Creare e configurare un nuovo tipo di contenuto set di documenti

In questo argomento viene illustrato come attivare la caratteristica Set di documenti per una raccolta siti e quindi come configurare il tipo di contenuto set di documenti.

Contenuto dell'articolo

Attivare i set di documenti per una raccolta siti

Creare un nuovo tipo di contenuto set di documenti

Configurare o personalizzare un tipo di contenuto set di documenti

Attivare i set di documenti per una raccolta siti

Se la caratteristica Set di documenti non è stata attivata per la raccolta siti, sarà necessario attivarla prima di poter creare o configurare nuovi tipi di contenuto set di documenti. Per attivare la caratteristica Set di documenti è necessario essere un amministratore di raccolte siti.

  1. Passare al sito principale della raccolta siti per la quale si desidera attivare i set di documenti.

  2. Scegliere Impostazioni sito dal menu Azioni sito.

  3. In Amministrazione raccolta siti fare clic su Caratteristiche raccolta siti.

  4. Individuare la voce Set di documenti nell'elenco e quindi fare clic su Attiva.

Creare un nuovo tipo di contenuto set di documenti

Affinché gli utenti dei siti possano utilizzare set di documenti per creare nuove istanze di prodotti di lavoro costituiti da più documenti diversi, è necessario innanzitutto creare e configurare un tipo di contenuto set di documenti per ogni prodotto di lavoro da gestire e quindi aggiungerlo alla raccolta documenti in cui verrà utilizzato. Dopo avere creato e configurato un tipo di contenuto set di documenti, è necessario aggiungerlo alla raccolta in cui si desidera che gli utenti creino i propri set di documenti

Per poter creare o configurare tipi di contenuto set di documenti è necessario essere un amministratore di raccolte siti o un proprietario di siti.

  1. Scegliere Impostazioni sito dal menu Azioni sito.

  2. In Raccolte fare clic su Tipi di contenuto del sito.

  3. Nella pagina Tipi di contenuto del sito fare clic su Crea.

  4. Nella sezione Nome e descrizione digitare nella casella Nome il nome che si desidera assegnare al nuovo set di documenti. Tale nome verrà visualizzato agli utenti quando questi creeranno una nuova istanza di un set di documenti.

  5. Nella casella Descrizione digitare una descrizione del set di documenti.

  6. In Seleziona tipo di contenuto padre da fare clic su Tipi di contenuto set di documenti. Se la voce Tipi di contenuto set di documenti non viene visualizzata come opzione, è possibile che la caratteristica Set di documenti non sia attivata per questa raccolta siti.

  7. Nella sezione Gruppo specificare se si desidera assegnare il nuovo tipo di contenuto set di documenti a un gruppo nuovo o a un gruppo esistente.

  8. Fare clic su OK.
    Quando il nuovo tipo di contenuto set di documenti viene creato, viene visualizzata la relativa pagina di informazioni Tipo di contenuto del sito, in cui è possibile configurare ulteriori impostazioni.

Configurare o personalizzare un tipo di contenuto set di documenti

  1. Scegliere Impostazioni sito dal menu Azioni sito.

  2. In Raccolte fare clic su Tipi di contenuto del sito.

  3. Nella pagina Tipi di contenuto del sito fare clic sul nome del tipo di contenuto set di documenti che si desidera configurare.

  4. In Impostazioni fare clic su Impostazioni set di documenti.

  5. Nella sezione Tipi di contenuto consentiti, in Tipi di contenuto del sito disponibili selezionare il tipo di contenuto che si desidera consentire all'interno di questo set di documenti e quindi fare clic sul pulsante Aggiungi per spostarlo nella casella Tipi di contenuto consentiti nel set di documenti. Ripetere questo passaggio per ogni tipo di contenuto da includere nel set di documenti.

  6. Nella sezione Tipo di contenuto predefinito selezionare il tipo di contenuto per il quale si desidera caricare contenuto predefinito e quindi fare clic su Sfoglia per individuare il file da caricare. Il contenuto predefinito viene creato automaticamente per gli autori quando questi creano nuove istanze di un set di documenti.

    Si supponga ad esempio di voler creare un set di documenti per gestire il processo di progettazione di un prodotto. Tale set di documenti potrebbe includere un documento di progettazione del prodotto (documento di Microsoft Word), un disegno di progettazione (disegno di Microsoft Visio) e specifiche sulle prestazioni (foglio di lavoro di Microsoft Excel). Per il documento di progettazione del prodotto, la propria organizzazione potrebbe disporre di un modello di documento di Microsoft Word standard già contenente alcune delle informazioni che gli autori in genere devono specificare. È possibile caricare tale modello come contenuto predefinito. In questo modo, quando gli autori creeranno una nuova istanza del set di documenti per la progettazione di un prodotto, verrà creata automaticamente una copia del documento di progettazione del prodotto che gli autori potranno modificare aggiungendo ulteriori informazioni.

    Se si sceglie di non includere contenuto predefinito per i tipi di contenuto nel set di documenti, non verranno generati file per gli autori quando questi creeranno una nuova istanza di un set di documenti. A quel punto gli autori avranno la possibilità di crearli da zero all'interno del set di documenti oppure di caricare i documenti desiderati nel set di documenti.

  7. Se in questo set di documenti sono inclusi più tipi di contenuto e si desidera caricare contenuto predefinito per ognuno di tali tipi, fare clic su Aggiungi nuovo contenuto predefinito, selezionare il successivo tipo di contenuto per il quale si intende specificare contenuto predefinito e quindi fare clic su Sfoglia per individuare il file da caricare. Ripetere questo passaggio fino a specificare tutto il contenuto predefinito desiderato per i singoli tipi di contenuto inclusi nel set di documenti.

  8. Se si desidera che il nome del set di documenti venga aggiunto ai nomi dei singoli file all'interno di un'istanza di un set di documenti, selezionare la casella di controllo accanto ad Aggiungi nome del set di documenti a ogni nome di file. L'aggiunta di queste informazioni può essere di aiuto agli utenti per identificare i file in determinate visualizzazioni della raccolta, soprattutto se in una raccolta sono inclusi più tipi di set di documenti.

  9. Nella sezione Colonne condivise selezionare le colonne che devono essere condivise da ogni tipo di contenuto all'interno del set di documenti.

    Le colonne condivise sono di sola lettura per i documenti inclusi nel set di documenti e possono essere modificate solo per il set di documenti vero e proprio. Quando vengono apportate modifiche ai valori delle colonne condivise per il set di documenti, tali aggiornamenti vengono sincronizzati con i valori delle colonne condivise dei documenti all'interno del set.

  10. Nella sezione Colonne pagina di benvenuto specificare le colonne da visualizzare nella pagina di benvenuto del set di documenti.

  11. Nella sezione Pagina di benvenuto fare clic su Personalizza pagina di benvenuto per personalizzare l'aspetto della pagina di benvenuto che viene visualizzata agli utenti per ogni istanza del set di documenti.

  12. Se si desidera applicare tali modifiche della pagina di benvenuto a tutti i set di documenti che ereditano da questo set di documenti, selezionare la casella di controllo accanto ad Aggiornare la pagina di benvenuto dei set di documenti che ereditano da questo tipo di contenuto.

  13. Nella sezione Aggiornamento tipi di contenuto elenchi e siti specificare se si desidera aggiornare con le modifiche apportate tutti i tipi di contenuto che ereditano da questo set di documenti.

  14. Fare clic su OK.

Dopo avere creato e configurato un tipo di contenuto set di documenti, è necessario aggiungerlo alla raccolta in cui si desidera che gli utenti creino i propri set di documenti.

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