Creare un nuovo blocco appunti condiviso

La creazione di note nell'ambito di un gruppo fa parte di un processo di collaborazione. A differenza di altri programmi che "bloccano" i file per la modifica da parte di una sola persona alla volta, Microsoft Office OneNote 2007 consente a più utenti di accedere contemporaneamente a una serie di note condivise. Le modifiche apportate da ogni persona al blocco appunti vengono sincronizzate automaticamente, in modo che il blocco appunti sia sempre aggiornato.

In OneNote viene inoltre mantenuta una copia delle note non in linea sul computer di ogni utente, in modo che i partecipanti possano modificare le note localmente anche quando non sono connessi alla rete. Alla successiva connessione al blocco appunti condiviso, le modifiche dei singoli utenti verranno unite automaticamente alle modifiche apportate dagli altri partecipanti.

Creare un blocco appunti condiviso è un'operazione semplice. Nella Creazione guidata nuovo blocco appunti sono infatti illustrati tutti i passaggi necessari per creare un blocco appunti condiviso in un percorso di rete accessibile a tutti i membri del team. Il blocco appunti può inoltre essere creato in una condivisione file nel computer in uso.

Creare un nuovo blocco appunti condiviso

  1. Scegliere Nuovo dal menu File e quindi Blocco appunti.

  2. Nella Creazione guidata nuovo blocco appunti eseguire le operazioni seguenti:

    • Nella casella Nome digitare un nome per il blocco appunti condiviso, ad esempio Rapporti di stato settimanali del team o Appunti del gruppo di studio di filosofia.

    • Facoltativamente, selezionare un colore per la copertina del blocco appunti, che verrà visualizzata come icona sulla barra di spostamento Blocchi appunti.

    • È inoltre possibile selezionare nell'elenco Da modello un modello predefinito da utilizzare per le pagine del blocco appunti condiviso.

  3. Fare clic su Avanti.

  4. In Indicare chi utilizzerà il blocco appunti fare clic su Il blocco appunti verrà condiviso da più persone, quindi effettuare una delle seguenti operazioni:

    • Fare clic su In un server se si desidera che le persone che utilizzeranno il blocco appunti condiviso dispongano dell'autorizzazione di accesso e di modifica dei file su una condivisione file di rete o su un server.

      Nota: Potrebbe essere necessario contattare l'amministratore di rete per ottenere l'autorizzazione di accesso a una condivisione file su un server.

    • Fare clic su In una cartella condivisa in questo computer per creare una condivisione file sul computer locale a cui accederanno altri utenti. Per creare una cartella condivisa sull'unità disco rigido locale, è necessario accedere al computer come amministratore.

      Nota: Scegliere questa opzione solo se il computer è quasi sempre disponibile sulla rete. Se il computer spesso non è in linea o lo si porta con sé in viaggio, si consiglia di creare il blocco appunti condiviso su una condivisione file di rete.

  5. Fare clic su Avanti.

  6. Scegliere una posizione adatta per il blocco appunti condiviso. Si consiglia di utilizzare una delle seguenti posizioni:

    • Una condivisione file interna o pubblica della rete di computer aziendale o scolastica

    • Una cartella condivisa in un computer per cui si dispone di autorizzazioni di amministratore

    • Una raccolta documenti in un sito Web di Microsoft Windows SharePoint Services

    • Un'unità USB (Universal Serial Bus) con elevata capacità di archiviazione

      Si consiglia di non utilizzare i blocchi appunti condivisi con altre tecnologie di sincronizzazione e di condivisione di file o cartelle.

  7. Nella casella Percorso verificare la posizione suggerita per il blocco appunti condiviso.

    Nota: Il nome del blocco appunti immesso nel passaggio 2 viene aggiunto automaticamente al percorso.

  8. Per scrivere un messaggio di posta elettronica contenente un collegamento alla posizione del blocco appunti condiviso, selezionare la casella di controllo Crea un messaggio di posta elettronica con un collegamento a questo blocco appunti per poterlo inviare ad altri utenti.

    Suggerimento: Per inviare un collegamento al blocco appunti condiviso dopo averlo creato, scegliere Invia ad altri il collegamento al blocco appunti condiviso dal menu Condividi.

  9. Scegliere Crea.

    Nota: In OneNote viene creato un blocco appunti condiviso nella posizione specificata. A seconda delle opzioni selezionate nella Creazione guidata nuovo blocco appunti, è possibile che venga visualizzata una finestra di dialogo e un argomento della Guida aggiuntivo in cui sono illustrati i passaggi per impostare le autorizzazioni per altri utenti.

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