Funzionamento del controllo delle versioni in un elenco o in una raccolta di SharePoint

Funzionamento del controllo delle versioni in un elenco o in una raccolta di SharePoint

Se in un elenco o una raccolta di SharePoint è abilitato il controllo delle versioni, è possibile archiviare, monitorare e ripristinare gli elementi di un elenco e i file di una raccolta a fronte di ogni modifica. Il controllo delle versioni, insieme ad altre impostazioni come l'estrazione, consente di avere un ampio controllo sul contenuto inserito nel sito e fornisce un valido supporto in caso sia necessario consultare o ripristinare una versione precedente di un elemento o di un file.

Nota: Per impostazione predefinita, il controllo delle versioni è attivato nelle raccolte di SharePoint e disattivato negli elenchi di SharePoint. Per altre informazioni sulla configurazione del controllo delle versioni, vedere Attivare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta.

Panoramica del controllo delle versioni

Chiunque sia autorizzato a gestire gli elenchi può attivare o disattivare il controllo delle versioni per una raccolta. Il controllo delle versioni è disponibile per gli elementi di tutti i tipi di elenco predefiniti, inclusi calendari, elenchi per la gestione dei problemi ed elenchi personalizzati. È disponibile anche per tutti i tipi di file archiviabili nelle raccolte, tra cui le pagine web part. Per altre informazioni sulla configurazione e l'uso del controllo delle versioni, vedere Attivare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta.

Nota: Se si è un cliente Microsoft 365, il controllo delle versioni è ora attivato per impostazione predefinita quando si creano nuove raccolte di OneDriveForBusiness e verranno salvate automaticamente le ultime versioni di 500 di un documento. Questo ti aiuterà a evitare di perdere documenti o dati importanti. Se sono presenti raccolte esistenti nel sito di OneDriveForBusiness o nel sito del team che non hanno abilitato il controllo delle versioni, è possibile attivare il controllo delle versioni in qualsiasi momento.

È possibile usare il controllo delle versioni per:

  • Tenere traccia della cronologia di una versione    Quando il controllo delle versioni è abilitato, è possibile vedere quando un elemento o un file è stato modificato e chi lo ha modificato. È anche possibile vedere quando sono state modificate le proprietà (informazioni sul file). Ad esempio, se qualcuno cambia la data di scadenza di una voce di elenco, queste informazioni vengono visualizzate nella cronologia delle versioni. È anche possibile visualizzare i commenti che gli utenti effettuano quando controllano i file in raccolte.

  • Ripristinare una versione precedente    Se la versione attuale contiene un errore o è danneggiata oppure se semplicemente si preferisce usare una versione precedente, è possibile sostituire la versione attuale con una precedente. La versione ripristinata diventa la nuova versione attuale.

  • Visualizzare una versione precedente    È possibile visualizzare una versione precedente senza sovrascrivere quella attuale. Se si sta visualizzando la cronologia delle versioni in un documento di Microsoft Office, ad esempio un file di Word o Excel, è possibile confrontare le due versioni per determinare le differenze.

Se nell'elenco o nella raccolta è impostato un limite per il numero di versioni, assicurarsi che i collaboratori sappiano che le versioni meno recenti vengono eliminate quando si raggiunge il limite.

Se il controllo delle versioni è attivato, le versioni vengono create nelle situazioni seguenti:

  • Quando si crea per la prima volta una voce di elenco o un file oppure quando viene caricato un file.

    Nota:  Se è obbligatoria l'estrazione dei file, è necessario archiviare il file per crearne la prima versione.

  • Quando viene caricato un file con lo stesso nome di un file esistente.

  • Quando vengono modificate le proprietà di una voce di elenco o di un file.

  • Quando si apre e si salva un documento di Office. Dopo l'apertura di un documento, verrà creata una nuova versione dopo il salvataggio di una modifica.

  • Periodicamente, quando si modificano e salvano documenti di Office. Non tutte le modifiche e Salva crea nuove versioni. Quando si salvano le modifiche spesso, ad esempio, ogni nuova versione acquisisce un punto nel tempo anziché ogni singola modifica. Questa operazione è comune quando il salvataggio automatico è abilitato.

  • Durante la creazione condivisa di un documento, quando un altro utente inizia a usare lo stesso documento o fa clic per salvare e caricare le modifiche nella raccolta. 

In un determinato momento possono esistere fino a tre versioni attuali di un file: la versione estratta, l'ultima versione secondaria, o bozza, e l'ultima versione pubblicata, o principale. Tutte le altre versioni appartengono alla cronologia. Alcune versioni attuali sono visibili solo per gli utenti che dispongono delle autorizzazioni per la loro visualizzazione.

In genere una versione principale rappresenta un'attività cardine, ad esempio un file inviato per la revisione o la pubblicazione, mentre una versione secondaria è un lavoro in corso non ancora pronto per essere letto da tutti i partecipanti del sito. A seconda del modo di lavorare, il team può aver bisogno con maggiore probabilità delle versioni secondarie più recenti, come una versione modificata recentemente. Col passare del tempo, diventa sempre meno probabile che il team abbia bisogno di una versione secondaria non recente.

Alcune organizzazioni tengono traccia sia delle versioni principali che di quelle secondarie dei file presenti nelle raccolte. Altre invece tengono traccia solo delle versioni principali. Le versioni principali sono identificate da numeri interi, ad esempio 5.0, e quelle secondarie da numeri decimali, ad esempio 5.1.

La maggior parte delle organizzazioni usa le versioni secondarie quando i file sono in fase di sviluppo e le versioni principali quando si raggiungono determinati obiettivi o quando i file sono pronti per la revisione da parte di un certo numero di utenti. In molte organizzazioni vengono configurate per le bozze impostazioni di sicurezza che permettono l'approvazione dei file solo al relativo proprietario e agli utenti autorizzati. Ciò significa che le versioni secondarie non sono visibili per nessun altro fino a quando non viene pubblicata una versione principale.

Per gli elenchi sono disponibili le versioni principali, ma non le versioni secondarie. A ogni versione di un elemento di elenco viene assegnato un numero intero. Se l'organizzazione richiede l'approvazione degli elementi di un elenco, tali elementi rimangono impostati sullo stato In sospeso fino a quando non vengono approvati da un utente autorizzato per l'approvazione. Mentre sono in sospeso, questi elementi sono identificati con un numero decimale e denominati bozze.

Per altre informazioni sull'abilitazione e configurazione del controllo delle versioni, incluse le versioni principali e secondarie, vedere Attivare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta.

I numeri di versione vengono aggiunti automaticamente ogni volta che si crea una nuova versione. In un elenco o una raccolta in cui è abilitato il controllo delle versioni principali le versioni vengono indicate con numeri interi, ad esempio 1.0, 2.0, 3.0 e così via. Nelle raccolte l'amministratore può abilitare il controllo sia delle versioni principali che di quelle secondarie. Quando si tiene traccia delle versioni secondarie, queste vengono indicate con numeri decimali, ad esempio 1.1, 1.2, 1.3 e così via. Quando una di queste versioni viene pubblicata come versione principale, il numero diventa 2.0. Le successive versioni secondarie vengono numerate 2.1, 2.2, 2.3 e così via.

Quando si annulla un'estrazione, il numero di versione non cambia. Se la versione più recente è la 3.0, dopo l'annullamento dell'estrazione rimarrà 3.0.

Quando si elimina una versione, la versione passa al cestino e il relativo numero viene associato. Nella cronologia versioni verranno visualizzati i numeri di versione rimanenti. Gli altri numeri di versione non cambiano. Ad esempio, se si ha un documento con versioni secondarie 4,1 e 4,2 e si decide di eliminare la versione 4,1, la cronologia della versione risultante Mostra solo le versioni 4,0 e 4,2. L'immagine seguente mostra questo.

Per altre informazioni sull'abilitazione e configurazione del controllo delle versioni, incluse le versioni principali e secondarie, vedere Attivare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta.

Cronologia versioni con una versione secondaria eliminata

È possibile specificare chi può visualizzare le bozze di elementi e file. Le bozze vengono create in due casi:

  • Quando viene creata o aggiornata una versione secondaria di un file in una raccolta che tiene traccia di versioni principali e secondarie.

  • Quando un elemento di elenco o un file viene creato o aggiornato, ma non approvato, in un elenco o in una raccolta che richiede l'approvazione del contenuto.

Quando si tiene traccia delle versioni principali e secondarie, è possibile specificare se gli utenti essere autorizzati alla modifica dei file per poter visualizzare e leggere una versione secondaria. Quando viene applicata questa impostazione, gli utenti autorizzati alla modifica del file possono lavorare sul file ma coloro che sono autorizzati alla sola lettura non possono visualizzare la versione secondaria. È ad esempio possibile che non si voglia che tutti coloro che possono accedere alla libreria visualizzino i commenti e le revisioni durante la fase di modifica di un file. Se si tiene traccia delle versioni principali e secondarie e nessuno ha ancora pubblicato una versione principale, il file non sarà visibile agli utenti non autorizzati alla visualizzazione degli elementi bozza.

Quando è richiesta l'approvazione del contenuto, è possibile specificare se i file in attesa di approvazione possono essere visualizzati dagli utenti con autorizzazioni di lettura e di modifica o solo dall'autore e dagli utenti con l'autorizzazione per l'approvazione degli elementi. Se si tiene traccia delle versioni principali e secondarie, l'autore dovrà pubblicare una versione principale prima che il file possa essere inviato per l'approvazione. Quando è necessaria l'approvazione del contenuto, gli utenti autorizzati alla lettura del contenuto ma non alla visualizzazione degli elementi bozza visualizzeranno l'ultima versione approvata o la versione principale del file.

Indipendentemente dal fatto che gli utenti abbiano l'autorizzazione per modificare un file o meno, se gli utenti cercano un file in versione secondaria, non otterrà risultati.

Alcune organizzazioni consentono versioni illimitate di file, mentre altre applicano limitazioni. Dopo aver archiviato l'ultima versione di un file si potrebbe scoprire che manca una versione meno recente. Se la versione più recente è 101,0 e si nota che non è più disponibile una versione 1,0, significa che l'amministratore ha configurato la raccolta per consentire solo le versioni principali di un file di 100. L'aggiunta della versione 101 fa sì che la prima versione venga eliminata. Rimangono solo le versioni da 2,0 a 101,0. Allo stesso modo, se viene aggiunta una versione di 102A, restano solo le versioni da 3,0 a 102,0.

L'amministratore potrebbe anche decidere di limitare il numero di versioni secondarie a quelle per un numero impostato di versioni più recenti. Ad esempio, se sono consentite le versioni principali di 100, l'amministratore può decidere di mantenere le bozze secondarie solo per le cinque versioni principali più recenti. Il numero predefinito di versioni secondarie tra le versioni principali è 511. Se si prova a salvare un'altra versione secondaria, viene visualizzato un messaggio di errore che indica che è necessario prima pubblicare il documento.

In una raccolta in cui è impostato un limite per il numero di versioni principali per le quali vengono conservate le versioni secondarie, al raggiungimento del limite vengono eliminate le versioni secondarie delle versioni principali meno recenti. Se ad esempio si mantengono le bozze solo per le versioni principali di 100 e il team crea 105 versioni principali, solo le versioni principali verranno conservate per le versioni più recenti. Le versioni secondarie associate alle cinque versioni principali meno recenti, ad esempio 1.2 o 2.3, vengono eliminate, mentre le versioni principali stesse, ad esempio 1, 2 e così via, vengono conservate, a meno che nella raccolta non sia impostato un limite anche per le versioni principali.

La limitazione del numero di versioni è in genere una buona pratica. Significa che puoi risparmiare spazio sul server e ridurre gli ingombri per gli utenti. Tuttavia, se l'organizzazione è tenuta a salvare tutte le versioni per motivi legali o di altro tipo, non applicare limiti.

Per altre informazioni sull'abilitazione e configurazione del controllo delle versioni, inclusi i limiti, vedere Attivare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta.

Note: Sia SharePoint Online che SharePoint Server, sia per le impostazioni della raccolta che per le impostazioni di elenco, consentono fino a 511 versioni secondarie per versione principale. Questo numero non può essere modificato.

  • Raccolte

    • Il controllo delle versioni   SharePoint Online richiede il controllo delle versioni per le raccolte; SharePoint Server consente di selezionare Nessun controllo delle versioni come opzione.

    • Le versioni principali   SharePoint Online impostazioni della raccolta consentono un intervallo di versioni principali di 100-50000; SharePoint Server impostazioni della raccolta consente un intervallo di 1-50000 versioni principali.

    • Versioni secondarie    Sia SharePoint Online che SharePoint Server impostazioni della raccolta consentono l'intervallo di versioni principali di 1-50000 che possono avere versioni secondarie.

  • Elenchi

    • Controllo delle versioni    Le impostazioni di elenco SharePoint Online e SharePoint Server consentono di disabilitare il controllo delle versioni.

    • Versioni principali    Le impostazioni di elenco SharePoint Online e SharePoint Server consentono un intervallo di 1-50000 versioni principali.

    • Versioni secondarie    Sia le impostazioni di elenco SharePoint Online che SharePoint Server consentono di ottenere versioni secondarie di un intervallo di 1-50000 versioni principali.

Il controllo delle versioni viene attivato automaticamente al momento della creazione di una raccolta e non quando viene creato un elenco. Chiunque disponga dell'autorizzazione per la gestione degli elenchi può attivare o disattivare il controllo delle versioni. In molti siti si tratta della stessa persona che gestisce il sito, perché gli elenchi e le raccolte ereditano le autorizzazioni dal sito. Oltre ad abilitare il controllo delle versioni, il proprietario del sito o la persona che gestisce l'elenco o la raccolta decide se richiedere l'approvazione del contenuto, quali utenti possono visualizzare le bozze e se rendere obbligatoria l'estrazione dei file. Ognuna di queste decisioni influisce sul funzionamento del controllo delle versioni. Ad esempio, se il responsabile della gestione di una raccolta decide di rendere obbligatoria l'estrazione, i numeri di versione vengono creati solo quando un file viene archiviato. Se viene richiesta l'approvazione del contenuto, i numeri delle versioni principali non vengono applicati fino a quando i file non saranno approvati da un utente con le autorizzazioni appropriate.

Importante: Se gli utenti che usano la raccolta prevedono di collaborare nella creazione dei documenti, non configurare la raccolta per l'estrazione obbligatoria dei file. Non è possibile agire come coautori se i documenti necessari sono estratti.

Per informazioni su come attivare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta, vedere Attivare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta.

Se nella raccolta è abilitato il controllo delle versioni, l'utente che ne esegue la configurazione determina se tenere traccia delle versioni principali e secondarie, nonché quali utenti potranno visualizzare le versioni secondarie. Nella maggior parte dei casi, quando è obbligatoria l'approvazione del contenuto le versioni secondarie possono essere visualizzate solo dal proprietario del file e dagli utenti autorizzati ad approvare gli elementi. In altre raccolte tutte le versioni possono essere visualizzate da chiunque sia autorizzato a modificare i file della raccolta o da qualsiasi utente con autorizzazioni di lettura per la raccolta. Dopo che una versione è stata approvata, può essere visualizzata da chiunque abbia autorizzazioni di lettura per l'elenco o la raccolta.

Nonostante gli elenchi non prevedano versioni principali e secondarie, qualsiasi elemento con stato In sospeso viene considerato una bozza. Nella maggior parte dei casi, le bozze sono visualizzabili solo dall'utente che ha creato l'elemento e dagli utenti con autorizzazioni Controllo completo o Progettazione. Una bozza con stato In sospeso viene visualizzata soltanto da tali utenti, mentre agli altri è visibile soltanto la versione con stato Approvato più recente nella cronologia delle versioni. Un file rifiutato viene mantenuto In sospeso finché non viene eliminato da un utente con le autorizzazioni necessarie.

Per impostazione predefinita, un elemento o un file in sospeso è visibile solo al suo autore e alle persone autorizzate a gestire elenchi, ma è possibile specificare se altri gruppi di utenti possono visualizzarlo. Se la raccolta è configurata per tenere traccia sia delle versioni principali che di quelle secondarie, la persona che modifica il file deve prima pubblicare una versione principale del file.

Per altre informazioni sulla configurazione dell'approvazione per i documenti, vedere richiedere l'approvazione di elementi in un elenco o in una raccolta di siti.

Nota:  In alcuni elenchi e raccolte la sicurezza per le bozze è configurata in modo da permettere a tutti gli utenti del sito di visualizzare versioni con stato sia In sospeso che Approvato.

Quando si estrae un file da una raccolta in cui è attivato il controllo delle versioni, viene creata una nuova versione ogni volta che il file viene archiviato. Se inoltre sono attivate le versioni principali e secondarie, al momento dell'archiviazione è possibile decidere quale tipo di versione archiviare. Nelle raccolte in cui l'estrazione è obbligatoria, le versioni vengono create solo al momento dell'archiviazione.

Nelle raccolte in cui l'estrazione non è obbligatoria, viene creata una nuova versione al primo salvataggio dopo l'apertura del file. Ogni salvataggio successivo sovrascrive la versione creata con il primo salvataggio. Se si chiude l'applicazione e quindi si riapre il documento, il primo salvataggio genererà nuovamente una versione. Ciò può causare una proliferazione molto rapida del numero di versioni.

Per altre informazioni sull'archiviazione e l'estrazione, vedere Estrarre e archiviare file o ignorare le modifiche apportate ai file in una raccolta.

Importante:  In caso di creazione condivisa di un documento, evitare di estrarlo a meno che non siano presenti validi motivi per impedire ad altri di lavorare al documento.

L'impostazione dell'estrazione obbligatoria agevola il controllo delle versioni, perché richiede alle persone di specificare quando deve essere creata una versione. Una versione viene creata solo quando qualcuno estrae un file, lo modifica e quindi lo archivia. Quando l'estrazione obbligatoria non è impostata, viene creata una versione quando qualcuno salva un file per la prima volta e questa versione viene aggiornata quando la persona lo chiude. Se in un secondo momento quella o un'altra persona riapre e salva il file, viene creata un'altra versione. A seconda della situazione è possibile che non si intenda creare più versioni, come nel caso in cui si deve chiudere un file per partecipare a una riunione prima di aver finito di modificarlo.

Quando l'estrazione obbligatoria è impostata, le persone non possono aggiungere file, modificare file o cambiare le proprietà di un file senza estrarlo. Quando una persona archivia un file, le viene chiesto di inserire commenti sulle modifiche che ha apportato, in modo da creare una cronologia versioni più significativa.

Nota:  Se nella raccolta verranno archiviati file di Microsoft Project (con estensione mpp) sincronizzati con gli elenchi attività del sito, deselezionare la casella di controllo Estrazione obbligatoria.

Per altre informazioni sull'impostazione dell'estrazione obbligatoria, vedere Impostare una raccolta per l'estrazione obbligatoria dei file.

Gli elenchi e le raccolte hanno autorizzazioni relative al controllo delle versioni e all'estrazione che variano in base al livello di autorizzazione applicato a un utente o un gruppo specifico. Una persona che può modificare i livelli di autorizzazione può configurare queste autorizzazioni in modo diverso o creare un nuovo gruppo con livelli di autorizzazione personalizzati.

Queste autorizzazioni consentono di gestire la raccolta in modo flessibile. Si può avere ad esempio l'esigenza di consentire a una persona di eliminare versioni di un file ma non di eliminare il file stesso. L'autorizzazione Eliminazione versioni non equivale all'autorizzazione Eliminazione elementi, quindi è possibile fornire un livello di controllo personalizzato.

La tabella seguente mostra le autorizzazioni relative al controllo delle versioni e all'estrazione, insieme ai livelli di autorizzazione predefiniti a cui si applicano.

Autorizzazione

Livello di autorizzazione predefinito

Visualizzazione versioni

Controllo completo, Progettazione, Collaborazione e Lettura

Eliminazione versioni

Controllo completo, Progettazione e Collaborazione

Annullamento estrazione

Controllo completo e Progettazione

Approvazione elementi

Controllo completo e Progettazione

Per altre informazioni sulle autorizzazioni, vedere informazioni sui livelli di autorizzazione.

Lasciare un commento

Questo articolo è stato utile? In fondo alla pagina è possibile indicare se le informazioni sono state o meno di aiuto. Se non è stato utile, specificare quali informazioni mancano o sono incomplete. Indicare la versione in uso di SharePoint, del sistema operativo e del browser. Il feedback degli utenti verrà usato per verificare i fatti, aggiungere informazioni e aggiornare l'articolo.

Nota:  Questa pagina è stata tradotta automaticamente e potrebbe contenere errori di grammatica o imprecisioni. L'intento è quello di rendere fruibile il contenuto. Queste informazioni sono risultate utili' Questo è l'articolo in inglese per riferimento.

Amplia le tue competenze su Office
Esplora i corsi di formazione
Ottieni in anticipo le nuove caratteristiche
Partecipa al programma Office Insider

Queste informazioni sono risultate utili?

Grazie per il feedback!

Grazie per il tuo feedback! Potrebbe essere utile metterti in contatto con uno dei nostri operatori del supporto di Office.

×