Estrarre o archiviare file in una raccolta documenti

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Se si desidera apportare modifiche a un file in una raccolta documenti SharePoint, ma continuare ad altri utenti di apportare modifiche allo stesso tempo, selezionare il file dalla raccolta documenti.

Quando si estrae un file da una raccolta documenti SharePoint, solo è possibile modificarla. È possibile modificare il file in Office 365 o fuori rete e salvare le modifiche le volte che si desidera prima di archiviare il file nuovamente. Dopo aver eseguito tutte le modifiche al file, archiviarlo da una raccolta per caricare le modifiche. È possibile annullare le modifiche e annullare l'estrazione, se si cambia idea.

Nota: Se non è visibile l'interfaccia utente illustrata in questi esempi, si utilizzando una versione precedente di server di SharePoint. Vedere invece estrazione, archiviazione, file o ignorare le modifiche apportate ai file in una raccolta .

Nota: Ai file estratti non succede nulla. Vengono comunque archiviati nella raccolta, ma sono contrassegnati per indicare che si hanno diritti di modifica esclusivi finché non vengono archiviati di nuovo. Per modificarli, è necessario scaricare i documenti o modificarli online. Il modo in cui si può modificare o aggiornare un file dipende dal relativo tipo. Se si tratta di un documento di Word, è possibile usare Word in Office 365 o la copia desktop di Word. Se il file è in un formato diverso da Office 365, scaricarlo e usare il consueto editor per quel formato specifico.

Estrarre un file da una raccolta documenti

  1. Aprire la raccolta di file che si desidera estrarre, selezionare il file, fare clic sui puntini di sospensione (. ) nella barra degli strumenti e quindi fare clic su Estrai.

    Selezionare un file, fare clic sui puntini di sospensione sulla barra superiore e selezionare Estrai

    È possibile pulsante destro del mouse sul file, fare clic su Impostazioni avanzate o più e quindi fare clic su Estrai.

  2. Mentre il file viene estratto, viene visualizzata una nota. Se si fa clic sull'icona, è possibile verificare lo stato di avanzamento dell'estrazione.

    Nota sull'estrazione con l'icona evidenziata
  3. Quando un file è estratto, sull'icona del documento viene visualizzata una freccia verde.

    Nome file e icona con freccia verde sovrapposta.

Note: 

Archiviare un file in una raccolta documenti

  1. Aprire la raccolta e selezionare il file che si desidera archiviare. Fare clic sui puntini di sospensione (. ) nella barra degli strumenti e quindi fare clic su Archivia.

    Menu Documento con l'opzione Archivia evidenziata

    Nota: È anche possibile fare clic con il pulsante destro del file, fare clic su Impostazioni avanzate o più e fare clic su Archivia.

  2. Nella finestra di dialogo Archivia è possibile immettere un commento, ad esempio quali modifiche o aggiunte sono state effettuate.

    Finestra di dialogo Archivia con il commento inserito e il pulsante Archivia evidenziato
  3. Al termine, fare clic su Archivia.

Se si prova ad archiviare un documento in cui non sono state apportate modifiche, viene visualizzato un messaggio che indica che uno o più elementi non sono stati aggiornati.

Messaggio e icona di un elemento non aggiornato

Verificare di aver salvato le modifiche al documento prima di archiviarlo. Poiché SharePoint Online lascia il documento estratto e nessun altro può modificarlo, annullare l'estrazione se non si vogliono apportare modifiche.

Note: 

Annullare un'estrazione da una raccolta documenti:

  1. Aprire la raccolta e selezionare il file che si desidera annullare l'estrazione.

  2. Fare clic sui puntini di sospensione (.) nella barra degli strumenti e quindi fare clic su Annulla estrazione .

    Fare clic su Annulla estrazione per annullare le modifiche sul file e Annulla estrazione

    Nota: È anche possibile fare clic con il pulsante destro del file, fare clic su Impostazioni avanzate o piùe quindi fare clic su Annulla estrazione.

  3. Viene visualizzato un messaggio di richiesta di conferma dell'operazione. Fare clic su Annulla estrazione per continuare.

    Finestra di dialogo di conferma con l'opzione Annulla estrazione evidenziata

    Per verificare lo stato di estrazione del file, è possibile fare clic sull'icona sopra il messaggio Annulla estrazione.

    Messaggio sullo stato di avanzamento di un'estrazione annullata.

Note: 

Un modo rapido consiste nel passare il mouse sull'icona Estratto Spostare l'intestazione per visualizzare un suggerimento con il nome dell'utente che ha estratto il file.

passare il mouse sopra l'icona con la freccia verde e vedere chi ha un file estratto.

È anche possibile aggiungere Selezionata per colonna alla visualizzazione predefinita della raccolta. In questo modo, tutti gli utenti possono vedere facilmente chi ha un documento estratto. Per informazioni su come aggiungere una colonna Estratto daSharePoint Online o Office 365, vedere creare una colonna in un elenco di SharePoint Online o una raccolta.

Altre informazioni

Per altre informazioni, vedere Creare una visualizzazione personalizzata di una raccolta documenti

Per sostituire un documento esistente con uno nuovo, seguire questi passaggi.

  1. Nella raccolta documenti estrarre il file da sostituire.

  2. Assegnare al nuovo file esattamente lo stesso nome di quello da sostituire e quindi trascinarlo nella raccolta oppure usare il pulsante Carica. In alternativa, è possibile scaricare il file e sovrascriverlo. Per altre informazioni sul caricamento, vedere Caricare una cartella o un file in una raccolta documenti.

  3. Sulla barra degli strumenti di SharePoint Online viene visualizzato un messaggio di stato che indica che l'elemento non è stato caricato. Fare clic sul messaggio.

    Campo di stato con il caricamento non riuscito
  4. Nella finestra di dialogo Stato fare clic su Sostituisci.

    Finestra di dialogo Caricamento non riuscito con il pulsante Sostituisci evidenziato
  5. Archiviare di nuovo il file per sostituire quello vecchio con quello nuovo. Se si cambia idea, seguire la procedura indicata sopra per annullare l'estrazione.

Se si dispone di controllo delle versioni attivato, quando il file sia archiviato, SharePoint crea una nuova copia, mantenere le versioni precedenti. Per ulteriori informazioni sul controllo delle versioni, vedere controllo delle versioni funzionamento in un elenco o una raccolta?.

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2018, aggiornato ottobre 3.

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