Creare liste di distribuzione in Access

In Microsoft Office Access 2007 sono disponibili numerose opzioni per creare etichette contenenti i dati memorizzati nelle tabelle di Access. Il metodo più semplice è rappresentato dall'utilizzo della Creazione guidata Etichetta di Access per creare e stampare etichette da un report creato in precedenza. È inoltre possibile importare dati in Access da altre origini, ad esempio cartelle di lavoro di Microsoft Office Excel 2007 ed elenchi di contatti di Microsoft Office Outlook 2007, nonché unire tali dati o tabelle di Access esistenti con un documento di Microsoft Office Word 2007 e quindi creare e stampare etichette in Word.

Per saperne di più

Utilizzare Access per creare e stampare etichette

Suggerimenti e indicazioni per la creazione di etichette

Stampare i dati di Access tramite la Creazione guidata Stampa unione di Word

Utilizzare Access per creare e stampare etichette

In Access le etichette vengono create come report formattato in base a dimensioni di pagina ridotte. Le etichette vengono in genere utilizzate per l'invio postale, ma è possibile stampare qualsiasi dato di Access in formato di etichetta per molteplici scopi. Nel caso di etichette postali il report recupera i dati relativi agli indirizzi da tabelle o query contenenti gli indirizzi. La stampa del report produrrà un'unica etichetta per ogni indirizzo incluso nell'origine record sottostante.

Nota: Nei passaggi del presente articolo si presuppone che l'utente abbia già creato un database di Access contenente tabelle o tabelle collegate con i dati per le etichette. Per ulteriori informazioni introduttive su Access, fare clic sul collegamento disponibile nella sezione Vedere anche.

Durante l'esecuzione della Creazione guidata Etichetta verrà richiesto di specificare il tipo di etichetta desiderato e i dati che si desidera visualizzare su di essa. Verrà quindi creato un report che sarà possibile personalizzare, se necessario.

Creare etichette tramite la Creazione guidata Etichetta

  1. Nel riquadro di spostamento selezionare o aprire la tabella o la query che costituirà l'origine record per le etichette.

  2. Nel gruppo Report della scheda Crea fare clic su Etichette Icona del pulsante .

    Verrà avviata la Creazione guidata Etichetta.

    Prima pagina della Creazione guidata Etichetta

  3. Se il produttore e il numero di prodotto delle etichette sono noti:

    • Scegliere il produttore nella casella Filtro in base al produttore.

    • Selezionare l'etichetta desiderata nella casella Quali dimensioni deve avere l'etichetta?.

      In caso contrario, cercare un prodotto i cui valori nelle colonne Dimensioni e Etichette in orizzontale corrispondano alle etichette desiderate.

      Se un'etichetta con caratteristiche simili non è disponibile:    

    • Fare clic su Personalizza e quindi su Nuova.

      Verrà visualizzata la finestra di dialogo Nuova etichetta.

      Pagina Nuova etichetta della Creazione guidata Etichetta

    • Misurare le etichette disponibili e immettere le misure nelle caselle appropriate della finestra di dialogo Nuova etichetta.

    • Immettere il nome per le etichette personalizzate nella casella di testo Nome etichetta, scegliere il tipo di etichetta e l'orientamento desiderati e quindi fare clic su OK.

      Se si desidera selezionare un'etichetta personalizzata già creata:    

    • Fare clic su Mostra dimensioni personalizzate e quindi sull'etichetta personalizzata desiderata.

  4. Selezionare Alimentazione fogli o Continua in Tipo di etichetta e quindi fare clic su Avanti.

  5. Selezionare il nome, le dimensioni, lo spessore e il colore del tipo di carattere che si desidera utilizzare per l'etichetta e fare clic su Avanti.

  6. Nella pagina Scegliere i dati da includere nella propria etichetta postale della procedura guidata scegliere i campi che si desidera includere nelle etichette dall'elenco Campi disponibili e fare doppio clic sui campi desiderati per aggiungerli alla casella Etichetta modello.

    Aggiunta di campi a un'etichetta nella Creazione guidata Etichetta

    • Per aggiungere uno spazio tra i campi immessi nella casella Etichetta modello, premere la BARRA SPAZIATRICE.

    • Per creare una nuova riga, premere INVIO.

    • Per spostarsi tra campi e righe, utilizzare i tasti di direzione.

    • Per rimuovere un campo dalla casella, premere BACKSPACE.

    • Per aggiungere altro testo o altri segni di punteggiatura, ad esempio una virgola dopo il nome della città, fare clic per posizionare il cursore nel punto in cui si desidera visualizzare il testo e quindi digitare il testo desiderato. Il testo immesso sarà uguale su tutte le etichette.

      Nota: La Creazione guidata etichetta consente di aggiungere campi solo dei tipi di dati seguenti: Testo, Memo, Numerico, Data/ora, Valuta, Sì/No oppure Allegato. Per aggiungere campi dei tipi di dati Oggetto OLE o Collegamento ipertestuale, aprire il report di etichette in visualizzazione Struttura dopo avere completato la Creazione guidata Etichetta e quindi utilizzare il riquadro Elenco di campi per aggiungere i campi. Per aprire il riquadro Elenco di campi mentre il report è aperto in visualizzazione Struttura, premere ALT+F8.

      Dopo aver posizionato i campi sull'etichetta nel modo desiderato, fare clic su Avanti.

  7. Nella pagina successiva è possibile scegliere i campi in base ai quali ordinare le etichette. È possibile ad esempio eseguire l'ordinamento in base al CAP in caso di invio di grossi volumi di posta. Scegliere i campi in base ai quali si desidera eseguire l'ordinamento dall'elenco Campi disponibili e fare doppio clic su di essi per aggiungerli alla casella Ordina per. Al termine fare clic su Avanti.

    Impostazione dell'ordinamento nella Creazione guidata etichetta

  8. Nell'ultima pagina immettere il nome da assegnare alle etichette e quindi fare clic su Fine.

    Ultima pagina della Creazione guidata Etichetta

    Se nell'ultima pagina della Creazione guidata Etichetta si sceglie Mostra le etichette in anteprima di stampa, le etichette verranno visualizzate in anteprima di stampa. È possibile fare clic sull'etichetta per eseguire lo zoom avanti o indietro oppure utilizzare il controllo Zoom sulla barra di stato.

    Controllo Zoom

    Se nell'ultima pagina della Creazione guidata Etichetta si sceglie Modifica la struttura dell'etichetta, il report di etichette verrà visualizzato nella visualizzazione Struttura.

Personalizzare l'aspetto dell'etichetta

Se le etichette risultanti non hanno l'aspetto desiderato, è possibile personalizzare il relativo layout. A tale scopo, aprire il report nella visualizzazione Struttura e apportare le modifiche desiderate. Con le etichette è in genere più semplice utilizzare la visualizzazione Struttura, in quanto garantisce un maggiore controllo sul layout. Per visualizzare i risultati delle modifiche apportate nella visualizzazione Struttura, passare alla visualizzazione Anteprima di stampa.

Se i dati non sono allineati correttamente all'interno delle etichette

In numerosi casi è possibile correggere piccoli problemi a livello di layout delle etichette apportando le modifiche desiderate nella visualizzazione Struttura. È possibile spostare i controlli oppure modificare le dimensioni delle etichette tramite la modifica della larghezza o altezza della sezione Corpo.

Per passare alla visualizzazione Struttura, fare clic con il pulsante destro del mouse sul report nel riquadro di spostamento e quindi scegliere Visualizzazione Struttura Icona del pulsante dal menu di scelta rapida.

Se è necessario modificare i margini o la spaziatura tra etichette, è possibile utilizzare la finestra di dialogo Imposta pagina mentre è attiva la visualizzazione Struttura.

Nel gruppo Layout di pagina della scheda Imposta pagina fare clic su Colonne Icona del pulsante . Verrà visualizzata la finestra di dialogo Imposta pagina con la schedaColonne selezionata.

Scheda Colonne della finestra di dialogo Imposta pagina

Nella finestra di dialogo Imposta pagina è possibile modificare le impostazioni seguenti nelle tre sezioni disponibili:

Sezione

Opzione

Descrizione

Impostazioni griglia

Numero di colonne

Equivale al numero di etichette in senso orizzontale sulla pagina.

Spaziatura righe

Immettere un nuovo valore per aumentare o ridurre lo spazio verticale tra le righe di etichette.

Spaziatura colonne

Immettere un nuovo valore per aumentare o ridurre lo spazio orizzontale tra le colonne di etichette.

Dimensioni colonne

Larghezza

Considerare le impostazioni relative ai margini e la spaziatura tra colonne quando si imposta questo valore.

È possibile controllare e modificare i margini facendo clic su Opzioni di stampa nella finestra di dialogo Imposta pagina.

Altezza

Modificare l'altezza di ogni etichetta, se necessario.

Come corpo

Se si seleziona questa opzione, la larghezza e l'altezza delle colonne vengono impostate su un valore uguale all'altezza e alla larghezza della sezione Corpo nella visualizzazione Struttura.

Layout colonne

Priorità verticale

Se si seleziona questa opzione, vengono prima stampati i dati delle etichette della prima colonna, quindi quelli delle etichette della seconda colonna e così via.

Priorità orizzontale

Se si seleziona questa opzione, vengono prima stampati i dati delle etichette della prima riga, quindi quelli delle etichette della seconda riga e così via.

Nota: È inoltre possibile utilizzare la finestra di dialogo Imposta pagina mentre è attiva la visualizzazione Anteprima di stampa. Se si fa clic su OK per chiudere la finestra di dialogo, è possibile visualizzare l'impatto delle nuove impostazioni sulle etichette.

Potrebbe essere necessario fare alcune prove per di ottenere l'allineamento ottimale dei dati sulle etichette, soprattutto nel caso di stampa di etichette su più colonne con alimentazione automatica dei fogli. Un report di etichette è composto da un determinato numero di aree che occupano spazio, ad esempio le etichette stesse, lo spazio tra le etichette e lo spazio occupato dai margini della pagina. Se pertanto il foglio di etichette ha una larghezza di 21,6 centimetri e si utilizza un margine di 0,6 centimetri a destra e a sinistra, saranno disponibili solo 20,4 centimetri, ovvero 21,6 centimetri meno 1,2 centimetri. Se la struttura del report prevede due colonne di etichette e si utilizza uno spazio tra etichette, ovvero l'impostazione della spaziatura tra colonne nella finestra di dialogo Imposta pagina, pari a 0,6 centimetri, saranno disponibili solo 19,6 centimetri per le etichette. La larghezza della sezione Corpo pertanto non deve essere maggiore di 9,8 centimetri, ovvero 19,6 / 2 colonne, affinché i dati delle etichette siano contenuti correttamente nella pagina. Lo stesso principio è valido per la definizione della dimensione verticale, in quanto per la modifica dell'altezza delle etichette è necessario considerare i margini superiore e inferiore, nonché la spaziatura tra righe.

Se le impostazioni della finestra di dialogo Imposta pagina e/o la larghezza dei controlli nella struttura del report causano l'esclusione di alcune informazioni dalla pagina in fase di stampa o anteprima di stampa, verrà visualizzato il messaggio "Alcuni dati potrebbero non essere visualizzati" che indica che è necessario ridefinire le impostazioni della pagina e probabilmente modificare la dimensione dei controlli nella struttura del report. Se viene visualizzato questo messaggio, provare a eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Ridurre la larghezza dei controlli nella sezione Corpo in modo che rientrino all'interno dello spazio calcolato disponibile per una singola etichetta. Vedere l'esempio precedente per informazioni su come calcolare lo spazio disponibile.

  • Ridurre le dimensioni dei margini della pagina nella finestra di dialogo Imposta pagina per aumentare lo spazio disponibile per le informazioni incluse nelle etichette.

Stampare le etichette

  1. Aprire il report in qualsiasi visualizzazione oppure selezionare il report nel riquadro di spostamento.

  2. Fare clic sul pulsante Microsoft Office  Pulsante Microsoft Office , quindi su Stampa. Pulsante Stampa

    Verrà visualizzata la finestra di dialogo Stampa.

  3. Specificare le opzioni desiderate, quali la stampante, l'intervallo di stampa e il numero di copie.

  4. Fare clic su OK.

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Suggerimenti e indicazioni per la creazione di etichette

  • Selezionare gli indirizzi che si desidera stampare    Se non si desidera stampare tutti gli indirizzi inclusi nell'origine record sottostante, eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Selezionare gli indirizzi tramite la definizione di uno o più criteri    Creare una query con parametri e specificare questa query come origine record del report di etichette. Quando il report verrà aperto, verrà richiesto di specificare i criteri per recuperare i record. I record che corrispondono ai criteri specificati vengono recuperati e resi disponibili per il report di etichette.

      Se per creare e stampare gli indirizzi si utilizza Word, specificare la query con parametri come origine dati durante l'operazione di stampa unione.

    • Selezionare gli indirizzi sfogliando i record degli indirizzi     Se si desidera sfogliare l'elenco di indirizzi e selezionare quelli per i quali si desidera stampare le etichette, eseguire le operazioni seguenti:

      1. Nella visualizzazione Struttura aggiungere un campo Sì/No denominato StampaEtichetta alla sottostante tabella degli indirizzi. Quando si passa alla visualizzazione Foglio dati, nella colonna StampaEtichetta sarà visualizzata una casella di controlli su ogni riga.

      2. Utilizzare la Creazione guidata Query semplice per creare una query che includa tutti i campi degli indirizzi e il campo StampaEtichetta.

      3. Aprire la query nella visualizzazione Struttura e quindi nella cella Criteri del campo StampaEtichetta digitare . La query recupererà solo gli indirizzi da stampare.

      4. Impostare la proprietà OrigineRecord del report di etichette sul nome della query.

      5. Prima di stampare le etichette, aprire la tabella nella visualizzazione Foglio dati e selezionare le caselle di controllo relative agli indirizzi che si desidera stampare. Deselezionare le caselle di controllo corrispondenti agli indirizzi che non si desidera stampare e quindi aprire il report e stamparlo.

  • Stampare gli indirizzi direttamente sulle buste    Potrebbe essere necessario stampare gli indirizzi direttamente sulle buste anziché stamparli su etichette da applicare alle buste. Per stampare un'etichetta su una busta, è necessario definire un'etichetta personalizzata. Nel primo passaggio della procedura guidata, quando viene richiesto di specificare i dettagli dell'etichetta fare clic su Personalizza e quindi seguire le istruzioni riportate nel passaggio 4. Assicurarsi di impostare Tipo di etichetta su Alimentazione fogli.

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Stampare i dati di Access tramite la Creazione guidata Stampa unione di Word

Se gli indirizzi sono memorizzati in Access, ma si desidera esportarli in Word in modo da utilizzare la relativa funzionalità di stampa unione per formattare e stampare le etichette, è possibile utilizzare la Creazione guidata Stampa unione in Word.

  1. Nel riquadro di spostamento selezionare la tabella o la query contenente i dati che si desidera modificare.

  2. Nel gruppo Esporta della scheda Dati esterni fare clic su Altro e quindi su Unisci con Microsoft Office Word.

    Verrà avviata la Creazione guidata Stampa unione di Microsoft Word.

  3. Se è già stato creato un documento e si desidera collegarlo ai dati, fare clic su Collega i dati ad un documento di Microsoft Word esistente. In caso contrario, fare clic su Crea un nuovo documento e poi collega i dati.

  4. Fare clic su OK.

    Se si sceglie Collega i dati ad un documento di Microsoft Word esistente, verrà visualizzata la finestra di dialogo Selezionare un documento di Microsoft Word. Selezionare il documento desiderato e fare clic su Apri. Il documento verrà aperto in Word.

    Se si sceglie di creare un nuovo documento, verrà aperto un documento vuoto.

  5. In Word seguire le istruzioni visualizzate nella finestra Stampa unione. Per ulteriori informazioni sulla Creazione guidata Stampa unione di Word, vedere la Guida di Word.

Nota: È possibile utilizzare Word per stampare indirizzi indipendentemente dalla posizione in cui gli indirizzi sono memorizzati. In Word è possibile stabilire una connessione agli elenchi di indirizzi memorizzati in un'ampia gamma di programmi, ad esempio Excel, Outlook e Access. Se invece non si dispone di un elenco di indirizzi, è possibile crearne uno in Word e quindi stampare le etichette. Per ulteriori informazioni, vedere la Guida di Word.

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