Informazioni sui flussi di lavoro Approvazione

Informazioni sui flussi di lavoro Approvazione

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i flussi di lavoro di SharePoint consentono di automatizzare i processi aziendali, rendendoli più coerenti e più efficienti. Il flusso di lavoro approvazione consente di instradare documenti e altri elementi archiviati in SharePoint a una o più persone per l'approvazione.

Per maggiori informazioni, vedere Informazioni sui flussi di lavoro inclusi in SharePoint.

Importante: Per impostazione predefinita, il flusso di lavoro approvazione non viene attivato e non è elencato nella casella di riepilogo Seleziona un modello di flusso di lavoro del modulo di associazione. Per renderlo disponibile per l'uso, un amministratore del sito deve attivarle a livello di raccolta siti. Vai alle impostazioni del sito > caratteristiche della raccolta siti _GT_ attivare la caratteristica flussi di lavoro. Inoltre, SharePoint 2013 fornisce questi modelli di flusso di lavoro basati sulla modalità compatibilità SharePoint 2010. Per creare un flusso di lavoro basato su SharePoint 2013 con logica simile, usare SharePoint Designer 2013.

Se si vuole semplicemente completare un'attività del flusso di lavoro Approvazione    Scorrere fino al segmento COMPLETARE ed espanderlo. Per il momento potrebbe non essere necessario leggere gli altri segmenti.

Confronto tra processo manuale e flusso di lavoro automatizzato

I flussi di lavoro di SharePoint:

  • Sono efficienti e coerenti    Un flusso di lavoro Approvazione distribuisce automaticamente il documento o l'elemento, assegna attività di revisione e tiene traccia del relativo stato di avanzamento, e quando è necessario invia promemoria e notifiche. Le attività di un flusso di lavoro possono essere monitorate e modificate tramite una pagina di stato centrale e la cronologia degli eventi di un flusso di lavoro viene conservata per 60 giorni dopo il completamento.

  • Consentono di risparmiare tempo    I flussi di lavoro Approvazione consentono a tutte le persone coinvolte di risparmiare tempo e fatica e allo stesso tempo semplificano e standardizzano il processo di approvazione.

Ecco un diagramma di una versione molto semplice del flusso di lavoro Approvazione.

Diagramma di un flusso di lavoro Approvazione semplice

Le informazioni in questo articolo sono suddivise in dieci segmenti espandibili.

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Se si vuole semplicemente completare un'attività del flusso di lavoro Approvazione    Scorrere fino al segmento COMPLETARE ed espanderlo. Per il momento potrebbe non essere necessario leggere gli altri segmenti.

Se si vogliono aggiungere, avviare, monitorare e gestire i flussi di lavoro    Se non si ha familiarità con queste attività, potrebbe essere utile usare questo articolo, Segmenta per segmento, la prima volta che si progetta e si aggiunge un flusso di lavoro. Dopo aver acquisito familiarità con le informazioni e il layout dell'articolo, è possibile passare direttamente al segmento necessario per tutte le visite di ritorno.

Approvazione del contenuto e approvazione della pubblicazione    Si potrebbe disporre di elenchi o raccolte in cui si vuole che i nuovi elementi e/o le nuove versioni degli elementi correnti vengano revisionati prima di renderli disponibili a tutti gli utenti che hanno accesso all'elenco, in modo da verificare l'accuratezza del contenuto, della forma o dello stile. Questo tipo di processo di approvazione è denominato approvazione del contenuto. Per controllare l'approvazione del contenuto in un elenco o una raccolta è possibile servirsi di un flusso di lavoro Approvazione. Esiste anche un flusso di lavoro Approvazione molto simile per la pubblicazione, creato specificamente per l'uso nei siti di SharePoint che pubblicano pagine Web su Internet.

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Un flusso di lavoro Approvazione è una caratteristica di SharePoint che consente di distribuire un documento o un altro elemento archiviati in un elenco o in una raccolta di SharePoint a una o più persone per l'approvazione o il rifiuto. Il flusso di lavoro automatizza, semplifica e standardizza l'intero processo.

Diagramma di un flusso di lavoro Approvazione semplice

Il flusso di lavoro Approvazione di base incluso nei prodotti SharePoint funziona come un modello. Usando questo modello è possibile aggiungere più flussi di lavoro Approvazione ai siti. Ogni flusso di lavoro che si aggiunge rappresenta una versione unica del flusso di lavoro Approvazione di base, con il suo metodo di lavoro specializzato basato sulle impostazioni specificate al momento dell'aggiunta.

Sezioni di questo segmento

  1. Operazioni consentite in un flusso di lavoro Approvazione

  2. Operazioni non consentite in un flusso di lavoro Approvazione

  3. Utenti autorizzati all'uso di questo tipo di flusso di lavoro

  4. Pianificazione, aggiunta esecuzione e gestione di questo tipo di flusso di lavoro

1. Operazioni consentite in un flusso di lavoro Approvazione

  • Quando si aggiunge per la prima volta un flusso di lavoro Approvazione a un elenco, una raccolta o una raccolta siti, è possibile specificare il numero di partecipanti da includere e indicare se le rispettive attività vanno assegnate una dopo l'altra (in sequenza) o contemporaneamente (in parallelo). È anche possibile decidere se dividere le attività dei partecipanti in uno o più passaggi separati, nonché specificare una data di scadenza finale e/o il tempo concesso per completare ogni attività. Ogni volta che si avvia manualmente il flusso di lavoro su un elemento, è possibile modificare tutte le impostazioni.

  • Il flusso di lavoro assegna un'attività a ogni partecipante specificato. Ogni partecipante sceglie tra varie possibili risposte: approvare o rifiutare l'elemento, richiedere una modifica all'elemento, riassegnare l'attività oppure annullare o eliminare l'attività.

  • Mentre il flusso di lavoro è in esecuzione è possibile monitorarne lo stato di avanzamento e, se necessario, apportare modifiche tramite un'unica pagina centrale denominata Stato flusso di lavoro.

  • Per 60 giorni dopo il completamento, l'elenco di tutti gli eventi che si sono verificati durante l'esecuzione (o istanza) del flusso di lavoro rimarrà disponibile nella pagina Stato flusso di lavoro, a scopo informativo.

È anche possibile usare un flusso di lavoro approvazione per gestire un processo di approvazione del contenuto per un elenco o una raccolta. Per altre informazioni, vedere il segmento di controllo di questo articolo.

2. Operazioni non consentite in un flusso di lavoro Approvazione

In genere ai partecipanti di un flusso di lavoro Approvazione non è consentito apportare modifiche agli elementi sottoposti a revisione. I partecipanti possono però richiedere che siano apportate modifiche all'elemento nel corso dell'istanza del flusso di lavoro. Se si vuole aggiungere un flusso di lavoro in cui i partecipanti inseriscono commenti e tengono traccia delle modifiche nell'elemento stesso, vedere l'articolo Informazioni sui flussi di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti nella sezione Vedere anche.

Inoltre, i flussi di lavoro approvazione non sono progettati per raccogliere firme. Se si vuole usare un flusso di lavoro per raccogliere firme in un documento di Microsoft Word, una cartella di lavoro di Microsoft Excel o un modulo di Microsoft InfoPath, vedere l'articolotutti i flussi di lavoro raccolta firmenella sezione vedere anche.

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3. Utenti autorizzati all'uso di questo tipo di flusso di lavoro

Per aggiungere un flusso di lavoro    Per impostazione predefinita, è necessario disporre dell'autorizzazione Gestisci elenchi per l' aggiunta di un flusso di lavoro. Il gruppo proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita; il gruppo membri e il gruppo visitatori non lo fanno.

Per avviare un flusso di lavoro    Anche per impostazione predefinita, è necessario disporre dell'autorizzazione Modifica elementi per avviare un flusso di lavoro già aggiunto. (Il gruppo membri e il gruppo proprietari hanno entrambi l'autorizzazione Modifica elementi per impostazione predefinita; il gruppo visitatori non lo fa).

In alternativa, i proprietari possono scegliere di configurare specifici flussi di lavoro in modo che possano essere avviati solo dai membri del gruppo Proprietari. A questo scopo, selezionare la casella di controllo Richiedi autorizzazioni Gestione elenchi per l'avvio del flusso di lavoro nella prima pagina del modulo di associazione.

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4. Pianificazione, aggiunta esecuzione e gestione di questo tipo di flusso di lavoro

Questi sono i passaggi di base:

  • PRIMA dell'esecuzione del flusso di lavoro (piano, aggiunta, inizio)   
    Prima di aggiungere un flusso di lavoro, si pianifica la posizione in cui si vuole aggiungerlo (per un singolo elenco o raccolta o per l'intera raccolta siti) e i dettagli del funzionamento. Dopo aver aggiunto e configurato il flusso di lavoro, chiunque disponga delle autorizzazioni necessarie può avviare il flusso di lavoro su un elemento specifico. Il flusso di lavoro può anche essere configurato per l'esecuzione automatica. Le esecuzioni automatiche possono essere attivate in base a uno o entrambi i due eventi di attivazione: quando un elemento viene aggiunto o creato in un elenco o in una raccolta oppure quando un elemento di un elenco o di una raccolta viene modificato.

  • DURANTE l'esecuzione del flusso di lavoro (completamento, monitoraggio, modifica)   
    Durante l'esecuzione del flusso di lavoro, i singoli partecipanti completano le attività assegnate. I promemoria automatici vengono inviati ai partecipanti che non soddisfano le scadenze delle attività. Allo stesso tempo, è possibile monitorare lo stato di avanzamento del flusso di lavoro da una pagina centrale del flusso di lavoro per quella particolare istanza del flusso di lavoro. Le modifiche apportate al flusso di lavoro durante l'esecuzione possono essere eseguite dalla stessa pagina; e, se necessario, il flusso di lavoro può essere annullato o terminato da lì.

  • DOPO l'esecuzione del flusso di lavoro (revisione, rapporto, modifica)   
    Al termine del flusso di lavoro, l'intera cronologia di tale esecuzione (o istanza) può essere rivista per un massimo di 60 giorni nella pagina Stato flusso di lavoro. Nella stessa pagina è possibile creare report statistici sulle prestazioni di questa versione del flusso di lavoro. Infine, se c'è sempre qualcosa che si vuole modificare sul modo in cui funziona il flusso di lavoro, è possibile aprire e modificare il modulo di associazione completato alla prima aggiunta del flusso di lavoro.

Il diagramma di flusso seguente illustra questi passaggi dal punto di vista della persona che aggiunge il nuovo flusso di lavoro.

Processo del flusso di lavoro

In questo segmento vengono illustrate le decisioni da prendere e le informazioni da raccogliere prima di aggiungere una versione del flusso di lavoro Approvazione.

Se si ha già familiarità con l'aggiunta di questo tipo di flusso di lavoro e si ha solo bisogno di un promemoria sugli specifici passaggi, è possibile passare direttamente al segmento AGGIUNGERE appropriato (Elenco/raccolta oppure Raccolta siti) di questo articolo.

Sezioni di questo segmento

  1. Modelli e versioni

  2. Introduzione al modulo di associazione

  3. Dodici domande a cui rispondere

1. Modelli e versioni

I flussi di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint rappresentano i modelli master su cui sono basati i singoli e specifici flussi di lavoro che si aggiungeranno a elenchi, raccolte e raccolte siti.

Ogni volta che si aggiunge un flusso di lavoro approvazione, ad esempio, si sta effettivamente aggiungendo una versione del modello di flusso di lavoro approvazione generale. È possibile assegnare a ogni versione il proprio nome e le proprie impostazioni, specificate nel modulo di associazione quando si aggiunge quella specifica versione. In questo modo, è possibile aggiungere più flussi di lavoro, tutte le versioni in base al modello master flusso di lavoro approvazione, ma ognuna delle versioni denominate e personalizzate per il modo specifico in cui verrà usato. Le versioni denominate possono anche essere definite istanzedel flusso di lavoro.

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2. Introduzione al modulo di associazione

Ogni volta che si aggiunge una nuova versione del flusso di lavoro in base a uno dei modelli di flusso di lavoro inclusi, è necessario compilare un modulo di associazione per specificare il modo in cui si vuole che la nuova istanza funzioni.

La sezione seguente contiene un elenco di domande preparatorie per la compilazione del modulo di associazione. Prima, però, dedicare qualche momento all'osservazione del modulo e dei campi.

Prima pagina del modulo di associazione

Primo modulo di avvio

Seconda pagina del modulo di associazione

Modulo per l'inserimento di informazioni specifiche per l'esecuzione

I campi nella casella rossa nella seconda pagina vengono visualizzati anche nel modulo di avvio, che viene presentato ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato manualmente e che può essere modificato per quella specifica esecuzione.

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3. Dodici domande a cui rispondere

Quando si avranno le risposte a tutte le domande di questa sezione, si sarà pronti ad aggiungere il flusso di lavoro.

  1. È il tipo di flusso di lavoro giusto?

  2. Un solo elenco o raccolta, o l'intera raccolta siti? e Un solo tipo di contenuto o tutti i tipi di contenuto?

  3. Che nome assegnargli?

  4. Elenchi di attività e cronologia: nuovi o esistenti?

  5. Chi e come può avviare il flusso di lavoro?

  6. I tipi di contenuto che ereditano da questo tipo riceveranno questo flusso di lavoro?

  7. Partecipanti: quali persone, in che ordine?

  8. Di quali altre informazioni hanno bisogno i partecipanti?

  9. Quando scadono le attività?

  10. Quando termina questo flusso di lavoro?

  11. Chi deve ricevere una notifica?

  12. Questo flusso di lavoro controllerà l'approvazione del contenuto?

01. È il tipo di flusso di lavoro giusto?

Sono disponibili diversi modelli di flusso di lavoro con la parola "approvazione" nei nomi. Questo articolo riguarda il modello di flusso di lavoro visualizzato nel menu come approvazione-SharePoint 2010. Se non si è certi che questo tipo di flusso di lavoro sia la scelta migliore per l'utente, fare riferimento al segmento Learn di questo articolo. Per altre informazioni sugli altri modelli di flusso di lavoro disponibili, vedere l'articolo sui flussi di lavoro inclusi in SharePoint, nella sezione vedere anche.

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02. Un solo elenco o raccolta, o l'intera raccolta siti? Un solo tipo di contenuto o tutti i tipi di contenuto?

È possibile rendere disponibile la nuova versione del flusso di lavoro approvazione in un solo elenco o raccolta oppure renderla disponibile in tutta la raccolta siti.

  • Se si aggiunge il flusso di lavoro per un singolo elenco o raccolta, è possibile configurarlo per l'esecuzione su tutti i tipi di contenuto oppure su un solo tipo di contenuto.

  • Se si aggiunge il flusso di lavoro per l'intera raccolta siti, tuttavia, è necessario configurarlo per l'esecuzione su un solo tipo di contenuto.

Mappa di raccolta siti con spiegazione di tre modalità di aggiunta

Informazioni sui tipi di contenuto

Ogni documento o altro elemento archiviato in un elenco o in una raccolta di SharePoint appartiene a uno o un altro tipo di contenuto. Un tipo di contenuto può essere come di base e generico come documento o foglio di calcolo di Excelo come specifica di contratto legale o di progettazione di prodotti. Alcuni tipi di contenuto sono disponibili in prodotti SharePoint per impostazione predefinita, ma è possibile personalizzarli e aggiungerne altri. Per altre informazioni, vedere creare o personalizzare un tipo di contenuto del sito e aggiungere un tipo di contenuto a un elenco o a una raccolta.

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03. Che nome assegnargli?

Assegnare alla versione del flusso di lavoro un nome che:

  • Indichi chiaramente a cosa serve.

  • Lo distingua chiaramente dagli altri flussi di lavoro.

Esempio

Si supponga di far parte di un gruppo di redattori. Il gruppo vuole usare due flussi di lavoro di approvazione diversi per gestire gli invii di documenti da parte dei collaboratori esterni:

  • Si eseguirà il primo flusso di lavoro su ogni documento inviato per decidere se accettarlo per il processo di modifica.

  • Dopo aver accettato modificato un documento inviato, si eseguirà il secondo flusso di lavoro sulla bozza modificata per decidere se accettarla come finale.

È possibile assegnare un nome al primo flusso di lavoro accettare l'approvazione dell'invio e la seconda approvazione bozza finale.

Suggerimento: Come di consueto, è consigliabile stabilire convenzioni di denominazione coerenti e assicurarsi che tutte le persone coinvolte nei flussi di lavoro conoscano tali convenzioni.

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04. Elenchi di attività e cronologia: nuovi o esistenti?

Il flusso di lavoro può essere usato nell'elenco delle attività e nell'elenco di cronologia predefiniti del sito, usare altre attività e elenchi di cronologia esistenti o richiedere nuovi elenchi solo per questo flusso di lavoro.

  • Se per il sito saranno disponibili numerosi flussi di lavoro, oppure se alcuni flussi di lavoro implicheranno numerose attività, è consigliabile richiedere nuovi elenchi per ogni flusso di lavoro. La gestione di elenchi particolarmente lunghi può rallentare le prestazioni. Per il sistema è più semplice e veloce gestire vari elenchi brevi piuttosto che un unico elenco molto lungo.

  • Se le attività e la cronologia di questo flusso di lavoro conterranno dati riservati o confidenziali che si desidera tenere separati dall'elenco Attività generale, è decisamente opportuno indicare che per questo flusso di lavoro si desiderano elenchi nuovi e distinti. Dopo aver aggiunto il flusso di lavoro, verificare che siano impostate le autorizzazioni appropriate per i nuovi elenchi.

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05. Chi e come può avviare il flusso di lavoro?

I flussi di lavoro possono essere impostati per l'avvio esclusivamente manuale, esclusivamente automatico, oppure entrambi:

  • Quando si avvia manualmente un flusso di lavoro approvazione su un documento o un elemento specifico, viene presentato un altro modulo, il modulo di avvio. Il modulo di avvio contiene la maggior parte delle impostazioni della seconda pagina del modulo di associazione . In questo modo, se la persona che avvia il flusso di lavoro vuole modificare le impostazioni (solo per l'istanza corrente), può farlo prima di fare clic su Avvia. Accedere al menu di scelta rapida dell'elemento > > flussi di lavoro > selezionare il flusso di lavoro per avviarlo manualmente.

  • Con un avvio automatico, naturalmente, non c'è possibilità di presentare un modulo di avvio, pertanto verranno utilizzate le impostazioni predefinite specificate nel modulo di associazione senza alcuna modifica.

Nella figura seguente sono illustrate le differenze tra avvii manuali e avvii automatici.

Confronto dei moduli per l'avvio manuale e automatico

Le eventuali modifiche apportate nel modulo di avvio vengono applicate solo durante l'istanza corrente del flusso di lavoro. Per modificare le impostazioni predefinite permanenti del flusso di lavoro è necessario modificare il modulo di associazione originale, come illustrato nel segmento MODIFICARE di questo articolo.

Avvii manuali

Se si consentono agli avvii manuali, chiunque disponga delle autorizzazioni necessarie può avviare il flusso di lavoro su qualsiasi elemento idoneo in qualsiasi momento.

I vantaggi di un avvio manuale sono che consente di eseguire il flusso di lavoro solo se e quando si sceglie di farlo, e che ogni volta che lo si esegue è possibile modificare alcune impostazioni usando il modulo di avvio.

Esempio rapido    Se si vuole eseguire il flusso di lavoro solo sugli elementi creati da un writer all'esterno del team, è possibile avviarlo solo manualmente per evitare che vengano eseguiti automaticamente in base a elementi creati dall'utente e dai colleghi. (Una soluzione alternativa: gestire un elenco o una raccolta per gli elementi degli autori del team e un elenco o una raccolta distinto per gli elementi di tutti gli altri autori. In questo modo, puoi eseguire il flusso di lavoro automaticamente, ma solo nell'elenco autori esterni. Un'altra soluzione: aggiungere una condizione IF e impostarla per la persona specifica. Per altre informazioni, Vedi Guida di riferimento rapido per le condizioni del flusso di lavoro .

Il principale svantaggio degli avvii manuali è che bisogna ricordare di eseguire il flusso di lavoro ogni volta che è appropriato.

Avvii automatici

È possibile impostare l'avvio automatico del flusso di lavoro in base agli eventi seguenti:

  • Tentativo di pubblicare una versione principale di un elemento.

  • Creazione o caricamento di un nuovo elemento nell'elenco o raccolta.

  • Modifica di un elemento già archiviato nell'elenco o raccolta.

Il vantaggio degli avvii automatici è che nessuno deve ricordarsi di avviare il flusso di lavoro, che viene eseguito ogni volta che si verifica un evento di attivazione.

Un rapido esempio    Se si è responsabili dell'accuratezza e dell'adeguatezza degli elementi in un elenco, si potrebbe aggiungere all'elenco un flusso di lavoro Approvazione e specificare se stesso come unico partecipante. Si potrebbe impostare il flusso di lavoro in modo che si avvii automaticamente ogni volta che un elemento dell'elenco viene modificato e ogni volta che viene aggiunto un nuovo elemento. In questo modo si resterà sempre aggiornati.

Due svantaggi degli avvii automatici:

  • Non è possibile impedire l'esecuzione del flusso di lavoro ogni volta che si verifica un evento di attivazione.

  • Non è possibile modificare alcun tipo di impostazione all'inizio della singola istanza.

Per altre informazioni sull'esecuzione automatica del flusso di lavoro Approvazione quando qualcuno tenta di pubblicare una versione principale di un elemento, vedere il segmento CONTROLLARE di questo articolo.

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06. I tipi di contenuto che ereditano da questo tipo riceveranno questo flusso di lavoro?

Solo quando si aggiunge un flusso di lavoro a un tipo di contenuto per l'intera raccolta siti viene offerta l'opzione di aggiungere il flusso di lavoro anche a tutti gli altri tipi di contenuto nella raccolta siti che ereditano da tale tipo di contenuto.

Note

  • Per il completamento di tutte le ulteriori operazioni di aggiunta può essere necessario molto tempo.

  • Se è stata interrotta l'ereditarietà per qualunque sito o sito secondario per cui si vuole che il flusso di lavoro aggiunto erediti i tipi di contenuto, prima di eseguire questa operazione assicurarsi di far parte del gruppo Proprietari di tutti i siti o siti secondari interessati.

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07. Partecipanti: quali persone, in che ordine?

Sarà necessario immettere il nome o l'indirizzo di posta elettronica di tutte le persone alle quali verranno assegnate attività di revisione.

Un passaggio o più passaggi?    Le attività di revisione possono essere eseguite in un solo passaggio oppure in più passaggi. Se si imposta l'esecuzione in più passaggi, questi verranno eseguiti in successione.

Revisioni in parallelo o in sequenza?    Per i partecipanti in qualsiasi passaggio è possibile impostare l'assegnazione delle attività di revisione tutte insieme (in parallelo) oppure una dopo l'altra (in sequenza) nell'ordine specificato. L'assegnazione in sequenza può essere utile, ad esempio, se si imposta il flusso di lavoro in modo che termini dopo il primo rifiuto, oppure se si desidera che durante la revisione i partecipanti siano in grado di visualizzare i commenti dei partecipanti dei passaggi precedenti.

Esempio

Questo semplice scenario illustra alcuni vantaggi delle revisioni in sequenza e in più passaggi:

Si supponga che Alessandro aggiunga un nuovo flusso di lavoro Approvazione. Alessandro vuole che i suoi collaboratori, Anna e Davide, rivedano ogni elemento prima di effettuare la revisione in prima persona. Vuole inoltre che il flusso di lavoro termini prima della sua revisione se Anna o Davide rifiutano l'elemento. Alessandro può raggiungere il suo scopo in due modi:

  • Usando una revisione seriale    Frank configura una revisione seriale a fase singola in cui Anna e Sean sono i primi due partecipanti ed è il terzo; e seleziona la fine dell'opzione First rejection.
    In questa disposizione Anna deve approvare l'elemento prima che l'attività di Sean sia assegnata, quindi Sean deve approvare l'elemento prima dell'assegnazione dell'attività di Frank. Se Anna respinge l'elemento, non verrà assegnata a Sean né a Frank un'attività; e se Anna approva ma Sean respinge, il flusso di lavoro termina ancora prima che l'attività di revisione di Frank sia sempre assegnata.
    Ecco come Frank configura la recensione seriale a singolo stadio.
    Modulo con impostazione per l'esecuzione in sequenza evidenziata
    Opzione Termina al primo rifiuto selezionata

  • Usando due fasi    Se Frank vuole che Anna e Sean vengano assegnati le proprie recensioni contemporaneamente, in modo che Sean non debba aspettare che Anna finisca prima che possa iniziare, può configurare due fasi nel flusso di lavoro: la prima fase parallela per le recensioni di Anna e Sean e la seconda una fase separata solo per la propria recensione. Di nuovo, seleziona l'opzione termina al primo rifiuto. La seconda fase non si avvia finché non viene completata la prima fase; anche in questo caso, se Anna o Sean rifiutano l'elemento, l'attività di revisione di Frank non verrà mai assegnata.
    Ecco come Frank configura la recensione parallela in due fasi.
    Modulo con impostazione per il passaggio in parallelo evidenziata
    Opzione Termina al primo rifiuto selezionata

Ecco i diagrammi di entrambe le soluzioni.

Flusso di lavoro in sequenza e flusso di lavoro in due passaggi affiancati

Partecipanti esterni    Per includere partecipanti che non sono membri dell'organizzazione SharePoint è necessario applicare un processo speciale. In questo processo, un membro del sito funge da agente per il partecipante esterno.

Ecco un diagramma del processo:

Diagramma di flusso del processo per l'inclusione di un partecipante esterno

Assegnare una sola attività all'intero gruppo o un'attività a ogni membro del gruppo?    Se si include tra i partecipanti del flusso di lavoro un indirizzo di gruppo o una lista di distribuzione, è possibile fare in modo che il flusso di lavoro assegni una sola attività a ogni membro del gruppo, oppure che assegni una sola attività all'intero gruppo, inviando comunque una notifica della singola attività a ogni membro. Quando si assegna una sola attività all'intero gruppo, qualsiasi membro del gruppo può richiedere e completare l'attività. Le istruzioni per richiedere un'attività di gruppo sono disponibili nel segmento COMPLETARE di questo articolo.

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08. Di quali altre informazioni hanno bisogno i partecipanti?

Il modulo di associazione contiene un campo di testo in cui è possibile immettere istruzioni, dettagli sui requisiti, risorse e così via.

Due informazioni che si potrebbero includere:

  • Informazioni sul contatto, nel caso i partecipanti avessero difficoltà o domande.

  • Se il flusso di lavoro assegnerà una sola attività a ogni gruppo o lista di distribuzione, segnalare in questa sede che un singolo membro di ogni gruppo deve richiedere l'attività prima di completarla. In questo modo gli altri membri del gruppo non perderanno tempo iniziando la stessa attività. Le istruzioni dettagliate per richiedere un'attività di gruppo sono disponibili nel segmento COMPLETARE di questo articolo

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09. Quando scadono le attività?

È possibile specificare la scadenza delle attività del flusso di lavoro in uno o entrambi i modi specificati di seguito:

Per data di calendario    È possibile specificare un'unica data di scadenza per tutte le attività.

  • Se si imposta il flusso di lavoro per l'avvio automatico, in genere non è opportuno usare questa opzione. Il motivo è che il valore di data specificato non verrà modificato automaticamente rispetto alla data corrente ogni volta che il flusso di lavoro si avvia automaticamente.

Per durata dell'attività    È possibile specificare un numero di giorni, settimane o mesi concessi per il completamento di ogni attività, a partire dal momento dell'assegnazione.

  • La data di calendario ha la priorità sulla durata specificata per l'attività, vale a dire che se oggi è il 10 giugno e mi viene assegnata un'attività della durata di tre giorni, ma che ha anche una data di scadenza impostata sull'11 giugno, l'attività scadrà l'11 giugno (la data di scadenza di calendario) e non il 13 giugno (la fine della durata di tre giorni ).

Inizio del segmento

10. Quando termina questo flusso di lavoro?

Per evitare perdite di tempo associate a revisioni non necessarie, è possibile impostare il flusso di lavoro in modo che termini immediatamente (prima della data di scadenza specificata o calcolata) quando si verifica uno di questi due eventi:

  • Un partecipante rifiuta l'elemento.

  • L'elemento viene modificato in qualsiasi modo.

Nota:  Non è possibile avviare un flusso di lavoro per un elemento attualmente estratto. Dopo l'avvio del flusso di lavoro, tuttavia, l'elemento da revisionare può essere estratto in modo da proteggerlo dalle modifiche. Non sarà però possibile avviare altri flussi di lavoro per l'elemento finché non sarà stato nuovamente archiviato.

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11. Chi deve ricevere una notifica?

Nel campo Cc disponibile nella seconda pagina del modulo di associazione è possibile immettere i nomi e gli indirizzi di tutte le persone che dovrebbero ricevere una notifica ogni volta che il flusso di lavoro inizia o termina.

  • L'inserimento di un nome in questo campo non implica l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro alla persona indicata.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che lo ha aggiunto originariamente riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

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12. Questo flusso di lavoro controllerà l'approvazione del contenuto?

Si potrebbe disporre di elementi o raccolte per cui si desidera verificare l'accuratezza del contenuto dei nuovi elementi e/o delle nuove versioni degli elementi correnti, oppure l'adeguatezza del formato o dello stile, prima che vengano resi visibili a tutti coloro che hanno accesso all'elenco. Questo tipo di processo di revisione è denominato approvazione del contenuto.

Nei prodotti SharePoint è possibile usare un flusso di lavoro Approvazione per rendere il processo di approvazione del contenuto più semplice ed efficiente. Per altre informazioni, vedere il segmento Controllare l'approvazione del contenuto di questo articolo.

Altri suggerimenti

Se si è pronti ad aggiungere il nuovo flusso di lavoro Approvazione a un elenco, una raccolta una raccolta siti, passare al segmento AGGIUNGERE appropriato (Elenco/raccolta o Raccolta siti) di questo articolo.

Si potrebbe disporre di elementi e raccolte per cui si desidera verificare l'accuratezza del contenuto dei nuovi elementi e/o delle nuove versioni degli elementi correnti, oppure l'adeguatezza del formato o dello stile, prima che vengano resi visibili a tutti coloro che hanno accesso all'elenco. Questo tipo di processo di revisione è denominato approvazione del contenuto.

Nei prodotti SharePoint è possibile controllare l'approvazione del contenuto manualmente, senza avviare un flusso di lavoro. Un flusso di lavoro Approvazione di SharePoint, tuttavia, può rendere il processo più semplice ed efficiente.

Se non si ha familiarità con le caratteristiche di controllo delle versioni e approvazione del contenuto nei prodotti SharePoint, si consiglia di iniziare con la lettura degli articoli seguenti:

Un flusso di lavoro Approvazione può controllare il processo di approvazione del contenuto in due modi, ognuno dei quali associato a un singolo controllo nei moduli di associazione che si compilano la prima volta che si aggiunge il flusso di lavoro. È possibile usare il flusso di lavoro per uno dei due modi o per entrambi.

Controllo della pubblicazione di versioni principali

Nell'area Opzioni di avvio della prima pagina del modulo di associazione è presente l'opzione Avvia il flusso di lavoro per approvare la pubblicazione di una versione principale di un elemento. Alcune informazioni da tenere presente:

  • Questa opzione è disponibile solo per i flussi di lavoro di approvazione eseguiti su tutti i tipi di contenuto in un singolo elenco o raccolta e non per i flussi di lavoro eseguiti sugli elementi di un unico tipo di contenuto.

  • Perché questa opzione sia disponibile è necessario abilitare l'approvazione del contenuto per l'elenco o la raccolta nella pagina Impostazioni controllo versioni e che nella stessa pagina sia selezionata l'opzione Crea versioni principali e secondarie (bozza).

  • Selezionando questa opzione, le due opzioni seguenti diventano non disponibili: Avvia il flusso di lavoro quando viene creato un nuovo elemento e Avvia il flusso di lavoro quando viene modificato un elemento.

  • Selezionando questa opzione, il flusso di lavoro verrà eseguito automaticamente su un elemento solo quando qualcuno tenta di pubblicare una versione principale di tale elemento.

  • Per ogni elenco o raccolta è possibile impostare un solo flusso di lavoro Approvazione usato per approvare la pubblicazione di versioni principali. Se si tenta di impostare un secondo flusso di lavoro nello stesso elenco o raccolta per questa funzione, verrà richiesto di scegliere l'uno o l'altro.

Controllo non basato sul controllo delle versioni

Nell'area Abilita approvazione contenuto della seconda pagina del modulo di associazione è presente un'opzione con la dicitura Consente di aggiornare lo stato di approvazione dopo il completamento del flusso di lavoro (utilizzare questo flusso di lavoro per controllare l'approvazione del contenuto).

Questa opzione è disponibile nel modulo indipendentemente dall'obbligatorietà o meno dell'approvazione del contenuto nell'elenco o nella raccolta. In entrambi i casi, il valore del campo Approvazione dell'elemento viene aggiornato in base al risultato del flusso di lavoro.

Usando questa opzione è possibile:

  • Eseguire sempre il flusso di lavoro manualmente, oppure

  • Selezionare una o più opzioni di avvio automatico nella prima pagina del modulo di associazione, oppure

  • Consentire sia gli avvii manuali che gli avvii automatici

Controllo del contenuto per i siti di pubblicazione sul Web

Nei siti che pubblicano pagine sul Web il controllo del contenuto è un processo specializzato. Per questo motivo, sono disponibili un flusso di lavoro Approvazione Pubblicazione specializzato per questo uso e un modello di sito, denominato Sito di pubblicazione con flusso di lavoro, che include una versione di tale flusso di lavoro già personalizzata per l'uso nella pubblicazione sul Web.

Altri suggerimenti

Se si è pronti ad aggiungere il nuovo flusso di lavoro Approvazione a un elenco, una raccolta una raccolta siti, passare al segmento AGGIUNGERE appropriato (Elenco/raccolta o Raccolta siti) di questo articolo.

Se non si ha familiarità con l'aggiunta di flussi di lavoro, può essere utile consultare i segmenti APPROFONDIMENTI e PIANIFICARE di questo articolo prima di procedere con i passaggi descritti in questo segmento.

Sezioni di questo segmento

  1. Prima di iniziare

  2. Aggiungere il flusso di lavoro

1. Prima di iniziare

Prima di aggiungere un flusso di lavoro è necessario verificare quanto segue:

Posta elettronica    Per consentire al flusso di lavoro di inviare notifiche e promemoria tramite posta elettronica, è necessario che la posta elettronica sia abilitata per il sito di SharePoint. Se non si è sicuri che sia già stato fatto, rivolgersi all'amministratore di SharePoint. Vedere anche SharePoint 2013 passo per passo: configurazione per l'impostazione della posta in uscita.

Autorizzazioni    In base alle impostazioni predefinite di SharePoint, per aggiungere flussi di lavoro per elenchi, raccolte o raccolte siti è necessario disporre dell'autorizzazione Gestione elenchi. L'autorizzazione Gestione elenchi è disponibile per il gruppo Proprietari per impostazione predefinita, ma non per il gruppo Membri e il gruppo Visitatori. Per altre informazioni sulle autorizzazioni, vedere il segmento APPROFONDIMENTI di questo articolo.

Inizio del segmento

2. Aggiungere il flusso di lavoro

Seguire questa procedura:

  1. Aprire l'elenco o la raccolta per cui si desidera aggiungere il flusso di lavoro.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta.

    Nota: Il nome della scheda varia a seconda del tipo di elenco o raccolta. In un elenco Calendario, ad esempio, il nome della scheda è Calendario.

  3. Nel gruppo Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

  4. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, in Mostra le associazioni di flusso di lavoro di questo tipo, specificare se si vuole eseguire il flusso di lavoro sul documento, l'elenco o su una cartella e quindi fare clic su Aggiungi flusso di lavoro.

  5. Completare la prima pagina del modulo di associazione.
    (Istruzioni seguire l'illustrazione).

    Informazioni di base per l'aggiunta del flusso di lavoro con callout delle sezioni

    Callout numero uno

    Tipo di contenuto

    Mantenere la selezione predefinita Tutti o selezionare un tipo di contenuto specifico.

    Callout numero due

    Modello

    Selezionare il modello approvazione-SharePoint 2010.

    Nota: Se il modello approvazione-sharepoint 2010 non è visualizzato nell'elenco, rivolgersi all'amministratore di SharePoint per scoprire se è stato attivato per la raccolta siti o l'area di lavoro. Se si è un amministratore, accedere alle impostazioni del sito > caratteristiche della raccolta siti _GT_ attivare la caratteristica flussi di lavoro .

    Callout numero tre

    Nome

    Digitare un nome per il flusso di lavoro. Il nome identificherà il flusso di lavoro per gli utenti dell'elenco o raccolta.

    Per suggerimenti sul nome da assegnare al flusso di lavoro, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

    Callout numero quattro

    Elenco attività

    Selezionare un elenco attività da usare con il flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco attività esistente oppure fare clic su Nuovo elenco attività per crearne uno nuovo.

    Per informazioni sui motivi per cui creare un nuovo elenco attività anziché scegliere uno esistente, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

    Callout numero 5

    Elenco cronologia

    Selezionare un elenco della cronologia da usare con il flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco esistente oppure fare clic su Nuovo elenco cronologia per crearne uno nuovo.

    Per informazioni sui motivi per cui creare un nuovo elenco della cronologia anziché scegliere uno esistente, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

    Callout numero sei

    Opzioni di avvio

    Specificare le possibili modalità di avvio del flusso di lavoro.

    Per informazioni sulla selezione delle opzioni di avvio, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

    Per informazioni sull'uso del flusso di lavoro per controllare l'approvazione del contenuto, compresa la pubblicazione di versioni principali, vedere il segmento CONTROLLARE di questo articolo.

    • Si noti che l'opzione Avvia questo flusso di lavoro per approvare la pubblicazione di una versione principale di un elemento  non viene visualizzata se si sta aggiungendo il flusso di lavoro solo per un singolo tipo di contenuto.

    • Tenere inoltre presente che se si seleziona Avvia il flusso di lavoro per approvare la pubblicazione di una versione principale di un elemento, le due caselle di controllo seguenti diventano non disponibili.

  6. Dopo aver configurato tutte le impostazioni del modulo nel modo desiderato, fare clic su Avanti.

  7. Completare la seconda pagina del modulo di associazione.
    (Istruzioni seguire l'illustrazione).

    Nota: I prodotti SharePoint presentano nella seconda pagina del modulo di associazione le opzioni numerate da uno a sette nella figura seguente, da Responsabili approvazione a Cc, ogni volta che si avvia il flusso di lavoro manualmente, in modo che sia possibile apportare modifiche alle opzioni per quella specifica istanza.

    Valori predefiniti di aggiunta flusso di lavoro con callout dei campi

    Callout numero uno

    Assegna a

    Immettere i nomi o gli indirizzi delle persone a cui il flusso di lavoro deve assegnare attività.

    • Se le attività verranno assegnate una alla volta (in sequenza seriale)   
      Immettere i nomi o gli indirizzi nell'ordine in cui le attività devono essere assegnate.

    • Se tutte le attività verranno assegnate contemporaneamente (in parallelo)   
      L'ordine dei nomi o degli indirizzi non è importante.

    • Se si sta assegnando un'attività a un utente esterno all'organizzazione   
      di SharePoint Per altre informazioni su come includere i partecipanti esterni, vedere il segmento completo di questo articolo.

    Callout numero due

    Ordine

    Specificare se le attività devono essere assegnate una alla volta (in sequenza) o contemporaneamente (in parallelo).

    Per altre informazioni sull'assegnazione in sequenza e in parallelo, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

    Callout numero tre

    Aggiungi nuova fase

    Aggiungere gli eventuali altri passaggi desiderati dopo il primo appena configurato.

    • Per eliminare un intero passaggio, fare clic sul campo Assegna a relativo al passaggio e quindi premere CTRL+CANC.

    Per altre informazioni sull'uso di più passaggi, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

    Callout numero quattro

    Espandi gruppi

    • Per assegnare una singola attività a ogni membro di ogni gruppo inserito nel campo Assegna a, selezionare questa casella di controllo. Ogni membro del gruppo riceverà una notifica per l'attività e ogni membro del gruppo avrà una propria attività da completare.

    • Per assegnare una singola attività a ogni intero gruppo inserito nel campo Assegna a, deselezionare questa casella di controllo. Ogni membro del gruppo riceverà una notifica per l'attività, ma un solo membro potrà richiedere e completare tale attività per conto dell'intero gruppo. Le istruzioni per richiedere l'attività di gruppo sono disponibili nel segmento COMPLETARE di questo articolo.

    Callout numero 5

    Richiesta

    Il testo inserito in questo campo verrà incluso in tutte le notifiche per le attività inviate dal flusso di lavoro. Non dimenticare di includere le eventuali istruzioni o risorse aggiuntive di cui i partecipanti potrebbero avere bisogno, tra cui:

    • Informazioni sul contatto.

    • Se appropriato, una nota sulle singole attività assegnate a interi gruppi o liste di distribuzione. Le istruzioni per richiedere un'attività di gruppo sono disponibili nel segmento COMPLETARE di questo articolo.

    Callout numero sei

    Date di scadenza e durate delle attività

    Specificare una data di scadenza finale per l'intero flusso di lavoro e/o specificare il numero di giorni, settimane o mesi concessi per il completamento di ogni attività dal momento dell'assegnazione.

    • Se questo flusso di lavoro può essere avviato automaticamente, è buona norma lasciare vuoto il campo Scadenza per tutte le attività e usare i due campi della durata per controllare la data di scadenza. È sempre possibile specificare una data di scadenza precisa nel modulo di avvio se e quando si avvia il flusso di lavoro manualmente.

    Per altre informazioni su quando usare le date di scadenza e quando usare le durate delle attività, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

    Callout numero sette

    CC

    Immettere i nomi o gli indirizzi di posta elettronica di tutte le persone che devono ricevere una notifica ogni volta che il flusso di lavoro inizia o termina.

    • L'immissione di un nome in questo campo non implica l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro.

    • Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

    • Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che lo ha aggiunto originariamente riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

    Callout numero otto

    Terminare il flusso di lavoro

    Selezionare una, nessuna o entrambe le opzioni.

    Per altre informazioni su queste opzioni, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

    Callout numero nove

    Abilita approvazione contenuto

    Selezionare questa casella di controllo se si userà il flusso di lavoro per gestire l'approvazione del contenuto.

    Per altre informazioni sull'uso del flusso di lavoro per controllare l'approvazione del contenuto, inclusa la pubblicazione di versioni principali, vedere il segmento di controllo di questo articolo.

  8. Dopo aver configurato tutte le impostazioni di questa pagina nel modo desiderato, fare clic su Salva per creare il flusso di lavoro.

Se non si ha familiarità con l'aggiunta di flussi di lavoro, può essere utile consultare i segmenti APPROFONDIMENTI e PIANIFICARE di questo articolo prima di procedere con i passaggi descritti in questo segmento.

Sezioni di questo segmento

  1. Prima di iniziare

  2. Aggiungere il flusso di lavoro

1. Prima di iniziare

Prima di aggiungere un flusso di lavoro è necessario verificare quanto segue:

Posta elettronica    Per consentire al flusso di lavoro di inviare notifiche e promemoria tramite posta elettronica, è necessario che la posta elettronica sia abilitata per il sito. Se non si è sicuri che sia già stato fatto, rivolgersi all'amministratore di SharePoint. Vedere anche SharePoint 2013 passo per passo: configurazione per l'impostazione della posta in uscita.

Autorizzazioni    In base alle impostazioni predefinite di SharePoint, per aggiungere flussi di lavoro per elenchi, raccolte o raccolte siti è necessario disporre dell'autorizzazione Gestione elenchi. L'autorizzazione Gestione elenchi è disponibile per il gruppo Proprietari per impostazione predefinita, ma non per il gruppo Membri e il gruppo Visitatori. Per altre informazioni sulle autorizzazioni, vedere il segmento APPROFONDIMENTI di questo articolo.

Inizio del segmento

2. Aggiungere il flusso di lavoro

Seguire questa procedura:

  1. Passare alla home page della raccolta siti (non alla home page di un sito o di un sito secondario all'interno della raccolta).

  2. Fare clic sull'icona Impostazioni e quindi su Impostazioni sito.

  3. In Raccolte Designer Web nella pagina Impostazioni sito fare clic su Tipi di contenuto del sito.

  4. Nella pagina Tipi di contenuto del sito fare clic sul nome del tipo di contenuto del sito per cui aggiungere un flusso di lavoro.

    Nota:  I flussi di lavoro aggiunti all'intera raccolta siti vanno aggiunti solo per gli elementi di un unico tipo di contenuto.

    Tipi di contenuto per documenti con tipo evidenziato

    1. Nella pagina relativa al tipo di contenuto selezionato, in Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

    2. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro fare clic sul collegamento Aggiungi flusso di lavoro.

    3. Completare la prima pagina del modulo di associazione.
      (Istruzioni seguire l'illustrazione).

    Pagina di impostazione flusso di lavoro

    Callout numero uno

    Modello

    Selezionare il modello approvazione-SharePoint 2010.

    Nota: Se il modello approvazione-sharepoint 2010 non è visualizzato nell'elenco, rivolgersi all'amministratore di SharePoint per scoprire se è stato attivato per la raccolta siti o l'area di lavoro. Se si è un amministratore, accedere alle impostazioni del sito > caratteristiche della raccolta siti > attivare la caratteristica flussi di lavoro.

    Callout numero due

    Nome

    Digitare un nome per il flusso di lavoro. Il nome identificherà il flusso di lavoro per gli utenti della raccolta siti.

    Per suggerimenti sul nome da assegnare al flusso di lavoro, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

    Callout numero tre

    Elenco attività

    Selezionare un elenco attività da usare con il flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco attività esistente oppure fare clic su Nuovo elenco attività per crearne uno nuovo.

    Per informazioni sui motivi per cui creare un nuovo elenco attività anziché scegliere uno esistente, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

    Callout numero quattro

    Elenco cronologia

    Selezionare un elenco della cronologia da usare con il flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco esistente oppure fare clic su Nuovo elenco cronologia per crearne uno nuovo.

    Per informazioni sui motivi per cui creare un nuovo elenco della cronologia anziché scegliere uno esistente, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

    Callout numero 5

    Opzioni di avvio

    Specificare le possibili modalità di avvio del flusso di lavoro.

    Per informazioni sulla selezione delle opzioni di avvio, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

    Callout numero sei

    Aggiungi il flusso di lavoro a tutti i tipi di contenuto che ereditano da questo tipo di contenuto

    Specificare se il flusso di lavoro deve essere aggiunto (associato) a tutti gli altri tipi di contenuto per elenchi e siti che ereditano da questo tipo di contenuto.

    • Per il completamento di tutte le ulteriori operazioni di aggiunta può essere necessario molto tempo.

    • Se è stata interrotta l'ereditarietà per qualunque sito o sito secondario per cui si vuole che il flusso di lavoro aggiunto erediti i tipi di contenuto, prima di eseguire questa operazione assicurarsi di far parte del gruppo Proprietari di tutti i siti o siti secondari interessati.

  5. Dopo aver configurato tutte le impostazioni della pagina nel modo desiderato, fare clic su Avanti.

  6. Completare la seconda pagina del modulo di associazione.
    (Istruzioni seguire l'illustrazione).

    Nota: I prodotti SharePoint presentano nella seconda pagina del modulo di associazione le opzioni numerate da uno a sette nella figura seguente, da Responsabili approvazione a Cc, ogni volta che si avvia il flusso di lavoro manualmente, in modo che sia possibile apportare modifiche alle opzioni per quella specifica istanza.

    Valori predefiniti di aggiunta flusso di lavoro con callout dei campi

    Callout numero uno

    Assegna a

    Immettere i nomi o gli indirizzi delle persone a cui il flusso di lavoro deve assegnare attività.

    • Se le attività verranno assegnate una alla volta (in sequenza seriale)   
      Immettere i nomi o gli indirizzi nell'ordine in cui si desidera assegnare le attività.

    • Se tutte le attività verranno assegnate contemporaneamente (in parallelo)   
      L'ordine dei nomi o degli indirizzi non è importante.

    • Se si sta assegnando un'attività a un utente esterno all'organizzazione   
      di SharePoint Per altre informazioni su come includere i partecipanti esterni, vedere il segmento completo di questo articolo.

    Callout numero due

    Ordine

    Specificare se le attività devono essere assegnate una alla volta (in sequenza) o contemporaneamente (in parallelo).

    Per altre informazioni sull'assegnazione in sequenza e in parallelo, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

    Callout numero tre

    Aggiungi nuova fase

    Aggiungere gli eventuali altri passaggi desiderati dopo il primo appena configurato.

    • Per eliminare un intero passaggio, fare clic sul campo Assegna a relativo al passaggio e quindi premere CTRL+CANC.

    Per altre informazioni sull'uso di più passaggi, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

    Callout numero quattro

    Espandi gruppi

    • Per assegnare una singola attività a ogni membro di ogni gruppo inserito nel campo Assegna a, selezionare questa casella di controllo. Ogni membro del gruppo riceverà una notifica per l'attività e ogni membro del gruppo avrà una propria attività da completare.

    • Per avere una sola attività assegnata a un interogruppo immesso nel campo assegna a, deselezionare questa casella di controllo. Ogni membro del gruppo riceverà una notifica di attività, ma un membro può richiedere e completare la singola attività per conto dell'intero gruppo. Le istruzioni per richiedere un'attività di gruppo sono disponibili nel segmento completo di questo articolo.

    Callout numero 5

    Richiesta

    Il testo inserito in questo campo verrà incluso in tutte le notifiche per le attività inviate dal flusso di lavoro. Non dimenticare di includere le eventuali istruzioni o risorse aggiuntive di cui i partecipanti potrebbero avere bisogno, tra cui:

    • Informazioni sul contatto.

    • Se appropriato, una nota sulle singole attività assegnate a interi gruppi o liste di distribuzione. Le istruzioni per richiedere un'attività di gruppo sono disponibili nel segmento COMPLETARE di questo articolo.

    Callout numero sei

    Date di scadenza e durate delle attività

    Specificare una data di scadenza finale per l'intero flusso di lavoro e/o specificare il numero di giorni, settimane o mesi concessi per il completamento di ogni attività dal momento dell'assegnazione.

    • Se questo flusso di lavoro può essere avviato automaticamente, è buona norma lasciare vuoto il campo Scadenza per tutte le attività e usare i due campi della durata per controllare la data di scadenza. È sempre possibile specificare una data di scadenza precisa nel modulo di avvio se e quando si avvia il flusso di lavoro manualmente.

    Per altre informazioni su quando usare le date di scadenza e quando usare le durate delle attività, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

    Callout numero sette

    CC

    Immettere i nomi o gli indirizzi di posta elettronica di tutte le persone che devono ricevere una notifica ogni volta che il flusso di lavoro inizia o termina.

    • L'immissione di un nome in questo campo non implica l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro.

    • Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

    • Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che lo ha aggiunto originariamente riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

    Callout numero otto

    Terminare il flusso di lavoro

    Selezionare una, nessuna o entrambe le opzioni.

    Per altre informazioni su queste opzioni, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

    Callout numero nove

    Abilita approvazione contenuto

    Selezionare questa casella di controllo se si userà il flusso di lavoro per gestire l'approvazione del contenuto.

    Per altre informazioni sull'uso del flusso di lavoro per controllare l'approvazione del contenuto, inclusa la pubblicazione di versioni principali, vedere il segmento di controllo di questo articolo.

  7. Dopo aver configurato tutte le impostazioni di questa pagina nel modo desiderato, fare clic su Salva per creare il flusso di lavoro.

Altri suggerimenti

Se si è pronti, passare al segmento AVVIARE di questo articolo e avviare la prima istanza per testare il nuovo flusso di lavoro.

I flussi di lavoro possono essere avviati solo manualmente, solo automaticamente, oppure in entrambi i modi:

  • Manualmente in qualsiasi momento da chiunque abbia le autorizzazioni necessarie.

  • Automaticamente ogni volta che si verifica un evento trigger specificato. In altri casi, quando un elemento viene aggiunto all'elenco o alla raccolta, e/o quando un elemento dell'elenco viene modificato in qualsiasi modo e/o quando qualcuno tenta di pubblicare una versione principale di un elemento.
    L'evento o gli eventi di attivazione vengono specificati nella prima pagina del modulo di associazione, durante l'associazione e la configurazione originali del flusso di lavoro. Per altre informazioni, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Nota:  Non è possibile avviare un flusso di lavoro per un elemento attualmente estratto. Dopo l'avvio del flusso di lavoro, tuttavia, l'elemento da revisionare può essere estratto in modo da proteggerlo dalle modifiche. Non sarà però possibile avviare altri flussi di lavoro per l'elemento finché non sarà stato nuovamente archiviato.

Sezioni di questo segmento

  1. Avviare il flusso di lavoro automaticamente

  2. Avviare il flusso di lavoro manualmente

  3. Avvio manuale dall'elenco o raccolta

  4. Avvio manuale da un'applicazione di Microsoft Office

1. Avviare il flusso di lavoro automaticamente

Se il flusso di lavoro è configurato per l'avvio automatico, ogni volta che si verifica un evento di attivazione il flusso di lavoro verrà eseguito sull'elemento che lo ha attivato.

Quando si avvia, il flusso di lavoro assegna la prima o le prime attività e invia una notifica di attività a ogni assegnatario. Nel frattempo, invia anche notifiche di inizio (distinte dalle notifiche di attività) alla persona che ha originariamente aggiunto il flusso di lavoro e a tutte quelle elencate nel campo Cc della seconda pagina del modulo di associazione.

Nota:  Quando si aggiunge un nuovo flusso di lavoro con avvio automatico, il campo Scadenza per tutte le attività nella seconda pagina del modulo di associazione va in genere lasciato vuoto, perché i valori di data espliciti specificati qui non verranno modificati automaticamente rispetto alla data di avvio del flusso di lavoro. Per altre informazioni, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

Inizio del segmento

2. Avviare il flusso di lavoro manualmente

Nota sulle autorizzazioni    Normalmente per avviare un flusso di lavoro è necessario che sia disponibile l'autorizzazione Modifica elementi. Questa autorizzazione è disponibile per il gruppo Membri e il gruppo Proprietari per impostazione predefinita, ma non lo è per il gruppo Visitatori. I proprietari, tuttavia, possono anche scegliere, caso per caso, di richiedere l'autorizzazione Modifica elementi per le persone che avviano il flusso di lavoro. Selezionando questa opzione i proprietari possono essenzialmente specificare che solo essi stessi e gli altri proprietari possono avviare un particolare flusso di lavoro. Per altre informazioni, vedere il segmento APPROFONDIMENTI di questo articolo.

Due posizioni di avvio

È possibile avviare manualmente un flusso di lavoro da due posizioni:

  • Dall'elenco o raccolta in cui l'elemento è archiviato

  • Dall'elemento stesso , aperto nell'applicazione di Microsoft Office in cui è stato creato. Tenere presente che deve trattarsi del programma installato e non di una versione Web dell'applicazione.

Le ultime due sezioni di questo segmento contengono istruzioni per entrambi i metodi.

Inizio del segmento

3. Avvio manuale dall'elenco o raccolta

  1. Passare all'elenco o raccolta in cui è archiviato l'elemento su cui si vuole eseguire il flusso di lavoro.

  2. Fare clic sui puntini di sospensione accanto al nome dell'elemento. Nella finestra di dialogo fare clic sui punti di sospensione per aprire il menu dell'elemento e quindi scegliere Flussi di lavoro dal menu a discesa.

  3. Nella pagina Flussi di lavoro: Nome elemento, in Avvio di un nuovo flusso di lavoro fare clic sul flusso di lavoro da eseguire.

  4. Nella pagina Modifica flusso di lavoro del modulo di avvio apportare le eventuali modifiche da applicare a questa specifica istanza del flusso di lavoro.

    Nota:  Le modifiche apportate nel modulo di avvio vengono usate solo per l'istanza corrente del flusso di lavoro. Per apportare modifiche che vengano applicate a tutte le esecuzioni del flusso di lavoro, oppure se si vogliono modificare impostazioni del flusso di lavoro non visualizzate in questo modulo, vedere il segmento MODIFICARE di questo articolo.

    Modulo di avvio

    Callout numero uno

    Assegna a

    Modificare in base alle proprie esigenze l'elenco di persone a cui si vuole che il flusso di lavoro assegni attività.

    • Se le attività verranno assegnate una alla volta   
      Immettere i nomi o gli indirizzi nell'ordine in cui le attività devono essere assegnate.

    • Se tutte le attività verranno assegnate contemporaneamente   
      L'ordine dei nomi o degli indirizzi non è importante.

    • Se si sta assegnando un'attività a un utente esterno all'organizzazione   
      di SharePoint Per altre informazioni su come includere i partecipanti esterni, vedere il segmento completo di questo articolo

    Callout numero due

    Ordine

    Verificare che le impostazioni relative all'assegnazione in sequenza oppure in parallelo delle attività siano quelle desiderate.

    Per altre informazioni sull'assegnazione in sequenza e in parallelo, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

    Callout numero tre

    Aggiungi nuova fase

    Aggiungere gli eventuali altri passaggi desiderati dopo quello o quelli appena configurati.

    • Per eliminare un intero passaggio, fare clic sul campo Assegna a relativo al passaggio e quindi premere CTRL+CANC.

    Per altre informazioni sull'uso di più passaggi, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

    Callout numero quattro

    Espandi gruppi

    • Per avere un'attività assegnata a ogni membro di ogni gruppo immesso nel campo assegna a, selezionare questa casella di controllo. Ogni membro del gruppo riceverà la notifica dell'attività e ogni membro avrà la propria attività da completare.

    • Per assegnare una singola attività a ogni intero gruppo inserito nel campo Assegna a, deselezionare questa casella di controllo. Ogni membro del gruppo riceverà una notifica per l'attività, ma un solo membro potrà richiedere e completare tale attività per conto dell'intero gruppo. Le istruzioni per richiedere l'attività di gruppo sono disponibili nel segmento COMPLETARE di questo articolo.

    Callout numero 5

    Richiesta

    Il testo inserito in questo campo verrà incluso in tutte le notifiche per le attività inviate dal flusso di lavoro. Non dimenticare di includere le eventuali istruzioni o risorse aggiuntive di cui i partecipanti potrebbero avere bisogno, tra cui:

    • Informazioni sul contatto per domande e problemi

    • Se applicabile, una nota sulle singole attività assegnate a interi gruppi o liste di distribuzione. Le istruzioni per richiedere un'attività di gruppo sono disponibili nel segmento COMPLETARE di questo articolo.

    Callout numero sei

    Date di scadenza e durate delle attività

    Specificare una data di scadenza finale per l'intero flusso di lavoro e/o specificare il numero di giorni, settimane o mesi concessi per il completamento di ogni attività dal momento dell'assegnazione.

    Per altre informazioni su quando usare le date di scadenza e quando usare le durate delle attività, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

    Callout numero sette

    CC

    Aggiungere o rimuovere utenti in base alle proprie esigenze. Ricordare che:

    • L'immissione di un nome in questo campo non implica l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro.

    • Poiché si sta avviando il flusso di lavoro manualmente, si riceveranno le notifiche di inizio e fine anche se non si è elencati in questo campo.

  5. Dopo aver configurato tutte le impostazioni del modulo di avvio nel modo desiderato, fare clic su Avvia per avviare il flusso di lavoro.

Il flusso di lavoro assegna la prima o le prime attività e allo stesso tempo invia notifiche alla persona che ha avviato il flusso di lavoro e a tutte quelle elencate nel campo Cc del modulo di avvio.

Inizio del segmento

  1. Aprire l'elemento nell'applicazione di Office installata nel computer.

  2. Nell'elemento aperto fare clic sulla scheda File, fare clic su Salva e invia e quindi fare clic sul flusso di lavoro da eseguire sull'elemento.

  3. Se viene visualizzato il messaggio seguente, che indica che per poter avviare il flusso di lavoro è necessario che il file sia archiviato, fare clic sul pulsante Archivia.

  4. Fare clic sul pulsante grande Avvia flusso di lavoro.

  5. Nella pagina Modifica flusso di lavoro del modulo di avvio apportare le eventuali modifiche da applicare a questa specifica istanza del flusso di lavoro.

    Nota:  Le modifiche apportate nel modulo di avvio vengono usate solo per l'istanza corrente del flusso di lavoro. Per apportare modifiche che vengano applicate a tutte le esecuzioni del flusso di lavoro, oppure se si vogliono modificare impostazioni del flusso di lavoro non visualizzate in questo modulo, vedere il segmento MODIFICARE di questo articolo.

    Modulo di avvio

Callout numero uno

Assegna a

Modificare in base alle proprie esigenze l'elenco di persone a cui si vuole che il flusso di lavoro assegni attività.

  • Se le attività verranno assegnate una alla volta (in sequenza seriale)   
    Immettere i nomi o gli indirizzi nell'ordine in cui le attività devono essere assegnate.

  • Se tutte le attività verranno assegnate contemporaneamente (in parallelo)   
    L'ordine dei nomi o degli indirizzi non è importante.

  • Se si sta assegnando un'attività a un utente esterno all'organizzazione   
    di SharePoint Per altre informazioni su come includere i partecipanti esterni, vedere il segmento completo di questo articolo.

Callout numero due

Ordine

Verificare che le impostazioni relative all'assegnazione in sequenza oppure in parallelo delle attività siano quelle desiderate.

Per altre informazioni sull'assegnazione in sequenza e in parallelo, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

Callout numero tre

Aggiungi nuova fase

Aggiungere gli eventuali altri passaggi desiderati dopo quello o quelli appena configurati.

  • Per eliminare un intero passaggio, fare clic sul campo Assegna a relativo al passaggio e quindi premere CTRL+CANC.

Per altre informazioni sull'uso di più passaggi, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

Callout numero quattro

Espandi gruppi

  • Per assegnare una singola attività aogni membro di ogni gruppo inserito nel campo Assegna a, selezionare questa casella di controllo. Ogni membro del gruppo riceverà una notifica per l'attività e ogni membro del gruppo avrà una propria attività da completare.

  • Per assegnare una singola attività a ogni intero gruppo inserito nel campo Assegna a, deselezionare questa casella di controllo. Ogni membro del gruppo riceverà una notifica per l'attività, ma un solo membro potrà richiedere e completare tale attività per conto dell'intero gruppo. Le istruzioni per richiedere l'attività di gruppo sono disponibili nel segmento COMPLETARE di questo articolo.

Callout numero 5

Richiesta

Il testo inserito in questo campo verrà incluso in tutte le notifiche per le attività inviate dal flusso di lavoro. Non dimenticare di includere le eventuali istruzioni o risorse aggiuntive di cui i partecipanti potrebbero avere bisogno, tra cui:

  • Informazioni sul contatto per domande e problemi

  • Se applicabile, una nota sulle singole attività assegnate a interi gruppi o liste di distribuzione. Le istruzioni per richiedere un'attività di gruppo sono disponibili nel segmento COMPLETARE di questo articolo.

Callout numero sei

Date di scadenza e durate delle attività

Specificare una data di scadenza finale per l'intero flusso di lavoro e/o specificare il numero di giorni, settimane o mesi concessi per il completamento di ogni attività dal momento dell'assegnazione.

Per altre informazioni su quando usare le date di scadenza e quando usare le durate delle attività, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

Callout numero sette

CC

Aggiungere o rimuovere utenti in base alle proprie esigenze. Ricordare che:

  • L'immissione di un nome in questo campo non implica l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro.

  • Poiché si sta avviando il flusso di lavoro manualmente, si riceveranno le notifiche di inizio e fine anche se non si è elencati in questo campo.

  1. Dopo aver configurato tutte le impostazioni del modulo di avvio nel modo desiderato, fare clic su Avvia per avviare il flusso di lavoro.

Il flusso di lavoro assegna la prima o le prime attività e allo stesso tempo invia notifiche alla persona che ha avviato il flusso di lavoro e a tutte quelle elencate nel campo Cc del modulo di avvio.

Altri suggerimenti

  • Se è la prima volta che il flusso di lavoro è stato eseguito, gli altri partecipanti potrebbero aver bisogno di informazioni e assistenza per completare le attività assegnate. (Potrebbero trovare utile il segmento completo di questo articolo).

  • Può essere anche utile verificare che gli altri partecipanti stiano ricevendo correttamente le notifiche tramite posta elettronica e, in particolare, che le notifiche non vengano bloccate dai filtri per la posta indesiderata.

  • Per istruzioni dettagliate su come completare le attività del flusso di lavoro, passare al segmento COMPLETARE di questo articolo.

  • Per informazioni su come tenere traccia dell'avanzamento dell'istanza corrente del flusso di lavoro, passare al segmento MONITORARE di questo articolo.

Se è la prima volta che si riceve l'assegnazione di un'attività in un flusso di lavoro Approvazione, prima di completare l'attività può essere utile leggere l'intero contenuto di questo segmento, in modo da conoscere tutte le opzioni disponibili.

Nota: Se si sa di aver ricevuto l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro, ma il messaggio di notifica non è stato visualizzato nella cartella Posta in arrivo, verificare che la notifica non sia stata intercettata dal filtro per la posta indesiderata. In questo caso, modificare le impostazioni del filtro di conseguenza.

Prima di tutto, verificare che questo sia l'articolo giusto

Le azioni attività da compiere variano in base al tipo di flusso di lavoro.

Prima di iniziare, dunque, verificare che l'attività assegnata sia effettivamente un'attività del flusso di lavoro Approvazione e non di un altro tipo di flusso di lavoro.

Cercare il testo Approvare nelle posizioni seguenti:

  • Nella riga Oggetto della notifica di attività

  • Nella barra dei messaggi dell'elemento da rivedere

  • Nel titolo dell'attività nella pagina Stato flusso di lavoro

Se non si vede il testo Approvare in queste posizioni, rivolgersi alla persona che ha avviato o ha originariamente aggiunto il flusso di lavoro per sapere su che modello di flusso di lavoro sia basato, o se si tratti di un flusso di lavoro personalizzato. Nella sezione Vedere anche di questo articolo sono disponibili collegamenti ad articoli sull'uso degli altri tipi di flussi di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint.

Se l'attività è effettivamente un'attività di approvazione, continuare a leggere.

Sezioni di questo segmento

  1. Panoramica del processo

  2. Accedere all'elemento e al modulo dell'attività dal messaggio di notifica dell'attività

  3. Accedere all'elemento e al modulo dell'attività dall'elenco o dalla raccolta

  4. Rivedere l'elemento

  5. Completare e inviare il modulo dell'attività

  6. Notifiche di scadenza

  7. Richiedere e completare un'attività di gruppo (facoltativo)

  8. Richiedere una modifica dell'elemento (facoltativo)

  9. Riassegnare l'attività di approvazione a un altro utente (facoltativo)

  10. Completare un'attività per conto di un partecipante esterno (facoltativo)

1. Panoramica del processo

Si può scoprire di aver ricevuto l'assegnazione di un'attività di un flusso di lavoro in tre modi:

  • Si riceve un messaggio di posta elettronica di notifica dell'attività.

  • Si apre un documento di Microsoft Office e all'interno viene visualizzata una barra dei messaggi che informa dell'assegnazione di un'attività correlata.

  • Si controlla il sito di SharePoint e si scopre di essere assegnati a una o più attività.

In genere le azioni da eseguire per il completamento di un'attività del flusso di lavoro Approvazione sono due:

  • Rivedere l'elemento    Stabilire se si possa o meno approvare l'elemento nello stato corrente.

  • Completare l'attività    Usare il modulo dell'attività per inviare i risultati della revisione.

Spesso, quindi, il completamento dell'attività coinvolge i tre elementi seguenti:

  • Il messaggio di notifica che si riceve tramite posta elettronica

  • L'elemento inviato per l'approvazione, da aprire e rivedere

  • Il modulo dell'attività, da aprire, completare e inviare

Ecco quale può essere l'aspetto dei tre elementi.

Messaggio di notifica di attività, elemento da rivedere e modulo dell'attività

Nota: Il pulsante Apri attività sulla barra multifunzione nel messaggio di notifica dell'attività viene visualizzato solo se il messaggio è aperto nella versione completa e installata di Outlook e non quando è aperto nell'applicazione Web Outlook Web Access.

Inizio del segmento

2. Accedere all'elemento e al modulo dell'attività dal messaggio di notifica dell'attività

Seguire questa procedura:

  1. Nel messaggio di notifica di attività, nelle istruzioni Per completare l'attività fare clic sul collegamento all'elemento.

  2. Nell'elemento aperto fare clic sul pulsante Apri attività sulla barra dei messaggi.

Accesso all'elemento e al modulo dell'attività dal messaggio di notifica tramite pota elettronica

Nota: Il pulsante Apri attività sulla barra multifunzione nel messaggio di notifica dell'attività viene visualizzato solo se il messaggio è aperto nella versione completa e installata di Outlook e non quando è aperto nell'applicazione Web Outlook Web Access.

Inizio del segmento

3. Accedere all'elemento e al modulo dell'attività dall'elenco o dalla raccolta

Seguire questa procedura:

  1. Nell'elenco o raccolta in cui è archiviato l'elemento da rivedere fare clic sul collegamento In corso associato all'elemento e al flusso di lavoro.

  2. Nella pagina Stato flusso di lavoro fare clic sul titolo dell'attività.

  3. Nel modulo dell'attività, nella barra dei messaggi Questa attività del flusso di lavoro si applica a fare clic sul collegamento all'elemento.

Accesso all'elemento e al modulo dell'attività dall'elenco o raccolta

Inizio del segmento

4. Rivedere l'elemento

In questo esempio l'elemento è un documento di Microsoft Word.

Suggerimento:  Se l'attività è di gruppo, ovvero se si tratta di un'unica attività assegnata a un intero gruppo o lista di distribuzione che può essere completata da un solo membro per conto dell'intero gruppo, è consigliabile richiedere l'attività prima di procedere con la revisione. In questo modo si riduce la possibilità che anche un altro membro del gruppo riveda l'articolo. Per istruzioni vedere la Sezione 7 di questo segmento, Richiedere e completare un'attività di gruppo.

Elemento da rivedere aperto con barre gialle

Notare le due barre dei messaggi gialle visualizzate nella parte superiore del documento:

  • Server di sola lettura    Questo documento è aperto in modalità di sola lettura, ovvero è possibile leggere il documento, ma non apportare modifiche.
    Si noti che durante il completamento di un'attività del flusso di lavoro approvazione non vengono in genere apportate modifiche direttamente nell'elemento stesso. Si usa invece il modulo dell'attività per registrare tutte le risposte.

  • Attività flusso di lavoro    Quando si è pronti a registrare la risposta nel modulo dell'attività, fare clic sul pulsante Apri attività.

Inizio del segmento

5. Completare e inviare il modulo dell'attività

Il modulo dell'attività per un'attività del flusso di lavoro Approvazione ha un aspetto simile al seguente.

Modulo Attività flusso di lavoro

Tenere presente che i primi due elementi, Elimina elemento e Questa attività del flusso di lavoro si applica a Titolo elementonon vengono visualizzati nel modulo dell'attività quando lo si apre dall'interno dell'elemento da revisionare.

Callout numero uno

Elimina elemento

Fare clic su questo pulsante per eliminare l'attività dall'istanza corrente del flusso di lavoro.

  • Eliminando l'attività non si elimina l'elemento da revisionare.

  • Se si elimina l'attività, l'azione viene interpretata e registrata nella cronologia come rifiuto del documento. Di conseguenza, se il flusso di lavoro è configurato per terminare al primo rifiuto, l'eliminazione dell'attività terminerà il flusso di lavoro.

  • Le attività eliminate non vengono più visualizzate nell'area Attività della pagina Stato flusso di lavoro. L'eliminazione e il conseguente rifiuto automatico vengono tuttavia registrati nell'area Cronologia della pagina.

    Nota:  Se non si è avviata l'istanza del flusso di lavoro personalmente, prima di eliminare l'attività è consigliabile rivolgersi alla persona che l'ha avviata.

Callout numero due

Questa attività del flusso di lavoro si applica a Titolo elemento

Per aprire l'elemento per la revisione, fare clic sul collegamento in questo punto.

Callout numero tre

Stato, Richiesta da, Commenti consolidati, Scadenza

Non è possibile modificare le voci in questi quattro campi, ma le informazioni che contengono possono risultare utili.

Tenere presente che la casella Commenti consolidati contiene non solo ulteriori istruzioni per lo svolgimento dell'attività, ma anche tutti i commenti inviati dai partecipanti che hanno già completato le proprie attività in questa stessa istanza del flusso di lavoro.

Allo stesso modo, dopo l'invio del proprio modulo, gli eventuali commenti aggiunti nella casella Commenti (4) verranno visualizzati nella casella Commenti consolidati dei partecipanti successivi.

Callout numero quattro

Commenti

Il testo immesso in questo campo verrà registrato nella cronologia del flusso di lavoro e verrà visualizzato nel campo Commenti consolidati (3) dei partecipanti successivi.

Callout numero 5

Approvazione

Per approvare l'elemento, digitare i propri eventuali commenti nel campo Commenti (4) e quindi fare clic su questo pulsante.

Callout numero sei

Rifiuta

Per rifiutare l'elemento, digitare i propri eventuali commenti nel campo Commenti (4) e quindi fare clic su questo pulsante.

Callout numero sette

Annullare

Fare clic su questo pulsante per chiudere il modulo dell'attività senza salvare alcuna modifica o risposta. L'attività resterà incompleta e assegnata all'utente corrente.

Callout numero otto

Richiedi modifica

Fare clic su questo pulsante per richiedere una modifica all'elemento che si sta revisionando.

Per vedere un'immagine del modulo in cui si inseriranno i dettagli della richiesta e per ulteriori istruzioni, passare alla sezione 8 di questo segmento, Richiedere una modifica dell'elemento.

Nota: Questa opzione potrebbe essere disattivata per alcune attività del flusso di lavoro.

Callout numero nove

Riassegna attività

Fare clic su questo pulsante per riassegnare l'attività di approvazione a un altro utente.

Per vedere un'immagine della pagina in cui si inseriranno i dettagli della riassegnazione e per ulteriori istruzioni, passare alla sezione 7 di questo segmento, Riassegnare l'attività di approvazione a un altro utente.

Nota: Questa opzione potrebbe essere disattivata per alcune attività del flusso di lavoro.

Inizio del segmento

6. Notifiche di scadenza

Se il tempo concesso per il completamento di un'attività o un'intera istanza di flusso di lavoro è scaduto, ne viene inviata automaticamente notifica a:

  • La persona alla quale l'attività è assegnata

  • La persona che ha avviato il flusso di lavoro (o, in caso di avvio automatico, la persona che ha originariamente aggiunto il flusso di lavoro)

Inizio del segmento

7. Richiedere e completare un'attività di gruppo (facoltativo)

Se un'unica attività è assegnata all'intero gruppo al quale si appartiene, qualsiasi membro del gruppo può richiedere e completare l'attività per conto del gruppo.

Richiedere l'attività prima di rivedere l'elemento. Non appena si richiede l'attività, questa viene assegnata all'utente corrente e nessun altro membro potrà completarla. In questo modo il lavoro necessario viene svolto da una sola persona.

  1. Nella pagina Stato flusso di lavoro posizionare il puntatore sul nome dell'attività assegnata al gruppo finché non viene visualizzata una freccia

  2. Fare clic sulla freccia, fare clic su Modifica elemento e quindi nel modulo dell'attività fare clic sul pulsante Richiedi attività.
    Come richiedere un'attività di gruppo

Quando la pagina Stato flusso di lavoro viene aggiornata, l'attività non risulta più assegnata al gruppo, bensì all'utente che l'ha richiesta.

Se in seguito si decide di restituire l'attività al gruppo senza completarla, seguire la stessa procedura per tornare al modulo dell'attività, ma stavolta fare clic sul pulsante Rilascia attività.

Pulsante Rilascia attività sul modulo dell'attività

Inizio del segmento

8. Richiedere una modifica dell'elemento (facoltativo)

Prima di iniziare questa procedura, tenere presente che il flusso di lavoro può essere impostato per terminare immediatamente se l'elemento viene modificato. Può essere consigliabile consultarsi con la persona che ha avviato o ha originariamente aggiunto il flusso di lavoro per verificare che sia opportuno apportare una modifica e quindi porre fine al flusso di lavoro.

L'opzione per la richiesta di modifica verrà illustrata con un esempio.

In questo esempio si ricopre il ruolo di un utente di nome Alessandro.

Una collaboratrice di nome Anna ha avviato un flusso di lavoro Approvazione su un documento da lei creato.

Revisionando il nuovo documento di Anna, si trova che l'introduzione è troppo lunga.

Fare clic sul pulsante Richiedi modifica in fondo al modulo dell'attività del flusso di lavoro e quindi compilare questo modulo.

Modulo per la richiesta di una modifica dell'elemento

Callout numero uno

Richiedi modifica da

Immettere il nome o l'indirizzo di posta elettronica della persona da cui si richiede la modifica.

Per inviare la richiesta alla persona che ha avviato l'esecuzione del flusso di lavoro, oppure, se il flusso di lavoro si è avviato automaticamente, alla persona che lo ha originariamente aggiunto, è anche possibile lasciare questo campo vuoto.

Callout numero due

Nuova richiesta

Descrivere la modifica desiderata e immettere le eventuali informazioni necessarie alla persona che apporterà la modifica. Il testo inserito verrà aggiunto nell'area Commenti consolidati.

Callout numero tre

Nuova durata

Eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Per mantenere la data di scadenza esistente    Lasciare il campo vuoto.

  • Per rimuovere la data di scadenza    Digitare il numero 0.

  • Per specificare una nuova data di scadenza    Digitare un numero in questo campo e quindi specificare le unità di durata nel campo successivo. Insieme, le due voci identificano il periodo entro cui l'attività di modifica deve essere completata.

Callout numero quattro

Unità nuova durata

Se si sta specificando una nuova durata dell'attività, usare questo campo insieme al campo Nuova durata per specificare il periodo entro cui l'attività deve essere completata, ad esempio 3 giorni o 1 mese o 2 settimane.

Dopo aver compilato tutte le voci del modulo nel modo desiderato, fare clic su Invia. L'attività corrente verrà contrassegnata come Completata, ma il flusso di lavoro non è ancora terminato. Quando Anna completerà l'attività di modifica, si riceverà un'attività di approvazione.

Nel frattempo, Anna riceve la seguente notifica tramite posta elettronica:

Notifica inviata in caso di richiesta di modifica di un elemento

Leggendo la riga Oggetto (numero 1 nella figura), Anna si accorge subito che non si tratta di una normale notifica di approvazione, bensì di una richiesta di modifica dell'elemento. Trova le informazioni sulla specifica modifica richiesta nel campo Richiesta modifica di (numero 2).

Anna estrae l'elemento, apporta le modifiche richieste, salva le modifiche e archivia nuovamente l'elemento.

Passa quindi alla pagina Stato flusso di lavoro e apre la sua attività di richiesta di modifica dall'area Attività in questa posizione.


Modulo inviato al completamento della richiesta di modifica

Anna digita le informazioni che desidera aggiungere nel campo Commenti e fa clic su Invia risposta. Il flusso di lavoro esegue due azioni:

  • Contrassegna l'attività di richiesta di modifica di Anna come Completata.

  • Assegna una nuova attività di approvazione ad Alessandro, con i commenti di Anna aggiunti nel campo Commenti consolidati, e gli invia una notifica relativa all'attività.

A questo punto è possibile procedere e completare la revisione dell'elemento modificato.

Tutte le azioni eseguite fino a questo momento sono state registrate e sono visibili nella sezione Cronologia flusso di lavoro della pagina Stato flusso di lavoro, come illustrato nella figura seguente.

Cronologia del flusso di lavoro con le azioni eseguite dalla richiesta di modifica

Ecco un diagramma dell'intero processo.

Diagramma di flusso della richiesta di modifica

Inizio del segmento

9. Riassegnare l'attività di approvazione a un altro utente (facoltativo)

Per far completare a un'altra persona un'attività del flusso di lavoro assegnata all'utente corrente, fare clic sul pulsante Riassegna attività nel modulo attività del flusso di lavoro.

Verrà visualizzato questo modulo.

Modulo di riassegnazione di attività

Callout numero uno

Riassegna attività a

Immettere il nome o l'indirizzo della persona a cui si vuole assegnare l'attività.

Per assegnare l'attività alla persona che ha avviato il flusso di lavoro, oppure, se il flusso di lavoro si è avviato automaticamente, alla persona che lo ha originariamente aggiunto, lasciare questo campo vuoto.

Callout numero due

Nuova richiesta

Specificare tutte le informazioni di cui l'assegnatario avrà bisogno per completare l'attività. Il testo immesso qui verrà aggiunto nell'area Commenti consolidati.

Callout numero tre

Nuova durata

Eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Per mantenere la data di scadenza esistente    Lasciare il campo vuoto.

  • Per rimuovere la data di scadenza    Digitare il numero 0.

  • Per specificare una nuova data di scadenza    Digitare un numero in questo campo e quindi specificare le unità di durata nel campo successivo. Insieme, le due voci identificano il periodo entro cui l'attività di modifica deve essere completata.

Callout numero quattro

Unità nuova durata

Se si sta specificando una nuova durata dell'attività, usare questo campo insieme al campo Nuova durata per specificare il periodo entro cui l'attività deve essere completata, ad esempio 3 giorni o 1 mese o 2 settimane.

Dopo aver compilato il modulo, fare clic su Invia. L'attività viene contrassegnata come Completata, alla persona ora responsabile dell'attività viene assegnata una nuova attività e viene inviata una notifica di attività.

Le eventuali nuove informazioni inserite vengono incluse nell'area Delegata da della notifica di nuova attività (numero 1 nella figura seguente).

Notifica di attività per un'attività riassegnata

Tutte le modifiche eseguite fino a questo momento sono state registrate e sono visibili nella sezioni Attività e Cronologia della pagina Stato flusso di lavoro, come mostrato qui.

Aree Attività e Cronologia nella pagina Stato flusso di lavoro per un'attività riassegnata

Inizio del segmento

10. Completare un'attività per conto di un partecipante esterno (facoltativo)

Per includere partecipanti che non sono membri dell'organizzazione SharePoint è necessario applicare un processo speciale. In questo processo, un membro del sito funge da agente per il partecipante esterno.

  1. Includere l'indirizzo di posta elettronica del partecipante esterno nel passaggio Assegna a appropriato nella seconda pagina del modulo di associazione.

  2. In effetti il flusso di lavoro assegna l'attività del partecipante esterno al membro del sito che avvia il flusso di lavoro oppure, se il flusso di lavoro si avvia automaticamente, alla persona che lo ha originariamente aggiunto. La persona alla quale l'attività è effettivamente assegnata funge da agente per il partecipante esterno.

  3. Questo membro del sito riceve una notifica di attività, con l'istruzione di inviare una copia dell'elemento da revisionare al partecipante esterno. Nel frattempo, il partecipante esterno riceve una copia della notifica di attività, che può rappresentare un utile avviso.

  4. Il membro del sito al quale l'attività è effettivamente assegnata invia una copia dell'elemento al partecipante esterno.

  5. Il partecipante esterno rivede l'elemento e invia la sua risposta al membro del sito.

  6. Quando arriva la risposta del partecipante esterno, il membro del sito completa l'attività per conto del partecipante esterno.

Ecco un diagramma del processo.

Diagramma di flusso del processo per l'inclusione di un partecipante esterno

La posizione centrale da cui è possibile monitorare, modificare o interrompere un flusso di lavoro in esecuzione è la pagina Stato flusso di lavoro della specifica istanza del flusso di lavoro.

Prima di tutto verrà illustrato come accedere a tale pagina, quindi verrà illustrato l'uso delle opzioni e delle informazioni disponibili. Verranno infine illustrate altre due pagine in cui è possibile visualizzare altre informazioni di monitoraggio.

Sezioni di questo segmento

  1. Accedere alla pagina Stato flusso di lavoro

  2. Usare la pagina Stato flusso di lavoro per monitorare l'avanzamento del flusso di lavoro

  3. Modificare attività attive (attività già assegnate)

  4. Modificare attività future (attività non ancora assegnate)

  5. Annullare o interrompere l'esecuzione del flusso di lavoro

  6. Individuare i flussi di lavoro in esecuzione su un elemento

  7. Monitorare i flussi di lavoro per l'intera raccolta siti

1. Accedere alla pagina Stato flusso di lavoro

Nell'elenco o raccolta in cui si trova l'elemento fare clic sul collegamento In corso per l'elemento e il flusso di lavoro desiderati.

In questo esempio l'elemento è il documento denominato Bozza note e il flusso di lavoro è Approvazione 3.

Clic sul collegamento dello stato del flusso di lavoro

Verrà visualizzata la pagina Stato flusso di lavoro.

Note: 

  • Se l'elenco la raccolta contiene un numero elevato di elementi, è possibile usare l'ordinamento o il filtro per trovare più rapidamente l'elemento cercato. Se si usa spesso lo stesso tipo di ordinamento e/o filtro può essere utile creare una visualizzazione personalizzata per automatizzare quella specifica disposizione.

  • Per accedere alla pagina Stato flusso di lavoro è possibile fare clic sul collegamento Visualizzare lo stato di questo flusso di lavoro in una notifica tramite posta elettronica di inizio, oppure sul collegamento Visualizzare la cronologia del flusso di lavoro in una notifica tramite posta elettronica di completamento per la specifica istanza alla quale si è interessati.

Inizio del segmento

2. Usare la pagina Stato flusso di lavoro per monitorare l'avanzamento del flusso di lavoro

Sotto l'illustrazione relativa a ogni sezione della pagina Stato flusso di lavoro sono illustrate le domande di monitoraggio alle quali offre risposta.

Sezione Informazioni flusso di lavoro

Sezione Informazioni flusso di lavoro della pagina Stato flusso di lavoro

Domande a cui risponde:

  • Chi ha avviato questa istanza del flusso di lavoro?

  • Quando è stata avviata questa istanza?

  • Quando si è verificata l'ultima azione in questa istanza?

  • Su quale elemento è in esecuzione questa istanza?

  • Qual è lo stato corrente di questa istanza?

Sezione Attività

Area Attività della pagina Stato flusso di lavoro

Domande a cui risponde:

  • Quali attività sono già state create e assegnate e qual è il loro stato corrente?

  • Quali attività sono già state completate e qual è stato il risultato di ogni attività?

  • Qual è la data di scadenza di ogni attività già creata e assegnata?

Le attività che sono state eliminate e quelle che non sono ancora state assegnate non vengono visualizzate in questa sezione.

Sezione Cronologia flusso di lavoro

Sezione Cronologia flusso di lavoro della pagina Stato flusso di lavoro

Domande a cui risponde:

  • Quali eventi si sono già verificati in questa istanza del flusso di lavoro?

  • Tenere presente che le attività scadute e le notifiche di attività scaduta non vengono visualizzate in quest'area.

Inizio del segmento

3. Modificare attività attive (attività già assegnate)

Esistono due modi per modificare le attività già assegnate, ma non ancora completate:

  • Modificare una singola attività attiva

  • Modificare tutte le attività attive

Modificare una singola attività attiva

Autorizzazioni    Per apportare modifiche a una singola attività assegnata a un altro utente, è necessario disporre dell'autorizzazione Gestisci elenchi. Il gruppo proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita; il gruppo membri e i gruppi di visitatori non lo fanno. È quindi possibile, ad esempio, avere le autorizzazioni che consentono di avviare un flusso di lavoro, ma non di apportare modifiche all'attività di un altro partecipante.

Se si dispone delle autorizzazioni necessarie:

  1. Fare clic sul titolo dell'attività nell'elenco Attività.
    Clic sul titolo dell'attività nell'elenco

  2. Usare il modulo dell'attività per completare, eliminare o riassegnare l'attività.

Per istruzioni più dettagliate su come usare il modulo attività, vedere il segmento completo di questo articolo.

Modificare tutte le attività attive

Autorizzazioni    Tutti e quattro i collegamenti di comando nella figura seguente vengono visualizzati nella pagina Stato flusso di lavoro di tutti gli utenti con l'autorizzazione Gestisci elenchi. I primi tre collegamenti vengono visualizzati nella pagina della persona che ha avviato l'istanza del flusso di lavoro, ma la fine del collegamento al flusso di lavoronon viene visualizzata, a meno che l'utente non disponga anche dell'autorizzazione Gestisci elenchi. Di nuovo, il gruppo proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita, il gruppo membri e i gruppi di visitatori non lo fanno.)

  1. Nell'area sotto la visualizzazione del flusso di lavoro fare clic sul collegamento Aggiornare le attività attive di Approvazione.

  2. Apportare le modifiche desiderate nel modulo visualizzato e quindi fare clic su OK.

    • Alle persone alle quali sono attualmente assegnate attività in quest'esecuzione verranno inviati messaggi con informazioni sulle modifiche.

    • Le modifiche apportate in questo modulo non incidono sulle attività già completate o eliminate e sulle attività non ancora assegnate.

    • Se si vogliono apportare modifiche ad attività non ancora assegnate, vedere la sezione seguente, Modificare attività future.

Modulo di modifica per attività attive

Callout numero uno

Durata per attività, Unità durata

  • Per mantenere la data di    scadenza    Lasciare vuoto il campo Durata per attività e non modificare Unità durata.

  • Per rimuovere completamente la data di    scadenza    Digitare il numero 0 in Durata per attività.

  • Per spostare in avanti la data di scadenza aumentando la durata    dell'attività    Usare entrambi i campi di durata per specificare il numero e il tipo di unità in base ai quali estendere la durata.

Callout numero due

Richiesta

  • Per modificare il testo della    richiesta    Apportare le modifiche desiderate nella casella di testo.

  1. Dopo aver impostato tutti campi del modulo nel modo desiderato, fare clic su OK.

Tutte le attività attive dell'istanza corrente verranno aggiornate.

Inizio del segmento

4. Modificare attività future (attività non ancora assegnate)

Autorizzazioni    Tutti e quattro i collegamenti di comando nella figura seguente vengono visualizzati nella pagina Stato flusso di lavoro di tutti gli utenti con l'autorizzazione Gestisci elenchi. I primi tre collegamenti vengono visualizzati nella pagina della persona che ha avviato l'istanza del flusso di lavoro, ma il collegamento termina questo flusso di lavoro oranon viene visualizzato, a meno che l'utente non disponga anche dell'autorizzazione Gestisci elenchi. Di nuovo, il gruppo proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita, il gruppo membri e i gruppi di visitatori non lo fanno.)

  1. Nella pagina Stato flusso di lavoro, nell'area sotto la visualizzazione del flusso di lavoro, fare clic sul collegamento Aggiungere o aggiornare i responsabili approvazione del flusso di lavoro Approvazione.

  2. Apportare le modifiche desiderate nel modulo visualizzato e quindi fare clic su AGGIORNA.

    Nota:  Le modifiche apportate in questo modulo non incidono sulle attività già create e assegnate.

Modulo di modifica per attività future

Callout numero uno

Partecipanti, Ordine, Espandi gruppi

  • Per aggiungere o rimuovere partecipanti, oppure per modificare l'ordine delle attività    Aggiungere, rimuovere e/o modificare l'ordine dei nomi o degli indirizzi dei partecipanti nel campo   Partecipanti.

  • Per rimuovere un'intera fase   Fare clic sul pulsanteAssegnare al campo per la fase e quindi premereCTRL+CANC.

Nota: È possibile usare la casella di controllo Espandi gruppi per specificare se ai gruppi di distribuzione elencati deve essere assegnata una sola attività per l'intero gruppo o un'attività per membro.

Per altre informazioni sull'uso di questi campi, vedere il segmento PIANIFICARE e il segmento AGGIUNGERE appropriato (Elenco/raccolta o Raccolta siti) di questo articolo.

Callout numero due

Richiesta

  • Per modificare il testo della    richiesta    Apportare le modifiche desiderate al testo nella casella.

Callout numero tre

Scadenza per tutte le attività, Durata per attività, Unità durata

  • Per modificare o eliminare la data di scadenza di calendario    Eliminare la data esistente e immettere una nuova data oppure, per rimuovere completamente la data di scadenza, lasciare il campo vuoto. Non digitare uno zero in questo campo. Il campo deve contenere una data di calendario oppure essere vuoto.

  • Per mantenere la durata    esistente    Lasciare vuoto il campo Durata per attività e non modificare Unità durata.

  • Per rimuovere completamente la    durata    Digitare il numero 0 in Durata per attività.

  • Per estendere la durata    dell'attività    Usare entrambi i campi di durata per specificare il numero e il tipo di unità in base ai quali estendere la durata. Per altre informazioni sull'impostazione delle date di scadenza e delle durate, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

  1. Dopo aver impostato tutti campi del modulo nel modo desiderato, fare clic su OK.

Tutte le attività future dell'istanza corrente rifletteranno le modifiche apportate.

Inizio del segmento

5. Annullare o interrompere l'esecuzione del flusso di lavoro

È possibile interrompere prima del completamento l'esecuzione di un'istanza del flusso del lavoro in due modi:

  • Annullare il flusso di lavoro    Tutte le attività vengono annullate, ma vengono conservate nell'area Attività della pagina Stato flusso di lavoro.

  • Interrompere il flusso di lavoro    Tutte le attività vengono annullate ed eliminate dall'area Attività della pagina Stato flusso di lavoro, ma restano comunque registrate nell'area Cronologia flusso di lavoro.

Seguono le istruzioni per entrambi i metodi.

Annullamento (tutte le attività annullate, ma conservate nell'elenco attività e nella cronologia)

Autorizzazioni    Tutti e quattro i collegamenti di comando nella figura seguente vengono visualizzati nella pagina Stato flusso di lavoro di tutti gli utenti con l'autorizzazione Gestisci elenchi. I primi tre collegamenti vengono visualizzati nella pagina della persona che ha avviato l'istanza del flusso di lavoro, ma la fine del collegamento del flusso di lavoro non viene visualizzata, a meno che l'utente non disponga anche dell'autorizzazione Gestisci elenchi. Di nuovo, il gruppo proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita, il gruppo membri e i gruppi di visitatori non lo fanno.)

Se l'istanza corrente di un flusso di lavoro non è più necessaria è possibile interromperla.

  • Nella pagina Stato flusso di lavoro, nell'area sotto la visualizzazione del flusso di lavoro fare clic sul collegamento Annulla tutte le attività di Approvazione.

  • Fare clic su Sì per confermare.

Collegamento per l'annullamento di tutte le attività

Tutte le attività correnti vengono annullate e il flusso di lavoro termina con lo stato Annullato. Le attività annullate restano comunque elencate nell'area Attività e nell'area Cronologia flusso di lavoro.

Interruzione (tutte le attività eliminate dall'elenco Attività, ma conservate nella cronologia)

Autorizzazioni    Tutti e quattro i collegamenti di comando nella figura seguente vengono visualizzati nella pagina Stato flusso di lavoro di tutti gli utenti con l'autorizzazione Gestisci elenchi. I primi tre collegamenti vengono visualizzati nella pagina della persona che ha avviato l'istanza del flusso di lavoro, ma la fine del collegamento al flusso di lavoronon viene visualizzata, a meno che l'utente non disponga anche dell'autorizzazione Gestisci elenchi. Di nuovo, il gruppo proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita, il gruppo membri e i gruppi di visitatori non lo fanno.)

Se si verifica un errore, o se il flusso di lavoro si arresta e cessa di rispondere, è possibile interromperlo.

Nella pagina Stato flusso di lavoro, nell'area sotto la visualizzazione del flusso di lavoro fare clic su Interrompi questo flusso di lavoro e quindi su Sì per confermare.

Tutte le attività create dal flusso di lavoro vengono annullate ed eliminate dall'area Attività della pagina Stato flusso di lavoro, ma restano comunque registrate nell'area Cronologia flusso di lavoro. Il flusso di lavoro termina con lo stato Flusso di lavoro annullato.

Inizio del segmento

6. Individuare i flussi di lavoro in esecuzione su un elemento

Nella pagina Flussi di lavoro di qualsiasi elemento è disponibile un elenco dei flussi di lavoro attualmente in esecuzione su tale elemento.

  1. Accedere all'elenco o alla raccolta in cui l'elemento è archiviato

  2. Posizionare il puntatore del mouse sul nome dell'elemento, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi scegliere Flussi di lavoro dal menu a discesa.

  3. Nella pagina Flussi di lavoro: Nome elemento, in Flussi di lavoro in esecuzione è disponibile un elenco delle istanze attualmente in esecuzione su tale elemento.

Nota:  L'esecuzione contemporanea di più istanze di un'unica versione di un flusso di lavoro sullo stesso elemento non è consentita. Si supponga ad esempio di aver aggiunto due flussi di lavoro basati sul modello Approvazione, uno denominato Approvazione piano e l'altro Approvazione bilancio. È possibile eseguire contemporaneamente una istanza di Approvazione piano e una di Approvazione bilancio, ma non due istanze di ogni flusso di lavoro.

Inizio del segmento

7. Monitorare i flussi di lavoro per l'intera raccolta siti

Gli amministratori di una raccolta siti possono visualizzare a colpo d'occhio:

  • Il numero di flussi di lavoro basati su ogni modello di flusso di lavoro attualmente esistenti nella raccolta siti.

  • Se ogni modello di flusso di lavoro è attualmente attivo o non attivo nella raccolta siti.

  • Il numero di istanze di versioni di flussi di lavoro basate su ogni modello di flusso di lavoro attualmente in esecuzione nella raccolta siti.

Ecco come:

  1. Aprire la home page della raccolta siti (non la home page di un sito o di un sito secondario all'interno della raccolta).

  2. Fare clic sull'icona Impostazioni e quindi su Impostazioni sito.

  3. Nella pagina Impostazioni sito fare clic su Flussi di lavoro in Amministrazione sito.

Verrà visualizzata la pagina Flussi di lavoro, con le informazioni desiderate.

Altri suggerimenti

Se è la prima volta che si esegue la versione del flusso di lavoro, può essere utile leggere le istruzioni nel segmento RIVEDERE di questo articolo per visualizzare gli eventi nell'istanza e verificare che il flusso di lavoro funzioni come desiderato.

Dopo il completamento dell'istanza del flusso di lavoro è possibile rivedere gli eventi registrati nella cronologia. È possibile accedere al record relativo a qualsiasi stanza per un massimo di 60 giorni dal completamento.

Importante:  Tenere presente che la cronologia del flusso di lavoro è fornita solo a scopo informativo e non può essere usata per indagini ufficiali o per altri fini legali e probatori.

È inoltre possibile eseguire report sulle prestazioni complessive del flusso di lavoro nelle varie istanze.

Sezioni di questo segmento

  1. Rivedere gli eventi dell'istanza più recente

  2. Accedere alla cronologia dell'istanza per un massimo di 60 giorni

  3. Creare report sulle prestazioni del flusso di lavoro

1. Rivedere gli eventi dell'istanza più recente

Finché un elemento resta nello stesso elenco o raccolta, e finché lo stesso flusso di lavoro non viene eseguito di nuovo sullo stesso elemento, è possibile accedere alla cronologia dell'istanza più recente dall'elenco o dalla raccolta.

Per visualizzare la pagina Stato flusso di lavoro dell'istanza più recente di un flusso di lavoro eseguito su qualsiasi elemento:

  • Nell'elenco o raccolta in cui si trova l'elemento fare clic sul collegamento relativo allo stato per l'elemento e il flusso di lavoro desiderati.

In questo esempio l'elemento è il documento intitolato Bozza note e il flusso di lavoro è Approvazione nuovo documento.

Clic sul collegamento dello stato del flusso di lavoro

Nella pagina Stato flusso di lavoro la sezione Cronologia flusso di lavoro si trova nella parte inferiore.

Sezione Cronologia flusso di lavoro della pagina Stato flusso di lavoro

Inizio del segmento

2. Accedere alla cronologia dell'istanza per un massimo di 60 giorni

E se si volesse rivedere la cronologia di un'istanza dopo avere eseguito di nuovo lo stesso flusso di lavoro sullo stesso elemento?

È possibile farlo, per un massimo di 60 giorni, da due punti di ingresso: l'elenco o raccolta, oppure la notifica di completamento del flusso di lavoro.

Dall'elenco o raccolta

  1. Accedere all'elenco o alla raccolta in cui l'elemento è archiviato.

  2. Posizionare il puntatore del mouse sul nome dell'elemento, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi scegliere Flussi di lavoro dal menu a discesa.

  3. Nella pagina flussi di lavoro: nome elemento , in flussi di lavoro completati, fare clic sul nome o sullo stato dell'istanza del flusso di lavoro che si vuole rivedere.
    Elenco Flussi di lavoro completati nella pagina Flussi di lavoro dell'elemento
    Verrà visualizzata la pagina Stato flusso di lavoro per l'istanza.

Dalla notifica di completamento del flusso di lavoro

  • Aprire la notifica di completamento del flusso di lavoro per l'istanza da rivedere e quindi fare clic sul collegamento Visualizza la cronologia del flusso di lavoro.


Verrà visualizzata la pagina Stato flusso di lavoro per l'istanza.

Per conservare tutte le notifiche di completamento è possibile creare una regola di Outlook. Impostare la regola in modo da copiare tutti i messaggi in arrivo che contengono il testo è stato completato su nella riga Oggetto in una cartella separata. Assicurarsi che la regola di Outlook copi i messaggi in arrivo e non li sposti semplicemente, oppure non verranno visualizzati anche in Posta in arrivo.

Inizio del segmento

3. Creare report sulle prestazioni del flusso di lavoro

Per ottenere informazioni sulle prestazioni generali delle versioni del flusso di lavoro, nel tempo e su più istanze, è possibile creare uno dei due report predefiniti o entrambi:

  • Report durata attività    Questo report consente di visualizzare il tempo medio per il completamento di ogni attività all'interno di un flusso di lavoro, nonché il tempo necessario per ogni esecuzione completa, o istanza, di tale flusso di lavoro.

  • Report annullamenti ed errori    Questo report consente di verificare se un flusso di lavoro viene spesso annullato o se si verificano spesso errori prima del completamento.

Creare i report disponibili per un flusso di lavoro

  1. Nell'elenco o raccolta, nella colonna Stato relativa al flusso di lavoro fare clic su qualsiasi collegamento alle informazioni sullo stato.

  2. Nella pagina Stato flusso di lavoro, in Cronologia flusso di lavoro fare clic su Visualizza report flusso di lavoro.

  3. Individuare il flusso di lavoro per cui si vuole visualizzare il report e quindi fare clic sul nome del report desiderato.

  4. Nella pagina Personalizza è possibile conservare o modificare il percorso in cui verrà creato il file di report e quindi fare clic su OK.
    Clic su OK nella posizione di salvataggio file
    Il report viene creato e salvato nella posizione specificata.

  5. Dopo la creazione del report sarà possibile visualizzarlo facendo clic sul collegamento mostrato nella figura seguente. In alternativa, fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo. Quando in seguito si vorrà visualizzare il report, questo sarà disponibile nel percorso specificato nel passaggio precedente.

Altri suggerimenti

Se il flusso di lavoro funziona nel modo voluto, è possibile iniziare a usarlo.

Se c'è ancora qualcosa da correggere, vedere il segmento MODIFICARE di questo articolo.

Dopo aver eseguito la prima istanza del nuovo flusso di lavoro Approvazione e aver esaminato i risultati può essere necessario apportare una o più modifiche al modo in cui è configurato.

Anche in futuro, può capitare di voler modificare ulteriormente la configurazione in base alle proprie esigenze.

Infine, a un certo punto si potrebbe voler disabilitare il flusso di lavoro per un tempo più o meno lungo senza rimuoverlo, oppure decidere di rimuoverlo completamente.

Sezioni di questo segmento

  1. Modificare le impostazioni permanenti di un flusso di lavoro

  2. Disabilitare o rimuovere un flusso di lavoro

1. Modificare le impostazioni permanenti di un flusso di lavoro

Per apportare modifiche permanenti alle impostazioni di un flusso di lavoro esistente, aprire e modificare il modulo di associazione usato in origine per aggiungerlo.

Se il flusso di lavoro viene eseguito in un solo elenco o raccolta

  1. Aprire l'elenco o raccolta in cui il flusso di lavoro viene eseguito.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta.

    Nota: Il nome della scheda varia a seconda del tipo di elenco o raccolta. In un elenco Calendario, ad esempio, il nome della scheda è Calendario.

  3. Nel gruppo Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

  4. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, in Nome flusso di lavoro (fare clic per modificare le impostazioni) fare clic sul nome del flusso di lavoro di cui si desidera modificare le impostazioni.

    Nota:  Se il flusso di lavoro Approvazione desiderato non compare nell'elenco, potrebbe essere associato a un solo tipo di contenuto. I flussi di lavoro visualizzati nell'elenco dipendono dall'impostazione del controllo Questi flussi di lavoro sono configurati per l'esecuzione per elementi di questo tipo, situato appena sotto l'elenco (vedere la figura). Fare clic sulle varie opzioni relative al tipo di contenuto nel menu a discesa per scoprire quale consente di visualizzare il flusso di lavoro desiderato. Quando il flusso di lavoro desiderato viene visualizzato, fare clic sul relativo nome.

  5. Nelle stesse due pagine del modulo di associazione originariamente usate per raggiungere il flusso di lavoro, apportare le modifiche desiderate.

    Per altre informazioni sui campi e i controlli del modulo di associazione, vedere il segmento PIANIFICARE e il segmento AGGIUNGERE appropriato (Elenco/raccolta o Raccolta siti) di questo articolo.

Se il flusso di lavoro viene eseguito su tutti gli elenchi e le librerie della raccolta siti

  1. Aprire la home page della raccolta siti (non la home page di un sito o di un sito secondario all'interno della raccolta).

  2. Fare clic sull'icona Impostazioni e quindi su Impostazioni sito.

  3. In Raccolte Designer Web nella pagina Impostazioni sito fare clic su Tipi di contenuto del sito.

  4. Nella pagina Tipi di contenuto del sito fare clic sul nome del tipo di contenuto sul quale viene eseguito il flusso di lavoro.

  5. Nella pagina relativa al tipo di contenuto selezionato, in Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

  6. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, in Nome flusso di lavoro (fare clic per modificare le impostazioni) fare clic sul nome del flusso di lavoro di cui si desidera modificare le impostazioni.

  7. Nelle stesse due pagine del modulo di associazione originariamente usate per raggiungere il flusso di lavoro, apportare le modifiche desiderate.

    Per altre informazioni sui campi e i controlli del modulo di associazione, vedere il segmento PIANIFICARE e il segmento AGGIUNGERE appropriato (Elenco/raccolta o Raccolta siti) di questo articolo.

Inizio del segmento

2. Disabilitare o rimuovere un flusso di lavoro

Se il flusso di lavoro viene eseguito in un solo elenco o raccolta

  1. Aprire l'elenco o raccolta in cui il flusso di lavoro viene eseguito.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta.

    Nota: Il nome della scheda varia a seconda del tipo di elenco o raccolta. In un elenco Calendario, ad esempio, il nome della scheda è Calendario.

  3. Nel gruppo Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

  4. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro fare clic sul collegamento Rimuovi, blocca o ripristina un flusso di lavoro.

  5. Usare il modulo nella pagina Rimuovi flussi di lavoro per disabilitare, riattivare o rimuovere flussi di lavoro.
    Modulo nella pagina Rimuovi flussi di lavoro

Il modulo contiene cinque colonne:

  • Flusso di lavoro    Nome del flusso di lavoro.

  • Istanze    Numero di istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione sugli elementi.

  • Consenti    Opzione che consente al flusso di lavoro di continuare a funzionare normalmente.

  • Nuove istanze non consentite    Opzione che consente il completamento di tutte le istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione, ma disattiva il flusso di lavoro rendendolo non disponibile per l'esecuzione di nuove istanze. Questa azione è reversibile. Per riattivare il flusso di lavoro in un momento successivo, tornare a questa pagina e selezionare Consenti.

  • Rimuovi    Opzione che consente di rimuovere completamente il flusso di lavoro dall'elenco o raccolta. Tutte le istanze in esecuzione vengono immediatamente interrotte e la colonna relativa al flusso di lavoro non viene più visualizzata nella pagina dell'elenco o raccolta. Quest'azione non è reversibile.

Se il flusso di lavoro viene eseguito su tutti gli elenchi e le librerie della raccolta siti

  1. Aprire la home page della raccolta siti (non la home page di un sito o di un sito secondario all'interno della raccolta).

  2. Fare clic sull'icona Impostazioni e quindi su Impostazioni sito.

  3. Nella pagina Impostazioni sito, in Raccolte, fare clic su Tipi di contenuto del sito.

  4. Nella pagina Tipi di contenuto del sito fare clic sul nome di tipo di contenuto sul quale viene eseguito il flusso di lavoro.

  5. Nella pagina relativa al tipo di contenuto selezionato, inImpostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

  6. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro fare clic sul collegamento Rimuovi, blocca o ripristina un flusso di lavoro.

  7. Usare il modulo nella pagina Rimuovi flussi di lavoro per disabilitare, riattivare o rimuovere flussi di lavoro.
    Modulo nella pagina Rimuovi flussi di lavoro

Il modulo contiene cinque colonne:

  • Flusso di lavoro    Nome del flusso di lavoro.

  • Istanze    Numero di istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione sugli elementi.

  • Consenti    Opzione che consente al flusso di lavoro di continuare a funzionare normalmente.

  • Nuove istanze non consentite    Opzione che consente il completamento di tutte le istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione, ma disattiva il flusso di lavoro rendendolo non disponibile per l'esecuzione di nuove istanze. Questa azione è reversibile. Per riattivare il flusso di lavoro in un momento successivo, tornare a questa pagina e selezionare Consenti.

  • Rimuovi    Opzione che consente di rimuovere il flusso di lavoro dalla raccolta siti. Tutte le istanze in esecuzione vengono immediatamente interrotte e la colonna relativa al flusso di lavoro non viene più visualizzata nella pagina dell'elenco o raccolta. Quest'azione non è reversibile.

Altri suggerimenti

Dopo aver apportato modifiche, eseguire un'istanza di test del flusso di lavoro per verificarne gli effetti.

Ulteriori personalizzazioni

Esistono vari modi per personalizzare ulteriormente i flussi di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint.

È anche possibile creare flussi di lavoro personalizzati da zero.

È possibile usare uno o tutti i programmi seguenti:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Per personalizzare moduli, azioni e comportamenti del flusso di lavoro.

  • Microsoft Visual Studio    Per creare azioni del flusso di lavoro personalizzate.

Per altre informazioni, vedere il sistema di Guida del sito Web MSDN (Microsoft Software Developer Network).

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