deve lasciarlo archiviato).
    Per altre informazioni, Vedi il segmento Consenti di questo articolo.

Se applicabile, una nota sulla richiesta di singole attività assegnate a interi gruppi o liste di distribuzione.
Le istruzioni per richiedere un'attività di gruppo sono disponibili nel segmento completo di questo articolo.

Callout numero sei

Scadenze e durata delle attività

Specificare una data di scadenza finale per l'intero flusso di lavoro e/o specificare il numero di giorni, settimane o mesi consentiti per il completamento di ogni attività dall'ora in cui è stata assegnata.

Per altre informazioni su quando usare le date di scadenza e quando usare le durate delle attività, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero sette

CC

Apportare le eventuali aggiunte o rimozioni desiderate. Ricorda che:

  • L'immissione di un nome non causa l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che lo ha aggiunto originariamente riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  1. Se le impostazioni del modulo di avvio sono quelle desiderate, fare clic su Avvia per avviare il flusso di lavoro.

Il flusso di lavoro assegna la prima attività o attività e, nel frattempo, invia notifiche di avvio all'utente e a chiunque sia elencato nel campo CC del modulo di avvio.

Altre informazioni

  • Se è la prima volta che si esegue questo flusso di lavoro, gli altri partecipanti dovranno disporre di informazioni e assistenza per completare le attività assegnate? Potrebbero trovare utile il segmento completo di questo articolo.

  • È anche consigliabile verificare se i partecipanti ricevono le notifiche tramite posta elettronica e, in particolare, che le notifiche non vengono gestite in modo non corretto dai filtri per la posta indesiderata.

  • Naturalmente, potrebbe essere necessario eseguire una o più attività del flusso di lavoro. Per i dettagli, passare al segmento completo di questo articolo.

  • Nel frattempo, per scoprire come tenere traccia dell'avanzamento dell'istanza corrente del flusso di lavoro, passare al segmento Monitor di questo articolo.

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Icona concettuale per la sezione sul completamento

COMPLETARE un'attività del flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti

Completare un'attività del flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti

Se è la prima volta che viene assegnata un'attività in un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti, potrebbe essere utile rivedere il segmento dell'articolo in pieno prima di completare l'attività. In questo modo, sarai consapevole di tutte le opzioni che potrebbero essere aperte.

Nota:  Se si è certi che un'attività del flusso di lavoro è stata assegnata, ma il messaggio di notifica non è stato visualizzato nella cartella posta in arrivo, verificare che la notifica non sia stata indirizzata in modo indiretto dal filtro della posta indesiderata. In caso di modifica, modificare le impostazioni del filtro di conseguenza.

Prima di tutto, accertati di avere l'articolo giusto

I diversi tipi di flusso di lavoro richiedono azioni di attività diverse.

Prima di iniziare, verificare che l'attività assegnata sia effettivamente un'attività del flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti e non un'attività per un altro tipo di flusso di lavoro.

Cercare il testo rivedere in uno dei percorsi seguenti:

  • Nella riga dell' oggetto del
    Testo Approvare nella riga Oggetto della notifica di attività di notifica dell'attività

  • Nella barra dei messaggi dell'elemento da rivedere
    Testo Approvare nella barra dei messaggi dell'elemento

  • Nel titolo dell'attività nella pagina
    stato flusso di lavoro Testo Rivedere nei nomi attività nella pagina Stato

Se il testo non viene visualizzato in queste posizioni, verificare che la persona che ha avviato o originariamente aggiunto il flusso di lavoro per individuare il modello di flusso di lavoro in cui si basa o che si tratti di un flusso di lavoro personalizzato. Sono disponibili collegamenti ad articoli su come usare gli altri tipi di flusso di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint nella sezione vedere anche di questo articolo.

Tuttavia, se l'attività è un'attività di raccolta commenti e suggerimenti, continuare a leggere.

Sezioni di questo segmento

  1. Panoramica del processo

  2. Accedere all'elemento e al modulo dell'attività dal messaggio di notifica dell'attività

  3. Accedere all'elemento e al modulo dell'attività dall'elenco o dalla raccolta

  4. Rivedere l'elemento

  5. Completare e inviare il modulo dell'attività

  6. Notifiche scadute

  7. Richiedere un'attività di gruppo prima di completarla (facoltativo)

  8. Richiedere una modifica all'elemento (facoltativo)

  9. Riassegnare l'attività a un altro utente (facoltativo)

  10. Completare un'attività per conto di un partecipante esterno (facoltativo)

1. una panoramica del processo

Quando si assegna un'attività in un flusso di lavoro, in genere si verifica l'attività in uno dei tre modi seguenti:

  • Si riceve una notifica di attività di posta elettronica.

  • Si apre un documento di Microsoft Office e viene visualizzata una barra dei messaggi che informa che è stata assegnata un'attività correlata.

  • Si controlla il sito di SharePoint e si scopre che al momento è stata assegnata una o più attività.

Quando si scopre che è stata assegnata un'attività del flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti, in genere si eseguono due operazioni:

  • Rivedere l'elemento    Aprire e rivedere l'elemento.

  • Completare l'attività    Si usa il modulo dell'attività per inviare i risultati della revisione.

Spesso, pertanto, i tre elementi seguenti sono coinvolti nel completamento dell'attività:

  • Messaggio di notifica (che si riceve come messaggio di posta elettronica)

  • L'elemento inviato per la recensione (da aprire e rivedere)

  • Modulo dell'attività (da aprire, completare e inviare)

Ecco come sono i tre elementi.

Messaggio di notifica di attività, elemento da rivedere e modulo dell'attività

Nota:  Il pulsante Apri attività sulla barra multifunzione del messaggio di notifica dell'attività viene visualizzato solo quando il messaggio viene aperto nella versione completa, installata di Outlook e non quando viene aperto nell'applicazione Web Outlook Web Access.

Inizio segmento

2. accedere all'elemento e al modulo dell'attività dal messaggio di notifica dell'attività

Seguire questa procedura:

  1. Nel messaggio di notifica dell'attività, nelle istruzioni per completare questa attività , fare clic sul collegamento all'elemento.

  2. Nell'elemento aperto fare clic sul pulsante Apri attività sulla barra dei messaggi.

Accesso all'elemento e al modulo dell'attività dal messaggio di notifica tramite pota elettronica

Nota:  Il pulsante Apri attività sulla barra multifunzione del messaggio di notifica dell'attività viene visualizzato solo quando il messaggio viene aperto nella versione completa, installata di Outlook e non quando viene aperto nell'applicazione Web Outlook Web Access.

Inizio segmento

3. accedere all'elemento e al modulo dell'attività dall'elenco o dalla raccolta

Seguire questa procedura:

  1. Nell'elenco o nella raccolta in cui è archiviato l'elemento da rivedere fare clic sul collegamento in corso associato all'elemento e al flusso di lavoro.

  2. Nella pagina Stato flusso di lavoro fare clic sul titolo dell'attività.

  3. Nel modulo dell'attività, nella barra dei messaggi dell' attività flusso di lavoro, fare clic sul collegamento all'elemento.

Accesso all'elemento e al modulo dell'attività dall'elenco o raccolta

Inizio segmento

4. esaminare l'elemento

In questo esempio l'elemento è un documento di Microsoft Word.

Suggerimento:  Se si tratta di un'attività di gruppo, ovvero una singola attività assegnata a un intero gruppo o a una lista di distribuzione in modo che un singolo membro del gruppo possa completare l'attività per l'intero gruppo, è consigliabile richiedere l'attività prima di esaminare l'elemento. In questo modo, Riduci la possibilità che un altro membro del tuo gruppo rivedrà anche l'articolo. Per istruzioni, vedi la sezione 7 in questo segmento, Richiedi un'attività di gruppo primadi completarla.

Elemento da rivedere con due barre dei messaggi gialle

Vedere le due barre dei messaggi gialle nella parte superiore del documento:

Lettura del server   Solo questo documento è aperto in modalità di sola lettura, ossia si può leggere il documento, ma non è possibile apportare modifiche.

La persona che esegue il flusso di lavoro può scegliere di consentire il feedback solo nel modulo dell'attività o di consentire anche le revisioni e i commenti nell'elemento stesso. Se non si è sicuri se si suppone che si debba usare l'elemento stesso, verificare con la persona che ha avviato il flusso di lavoro o con la persona che l'ha originariamente aggiunta. Se si suppone che vengano inserite revisioni e commenti, fare clic sul pulsante Modifica documento .

Alcuni aspetti da verificare:

  • Verificare che sia necessario controllare il documento prima di inserire revisioni e commenti oppure se si suppone che sia necessario lasciarlo archiviato in modo che sia possibile lavorare contemporaneamente a più revisori.

  • Verificare di aver attivato il rilevamento delle modifiche prima di inserire eventuali modifiche o commenti. Per altre informazioni, vedere il segmento Consenti in questo articolo.

  • Assicurarsi di salvare le modifiche apportate al server al termine del lavoro nell'elemento. Se il prodotto è stato estratto, riprovare.

Flusso di lavoro    Attività quando si è pronti a completare e inviare il modulo dell'attività, fare clic sul pulsante Apri attività .

Inizio segmento

5. completare e inviare il modulo dell'attività

Il modulo dell'attività per un'attività del flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti ha un aspetto simile al seguente.

Modulo attività di Raccolta commenti e suggerimenti con callout dei campi

Si noti che i primi due controlli (Elimina elemento e questa attività del flusso di lavoro si applica al titolo dell'elemento) non vengono visualizzati nel modulo dell'attività quando vengono aperti dall'interno dell'elemento per la revisione.

Callout numero uno

Eliminare un elemento

Callout numero due

Questa attività del flusso di lavoro si applica al titolo dell'elemento

Per aprire l'elemento per la revisione, fare clic sul collegamento qui.

Callout numero tre

Stato, richiesto da, commenti consolidati, scadenza

Non è possibile modificare o modificare le voci in questi quattro campi, ma è possibile trovarle utili.

Nota che la casella Commenti consolidati contiene non solo altre istruzioni su come completare l'attività, ma anche tutti i commenti inviati nel modulo dai partecipanti che hanno già completato le attività in questa stessa istanza del flusso di lavoro.

Allo stesso modo, dopo aver inviato un modulo personalizzato, verrà visualizzato anche il testo incluso nella casella Commenti (4) nella casella Commenti consolidati per i partecipanti successivi.

Callout numero quattro

Commenti

Digita o incolla qui il tuo feedback.

Il testo immesso qui verrà registrato nella cronologia del flusso di lavoro e verrà visualizzato anche nel campo Commenti consolidati (3) per i partecipanti successivi.

Callout numero 5

Matrice

Dopo aver digitato il feedback che si vuole contribuire nel campo Commenti (4) e/o aver inserito le revisioni e i commenti nell'elemento stesso, fare clic su questo pulsante per inviare il proprio feedback e completare l'attività.

Nota: Prima di apportare le modifiche apportate all'i tem, assicurati didovrebbe farlo. Per altre informazioni, Vedisezione4in questo segmentoesaminare l'elemento.

Callout numero sei

Annulla

Per chiudere il modulo dell'attività senza salvare le modifiche o le risposte, fare clic su questo pulsante. L'attività rimarrà incompleta e assegnata all'utente.

Callout numero sette

Richiedi modifica

Per richiedere una modifica all'elemento che si sta rivedendo, fare clic su questo pulsante.

Per un'illustrazione del modulo in cui si immetteranno i dettagli della richiesta e, per ulteriori istruzioni, passare alla sezione 8 in questo segmento, richiedere una modifica all'elemento.

Nota: Questa opzione potrebbe essere disattivata per alcune attività del flusso di lavoro.

Callout numero otto

Riassegnare attività

Per riassegnare l'attività a un altro utente, fare clic su questo pulsante.

Per un'illustrazione della pagina in cui si immetteranno i dettagli della riassegnazione e per ulteriori istruzioni, passare alla sezione 9 in questo segmento, riassegnare l' attività a un altro utente.

Nota: Questa opzione potrebbe essere disattivata per alcune attività del flusso di lavoro.

Inizio segmento

6. notifiche scadute

Se un'attività o un'intera istanza del flusso di lavoro è scaduta per il completamento, le notifiche vengono automaticamente inviate a:

  • La persona a cui è assegnata l'attività.

  • La persona che ha avviato il flusso di lavoro (o, se l'inizio era automatico, alla persona che ha originariamente aggiunto il flusso di lavoro).

Inizio segmento

7. Richiedi un'attività di gruppo prima di completarla (facoltativo)

Se un'unica attività viene assegnata a un intero gruppo a cui si appartiene, tutti i membri del gruppo possono richiedere e completare questa singola attività per conto dell'intero gruppo.

Richiedere l'attività prima di esaminare l'elemento. Non appena l'utente reclama l'attività, verrà assegnata all'utente e nessun altro membro del gruppo potrà completarlo. In questo modo, solo una persona esegue il lavoro necessario.

  1. Nella pagina Stato flusso di lavoro posizionare il puntatore del mouse sul nome dell'attività assegnata al gruppo finché non viene visualizzata una freccia.

  2. Fare clic sulla freccia, fare clic su modifica elemento e quindi, nel modulo dell'attività, fare clic sul pulsante attività attestazione .
    Come richiedere un'attività di gruppo

Quando la pagina Stato flusso di lavoro viene aggiornata, è possibile vedere che l'attività non è più assegnata al gruppo, ma ora in modo specifico.

In seguito, se si vuole rilasciare di nuovo l'attività al gruppo senza completarla, usare la stessa procedura per tornare al modulo dell'attività, ma ora fare clic sul pulsante Rilascia attività .

Pulsante Rilascia attività sul modulo dell'attività

Torna a rivedere l'elemento

8. Richiedi una modifica all'elemento (facoltativo)

Prima di iniziare questa procedura, tenere presente che il flusso di lavoro può essere impostato per terminare immediatamente , se viene apportata una modifica all'elemento. Può essere utile verificare con la persona che ha avviato o originariamente aggiunto il flusso di lavoro per assicurarsi che sia possibile apportare una modifica e che il flusso di lavoro finisca in quel punto.

Verrà illustrata l'opzione di richiesta di modifica inserendola in uno scenario:

Prima di tutto, immagina che il tuo nome sia Franco.

Immaginate quindi che un collega di nome Anna abbia avviato un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti su un documento che ha creato.

Quando si esamina il nuovo documento di Anna, si ritiene che l'introduzione sia troppo lunga.

Fare clic sul pulsante Richiedi modifica nella parte inferiore del modulo dell'attività del flusso di lavoro e quindi compilare questo modulo.

Modulo per la richiesta di una modifica dell'elemento

Callout numero uno

Richiedi modifica da

Callout numero due

Nuova richiesta

Descrivi la modifica che desideri apportare e fornisci tutte le informazioni necessarie alla persona che ha apportato la modifica.

Qualsiasi testo immesso qui verrà aggiunto nell'area Commenti consolidati.

Callout numero tre

Nuova durata

Eseguire una di queste tre operazioni:

  • Per mantenere la data di scadenza esistente    lasciare vuoto questo campo.

  • Per rimuovere la data di scadenza    , digitare completamente il numero 0.

  • Per specificare una nuova data di scadenza    Digitare qui un numero e quindi specificare le unità di durata nel campo seguente. Insieme, le due voci identificano il periodo prima che l'attività di modifica sia dovuta.

Callout numero quattro

Nuove unità di durata

Se si specifica una nuova durata dell'attività, usare questo campo in combinazione con il nuovo campo durata per identificare il periodo prima della scadenza dell'attività. Ad esempio: 3 giorni o 1 mese o 2 settimane.

Dopo aver impostato tutte le voci del modulo nel modo desiderato, fare clic su Inviae l'attività corrente è contrassegnatacomecompletata. Ma non è ancora finita. L'attività di revisione verrà assegnata di nuovo dopo che Anna avrà completato l'attività di modifica.

Nel frattempo, Anna riceve la seguente notifica tramite posta elettronica:

Notifica inviata in caso di richiesta di modifica di un elemento

Anna può dire dopo appena uno sguardo alla riga dell' oggetto (numero 1 nell'illustrazione) che non si tratta di una normale notifica di raccolta commenti e suggerimenti, bensì di una richiesta di modifica dell'elemento. Trova le informazioni sulla specifica modifica richiesta nella modifica richiesta di testo (numero 2).

Anna estrae l'elemento, apporta le modifiche richieste (o meno), quindi Salva le modifiche (se presenti) e controlla di nuovo l'elemento. Tenere presente che se il flusso di lavoro è impostato per terminare non appena viene apportata una modifica all'elemento, questa azione farà sì che il flusso di lavoro finisca.

Anna passa quindi alla pagina Stato flusso di lavoro e apre la sua attività di richiesta di modifica dall'area attività .


Modulo inviato al completamento della richiesta di modifica

Anna aggiunge tutte le informazioni desiderate nel campo Commenti , quindi fa clic su Invia risposta. Il flusso di lavoro esegue due azioni:

  • Contrassegna l'attività di richiesta di modifica di Anna come completata.

  • Assegna una nuova attività di revisione all'utente (con i commenti di Anna aggiunti nell'area Commenti consolidati) e invia una notifica relativa all'attività.

Ora puoi procedere e completare la recensione dell'elemento modificato.

Nel frattempo, tutte queste azioni vengono registrate e visibili nella sezione Cronologia flusso di lavoro della pagina Stato flusso di lavoro, come illustrato nella figura seguente.

Cronologia del flusso di lavoro con le azioni eseguite dalla richiesta di modifica

Ecco un diagramma dell'intero processo.

Diagramma di flusso della richiesta di modifica

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9. riassegnare l'attività a un altro utente (facoltativo)

Se si vuole che un altro utente completi un'attività del flusso di lavoro a cui è stata assegnata, fare clic sul pulsante Riassegna attività nel modulo attività flusso di lavoro.

Questo modulo viene visualizzato.

Modulo di riassegnazione di attività

Callout numero uno

Riassegnare attività a

Callout numero due

Nuova richiesta

Fornisci tutte le informazioni che la persona a cui stai assegnando l'attività dovrà completare l'attività. Qualsiasi testo immesso qui verrà aggiunto nell'area Commenti consolidati.

Callout numero tre

Nuova durata

Eseguire una di queste tre operazioni:

  • Per mantenere la data di scadenza esistente    lasciare vuoto questo campo.

  • Per rimuovere la data di scadenza    , digitare completamente il numero 0.

  • Per specificare una nuova data di scadenza    Digitare qui un numero e quindi specificare le unità di durata nel campo seguente. Insieme, le due voci identificano il periodo prima che l'attività di modifica sia dovuta.

Callout numero quattro

Nuove unità di durata

Se si specifica una nuova durata dell'attività, usare questo campo in combinazione con il nuovo campo durata per identificare il periodo prima della scadenza dell'attività. Ad esempio: 3 giorni o 1 mese o 2 settimane.

Al termine del modulo, fare clic su Invia. L'attività è contrassegnata come completata, una nuova attività viene assegnata alla persona ora responsabile dell'attività e viene inviata una notifica di attività.

Tutte le nuove informazioni fornite sono incluse nel testo delegato in base alla nuova notifica di attività (numero 1 nella figura seguente).

Notifica di attività per un'attività riassegnata

Nel frattempo, tutte queste modifiche vengono registrate e visibili nelle sezioni attività e cronologia della pagina Stato flusso di lavoro, come illustrato di seguito.

Aree Attività e Cronologia nella pagina Stato flusso di lavoro per un'attività riassegnata

Inizio segmento

10. completare un'attività per conto di un partecipante esterno (facoltativo)

Esiste un processo speciale per includere i partecipanti che non sono membri dell'organizzazione di SharePoint. In questo processo un membro del sito funge da proxy per il partecipante esterno:

  1. Includere l'indirizzo di posta elettronica del partecipante esterno nella fase di assegnazione in modo appropriato nella seconda pagina del modulo di associazione.

  2. Il flusso di lavoro assegna effettivamente l'attività del partecipante esterno al membro del sito che avvia il flusso di lavoro, oppure, se il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, al membro che ha originariamente aggiunto il flusso di lavoro. Questa persona a cui l'attività è effettivamente assegnata agisce come proxy per il partecipante esterno.

  3. Questo membro del sito riceve una notifica di attività con istruzioni per inviare una copia dell'elemento da rivedere al partecipante esterno. Nel frattempo, il partecipante esterno riceve una copia della notifica dell'attività, che può fungere da avviso utile o Heads-up.

  4. Il membro del sito a cui l'attività è effettivamente assegnata invia una copia dell'elemento al partecipante esterno.

  5. Il partecipante esterno esamina l'elemento e invia di nuovo la risposta al membro del sito.

  6. Quando arriva la risposta del partecipante esterno, il membro del sito completa l'attività nei prodotti SharePoint per conto del partecipante esterno.

Ecco un diagramma del processo.

Diagramma di flusso del processo per l'inclusione di un partecipante esterno

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Icona della sezione sul monitoraggio

MONITORARE, modificare o interrompere un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti in esecuzione

Monitorare, modificare o interrompere un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti in esecuzione

La posizione centrale da cui è possibile monitorare, modificare o interrompere un flusso di lavoro in esecuzione è la pagina Stato flusso di lavoro per l'istanza del flusso di lavoro.

Per prima cosa ti mostreremo come accedere alla pagina, quindi ti mostreremo come usare le opzioni e le informazioni disponibili. Infine, ti mostreremo altre due pagine in cui potrai ottenere ulteriori informazioni di monitoraggio.

Sezioni di questo segmento

  1. Accedere alla pagina Stato flusso di lavoro

  2. Usare la pagina Stato flusso di lavoro per monitorare lo stato del flusso di lavoro

  3. Modificare le attività attive (attività già assegnate)

  4. Modificare le attività future (attività non ancora assegnate)

  5. Annullare o terminare l'esecuzione del flusso di lavoro

  6. Informazioni sui flussi di lavoro in esecuzione su un elemento

  7. Monitorare i flussi di lavoro per l'intera raccolta siti

1. accedere alla pagina Stato flusso di lavoro

Nell'elenco o nella raccolta in cui si trova l'elemento fare clic sul collegamento in corso per l'elemento e il flusso di lavoro desiderati.

In questo esempio l'elemento è il documento denominato bozza Keynote e il flusso di lavoro è approvazione 3.

Clic sul collegamento dello stato del flusso di lavoro

Verrà visualizzata la pagina Stato flusso di lavoro.

Note: 

  • Se l'elenco o la raccolta contiene un numero elevato di elementi, è possibile usare l'ordinamento e/o il filtro per trovare l'elemento che si sta cercando più rapidamente. Se si verificano più volte l'ordinamento e/o il filtraggio in modo analogo, potrebbe essere utile creare una visualizzazione personalizzata che automatizza quella specifica disposizione.

  • Per accedere alla pagina Stato flusso di lavoro, è anche possibile fare clic sul collegamento Visualizza lo stato del flusso di lavoro in una notifica di posta elettronica "ha avviato" o Visualizza il collegamento Cronologia flusso di lavoro in una notifica di posta elettronica "ha completato" per l'istanza specifica Sei interessato.

Inizio segmento

2. usare la pagina Stato flusso di lavoro per monitorare lo stato del flusso di lavoro

Qui, sotto l'illustrazione di ogni sezione della pagina Stato flusso di lavoro, troverai le domande di monitoraggio che la sezione risponde.

Sezione informazioni flusso di lavoro

Sezione Informazioni flusso di lavoro della pagina Stato flusso di lavoro

Risposte alle domande:

  • Chi ha iniziato questa istanza del flusso di lavoro?

  • Quando è stata avviata questa istanza?

  • Quando è stata eseguita l'ultima azione in questa istanza?

  • Su quale elemento è in esecuzione questa istanza?

  • Qual è lo stato corrente di questa istanza?

Sezione attività

Area Attività della pagina Stato flusso di lavoro

Risposte alle domande:

  • Quali attività sono già state create e assegnate e qual è lo stato corrente?

  • Quali attività sono già state completate e quali sono stati i risultati per ognuna di queste attività?

  • Qual è la data di scadenza di ogni attività già creata e assegnata?

Le attività eliminate e le attività non ancora assegnate non vengono visualizzate in questa sezione.

Sezione Cronologia flusso di lavoro

Sezione Cronologia flusso di lavoro della pagina Stato flusso di lavoro

Risposte alle domande:

  • Quali eventi si sono già verificati in questa istanza del flusso di lavoro?

  • Si noti che le attività scadute e le notifiche di attività scadute non vengono visualizzate in questa sezione.

Inizio segmento

3. modificare le attività attive (attività già assegnate)

Esistono due modi per modificare le attività già assegnate ma non ancora completate:

  • Modificare una singola attività attiva

  • Modificare tutte le attività attive

Modificare una singola attività attiva

Autorizzazioni per apportare modifiche a una singola attività assegnata a un altro utente, è necessario disporre dell'autorizzazione Gestione elenchi. (Per impostazione predefinita, il gruppo proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi; il gruppo membri e i gruppi di visitatori non lo fanno. È quindi possibile, ad esempio, avere le autorizzazioni che consentono di avviare un flusso di lavoro, ma non di apportare modifiche all'attività di un altro partecipante.

Se si dispone delle autorizzazioni necessarie:

  1. Nella pagina Stato flusso di lavoro fare clic sul titolo dell'attività nell'elenco attività .
    Clic sul titolo dell'attività nell'elenco

  2. Usare il modulo dell'attività per completare, eliminare o riassegnare l'attività oppure per richiedere una modifica all'elemento.

Per istruzioni più dettagliate su come usare il modulo dell'attività, vedere il segmento completo di questo articolo.

Modificare tutte le attività attive

Autorizzazioni tutti e quattro i collegamenti dei comandi nella figura seguente vengono visualizzati nella pagina Stato flusso di lavoro di chiunque abbia l'autorizzazione Gestisci elenchi. I primi tre collegamenti vengono visualizzati nella pagina della persona che ha avviato l'istanza del flusso di lavoro, ma il collegamento termina questo flusso di lavoro non viene visualizzato a meno che l'utente non abbia anche l'autorizzazione Gestisci elenchi. (Anche in questo caso, il gruppo proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita; il gruppo membri e i gruppi di visitatori non lo fanno).

  1. Nella pagina Stato flusso di lavoro, nell'area sotto la visualizzazione del flusso di lavoro, fare clic sul collegamento Aggiorna attività attive di raccolta commenti e suggerimenti .

  2. Apportare le modifiche desiderate nel modulo visualizzato e quindi fare clic su OK.

    • I messaggi che riflettono le modifiche vengono inviati agli utenti a cui sono attualmente assegnate attività in questa esecuzione.

    • Le attività già completate o eliminate e le attività non ancora assegnate non sono interessate dalle modifiche apportate in questo modulo.

    • Se si vogliono apportare modifiche alle attività non ancora assegnate, vedere la sezione seguente in questo segmento modificare le attività future.

      Modulo di modifica per attività attive

Callout numero uno

Durata per attività, unità di durata

Callout numero due

Richiesta

Per modificare il    testo della richiesta apportare le modifiche desiderate nella casella di testo.

  1. Se nel modulo sono presenti tutti i campi nel modo desiderato, fare clic su OK.

Tutte le attività attive nell'istanza corrente vengono aggiornate.

Inizio segmento

4. modificare le attività future (attività non ancora assegnate)

Autorizzazioni tutti e quattro i collegamenti dei comandi nella figura seguente vengono visualizzati nella pagina Stato flusso di lavoro di chiunque abbia l'autorizzazione Gestisci elenchi. I primi tre collegamenti vengono visualizzati nella pagina della persona che ha avviato l'istanza del flusso di lavoro, ma il collegamentotermina questo flusso di lavoronon viene visualizzato a meno che l'utente non abbia anche l'autorizzazione Gestisci elenchi. (Anche in questo caso, il gruppo proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita; il gruppo membri e i gruppi di visitatori non lo fanno).

  1. Nella pagina Stato flusso di lavoro, nell'area sotto la visualizzazione del flusso di lavoro, fare clic sul collegamento aggiungere o aggiornare i revisori di raccolta commenti e suggerimenti .

  2. Apportare le modifiche desiderate nel modulo visualizzato e quindi fare clic su Aggiorna.

    Nota:  Le modifiche apportate in questo modulo non sono interessate dalle attività già create e assegnate.

Modulo di modifica per attività future

Callout numero uno

Partecipanti, ordine, Espandi gruppi

Callout numero due

Richiesta

  • Per modificare il    testo della richiesta apportare le modifiche desiderate al testo nella casella.

Callout numero tre

Scadenza per tutte le attività, durata per attività, unità di durata

  • Per modificare o rimuovere la data di scadenza del calendario    , eliminare la data esistente e quindi specificarne una nuova oppure, per rimuovere completamente la data di scadenza specifica, lasciare vuoto il campo. Nondigitare uno zero in questo campo. Questo campo deve contenere un valore di data del calendario o essere vuoto.

  • Per mantenere la durata esistente    lasciare vuota la durata per attività e non apportare modifiche alle unità di durata.

  • Per rimuovere la durata in modo che non sia disponibile    , digitare il numero 0 in durata per attività.

  • Per estendere la durata dell'attività    , usare entrambi i campi durata per specificare il numero e il tipo di unità per cui si vuole estendere la durata. Per altre informazioni sull'impostazione di scadenze e durata, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

  1. Se nel modulo sono presenti tutti i campi nel modo desiderato, fare clic su OK.

Tutte le attività future dell'istanza corrente rifletteranno le modifiche apportate.

Inizio segmento

5. annullare o terminare l'esecuzione del flusso di lavoro

È possibile arrestare un'istanza del flusso di lavoro in esecuzione prima del completamento normale in due modi:

  • Annullare il flusso di lavoro    Tutte le attività vengono annullate, ma vengono conservate nell'area attività della pagina Stato flusso di lavoro.

  • Terminare il flusso di lavoro    Tutte le attività vengono annullate e vengono eliminate dall'area attività della pagina Stato flusso di lavoro. Sono comunque ancora presenti nell'area Cronologia flusso di lavoro.

Le istruzioni per entrambi i metodi seguono.

Annulla (tutte le attività annullate, ma conservate nell'elenco attività e nella cronologia)

Autorizzazioni tutti e quattro i collegamenti dei comandi nella figura seguente vengono visualizzati nella pagina Stato flusso di lavoro di chiunque abbia l'autorizzazione Gestisci elenchi. I primi tre collegamenti vengono visualizzati nella pagina della persona che ha avviato l'istanza del flusso di lavoro, ma il collegamento termina questo flusso di lavoro non viene visualizzato a meno che l'utente non abbia anche l'autorizzazione Gestisci elenchi. (Anche in questo caso, il gruppo proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita; il gruppo membri e i gruppi di visitatori non lo fanno).

Se l'istanza corrente di un flusso di lavoro non è più necessaria o voluta, può essere interrotta.

  • Nella pagina Stato flusso di lavoro, nell'area sotto la visualizzazione del flusso di lavoro, fare clic sul collegamento Annulla tutte le attività di raccolta commenti e suggerimenti .

Tutte le attività correnti vengono annullate e il flusso di lavoro termina con uno stato annullato. Le attività annullate sono ancora elencate nell'area attività e nell'area Cronologia flusso di lavoro .

Termina (tutte le attività eliminate dall'elenco attività, ma conservate nella cronologia)

Autorizzazioni tutti e quattro i collegamenti dei comandi nella figura seguente vengono visualizzati nella pagina Stato flusso di lavoro di chiunque abbia l'autorizzazione Gestisci elenchi. I primi tre collegamenti vengono visualizzati nella pagina della persona che ha avviato l'istanza del flusso di lavoro, ma il collegamento termina questo flusso di lavoro non viene visualizzato a meno che l'utente non abbia anche l'autorizzazione Gestisci elenchi. (Anche in questo caso, il gruppo proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita; il gruppo membri e i gruppi di visitatori non lo fanno).

Se si verifica un errore, o se il flusso di lavoro si arresta e non riesce a rispondere, può essere terminato.

  • Nella pagina Stato flusso di lavoro, nell'area sotto la visualizzazione del flusso di lavoro, fare clic sul collegamento termina questo flusso di lavoro .

Tutte le attività create dal flusso di lavoro vengono annullate e vengono eliminate dall'area attività nella pagina Stato flusso di lavoro, anche se sono ancora riflesse nell'area Cronologia flusso di lavoro . Il flusso di lavoro termina con lo stato annullato.

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6. individuare i flussi di lavoro in esecuzione su un elemento

Nella pagina flussi di lavoro di qualsiasi elemento è disponibile un elenco dei flussi di lavoro attualmente in esecuzione su tale elemento.

  1. Passare all'elenco o alla raccolta in cui è archiviato l'elemento.

  2. Fare clic sull'icona davanti al nome dell'elemento per selezionarlo e quindi, nel gruppo flussi di lavoro della scheda file della barra multifunzione, fare clic su flussi di lavoro.

  3. Nella pagina flussi di lavoro: nome elemento , in flussi di lavoro in esecuzioneè disponibile un elenco delle istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione sull'elemento.

Nota:  Tenere presente che più istanze di una singola versione del flusso di lavoro non possono essere eseguite contemporaneamente nello stesso elemento. Ad esempio: sono stati aggiunti due flussi di lavoro, entrambi basati sul modello Raccolta commenti e suggerimenti. Uno è denominato feedback piano e l'altro è denominato feedback preventivo. Su un singolo elemento, in qualsiasi momento, è possibile eseguire una sola istanza di ogni feedback di piano e feedback preventivo, ma non due istanze di un flusso di lavoro.

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7. monitorare i flussi di lavoro per l'intera raccolta siti

Gli amministratori della raccolta siti possono visualizzare a colpo d'occhio:

  • Il numero di flussi di lavoro basati su ogni modello di flusso di lavoro attualmente presenti nella raccolta siti.

  • Se ogni modello di flusso di lavoro è attualmente attivo o inattivo nella raccolta siti.

  • Il numero di istanze di versioni del flusso di lavoro basate su ogni modello di flusso di lavoro attualmente in esecuzione nella raccolta siti.

Ecco come:

  1. Aprire la Home page della raccolta siti (non la Home page di un sito o di un sito secondario all'interno della raccolta).

  2. Fare clic sull'icona Impostazioni Pulsante Impostazioni del sito Web pubblico di SharePoint Online e quindi su Impostazioni sito.

  3. Nella pagina Impostazioni sito fare clic su flussi di lavoroin Amministrazione sito.

Verrà visualizzata la pagina flussi di lavoro in cui sono visualizzate le informazioni.

Altre informazioni

Se è la prima volta che questa versione del flusso di lavoro è in esecuzione, è consigliabile usare le istruzioni nel segmento Revisione di questo articolo per visualizzare gli eventi nell'istanza e verificare se il flusso di lavoro funziona come si vuole.

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Icona concettuale per la sezione sulla revisione

ESAMINARE i risultati del flusso di lavoro raccolta feedback e creare report

Esaminare i risultati del flusso di lavoro raccolta feedback e creare report

Una volta completata l'istanza del flusso di lavoro, è possibile esaminare gli eventi registrati nella relativa cronologia. È possibile accedere al record per ogni istanza fino a 60 giorni dopo il completamento dell'istanza.

Importante:  Si noti che la cronologia del flusso di lavoro è disponibile solo per riferimento informale. Non può essere utilizzato per verifiche ufficiali o per qualsiasi altro scopo legale e probatorio.

È anche possibile eseguire report sulle prestazioni complessive del flusso di lavoro in più istanze.

Sezioni di questo segmento

  1. Rivedere gli eventi nell'istanza più recente

  2. Cronologia delle istanze di Access per un massimo di 60 giorni

  3. Creare report sulle prestazioni del flusso di lavoro

1. rivedere gli eventi nell'istanza più recente

Purché un elemento rimanga nello stesso elenco o raccolta e finché lo stesso flusso di lavoro non viene eseguito nuovamente sullo stesso elemento, è possibile accedere alla cronologia dell'istanza più recente dall'elenco o dalla raccolta.

Per visualizzare la pagina Stato flusso di lavoro per l'istanza più recente di un flusso di lavoro eseguito su qualsiasi elemento:

  • Nell'elenco o nella raccolta in cui si trova l'elemento fare clic sul collegamento stato per l'elemento e il flusso di lavoro desiderati.

In questo esempio l'elemento è il documento intitolato bozza Keynote e il flusso di lavoro è un nuovo documento di approvazione.

Clic sul collegamento dello stato del flusso di lavoro

Nella pagina Stato flusso di lavoro la sezione Cronologia flusso di lavoro si trova nella parte inferiore.

Sezione Cronologia flusso di lavoro della pagina Stato flusso di lavoro

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2. cronologia delle istanze di Access per un massimo di 60 giorni

Cosa fare se si vuole esaminare la cronologia di un'istanza dopo avere eseguito di nuovo lo stesso flusso di lavoro nello stesso elemento?

In effetti, puoi farlo per un massimo di 60 giorni, da uno dei due punti di ingresso: l'elenco o la raccolta o la notifica di completamento del flusso di lavoro. (60 giorni è il periodo di tempo in cui i prodotti SharePoint conservano la cronologia delle attività per i flussi di lavoro).

Dall'elenco o dalla raccolta

  1. Passare all'elenco o alla raccolta in cui è archiviato l'elemento.

  2. Fare clic sull'icona davanti al nome dell'elemento per selezionarlo e quindi, nel gruppo flussi di lavoro della scheda file della barra multifunzione, fare clic su flussi di lavoro.

  3. Nella pagina flussi di lavoro: nome elemento , in flussi di lavoro completati, fare clic sul nome o sullo stato dell'istanza del flusso di lavoro che si vuole rivedere.
    Elenco Flussi di lavoro completati nella pagina Flussi di lavoro dell'elemento
    viene visualizzata la pagina Stato flusso di lavoro per l'istanza.

Dalla notifica di completamento del flusso di lavoro

  • Aprire la notifica di completamento del flusso di lavoro per l'istanza che si vuole rivedere e quindi fare clic sul collegamento Visualizza cronologia flusso di lavoro .

Notifica di completamento del flusso di lavoro con collegamento cronologia evidenziato
viene visualizzata la pagina Stato flusso di lavoro per l'istanza.

Per conservare tutte le notifiche di completamento, è consigliabile creare una regola di Outlook. Configurare la regola per copiare tutti i messaggi in arrivo in cui il testo è stato completato nella riga dell' oggetto nella propria cartella separata. Verificare che la regola di Outlook copi i messaggi in arrivo e non li sposti semplicemente oppure che non vengano visualizzati anche nella posta in arrivo. Per altre informazioni su come creare regole di Outlook, vedere l'articolo gestire i messaggi di posta elettronica con le regole.

Inizio segmento

3. creare report sulle prestazioni del flusso di lavoro

Per informazioni su come una delle versioni del flusso di lavoro viene eseguita in genere, nel tempo e in più istanze, è possibile creare uno o entrambi i due report predefiniti:

  • Report durata attività    Usare questo report per visualizzare le medie di quanto tempo è necessario per completare ogni attività in un flusso di lavoro e per quanto tempo occorre per completare ogni esecuzione completa o istanza del flusso di lavoro.

  • Report di annullamento e errore    Usare questo report per verificare se un flusso di lavoro viene spesso annullato o riscontrato errori prima del completamento.

Creare i report disponibili per un flusso di lavoro

  1. Nell'elenco o nella raccolta, nella colonna stato del flusso di lavoro, fare clic su qualsiasi collegamento informazioni sullo stato.
    Clic sullo stato del flusso di lavoro

  2. Nella pagina Stato flusso di lavoro, in Cronologia flussodi lavoro, fare clic su Visualizza report flusso di lavoro.
    Clic sul collegamento Visualizza report flusso di lavoro nella sezione Cronologia flusso di lavoro

  3. Individuare il flusso di lavoro per cui si vuole visualizzare un report e quindi fare clic sul nome del report che si vuole visualizzare.
    Clic sul collegamento Report durata attività

  4. Nella pagina Personalizza tenere o modificare il percorso in cui verrà creato il file del report e quindi fare clic su OK.
    Clic su OK nella posizione di salvataggio file
    il report viene creato e salvato nella posizione specificata.

  5. Al termine del report, è possibile fare clic sul collegamento illustrato nella figura seguente per visualizzarlo. In caso contrario, fare clic su OK per terminare e chiudere la finestra di dialogo. In seguito, quando si è pronti a visualizzare il report, è possibile trovarlo nella posizione specificata nel passaggio precedente.
    Clic sul collegamento per visualizzare il report

Altre informazioni

Se il flusso di lavoro funziona solo nel modo desiderato, è tutto pronto per iniziare a usarlo.

Se si vuole modificare il funzionamento, vedere il segmento di modifica di questo articolo.

Inizio segmento | Inizio articolo

Icona concettuale della sezione sulla modifica

MODIFICARE, disabilitare o eliminare un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti

Modificare, disabilitare o rimuovere un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti

Dopo aver eseguito la prima istanza del nuovo flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti e aver esaminato i risultati, è consigliabile apportare una o più modifiche al modo in cui è configurato il flusso di lavoro.

Inoltre, in futuro potrebbe essere utile apportare ulteriori modifiche alla configurazione.

Infine, a un certo punto si potrebbe voler disabilitare il flusso di lavoro per un periodo di tempo più o meno lungo, ma non rimuoverlo, oppure scegliere di rimuoverlo completamente.

Sezioni di questo segmento

  1. Modificare le impostazioni permanenti per un flusso di lavoro

  2. Disabilitare o rimuovere un flusso di lavoro

1. modificare le impostazioni permanenti per un flusso di lavoro

Per apportare modifiche permanenti alle impostazioni per un flusso di lavoro esistente, aprire e modificare il modulo di associazione usato in origine per aggiungerlo.

Se il flusso di lavoro viene eseguibile in un solo elenco o in una raccolta

  1. Aprire l'elenco o la raccolta in cui viene visualizzato il flusso di lavoro.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda elenco o raccolta .

    Nota: Il nome della scheda può variare in base al tipo di elenco o raccolta. Ad esempio, in un elenco di calendari questa scheda è denominata Calendar.

  3. Nel gruppo Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

  4. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, in Nome flusso di lavoro (fare clic per modificare le impostazioni)fare clic sul nome del flusso di lavoro per cui si vogliono modificare le impostazioni.

    Nota:  Se il flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti che si vuole non viene visualizzato nell'elenco, può essere associato a un solo tipo di contenuto. I flussi di lavoro visualizzati in questo elenco sono controllati dalle associazioni Mostra flusso di lavoro di questo controllo tipo , che si trova appena sopra l'elenco. Vedere la figura. Fare clic tra le opzioni del tipo di contenuto nel menu a discesa per individuare la visualizzazione del flusso di lavoro desiderato. Quando il flusso di lavoro che si vuole visualizzare nell'elenco, fare clic sul nome del flusso di lavoro.

  5. Nello stesso modulo di associazione con due pagine originariamente usato per aggiungere il flusso di lavoro, apportare e salvare le modifiche desiderate.

    Per altre informazioni sui campi e i controlli del modulo di associazione, vedere il segmento pianificare e il segmento Aggiungi appropriato (elenco/ raccolta o raccolta siti) di questo articolo.

Se il flusso di lavoro viene in tutti gli elenchi e le raccolte nella raccolta siti

  1. Aprire la Home page della raccolta siti (non la Home page di un sito o di un sito secondario all'interno della raccolta).

  2. Fare clic sull'icona Impostazioni Pulsante Impostazioni del sito Web pubblico di SharePoint Online e quindi su Impostazioni sito.

  3. Nella pagina Impostazioni sito, in raccolte, fare clic su tipi di contenuto del sito.

  4. Nella pagina tipi di contenuto del sito fare clic sul nome del tipo di contenuto del sito in cui viene attivato il flusso di lavoro.

  5. Nella pagina relativa al tipo di contenuto selezionato, inImpostazionifare clicsuImpostazioni flusso di lavoro.

  6. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, in Nome flusso di lavoro (fare clic per modificare le impostazioni)fare clic sul nome del flusso di lavoro per cui si vogliono modificare le impostazioni.

  7. Nello stesso modulo di associazione con due pagine originariamente usato per aggiungere il flusso di lavoro, apportare e salvare le modifiche desiderate.

    Per altre informazioni sui campi e i controlli del modulo di associazione, vedere il segmento pianificare e il segmento Aggiungi appropriato (elenco/ raccolta o raccolta siti) di questo articolo.

Inizio segmento

2. disabilitare o rimuovere un flusso di lavoro

Se il flusso di lavoro viene eseguibile in un solo elenco o in una raccolta

  1. Aprire l'elenco o la raccolta in cui viene visualizzato il flusso di lavoro.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda elenco o raccolta .

    Nota: Il nome della scheda può variare in base al tipo di elenco o raccolta. Ad esempio, in un elenco di calendari questa scheda è denominata Calendar.

  3. Nel gruppo Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

  4. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro fare clic sul collegamento Rimuovi flusso di lavoro .
    Pagina Impostazioni flusso di lavoro con collegamento Rimuovi flusso di lavoro evidenziato

  5. Usare il modulo nella pagina Rimuovi flussi di lavoro per disabilitare, riattivare o rimuovere flussi di lavoro.
    Modulo nella pagina Rimuovi flussi di lavoro

Nella maschera sono presenti cinque colonne:

  • Flusso di lavoro    Nome del flusso di lavoro.

  • Istanze    Numero di istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione su elementi.

  • Consentire    Opzione che consente al flusso di lavoro di continuare a funzionare normalmente.

  • Non ci sono nuove istanze    Opzione che consente di completare tutte le istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione, ma disabilita il flusso di lavoro rendendolo non disponibile per l'esecuzione di eventuali nuove istanze. Questa azione è reversibile. Per riattivare il flusso di lavoro in un secondo momento, tornare a questa pagina e selezionare Consenti.

  • Rimuovi    Opzione che rimuove completamente il flusso di lavoro dall'elenco o dalla raccolta. Tutte le istanze in esecuzione vengono immediatamente terminate e la colonna del flusso di lavoro non viene più visualizzata nella pagina dell'elenco o della raccolta. Questa azione non è reversibile.

Inizio segmento

Se il flusso di lavoro viene in tutti gli elenchi e le raccolte nella raccolta siti

  1. Aprire la Home page della raccolta siti (non la Home page di un sito o di un sito secondario all'interno della raccolta).

  2. Fare clic sull'icona Impostazioni Pulsante Impostazioni del sito Web pubblico di SharePoint Online e quindi su Impostazioni sito.

  3. Nella pagina Impostazioni sito, in raccolte, fare clic su tipi di contenuto del sito.

  4. Nella pagina tipi di contenuto del sito fare clic sul nome del tipo di contenuto del sito in cui viene attivato il flusso di lavoro.

  5. Nella pagina relativa al tipo di contenuto selezionato, inImpostazionifare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

  6. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro fare clic sul collegamento Rimuovi flusso di lavoro .

  7. Usare il modulo nella pagina Rimuovi flussi di lavoro per disabilitare, riattivare o rimuovere flussi di lavoro.
    Modulo nella pagina Rimuovi flussi di lavoro

Nella maschera sono presenti cinque colonne:

  • Flusso di lavoro    Nome del flusso di lavoro.

  • Istanze    Numero di istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione su elementi.

  • Consentire    Opzione che consente al flusso di lavoro di continuare a funzionare normalmente.

  • Non ci sono nuove istanze    Opzione che consente di completare tutte le istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione, ma disabilita il flusso di lavoro rendendolo non disponibile per l'esecuzione di eventuali nuove istanze. Questa azione è reversibile. Per riattivare il flusso di lavoro in un secondo momento, tornare a questa pagina e selezionare Consenti.

  • Rimuovi    Opzione che rimuove completamente il flusso di lavoro dalla raccolta siti. Tutte le istanze in esecuzione vengono immediatamente terminate e la colonna del flusso di lavoro non viene più visualizzata nella pagina dell'elenco o della raccolta. Questa azione èn't reversibile.

Altre informazioni

Se sono state apportate modifiche, eseguire un'istanza di test del flusso di lavoro per controllare gli effetti delle modifiche.

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Personalizzare ulteriormente

È disponibile un'ampia varietà di modi per personalizzare ulteriormente i flussi di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint.

È anche possibile creare flussi di lavoro personalizzati da zero.

È possibile usare uno o tutti i programmi seguenti:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Personalizzare moduli, azioni e comportamenti del flusso di lavoro.

  • Microsoft Visual Studio    Creare azioni personalizzate per il flusso di lavoro.

Per altre informazioni, vedere il sistema della Guida di MSDN (Microsoft Software Developer Network).

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