Creare tabelle in un database

Quando si crea un database di Access, si archiviano i dati in tabelle, ovvero elenchi di righe e colonne basati su un argomento. Ad esempio, si può creare una tabella Contatti per archiviare un elenco di nomi, indirizzi e numeri di telefono oppure una tabella Prodotti per archiviare informazioni sui prodotti.

Questo articolo illustra come creare una tabella e aggiungervi campi, come impostare la chiave primaria come impostare le proprietà di campi e tabelle.

Poiché altri oggetti di database dipendono fortemente dalle tabelle, è consigliabile iniziare la progettazione dei database creando tutte le tabelle e quindi creando tutti gli altri oggetti. Prima di creare le tabelle, analizzare con attenzione i requisiti e individuare tutte le tabelle necessarie. Per un'introduzione alla pianificazione e alla progettazione di un database, vedere l'articolo Nozioni fondamentali sulla progettazione di database.

In questo articolo

Panoramica

Creare una nuova tabella

Aggiungere un campo a una tabella

Salvare una tabella

Panoramica

Una tabella è un oggetto di database usato per archiviare i dati relativi a un particolare argomento, ad esempio dipendenti o prodotti. Una tabella è costituita da record e campi.

Ogni record contiene dati su una singola istanza dell'argomento della tabella, ad esempio su uno specifico dipendente. I record vengono anche comunemente chiamati righe o istanze.

Ogni campo contiene dati su un singolo aspetto dell'argomento della tabella, ad esempio il nome o l'indirizzo di posta elettronica. I campi vengono anche comunemente chiamati colonne o attributi.

Un record è costituito da valori di campi, come Contoso, Ltd o prova@example.com. Il valore di un campo viene comunemente chiamato anche fatto.

Tabella Clienti in Access con layout di record e campi

1. Un record

2. Un campo

3. Un valore del campo

Un database di Access può contenere numerose tabelle, ognuna delle quali viene usata per archiviare informazioni su un argomento diverso. In ogni tabella possono essere inclusi molti campi contenenti dati di diverso tipo, ad esempio testo, numeri, date e collegamenti ipertestuali.

Proprietà di tabelle e campi

Per le tabelle e i campi sono disponibili proprietà che consentono di determinarne le caratteristiche o i comportamenti.

finestre delle proprietà per tabelle e campi
Tabella aperta in visualizzazione Struttura

1. Proprietà della tabella

2. Proprietà dei campi

In un database di Access, le proprietà di una tabella sono gli attributi che influenzano l'aspetto o il comportamento dell'intera tabella. Le proprietà di una tabella vengono impostate nella finestra delle proprietà della tabella in visualizzazione Struttura. È possibile, ad esempio, impostare la proprietà Visualizzazione predefinita di una tabella per specificarne la modalità di visualizzazione predefinita.

Un campo proprietà si applica a un determinato campo in una tabella e definisce una delle caratteristiche del campo o un aspetto del comportamento del campo. È possibile impostare alcune proprietà di campo in visualizzazione Foglio dati. Le proprietà dei campi possono essere impostate anche in visualizzazione Struttura, tramite il riquadro Proprietà campo.

Tipi di dati

A ogni campo è associato un tipo di dati che indica la tipologia dei dati archiviati nel campo, ad esempio grandi quantità di testo o file allegati.

Impostazione del tipo di dati

Il tipo di dati è una proprietà del campo, ma presenta le differenze seguenti rispetto alle altre proprietà per i campi:

  • Il tipo di dati di un campo viene impostato nella griglia di struttura della tabella e non nel riquadro Proprietà campo.

  • Il tipo di dati di un campo determina le altre proprietà disponibili per il campo.

  • Il tipo di dati di un campo deve essere impostato al momento della creazione del campo.

    È possibile creare un nuovo campo in Access tramite l'immissione di dati in una nuova colonna in visualizzazione Foglio dati. Quando si crea un campo in questo modo, al campo viene assegnato automaticamente un tipo di dati in base al valore immesso. Se i dati di input non corrispondono palesemente a un altro tipo di dati, il tipo viene impostato su Testo. Se necessario, è possibile modificare il tipo di dati mediante la barra multifunzione.

Esempi di rilevamento automatico del tipo di dati

La tabella seguente illustra il funzionamento del rilevamento automatico del tipo di dati in visualizzazione Foglio dati.

Dati inseriti

Access campo con il tipo di dati:

Luca

Testo

http://www.contoso.com

È possibile usare qualsiasi prefisso di protocollo Internet valido. Ad esempio, http://, https:// e mailto: sono prefissi validi.

Collegamento ipertestuale

1

Numerico, Intero lungo

50.000

Numerico, Intero lungo

50.000,99

Numerico, Double

50000,389

Numerico, Double

12/67

I formati di data e ora riconosciuti corrispondono a quelli delle impostazioni locali dell'utente.

Data/ora

31 dicembre 2016

Data/ora

10:50:23

Data/ora

10.50

Data/ora

17.50

Data/ora

€ 12,50

Il simbolo di valuta riconosciuto corrisponde a quello delle impostazioni locali dell'utente.

Valuta

21,75

Numerico, Double

123,00%

Numerico, Double

3,46E+03

Numerico, Double

Relazioni tra tabelle

Anche se in ogni tabella vengono archiviati dati riguardanti un diverso argomento, nelle tabelle di un database di Access vengono solitamente archiviati dati relativi ad argomenti correlati. Un database potrebbe ad esempio contenere:

  • Una tabella relativa ai clienti nella quale vengono elencati i clienti della società con i rispettivi indirizzi.

  • Una tabella di prodotti che elenca i prodotti in vendita, inclusi i prezzi e le foto di ogni articolo.

  • Una tabella degli ordini in cui registrare gli ordini dei clienti.

Poiché i dati relativi ad argomenti diversi vengono archiviati in tabelle separate, è necessario un sistema che consenta di correlare i dati in modo da poter combinare con facilità i dati dalle tabelle separate. Per collegare i dati archiviati in tabelle diverse si creano relazioni, ovvero una connessione logica tra due tabelle che specifica i campi in comune nelle tabelle.

Chiavi

I campi che fanno parte di una relazione tra tabelle sono denominati chiavi. Una chiave è in genere costituita da un solo campo, ma potrebbe essere composta da più di un campo. Esistono due tipi di chiavi:

  • Chiave primaria    Una tabella può includere una sola chiave primaria. La chiave primaria è costituita da uno o più campi che identificano in modo univoco ogni record archiviato nella tabella. Nelle tabelle viene spesso usato un numero di identificazione univoco come chiave primaria, ad esempio un ID, un numero di serie oppure un codice. In una tabella Clienti, ad esempio, a ogni cliente può essere associato un ID univoco. Il campo ID cliente corrisponde alla chiave primaria della tabella Clienti. Quando una chiave primaria contiene più di un campo, è in genere composta da campi preesistenti che nel loro insieme forniscono valori univoci. Ad esempio, si potrebbe usare una combinazione di nome, cognome e data di nascita come chiave primaria per una tabella contenente dati su persone.

  • Chiave esterna    Una tabella può anche contenere una o più chiavi esterne. La chiave esterna contiene valori corrispondenti ai valori nella chiave primaria di un'altra tabella. Si potrebbe avere, ad esempio, una tabella Ordini in cui a ogni ordine è assegnato un numero di ID cliente che corrisponde a un record in una tabella Clienti. Il campo dell'ID cliente è una chiave esterna della tabella Ordini.

La corrispondenza dei valori tra i campi chiave rappresenta la base di una relazione tra tabelle. Le relazioni tra tabelle vengono utilizzate per combinare i dati da tabelle correlate. Si supponga, ad esempio, di avere una tabella Clienti e una tabella Ordini. Nella tabella Clienti ogni record è identificato dal campo chiave primaria ID.

Per associare ogni ordine a un cliente, è necessario aggiungere un campo chiave esterna nella tabella Ordini corrispondente al campo ID della tabella Clienti, quindi creare una relazione tra le due chiavi. Quando si aggiunge un record alla tabella Ordini, si utilizza un valore per l'ID cliente proveniente dalla tabella Clienti. Ogni volta che si desidera visualizzare informazioni sul cliente di un ordine, è possibile utilizzare la relazione per individuare i dati nella tabella Clienti corrispondenti a record specifici nella tabella Ordini.

Relazione tra tabelle di Access visualizzata nella finestra Relazioni
Relazione tra tabelle visualizzata nella finestra Relazioni.

1. Chiave primaria, identificata dall'icona a forma di chiave accanto al nome del campo.

2. Chiave esterna. Si noti l'assenza dell'icona a forma di chiave.

Vantaggi dell'utilizzo delle relazioni

La memorizzazione dei dati in tabelle correlate separate offre i vantaggi seguenti:

  • Coerenza    Ogni elemento dei dati è registrato una sola volta e in una sola tabella, quindi è meno probabile che si creino ambiguità o incoerenze. È ad esempio possibile memorizzare il nome di un cliente una sola volta in una tabella dei clienti, anziché memorizzarne il nome ripetutamente e con possibili errori o incoerenze in una tabella che contiene i dati sugli ordini.

  • Efficienza    La possibilità di registrare i dati in una sola posizione significa poter utilizzare meno spazio su disco. Le tabelle di piccole dimensioni, inoltre, consentono in genere un recupero dei dati più veloce rispetto alle tabelle più grandi. Infine, se non si utilizzano tabelle separate per argomenti diversi, verranno introdotti valori Null (assenza di dati) e dati ridondanti nelle tabelle, entrambi aspetti che causano sprechi di spazio e riduzione delle prestazioni.

  • Comprensibilità    La struttura di un database è di più semplice comprensione se tutti gli argomenti sono adeguatamente separati in tabelle distinte.

Suggerimento: Pianificare le tabelle tenendo presenti le relazioni esistenti tra di esse. Si può usare la Ricerca guidata per creare un campo chiave esterna se la tabella che contiene la chiave primaria corrispondente esiste già. Le relazioni vengono create automaticamente dalla Ricerca guidata.

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Creare una nuova tabella

In un database semplice, ad esempio un elenco di contatti, si può usare una sola tabella. Nella maggior parte dei database vengono tuttavia usate diverse tabelle. Quando si crea un nuovo database, viene creato un nuovo file nel computer che funge da contenitore per tutti gli oggetti del database, incluse le tabelle.

È possibile creare una tabella creando un nuovo database, inserendo una tabella in un database esistente oppure importando o collegando i dati di una tabella di un'altra origine dati, ad esempio una cartella di lavoro di Microsoft Excel, un documento di Microsoft Word, un file di testo o un altro database. Quando si crea un nuovo database vuoto, viene automaticamente creata anche una nuova tabella vuota. È quindi possibile immettere i dati nella tabella per iniziare a definire i campi.

Per saperne di più

Creare una nuova tabella in un nuovo database

Creare una nuova tabella in un database esistente

Importare o collegare dati per creare una tabella

Usare un sito di SharePoint per creare una tabella

Impostare la chiave primaria di una tabella

Impostare le proprietà di una tabella

Creare una nuova tabella in un nuovo database

  1. Fare clic su File > Nuovo. Se si usa Access 2007, fare clic sul pulsante Microsoft Office > Nuovo.

  2. Nella casella Nome file, digitare un nome di file per il nuovo database.

  3. Per modificare il percorso di salvataggio del database, fare clic sull'icona a forma di cartella.

  4. Fare clic su Crea.

    Vengono creati il nuovo database e una nuova tabella denominata Tabella1, che viene aperta automaticamente in visualizzazione Foglio dati.

Creare una nuova tabella in un database esistente

  1. Fare clic su File > Apri. Se si usa Access 2007, fare clic sul pulsante Microsoft Office > Apri.

  2. Nella finestra di dialogo Apri selezionare il database da aprire e fare clic su Apri.

  3. Nel gruppo Tabelle della scheda Crea fare clic su Tabella.

    Una nuova tabella viene inserita nel database e aperta in visualizzazione Foglio dati.

Importare o collegare dati per creare una tabella

È possibile creare una tabella tramite l'importazione o il collegamento di dati archiviati in altre posizioni. È possibile importare o collegare dati in un foglio di lavoro di Excel, un elenco di SharePoint, un file XML, un altro database di Access, una cartella di Microsoft Outlook e in altre origini dati.

Quando si importano i dati, ne viene creata una copia in una nuova tabella nel database corrente. Le modifiche successive ai dati di origine non avranno effetto sui dati importati e le modifiche ai dati importati non influiranno sui dati di origine. Dopo aver impostato una connessione a un'origine dati e averne importato i dati, sarà possibile utilizzare i dati importati senza connettersi all'origine. È possibile modificare la struttura di una tabella importata.

Quando si imposta un collegamento a dati, viene creata una tabella collegata nel database corrente che rappresenta un collegamento attivo alle informazioni esistenti memorizzate nell'origine. Se si modificano i dati in una tabella collegata, la modifica viene in effetti eseguita nell'origine. Ogni modifica apportata nell'origine viene visualizzata anche nella tabella collegata. È necessario essere in grado di connettersi all'origine dati per ogni utilizzo di una tabella collegata. Non è possibile modificare la struttura di una tabella collegata.

Nota: Non è consentita la modifica dei dati in un foglio di lavoro di Excel tramite una tabella collegata. In alternativa, è possibile importare i dati di origine in un database di Access e quindi attivare un collegamento a tale database da Excel.

Creare una nuova tabella importando o collegando dati esterni

  1. Fare clic su File > Apri. Se si usa Access 2007, fare clic sul pulsante Microsoft Office > Apri.

  2. Nella finestra di dialogo Apri selezionare e aprire il database in cui si vuole creare una nuova tabella.

  3. Nel gruppo Importa e collega della scheda Dati esterni fare clic su una delle origini dati disponibili. Se si usa Access 2007, le origini dati si trovano nel gruppo Importa.

    Barra multifunzione di Access

  4. Seguire le istruzioni visualizzate nelle finestre di dialogo per ogni passaggio.

    La nuova tabella verrà creata e visualizzata nel riquadro di spostamento.

È anche possibile importare o collegare un elenco di SharePoint mediante un comando della scheda Crea.

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Usare un sito di SharePoint per creare una tabella

È possibile creare una tabella nel database nella quale importare o collegare un elenco di SharePoint. È anche possibile creare un nuovo elenco di SharePoint usando un modello predefinito. I modelli predefiniti di Access includono Contatti, Attività, Problemi ed Eventi.

  1. Fare clic su File > Apri. Se si usa Access 2007, fare clic sul pulsante Microsoft Office > Apri.

  2. Nella finestra di dialogo Apri selezionare il database in cui si vuole creare la nuova tabella e quindi fare clic su Apri.

  3. Nel gruppo Tabelle della scheda Crea fare clic su Elenchi SharePoint.

  4. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Creare un elenco di SharePoint basato su un modello

      1. Fare clic su Contatti, Attività, Problemi oppure Eventi.

      2. Nella finestra di dialogo Crea nuovo elenco digitare l'URL del sito di SharePoint in cui si vuole creare l'elenco.

      3. Immettere un nome per il nuovo elenco e la relativa descrizione nelle caselle Specifica il nome del nuovo elenco e Descrizione.

      4. Per aprire la tabella collegata al termine del processo di creazione, selezionare la casella di controllo Apri elenco al termine dell'esportazione (selezionata per impostazione predefinita).

    • Creare un nuovo elenco personalizzato

      1. Fare clic su Personalizzato.

      2. Nella finestra di dialogo Crea nuovo elenco digitare l'URL del sito di SharePoint in cui si vuole creare l'elenco.

      3. Immettere un nome per il nuovo elenco e la relativa descrizione nelle caselle Specifica il nome del nuovo elenco e Descrizione.

      4. Per aprire la tabella collegata al termine del processo di creazione, selezionare la casella di controllo Apri elenco al termine dell'esportazione (selezionata per impostazione predefinita).

    • Importare i dati da un elenco esistente

      1. Fare clic su Elenco SharePoint esistente.

      2. Nella finestra di dialogo Carica dati esterni digitare l'URL del sito di SharePoint contenente i dati da importare.

      3. Fare clic su Importa dati di origine in una nuova tabella nel database corrente e quindi su Avanti.

      4. Selezionare la casella di controllo accanto a ogni elenco di SharePoint che si desidera importare.

    • Collegarsi a un elenco esistente

      1. Fare clic su Elenco SharePoint esistente.

      2. Nella finestra di dialogo Carica dati esterni - Sito di SharePoint digitare l'URL del sito di SharePoint contenente l'elenco da collegare.

      3. Fare clic su Collega all'origine dati creando una tabella collegata e quindi su Avanti.

      4. Selezionare la casella di controllo accanto a ogni elenco di SharePoint che si desidera collegare.

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Impostare la chiave primaria di una tabella

In mancanza di un motivo specifico che lo sconsigli, è consigliabile specificare una chiave primaria per una tabella. Access crea automaticamente un indice per la chiave primaria e ciò può contribuire al miglioramento delle prestazioni del database. Inoltre, Access verifica che nel campo chiave primaria di ogni record sia presente un valore e che tale valore sia sempre univoco. L'univocità dei valori è un aspetto cruciale, perché non esiste altro modo di distinguere in modo affidabile una particolare riga dalle altre righe.

Quando si crea una nuova tabella in visualizzazione Foglio dati, Access crea automaticamente una chiave primaria al cui campo vengono assegnati il nome ID il tipo di dati Numerazione automatica.

Nella visualizzazione Struttura è possibile modificare o rimuovere la chiave primaria oppure impostare la chiave primaria di una tabella per la quale non ne è già stata impostata una.

Determinare i campi che usano una chiave primaria

In alcuni casi, è possibile che siano già disponibili dati da usare come chiave primaria, ad esempio i codici identificativi dei dipendenti. Se si crea una tabella in cui registrare informazioni sui dipendenti, si potrebbe decidere di usare l'ID dipendente esistente come chiave primaria per la tabella. È anche possibile che l'ID del dipendente sia un valore univoco solo in combinazione con l'ID del reparto, rendendo pertanto necessario l'uso combinato di entrambi i campi come chiave primaria. Un buon candidato per la chiave primaria ha le caratteristiche seguenti:

  • Ogni record ha un valore univoco per il campo o la combinazione di campi.

  • Il campo o la combinazione di campi non è mai vuoto o Null, ovvero esiste sempre un valore.

  • I valori non sono soggetti a modifica.

Se non esistono dati appropriati per l'uso come chiave primaria, è possibile creare un nuovo campo da usare a tale scopo. Quando si crea un nuovo campo da usare come chiave primaria, impostarne il tipo di dati su Numerazione automatica, per assicurarsi che soddisfi i tre requisiti indicati nell'elenco precedente.

Impostare o modificare la chiave primaria

  1. Selezionare la tabella per cui si vuole impostare o modificare la chiave primaria.

  2. Nel gruppo Visualizzazioni della scheda Home fare clic su Visualizza, quindi su Visualizzazione Struttura.

  3. Nella griglia di struttura della tabella selezionare il campo o i campi che si vogliono usare come chiave primaria.

    Per selezionare un campo, fare clic sul selettore di riga relativo al campo desiderato.

    Per selezionare più campi, tenere premuto CTRL e quindi fare clic sul selettore di riga di ogni campo.

  4. Nel gruppo Strumenti della scheda Progettazione fare clic su Chiave primaria.

    Gruppo Strumenti nella scheda Struttura

    A sinistra del campo o dei campi impostati come chiave primaria compare un indicatore di chiave.

Rimuovere la chiave primaria

  1. Selezionare la tabella per cui si vuole rimuovere la chiave primaria.

  2. Nel gruppo Visualizzazioni della scheda Home fare clic su Visualizza, quindi su Visualizzazione Struttura.

  3. Fare clic sul selettore di riga relativo alla chiave primaria corrente. Se la chiave primaria è costituita da più campi,tenere premuto CTRL e quindi fare clic sul selettore di riga di ogni campo.

  4. Nel gruppo Strumenti della scheda Progettazione fare clic su Chiave primaria.

    Gruppo Strumenti nella scheda Struttura

    L'indicatore di chiave verrà rimosso dal campo o dai campi precedentemente impostati come chiave primaria.

Nota: Se si tenta di salvare una nuova tabella senza impostare una chiave primaria, Access chiede di creare un nuovo campo per la chiave primaria. Se si sceglie , viene automaticamente creato un campo ID che usa il tipo di dati Numerazione automatica per fornire un valore univoco per ogni record. Se la tabella include già un campo di tipo Numerazione automatica, tale campo viene automaticamente usato come chiave primaria. Se si fa clic su No non viene aggiunto alcun campo e non viene impostata una chiave primaria.

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Impostare le proprietà di una tabella

Oltre a impostare i campi delle proprietà, è possibile impostare proprietà che si applicano a un'intera tabella o a interi record.

  1. Selezionare la tabella per cui si desidera impostare le proprietà.

  2. Nel gruppo Visualizzazioni della scheda Home fare clic su Visualizza, quindi su Visualizzazione Struttura.

  3. Nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Progettazione fare clic su Finestra delle proprietà.

    Gruppo Mostra/Nascondi della scheda Progettazione in Access

    Viene visualizzata la finestra delle proprietà della tabella.

  4. Nella finestra delle proprietà fare clic sulla scheda Generale.

  5. Fare clic nella casella a destra della proprietà che si vuole impostare e quindi immettere un'impostazione per la proprietà.

    Proprietà disponibili per le tabelle

    Usare questa proprietà di tabella

    Per

    Mostra visualizzazioni nel sito di SharePoint

    Specificare se le visualizzazioni basate sulla tabella possono essere visualizzate in un sito di SharePoint.

    Nota: Gli effetti di questa impostazione dipendono dall'impostazione della proprietà del database Mostra visualizzazioni nel sito di SharePoint.

    Foglio dati secondario espanso

    Espandere tutti i fogli dati secondari all'apertura della tabella.

    Altezza foglio dati secondario

    Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Se si vuole che la finestra del foglio dati secondario venga espansa per visualizzare tutte le righe, lasciare la proprietà impostata su 0cm.

    • Se si desidera specificare l'altezza del foglio dati secondario, immettere il valore desiderato in centimetri.

    Orientamento

    Impostare l'orientamento di visualizzazione a seconda che la lingua in uso sia a lettura da sinistra a destra o viceversa.

    Descrizione

    Digitare una descrizione per la tabella. La descrizione verrà visualizzata nelle descrizioni comandi per la tabella.

    Visualizzazione predefinita

    Impostare Foglio dati, Tabella pivot o Grafico pivot come visualizzazione predefinita all'apertura della tabella. Tenere presente che le opzioni Tabella pivot e Grafico pivot sono state rimosse a partire da Access 2013.

    Valido se

    Immettere un'espressione che deve essere vera quando si aggiunge o si modifica un record.

    Messaggio errore

    Immettere il messaggio da visualizzare quando un record viola l'espressione specificata per la proprietà Valido se.

    Filtro

    Definire i criteri per visualizzare solo le righe corrispondenti in visualizzazione Foglio dati.

    Ordina per

    Selezionare uno o più campi per specificare l'ordinamento predefinito delle righe in visualizzazione Foglio dati.

    Nome foglio dati secondario

    Specificare se deve essere visualizzato un foglio dati secondario in visualizzazione Foglio dati e in caso affermativo la tabella o la query di cui visualizzare le righe nel foglio dati secondario.

    Collega campi secondari

    Elencare i campi nella tabella o query utilizzata per il foglio dati secondario corrispondenti alla proprietà Collega campi master specificata per la tabella.

    Collega campi master

    Elencare i campi nella tabella corrispondenti alla proprietà Collega campi secondari specificata per la tabella.

    Filtra al caricamento

    Applicare automaticamente i criteri di filtro nella proprietà Filtro (impostando la proprietà su ) quando la tabella viene aperta nella visualizzazione Foglio dati.

    Ordina al caricamento

    Applicare automaticamente i criteri di ordinamento nella proprietà Ordina per (impostando la proprietà su ) quando la tabella viene aperta nella visualizzazione Foglio dati.

    Suggerimento: Se si desidera maggiore spazio per immettere o modificare un'impostazione di proprietà nella casella corrispondente, premere SHIFT+F2 per visualizzare la casella Zoom. Se si imposta un'espressione per la proprietà Valido se e si ha bisogno assistenza per la creazione, fare clic su Pulsante Generatore accanto alla casella della proprietà Valido se per visualizzare il Generatore di espressioni.

  6. Premere CTRL+S per salvare le modifiche.

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Inserire, aggiungere o creare un nuovo campo in una tabella

I singoli dati da registrare vengono memorizzati in un campo. In una tabella di contatti, ad esempio, è possibile creare i campi Nome, Cognome, Numero di telefono e Indirizzo. In una tabella di prodotti si potrebbero creare i campi Nome prodotto, Codice prodotto e Prezzo.

Prima di creare i campi, è opportuno provare a separare i dati nelle parti utili più piccole corrispondenti. È molto più semplice riunire i dati in seguito, se necessario, anziché separarli. Invece di creare un campo Nome completo, ad esempio, valutare l'opportunità di creare campi separati per Nome e Cognome. In questo modo sarà infatti possibile eseguire in modo semplice ricerche o ordinamenti in base al campo Nome, Cognome o a entrambi. Se si prevede di dover eseguire report, ordinamenti, ricerche o calcoli su un singolo elemento di dati, tale elemento dovrà essere inserito in un campo a parte.

Dopo aver creato un campo, è inoltre possibile impostarne le proprietà per definire aspetto e comportamento.

Per saperne di più

Aggiungere un campo tramite l'immissione di dati

Quando si crea una nuova tabella o si apre una tabella esistente in visualizzazione Foglio dati, è possibile aggiungervi subito un campo immettendo i dati desiderati nella colonna Aggiungi nuovo campo del foglio dati.

Foglio dati in Access con colonna Aggiungi nuovo campo

1. Immissione dei dati nella colonna Aggiungi nuovo campo.

  1. Creare o aprire una tabella in visualizzazione Foglio dati facendo clic sul pulsante destro del mouse sulla tabella desiderata nel riquadro di spostamento e quindi scegliendo Visualizzazione Foglio dati dal menu di scelta rapida.

  2. Nella colonna Aggiungi nuovo campo immettere il nome del campo che si vuole creare.

    Usare un nome descrittivo in modo che il campo sia più facile da identificare.

  3. Immettere i dati nel nuovo campo.

Aggiungere un campo con un modello di campo

A volte è più semplice eseguire una selezione in un elenco predefinito di campi piuttosto che creare un campo manualmente. L'elenco Altri campi in Access 2010, 2013 o 2016 oppure il riquadro attività Modelli di campoin Access 2007 consentono di scegliere da un elenco di modelli di campo. I modelli di campo sono costituiti da un insieme predefinito di caratteristiche e proprietà di definizione. La definizione del modello di campo include un nome, un tipo di dati, un'impostazione per la proprietà Formato e altre proprietà del campo.

Se si usa Access 2010, 2013 o 2016, seguire questa procedura.

  1. Nel gruppo Visualizzazioni della scheda Home fare clic su Visualizza e quindi su Visualizzazione Foglio dati.

  2. Nel gruppo Aggiungi ed elimina della scheda Campi fare clic su Altri campi.

    Screenshot del gruppo Aggiungi ed elimina nella scheda Campi della barra multifunzione.

  3. Selezionare nell'elenco Altri campi un campo in cui inserire la nuova colonna. Il campo viene inserito a destra della colonna in cui si trova attualmente il cursore. Se si sceglie una delle opzioni di campo nella sezione Avvio rapido, ad esempio Indirizzo, Access crea più campi nella tabella per includere le varie parti di un indirizzo.

Se si usa Access 2007, seguire questa procedura.

  1. Nel gruppo Visualizzazioni della scheda Home fare clic su Visualizza e quindi su Visualizzazione Foglio dati.

  2. Nel gruppo Campi e colonne della scheda Foglio dati fare clic su Nuovo campo.

    Barra multifunzione di Access

  3. Selezionare uno o più campi nel riquadro Modelli di campo e trascinarli nella tabella in cui si vuole inserire la nuova colonna.

Impostare le proprietà dei campi

Dopo aver creato un campo, è possibile impostarne le proprietà per definire aspetto e comportamento.

L'impostazione delle proprietà dei campi consente ad esempio di:

  • Stabilire l'aspetto dei dati in un campo

  • Impedire l'immissione di dati errati in un campo

  • Specificare valori predefiniti per un campo

  • Velocizzare le operazioni di ricerca e ordinamento

Alcune delle proprietà disponibili per i campi possono essere impostate nella visualizzazione Foglio dati. Per accedere all'elenco completo delle proprietà che è possibile impostare, è tuttavia necessario utilizzare la visualizzazione Struttura.

Impostare le proprietà dei campi in visualizzazione Foglio dati

In visualizzazione Foglio dati è possibile rinominare un campo, modificarne il tipo di dati, impostare la proprietà Formato e modificare alcune altre proprietà dei campi.

Aprire una tabella in visualizzazione Foglio dati

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella che si vuole aprire.

  2. Scegliere Visualizzazione Foglio dati dal menu di scelta rapida.

Rinominare un campo

Quando si aggiunge un campo tramite l'immissione di dati nella visualizzazione Foglio dati, Access assegna automaticamente un nome generico al campo, ovvero il nome Campo1 al primo campo nuovo, Campo2 al secondo e così via. Il nome di un campo viene usato per impostazione predefinita come etichetta di visualizzazione per il campo, ad esempio come intestazione di colonna in un foglio dati. La ridenominazione dei campi con nomi più descrittivi ne semplifica l'uso durante la visualizzazione o la modifica dei record.

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione del campo che si desidera rinominare, ad esempio su Campo1.

  2. Scegliere Rinomina campo dal menu di scelta rapida. Se si usa Access 2007, fare clic su Rinomina colonna nel menu di scelta rapida.

  3. Immettere il nuovo nome nell'intestazione del campo.

    I nomi dei campi possono essere composti da un massimo di 64 caratteri (lettere o numeri), spazi inclusi.

Modificare il tipo di dati di un campo

Quando si crea un campo tramite l'immissione di dati nella visualizzazione Foglio dati, i dati vengono esaminati automaticamente per determinare il tipo di dati appropriato per il campo. Se si immette 1/1/2017, ad esempio, i dati vengono riconosciuti automaticamente come data e per il campo viene impostato il tipo di dati Data/ora. Se non è possibile determinare con certezza il tipo di dati, per impostazione predefinita viene utilizzato il tipo Testo (Testo breve in Access 2016).

Le proprietà che è possibile impostare per il campo dipendono dal tipo di dati. Per un campo con tipo di dati Collegamento ipertestuale o Memo, ad esempio, è possibile impostare solo la proprietà Solo accodamenti (Testo lungo in Access 2016).

In alcuni casi può essere necessario modificare manualmente il tipo di dati di un campo. Si supponga, ad esempio, di dover memorizzare numeri di stanza che assomigliano a date, come 10/2017. Se si immette 10/2017 in un nuovo campo in visualizzazione Foglio dati, la funzionalità di rilevamento automatico del tipo di dati selezionerà il tipo di dati Data/ora. Poiché i numeri di stanza sono in effetti etichette e non date, è necessario usare il tipo di dati Testo. Seguire questa procedura per modificare il tipo di dati di un campo.

  1. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Campi. Se si usa Access 2007, fare clic sulla scheda Foglio dati.

  2. Nell'elenco Tipo di dati nel gruppo Formattazione selezionare il tipo di dati desiderato. Se si usa Access 2007, nel gruppo Tipo di dati e formattazione dell'elenco Tipo di dati selezionare il tipo di dati desiderato.

    Quali tipi di dati sono disponibili?

    Vedere Tipi di dati per i database desktop di Access per un elenco completo dei tipi di dati disponibili nei database di Access.

    Nota: La dimensione massima di un file di database di Access è di 2 GB.

    Suggerimenti sui tipi di dati

    • Per ottenere prestazioni ottimali, è consigliabile usare l'impostazione più appropriata per la proprietà Dimensione campo quando si creano campi di tipo Testo o Numerico. Per archiviare codici postali con una lunghezza standard, ad esempio, specificare tale lunghezza come dimensione del campo. Per impostare la dimensione del campo è possibile specificare il valore desiderato nella casella della proprietà Dimensione campo. Per altre informazioni, vedere la sezione Impostare le proprietà dei campi.

    • Per i numeri di telefono, i numeri di articolo e altri valori numerici che non si prevede di usare per eseguire calcoli matematici, è consigliabile selezionare il tipo di dati Testo anziché Numerico. A un valore numerico archiviato come testo si possono applicare ordinamenti e filtri più logici.

Modificare il formato di un campo

Oltre al tipo di dati di un nuovo campo, è possibile che anche la proprietà Formato del campo venga determinata automaticamente, a seconda del valore immesso. Se si immette 10.50, ad esempio, il tipo di dati viene impostato automaticamente su Data/ora e la proprietà Formato viene impostata su Ora breve 12h. Per modificare manualmente la proprietà Formato di un campo, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Campi. Se si usa Access 2007, fare clic sulla scheda Foglio dati.

  2. Nell'elenco Formato nel gruppo Formattazione immettere il formato desiderato. Se si usa Access 2007, nell'elenco Formato del gruppo Tipo di dati e formattazione immettere il formato desiderato.

    Nota: L'elenco Formato potrebbe non essere disponibile per alcuni campi, ad esempio per i campi di tipo Testo, a seconda del tipo di dati del campo.

Impostare altre proprietà per i campi

  1. Nella visualizzazione Foglio dati fare clic nel campo per il quale si desidera impostare la proprietà.

  2. Se si usa in Access 2010, 2013 o 2016, nei gruppi Proprietà, Formattazione o Convalida campo della scheda Campi selezionare le proprietà desiderate.

  3. Se si usa Access 2007, nella scheda Foglio dati, nel gruppo Tipo di dati e formattazione, selezionare le proprietà desiderate.

Impostare le proprietà dei campi in visualizzazione Struttura

Quando si usa una tabella in visualizzazione Struttura, è possibile impostare qualsiasi proprietà di campo. In visualizzazione Struttura, il tipo di dati di un campo viene impostato nella griglia di struttura della tabella e le altre proprietà possono essere impostate nel riquadro Proprietà campo.

Aprire una tabella in visualizzazione Struttura

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella.

  2. Scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

Modificare il tipo di dati di un campo

  1. Nella griglia di struttura della tabella individuare il campo di cui si vuole impostare il tipo di dati.

  2. Nella colonna Tipo dati selezionare il tipo di dati nell'elenco.

    Quali tipi di dati sono disponibili?

    Vedere Tipi di dati per i database desktop di Access per un elenco completo dei tipi di dati disponibili nei database di Access.

    Nota: La dimensione massima di un file di database di Access è di 2 GB.

    Suggerimenti sui tipi di dati

    • Per i numeri di telefono, i numeri di articolo e altri valori numerici che non si prevede di usare per eseguire calcoli matematici, è consigliabile selezionare il tipo di dati Testo anziché Numerico. A un valore numerico archiviato come testo si possono applicare ordinamenti e filtri più logici, ma questo tipo dati non è facile da usare per i calcoli.

    • Per i tipi di dati Testo e Numerico, è possibile specificare la dimensione o il tipo di dati dei campi in modo più preciso impostando un valore nella casella della proprietà Dimensione campo.

Impostare altre proprietà per i campi

  1. Nella griglia di struttura della tabella selezionare il campo per cui si vogliono impostare le proprietà. Access visualizza le proprietà per il campo nel riquadro Proprietà campo.

    Le proprietà che è possibile impostare dipendono dal tipo di dati del campo.

  2. Nel riquadro Proprietà campoo immettere le impostazioni desiderate per ogni proprietà oppure premere F6 e usare i tasti di direzione per selezionare una proprietà.

    Proprietà dei campi disponibili

    Per un elenco completo delle proprietà dei campi disponibili per i diversi tipi di dati nei database di Access, vedere Introduzione ai tipi di dati e alle proprietà dei campi.

    Nota: Non tutte le proprietà sono disponibili per tutti i campi. Il tipo di dati di un campo determina le proprietà disponibili.

  3. Se si vuole più spazio per immettere o modificare un'impostazione di proprietà nella casella corrispondente, premere MAIUSC+F2 per visualizzare la casella Zoom.

    Suggerimento: Se si sta immettendo una maschera di input o un'espressione di convalida e si vogliono visualizzare istruzioni per l'operazione di generazione, fare clic su Pulsante Generatore accanto alla casella della proprietà per visualizzare il generatore appropriato.

  4. Premere CTRL+S per salvare le modifiche.

Salvare una tabella

Dopo aver creato o modificato una tabella, è consigliabile salvarne la struttura. Quando si salva una nuova tabella per la prima volta, assegnarle un nome che descriva i dati che contiene. È possibile usare fino a 64 caratteri, spazi inclusi. Ad esempio, è possibile denominare una tabella Clienti, Inventario parti o Prodotti.

Suggerimento: È opportuno stabilire una convenzione di denominazione per gli oggetti del database e usarla in modo coerente.

  1. Se si usa Access 2010, 2013 o 2016, fare clic su File > Salva oppure premere CTRL+S.

  2. Se si usa Access 2007, fare clic sul pulsante Microsoft Office e quindi su Salva oppure premere CTRL+S.

  3. Se si salva la tabella per la prima volta, digitare un nome per la tabella e quindi fare clic su OK.

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