Creare e condividere un pool di risorse

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Sapere chi è disponibile a collaborare a un progetto può essere un'operazione impegnativa quando si lavora su più progetti.

Se si assegnano le stesse persone a diversi progetti o si usano risorse condivise in un progetto, può essere utile unire tutte le informazioni sulle risorse in un unico file centrale denominato pool di risorse. Il pool di risorse è utile anche per identificare i conflitti di assegnazione e vedere l'assegnazione dei tempi per ogni progetto.

Creare un pool di risorse

Nota: Se si usa Project Professional e le risorse sono presenti nel pool di risorse aziendali dell'organizzazione, non è necessario creare un altro pool di risorse. Per altre informazioni, vedere aggiungere risorse al pool di risorse dell'organizzazione .

  1. Aprire Project, fare clic sulla scheda della risorsa _GT_ progetto vuota.

  2. Fare clic sulla freccia accanto a Pianificazione team e fare clic su Elenco risorse.

  3. Fare clic su Aggiungi risorse e importare le informazioni relative alle risorse esistenti.

Per immettere informazioni relative a nuove persone, fare clic su Risorsa lavoro, completare Nome risorsa e aggiungere i dettagli.

Nota: In Project 2007 scegliere Visualizzafoglio risorse > e quindi aggiungere risorse con il tipo di lavoro.

aggiungere persone come nuove risorse

Nota: Se si usa Project Professional con Project Server, sarà possibile accedere alle risorse dell'organizzazione. Per altre informazioni sulle versioni di progetto, vedere confronto traversioni del progetto. L'elenco delle risorse aziendali viene in genere gestito da un amministratore e ogni Project Manager può aggiungere queste risorse ai propri progetti.

Dopo la creazione di un pool di risorse condivise, le informazioni per ogni progetto condiviso provengono da questo pool di risorse e tutte le informazioni, ad esempio assegnazioni, tariffe e disponibilità, sono raccolte in questa posizione centrale.

Usare il pool di risorse

  1. Aprire il progetto del pool di risorse.

  2. Aprire il progetto che condividerà le risorse dal pool e fare clic su Resource > Resource Pool > condividere le risorse.

    Aprire Condividi risorse dal pool di risorse

    Nota: In Project 2007 scegliere strumenti > condivisione risorse > condividere risorse.

  3. Fare clic su Utilizza risorse, quindi nella casella Da fare clic sul progetto del pool di risorse aperto nel passaggio 1.

    opzioni della finestra di dialogo Condividi risorse

  4. Fare clic su Precedenza accordata al pool se si desidera che le informazioni nel pool di risorse sostituiscano eventuali informazioni in conflitto dal progetto condivisore.

    Oppure

    Fare clic su Precedenza accordata al condivisore se si desidera che le informazioni nel progetto sostituiscano eventuali informazioni in conflitto dal pool di risorse.

  5. Fare clic su OK.

    A questo punto è possibile usare le risorse per il progetto. Le eventuali risorse presenti nel progetto vengono aggiunte automaticamente al pool.

  6. Per vedere l'elenco di risorse condivise, fare clic su Attività > Diagramma di Gantt > Elenco risorse.

    Elenco risorse

Utilizzo delle informazioni sull'uso delle risorse

È possibile visualizzare e aggiornare il file del pool di risorse dal file del progetto (file condivisore) corrente. È buona norma aggiornare e visualizzare periodicamente le risorse per ottenere le ultime informazioni sulle assegnazioni e sul loro possibile impatto sui progetti.

Nota:  Per modificare direttamente un file del pool di risorse, è necessario disporre dell'accesso in lettura/scrittura al file. In caso contrario, si potrà vedere solo l'uso delle risorse e apportare modifiche alle risorse del proprio progetto.

  1. Aprire il file condivisore del progetto.

  2. Nella finestra di dialogo visualizzata selezionare Apri pool di risorse per visualizzare le assegnazioni contenute nei file condivisori. Il pool di risorse verrà aperto in sola lettura.

  3. Per visualizzare le assegnazioni tra i progetti che condividono il pool di risorse, fare clic su attività > diagramma di Gantt > utilizzo delle risorse. In Project 2007 scegliere Visualizzautilizzo risorse >.

    Visualizzare l'uso delle risorse

    Suggerimento: I nomi delle risorse visualizzati in rosso indicano una sovrassegnazione di risorse.

    È possibile aggiornare l'elenco con nuove risorse, aggiornare quelle completamente programmate, nonché le informazioni sul lavoro. Per altre informazioni, vedere Assegnare personale allo svolgimento di attività.

  4. Dopo aver apportato qualsiasi aggiornamento , fare clic su Resource _GT_ Resource pool > Update Resource Pool. In Project 2007 scegliere Tools _GT_ Resource Sharing > Update Resource Pool.

    Aggiorna pool di risorse dopo la modifica delle risorse in un file condivisore

    Suggerimento: Se Aggiorna pool di risorse non è disponibile dal progetto, è possibile che il file del pool di risorse sia stato aperto in modalità lettura/scrittura. Chiuderlo e riaprirlo in modalità di lettura.

Interrompere la condivisione delle risorse

Se il progetto condivide risorse da un pool di risorse o da un altro file di progetto, è possibile disconnetterlo dall'altro file. Le risorse con le assegnazioni nel file di progetto restano nel progetto dopo la disconnessione del file dal pool di risorse o da un altro file di progetto, ma le altre risorse del pool di risorse o di un altro file non sono più disponibili.

Nota: In genere non si vuole che le assegnazioni di attività vengano mantenute all'interno di pool di risorse dopo la disconnessione di file condivisore. Tuttavia, le assegnazioni verranno mantenute se si disconnette il file condivisore dal pool di risorse quando il pool di risorse non è aperto oppure se non si salva il pool di risorse dopo la disconnessione del file condivisore. Per rimuovere le assegnazioni trattenute dal pool, scollegare il file condivisore dal file del pool di risorse e tutte le informazioni sull'assegnazione di attività vengono eliminate dal pool di risorse senza influire sul file condivisore precedente. Se nel pool di risorse sono già presenti attività rimanenti, riconnettere il file condivisore al pool di risorse e disconnetterlo di nuovo.

Scollegare il file di condivisione attiva dal relativo pool di risorse

È possibile scollegare il file di progetto attivo dal pool di risorse o da un altro file a cui è connessa e condividere le risorse.

  1. Aprire il pool di risorse che contiene le risorse che si stanno condividendo.

  2. Nella finestra di dialogo Apri pool di risorse fare clic su Apri il pool di risorse in lettura/scrittura in modo da poter modificare le informazioni sulle risorse. Tieni presente che l'apertura del pool con l'autorizzazione di lettura/scrittura impedisce ad altri di aggiornare il pool con nuove informazioni.

  3. Aprire il progetto.

  4. Scegliere Resource _GT_ Resource Pool > condividere le risorse. In Project 2007, scegliere strumenti > condivisione risorse > condividere.

  5. Fare clic su usa risorse proprie e quindi su OK.

  6. Salvare entrambi i file di progetto.

Ulteriori informazioni sui pool di risorse

Un pool di risorse consente di gestire più facilmente le persone o le attrezzature assegnate alle attività in più file di progetto. Il pool di risorse centralizza le informazioni sulle risorse, ad esempio il nome della risorsa, il calendario usato, le unità di risorse e le tabelle tariffarie.

Ogni progetto che usa risorse dal pool di risorse è denominato file condivisore.

Suggerimento: Creare un nuovo file di progetto (separato) solo per informazioni sulle risorse. In questo modo sarà più facile gestire le informazioni sulle risorse e le assegnazioni delle attività tra i file condivisori e il pool di risorse.

Prima di creare un pool di risorse, ogni progetto contiene le proprie informazioni sulle risorse. Alcune di queste informazioni possono essere sovrapposte o anche in conflitto con informazioni sulle stesse risorse usate in altri progetti.

Dopo la creazione di un pool di risorse condivise, le informazioni sulle risorse in ogni progetto provengono dal pool di risorse singole. Le informazioni sulle assegnazioni, oltre a tariffe e disponibilità per tutte le risorse, si trovano in una posizione centrale.

È anche più facile vedere le sovrassegnazione delle risorse causate da assegnazioni in conflitto in più di un progetto.

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