Distribuire un report in formato elettronico

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È possibile usare Microsoft Office Access per distribuire elettronicamente i report di Access. Ad esempio, è possibile usare il comando posta elettronica nel menu del pulsante Microsoft Office per esportare e inviare rapidamente il report come allegato in un messaggio di posta elettronica. In alternativa, è possibile esportare il report come file e quindi distribuire il file in diversi modi. Usando i metodi di distribuzione elettronica, è possibile ottenere rapidamente informazioni importanti per chi ne ha bisogno. È inoltre possibile usare i file per creare copie di backup e archivi di report ed è anche possibile ridurre l'uso della carta in situazioni in cui le copie stampate dei report non sono necessarie.

Questo articolo illustra i diversi formati di file che è possibile usare per esportare un report e illustra i diversi metodi che è possibile usare per distribuire il report esportato ai destinatari.

Per saperne di più

Informazioni sui formati di file in cui è possibile esportare un report

Distribuire un report usando il comando posta elettronica

Distribuire un report usando altri metodi

Informazioni sui formati di file in cui è possibile esportare un report

È possibile esportare un report come diversi formati di file. Tuttavia, non tutti questi formati di file conservano il layout e la formattazione del report originale. Ad esempio, se si esporta un report come file HTML (*. htm o *. html), un file in formato RTF (*. RTF) o un file di testo (*. txt), il file risultante non conterrà tutti gli elementi visivi presenti nel report originale, ad esempio elementi grafici , colori, linee o bordi. Tuttavia, alcuni formati di file conservano il layout e la formattazione del report originale. Questi formati includono il formato snapshot (*. SNP), il formato Portable Document Format (*. pdf) e il formato XML Paper Specification (*. Xps). Questo articolo è incentrato sull'uso di questi tre formati di file.

La tabella seguente elenca tutti i formati disponibili per l'esportazione di un report e i programmi che l'utente e i destinatari possono usare per aprire i file risultanti.

Formato

File EXT sioni

Programmi usati per aprire il file

HTML

*. htm; *. html

Browser Internet, ad esempio Microsoft Internet Explorer.

PDF

*. pdf

Lettori PDF, disponibili come download gratuiti e di terze parti.

Formato RTF

*. RTF

Programmi di elaborazione di testo, ad esempio Microsoft Office Word e WordPad.

Snapshot

*. SNP

Microsoft Snapshot Viewer, disponibile nell'area download Microsoft. Trovare un collegamento al download gratuito nella sezione vedere anche .

Testo

*. txt

Elaborazione di testo e programmi di modifica del testo, ad esempio Word e blocco note.

XPS

*. Xps

  • In Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 o Microsoft Windows XP    Microsoft XML Paper Specification Viewer, disponibile scaricando Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack. Per altre informazioni su Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack, vedere i collegamenti nella sezione vedere anche .

  • In Windows Vista    Microsoft Internet Explorer 7,0 o versione successiva.

Nota: Le opzioni in formato PDF (*. pdf) e formato XPS (*. Xps) sono disponibili dopo l'installazione di un componente aggiuntivo. Per altre informazioni sul supporto per questi formati di file, vedere la sezione vedere anche .

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Distribuire un report usando il comando posta elettronica

Uno dei modi più veloci per distribuire un report in Office Access 2007 è usare il comando posta elettronica nel menu del pulsante Microsoft Office. Con pochi clic del mouse, Access Esporta il report nel formato di file desiderato e quindi crea un nuovo messaggio di posta elettronica con il file allegato.

  1. Nel riquadro di spostamento selezionare il report che si vuole inviare in un messaggio di posta elettronica.

  2. Fare clic sul pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office e quindi fare clic su posta elettronica.

  3. Nella finestra di dialogo Invia oggetto come selezionare il formato di output che si vuole usare e quindi fare clic su OK. Tenere presente che il formato snapshot (*. SNP), il formato PDF (*. pdf)e il formato XPS (*. Xps) sono le uniche opzioni che consentiranno di mantenere il layout e la formattazione del report originale.

    Office Outlook 2007 apre un nuovo messaggio di posta elettronica con un file allegato del tipo specificato.

  4. Digitare gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari nella casella a , un oggetto nella casella oggetto e un messaggio nell'area del messaggio.

    Suggerimento: Per impostazione predefinita, il file inviato con questo metodo non viene salvato nel computer. Se si vuole salvare una copia del file nel computer, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'allegato nella casella allegato e quindi scegliere Salva con nome dal menu di scelta rapida.

  5. Fare clic su Invia.

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Distribuire un report usando altri metodi

Se non si vuole usare il comando posta elettronica per distribuire il report, è possibile esportarlo prima nel formato di file desiderato e quindi distribuirlo nello stesso modo in cui si distribuisce qualsiasi altro file. Ad esempio, è possibile copiare il file in un supporto rimovibile, ad esempio un CD, un disco floppy o un'unità USB, e quindi distribuirlo ai destinatari. In alternativa, è possibile copiare il file in una cartella di rete condivisa o in una raccolta documenti in un sito di Microsoft Windows SharePoint Services e quindi indicare ai destinatari la posizione del file.

Le sezioni seguenti illustrano come esportare un report come file snapshot (*. SNP), un file di formato di documento portatile (*. pdf) o un file XML Paper Specification (*. Xps), che è possibile distribuire con il metodo desiderato.

Esportare un report come file snapshot

Per visualizzare un file snapshot, è necessario che il programma Microsoft Snapshot Viewer sia installato nei computer dell'utente e dei destinatari. Nelle versioni precedenti di Access il Visualizzatore snapshot era installato con Access. Tuttavia, il Visualizzatore snapshot non è installato con Office Access 2007. Per visualizzare un file snapshot, è necessario scaricare e installare il programma gratuito Microsoft Snapshot Viewer nell'area download Microsoft. Poiché non è richiesta una licenza di Office Access 2007 per scaricare il programma Visualizzatore snapshot, gli utenti che non hanno installato Access 2007 nel computer possono anche scaricare il Visualizzatore snapshot e usarlo per visualizzare i file di snapshot creati. Trovare un collegamento al download nella sezione vedere anche

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic sul report che si desidera esportare.

  2. Nel gruppo Esporta della scheda dati esterni fare clic su altroe quindi su Visualizzatore snapshot.

  3. Nella prima pagina della procedura guidata Esporta-Snapshot Viewer digitare un nome di file nella casella nome file oppure fare clic su Sfoglia per passare a un'altra posizione in cui salvare il file.

  4. Se si vuole visualizzare l'istantanea immediatamente dopo la creazione, in specificare le Opzioni di esportazioneselezionare la casella di controllo Apri il file di destinazione dopo il completamento dell'operazione di esportazione .

  5. Fare clic su OK.

    Se nella cartella specificata è già presente un file con lo stesso nome, verrà richiesto di sostituire il file esistente o di immettere un nuovo nome. Fare clic su per sostituire il file oppure fare clic su No per immettere un nome di file diverso.

    Access crea il file snapshot. Se si è scelto di aprire il file di destinazione e il programma Visualizzatore snapshot è installato nel computer, verrà avviato e visualizzato il file snapshot. Se il programma Visualizzatore snapshot non è installato nel computer, non verrà visualizzato alcun messaggio e il file di snapshot non verrà visualizzato. Tuttavia, puoi comunque distribuirlo ad altri utenti.

  6. Per salvare i passaggi dell'operazione appena eseguita in modo da poter riprodurre rapidamente la stessa operazione in un secondo momento, selezionare la casella di controllo Salva passaggi di esportazione e quindi digitare un nome e una descrizione per la procedura. Per creare un'attività di Outlook che consente di pianificare l'operazione di esportazione in una data futura, selezionare la casella di controllo Crea attività di Outlook .

    Per altre informazioni sulla pianificazione delle operazioni di importazione ed esportazione, vedere la sezione vedere anche .

Esportare un report come file *. pdf o *. Xps

Prima di poter esportare un report in un file in formato *. pdf o *. XPS, è prima necessario installare un componente aggiuntivo. Per altre informazioni sul supporto per altri formati di file, ad esempio *. pdf e *. XPS, fare clic sui collegamenti nella sezione vedere anche di questo articolo.

Dopo aver installato il componente aggiuntivo, utilizzare la procedura seguente per esportare un report come file *. pdf o *. XPS:

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic sul report che si desidera esportare.

  2. Nel gruppo Esporta della scheda dati esterni fare clic su PDF o XPS.

  3. Nella finestra di dialogo pubblica come PDF o XPS , nella casella tipo file selezionare il tipo di file in cui si vuole esportare il report.

  4. Per modificare il nome in cui viene salvato il report, digitare un nuovo nome di file nella casella nome file .

  5. Per aprire il report immediatamente dopo l'esportazione, selezionare la casella di controllo Apri file dopo la pubblicazione . Se nel computer non è installato un programma in grado di aprire il tipo di file, questa opzione non è disponibile.

  6. In Ottimizza pereseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per ottimizzare il report per un file più grande e con una risoluzione superiore (consigliato per la stampa), selezionare standard.

    • Per ottimizzare il report per un file più piccolo e a bassa risoluzione (consigliato per la pubblicazione online), selezionare dimensioni minime.

  7. Fare clic su Pubblica.

    Access crea il file *. pdf o *. Xps. Se si è scelto di accedere al file dopo la pubblicazione, verrà avviato e visualizzato il file.

  8. Per salvare i passaggi dell'operazione appena eseguita in modo da poter riprodurre rapidamente la stessa operazione in un secondo momento, fare clic sulla casella di controllo Salva passaggi di esportazione e quindi digitare un nome e una descrizione per i passaggi. Per creare un'attività di Outlook che consente di pianificare l'operazione di esportazione in una data futura, selezionare la casella di controllo Crea attività di Outlook .

    Per altre informazioni sulla pianificazione delle operazioni di importazione ed esportazione, vedere la sezione vedere anche .

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