Per mantenere aggiornato l'elenco Contatti è necessario eseguire diverse azioni. In questo articolo viene indicato come organizzare i contatti in modo da individuarli facilmente quando è necessario contattarli.
Selezionare l'operazione da eseguire
Cercare utenti
La casella di ricerca è situata nell'elenco Contatti, sotto l'icona Contatti, e nella vista Telefono, sotto l'icona Telefono. È possibile cercare i nomi degli utenti o le competenze (qualifica) e, ad esempio, aggiungerli ai propri Contatti.
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Nella casella della ricerca, digitare un nome, l'alias di posta elettronica o un numero di telefono. È persino possibile digitare il nome di un gruppo di distribuzione o un alias. Durante la digitazione, nel software per le comunicazioni Microsoft Lync 2010 vengono visualizzati i risultati della ricerca. Se vengono rilevati più contatti o gruppi, quello presente nell'elenco Contatti apparirà all'inizio dell'elenco. Alla sinistra dell'immagine di ogni persona, che sia un contatto o meno, sarà presente una barra di stato verticale per indicarne la presenza, ad esempio Disponibile, Offline e Non disponibile.
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Se la società utilizza servizi Microsoft SharePoint, i pulsanti Nome e Competenza saranno visualizzati sotto la casella di ricerca. È possibile effettuare la ricerca per parola chiave, ad esempio qualifica o area di esperienza. Fare clic su Competenza per visualizzare gli utenti con aree di esperienza o qualifiche simili. Fare clic sulla X nella casella di ricerca per tornare all'elenco Contatti.
Aggiungere un contatto
Nell'argomento precedente è spiegato che è possibile cercare un utente attraverso il nome, l'indirizzo di posta elettronica o il numero di telefono. In questa procedura di esempio, effettueremo una ricerca per nome. Una volta completata la ricerca, saranno visualizzati gli utenti che corrispondono ai criteri della ricerca. Nella scheda contatto dell'utente, è possibile utilizzare i pulsanti Aggiungi all'elenco contatti o Aggiungi.
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Cercare tra i risultati ottenuti il nome dell'utente che si desidera aggiungere all'elenco dei Contatti personale. Nella scheda contatto dell'utente, fare clic con il tasto destro e selezionare Aggiungi all'elenco contatti. Alternativamente, fare clic sulla freccia verso il basso del pulsante Aggiungi.
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Se sono stati configurati gruppi o categorie di contatti, sarà visualizzato un elenco di questi gruppi. Selezionare un gruppo di contatti in cui inserire il contatto.
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Se si desidera configurare un gruppo, fare clic su Aggiungi nuovo gruppo e digitare il nome del nuovo gruppo che si desidera creare.
Suggerimento: Digitare il nome completo (o la maggior parte del nome) della persona nella casella di ricerca, perché se si digita solo un nome proprio, in particolare se si tratta di un nome comune, si otterranno numerosi risultati. Se la società ha impostato un limite per il numero di persone visualizzate, sarà necessario rifinire la ricerca e rieseguirla nel caso il contatto desiderato non sia incluso nei risultati.
Per impostazione predefinita, è possibile aggiungere un massimo di 1.000 contatti. Il numero di contatti impostato per voi, tuttavia, viene definito dal team di supporto, che sarà in grado di fornirvi questa informazione.
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Selezionare più contatti
A volte può essere conveniente selezionare più contatti alla volta, ad esempio per inserirli in un invito a una riunione.
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Per selezionare più contatti non adiacenti, tenere premuto il tasto CTRL e fare clic su ciascuno di essi.
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Per contatti adiacenti, tenere premuto il tasto MAIUSC mentre si fa clic o utilizzare i tasti freccia per la selezione.
Aggiungere utenti esterni all'azienda all'elenco Contatti
In Lync 2010 è possibile visualizzare le informazioni sulla presenza per i contatti che utilizzano servizi di posta elettronica come la rete di servizi Internet Windows Live (inclusi MSN e Hotmail), AOL® e Yahoo!® e che si sono collegati a Lync. Gli utenti federati (utenti esterni alla società) possono eseguire attività quali la condivisione delle informazioni sulla presenza, l'esecuzione di chiamate con Lync o la conduzione di videoconferenze.
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Aprire Lync e, nella casella di ricerca, digitare l'indirizzo di posta elettronica della persona da aggiungere all'elenco Contatti.
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Nella scheda contatto visualizzata, fare clic sul pulsante Aggiungi.
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Selezionare un gruppo di contatti in cui inserire il contatto. È possibile, inoltre, creare un nuovo gruppo in questa fase digitandone il nome accanto al campo Nuovo gruppo.
Alcuni utenti dispongono di un account di posta elettronica con un servizio non federato con Lync. Anche se è possibile aggiungere questi utenti all'elenco Contatti nello stesso modo in cui si aggiungono gli utenti federati, le loro informazioni sulla presenza non saranno visualizzate.
Altri utenti effettuano l'accesso a un sito federato mediante l'ID utente non federato (indirizzo di posta elettronica). In tal caso, utilizzare il formato utente(nonfederato.com)@societafederata.com--ad esempio MrContoso(gmail.com)@msn.com.--quando si aggiunge il contatto. Questo formato consente la visualizzazione in Lync delle informazioni di presenza.
Per un video che illustra come aggiungere un contatto, vederre Video: Aggiungere un contatto.
Creare un nuovo gruppo
Dopo avere trovato i contatti desiderati, è possibile aggiungerli a un gruppo di contatti per poterli trovare facilmente in seguito. In Lync nei Contatti frequenti vengono inseriti automaticamente i 10 contatti con cui si hanno conversazioni più frequenti. È possibile, inoltre, aggiungere i contatti più importanti all'inizio del gruppo per accedervi rapidamente. Tra tali contatti vengono inseriti automaticamente i membri del team.
Aggiungere o rimuovere un contatto frequente dall'inizio di un gruppo
Per aggiungere o rimuovere un contatto frequente, effettuare una delle operazioni seguenti.
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Aprire Lync e, nell'elenco Contatti, fare clic con il pulsante destro del mouse sul contatto, quindi scegliere Aggiungi a contatti frequenti.
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Per rimuovere un contatto, fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere Rimuovi da contatti frequenti.
Creare un gruppo
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Aprire Lync e, nell'elenco Contatti, fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome di un gruppo (ad esempio Contatti frequenti), scegliere Crea nuovo gruppo e assegnare un nome al gruppo.
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Per aggiungere persone al nuovo gruppo, cercare un contatto, scegliere il nome del contatto nei risultati della ricerca e selezionare il segno più (+). In alternativa, fare clic con il pulsante destro del mouse sul contatto nei risultati della ricerca, scegliere Aggiungi all'elenco contatti e fare clic sul nome del gruppo.
Nota: Quando si crea un gruppo per la prima volta, Lync crea automaticamente un gruppo chiamato Altri contatti. A questo gruppo è possibile assegnare tutti i nuovi contatti che non hanno bisogno di appartenere a gruppi più specifici.
Eliminare o rimuovere un gruppo
Per eliminare un gruppo che è stato creato:
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Selezionare Gruppi dall'area di visualizzazione che si trova sopra l'elenco dei Contatti. (Se questa selezione non compare, fare clic sulla freccia giù sotto il campo di ricerca per visualizzare i pulsanti Gruppi, Stato e Relazioni.)
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Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del gruppo che si desidera eliminare, quindi fare clic su Elimina gruppo dal menu a discesa.
Nota: I gruppi Contatti frequenti e Altri contatti vengono generati automaticamente, e per questo motivo non è possibile eliminarli.
Rinominare un gruppo
Per rinominare un gruppo:
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Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del gruppo nell'elenco dei Contatti, selezionare Rinomina gruppo e quindi digitare il nuovo nome del gruppo.
Ordinare e visualizzare i contatti
È possibile ordinare i contatti a seconda di diverse categorie (stato, appartenenza a gruppi e relazioni di privacy), ed è inoltre possibile scegliere come visualizzare gli elenchi dei contatti individuali.
Ordinare i contatti nell'elenco Contatti
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Per organizzare i contatti in modo tale che nella parte superiore dell'elenco compaiano quelli in linea, fare clic su Stato. I contatti in linea compariranno nella parte superiore dell'elenco, seguiti dai contatti il cui stato è Non al computer, Sconosciuto e Non disponibile.
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Per visualizzare i contatti a seconda dei gruppi di cui sono membri (inclusi i gruppi predefiniti Contatti frequenti e Altri contatti e tutti gli altri eventuali gruppi creati), fare clic su Gruppi.
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Per ordinare i contatti a seconda della relazione di privacy, fare clic su Relazioni. (Per visualizzare informazioni sulle relazioni, fare clic con il pulsante destro del mouse su un contatto e scegliere Modifica relazione di privacy.)
Modificare l'aspetto delle voci individuali nell'elenco Contatti
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Fare clic sulla freccia accanto al pulsante Opzioni di visualizzazione sotto la casella di ricerca per visualizzare il menu Opzioni di layout.
In base al modo in cui sono stati ordinati i contatti, nel menu vengono visualizzate opzioni diverse. Ad esempio, è possibile scegliere di visualizzare i “nomi descrittivi” in contrapposizione ai nomi di posta elettronica oppure i dettagli sullo stato in contrapposizione ai semplici nomi. Se la società ha abilitato la visualizzazione delle immagini dei contatti nell'elenco Contatti, è possibile scegliere se visualizzare le immagini, decisione che influisce sul numero di contatti che può essere presente nella finestra. Se non vengono visualizzate le immagini, è possibile scegliere di visualizzare solo il nome su una riga o il nome e i dettagli su una seconda riga.
Nota: È possibile, inoltre, disattivare completamente le immagini in Lync facendo clic su Immagine personale nella finestra di dialogo Lync - Opzioni. Per ulteriori informazioni, vedere Impostare le opzioni delle immagini.
Modificare la modalità di visualizzazione dei contatti in Lync.
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Nell'elenco Contatti, fare clic sul pulsante Opzioni di visualizzazione sotto la casella della ricerca per passare da una a due righe di informazioni per contatto. Se la società utilizza le fotografie dei contatti, una visualizzazione a due righe mostra le foto.
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Per ulteriori opzioni, fare clic sulla freccia giù accanto a Opzioni di visualizzazione per aprire il menu Opzioni di layout.
Visualizzare i contatti per relazione di privacy (precedentemente definita livello di accesso)
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Nell'elenco Contatti, fare clic sul pulsante Relazione sotto della casella di ricerca.
Per comprendere quali informazioni sulla presenza vengono esposte per ciascuna relazione di privacy, vedere Controllare l'accesso alle informazioni sulla presenza.
Spostare, copiare e rimuovere contatti
Nell'elenco Contatti, procedere nel modo di seguito indicato per spostare, copiare, eliminare o rimuovere i contatti.
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Per spostare un contatto in un altro gruppo, fare clic con il pulsante destro del mouse sul contatto, scegliere Sposta contatto in e fare clic sul gruppo desiderato.
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Per copiare il contatto in un altro gruppo, fare clic con il pulsante destro del mouse sul contatto, scegliere Copia contatto in e fare clic sul gruppo desiderato.
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Per rimuovere il contatto dal gruppo, fare clic con il pulsante destro del mouse sul contatto e scegliere Rimuovi dal gruppo.
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Per rimuovere il contatto completamente, fare clic con il pulsante destro del mouse sul contatto e scegliere Rimuovi dall'elenco contatti.
Importante: Quando si rimuove un contatto da un gruppo, il contatto viene rimosso anche dall'elenco Contatti a meno che non sia membro di un altro gruppo dell'elenco.
Nota: L'elenco Contatti non può essere esportato o copiato dagli altri utenti di Lync. L'elenco Contatti di ciascun utente sarà diverso dagli altri, poiché ciascun utente avrà relazioni, requisiti di privacy e preferenze proprie. Un modo semplice per condividere contatti di lavoro con altri utenti consiste nel creare un elenco di distribuzione in Outlook dal quale ciascun utente può selezionare i contatti che desidera aggiungere al proprio elenco Contatti di Lync.
Importante: Le funzioni di spostamento e di copia cambiano a seconda del modo in cui vengono visualizzati i contatti: per gruppo, per stato o per relazione. Tenere presente che trascinando i contatti tra i gruppi di relazioni di privacy si modifica la relazione di privacy per il contatto.
Visualizzare una scheda contatto
In base alla relazione di privacy concessa da un contatto, è possibile visualizzare la pianificazione e una nota personale del contatto. La scheda contatto fornisce inoltre un punto per la connessione con il contatto, compreso l'avvio di una conversazione di messaggistica istantanea, la chiamata, la pianificazione di una riunione o l'invio di un messaggio di posta elettronica.
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Nell'elenco Contatti, posizionare il puntatore del mouse sull'immagine di un contatto, o sull'icona dello stato se le immagini non sono visualizzate, per visualizzare una scheda contatto di base.
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Per ulteriori informazioni, fare clic sul pulsante Espandi scheda contatto (freccia giù) nell'angolo inferiore destro della scheda.
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Per mantenere visibile una scheda, fare clic sul pulsante Aggiungi nell'angolo superiore destro della scheda. È possibile trascinare la scheda in una posizione utile sul desktop.
Contrassegnare un contatto
È possibile contrassegnare un contatto dell'elenco Contatti per essere avvisati quando diventa disponibile. Non appena lo stato di un contatto cambia in Disponibile, in Lync viene visualizzata una notifica.
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Nell'elenco Contatti, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla persona da contrassegnare.
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Fare clic su Contrassegna per avvisi di modifica stato.
Per un video che illustra come contrassegnare un contatto, vederre Video: Contrassegnare un contatto.
Bloccare un contatto
Per bloccare contatti individuali e impedire loro di contattarvi utilizzando Lync, seguire questa procedura:
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Fare clic con il pulsante destro del mouse sul contatto nell'elenco Contatti, e quindi fare clic su Modifica relazione di privacy.
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Fare clic su Contatto bloccato.
Per ulteriori informazioni sulle impostazioni relative alle relazioni di privacy, vedere Domande frequenti su presenza, contatti e messaggistica istantanea.
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