Crea una pianificazione su Shifts

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Contenuto dell'articolo

Organizzare i turni per gruppo

Aggiungere persone alla pianificazione

Aggiungere un turno

Aggiungere un turno aperto

Condividere una pianificazione con il team

Aprire una pianificazione diversa

Organizzare i turni per gruppo

Nella nuova pianificazione verrà visualizzato un gruppo senza nome in cui si aggiungono persone e turni, ma è possibile aggiungere altri gruppi in base alle esigenze e assegnare tutti i nomi. I gruppi deNominati consentono di organizzare i membri del team in base al ruolo o al reparto nella pianificazione. Ad esempio, un hotel potrebbe creare i gruppi seguenti "Reception", "Servizio in camera" e "Camerieri".

È preferibile creare gruppi prima di iniziare ad aggiungere persone alla pianificazione perché non è possibile spostare una persona e tutti i relativi turni da un gruppo a un altro.

Per aggiungere un gruppo

  • Fare clic su Aggiungi gruppo e digitare un nome per il gruppo.

Per assegnare un nome o rinominare un gruppo

  • Fare clic su immettere il nome del gruppo o il nome di un gruppo esistente e digitare un nome.

Dopo aver creato i gruppi, si è pronti per aggiungere persone.

Aggiungere persone alla pianificazione

Se non sono stati creati gruppi per organizzare i membri del team e si vuole, ora è il momento di occuparsi di questo. In caso contrario, puoi usare un gruppo predefinito e aggiungere persone.

  1. Individuare il gruppo a cui si vuole aggiungere una persona e fare clic su Aggiungi persone al gruppo Pulsante Aggiungi persone al programma .

  2. Digitare il nome o l'indirizzo di posta elettronica e trovarli nell'elenco persone suggerite .

  3. Crea un proprietario se vuoi che sia in grado di aggiornare la pianificazione.

  4. Fare clic su Salva.

Nota: È possibile aggiungere le persone dell'organizzazione alla pianificazione anche se non sono già nel team teams. Aggiungendoli alla pianificazione verranno aggiunti anche al team. E se li crei un proprietario di pianificazione, sarà anche il proprietario del team.

Aggiungere un turno

Per aggiungere un turno da zero

  1. Nella riga della persona in cui si sta assegnando il turno sotto la data desiderata, fare clic su Pulsante Altre opzioni > aggiungere MAIUSCoppure fare doppio clic sul turno vuoto.

  2. Compilare le informazioni per il turno e prendere in esame la possibilità di selezionare un colore del tema per organizzare gli elementi.

  3. Assegnare un nome al turno in modo che sia facile distinguerlo dagli altri turni. Per impostazione predefinita, il nome del turno è l'ora di inizio e di fine.

  4. Aggiungere note per il turno, ad esempio le attività da eseguire.

  5. Aggiungere interruzioni o pranzi nella sezione attività .

  6. Scegliere Salva per salvare senza condivisione o condivisione se si è pronti per salvare e condividere il turno con il team.

Per basare un nuovo turno su uno esistente

Passare alla riga della persona in cui si sta assegnando il turno sotto la data desiderata, fare clic su Pulsante Altre opzioni e quindi scegliere il turno dall'elenco. Se l'elenco è lungo, è possibile cercare quello desiderato.

Per copiare un passaggio in un'altra posizione nella pianificazione

In un turno esistente, fare clic su copia Pulsante Altre opzioni >, quindi passare alla posizione in cui si vuole inserire il turno e fare clic su Pulsante Altre opzioni > Incolla.

Aggiungere un turno aperto

Aggiungere ora un turno aperto e assegnarlo a un utente in seguito come parte della pianificazione della pianificazione o condividerlo con il team in modo che gli utenti possano richiederlo.

  1. Nella riga Apri turni sotto la data in cui si sta creando il turno, fare clic su Pulsante Altre opzioni , quindi selezionare Aggiungi Apri MAIUSC per iniziare da zero oppure selezionare un turno esistente dall'elenco per basare quello nuovo.

  2. Compilare le informazioni per il turno, incluso il numero di slot che si desidera rendere disponibili.

  3. Assegnare un nome al turno in modo che sia facile distinguerlo dagli altri turni. Per impostazione predefinita, il nome del turno è l'ora di inizio e di fine.

  4. Aggiungere attività, ad esempio interruzioni o pranzi.

  5. Scegliere Salva per salvare senza condivisione o condivisione se si è pronti a salvare e condividere il turno aperto con il team.

    Note: Se si vuole modificare il turno dopo averlo condiviso con il team, è necessario ricordare un paio di cose:

    • Se si modifica il numero di slot disponibile, è necessario scegliere Condividi. Non è possibile salvare le modifiche e condividerle in un secondo momento.

    • Se si modifica l'ora di inizio o di fine del turno, tutte le richieste in sospeso per tale turno verranno rifiutate automaticamente quando la si condivide con il team.

Condividere una pianificazione con il team

Quando si apportano modifiche alla programmazione, è possibile scegliere quando si condividono le modifiche con il team. Questo ti consente di entrare e spostare le cose in giro fino a quando non hai tutto a posto. Le modifiche apportate verranno annotate con un asterisco (*) e ne verrà inserito uno anche sul pulsante Condividi con il team , solo per ricordarti di condividere gli aggiornamenti.

Per condividere la pianificazione

  1. Fare clic su Condividi con il team.

  2. Verificare che l'intervallo di tempo selezionato sia quello che si vuole condividere.

  3. Decidere se si vuole notificare l'intero team o solo le persone interessate dalle modifiche.

  4. Fare clic su Condividi.

Aprire una pianificazione diversa

Ecco come aprire una programmazione diversa se si usa più di un team.

  1. In alto a sinistra dei turni selezionare il nome del team.

  2. Scegliere il team desiderato.

Ora lavorerai sull'altra pianificazione.

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