Creare e gestire una chat room di Lync

Specificare un nome per la nuova chat room

Quando si crea una chat room, è necessario assegnarle un nome univoco e descrittivo.

1. Immettere un nome in Nome chat room della finestra Crea una chat room. Il nome di una chat room può contenere fino a 256 caratteri alfabetici, numerici o speciali, inclusi gli spazi, in qualsiasi combinazione.

2. Fare clic sull'icona Controlla nomi per verificare che il nome non sia già in uso. In tal caso, verrà richiesto di scegliere un altro nome.

Se si decide di modificare il nome della chat room, dal momento della modifica verrà visualizzato il nuovo nome per l'utente corrente, i membri e i follower della chat room. È comunque consigliabile specificare un nome appropriato fin dall'inizio ed evitare di cambiarlo. La modifica del nome di una chat room può creare confusione per gli utenti che hanno impostato notifiche o aggiunto la chat room ai Preferiti.

Scrivere una descrizione della chat room

Al momento della creazione della chat room, fare clic su Descrizione nella finestra Crea una chat room e quindi immettere una spiegazione dello scopo della chat room. Mantenere la descrizione breve (al massimo 256 caratteri) e scriverla in modo da aiutare gli altri utenti a decidere se richiedere l'appartenenza e impostare notifiche per restare aggiornati sui contenuti discussi all'interno della chat room. È possibile modificare la descrizione in qualsiasi momento.

Selezionare un'impostazione di privacy

A ciascuna chat room di Lync è assegnata un'impostazione di privacy che determina quali utenti possono trovarla e parteciparvi. Le tre impostazioni sono:

• Aperta - Chiunque può trovare questa chat room (tramite la ricerca), aprirla, leggere e scrivere (inserire un post). Le chat room aperte non prevedono l'"appartenenza".

• Chiusa - Gli utenti non membri possono trovare questa chat room e vedere i suoi membri, ma solo i membri possono aprirla, leggere o inserire un post. Si tratta dell'impostazione predefinita. Per partecipare a una chat room chiusa, l'utente deve richiedere a un responsabile della chat room di essere aggiunto all'elenco dei membri. La scheda della chat room identifica i responsabili della chat room.

• Segreta - Gli utenti non membri non possono trovare questa chat room o la relativa scheda, vedere i membri, leggere o inserire post.

È possibile modificare in qualsiasi momento l'impostazione di privacy per una chat room gestita. Per altre informazioni sulle impostazioni di privacy delle chat room e sull'appartenenza alle chat room, vedere Informazioni sull'appartenenza alle chat room di Lync.

Aggiungere applicazioni Web alla chat room

A seconda del modo in cui l'organizzazione ha deciso di usare la funzionalità Chat persistente di Lync, possono essere disponibili numerose applicazioni basate sul Web, in grado di rendere l'uso della chat room ancora più produttivo per i suoi membri. Se sono disponibili applicazioni basate sul Web per la chat room, verrà visualizzata un'intestazione Componente aggiuntivo nella finestra Crea una chat room. Fare clic sulla freccia sotto l'intestazione e selezionare le app Web da aggiungere.

Aggiungere o rimuovere responsabili di chat room

I responsabili delle chat room possono aggiungere altri utenti come responsabili per condividere le responsabilità di gestione per una chat room che hanno creato. Come descritto di seguito, i responsabili devono essere inclusi nel pool di potenziali membri per la categoria di chat room a cui appartiene la chat room.

Per aggiungere un responsabile della chat room, aprire la finestra della chat room e digitare nel campo Responsabili il nome degli utenti da designare come co-manager. Come l'utente corrente, questi responsabili possono aggiungere membri alla chat room e modificare alcune delle impostazioni della chat room. Dopo avere aggiunto i nomi dei responsabili (separati da punti e virgola), fare clic sul pulsante Controlla nomi per verificare che Lync sia in grado di identificare queste persone. I nuovi co-manager non saranno automaticamente membri della chat room: sarà necessario aggiungerli come membri.

Aggiungere o rimuovere membri di chat room

I responsabili delle chat room possono controllare chi può partecipare alle chat room chiuse o segrete create. Per le chat room con un'impostazione di privacy di tipo "Aperta" non è necessario richiedere o consentire l'appartenenza. In altre parole, è possibile aggiungere liberamente i membri (anche in questo caso, a condizione che siano inclusi nel pool di potenziali membri per la categoria di chat room a cui appartiene la chat room). È inoltre possibile rimuovere membri dalla chat room. In Membri immettere i nomi delle persone da invitare come membri della chat room. Si diventa automaticamente membri di qualsiasi chat room chiusa o segreta creata.

Se non si vuole inviare una notifica ai contatti quando vengono resi membri della chat room, selezionare Non è stato inviato alcun invito ai membri. In caso contrario, a seconda dell'impostazione corrispondente della categoria di chat room padre a cui appartiene la chat room, le notifiche verranno visualizzate o meno nell'elenco Nuovo di ogni membro (in modo simile a una notifica di contatto) nella visualizzazione Chat room della finestra principale di Lync.

Confermare le impostazioni della chat room

Dopo avere selezionato le opzioni appropriate descritte in precedenza, fare clic sul pulsante Crea.

Utenti autorizzati a gestire una chat room

È possibile gestire una chat room di Lync alle condizioni seguenti:

• Si è i creatori di una chat room, pertanto per impostazione predefinita si risulta designati come responsabili di tale chat room.

• Si sono ricevute le autorizzazioni di responsabile della chat room dall'amministratore di Lync.

• Si è stati nominati responsabili di una chat room dalla persona che ha creato la chat room.

• Si hanno le autorizzazioni di amministratore delle chat room. In questo modo è possibile gestire le chat room negli ambienti Lync sotto il proprio controllo.

Se si è il responsabile di una chat room, il proprio nome verrà visualizzato nella casella Responsabili nella scheda Chat room della chat room.

I responsabili delle chat room possono controllare la maggior parte delle impostazioni delle chat room che gestiscono. Oltre a creare le proprie chat room persistenti, possono modificare i livelli di privacy, assegnare altre responsabilità ai responsabili delle chat room e aggiungere o rimuovere membri. Possono anche modificare i nomi e le descrizioni delle chat room gestite e aggiungere altre applicazioni Web all'ambiente della chat room, se sono state rese disponibili dall'amministratore. Infine, possono disabilitare una chat room, in modo da rendere impossibile l'accesso da parte dei membri.

In questa tabella sono elencate le azioni e le operazioni che è possibile eseguire o meno come responsabile di una chat room.

È possibile eseguire l'attività di gestione delle chat room nella pagina Modifica una chat room. Ecco come fare:

1. Nella finestra principale di Lync fare clic sull'icona Chat room per aprire la visualizzazione Chat room.

1. Fare clic sull'etichetta Membro di per visualizzare un elenco delle chat room a cui è possibile accedere.

2. Posizionare il puntatore del mouse sull'icona Chat room nell'elenco per la chat room di cui modificare le impostazioni.

3. Fare clic sull'icona Apri chat room .

4. Fare clic sul pulsante Altro nell'angolo in basso a destra della finestra della chat room.

5. Fare clic su Gestisci chat.

1. Viene visualizzata la pagina Modifica una chat room, in cui è possibile modificare le impostazioni della chat room come descritto in precedenza. Al termine, fare clic su Conferma modifiche.

Informazioni sulle categorie di chat room

Una “categoria” di chat room Lync è un insieme di caratteristiche delle chat room che possono essere applicate a diverse chat room per maggiore praticità. Ad esempio, per un'agenzia immobiliare potrebbe essere utile impostare una categoria di chat room per il team di vendita, un'altra categoria per il reparto legale e un'altra ancora per i dirigenti. Ogni categoria di chat room può avere criteri distinti per la conservazione dei record, un'impostazione di privacy obbligatoria e così via. Tutte le chat room incluse in questa categoria di chat room erediteranno tali caratteristiche.

Il concetto di categoria di chat room influisce anche sull'appartenenza alle chat room, oltre che sulle impostazioni. Durante la prima installazione di Chat persistente di Microsoft Lync 2013, l'amministratore di Lync crea un elenco di potenziali partecipanti alle chat room. Dopo avere configurato questo elenco, l'amministratore può creare sottocategorie in base alle esigenze dell'organizzazione. L'ambito di una particolare sottocategoria identifica tutti gli utenti e i gruppi che possono essere membri di una chat room in tale categoria. Ad esempio, se l'amministratore imposta l'ambito di una categoria di chat room su contoso.com, qualsiasi gruppo o utente di Contoso può essere aggiunto come membro delle chat room in tale sottocategoria. Se l'ambito viene impostato su Vendite, solo i gruppi e gli utenti in questa lista di distribuzione possono essere aggiunti come membri.

Se per un responsabile delle chat room sono disponibili più categorie di chat room, tali categorie vengono elencate nella finestra Crea una chat room. Selezionare la categoria di cui si desidera usare le impostazioni e il pool di appartenenza.