Estrarre e archiviare file o ignorare le modifiche apportate ai file in una raccolta

Estrarre e archiviare file o ignorare le modifiche apportate ai file in una raccolta

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Se si vogliono apportare modifiche a un file in un sito ed evitare che altri utenti possano modificarlo, estrarre il file. Mentre il file è estratto è possibile modificarlo online oppure offline e salvarlo più volte, se necessario.

Dopo aver terminato le modifiche e aver archiviato di nuovo il file nella raccolta, gli altri utenti possono visualizzare tali modifiche e modificare il file se hanno le autorizzazioni appropriate. Se inoltre si decide di non apportare modifiche nel file o di non mantenerle, è possibile annullare semplicemente l'estrazione in modo da non influire sulla cronologia delle versioni.

Suggerimento: Se si vuole modificare un documento di Office in contemporanea con altri utenti (anche detti creazione condivisa), non estrarre il documento. Basta aprirlo e modificarlo. Per prima cosa, è consigliabile attivare il controllo delle versioni per la raccolta, nel caso in cui qualcuno commette un errore in un secondo momento ed è necessario ripristinare una versione precedente del documento. Per altre informazioni sulla creazione condivisa, vedere collaborazione e creazione condivisa di documenti.

Quando si vuole estrarre e modificare un documento, che si tratti di lavoro online o di download, farlo nell'ordine seguente:

  • Estrarre il documento

  • Aprire il documento in un'app o in un download supportato

  • Modificare il documento

  • Salvare il documento o caricare

  • Archiviare il documento

Alcune raccolte sono configurate per l'estrazione obbligatoria dei file. In questo caso, verrà richiesto di estrarre un file per modificarlo. Dopo aver terminato le operazioni sul file, è necessario archiviarlo oppure annullare l'estrazione.

Se nella raccolta non è obbligatoria l'estrazione, non è necessario estrarre il file a meno che non si voglia impedire ad persone di modificarlo contemporaneamente.

Suggerimento: Se il proprio team prevede di usare la creazione condivisa, è consigliabile attivare almeno il controllo delle versioni principali nella raccolta, nel caso che qualcuno faccia un errore e carichi un documento con lo stesso nome in una raccolta in cui tutti usano la creazione condivisa. In questo modo, se si perdono le modifiche, è possibile ripristinare una versione precedente del documento. Per altre informazioni, vedere Abilitare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta.

  1. Passare alla raccolta in cui è salvato il file. Se è aperta una visualizzazione della raccolta in un'altra pagina, potrebbe essere necessario fare clic prima sul titolo della raccolta. Ad esempio, potrebbe essere necessario fare clic prima su Documenti per passare alla raccolta Documenti.

  2. Selezionare il file o i file che si desidera estrarre e quindi selezionare Estrai.

    Note: 

    • Nell'esperienza classica, vedere estrazione nella scheda file sulla barra multifunzione.

    • Quando il file è estratto, l'icona accanto al nome del file è parzialmente coperta da una freccia verde Spostare l'intestazione . Questo simbolo indica all'utente corrente o a chiunque altro che il file è estratto. Se si posiziona il mouse sull'icona di un file estratto, viene visualizzata una descrizione comando che indica il nome del documento e il nome della persona che lo ha estratto.

I file estratti e le modifiche apportate non saranno disponibili per i colleghi finché non si archiviano di nuovo i file nella raccolta.

Se il documento è stato scaricato per lavorarci in locale, è consigliabile caricarlo prima di archiviarlo. Per altre informazioni, vedere Caricare file in una raccolta.

  1. Passare alla raccolta in cui è salvato il file. Se è aperta una visualizzazione della raccolta in un'altra pagina, potrebbe essere necessario fare clic prima sul titolo della raccolta. Ad esempio, potrebbe essere necessario fare clic prima su Documenti per passare alla raccolta Documenti.

  2. Selezionare il file o i file che si desidera archiviare e quindi fare clic su Archivia.

    Nota: Nell'esperienza classica, trovare l' archiviazione nella scheda file sulla barra multifunzione.

  3. Nell'area Commenti aggiungere un commento per descrivere le modifiche apportate. Questo è un passaggio facoltativo, ma consigliato. I commenti di archiviazione sono particolarmente utili se il file viene usato da più persone. Inoltre, se l'organizzazione tiene traccia delle versioni, il commento diventa parte integrante della cronologia delle versioni e può essere importante in futuro, qualora sia necessario ripristinare una versione precedente del file.

  4. Fare clic su OK. Dopo l'archiviazione, la freccia verde non sarà più visibile sull'icona del file.

Se si estrae un file e non si apportano modifiche o non si vuole mantenere le modifiche effettuate, è possibile semplicemente annullare l'estrazione invece di salvarlo. Se nell'organizzazione è attivato il controllo delle versioni, viene creata una nuova versione ogni volta che si archivia un file nella raccolta. L'annullamento dell'estrazione consente di evitare la creazione di nuove versioni quando non si apportano modifiche al file.

  1. Passare alla raccolta in cui è salvato il file. Se è aperta una visualizzazione della raccolta in un'altra pagina, potrebbe essere necessario fare clic prima sul titolo della raccolta. Ad esempio, potrebbe essere necessario fare clic prima su Documenti per passare alla raccolta Documenti.

  2. Selezionare uno o più file di cui si vuole annullare le modifiche, fare clic su File e quindi su Annulla estrazione.

  3. Fare clic su OK per completare l'annullamento dell'estrazione. Dopo l'archiviazione, la freccia verde non sarà più visibile sull'icona del file.

Se si dispone dell'autorizzazione, è possibile controllare di nuovo un file che è stato Estratto da un altro utente. 

Quando si archivia il file, viene visualizzata una finestra di avviso che indica che l'utente è Estratto da un altro utente. Scegliere OK se si vuole eseguire l'override e archiviarlo.

screenshot di avviso sull'archiviazione in un altro file dell'utente

Se hai bisogno di accedere a un file ma è estratto, puoi visualizzare l'utente estratto, così potrai contattarlo. Per visualizzare l'utente, posizionare il puntatore del mouse sull'icona del documento per ottenere una descrizione comando a comparsa che contiene il nome dell'utente che lo ha estratto.

Nota: Alcune funzionalità vengono introdotte gradualmente per le organizzazioni che hanno optato per il programma di rilascio mirato. Ciò significa che questa caratteristica potrebbe non essere ancora disponibile o essere diversa da quella descritta negli articoli della Guida.

È possibile archiviare i file uno alla volta o in batch. Quando si archiviano più file, tutti avranno la stessa impostazione per conservare l'estrazione o i commenti. Seguire questa procedura.

  1. Nella raccolta documenti, selezionare tutti i file da archiviare facendo clic sul segno di spunta a sinistra dell'icona del documento.

  2. Selezionare Archivia.

    Nota: Nell'esperienza classica, trovare l' archiviazione nella scheda file sulla barra multifunzione.

  3. Nell'area Commenti aggiungere un commento per descrivere le modifiche apportate. Questo commento verrà usato in tutti i file che si stanno archiviando.

  4. Fare clic su OK. Dopo l'archiviazione, la freccia verde non sarà più visibile sull'icona del file.

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