Creare e condividere una cartella pubblica in Outlook

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Le cartelle pubbliche in Outlook rappresentano un ottimo luogo in cui raccogliere, organizzare e condividere informazioni su argomenti e progetti particolari all'interno di un'organizzazione. In questo caso "Pubblico" significa visualizzabile da tutti i membri dell'organizzazione, non all'esterno. Quando si inserisce un messaggio in una cartella pubblica, questo non viene recapitato e pertanto non viene intasata alcuna casella di posta. Al contrario, le persone possono controllare la cartella in qualsiasi momento desiderino verificare l'eventuale presenza di post interessanti.

Importante: Per usare le cartelle pubbliche con Outlook è necessario disporre di Microsoft Exchange Server e di un account di posta elettronica di Exchange. La maggior parte degli account di posta elettronica domestici e personali non usa Exchange.

Passaggio 1: verificare con l'amministratore di Exchange

L'organizzazione potrebbe non consentire le cartelle pubbliche o potrebbe subordinarne l'uso a particolari criteri. Fare una verifica preliminare con l'amministratore. Se l'organizzazione consente e supporta l'uso delle cartelle pubbliche ma non esiste ancora una cartella pubblica di livello principale, chiedere all'amministratore di Exchange di crearne una.

Quando la cartella di livello principale è disponibile, è sufficiente premere CTRL+6 per visualizzare cartella e relativo contenuto nel riquadro Cartella di Outlook.

Passaggio 2: creare la cartella e assegnarle un nome

  1. Premere CTRL+6 per visualizzare Cartelle pubbliche nel riquadro delle cartelle.

    Importante: Se non compare una sezione di Cartelle pubbliche nel riquadro delle cartelle, rivolgersi all'amministratore di posta elettronica di Exchange locale. È necessario impostare la configurazione.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse su Cartelle pubbliche e quindi su Nuova cartella.

    Cartelle pubbliche

  3. Assegnare un nome alla cartella e fare clic su OK.

Suggerimenti: 

  • È possibile aggiungere una cartella pubblica per le cartelle preferite . Quindi in Outlook Web App, è possibile eseguire alcune funzioni all'interno di tali stesse cartelle pubbliche, ad esempio la creazione, aggiornare o eliminare gli elementi. In calendario, contatti, posta elettronica e Post cartelle pubbliche, è possono eseguire queste azioni.

  • Per aggiungere una cartella pubblica ai Preferiti, fare clic sulla cartella e scegliere Aggiungi a Preferiti....

  • Per informazioni su come usare le cartelle preferite in Outlook Web App, vedere utilizzo delle cartelle dei messaggi in Outlook Web App.

Passaggio 3: impostare le autorizzazioni cartella per utenti e gruppi

Per impostazione predefinita, Outlook concede le autorizzazioni solo all'utente come creatore della cartella pubblica, pertanto è necessario in particolare concedere autorizzazioni agli utenti in modo che possano leggere e pubblicare contenuti nella cartella. Informazioni su come le autorizzazioni di modifica per una cartella pubblica.

Informazioni preliminari per l'uso delle cartelle pubbliche

Di seguito vengono illustrate alcune modalità tipiche di uso delle cartelle pubbliche in un'organizzazione:

Discussioni online

Archiviare ogni argomento di discussione in una sottocartella dedicata. Secondo le necessità, impostare le autorizzazioni per ogni sottocartella. È ad esempio possibile che si voglia limitare l'accesso alle cartelle che contengono informazioni riservate o confidenziali. Ogni argomento può essere assegnato a un moderatore in modo che controlli l'inserimento di post ed elimini quelli che non soddisfano gli standard dell'organizzazione o ne violano i criteri.

Condividere calendari, elenchi contatti ed elenchi attività

Allegare calendari, contatti e attività o elenchi attività ai post per condividere informazioni con le persone che hanno accesso alla cartella. Questo tipo di archiviazione centralizzata facilita la comunicazione e la collaborazione nei progetti in team.

Differenze tra cartelle di posta e cartelle pubbliche

  • Quando si passa da una cartella di posta elettronica a una cartella pubblica, il pulsante Nuovo post posto sopra il riquadro delle cartelle cambia in Nuovo messaggio di posta elettronica, perché in una cartella pubblica solitamente si inseriscono post, anziché inviare messaggi di posta elettronica.

  • Quando si risponde a un post in una cartella pubblica, il pulsante Rispondi a tutti è assente. Chiunque visualizza il contenuto della cartella può visualizzare il post.

Altre informazioni sulle cartelle di Outlook

Passare da una cartella di Outlook a un'altra

Modificare le autorizzazioni per una cartella pubblica

Creare una cartella pubblica e specificare le autorizzazioni, visualizzazioni, moduli e le regole

Per creare una cartella pubblica, è necessario disporre dell'autorizzazione per creare cartelle in una cartella pubblica esistente. Per informazioni su come ottenere l'autorizzazione, rivolgersi all'amministratore.

  1. Nel menu File scegliere Nuovo e quindi fare clic su cartella.

  2. Nella casella Nome immettere un nome per la cartella.

  3. Nella casella Cartella contiene fare clic sul tipo di cartella che si desidera creare.

  4. Nell'elenco Selezionare la posizione della cartella, fare clic nel punto della cartella.

    Per avviare rapidamente una cartella pubblica con gli elementi esistenti:

    1. Nell'elenco delle cartelle, nel riquadro di spostamento, fare clic sulla cartella che si desidera copiare.

    2. Nel menu File scegliere cartella e quindi fare clic su nome per la cartella di copia.

    3. Nell'elenco, fare clic nel punto desiderato copiare la cartella.

  1. Nel Elenco cartelle, in Riquadro di spostamento, fare clic sulla cartella pubblica che si desidera condividere e quindi scegliere proprietà dal menu di scelta rapida.

    È necessario disporre dell'autorizzazione di proprietario per una cartella pubblica impostare le autorizzazioni per la cartella di condivisione. È possibile impostare le autorizzazioni per una sola cartella alla volta.

  2. Fare clic sulla scheda autorizzazioni.

  3. Fare clic su Aggiungi.

  4. Nella casella di ricerca, immettere il nome della persona che si desidera concedere autorizzazioni di condivisione.

  5. Fare clic su Aggiungi e quindi su OK.

  6. Nell'elenco nome fare clic sul nome della persona che appena aggiunto.

  7. In autorizzazioni, scegliere le impostazioni desiderate.

    Nota: È possibile assegnare chiunque abbia accesso alla cartella le stesse autorizzazioni facendo clic su predefinito nell'elenco nome.

Eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Creare una visualizzazione da zero

    1. Scegliere Visualizzazione corrente dal menu Visualizza e quindi fare clic su Definisci visualizzazioni.

    2. Fare clic su Nuovo.

    3. Immettere un nome nella casella Nome nuova visualizzazione.

    4. Nella casella tipo di visualizzazione, scegliere tipo visualizzazione desiderato.

    5. Per modificare la posizione in cui sarà disponibile visualizzazione, fare clic su un'opzione in utilizzabile in.

    6. Fare clic su OK.

    7. Per personalizzare ulteriormente la visualizzazione, in Descrizione, fare clic su un pulsante e quindi selezionare le opzioni che si desidera utilizzare.

    8. Fare clic su OK dopo aver selezionato tutte le opzioni desiderate.

    9. Per utilizzare la visualizzazione subito, fare clic su Applica visualizzazione.

  • Creare una visualizzazione basata su una visualizzazione standard

    1. Passare a visualizzazione che si desidera basare la nuova visualizzazione.

    2. Scegliere Visualizzazione corrente dal menu Visualizza e quindi fare clic su Personalizza visualizzazione corrente.

    3. Per ogni tipo di modifiche che si desidera rendere, in Descrizione, fare clic su un pulsante e quindi selezionare le opzioni desiderate.

    4. Dopo avere apportato le modifiche desiderate, chiudere la finestra di dialogo Personalizza visualizzazione .

    5. Scegliere Visualizzazione corrente dal menu Visualizza e quindi fare clic su Definisci visualizzazioni.

    6. Nella casella visualizzazioni per la cartella nome cartella fare clic su Impostazioni visualizzazione corrente.

    7. Fare clic su Copia.

    8. Immettere un nome nella casella Nome nuova visualizzazione.

    9. Per cambiare la posizione in cui sarà disponibile la visualizzazione, selezionare un'opzione in Utilizzabile in.

      Nota: Le nuove visualizzazioni vengono aggiunte per la Visualizzazione corrente   sottomenu (nel menu Visualizza scegliere Disponi per ).

Per modificare la visualizzazione predefinita per una cartella pubblica, è necessario disporre dell'autorizzazione di proprietario per la cartella e devono essere presenti almeno una visualizzazione personalizzata definita per la cartella che è visibile a tutti gli utenti.

  1. Nel Elenco cartelle, in Riquadro di spostamento, fare clic sulla cartella pubblica e quindi scegliere proprietà dal menu di scelta rapida.

  2. Fare clic sulla scheda amministrazione.

    Se la scheda amministrazione non viene visualizzato, si dispone dell'autorizzazione di proprietario.

  3. Nell'elenco visualizzazione iniziale della cartella, fare clic sulla visualizzazione che si desidera venga visualizzato ogni volta che viene aperta una cartella.

    Visualizzazione normale la visualizzazione predefinita Microsoft Outlook per il tipo di elementi nella cartella.

È necessario disporre dell'autorizzazione Editor, Supervisore pubblicazione o proprietario per aggiungere moduli a una cartella privata condivisa o a una cartella pubblica. Se la cartella si trova una cartella pubblica e si dispone dell'autorizzazione di proprietario, è possibile limitare i moduli disponibili ad altri utenti che usano la cartella.

  1. Nel Elenco cartelle, in Riquadro di spostamento, pulsante destro del mouse sulla cartella e quindi scegliere proprietà dal menu di scelta rapida.

  2. Fare clic sulla scheda moduli.

  3. Per aggiungere una maschera elenco moduli associati alla cartella, fare clic su Gestisci, quindi specificare il modulo.

  4. Fare clic su Chiudi.

  5. Per limitare i moduli che si desidera rendere disponibili agli altri utenti che utilizzano la cartella, fare clic su un'opzione in moduli in questa cartella ammessi.

È necessario disporre dell'autorizzazione di proprietario per una cartella pubblica creare o modificare le regole.

  1. Nel Elenco cartelle, in Riquadro di spostamento, fare clic sulla cartella pubblica che si desidera creare o modificare le regole e quindi scegliere proprietà dal menu di scelta rapida.

  2. Fare clic sulla scheda amministrazione.

  3. Fare clic su Assistente cartelle.

  4. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per creare una regola, fare clic su Aggiungi regola.

    • Per modificare una regola esistente, fare clic su una regola nell'elenco e quindi fare clic su Modifica regola.

  5. Immettere le condizioni che l'elemento deve soddisfare affinché venga eseguita l'azione. Per altre condizioni, fare clic su Avanzate.

  6. In Esegui queste operazioni, selezionare le opzioni desiderate.

    Nota: Quando si crea una regola, è attiva per impostazione predefinita.

Eseguire una o più delle operazioni seguenti:

  • Condividere un calendario

    1. Creare una nuova cartella e scegliere gli elementi del calendario nell'elenco cartella contiene.

    2. Nell'elenco Selezionare la posizione della cartella fare clic su Calendario e quindi su OK.

    3. È possibile aggiungere riunioni e gli eventi nella cartella.

  • Condividere un elenco di contatti

    1. Creare una nuova cartella e scegliere gli elementi dei contatti nell'elenco cartella contiene.

    2. Nell'elenco Selezionare la posizione della cartella, fare clic su contatti e quindi fare clic su OK.

    3. Aggiungere contatti nella cartella.

      Nota: L'elenco contatti condiviso visualizzato in Outlook indirizzo Rubrica/contatti.

  • Condividere un elenco di attività

    1. Creare una nuova cartella e scegliere le attività nell'elenco cartella contiene.

    2. Nell'elenco Selezionare la posizione della cartella, fare clic su attività e quindi fare clic su OK.

    3. Aggiungere attività alla cartella.

      Nota: Mentre è possibile copiare un elenco di attività in una cartella pubblica, è possibile copiare una richiesta di attività in una cartella pubblica o creare una richiesta di attività da una cartella pubblica.

  • Informazioni sull'inserimento in una cartella pubblica

    1. Aprire la cartella pubblica che si desidera inserire le informazioni.

    2. Per utilizzare il formato predefinito per l'inserimento di informazioni, fare clic sul menu File, scegliere Nuovo e quindi fare clic su inserimento in questa cartella.

    3. Nel modulo, immettere le informazioni da inserire.

    4. Fai clic su Pubblica.

Creare una cartella pubblica moderata

È necessario disporre dell'autorizzazione di proprietario per una cartella pubblica per specificare come una cartella moderata.

  1. Nel Elenco cartelle, in Riquadro di spostamento, fare clic sulla cartella pubblica e quindi scegliere proprietà dal menu di scelta rapida.

  2. Nella scheda amministrazione fare clic su Cartella moderatore.

  3. Selezionare la casella di controllo Imposta cartella come cartella moderata.

  4. Nella casella Inoltra nuovi elementi a immettere il nome della persona che riceverà i messaggi in arrivo o il nome di un'altra cartella pubblica in cui sono archiviati i messaggi per la revisione. Il moderatore che indica la revisione viene specificato nel passaggio 6.

  5. Facoltativo: Per inviare una risposta automaticamente quando si riceve un nuovo messaggio dal moderatore, selezionare un'opzione in risposta a nuovi elementi con.

    Scegliere una delle opzioni seguenti:

    • Risposta standard   

      "Grazie per l'invio. Si noti che i messaggi inviati ad alcune cartelle o i gruppi di discussione vengono esaminati per determinare se alla pubblicazione. In questi casi, si verificherà un ritardo prima approvati possono essere visualizzate da altri utenti."

    • Risposta personalizzata   

      Fare clic su risposta personalizzata e quindi fare clic su modello. Digitare il testo della risposta personalizzata.

    I moderatori non riceveranno nessuna delle due risposte quando si inseriscono i messaggi.

  6. Per aggiungere o rimuovere nomi delle persone che hanno moderatori, fare clic su Aggiungi o Rimuovi.

  7. Facoltativo: Per visualizzare le proprietà del moderatore selezionato, fare clic su proprietà.

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