Creare etichette postali in Access

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Microsoft Access offre diverse opzioni per la creazione di etichette contenenti i dati memorizzati nelle tabelle di Access. Il più semplice consiste nell'usare la creazione guidata etichetta in Access per creare e stampare un report formattato per adattare le etichette. Le etichette possono contenere dati memorizzati nelle tabelle di Access o elenchi di contatti i dati importati o collegati da altre origini, ad esempio le cartelle di lavoro di Microsoft Excel o Microsoft Outlook. È possibile creare le etichette come un report in Access oppure è possibile "unire" i dati con un documento di Word e quindi stampare le etichette da Word. Questo articolo illustra i passaggi necessari.

Per saperne di più

Utilizzare Access per creare e stampare etichette

Stampare dati di Access tramite la creazione guidata stampa unione in Microsoft Word

Utilizzare Access per creare e stampare etichette

In Access creare etichette come report formattato con un formato di pagina piccole in modo da adattarlo l'etichetta desiderata. L'uso più comune di etichette riguarda liste di distribuzione, ma i dati di Access possono essere stampati in un formato di etichetta per diversi scopi. Nel caso di etichette, il report recupera i dati degli indirizzi delle tabelle o query contenente gli indirizzi di. Stampare il report fornisce una singola etichetta di ogni indirizzo dall'origine record sottostante.

Per ulteriori informazioni su come collegamento o importare dati da altre origini (ad esempio Microsoft Excel o Microsoft Outlook) per usare nelle etichette, vedere l'articolo Introduzione all'importazione ed esportazione di dati.

La creazione guidata etichetta viene visualizzata una serie di domande sulle etichette e i dati che si desidera visualizzare su di essi. La procedura guidata Crea report, che è possibile personalizzare, se necessario.

Creare etichette tramite la creazione guidata etichetta in Access

  1. Nel riquadro di spostamento, selezionare l'oggetto che contiene i dati che si desidera visualizzare nelle etichette. Si tratta in genere una tabella, una tabella collegata o una query, ma è anche possibile selezionare una maschera o report.

  2. Nel gruppo Report della scheda Crea fare clic su Etichette.

    Verrà avviata la creazione guidata etichetta.

    Prima pagina della Creazione guidata Etichetta

    1. Se si conosce il produttore e il numero prodotto delle etichette:

      • Scegliere il produttore nella casella filtro dal produttore.

      • Selezionare l'etichetta nel specificare le dimensioni di etichetta desiderato? casella.

        In caso contrario, provare a trovare un prodotto delle etichette corrispondono a cui valori nelle colonne dimensioni e numero orizzontale.

        Se non si riesce a trovare un'etichetta simile:   

      • Fare clic su Personalizza e quindi fare clic su Nuovo.

        Viene visualizzata la finestra di dialogo Nuova etichetta.

        Pagina Nuova etichetta della Creazione guidata Etichetta

      • Misurare le etichette e immettere le misure nelle caselle appropriate nella finestra di dialogo Nuova etichetta.

      • Immettere un nome per le etichette personalizzate nella casella di testo Nome etichetta, scegliere il tipo di etichetta e l'orientamento desiderato e quindi fare clic su OK.

        Se già stata creata un'etichetta personalizzata e si desidera selezionarla:   

      • Fare clic su Mostra dimensioni personalizzate e quindi fare clic su etichetta personalizzata desiderata.

    2. Selezionare Alimentazione fogli o Continua in Tipo di etichetta e quindi fare clic su Avanti.

    3. Selezionare il nome del tipo di carattere, dimensioni, spessore e il colore desiderato per l'etichetta e fare clic su Avanti.

    4. Nella pagina specificare un nell'etichetta della creazione guidata scegliere i campi da inserire nelle etichette dall'elenco campi disponibili e fare doppio clic su essi per aggiungerli alla casella Etichetta modello.

      Aggiunta di campi a un'etichetta nella Creazione guidata Etichetta

      • Per aggiungere spazio tra i campi nella casella Etichetta modello, premere BARRA SPAZIATRICE.

      • Per creare una nuova riga, premere INVIO.

      • Per spostarsi tra campi e le righe, utilizzare i tasti di direzione.

      • Per rimuovere un campo dalla casella, premere BACKSPACE.

      • Per aggiungere altro testo o i segni di punteggiatura (ad esempio una virgola dopo il nome della città), fare clic per posizionare il cursore nel punto in cui inserire il testo da visualizzare e iniziare a digitare. Questo testo verrà visualizzato lo stesso su ogni etichetta.

        Nota: È possibile aggiungere solo i campi dei seguenti tipi di dati utilizzando la creazione guidata etichetta: testo breve (testo), testo lungo (Memo), numero, data/ora, valuta, Sì/No, o allegato. Per aggiungere campi di altri tipi di dati, aprire il report di etichette in visualizzazione struttura dopo aver completato la creazione guidata etichetta e quindi utilizzare il riquadro Elenco campi per aggiungere i campi. Per aprire il riquadro Elenco campi mentre il report è aperto in visualizzazione struttura, premere ALT + F8.

        Quando sono presenti i campi disposti sull'etichetta nel modo desiderato, fare clic su Avanti.

    5. Nella pagina successiva, è possibile scegliere i campi in cui ordinare le etichette. Ad esempio, si desidera ordinare in base a CAP per una spedizione di grandi dimensioni. Scegliere i campi che si desidera eseguire l'ordinamento dall'elenco campi disponibili e fare doppio clic su essi per aggiungerli alla casella Ordina per. Al termine, fare clic su Avanti.

      Impostazione dell'ordinamento nella Creazione guidata etichetta

    6. Nell'ultima pagina, immettere un nome per le etichette e fare clic su Fine.

      Ultima pagina della Creazione guidata Etichetta

      Se si sceglie Mostra le etichette in anteprima di stampare nell'ultima pagina della creazione guidata etichetta, verrà visualizzato in anteprima di stampa delle etichette. È possibile fare clic sull'etichetta per eseguire lo zoom avanti o indietro o utilizzare il controllo di zoom sulla barra di stato.

      Controllo Zoom

      Se si decide di modificare la struttura dell'etichetta nell'ultima pagina della creazione guidata etichetta, verrà visualizzato il report di etichette in visualizzazione struttura.

      Nota: Anteprima di stampa è l'unica in cui è possibile visualizzare le colonne come si loro disposti. Se si visualizza il report in visualizzazione Report o Layout, Access visualizza tutti i dati in una singola colonna.

Personalizzare l'aspetto dell'etichetta

Se le etichette risultante non è quello desiderato, è possibile personalizzare il layout aprendo il report in visualizzazione struttura e apportare le modifiche. Quando si utilizzano le etichette, sarà generalmente più semplice utilizzare la visualizzazione struttura in cui si dispone di un controllo più preciso del layout. Per visualizzare i risultati delle modifiche apportate in visualizzazione struttura, passare all'anteprima di stampa.

Se viene visualizzato un messaggio relativo senza che sia sufficiente spazio orizzontale per visualizzare i dati

Questo messaggio, quando viene visualizzata, è un effetto sul lato della sono indicate le misure di alcune etichette. In genere si verifica quando le etichette molto raggiunge i bordi sinistro e destro del foglio di etichette. La procedura guidata per specificare alcune misurazioni di fuori dell'intervallo di stampa normale e che a sua cause può causare la visualizzazione del messaggio durante l'anteprima o stampa le etichette.

Se si è soddisfatti l'allineamento del testo nelle etichette e non si sente alcun una pagina vuota in cui le pagine, è consigliabile non modificare la struttura del report e basta fare clic su OK nel messaggio di ogni volta che viene visualizzato. In caso contrario, è possibile provare a regolare alcune delle opzioni di configurazione della pagina, come descritto nella sezione seguente.

Se i dati non sono allineati con le etichette correttamente

In molti casi, è possibile risolvere i problemi di secondari con la disposizione delle etichette apportando le modifiche desiderate in visualizzazione struttura. È possibile spostare i controlli ed è possibile modificare le dimensioni di etichetta modificando la larghezza o l'altezza della sezione corpo.

Per passare alla visualizzazione struttura, pulsante destro del mouse sul report nel riquadro di spostamento e quindi scegliere Visualizzazione struttura dal menu di scelta rapida.

Se è necessario modificare i margini o la spaziatura tra le etichette, è possibile utilizzare la finestra di dialogo Imposta pagina in visualizzazione struttura:

  • Nella scheda Imposta pagina, nel gruppo Layout di pagina fare clic su colonne.

    Con la scheda colonne selezionata viene visualizzata la finestra di dialogo Imposta pagina.

Scheda Colonne della finestra di dialogo Imposta pagina

È possibile modificare le impostazioni seguenti in tre sezioni della finestra di dialogo Imposta pagina:

Sezione

Opzione

Descrizione

Impostazioni griglia

Numero di colonne

Questa operazione deve essere uguale il numero di etichette all'interno della pagina.

Spaziatura righe

Immettere un nuovo valore per aumentare o diminuire la spaziatura verticale tra le righe delle etichette.

Spaziatura delle colonne

Immettere un nuovo valore per aumentare o diminuire lo spazio orizzontale tra le colonne di etichette.

Dimensioni colonne

Larghezza

Tenere presente le impostazioni dei margini e spaziatura di colonna quando si imposta questo valore.

È possibile selezionare e modificare i margini, fare clic su Opzioni di stampa nella finestra di dialogo Imposta pagina.

Altezza

Regolare l'altezza di ogni etichetta, in base alle esigenze.

Come corpo

Quando è selezionata, imposta la larghezza delle colonne e l'altezza alla larghezza e altezza della sezione corpo in visualizzazione struttura.

Layout colonne

Priorità verticale

Quando è selezionata, i dati delle etichette viene stampato nella prima colonna e quindi verso il basso la seconda colonna e così via.

Priorità orizzontale

Quando è selezionata, i dati delle etichette viene stampato nella prima riga, quindi lungo la seconda riga e così via.

Nota: È anche possibile aprire la finestra di dialogo Imposta pagina in anteprima di stampa, fare clic su colonne nella scheda Anteprima di stampa. Quando si fa clic su OK per chiudere la finestra di dialogo, le modifiche apportate sono immediatamente disponibili in anteprima di stampa.

Stampare le etichette

  1. Aprire il report in qualsiasi visualizzazione oppure selezionare il report nel riquadro di spostamento.

  2. Nella scheda File fare clic su Stampa e quindi fare clic su Stampa.

    Access visualizza la finestra di dialogo Stampa.

  3. Immettere le opzioni preferite riguardo la stampante, l'intervallo di stampa e il numero di copie.

  4. Fare clic su OK.

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Stampare dati di Access tramite la creazione guidata stampa unione in Microsoft Word

Se gli indirizzi vengono memorizzati in Access, ma si desidera esportare in Word in modo che è possibile utilizzare la funzionalità di stampa unione per formattare e stampare le etichette, è possibile utilizzare la creazione guidata stampa unione in Word.

  1. Nel riquadro di spostamento, selezionare la tabella o query contenente i dati che si desidera stampare.

  2. Nel gruppo Esporta della scheda Dati esterni fare clic su Stampa unione di Word.

  3. Nella finestra di dialogo Creazione guidata stampa unione di Microsoft Word, se è già stato creato un documento e si desidera collegare i dati, fare clic su Collega i dati a un documento di Microsoft Word esistente. In caso contrario, fare clic su Crea un nuovo documento e quindi collegare i dati.

  4. Fare clic su OK.

    Se si è scelto di collegare i dati a un documento di Microsoft Word esistente, verrà visualizzata la finestra di dialogo Selezionare documento di Microsoft Word. Selezionare il documento desiderato e fare clic su Apri. Il documento verrà aperto in Word.

    Se si è scelto di creare un nuovo documento, Word verrà aperto un documento vuoto.

  5. In Word, seguire le istruzioni nel riquadro attività Stampa unione. Quando si arriva al passaggio 3 del processo di stampa unione di Word (Selezionare i destinatari), selezionare l'origine dati scelto nel passaggio 1 della procedura sarà già.

    Per ulteriori informazioni sulla creazione guidata stampa unione di Word, vedere la Guida di Word.

Nota: È possibile usare Word per stampare indirizzi, indipendentemente da dove vengono archiviati gli indirizzi. Da Word, è possibile connettersi a elenchi di indirizzi memorizzati in diversi programmi, ad esempio Excel, Outlook e Access. In alternativa, se non si dispone di un elenco di indirizzi, è possibile crearne uno in Word e quindi stampare le etichette. Per ulteriori informazioni, vedere la Guida di Word.

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