Considerazioni sulla progettazione per l'aggiornamento dei dati

Un database ben progettato non solo consente di garantire l'integrità dei dati, ma è più facile da gestire e aggiornare. Un database di Access non è un file nello stesso senso di un documento di Microsoft Word o di una presentazione di Microsoft PowerPoint. Si tratta invece di una raccolta di oggetti, ad esempio tabelle, maschere, report, query e così via, che devono collaborare per funzionare correttamente.

Gli utenti immettono dati principalmente tramite controlli. Le operazioni eseguite con un controllo specifico dipendono dal tipo di dati impostato per il campo della tabella sottostante, da qualsiasi proprietà impostata per il campo e dalle proprietà impostate per il controllo. Infine, valuta l'uso di tecniche di database aggiuntive come la convalida, i valori predefiniti, gli elenchi e le ricerche e gli aggiornamenti a cascata. 

Per altre informazioni sull'aggiornamento dei dati da un punto di vista utente, vedere modalità di aggiunta, modifica ed eliminazione di record.

In questo articolo

Come la progettazione di database influisce sull'immissione dei dati

Le informazioni conservate in un database sono archiviate nelle tabelle, che contengono dati su un determinato oggetto, ad esempio asset o contatti. Ogni record di una tabella contiene informazioni su un elemento, ad esempio un contatto specifico. Un record è costituito da campi, ad esempio nome, indirizzo e numero di telefono. Un record viene comunemente chiamato riga e un campo viene comunemente chiamato colonna. Questi oggetti devono essere conformi a un set di principi di progettazione o il database funzionerà in modo non corretto o fallirà completamente. A sua volta, i principi di progettazione influenzano la modalità di immissione dei dati. Tenere presente quanto segue:

  • Tabelle    Access archivia tutti i dati in una o più tabelle. Il numero di tabelle che usi dipende dalla progettazione e dalla complessità del database. Anche se è possibile visualizzare i dati in una maschera, un report o i risultati restituiti da una query, Access archivia i dati solo nelle tabelle e gli altri oggetti del database vengono creati sopra le tabelle. Ogni tabella deve essere basata su un oggetto. Ad esempio, una tabella di informazioni di contatto commerciale non deve contenere informazioni sulle vendite. In caso affermativo, la ricerca e la modifica delle informazioni corrette possono diventare difficili, se non impossibili.

  • Tipi di dati    In genere, ognuno dei campi di una tabella accetta solo un tipo di dati. Ad esempio, non è possibile archiviare le note in un set di campi per accettare i numeri. Se si prova a immettere testo in un campo di questo tipo, viene visualizzato un messaggio di errore. Tuttavia, non si tratta di una regola difficile e veloce. Ad esempio, è possibile archiviare i numeri (ad esempio i codici postali) in un campo impostato sul tipo di dati testo breve, ma non è possibile eseguire calcoli su tali dati perché in Access viene considerata una porzione di testo.

    Con alcune eccezioni, i campi in un record devono accettare un solo valore. Ad esempio, non è possibile immettere più di un indirizzo in un campo indirizzo. A differenza di Microsoft Excel, che consente di immettere qualsiasi numero di nomi o indirizzi o immagini in una singola cella, a meno che non si imposti la cella in modo da accettare tipi di dati limitati. 

  • Campi multivalore    Access offre una caratteristica denominata campo multivalore per allegare più parti di dati a un singolo record e per creare elenchi che accettano più valori. È sempre possibile identificare un elenco multivalore perché in Access viene visualizzata una casella di controllo accanto a ogni voce di elenco. Ad esempio, è possibile allegare una presentazione di Microsoft PowerPoint e un numero qualsiasi di immagini a un record nel database. È anche possibile creare un elenco di nomi e selezionare il numero di nomi necessario. L'uso di campi multivalore può sembrare infrangere le regole della struttura del database perché è possibile archiviare più record per ogni campo di una tabella. Ma Access applica le regole "dietro le quinte" archiviando i dati in tabelle speciali nascoste.

  • Uso di maschere    In genere si creano maschere quando si vuole semplificare l'uso di un database e per assicurarsi che gli utenti immettano i dati in modo accurato. La modalità di utilizzo di un modulo per la modifica dei dati dipende dalla struttura della maschera. I moduli possono contenere un numero qualsiasi di controlli, ad esempio elenchi, caselle di testo, pulsanti e anche fogli dati. A sua volta, ognuno di tali controlli nella maschera legge i dati da o scrive i dati in un campo tabella sottostante.

Per altre informazioni, vedere nozioni fondamentali sulla progettazione di database e creare una tabella e aggiungere campi.

Inizio pagina

Impostare un valore predefinito per un campo o un controllo

Se un numero elevato di record condivide lo stesso valore per un campo specifico, ad esempio una città o un paese/area geografica, è possibile risparmiare tempo impostando un valore predefinito per il controllo associato al campo o al campo stesso. Quando si apre la maschera o la tabella per creare un nuovo record, il valore predefinito viene visualizzato nel campo o nel controllo.

In una tabella

  1. Aprire la tabella in Visualizzazione Struttura.

  2. Nella parte superiore della visualizzazione selezionare il campo.

  3. Nella parte inferiore della visualizzazione selezionare la scheda generale .

  4. Impostare la proprietà valore predefinito sul valore desiderato.

In una maschera

  1. Aprire la maschera in visualizzazione layout o struttura.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul controllo che si vuole usare e quindi scegliere Proprietà.

  3. Nella scheda dati impostare la proprietà valore predefinito sul valore desiderato.

Inizio pagina

Uso di regole di convalida per limitare i dati

È possibile convalidare i dati nei database desktop di Access durante l'immissione usando le regole di convalida. Le regole di convalida possono essere configurate nella struttura della tabella o nella visualizzazione Foglio dati tabella. Esistono tre tipi di regole di convalida in Access:

  • Regola di convalida dei campi    È possibile usare una regola di convalida dei campi per specificare un criterio che deve soddisfare tutti i valori di campo validi. Non è necessario specificare il campo corrente come parte della regola, a meno che non si usi il campo in una funzione. Le restrizioni sui tipi di caratteri da immettere in un campo possono risultare più semplici usando una maschera di input. Ad esempio, un campo Data può avere una regola di convalida che non consente valori con date passate.

  • Regola di convalida record    È possibile usare una regola di convalida dei record per specificare una condizione che tutti i record validi devono soddisfare. Con questa regola si possono confrontare i valori in campi diversi. Ad esempio, un record con due campi data può richiedere che i valori di un campo precedono sempre i valori dell'altro campo, ad esempio StartDate è prima di EndDate.

  • Convalida in una maschera    Puoi usare la proprietà regola di convalida di un controllo in una maschera per specificare un criterio che deve soddisfare tutti i valori di input per il controllo. Il funzionamento della proprietà del controllo Valido se è analogo a quello di una regola di convalida campo. In genere viene usata una regola di convalida modulo invece di una regola di convalida campo se la regola si applica solo al modulo e non alla tabella, indipendentemente da dove viene usata.

Per altre informazioni, vedere limitare l'immissione di dati tramite le regole di convalida.

Inizio pagina

Uso di elenchi di valori e campi di ricerca

Esistono due tipi di dati di elenco in Access:

  • Elenchi di valori    Questi contengono un set di valori hardcoded che immetti manualmente. I valori si trovano nella proprietà origine riga del campo.

  • Campi di ricerca    Questi usano una query per recuperare i valori da un'altra tabella. La proprietà origine riga del campo contiene una query anziché un elenco hardcoded di valori. La query recupera i valori di una o più tabelle in un database. Per impostazione predefinita, il campo di ricerca presenta questi valori nella forma di un elenco. A seconda di come si imposta il campo di ricerca, è possibile selezionare uno o più elementi di tale elenco.

    Nota    I campi di ricerca possono confondere i nuovi utenti di Access perché un elenco di elementi viene visualizzato in un'unica posizione, ovvero l'elenco creato dai dati nel campo di ricerca, ma i dati possono trovarsi in un'altra posizione (la tabella che contiene i dati).

Per impostazione predefinita, in Access vengono visualizzati i dati dell'elenco in un controllo casella combinata, anche se è possibile specificare un controllo casella di riepilogo. Verrà visualizzata una casella combinata per presentare l'elenco e quindi quando si esegue una selezione si chiude. Una casella di riepilogo, invece, rimane aperta in qualsiasi momento.

Per modificare gli elenchi, è anche possibile eseguire il comando modifica voci di elenco oppure modificare i dati direttamente nella proprietà origine riga della tabella di origine. Quando si aggiornano i dati in un campo di ricerca, è possibile aggiornare la tabella di origine.

Se la proprietà Tipo origine riga della casella di riepilogo o della casella combinata è impostata su Elenco valori, è possibile modificare l'elenco di valori quando la maschera è aperta in visualizzazione Maschera  senza dover passare in visualizzazione Struttura o Layout, aprire la finestra delle proprietà e modificare la proprietà Origine riga per il controllo ogni volta che si deve apportare una modifica all'elenco. Per modificare l'elenco di valori, la proprietà Consenti modifiche a elenco valori della casella di riepilogo o della casella combinata deve essere impostata su .

Per altre informazioni, vedere creare un elenco di opzioni usando una casella di riepilogo o una casella combinata.

Impedire la modifica dell'elenco di valori in visualizzazione Maschera

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla maschera nel riquadro di spostamento e quindi scegliere Visualizzazione Struttura o Visualizzazione Layout.

  2. Fare clic sul controllo per selezionarlo e quindi premere F4 per visualizzare la finestra delle proprietà.

  3. Nella scheda Dati della finestra delle proprietà impostare la proprietà Consenti modifiche a elenco valori su No.

  4. Fare clic su file e quindi su Salvaoppure premere CTRL + S Callout 4 .

Specificare una maschera diversa per la modifica dell'elenco di valori

Per impostazione predefinita, in Access è disponibile una maschera incorporata per la modifica dell'elenco di valori. Se si preferisce usare una maschera diversa, è possibile immetterne il nome nella proprietà Maschera di modifica voci di elenco come illustrato di seguito:

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla maschera nel riquadro di spostamento e quindi scegliere Visualizzazione Struttura o Visualizzazione Layout dal menu di scelta rapida.

  2. Fare clic sul controllo per selezionarlo e quindi premere F4 per visualizzare la finestra delle proprietà.

  3. Nella scheda Dati della finestra delle proprietà fare clic sulla freccia dell'elenco a discesa nella casella della proprietà Maschera di modifica voci di elenco.

  4. Fare clic sulla maschera da usare per la modifica dell'elenco di valori.

  5. Fare clic sul file e quindi su Salvaoppure premere CTRL + S Callout 4 .

Esaminare un campo di ricerca in una maschera

  1. Aprire la maschera in visualizzazione layout o struttura.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul controllo casella di riepilogo o casella combinata e scegliere Proprietà.

  3. Nella finestra delle proprietà fare clic sulla scheda tutte e individuare le proprietà tipo origine riga e origine riga . La proprietà tipo origine riga deve contenere un elenco di valori o una tabella/querye la proprietà origine riga deve contenere un elenco di elementi separati da punti e virgola o da una query. Per avere più spazio, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla proprietà e scegli Zoom o premi MAIUSC + F2.

    In genere, gli elenchi di valori usano questa sintassi di base: "elemento"; " elemento";" elemento"

    In questo caso, l'elenco è un set di elementi racchiusi tra virgolette doppie e separati da punti e virgola.

    Seleziona query usa questa sintassi di base: Seleziona [table_or_query_name]. [ field_name] from [table_or_query_name].

    In questo caso la query contiene due clausole (SELECT e FROM). La prima clausola fa riferimento a una tabella o una query e un campo in tale tabella o query. La seconda clausola si riferisce solo alla tabella o alla query. Ecco un punto chiave da ricordare: le clausole SELECT non devono contenere il nome di una tabella o di una query, anche se è consigliabile e devono contenere il nome di almeno un campo. Tuttavia, tutte le clausole FROM devono fare riferimento a una tabella o una query. È quindi possibile trovare sempre la tabella di origine o la query di origine per un campo di ricerca leggendo la clausola FROM.

  4. Eseguire una delle operazioni seguenti.

    • Se si usa un elenco di valori, modificare gli elementi nell'elenco. Verificare che il contorno di ogni elemento sia racchiuso tra virgolette doppie e separare ogni elemento con un punto e virgola.

    • Se la query nell'elenco di ricerca fa riferimento a un'altra query, aprire la seconda query in visualizzazione struttura (fare clic con il pulsante destro del mouse sulla query nel riquadro di spostamento e scegliere visualizzazione struttura). Prendere nota del nome della tabella visualizzata nella sezione superiore della finestra di progettazione query e quindi passare al passaggio successivo.

      In caso contrario, se la query nel campo di ricerca fa riferimento a una tabella, prendere nota del nome della tabella e passare al passaggio successivo.

  5. Aprire la tabella in visualizzazione foglio datie quindi modificare gli elementi dell'elenco in base alle esigenze.

Esaminare un campo di ricerca in una tabella

  1. Aprire la tabella in Visualizzazione Struttura.

  2. Nella sezione superiore della griglia di struttura della query, nella colonna tipo di dati , fare clic o in altro modo posizionare lo stato attivo su qualsiasi campo di testo, numero o Sì/No.

  3. Nella sezione inferiore della griglia di struttura della tabella fare clic sulla scheda ricerca e quindi esaminare le proprietà tipo origine riga e origine riga .

    La proprietà tipo origine riga deve leggere un elenco di valori o una tabella/query. La proprietà origine riga deve contenere un elenco di valori o una query.

    Gli elenchi di valori usano questa sintassi di base: "elemento"; " elemento";" elemento"

    In questo caso, l'elenco è un set di elementi racchiusi tra virgolette doppie e separati da punti e virgola.

    In genere, seleziona query usa questa sintassi di base: Seleziona [table_or_query_name]. [ field_name] from [table_or_query_name].

    In questo caso la query contiene due clausole (SELECT e FROM). La prima clausola fa riferimento a una tabella o una query e un campo in tale tabella o query. La seconda clausola si riferisce solo alla tabella o alla query. Ecco un punto chiave da ricordare: le clausole SELECT non devono contenere il nome di una tabella o di una query, anche se è consigliabile e devono contenere il nome di almeno un campo. Tuttavia, tutte le clausole FROM devono fare riferimento a una tabella o una query. È quindi possibile trovare sempre la tabella di origine o la query di origine per un campo di ricerca leggendo la clausola FROM.

  4. Eseguire una delle operazioni seguenti.

    • Se si usa un elenco di valori, modificare gli elementi nell'elenco. Verificare che il contorno di ogni elemento sia racchiuso tra virgolette doppie e separare ogni elemento con un punto e virgola.

    • Se la query nel campo di ricerca fa riferimento a un'altra query, nel riquadro di spostamento aprire la seconda query in visualizzazione struttura (fare clic con il pulsante destro del mouse sulla query e scegliere visualizzazione struttura). Prendere nota del nome della tabella visualizzata nella sezione superiore della finestra di progettazione query e quindi passare al passaggio successivo.

      In caso contrario, se la query nel campo di ricerca fa riferimento a una tabella, prendere nota del nome della tabella e passare al passaggio successivo.

  5. Aprire la tabella in visualizzazione foglio datie quindi modificare gli elementi dell'elenco in base alle esigenze.

Inizio pagina

Eliminazione dei dati da un elenco di valori o da un campo di ricerca

Gli elementi nell'elenco di valori si trovano nella stessa tabella degli altri valori di un record. Al contrario, i dati in un campo di ricerca si trovano in una o più tabelle. Per rimuovere i dati da un elenco di valori, aprire la tabella e modificare gli elementi.

La rimozione dei dati da un elenco di ricerca richiede altri passaggi, che variano a seconda che la query per gli elenchi di ricerca usi i dati da una tabella o da un'altra query. Se la query per l'elenco di ricerca è basata su una tabella, identificare la tabella e il campo che contiene i dati visualizzati nell'elenco. Aprire quindi la tabella di origine e modificare i dati in questo campo. Se la query per l'elenco di ricerca è basata su un'altra query, è necessario aprire la seconda query, trovare la tabella di origine e il campo da cui la seconda query recupera i dati e modificare i valori in questa tabella.

Rimuovere i dati da un elenco di valori

  1. Aprire la tabella in Visualizzazione Struttura.

  2. Nella sezione superiore della griglia di struttura selezionare il campo della tabella che contiene l'elenco di valori.

  3. Nella sezione inferiore della griglia fare clic sulla scheda Ricerca e trovare la proprietà Origine riga.

    Per impostazione predefinita, gli elementi in un elenco di valori sono racchiusi tra virgolette doppie e il punto e virgola separa ogni elemento:"Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Se necessario, rimuovere gli elementi dall'elenco. Ricordare di eliminare le virgolette che si trovano intorno a ogni elemento eliminato. Inoltre, rimuovere il punto e virgola iniziale, non lasciare più punti e virgola consecutivi (;;) e, se si rimuove l'ultimo elemento dell'elenco, eliminare il punto e virgola finale.

    Importante    Se si elimina un elemento da un elenco di valori e i record della tabella usano già l'elemento eliminato, questo resta parte del record finché non viene modificato. Ad esempio, si supponga che la società abbia un magazzino nella città A, ma decide di vendere l'edificio. Se si rimuove "città A" dall'elenco dei magazzini, resterà comunque nella tabella finché non vengono modificati i valori.

Rimuovere i dati da un campo di ricerca

  1. Aprire la tabella in Visualizzazione Struttura.

  2. Nella sezione superiore della griglia di struttura selezionare il campo di ricerca.

  3. Nella sezione inferiore della griglia di struttura fare clic sulla scheda Ricerca e trovare le proprietà Tipo origine riga e Origine riga.

    La proprietà Tipo origine riga dovrebbe visualizzare Tabella/Query, mentre Origine riga deve contenere una query che fa riferimento a una tabella o a un'altra query. Le query per i campi di ricerca iniziano sempre con la parola Select.

    In genere, ma non sempre, una query di selezione usa questa sintassi di base: SELECT [nome_tabella_o_query].[nome_campo] FROM [nome_tabella_o_query].

    In questo caso la query contiene due clausole (SELECT e FROM). La prima clausola fa riferimento a una tabella e a un campo della tabella, mentre la seconda clausola fa riferimento esclusivamente alla tabella. Ricordare che: La clausola FROM indicherà sempre il nome della tabella o della query di origine. Le clausole SELECT non contengono sempre il nome di una tabella o di una query, anche se contengono sempre il nome di almeno un campo. Tuttavia, tutte le clausole FROM devono fare riferimento a una tabella o una query.

  4. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Se la query nel campo di ricerca fa riferimento a un'altra query, fare clic sul pulsante genera (nella scheda dati della finestra delle proprietà fare clic su Pulsante Generatore avanti) per aprire la query in visualizzazione struttura. Prendere nota del nome della tabella visualizzato nella sezione superiore della finestra Progettazione query, quindi procedere al passaggio 5.

    • Se la query nel campo di ricerca fa riferimento a una tabella, prendere nota del nome della tabella, quindi procedere al passaggio 5.

  5. Aprire la tabella di origine in visualizzazione foglio dati.

  6. Trovare il campo che contiene i dati usati nell'elenco di ricerca, quindi modificare i dati in base alle esigenze.

Inizio pagina

Influenza dei tipi di dati sul modo in cui si immettono i dati

Quando si progetta una tabella di database, è possibile selezionare un tipo di dati per ogni campo della tabella, un processo che consente di ottenere un'immissione di dati più accurata.

Visualizzare i tipi di dati

Eseguire una delle operazioni seguenti:

Usare la visualizzazione foglio dati

  1. Aprire la tabella in Visualizzazione Foglio dati.

  2. Nel gruppo formattazione della scheda campi esaminare il valore nell'elenco tipo di dati. Il valore cambia quando si posiziona il cursore nei vari campi della tabella:

    Elenco Tipo di dati

Usare la visualizzazione struttura

  1. Aprire la tabella in Visualizzazione Struttura.

  2. Esaminare la griglia di struttura. La sezione superiore della griglia Mostra il nome e il tipo di dati di ogni campo della tabella.

    Campi in visualizzazione Struttura

Influenza dei tipi di dati sull'immissione di dati

Il tipo di dati impostato per ogni campo della tabella fornisce il primo livello di controllo sul tipo di dati consentiti in un campo. In alcuni casi, ad esempio un campo di testo lungo, è possibile immettere i dati desiderati. In altri casi, ad esempio un campo numerazione automatica, l'impostazione del tipo di dati per il campo impedisce di immettere tutte le informazioni. La tabella seguente elenca i tipi di dati forniti da Access e descrive il modo in cui influenzano l'immissione di dati.

Per altre informazioni, vedere tipi di dati per i database desktop di Access e modificare o modificare l'impostazione del tipo di dati per un campo.

Tipo di dati

Effetto sull'immissione di dati

Testo breve

Tenere presente che, a partire da Access 2013, i tipi di dati Testo sono stati rinominati in Testo breve.

I campi testo breve accettano caratteri di testo o numerici, inclusi elenchi delimitati di elementi. Un campo di testo accetta un numero inferiore di caratteri rispetto a un campo di testo lungo, compreso tra 0 e 255 caratteri. In alcuni casi, è possibile usare le funzioni di conversione per eseguire calcoli sui dati in un campo di testo breve.

Testo lungo

Nota, a partire da Access 2013, i tipi di dati Memo sono stati rinominati in testo lungo.

È possibile immettere grandi quantità di testo e dati numerici in questo tipo di campo fino a 64.000 caratteri. Inoltre, imposta il campo per supportare la formattazione RTF, puoi applicare i tipi di formattazione che si trovano normalmente nei programmi di elaborazione di testo, ad esempio Word. Ad esempio, è possibile applicare tipi di carattere e dimensioni dei caratteri diversi a personaggi specifici nel testo e renderli in grassetto o in corsivo e così via. È anche possibile aggiungere tag HTML (Hypertext Markup Language) ai dati. Per altre informazioni, vedere inserire o aggiungere un campo RTF.

Inoltre, i campi di testo lunghi hanno una proprietà denominata solo accodamenti. Quando si Abilita la proprietà, è possibile aggiungere nuovi dati a un campo di testo lungo, ma non è possibile modificare i dati esistenti. La funzionalità è progettata per l'uso in applicazioni come i database di rilevamento dei problemi, in cui potrebbe essere necessario conservare un record permanente che rimane immodificabile. Quando si posiziona il cursore in un campo di testo lungo con la proprietà Accoda solo abilitata, per impostazione predefinita il testo nel campo scompare. Non è possibile applicare alcuna formattazione o altre modifiche al testo.

Come i campi di testo brevi, è anche possibile eseguire funzioni di conversione in base ai dati in un campo di testo lungo.

Numero

È possibile immettere solo i numeri in questo tipo di campo ed eseguire calcoli sui valori in un campo numerico.

Numero grande

Nota i tipi di dati con numero elevato sono disponibili solo nella versione in abbonamento Office 365 di Access.

È possibile immettere solo i numeri in questo tipo di campo ed eseguire calcoli sui valori in un campo con numero elevato.

Per altre informazioni, vedere Uso del tipo di dati Numero grande.

Data/Ora

È possibile immettere solo le date e le ore in questo tipo di campo. 

È possibile impostare una maschera di input per il campo (una serie di caratteri letterali e segnaposto visualizzati quando si seleziona il campo), è necessario immettere i dati negli spazi e nel formato forniti dalla maschera. Ad esempio, se viene visualizzata una maschera come MMM_DD_YYYY, è necessario digitare Oct 11 2017 negli spazi forniti. Non è possibile immettere un nome completo per il mese o un anno a due cifre. Per altre informazioni, vedere controllare i formati di immissione dati con le maschere di input.

Se non si crea una maschera di input, è possibile immettere il valore usando un formato di data o ora valido. Ad esempio, è possibile digitare 11 ott. 2017, 10/11/17, 11 ottobre, 2017 e così via.

È anche possibile applicare un formato di visualizzazione al campo. In questo caso, se non è presente alcuna maschera di input, è possibile immettere un valore in quasi tutti i formati, ma Access Visualizza le date in base al formato di visualizzazione. Ad esempio, è possibile immettere 10/11/2017, ma il formato di visualizzazione può essere impostato in modo che visualizzi il valore come 11-ott-2017.

Per altre informazioni, vedere inserire la data odierna.

Valuta

È possibile immettere solo i valori di valuta in questo tipo di campo. Non è inoltre necessario immettere manualmente un simbolo di valuta. Per impostazione predefinita, Access applica il simbolo di valuta (¥, £, $ e così via) specificato nelle impostazioni internazionali di Windows. È possibile modificare questo simbolo di valuta in modo che corrisponda a una valuta diversa, se necessario.

Contatore

Non è possibile immettere o modificare i dati in questo tipo di campo in qualsiasi momento. Access incrementa i valori in un campo di numerazione automatica ogni volta che si aggiunge un nuovo record a una tabella.

Valore calcolato

Non è possibile immettere o modificare i dati in questo tipo di campo in qualsiasi momento. I risultati di questo campo sono determinati da un'espressione definita. Access aggiorna i valori in un campo calcolato ogni volta che si aggiunge o si modifica un nuovo record in una tabella.

Sì/No

Quando si fa clic su un campo impostato su questo tipo di dati, in Access viene visualizzata una casella di controllo o un elenco a discesa, a seconda di come si formatta il campo. Se si formatta il campo per visualizzare un elenco, è possibile selezionare o No, vero o falsooppure attivato o disattivato dall'elenco, a seconda del formato applicato al campo. Non è possibile immettere i valori nell'elenco o modificare i valori nell'elenco direttamente da una maschera o da una tabella.

Oggetto OLE

Puoi usare questo tipo di campo quando vuoi visualizzare i dati da un file creato con un altro programma. Ad esempio, è possibile visualizzare un file di testo, un grafico di Excel o una presentazione di PowerPoint in un campo oggetto OLE.

Gli allegati consentono di visualizzare i dati da altri programmi in modo più rapido, semplice e flessibile.

Collegamento ipertestuale

Puoi immettere tutti i dati in questo tipo di campo e Access li avvolge in un indirizzo Web. Ad esempio, se si digita un valore nel campo, Access racchiude il testo con http://www.your_text. com. Se si immette un indirizzo Web valido, il collegamento funzionerà. In caso contrario, il collegamento comporterà un messaggio di errore.

Inoltre, la modifica dei collegamenti ipertestuali esistenti può risultare difficile, perché facendo clic su un campo collegamento ipertestuale con il mouse si avvia il browser e si passa al sito specificato nel collegamento. Per modificare un campo collegamento ipertestuale, selezionare un campo adiacente, usare la scheda o i tasti di direzione per spostarlo sul campo collegamento ipertestuale e quindi premere F2 per abilitare la modifica.

Allegato

Puoi allegare dati da altri programmi a questo tipo di campo, ma non puoi digitare o altrimenti immettere testo o dati numerici.

Per altre informazioni, vedere allegare file ed elementi grafici ai record nel database.

Ricerca guidata

La ricerca guidata non è un tipo di dati. Si usa invece la procedura guidata per creare due tipi di elenchi a discesa: elenchi di valori e campi di ricerca. Un elenco di valori usa un elenco delimitato di elementi immessi manualmente quando si usa la ricerca guidata. Questi valori possono essere indipendenti dagli altri dati o oggetti nel database.

Al contrario, un campo di ricerca usa una query per recuperare i dati da una o più delle altre tabelle di un database. Il campo di ricerca Visualizza quindi i dati in un elenco a discesa. Per impostazione predefinita, la ricerca guidata imposta il campo della tabella sul tipo di dati Number.

È possibile usare i campi di ricerca direttamente nelle tabelle e anche in maschere e report. Per impostazione predefinita, i valori in un campo di ricerca vengono visualizzati in un tipo di controllo elenco denominato casella combinata, ovvero un elenco con una freccia a discesa:

Elenco di ricerca vuoto

È anche possibile usare una casella di riepilogo in cui vengono visualizzati diversi elementi con una barra di scorrimento per visualizzare altri elementi:

Controllo Casella di riepilogo in una maschera

A seconda di come si imposta il campo di ricerca e la casella combinata, è possibile modificare gli elementi dell'elenco e aggiungere elementi all'elenco disattivando la proprietà limita a elenco del campo di ricerca.

Se non è possibile modificare direttamente i valori di un elenco, è necessario aggiungere o modificare i dati nell'elenco predefinito di valori oppure nella tabella che funge da origine per il campo di ricerca.

Infine, quando si crea un campo di ricerca, è possibile impostarlo facoltativamente per supportare più valori. Quando si esegue questa operazione, nell'elenco risultante viene visualizzata una casella di controllo accanto a ogni voce di elenco ed è possibile selezionare o deselezionare il numero di elementi necessario. Questa figura illustra un tipico elenco a più valori:

Elenco con casella di controllo.

Per informazioni sulla creazione di campi di ricerca multivalore e sull'uso degli elenchi risultanti, vedere creare o eliminare un campo multivalore.

Inizio pagina

Influenza delle proprietà dei campi della tabella sul modo in cui si immettono i dati

Oltre ai principi di progettazione che controllano la struttura di un database e i tipi di dati che controllano le operazioni che è possibile immettere in un dato campo, diverse proprietà dei campi possono anche influenzare l'immissione di dati in un database di Access.

Visualizzare le proprietà per un campo di tabella

Access consente di visualizzare le proprietà di un campo di tabella in due modi.

In visualizzazione foglio dati

  1. Aprire la tabella in Visualizzazione Foglio dati.

  2. Fare clic sulla scheda campi e usare i controlli del gruppo formattazione per visualizzare le proprietà per ogni campo della tabella.

In visualizzazione struttura

  1. Aprire la tabella in Visualizzazione Struttura.

  2. Nella parte inferiore della griglia fare clic sulla scheda generale , se non è già selezionata.

  3. Per visualizzare le proprietà di un campo di ricerca, fare clic sulla scheda ricerca .

Impatto delle proprietà sull'immissione dei dati

Nella tabella seguente sono elencate le proprietà che hanno un impatto maggiore sull'immissione di dati e spiegano in che modo influenzano l'immissione dei dati.

Proprietà

Posizione nella griglia di struttura della tabella

Valori possibili

Comportamento quando si tenta di immettere dati

Dimensione campo

Scheda Generale

0-255

Il limite di caratteri si applica solo ai campi impostati sul tipo di dati testo. Se si prova a immettere più del numero di caratteri specificato, il campo viene ritagliato.

Obbligatorio

Scheda Generale

Sì/No

Una volta attivata, questa proprietà impone di immettere un valore in un campo e Access non consente di salvare i nuovi dati finché non si completa un campo obbligatorio. Quando disattivato, il campo accetterà valori null, quindi il campo può rimanere vuoto.

Un valore null non è la stessa cosa di un valore zero. Zero è una cifra e "null" è un valore mancante, non definito o sconosciuto.

Consenti stringhe di lunghezza zero

Scheda Generale

Sì/No

Quando è attivata, è possibile immettere stringhe di lunghezza zero, ovvero stringhe che non contengono caratteri. Per creare una stringa di lunghezza zero, immettere una coppia di virgolette doppie nel campo ("").

Indicizzato

Scheda Generale

Sì/No

Quando si indicizza un campo di tabella, Access impedisce l'aggiunta di valori duplicati. Puoi anche creare un indice da più di un campo. In questo caso, puoi duplicare i valori in un campo, ma non in entrambi i campi.

Maschera di input

Scheda Generale

Set predefiniti o personalizzati di caratteri letterali e segnaposto

Una maschera di input impone l'immissione di dati in un formato predefinito. Le maschere vengono visualizzate quando si seleziona un campo di una tabella o di un controllo in una maschera. Ad esempio, supponiamo di fare clic su un campo data e vedere questo set di caratteri: MMM-DD-aaaa. Questa è una maschera di input. Impone di immettere i valori del mese come abbreviazioni di tre lettere, ad esempio ottobre, e il valore dell'anno come quattro cifre, ad es. ottobre-15-2017.

Le maschere di input controllano solo la modalità di immissione dei dati, non il modo in cui Access archivia o Visualizza i dati.

Per altre informazioni, vedere controllare i formati di immissione dati con le maschere di input e formattare un campo di data e ora.

Limita a elenco

Scheda ricerca

Sì/No

Abilita o Disabilita le modifiche apportate agli elementi in un campo di ricerca. Gli utenti talvolta provano a cambiare gli elementi in un campo di ricerca manualmente. Quando Access impedisce di modificare gli elementi di un campo, questa proprietà è impostata su . Se questa proprietà è abilitata ed è necessario modificare gli elementi di un elenco, è necessario aprire l'elenco (se si vuole modificare un elenco di valori) o la tabella che contiene i dati di origine per l'elenco (se si vuole modificare un campo di ricerca) e modificare i valori.

Consenti modifiche a elenco valori

Scheda ricerca

Sì/No

Abilita o Disabilita il comando modifica voci di elenco per gli elenchi di valori, ma non per i campi di ricerca. Per abilitare il comando per i campi di ricerca, immettere un nome di modulo valido nella proprietà della maschera modifica voci di elenco . Il comando Consenti modifiche elenco valori viene visualizzato in un menu di scelta rapida aperto facendo clic con il pulsante destro del mouse su un controllo casella di riepilogo o casella combinata. Quando si esegue il comando, viene visualizzata la finestra di dialogo modifica voci di elenco . In alternativa, se specifichi il nome di una maschera nella proprietà modifica modulo voci di elenco , Access avvia tale modulo invece di visualizzare la finestra di dialogo.

È possibile eseguire il comando modifica voci di elenco dai controlli casella di riepilogo e casella combinata presenti nei moduli e dai controlli casella combinata presenti in tabelle e set di risultati della query. I moduli devono essere aperti sia in visualizzazione struttura che in visualizzazione Sfoglia; le tabelle e i set di risultati della query devono essere aperti in visualizzazione foglio dati.

Maschera di modifica voci di elenco

Scheda ricerca

Nome di un modulo di immissione dati

Se si immette il nome di una maschera di immissione dati come valore in questa proprietà della tabella, tale modulo viene aperto quando un utente esegue il comando modifica voci di elenco . In caso contrario, viene visualizzata la finestra di dialogo modifica voci di elenco quando gli utenti eseguono il comando.

Inizio pagina

Usare gli aggiornamenti a cascata per modificare i valori di chiave primaria e esterna

Talvolta potrebbe essere necessario aggiornare un valore di chiave primaria. Se si usa la chiave primaria come chiave esterna, è possibile aggiornare automaticamente le modifiche tramite tutte le istanze figlio della chiave esterna.

Come promemoria, una chiave primaria è un valore che identifica in modo univoco ogni riga (record) in una tabella di database. Una chiave esterna è una colonna che corrisponde alla chiave primaria. In genere, le chiavi esterne si trovano in altre tabelle e consentono di creare una relazione (un collegamento) tra i dati nelle tabelle.

Supponiamo ad esempio di usare un numero ID prodotto come chiave primaria. Un numero di ID identifica in modo univoco un prodotto. Questo numero di ID viene usato anche come chiave esterna in una tabella di dati sugli ordini. In questo modo, puoi trovare tutti gli ordini che coinvolgono ogni prodotto, perché ogni volta che un utente inserisce un ordine per il prodotto, l'ID diventa parte dell'ordine.

Talvolta cambiano i numeri di ID (o altri tipi di chiave primaria). Quando si esegue questa operazione, è possibile modificare il valore della chiave primaria e modificare automaticamente la cascata in tutti i record figlio correlati. Puoi abilitare questo comportamento attivando l'integrità referenziale e gli aggiornamenti a cascata tra le due tabelle.

Ricordare queste regole importanti:

  • È possibile abilitare gli aggiornamenti a cascata solo per i campi chiave primaria impostati sui tipi di dati testo o numerico. Non è possibile usare gli aggiornamenti a cascata per i campi impostati sul tipo di dati numerazione automatica.

  • Puoi abilitare gli aggiornamenti a cascata solo tra tabelle con una relazione uno-a-molti.

Per altre informazioni sulla creazione di relazioni. vedere Guida alle relazioni tra tabelle e creare, modificare o eliminare una relazione.

Le procedure seguenti vanno di pari passo e spiegano come creare prima una relazione e quindi abilitare gli aggiornamenti a cascata per la relazione.

Creare la relazione

  1. Nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Strumenti database fare clic su Relazioni.

  2. Nel gruppo relazioni della scheda progettazione fare clic su Mostra tabella.

  3. Nella finestra di dialogo Mostra tabella selezionare la scheda tabelle , selezionare le tabelle che si desidera modificare, fare clic su Aggiungie quindi su Chiudi.

    È possibile premere MAIUSC per selezionare più tabelle oppure è possibile aggiungere ogni tabella singolarmente. Selezionare solo le tabelle sui lati "uno" e "molti" della relazione.

  4. Nella finestra relazioni trascinare la chiave primaria dalla tabella sul lato "uno" della relazione e rilasciarla nel campo chiave esterna della tabella sul lato "molti" della relazione.

    Verrà visualizzata la finestra di dialogo Modifica relazioni. La figura seguente mostra la finestra di dialogo:

    Finestra di dialogo Modifica relazioni con una relazione esistente

  5. Selezionare la casella di controllo Applica integrità referenziale e fare clic su Crea.

Abilitare gli aggiornamenti a cascata nelle chiavi primarie

  1. Nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Strumenti database fare clic su Relazioni.

  2. Verrà visualizzata la finestra relazioni e verranno visualizzati i join (visualizzati come linee di connessione) tra le tabelle del database. La figura seguente mostra una relazione tipica:

  3. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla linea di join tra le tabelle padre e figlio e scegliere Modifica relazione.

    Relazione tra due tabelle

    Verrà visualizzata la finestra di dialogo Modifica relazioni. La figura seguente mostra la finestra di dialogo:

    Finestra di dialogo Modifica relazioni

  4. Selezionare campi correlatiper l'aggiornamento a catena, verificare che la casella di controllo Applica integrità referenziale sia selezionata e quindi fare clic su OK.

Inizio pagina

Perché i numeri di ID a volte sembrano ignorare un numero

Quando si crea un campo impostato sul tipo di dati numerazione automatica, Access genera automaticamente un valore per il campo in ogni nuovo record. Il valore viene incrementato per impostazione predefinita, in modo che ogni nuovo record ottenga il successivo numero sequenziale disponibile. Lo scopo del tipo di dati numerazione automatica consiste nel fornire un valore appropriato per l'uso come chiave primaria. Per altre informazioni, vedere aggiungere, impostare, modificare o rimuovere la chiave primaria.

Quando si elimina una riga da una tabella che contiene un campo impostato sul tipo di dati numerazione automatica, il valore del campo contatore non viene sempre riutilizzato automaticamente. Per questo motivo, il numero che l'accesso genera potrebbe non essere il numero che si prevede di visualizzare e gli spazi vuoti potrebbero comparire nella sequenza di numeri di ID, ovvero in base alla progettazione. Devi fare affidamento solo sull'univocità dei valori in un campo di numerazione automatica e non sulla loro sequenza.

Inizio pagina

Aggiornamento in blocco dei dati tramite query

Le query di Accodamento, aggiornamento ed eliminazione sono potenti modi per aggiungere, modificare o rimuovere record in blocco. Inoltre, gli aggiornamenti in blocco sono più facili ed efficienti da eseguire quando si usano buoni principi della progettazione di database. L'uso di una query di Accodamento, aggiornamento o eliminazione può essere un risparmio di tempo perché è anche possibile riutilizzare la query.

Importante    Eseguire il backup dei dati prima di usare queste query. La creazione di un backup può aiutare a risolvere rapidamente eventuali errori che potrebbero inavvertitamente apportare.

Accodare query    Consente di aggiungere molti record a una o più tabelle. Uno degli usi più frequenti di una query di Accodamento consiste nell'aggiungere un gruppo di record da una o più tabelle in un database di origine a una o più tabelle in un database di destinazione. Supponiamo ad esempio di acquisire alcuni nuovi clienti e un database contenente una tabella di informazioni su tali clienti. Per evitare di immettere manualmente i nuovi dati, è possibile aggiungerli alla tabella o alle tabelle appropriate nel database. Per altre informazioni, vedere aggiungere record a una tabella usando una query di Accodamento.

Query di aggiornamento    Consente di aggiungere, modificare o eliminare parte (ma non tutte) di molti record esistenti. Le query di aggiornamento possono essere considerate un equivalente estremamente efficace della finestra di dialogo Trova e sostituisci. Si immette un criterio di selezione (l'equivalente grezzo di una stringa di ricerca) e un criterio di aggiornamento (l'equivalente grezzo di una stringa sostitutiva). Diversamente dalla finestra di dialogo, le query di aggiornamento possono accettare più criteri, consentire l'aggiornamento di un numero elevato di record in un unico passaggio e consentire di modificare i record in più di una tabella. Per altre informazioni, vedere creare ed eseguire una query di aggiornamento.

Eliminare query    Quando si vuole eliminare rapidamente molti dati o eliminare un set di dati regolarmente, un'eliminazione è utile perché le query consentono di specificare i criteri per individuare ed eliminare rapidamente i dati. Per altre informazioni, vedere modalità di aggiunta, modifica ed eliminazione di record.

Inizio pagina

Nota:  Questa pagina è stata tradotta automaticamente e potrebbe contenere errori di grammatica o imprecisioni. L'intento è quello di rendere fruibile il contenuto. Queste informazioni sono risultate utili' Questo è l'articolo in inglese per riferimento.

Amplia le tue competenze su Office
Esplora i corsi di formazione
Ottieni in anticipo le nuove caratteristiche
Partecipa al programma Office Insider

Queste informazioni sono risultate utili?

Grazie per il feedback!

Grazie per il tuo feedback! Potrebbe essere utile metterti in contatto con uno dei nostri operatori del supporto di Office.

×