Guida alla progettazione di report

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Access offre un'ampia gamma di strumenti che consentono di creare rapidamente interessante e più facile leggere report presentare i dati in modo che meglio si adatta alle esigenze degli utenti. È possibile utilizzare i comandi della scheda Crea per creare un report semplice con un solo clic. È possibile utilizzare la creazione guidata Report per creare un report più complicato oppure è possibile creare un report aggiungendo tutti i dati e formattazione di elementi se stessi. Indipendentemente dal metodo scelto, è probabile che sia renderà almeno alcune modifiche alla struttura del report per visualizzare i dati nel modo desiderato. In questo articolo viene descritto il processo di progettazione di un report generale e quindi viene illustrato come aggiungere elementi della struttura specifiche al report.

In questo articolo

Scegliere la modalità di layout del rapporto

Usare i layout di controllo per allineare i dati

Aggiungere o rimuovere sezioni di intestazione e piè di pagina report o una pagina

Suggerimenti per la formattazione diversi tipi di dati

Scegliere la modalità di layout del rapporto

Quando si progetta un report, è necessario considerare prima di tutto la modalità di disposizione nella pagina dei dati e archiviazione dei dati nel database. Durante il processo di progettazione, è anche possibile riscontrare che la disposizione dei dati nelle tabelle non consente di creare report che si desidera. Può trattarsi di un'indicazione che le tabelle non vengono normalizzate, significa che i dati non archiviati in modo più efficiente.

Effettuare un schizzo del report

Questo passaggio non è necessario, è possibile che la creazione guidata Report di Access o lo strumento Report (che sono disponibili nel gruppo report della scheda Crea ) offrono una struttura iniziale sufficiente per il report. Tuttavia, se si decide di progettare il report senza utilizzare questi strumenti, può risultare utile per rendere un tratteggio veloce il report in un foglio di carta da disegno di una casella in cui verrà collocata ogni campo e la scrittura il nome del campo in ciascuna casella. In alternativa, è possibile utilizzare i programmi, ad esempio Word o Visio per creare un modello di report. Indipendentemente dal metodo utilizzate, assicurarsi di includere un numero di righe sufficienti per indicare come ripete i dati.

Maschera completata sovrapposta allo schizzo preliminare

Ad esempio, è possibile utilizzare una riga per informazioni sul prodotto, quindi diverse righe ripetute per le vendite del prodotto e infine una riga di totali delle vendite per il prodotto. Quindi, la sequenza ripete per il prodotto successivo e così via fino alla fine del report. O il report è probabilmente un semplice elenco di dati nella tabella, nel qual caso lo schizzo può contenere solo una serie di righe e colonne.

Nota: Questa tecnica è molto utile se si progetta un report per conto di qualcun altro. In questo caso, l'altra persona possibile disegnare lo schizzo prima iniziare a lavorare.

Dopo aver creato il profilo, determinare quale tabella o tabelle contengano i dati che si desidera visualizzare nel report. Se tutti i dati sono contenuti in un'unica tabella, è possibile basare il report direttamente su tale tabella. I dati che desidera più spesso vengono archiviati in tabelle diverse che è necessario raccogliere in una query, prima di poter visualizzare nel report. La query può essere incorporata nella proprietà origine record del report oppure è possibile creare una query distinta, salvata e basare che il report.

Decidere quali dati vengono inseriti in ogni sezione di report

Ogni rapporto include uno o più sezioni del report. Una sezione presente in ogni rapporto è la sezione corpo. In questa sezione ripete una volta per ogni record della tabella o query basato sul report. Altre sezioni sono facoltativi e ripetizione meno spesso e vengono in genere utilizzati per visualizzare le informazioni comuni per un gruppo di record, una pagina del rapporto o l'intero rapporto.

Nella tabella seguente descrive ogni sezione in cui si trova e come in genere è utilizzata la sezione.

Sezione

Posizione

Contenuti tipici

Sezione di intestazione di report

Viene visualizzata solo una volta, nella parte superiore della prima pagina del report.

  • Titolo del report

  • Logo

  • Data corrente

Sezione di piè di pagina report

Viene visualizzata dopo l'ultima riga di dati, sopra la sezione di piè di pagina nell'ultima pagina del report.

Totali (somme, conteggi, medie e così via)

Sezione intestazione pagina

Viene visualizzata nella parte superiore di ogni pagina del report.

  • Titolo del report

  • Numero di pagina

Sezione piè di pagina

Viene visualizzata nella parte inferiore di ogni pagina del report.

  • Data corrente

  • Numero di pagina

Sezione intestazione di gruppo

Viene visualizzata solo precedente di un gruppo di record.

Il campo raggruppate in

Sezione di piè di pagina di gruppo

Viene visualizzata solo dopo un gruppo di record.

Gruppo totali (somme, conteggi, medie e così via)

Per informazioni sull'aggiunta o rimozione di intestazione di report e le sezioni di piè di pagina o le sezioni di intestazione e piè di pagina, vedere la sezione aggiungere o rimuovere report o pagina sezioni intestazione e piè di pagina in questo articolo. È possibile aggiungere sezioni di intestazione e piè di pagina gruppo utilizzando il riquadro raggruppamento, ordinamento e totale in visualizzazione Layout o visualizzazione struttura.

Decidere come disporre i dati di dettaglio

La maggior parte dei report sono disposti in una tabella o un layout in pila, ma Access offre flessibilità praticamente qualsiasi disposizione del record e campi che si desidera utilizzare.

Layout tabulare    Un layout tabulare è simile a un foglio di calcolo. Le etichette sono nella parte superiore e i dati sono allineati nelle colonne sotto le etichette. Tabulare si intende l'aspetto dei dati tabella. Questo è il tipo di report che Access creato quando si fa clic su Report nel gruppo relazioni della scheda Crea. Layout tabulare è utile soprattutto da usare se il report include un numero relativamente basso di campi che si desidera visualizzare in un formato di elenco semplice. L'illustrazione seguente mostra un report dei dipendenti che è stato creato con un layout tabulare.

Report dei dipendenti con un layout tabulare

Layout in pila    Un layout in pila è simile a un modulo da compilare quando si apre un conto bancario o effettuare un acquisto presso un rivenditore online. Etichetta di ogni parte di dati e i campi sono sovrapposti. Questo layout è consigliabile per i report che contengono un numero eccessivo di campi da visualizzare in formato tabulare, vale a dire la larghezza delle colonne da superano la larghezza del report. L'illustrazione seguente mostra un report dei dipendenti che è stato creato con un layout in pila.

Report dei dipendenti con un layout in pila

Nota: Nella creazione guidata Report questo layout viene definito un layout a colonne.

Layout misto    È possibile combinare gli elementi del layout in pila e tabulare. Ad esempio, per ogni record, è possibile disporre alcuni dei campi in una riga orizzontale nella parte superiore della sezione corpo e disporre altri campi dallo stesso record in uno o più layout in pila sotto la riga superiore. L'illustrazione seguente mostra un report dei dipendenti che è stato creato con un layout misto. I campi ID, cognome e nome sono disposti in un layout controllo tabulare e i campi titolo e telefono ufficio sono disposti in un layout in pila. In questo esempio, le linee della griglia vengono utilizzati per separare visual di campi per ogni dipendente.

Report dei dipendenti con un layout misto

Layout giustificato    Se si usa la creazione guidata Report per creare il rapporto, è possibile scegliere di utilizzare un layout giustificato. Questo layout Usa la larghezza della pagina per visualizzare i record come compatta possibili. Naturalmente, è possibile ottenere gli stessi risultati ottenuti senza usare la creazione guidata Report, ma può essere un processo tensione per allineare esattamente i campi. L'illustrazione seguente mostra un report dei dipendenti che è stato creato con layout giustificato della creazione guidata Report.

Report dei dipendenti con un layout giustificato

Layout giustificato è una buona da utilizzare per visualizzare un numero elevato di campi nel report. Nell'esempio precedente, se si utilizza un layout tabulare per visualizzare gli stessi dati, i campi estendano oltre il bordo della pagina. Se si utilizza un layout in pila, ogni record include più spazio verticale che rifiuti carta e i report più difficile da leggere.

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Usare i layout di controllo per allineare i dati

Layout controllo sono guide che è possibile aggiungere a un report mentre è aperta in visualizzazione Layout o visualizzazione struttura. Access layout controllo viene aggiunto automaticamente quando si usa la creazione guidata Report per creare un report o quando si crea un report facendo clic sul Report nel gruppo relazioni della scheda Crea. Un layout controllo è simile a una tabella, ogni cella dei quali può contenere un'etichetta, una casella di testo o un altro tipo di controllo. L'illustrazione seguente mostra un layout controllo tabulare in un report.

Layout controllo tabulare di base

Le linee arancione indicano le righe e colonne di layout per i controlli e sono visibili solo quando il report è aperto in visualizzazione Layout o visualizzazione struttura. Layout controllo consentono di ottenere un allineamento uniforme dei dati in righe e colonne e rendono più semplice aggiungere, ridimensionare o rimuovere campi. Utilizzare gli strumenti di nei gruppi di tabella e la posizione della scheda Disponi (disponibile nella visualizzazione Layout o visualizzazione struttura), è possibile modificare un tipo di layout controllo in un'altra e per rimuovere i controlli di layout, in modo che è possibile posizionare il Controlla nel punto in cui nel report.

Nota: Se si sta utilizzando Access 2007, è possibile trovare questi strumenti nel gruppo Layout controllo della scheda Disponi.

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Aggiungere o rimuovere sezioni di intestazione e piè di pagina report o una pagina

Come descritto in precedenza in questo articolo, intestazioni e piè di pagina sono le sezioni del report che è possibile utilizzare per visualizzare le informazioni comuni per l'intero rapporto o per ogni pagina di un report. Ad esempio, è possibile aggiungere una sezione di piè di pagina per visualizzare un numero di pagina nella parte inferiore di ogni pagina oppure è possibile aggiungere una sezione di intestazione di Report per visualizzare un titolo per l'intero report.

Aggiungere sezioni di intestazione e piè di pagina report o una pagina

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sul report da modificare e quindi scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

  2. Verificare che le sezioni sono già nel report. Le sezioni sono separate da barre orizzontale ombreggiate chiamate selettori di sezione. Etichetta nel selettore ogni sezione indica che cos'è la sezione direttamente di sotto di esso.

    Report in visualizzazione Struttura

    Ogni rapporto ha una sezione corpo e può inoltre contenere sezioni intestazione di Report, intestazione, piè di pagina e piè di pagina Report. Inoltre, se sono presenti livelli di raggruppamento nel report, potrebbe essere visualizzato nelle intestazioni di gruppo o i piè di pagina (ad esempio l' Intestazione del File come illustrato nella figura precedente). Per impostazione predefinita, le intestazioni di gruppo e i piè di pagina sono denominate utilizzando il nome del campo o espressione che rappresenta la base del gruppo. In questo caso, il nome del campo di raggruppamento è "Archivia come".

  3. Per aggiungere intestazione e piè di pagina sezioni o le sezioni di intestazione e piè di pagina del report al report, quindi fare clic su Intestazione/piè di pagina o Intestazione/piè di pagina Report dal menu di scelta rapida qualsiasi selettore di sezione.

    Attenzione: Se la sezione è già presenta nel report, verrà visualizzato un avviso che elimina la sezione esistente e i controlli in che essa contenute.

    È ora possibile spostare controlli esistenti o aggiungere nuovi controlli per le nuove sezioni.

Access aggiunge sempre sezioni di intestazione e piè di pagina e report in coppie di parole. Si non è possibile aggiungere una sezione di intestazione di pagina o un report senza sezione piè di pagina corrispondente. Se non è necessario entrambe le sezioni, non è possibile eliminare una sezione, ma è possibile ridimensionare la sezione inutilizzata su un'altezza pari a zero (0) per evitare di aggiungere spaziatura verticale al report. Posizionare il puntatore del mouse nella parte inferiore della sezione inutilizzata fino a quando non si trasforma in una freccia doppia Freccia doppia e trascinarlo verso l'alto fino a ottenere la sezione è nascosta. Se sono presenti tutti i controlli nella sezione, è necessario eliminarli è possibile nascondere completamente la sezione.

Rimuovere le sezioni intestazione e piè di pagina report o una pagina

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sul report da modificare e quindi scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

  2. Il pulsante destro qualsiasi selettore di sezione e quindi fare clic su Intestazione/piè di pagina o Intestazione/piè di pagina Report nel menu di scelta rapida.

Se si rimuove una coppia di intestazione e piè di pagina e le sezioni contengono controlli, Access Visualizza un avviso che eliminare le sezioni che è possibile eliminare i controlli e che non sarà possibile annullare l'azione. Fare clic su per rimuovere le sezioni ed eliminare i controlli oppure fare clic su No per annullare l'operazione.

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Suggerimenti per la formattazione diversi tipi di dati

Quando si crea un report utilizzando lo strumento di Report (disponibile nel gruppo report della scheda Crea ) o tramite la creazione guidata Report, Access aggiunti i campi al report e creato il controllo più appropriato per la visualizzazione ogni campo, in base al tipo di dati del campo. Se si aggiungono campi a un report se stessi, il metodo preferito consiste nel trascinare ogni campo dall' Elenco dei campi al report. Come con la creazione guidata Report o lo strumento ReportAccess creato il controllo più appropriato per ogni campo, in base al tipo di dati del campo. Per la maggior parte dei tipi di dati più appropriato controllo (impostazione predefinita) da utilizzare è la casella di testo.

Nelle sezioni seguenti forniscono suggerimenti su come formattare alcuni dei tipi di dati sui casi speciali.

Campi multivalore    Il controllo predefinito per un campo multivalore è una casella combinata. Poiché si può fare clic sulla freccia in una casella combinata in un report, questa può sembrare una scelta anomalo per un controllo in un report. Tuttavia, nel contesto di un report, una casella combinata si comporta come una casella di testo. La freccia è visibile solo in visualizzazione struttura.

Se il campo più valori, tali valori separati da virgole. Se la casella combinata non è abbastanza larga da visualizzare tutti i valori in una riga e la proprietà espandibile della casella combinata è impostata su , i valori di a capo alla riga successiva. In caso contrario, i valori vengono troncati. Per impostare la proprietà espandibile per un controllo, aprire il report in visualizzazione struttura o visualizzazione Layout, fare clic sul controllo e quindi premere F4 per visualizzare la finestra delle proprietà. La proprietà espandibile è disponibile nella scheda formato e la scheda tutte della finestra delle proprietà per il controllo.

Campi di testo RTF    Il controllo predefinito per un campo di testo RTF è una casella di testo. Se la casella di testo non è abbastanza larga da visualizzare tutti i valori in una riga e la proprietà espandibile della casella di testo è impostata su , i valori di a capo alla riga successiva. In caso contrario, i valori vengono troncati. Per impostare la proprietà espandibile per un controllo, aprire il report in visualizzazione struttura o visualizzazione Layout, fare clic sul controllo e quindi premere F4 per visualizzare la finestra delle proprietà. La proprietà espandibile è disponibile nella scheda formato e la scheda tutte della finestra delle proprietà per il controllo.

Un campo di testo RTF consente di formattare il testo in diversi modi. Ad esempio possano sottolineate più parole in un campo e possono essere diverse altre parole lo stesso campo in corsivo. È possibile, tuttavia, impostare uno stile di formattazione complessivo della casella di testo che contiene il formato RTF. La casella di testo formattazione viene applicata solo al testo che non è stato formattato in particolare utilizzando il formato RTF.

Impostare la formattazione di stili per una casella di testo che viene visualizzato un campo RTF

  1. Pulsante destro del mouse sul report nel riquadro di spostamento e quindi scegliere Visualizzazione Layout dal menu di scelta rapida.

  2. Fare clic sulla casella di testo che visualizza il campo di testo RTF e quindi scegliere lo stile di formattazione che si desidera applicare nel gruppo carattere della scheda formato.

    Access applica la formattazione a tutto il testo nel campo di testo RTF che ha non è ancora stato tale tipo (ma non valore) di formattazione applicata in una visualizzazione che supporta l'immissione di dati, ad esempio visualizzazione Foglio dati per una tabella o query o visualizzazione Maschera per una maschera. Ad esempio, se una parte del testo nel campo viene formattata con un carattere di colore rosso e si applica un colore di carattere di colore blu nella casella di testo, Access diventa tutto il testo blu ad eccezione di quello che è stato formattato singolarmente in rosso. Se ad esempio una parte del testo nel campo viene formattata con una dimensione del carattere di 11 punti, se si applica la dimensione del carattere 14 punti a casella di testo Access si applica la dimensione del carattere 14 punti a tutto il testo ad eccezione che è stato formattato singolarmente in poin 11 Servizi terminal.

    Campi degli allegati    Campi allegati usare un controllo speciale che non viene usato per qualsiasi altro tipo di dati. È possibile allegare più file a un record utilizzando un singolo campo degli allegati, ma il campo possibile solo visualizzare informazioni su un allegato alla volta. Per impostazione predefinita, il controllo dell'allegato Visualizza un'icona o un'immagine, a seconda del tipo di file dell'allegato che attualmente visualizzato dal controllo. Se si desidera, è possibile impostare le proprietà per il controllo dell'allegato in modo che tutti i file allegati vengono visualizzati come icone o in modo che il campo visualizza semplicemente un'icona graffetta e il numero di allegati. Supponendo che si usa già un controllo dell'allegato nel report, è possibile utilizzare la procedura seguente per modificare le proprietà del controllo per diversi utilizzi del controllo.

Impostare le proprietà di visualizzazione per un campo degli allegati

  1. Pulsante destro del mouse sul report nel riquadro di spostamento e quindi scegliere Visualizzazione Layout dal menu di scelta rapida.

  2. Fare clic sul controllo dell'allegato. Se la finestra delle proprietà non è già visualizzata, premere F4 per visualizzarla. Nella finestra delle proprietà, fare clic sulla scheda formato.

    Utilizzare la tabella seguente come guida per l'impostazione delle proprietà del controllo l'allegato.

    Proprietà

    Impostazione

    Visualizza come

    • Icona dell'immagine/consente di visualizzare grafica come tutti gli altri file come icone e immagini. Questo è l'impostazione predefinita.

    • Icona Visualizza tutti i file come icone.

    • Graffetta Visualizza un'icona graffetta seguita dal numero di allegati tra parentesi.

    Immagine predefinita

    Per rendere un'immagine predefinita vengono visualizzati nel controllo dell'allegato quando esistono senza file allegati, fare clic su Builder button nella casella della proprietà, individuare l'immagine desiderata, fare clic su Apri.

    Nota: L'immagine predefinita non è disponibile se la proprietà Visualizza come è impostata su graffetta.

    Allineamento immagine

    Selezionare l'allineamento desiderato dall'elenco. L'impostazione predefinita è Centro. Questa impostazione risultati imprevisti, a seconda dell'impostazione della proprietà Immagine dimensioni Mode.

    Modalità di ridimensionamento immagine

    Questa impostazione è disponibile solo se la proprietà Visualizza come è impostata su/Icona dell'immagine.

    • Immagine ClipArt consente di visualizzare l'immagine nelle dimensioni reali. L'immagine è ritagliata se è troppo grande per all'interno del controllo.

    • Zoom estende l'immagine in modo da riempire l'intero controllo.

      Nota: A meno che il controllo dell'allegato è le stesse dimensioni esatte dell'immagine, usare questa impostazione verrà distorcere l'immagine, facendolo apparire estesa verticalmente o orizzontalmente.

    • Eseguire lo zoom Visualizza l'immagine più grande possibile senza ritaglio o distorcere l'immagine. Questo è l'impostazione predefinita.

  3. Se si utilizza il controllo per visualizzare immagini, modificare le dimensioni del controllo dell'allegato in modo da visualizzare la quantità di dettagli che si desidera.

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