Creare un collegamento e verifica dei messaggi di posta elettronica in Business Contact Manager

Nota:  Riteniamo importante fornire il contenuto della Guida più recente non appena possibile, nella lingua dell'utente. Questa pagina è stata tradotta automaticamente e potrebbe contenere errori di grammatica o imprecisioni. L'intento è quello di rendere fruibile il contenuto. Nella parte inferiore della pagina è possibile indicare se le informazioni sono risultate utili. Questo è l' articolo in lingua inglese per riferimento.

Tenere traccia dei messaggi di posta elettronica da e verso persone associate a organizzazione può essere un'attività complessa e quando si perde la traccia dei messaggi, è possibile perdere opportunità di vendita, troppo. Per risolvere questo problema, Business Contact Manager per Outlook assumerà un business record una casella di posta elettronica virtuale grazie alla possibilità di collegare i messaggi di posta elettronica.

In questo articolo descrive come collegare i messaggi di posta elettronica ai record Business Contact Manager per Outlook e su come configurare la posta elettronica collegamento e verifica per collegare automaticamente i messaggi ai record, tra cui progetti commerciali.

Importante: Se sono presenti più utenti del database, qualsiasi utente con accesso al database possibile visualizzare i messaggi di posta elettronica collegati.

Per saperne di più

Collegare i messaggi di posta elettronica ai record

Collegare automaticamente i messaggi di posta elettronica ai record

Disabilitare il collegamento e verifica della posta elettronica

Comprendere i problemi di privacy e sicurezza con il collegamento di posta elettronica e la gestione di un database condiviso

Eliminare messaggi di posta elettronica da un record

Collegamento di messaggi di posta elettronica ai record

È possibile collegare i messaggi di posta elettronica a account e contatto commerciale tipi di record e ai progetti commerciali. E quindi, con pochi clic, è possibile visualizzare i messaggi che sono collegati al record.

Quando si collega contatti commerciali e progetti commerciali a un Account, è anche possibile visualizzare i messaggi di posta elettronica collegati a ogni contatto commerciale o progetto commerciale nella cronologia comunicazioni del record Account.

Collegare automaticamente i messaggi di posta elettronica ai record

Il collegamento di posta elettronica e verifica caratteristica consente di eseguire il collegamento e tenere traccia di messaggi di posta elettronica agli account e contatti commerciali, leggere precedenti e anche visualizzare i messaggi inviati ad essi. È possibile collegare automaticamente anche i messaggi di posta elettronica per soggetto a progetti commerciali.

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Collegare i messaggi di posta elettronica ai record

Per essere sempre messaggi di posta elettronica che si collega a un record Account, contatto commerciale o progetto commerciale in Outlook. In cronologia comunicazioni del record e cartella Cronologia comunicazioni di Business Contact Manager per Outlook sono elencati anche i messaggi di posta elettronica.

Quattro KB del messaggio vengono archiviati nel database di Business Contact Manager, in modo che è comunque possibile accedere a tutto o parte del messaggio, anche se viene eliminata da Outlook. Se il messaggio originale è maggiore di 4 KB, si solo avranno accesso a una parte del messaggio se viene eliminata da Outlook.

  1. In Outlook, fare clic o aprire il messaggio di posta elettronica che si desidera creare un collegamento a un record.

  2. Nel gruppo Ufficio della barra multifunzione fare clic su Collega a record.

  3. Nell'elenco Tipo di elemento della finestra di dialogo Collega a record di Business Contact Manager fare clic sul tipo di record che si desidera trovare.

    Nota: Se si sceglie un record opportunità, messaggio di posta elettronica in realtà è collegato all'Account o contatto commerciale del record dell'opportunità.

  4. Nell'elenco dei record fare clic su un record.

    Se si vuole collegare l'elemento a più record, selezionare i record.

Come si selezionano più record?

Per selezionare record adiacenti, tenere premuto MAIUSC e quindi fare clic sul primo e sull'ultimo record del gruppo che si desidera aggiungere. Per selezionare record non adiacenti, tenere premuto CTRL e quindi fare clic sui singoli record. Per selezionare tutti i record contemporaneamente, fare clic su uno di essi e quindi premere CTRL+A.

  1. In Record collegati fare clic su Collega a.

    I record selezionati vengono elencati nella casella Collega a.

  2. Fare clic su OK.

Visualizzare i messaggi di posta elettronica che sono collegati a un record

Per visualizzare i messaggi di posta elettronica che sono collegati a un record, aprire il record e quindi fare clic sulla scheda cronologia.

Sono elencati i messaggi di posta elettronica, nonché eventuali altri elementi della cronologia comunicazioni collegati al record.

Per informazioni su altri elementi della cronologia comunicazioni, vedere tenere traccia delle comunicazioni con i clienti in Business Contact Manager.

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Collegare automaticamente i messaggi di posta elettronica ai record

Dal momento in cui che si abilita Collegamento e verifica della posta elettronica, eventuali nuovi messaggi di posta elettronica in o da indirizzi di posta elettronica selezionati vengono automaticamente collegate ai record.

Inoltre, è possibile cercare messaggi di posta elettronica passate e collegarlo ai record, anche.

I messaggi visualizzati nella cronologia comunicazioni del record che contiene l'indirizzo di posta elettronica selezionati.

Se si collega un messaggio di posta elettronica e nessun record Business Contact Manager per Outlook esistente che corrisponda all'indirizzo di posta elettronica, il collegamento e funzionalità di gestione degli crea un nuovo record contatto commerciale e collegamenti il messaggio di posta elettronica a tale.

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Prima di collegamento e verifica

Prima di attivare il collegamento di posta elettronica e la gestione, eseguire le operazioni seguenti:

Verificare di avere immesso indirizzi di posta elettronica nei record Business Contact Manager per Outlook.

  1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, fare clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro:

    • Gestione contatti.

    • Vendite.

    • Gestione progetti.

  2. Fare clic sulla scheda che contiene il record desiderato e quindi fare doppio clic sul record per aprirlo.

  3. Verificare che l'indirizzo di posta elettronica è presente nel campo indirizzo di posta elettronica.

Verificare che Outlook sia impostato fino a salvare i messaggi inviati nella cartella Posta inviata.

Per creare un collegamento e tenere traccia dei messaggi in uscita facilmente, salvare i messaggi inviati nella cartella Posta inviata.

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic su Opzioni.

  3. Fare clic su posta e quindi scorrere fino alla sezione Salva messaggi.

  4. Verificare che sia selezionata la casella di controllo accanto a Salva una copia dei messaggi nella cartella Posta inviata. Se si desidera anche creare un collegamento e verifica dei messaggi inoltrati, verificare che sia selezionata la casella di controllo Salva messaggi inoltrati, troppo.

  5. Fare clic su OK.

Per proteggere la privacy se si condivide il database Business Contact Manager per Outlook con altri utenti, messaggi di posta elettronica contrassegnato personale, privato o riservato non sono collegato e revisioni.

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Configurare la posta elettronica collegamento e verifica

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager e quindi fare clic sul pulsante Gestisci collegamento e verifica.

  3. Nella scheda posta elettronica della finestra di dialogo Gestisci collegamento e verifica selezionare le caselle di controllo accanto a indirizzi di posta elettronica che si desidera creare un collegamento e verifica.

    Se un record contiene più di un indirizzo di posta elettronica, il record Account o contatto commerciale verrà elencato più volte.

    Immagine del layout Processo immagini in evidenza

  4. Deselezionare le caselle di controllo accanto a indirizzi di posta elettronica che non si desidera creare un collegamento e verifica.

  5. Fare clic sulla scheda cartelle.

    Verranno selezionate tutte le cartelle per impostazione predefinita.

    Nota: Se si dispongono di tutte le regole di Outlook configurare per inviare messaggi di posta elettronica a cartelle diverse, assicurarsi di selezionare tali cartelle nella scheda cartelle per creare un collegamento e tenere traccia dei messaggi.

  6. Fare clic su OK.

    Tutti i messaggi di posta elettronica futuri da e verso gli indirizzi selezionati nelle cartelle selezionate vengono registrati automaticamente.

    È anche possibile impostare il collegamento e verifica da un messaggio di posta elettronica. Nella cartella Posta in arrivo, fare clic su o aprire il messaggio di posta elettronica. Sulla barra multifunzione, nel gruppo Business fare clic su Collega e verifica. Nella finestra di dialogo Collega e verifica, selezionare gli indirizzi di posta elettronica e quindi fare clic su OK. Se non c'è alcun record Business Contact Manager per Outlook esistente che corrisponde all'indirizzo di posta elettronica, il collegamento l'indirizzo di posta elettronica crea un record contatto commerciale.

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Creare un collegamento per l'account e contatti commerciali messaggi di posta elettronica

Se si desidera collegare i messaggi che si è ricevuto prima di attivare il collegamento di posta elettronica e verifica, Business Contact Manager per Outlook consente di trovare i messaggi dell'utente e collegarli agli account e contatti commerciali.

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager e quindi fare clic sul pulsante Gestisci collegamento e verifica.

  3. Nella finestra di dialogo Gestisci collegamento e verifica, eseguire le operazioni seguenti, se necessario:

    • Selezionare le caselle di controllo per tutti gli account o contatti commerciali cui si desidera trovare e collegare i messaggi.

    • Deselezionare le caselle di controllo accanto a qualsiasi account o contatti commerciali messaggi la cui passato non si desidera creare un collegamento.

      Se un record contiene più di un indirizzo di posta elettronica, il record Account o contatto commerciale verrà elencato più volte.

  4. Se si desidera specificare dove Business Contact Manager per Outlook cerca i messaggi passati, nella scheda cartelle selezionare o deselezionare le caselle di controllo accanto ai nomi di cartella.

  5. Fare clic su Cerca e collega.

    Gestione dei problemi in Groove

  6. Nella finestra di dialogo Collega posta elettronica esistente se si desidera escludere i messaggi di posta elettronica antecedenti una data specifica, selezionare la casella di controllo Ignora anteriori a posta elettronica e quindi fare clic su una data dal calendario.

  7. Fai clic su Start.

  8. Al termine di ricerca e collegamento, fare clic su Chiudi.

  9. Se necessario, modificare le opzioni desiderate per i messaggi di posta elettronica futuri nella finestra di dialogo Gestisci collegamento e verifica.

    Importante: Se si fa clic su OK nella finestra di dialogo Gestisci collegamento e verifica senza cambiare gli indirizzi di posta elettronica selezionati e cartelle, messaggi di posta elettronica futuri verranno collegati e tenere traccia in base alle selezioni utilizzato per la ricerca e collegamento.

  10. Nella finestra di dialogo Gestisci collegamento e verifica, fare clic su OK.

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Collegamento i messaggi di posta elettronica soggetto a progetti commerciali

È possibile collegare i messaggi di posta elettronica a un record progetto commerciale in base all'argomento dei messaggi di posta elettronica. Per ulteriori informazioni sui record progetto commerciale, vedere organizzare i progetti commerciali in Business Contact Manager.

Avviso: Se si desidera disabilitare il collegamento e verifica collegare i messaggi a un progetto commerciale, è necessario disattivare per ogni oggetto di posta elettronica univoco.

Per informazioni, vedere disabilitare il collegamento di posta elettronica e la gestione in base all'oggetto più avanti in questo articolo.

  1. Fare clic su oppure aprire il messaggio di posta elettronica che si desidera collegare al record progetto commerciale.

  2. Sulla barra multifunzione, nel gruppo Business fare clic su Collega e verifica.

  3. Nella finestra di dialogo Collega e verifica, fare clic sulla scheda di Oggetto della posta elettronica.

    Equazione COMP.POTENZA 2

  4. Selezionare la casella di controllo accanto al nome del progetto che si desidera collegare il messaggio di posta elettronica a.

  5. Fare clic su OK.

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Disabilitare il collegamento e verifica della posta elettronica

Se non si desidera collegare automaticamente i messaggi di posta elettronica ai record, è possibile disattivare il collegamento di posta elettronica e la gestione.

È consigliabile disattivare il collegamento di posta elettronica e verifica se si condivide il database con i colleghi, poiché possono vedere tutti i messaggi di posta elettronica collegati. Per impedire loro di visualizzare solo i messaggi già collegati, vedere eliminare i messaggi di posta elettronica da un record più avanti in questo articolo.

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Disattivare la posta elettronica collegamento e verifica per gli account e contatti commerciali

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager e quindi fare clic sul pulsante Gestisci collegamento e verifica.

  3. In schede la posta elettronica e di cartelle della finestra di dialogo Gestisci collegamento e verifica fare clic sul pulsante Cancella tutto per cancellare tutte le caselle di controllo.

    Se si vuole disabilitare il collegamento e verifica solo per alcuni record, deselezionare le caselle di controllo.

  4. Fare clic su OK.

    Nota: Disabilitare il collegamento di posta elettronica e si interrompe il collegamento di messaggi di posta elettronica futuri ai record di verifica. Se si desidera rimuovere i messaggi di posta elettronica che sono collegati ai record, sarà necessario eliminarli dopo avere disattivato il collegamento e verifica della posta elettronica. Per informazioni, vedere eliminare i messaggi di posta elettronica da un record più avanti in questo articolo.

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Disabilitare il collegamento di posta elettronica e la gestione in base all'oggetto

  1. Nel riquadro di spostamento, sotto Business Contact Manager, fare clic su Gestione progetti.

  2. Nella scheda Progetti commerciali fare doppio clic sul progetto desiderato.

  3. Nel gruppo Mostra della barra multifunzione fare clic su Cronologia.

  4. Pulsante destro del mouse sul messaggio di posta elettronica con l'oggetto che si desidera interrompere il collegamento e verifica e quindi fare clic su Collega e verifica.

  5. Eseguire le operazioni seguenti:

    • Disattivare la posta elettronica collegamento e verifica per gli account e contatti commerciali     Se necessario, nella scheda Indirizzo di posta elettronica, fare clic su Cancella tutto per interrompere il collegamento e verifica dei messaggi per gli account e contatti commerciali.

    • Disattivare la posta elettronica collegamento e verifica per i progetti commerciali     Fare clic sulla scheda di Oggetto della posta elettronica e quindi fare clic su Cancella tutto.

      È possibile disattivare il collegamento di posta elettronica e la registrazione per solo i progetti commerciali, account e contatti commerciali collegati al messaggio selezionato. Per disattivare il collegamento e verifica per i progetti commerciali, è necessario disattivarlo per ogni oggetto di posta elettronica univoco.

  6. Fare clic su OK.

    Nota: Disabilitare il collegamento di posta elettronica e si interrompe il collegamento di messaggi di posta elettronica futuri ai record di verifica. Se si desidera rimuovere i messaggi di posta elettronica che sono collegati ai record, sarà necessario eliminarli dopo avere disattivato il collegamento e verifica della posta elettronica. Per informazioni, vedere eliminare i messaggi di posta elettronica da un record più avanti in questo articolo.

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Comprendere i problemi di privacy e sicurezza con il collegamento di posta elettronica e la gestione di un database condiviso

Quando si condivide un database, tutte le informazioni del database vengono condivise con chiunque abbia accesso a tale. Se è stata configurata automatico collegamento e verifica dei messaggi di posta elettronica, tutti i messaggi di posta elettronica esistenti e futuri e altri elementi della cronologia comunicazioni che sono collegati ai record sono disponibili a tutti gli utenti che hanno accesso al database. Per informazioni sulla condivisione di un database, vedere condividere i dati di Business Contact Manager con altri utenti.

Se sono presenti più utenti del database     Qualsiasi utente con accesso al database può visualizzare i messaggi collegati e altri elementi della cronologia comunicazioni.

  • Se si vuole impedire l'accesso ai messaggi di posta elettronica collegati dai colleghi, ma continuare a utilizzare il collegamento di posta elettronica e la gestione per i messaggi futuri, eliminare i messaggi esistenti dai record prima di condividere il database. Per ulteriori informazioni, vedere eliminare messaggi di posta elettronica da un record più avanti in questo articolo.

  • Se non si desidera ai colleghi di avere accesso ai messaggi di posta elettronica futuri che desideri che hanno accesso ai messaggi passati, disattivare il collegamento e verifica prima di condividere il database. Vedere la sezione disabilitare il collegamento di posta elettronica e la gestione in precedenza in questo articolo.

  • Se si vuole impedire l'accesso tutti messaggi di posta elettronica esistenti e futuri che sono collegati a record dai colleghi, disattivare il collegamento e verifica della posta elettronica ed eliminare messaggi di posta elettronica da tutti i record prima di condividere il database.

Se si è l'unica persona che utilizza il database o se si condivide il database per crearne una copia nel computer portatile     Considerazioni sulla protezione sono minime, ad esempio per mantenere la password di protezione. È possibile attivare qualsiasi indirizzo di posta elettronica per il collegamento e verifica in quanto nessun utente può vedere i messaggi.

Nota: Per creare una copia del database da utilizzare quando è fuori sede, è innanzitutto necessario condividere il database di Business Contact Manager, ma è ancora presente un solo utente del database. Per informazioni sulla creazione di una copia del database, vedere condividere i dati di Business Contact Manager con altri utenti.

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Eliminare messaggi di posta elettronica da un record

Messaggio di posta elettronica può essere collegato a più record. Quando si rimuove un messaggio collegato da un record, viene eliminato dalla cronologia comunicazioni di solo tale record. Se il messaggio di posta elettronica è collegato ad altri record, non sono interessati. Se, ad esempio, un messaggio di posta elettronica è collegato a un cliente potenziale e un Account non correlato, eliminare il messaggio di posta elettronica dal cliente potenziale non eliminazione del messaggio del record Account.

Eliminazione di un messaggio di posta elettronica da un record non viene eliminato il messaggio di posta elettronica in Outlook.

  1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, fare clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro:

    • Gestione contatti.

    • Vendite.

    • Gestione progetti.

  2. Fare clic sulla scheda che contiene il record desiderato e quindi fare doppio clic sul record per aprirlo.

  3. Nel gruppo Mostra della barra multifunzione fare clic sul pulsante cronologia.

    Sono elencati i messaggi di posta elettronica, nonché eventuali altri elementi della cronologia comunicazioni collegati al record.

    Per visualizzare solo la posta elettronica messaggi nella pagina della cronologia sulla barra multifunzione, fare clic sulla scheda Visualizza fare clic sul pulsante Tipo di elemento e quindi fare clic su messaggi di posta elettronica.

  4. Selezionare i messaggi di posta elettronica che si desidera eliminare.

    Per selezionare i record che sono adiacenti, tenere premuto MAIUSC e quindi fare clic sui record nome e il cognome del gruppo a cui si desidera eliminare. Per selezionare record non adiacenti, tenere premuto CTRL e quindi fare clic sui singoli record.

  5. Fare clic sul pulsante Rimuovi.

Per ulteriori informazioni sui record eliminati, vedere eliminazione di Business Contact Manager record.

Per informazioni su come ripristinare gli elementi eliminati, vedere ripristinare un record in Business Contact Manager.

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Eliminare tutti i messaggi di posta elettronica dai record

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic sul pulsante Business Contact Manager.

  2. Nel gruppo Record commerciali, fare clic su Cronologia comunicazioni.

  3. Fare clic sull'intestazione di colonna di Tipo di elemento per ordinare l'elenco in base al Tipo di elemento.

  4. Selezionare tutti i messaggi di posta elettronica oppure selezionare tutti i messaggi di posta elettronica che si desidera eliminare.

    Per selezionare i record che sono adiacenti, tenere premuto MAIUSC e quindi fare clic sui record nome e il cognome del gruppo a cui si desidera eliminare. Per selezionare record non adiacenti, tenere premuto CTRL e quindi fare clic sui singoli record.

  5. Pulsante destro del mouse i messaggi di posta elettronica selezionati e quindi fare clic su Elimina.

Per informazioni su altri elementi della cronologia comunicazioni, vedere tenere traccia delle comunicazioni con i clienti in Business Contact Manager.

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