Gestione contenuto aziendale in SharePoint

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Grazie ai computer è oggi molto più semplice creare una grande quantità di contenuti, anche di tipi diversi. Le persone richiedono informazioni e per questo hanno creato un numero sorprendente di modi per acquisire queste informazioni: documenti, messaggi di posta elettronica, fogli di lavoro, diagrammi, presentazioni, video e pagine Web, solo per citarne alcuni.

Se questi contenuti non vengono gestiti, può risultare difficile trovare le informazioni necessarie o tenere traccia di ciò che accade. Gestione contenuto aziendale (ECM, Enterprise Content Management) e i prodotti SharePoint offrono gli strumenti necessari per organizzare e gestire il contenuto per l'intero ciclo di vita, dalla creazione all'archiviazione. SharePoint ECM integra gli strumenti noti del sistema Microsoft Office con le caratteristiche di collaborazione e gestione centrale delle tecnologie e dei prodotti SharePoint.

Contenuto dell'articolo

Gestione dei documenti

Gestione dei supporti digitali

Gestione dei record

Gestione dei contenuti Web

Gestione dei documenti

Attraverso le caratteristiche elencate di seguito che semplificano la gestione delle raccolte di documenti, SharePoint ECM migliora sensibilmente la produttività:

  • Gestione centrale di contenuti diversi    Archiviare contenuto in un repository centrale agevola trovare, condividere e utilizzare le informazioni.

  • Utilizzo semplificato delle proprietà del documento    Attraverso il riquadro informazioni documento è possibile sfogliare e modificare le proprietà del documento (metadati) direttamente nel documento stesso.

  • Gestione globale dei metadati    La creazione di gruppi e set di termini semplifica l'organizzazione e la ricerca di contenuti

  • Unicità dei documenti    Gli ID documento identificano in modo univoco ogni risorsa della raccolta di contenuto...

  • Risparmiare tempo e riutilizzare le impostazioni    Tipi di contenuto consentono di assegnare impostazioni condivise per un tipo specifico di contenuto, ad esempio un manuale o una specifica.

  • Controllare l'accesso alle informazioni   . Le autorizzazioni definite in modo univoco per ottenere un'ampia varietà di strumenti per controllare l'accesso alle informazioni qualsiasi livello di un singolo documento per il sito stesso

  • Semplificazione dell'elaborazione collaborativa dei documenti    Flussi di lavoro predefiniti consentono di iniziare, verificare e collaborare su processi orientati al documento direttamente dai programmi desktop di Office.

Gestione dei supporti digitali

Le tecnologie e i prodotti SharePoint offrono funzionalità integrate per la riproduzione e la gestione di contenuto su supporti digitali come video e audio. Di seguito sono illustrati alcuni vantaggi di queste funzionalità:

  • Riproduzione diretta del contenuto digitale    I prodotti SharePoint integrano lettori video e audio. È quindi possibile riprodurre video e audio direttamente da un portale, un team o un sito di pubblicazione, da un sito generato da una comunità e da siti di apprendimento e formazione gestiti.

  • Utilizzo di librerie di supporti di archiviazione ottimizzate    Le librerie di risorse multimediali in SharePoint Server sono ottimizzate per il contenuto multimediale. Oltre a tutte le utili caratteristiche di gestione di una raccolta documenti, ad esempio metadati, tipi di contenuto e ID univoci, le librerie di risorse multimediali offrono visualizzazioni in miniatura di immagini e video, con la possibilità di riprodurre un'anteprima di un video.

Gestione dei record 

Le funzionalità di gestione dei record integrate dei prodotti SharePoint consentono alle organizzazioni di archiviare e proteggere i record aziendali nel loro stato finale. Applicando i criteri di gestione delle informazioni ai record aziendali per garantirne la conformità alle normative o alle politiche aziendali, le organizzazioni possono contenere il rischio di controversie.

  • Conformità alle normative e alle leggi applicabili migliorata    Implementando i criteri relativi al controllo, alla protezione e alla conservazione delle informazioni ai record aziendali, è possibile garantire che tali record vengano conservati nel modo appropriato. Gli itinerari di controllo provano agli auditor interni ed esterni che i record sono stati conservati in modo appropriato.

  • Protezione aziendali e importanti record    Un repository sicuro assicura che i record sono archiviati in uno stato finale, bloccato.

Rilevamento delle controversie accertarsi che    Assicurarsi che è possibile recuperare le informazioni necessarie per l'individuazione legali economico. Inserire un'esenzione speciale su record specifici per impedire l'eliminazione.

Gestione dei contenuti Web

Le caratteristiche di gestione dei contenuti Web consentono di:

  • Creare e pubblicare contenuti in modo rapido e semplice    Utilizzare strumenti noti per creare e pubblicare contenuti Web in modo puntuale e tempestivo.

  • Mantenere un aspetto coerente in tutti i siti Web    Creare layout di pagine e pagine master approvati che consentano la personalizzazione e l'esplorazione del sito che gli autori specificano una volta e quindi riutilizzano in futuro.

  • Ridurre i costi di distribuzione e gestione per i siti Web    Implementare un'infrastruttura multilivello singola per la pubblicazione di contenuti su reti Intranet, Extranet e siti Internet.

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