Creare e assegnare categorie a colori

Outlook per Office 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010

Le categorie colore consentono di identificare e raggruppare facilmente gli elementi associati in Microsoft Outlook. Assegnare una categoria colore a un gruppo di elementi correlati, ad esempio note, contatti, appuntamenti e messaggi di posta elettronica, in modo da poterli visualizzare e organizzare rapidamente. È possibile assegnare più di una categoria colore agli elementi.

categorie a colori nella cartella posta in arrivo
Le categorie colore consentono di analizzare e individuare velocemente gli elementi correlati.

Si può scegliere da un insieme di categorie predefinite o crearne di personalizzate, quindi assegnarle agli elementi di Outlook. I colori delle categorie sono evidenziati nelle visualizzazioni per tabella, ad esempio Posta in arrivo, e all'interno degli elementi aperti. È possibile rinominare le categorie in modo più significativo o scegliere colori diversi per le diverse categorie. Questa flessibilità consente di ideare un sistema di categorie colore che può essere adattato al proprio modo di lavorare.

Assegnare una categoria colore a un messaggio di posta elettronica

Per assegnare una categoria colore a un messaggio nell'elenco dei messaggi, fare clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio. Scegliere Categorizza, quindi selezionare una categoria nell'elenco.

Suggerimento: se si fa clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio ma sono disponibili solo opzioni per contrassegnare il messaggio, provare a fare clic con il pulsante destro del mouse nello spazio vuoto a destra del nome del mittente.

Note: 

  • Se si vuole assegnare una seconda o terza categoria colore, si può ripetere questa operazione più volte.

  • Se si usa la visualizzazione conversazione in Outlook 2016, non è possibile assegnare una categoria colore a un messaggio dal riquadro di lettura o dall'elenco dei messaggi. Per saperne di più, vedere Altre informazioni sulla visualizzazione conversazione.

Per assegnare una categoria colore dal riquadro di lettura o da un messaggio aperto, selezionare Categorizza nel gruppo Categorie sulla barra multifunzione e quindi scegliere una categoria nell'elenco.

Se l'opzione Categorizza non è presente sulla barra multifunzione, selezionare l'elenco a discesa Categorie.

Selezionare l'elenco a discesa Categorie, quindi selezionare Categorizza.

Nota: Nell'elenco a discesa Categorizza sono visualizzate le dieci categorie usate più di recente. Se si hanno altre categorie, selezionare Tutte le categorie per visualizzare il resto dell'elenco.

  1. In qualsiasi cartella di messaggi, nel gruppo Categorie sulla barra multifunzione, selezionare Categorizza > Tutte le categorie.

    Comando Tutte le categorie nel gruppo Categorie

    Nota:  Per gli elementi del calendario, il gruppo Categorie viene visualizzato nella scheda Appuntamento o Riunione. Per un contatto o un'attività aperta, il gruppo Categorie viene visualizzato nella scheda Contatto o Attività.

  2. Nella finestra di dialogo Categorie a colori fare clic su Nuova.

  3. Digitare un nome per la categoria e selezionare un colore ed eventualmente una combinazione di tasti. Infine scegliere OK.

    Finestra di dialogo Aggiungi nuova categoria

Una categoria a singolo clic è una categoria predefinita che è possibile impostare in alcune visualizzazioni tabella. Ad esempio, se il riquadro di lettura viene disattivato o spostato sotto l'elenco dei messaggi, vengono visualizzate colonne aggiuntive in Posta in arrivo, tra cui Ricevuto, Categorie e Menzione. Per assegnare una categoria a singolo clic in una di queste visualizzazioni, è possibile fare clic nella colonna Categorie per impostare una categoria.

  1. Sulla barra multifunzione, nel gruppo Categorie, selezionare Categorizza > Imposta singolo clic.

  2. Selezionare una categoria colore nell'elenco a discesa, quindi fare clic su OK.

Suggerimento: In un messaggio aperto è possibile scegliere Imposta singolo clic dal menu Categorizza per impostare la categoria colore predefinita per tutti i messaggi futuri, non solo per il messaggio selezionato.

Per saperne di più

Il colore aggiunge visibilità agli elementi di Outlook. Se ad esempio si crea una categoria denominata Progetto Trentini e le si assegnano degli elementi, è possibile tenere traccia di tutte le riunioni, i contatti e i messaggi associati al progetto.

Categorie a colori nel Calendario
Le categorie colore collegano gli elementi di Outlook correlati per facilitarne l'identificazione. In questa immagine la categoria colore è riprodotta sia nell'intestazione di un elemento aperto che nel Calendario, indicando chiaramente che entrambi gli elementi si riferiscono al Progetto Trentini.

Le categorie colore sono principalmente riprodotte nelle visualizzazioni per tabella, come la Posta in arrivo, e all'interno degli stessi elementi aperti. Il gruppo predefinito di sei categorie colore è progettato in modo che possa essere personalizzato. È possibile rinominare le categorie in modo più significativo o scegliere colori diversi per le diverse categorie. Oltre alle sei categorie predefinite è possibile creare un numero illimitato di categorie personalizzate e, inoltre, assegnare agli elementi più categorie colore. Questa flessibilità consente di ideare un sistema di categorie colore che può essere adattato al proprio modo di lavorare.

categorie a colori nella cartella posta in arrivo
Le categorie colore consentono di analizzare e individuare velocemente gli elementi correlati.

È anche possibile scegliere una categoria a singolo clic, che consente di fare clic una sola volta nella Posta in arrivo o in altre visualizzazioni per tabella per assegnare una categoria colore predefinita a un elemento di Microsoft Outlook. Per altre informazioni, vedere Assegnare una categoria singolo clic.

Per facilitare la ricerca degli elementi di posta elettronica categorizzati, è stata aggiunta una cartella ricerche Posta categorizzata in Cartelle ricerche nel Riquadro di spostamento, che fornisce una visualizzazione di tutti gli elementi di posta elettronica categorizzati. All'interno di questa cartella è possibile ordinare e raggruppare gli elementi categorizzati e creare cartelle ricerche aggiuntive per categorie specifiche.

Benché sia possibile usare e personalizzare le sei categorie colore predefinite, potrebbe essere necessario crearne di nuove per poter continuare a organizzare gli elementi. Le proprietà che è possibile applicare a tutte le categorie sono relative a colore, nome e tasti di scelta rapida.

  1. Sulla barra degli strumenti fare clic su Categorizza Callout 4 .

  2. Fare clic su Tutte le categorie.

    menu categorizza

  3. Fare clic su Nuovo.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Aggiungi nuova categoria.

    Finestra di dialogo Aggiungi nuova categoria

  4. Nella casella Nome digitare un nome per la nuova categoria colore.

  5. Nell'elenco Colore selezionare il colore desiderato e fare clic su OK.

    Note: 

    • Facoltativamente è possibile selezionare una combinazione di tasti.

    • Se si vuole creare una categoria colore senza assegnare un colore, fare clic su Nessuno nella tavolozza dei colori. Agli elementi appartenenti a questa categoria verrà applicato un nome, ed eventualmente una combinazione di tasti se è stata impostata, e sarà possibile ordinarli e raggrupparli in base alla categoria. Questi elementi saranno inoltre disponibili nella cartella ricerche per categoria appropriata.

Assegnare una categoria colore a un elemento di Outlook

Per poterla assegnare, una categoria colore deve essere inclusa nell'elenco delle categorie colore. Se non lo è, è possibile creare una nuova categoria colore e contemporaneamente assegnarla a un elemento.

Nota: La prima volta che si assegna una categoria colore predefinita a un elemento, viene chiesto di rinominarla. In questa fase, oltre a rinominare la categoria è possibile cambiare il colore e impostare una combinazione di tasti.

Assegnare una categoria colore a un elemento in una visualizzazione per tabella

La procedura per l'assegnazione di categorie colore agli elementi nella Posta in arrivo o in altre visualizzazioni per tabella è simile per tutti i tipi di elementi di Outlook.

Nota: La procedura per l'assegnazione di categorie colore in una visualizzazione per schede nei Contatti, ad esempio la visualizzazione biglietto da visita, o nella visualizzazione per icone in Note è la stessa della visualizzazione per tabella.

  • Per assegnare una categoria colore, eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Selezionare l'elemento, fare clic su Categorizza Callout 4 sulla barra degli strumenti, quindi fare clic su una categoria colore.

    • Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'elemento, scegliere Categorizza Callout 4 dal menu di scelta rapida, quindi fare clic su una categoria colore.

      Nel menu Categorizza vengono visualizzate solo le 15 categorie colore più recenti. Per visualizzare altre categorie o per creare una nuova categoria, fare clic su Tutte le categorie. Per assegnare una categoria colore dalla finestra di dialogo Categorie a colori, è necessario selezionare la casella di controllo accanto alla categoria.

      La finestra di dialogo Categorie a colori consente inoltre di assegnare rapidamente più categorie a un elemento.

      Note: 

      • Nelle visualizzazioni per cronologia, come quelle disponibili in Attività e Diario, per assegnare una categoria colore a un elemento è possibile usare esclusivamente il metodo basato sul menu di scelta rapida sopra descritto.

      • Per le visualizzazioni diario il pulsante Categorizza non è visualizzato sulla barra degli strumenti per impostazione predefinita. Per aggiungere questo pulsante, scegliere Personalizza dal menu Strumenti. Nella scheda Comandi fare clic su Azioni nell'elenco Categorie. Nell'elenco Comandi fare clic su Categorizza, quindi trascinare il comando sulla barra degli strumenti nel punto in cui si vuole visualizzare il pulsante.

Alle categorie colore predefinite è assegnato un nome generico, ad esempio Categoria rossa e Categoria blu. Per identificare e organizzare facilmente gli elementi categorizzati è possibile rinominare le categorie colore scegliendo nomi più significativi.

Nota: Se si cambia il nome di una categoria colore già assegnata agli elementi, tutti gli elementi appartenenti a quella categoria saranno aggiornati con il nuovo nome.

  1. Sulla barra degli strumenti fare clic su Categorizza Callout 4 .

  2. Fare clic su Tutte le categorie.

    menu categorizza

  3. Nell'elenco Nome fare clic sul nome di una categoria colore, quindi fare clic su Rinomina.

  4. Nell'elenco Nome digitare un nuovo nome per la categoria colore.

    • Per assegnare automaticamente la categoria colore rinominata agli elementi selezionati nella finestra principale di Microsoft Outlook, selezionare la casella di controllo accanto alla categoria colore nell'elenco Nome, quindi scegliere OK.

    • La prima volta che una categoria colore esistente viene assegnata a un elemento, viene chiesto di rinominare la categoria.

  1. Fare clic su Categorizza Callout 4 sulla barra degli strumenti e quindi scegliere Imposta singolo clic.

  2. Nella finestra di dialogo Imposta singolo clic selezionare una categoria colore dall'elenco.

L'impostazione di una categoria a singolo clic diversa non cambia la categoria colore già assegnata a un elemento. Se però si cambia il nome o il colore di una qualsiasi categoria colore, tutti gli elementi a cui è assegnata quella categoria colore verranno aggiornati in modo da riflettere il nuovo nome o colore.

La categoria a singolo clic corrente può inoltre essere impostata dal menu Categorizza in qualsiasi elemento aperto.

È possibile assegnare una categoria a singolo clic alla maggior parte degli elementi di Outlook quando sono in una visualizzazione per tabella, come la Posta in arrivo, o nella barra Da fare.

  • Nella cartella Posta in arrivo o in un'altra visualizzazione per tabella fare clic sulla colonna Categorie accanto a un messaggio. Il colore associato alla categoria a singolo clic verrà aggiunto alla colonna. Se si apre l'elemento, il colore e il nome della categoria colore saranno visualizzati nella parte superiore dell'elemento.

    Note: 

    • Per rimuovere la categoria a singolo clic, è sufficiente fare di nuovo clic sulla colonna Categorie.

    • È possibile assegnare una categoria a singolo clic a più elementi contemporaneamente. Selezionare tutti gli elementi desiderati e quindi fare clic sulla colonna Categorie accanto a uno di essi.

Associando una combinazione di tasti di scelta rapida a una categoria colore è possibile assegnare rapidamente la categoria colore a un elemento, ad esempio un messaggio di posta elettronica, selezionando l'elemento nella Posta in arrivo o in un'altra visualizzazione per tabella, quindi premendo la combinazione di tasti. La stessa combinazione di tasti può essere usata anche per assegnare una categoria colore a più elementi contemporaneamente.

  1. Sulla barra degli strumenti nella finestra principale di Microsoft Office Outlook 2007 fare clic su Categorizza Callout 4 .

  2. Nella parte inferiore del menu fare clic su Tutte le categorie.

  3. Nell'elenco Nome selezionare la casella di controllo di una categoria colore.

  4. Nell'elenco Tasto di scelta rapida scegliere una combinazione di tasti.

Non è possibile reimpostare l'elenco alle sei categorie predefinite da Office Outlook 2007. Queste categorie vengono presentate come segnaposto per essere personalizzate dall'utente, se necessario.

Anche se non è possibile ripristinare le sei categorie predefinite da Outlook, si può ricreare l'elenco. In alternativa è possibile eseguire un comando usando un'opzione della riga di comando nella finestra di dialogo Esegui di Windows per ripristinare automaticamente l'elenco predefinito di sei categorie.

Ricreare l'elenco in Outlook

Il gruppo di base di sei categorie colore è progettato in modo che possa essere personalizzato. È possibile rinominare le categorie e associarle a colori diversi. È facile creare nuove categorie a colori oltre a queste sei. Di seguito sono elencate le sei categorie a colori predefinite di Outlook 2007.

Categoria rossa

Categoria gialla

Categoria blu

Categoria arancione

Categoria verde

Categoria viola

Le proprietà che è possibile applicare a tutte le categorie sono relative a colore, nome e tasti di scelta rapida. Se si cambia il nome di una categoria a colori già assegnata agli elementi, questa verrà aggiornata automaticamente negli elementi.

Nota: Se si esegue l'aggiornamento da un'altra versione di Outlook quando si installa Office Outlook 2007, la prima volta che si apre l'elenco Categorie a colori vengono visualizzate le sei categorie a colori predefinite insieme alle eventuali altre categorie applicate agli elementi nella versione precedente di Outlook.

Ripristinare l'elenco usando un'opzione della riga di comando

È possibile ripristinare le sei categorie a colori predefinite e i nomi nell'elenco di categorie usando un'opzione della riga di comando. Altre informazioni sull'uso delle opzioni della riga di comando.

Importante: Eseguendo questa opzione della riga di comando verranno eliminate tutte le categorie personalizzate create dall'utente. Se è stato eseguito l'aggiornamento a Office Outlook 2007 da un'altra versione di Outlook, verranno eliminate tutte le categorie personalizzate o le categorie nell'Elenco categorie principali. Gli elementi manterranno il nome della categoria, ma non il colore.

Verificare prima di tutto il percorso del file outlook.exe nel computer. Se durante l'installazione di Office Outlook 2007 sono stati accettati i percorsi predefiniti per le cartelle, il percorso del file outlook.exe sarà c:\Programmi\Microsoft Office\Office12\outlook.exe.

Se non si trova in quella posizione, eseguire una ricerca e prendere nota del percorso completo.

  1. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Windows Vista    

      • Fare clic su Start Icona del pulsante , scegliere Tutti i programmi, Accessori e quindi fare clic su Esegui.

    • Microsoft Windows XP o Microsoft Windows Server 2003    

      • Fare clic sul pulsante Start e quindi su Esegui.

  2. Nella finestra di dialogo Esegui digitare le virgolette di apertura, immettere il percorso completo del file outlook.exe, quindi digitare le virgolette di chiusura. In alternativa scegliere Sfoglia per individuare e selezionare il file. In questo caso, le virgolette verranno aggiunte automaticamente.

  3. Dopo le virgolette di chiusura digitare uno spazio e quindi l'opzione /cleancategories. Ad esempio, se si usa il percorso di installazione predefinito, il testo da digitare sarà simile al seguente:

    "c:\Programmi\Microsoft Office\Office12\outlook.exe" /cleancategorie s

  4. Fare clic su OK.

    Nota: 

    • Per le opzioni non viene fatta distinzione tra maiuscole e minuscole. L'opzione /CLEANCATEGORIES, ad esempio, produce lo stesso effetto di /cleancategories.

    • Ricordare di includere uno spazio prima dell'opzione.

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