Distribuire un report

Liberare i report di Access e distribuirli in lungo e in largo. Ad esempio, inviare un messaggio di posta elettronica a uno o più utenti, esportarli in raccolte documenti di SharePoint e archiviarli in cartelle di rete. Quando si distribuisce un report di Access, si crea un report statico di dati in un determinato momento, ad esempio giornaliera, settimanale o mensile. In questo modo, hai un unico punto di verità che gli Information Worker possono usare per prendere decisioni aziendali valide, rispondere a domande, trovare alternative, determinare i piani migliori, valutare i rischi e migliorare la qualità.

Distribuzione di report

Suggerimento    Quando si crea il report, aggiungere una data di pubblicazione. In questo modo gli utenti confermano l'ora esatta in cui è stato creato il report. Per altre informazioni, vedere inserire la data e l'ora in un report o in una maschera.

Per saperne di più

Inviare un report tramite il comando posta elettronica

Uno dei modi più veloci per distribuire un report consiste nell'usare il comando Invia tramite posta elettronica. Con pochi clic del mouse, Access Esporta il report e quindi crea un nuovo messaggio di posta elettronica con il file allegato.

  1. Nel riquadro di spostamento selezionare il report che si desidera inviare.

  2. Selezionare dati esterni > posta elettronica.

  3. Nella finestra di dialogo Invia oggetto come selezionare il formato di output che si vuole usare, ad esempio PDF, quindi fare clic su OK.

    Nota    Anche se è possibile selezionare una varietà di formati, è consigliabile usare il formato PDF (Portable Document Format), che è diventato uno standard defacto, mantiene il layout e il formato del report di Access originale e dispone di modi predefiniti per personalizzare le pagine per la visualizzazione e stampa. Per altre informazioni, vedere installare Adobe Reader e stampare PDF.

    Access apre un nuovo messaggio di posta elettronica in Outlook con il file allegato.

  4. Digitare gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari nelle caselle a e CC , una descrizione nella casella oggetto e un messaggio nell'area del messaggio.

    Suggerimento    Per impostazione predefinita, il file inviato tramite questo metodo non viene salvato nel computer. Se si vuole salvare una copia del file nel computer, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'allegato nella casella associata e quindi scegliere Salva con nome.

  5. Selezionare Invia.

Nota    Per automatizzare il processo, è possibile usare l' azione di macro includioggettodatabaseinmessaggiodipostaelettronica. Ad esempio, è possibile creare una macro con una sequenza di queste azioni per inviare tramite posta elettronica report diversi a utenti diversi.

Inizio pagina

Esportare un report in una cartella o in una raccolta documenti di SharePoint

  1. Nel riquadro di spostamento selezionare il report che si vuole esportare.

  2. Selezionare dati esterni > PDF o XPS per aprire la finestra di dialogo pubblica come PDF o XPS .

  3. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Individuare la cartella usando il riquadro di spostamento.

    • Per individuare il sito di SharePoint, fare clic su SharePoint nel riquadro di spostamento oppure immettere l'URL del sito nella casella indirizzo nella parte superiore. Ad esempio:

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      Per altre informazioni, vedere individuare il contenuto con la pagina iniziale di SharePoint.

  4. Nella casella Salva con nome verificare che sia selezionato il tipo di file PDF .

  5. Per modificare il nome predefinito del report, digitare un nuovo nome di file nella casella nome file .

  6. Per aprire il report subito dopo l'esportazione, selezionare la casella di controllo Apri file dopo la pubblicazione .

  7. In Ottimizza pereseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per ottimizzare il report per un file più grande e con una risoluzione superiore (consigliato per la stampa), selezionare standard.

    • Per ottimizzare il report per un file di risoluzione inferiore più piccolo (consigliato per la pubblicazione online), selezionare dimensioni minime.

  8. Scegliere Pubblica. Access crea il file. Se si è scelto di avere Access aperto il file dopo la pubblicazione, il file verrà visualizzato da Adobe Reader.

  9. Per salvare i passaggi dell'operazione in modo da poter eseguire e pianificare la stessa operazione, fare clic sulla casella di controllo Salva passaggi di esportazione :

    • Immettere un nome e una descrizione per i passaggi.

    • Per creare un'attività di Outlook che pianifica l'operazione di esportazione in una data futura, selezionare la casella di controllo Crea attività di Outlook .

    Per altre informazioni, vedere Salvare i dettagli di un'operazione di importazione o esportazione come specifiche.

    Nota    Un altro modo per automatizzare il processo consiste nell'usare l' azione di macro ExportWithFormatting. Ad esempio, puoi creare un nome file significativo in base al titolo del report e alla data di esportazione. Questo consente agli utenti di individuare il report corretto in una raccolta o una cartella di SharePoint di molti report. A tale scopo, specificare l'espressione seguente nell'argomento file di output:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    Dove RptQC5 è il nome dell'oggetto report, Auto_Header0 è la sezione dell'intestazione del report e la proprietà Caption è il titolo del report.

Inizio pagina

Informazioni sulla creazione di un centro report in SharePoint

Valutare la possibilità di creare un centro report dedicato in una raccolta documenti di SharePoint in modo che gli utenti possano trovare più facilmente e visualizzare i report necessari. Con l'aggiunta di colonne, il collegamento alla raccolta da Access e la personalizzazione della raccolta documenti con le visualizzazioni, è possibile creare un'esperienza di primo livello per gli utenti. Ecco i passaggi di base che è possibile eseguire.

Creare una raccolta documenti    Una raccolta documenti è un percorso di file sicuro che semplifica la collaborazione. È possibile aggiungere colonne a una raccolta, ad esempio categorie, persone o gruppi e colonne calcolate, che è possibile usare per creare visualizzazioni e filtri.

Visualizzazione in anteprima di una raccolta documenti con nessuna selezione selezionata.

Per altre informazioni, vedere che cos'è una raccolta documenti?

Aggiornare le colonne della raccolta da Access    Collegando la raccolta ad Access, è possibile aggiornare le colonne della raccolta documenti da Access per consentire agli utenti di trovare i report desiderati e fornire altre informazioni.

Per altre informazioni, vedere importare, collegare o trasferire dati in SharePoint.

Creare visualizzazioni ordinate e filtrate    Invece di inviare il report da Access tramite posta elettronica, invia un collegamento alla visualizzazione pertinente della raccolta documenti. Ad esempio:

  • Ordinare la visualizzazione in ordine crescente in base alla colonna modificata in modo che il report più recente venga visualizzato per primo. Per altre informazioni, vedere usare l'ordinamento per modificare una visualizzazione di SharePoint.

  • Se nella raccolta è presente una colonna Choice denominata JobFunction con tre valori: Lineworker, Foreman e Supervisor, creare visualizzazioni separate in base a un'espressione di filtro per ogni ruolo del processo:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    Quando si invia un collegamento alla visualizzazione supervisore e l'utente fa clic su di essa, la visualizzazione visualizzerà i report specifici per i supervisori. Per ottenere un collegamento alla visualizzazione raccolta, visualizzare la visualizzazione e quindi copiare l'URL dalla barra degli indirizzi.

  • Se si ha una colonna Person nella raccolta denominata OurEmployees, creare una visualizzazione basata su un'espressione di filtro che usa la funzione me per visualizzare solo i report per l'utente corrente:

    OurEmployees is equal to [Me]

    Quando si invia un collegamento alla visualizzazione e l'utente fa clic su di essa, la visualizzazione visualizzerà i report specifici per l'utente.

Per altre informazioni, vedere usare il filtro per modificare una visualizzazione di SharePoint e modificare una visualizzazione elenco in SharePoint.

Connettere web part in una pagina moderna   È anche possibile creare una pagina moderna per visualizzare un file in base a ciò che un utente seleziona in una raccolta documenti connettendo una Web part Visualizzatore file a una Web part raccolta documenti. Gli utenti possono esplorare i report per trovare quello che vogliono.

Esempio di elenco collegato con una Web part proprietà elenco

Per altre informazioni, vedere uso di Web part nelle pagine di SharePoint e connettere web part in SharePoint Online.

Sfruttare Microsoft Flow    Puoi automatizzare l'uso e la gestione della raccolta usando un flusso Microsoft. Ad esempio, è possibile spingere le notifiche, inviare promemoria giornalieri, creare un'attività di Planner e archiviare i file scaduti in una cartella.

Per un elemento selezionato in SharePoint, creare un'attività Planner con un collegamento all'elemento di SharePoint.

Modello di flusso Microsoft per SharePoint e Planner

Per altre informazioni, vedere creare un flusso per un elenco o una raccolta in SharePoint Online o OneDrive for business.

Inizio pagina

Nota:  Questa pagina è stata tradotta automaticamente e potrebbe contenere errori di grammatica o imprecisioni. L'intento è quello di rendere fruibile il contenuto. Queste informazioni sono risultate utili' Questo è l'articolo in inglese per riferimento.

Vedere anche

Introduzione ai report in Access

Guida alla progettazione di report

Amplia le tue competenze su Office
Esplora i corsi di formazione
Ottieni in anticipo le nuove caratteristiche
Partecipa al programma Office Insider

Queste informazioni sono risultate utili?

Grazie per il feedback!

Grazie per il tuo feedback! Potrebbe essere utile metterti in contatto con uno dei nostri operatori del supporto di Office.

×