Considerazioni di progettazione per l'aggiornamento dei dati

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Un database ben progettato non solo consente di garantire l'integrità dei dati, ma è più facile da mantenere e aggiornare. Un database di Access non è un file nello stesso senso di un documento di Microsoft Word o una presentazione di Microsoft PowerPoint. Si tratta invece di una raccolta di oggetti, ad esempio tabelle, maschere, report, query e così via, che devono collaborare per funzionare correttamente.

Gli utenti immettono i dati principalmente tramite controlli. Le operazioni eseguite con un determinato controllo variano a seconda del tipo di dati impostato per il campo della tabella sottostante, delle proprietà impostate per il campo e delle proprietà impostate per il controllo. Infine, è possibile usare tecniche di database aggiuntive come la convalida, i valori predefiniti, gli elenchi e le ricerche e gli aggiornamenti a cascata. 

Per altre informazioni sull'aggiornamento dei dati da un punto di vista dell'utente, vedere modalità di aggiunta, modifica ed eliminazione di record.

In questo articolo

Impatto della struttura del database sull'immissione dei dati

Le informazioni conservate in un database vengono archiviate nelle tabelle, che contengono i dati relativi a un determinato oggetto, ad esempio asset o contatti. Ogni record di una tabella contiene informazioni su un elemento, ad esempio un contatto specifico. Un record è costituito da campi, ad esempio nome, indirizzo e numero di telefono. Un record viene comunemente chiamato riga e un campo viene comunemente chiamato colonna. Questi oggetti devono essere conformi a un set di principi di progettazione o il database può funzionare in modo non corretto o non riesce. A sua volta, i principi di progettazione influiscono sulla modalità di immissione dei dati. Tenere presente quanto segue:

  • Tabelle    Access archivia tutti i dati in una o più tabelle. Il numero di tabelle che usi dipende dalla struttura e dalla complessità del database. Sebbene sia possibile visualizzare i dati in una maschera, in un report o nei risultati restituiti da una query, Access archivia i dati solo nelle tabelle e gli altri oggetti nel database sono creati sopra le tabelle. Ogni tabella deve essere basata su un oggetto. Ad esempio, una tabella di informazioni di contatto commerciale non deve contenere informazioni sulle vendite. In caso affermativo, trovare e modificare le informazioni corrette può diventare difficile, se non impossibile.

  • Tipi di dati    In genere, ognuno dei campi di una tabella accetta un solo tipo di dati. Ad esempio, non è possibile archiviare le note in un campo impostato per accettare i numeri. Se si prova a immettere testo in un campo di questo tipo, viene visualizzato un messaggio di errore. Tuttavia, questa non è una regola difficile e veloce. Ad esempio, è possibile archiviare i numeri (ad esempio i codici postali) in un campo impostato sul tipo di dati testo breve, ma non è possibile eseguire calcoli sui dati perché Access considera una porzione di testo.

    Con alcune eccezioni, i campi di un record devono accettare un solo valore. Ad esempio, non è possibile immettere più di un indirizzo in un campo dell'indirizzo. A differenza di Microsoft Excel, che consente di immettere un numero qualsiasi di nomi o indirizzi o immagini in una singola cella, a meno che non si imposti la cella in modo da accettare tipi di dati limitati. 

  • Campi multivalore    Access fornisce una funzionalità denominata campo multivalore per allegare più parti di dati a un singolo record e per creare elenchi che accettano più valori. È sempre possibile identificare un elenco multivalore perché in Access viene visualizzata una casella di controllo accanto a ogni voce di elenco. Ad esempio, è possibile allegare una presentazione di Microsoft PowerPoint e un numero qualsiasi di immagini a un record nel database. È anche possibile creare un elenco di nomi e selezionare il maggior numero di nomi in base alle esigenze. L'uso di campi multivalore potrebbe comportare l'interruzione delle regole della struttura del database perché è possibile archiviare più di un record per ogni campo di tabella. Tuttavia, Access applica le regole "dietro le quinte", memorizzando i dati in tabelle speciali nascoste.

  • Usare i moduli    In genere si creano maschere per semplificare l'uso di un database e per assicurarti che gli utenti immettano i dati in modo accurato. L'uso di un modulo per la modifica dei dati dipende dalla struttura del modulo. I moduli possono contenere un numero qualsiasi di controlli, ad esempio elenchi, caselle di testo, pulsanti e persino fogli dati. A sua volta, ognuno di tali controlli nella maschera legge i dati da o scrive i dati in un campo tabella sottostante.

Per altre informazioni, vedere nozioni fondamentali sulla progettazione di database e creare una tabella e aggiungere campi.

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Impostare un valore predefinito per un campo o un controllo

Se un numero elevato di record condivide lo stesso valore per un determinato campo, ad esempio una città o un paese/area geografica, è possibile risparmiare tempo impostando un valore predefinito per il controllo associato al campo o al campo stesso. Quando si apre una maschera o una tabella per creare un nuovo record, il valore predefinito viene visualizzato in tale controllo o campo.

In una tabella

  1. Aprire la tabella in Visualizzazione Struttura.

  2. Nella parte superiore della visualizzazione selezionare il campo.

  3. Nella parte inferiore della visualizzazione selezionare la scheda generale .

  4. Impostare la proprietà valore predefinito sul valore desiderato.

In una maschera

  1. Aprire la maschera in visualizzazione layout o struttura.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul controllo che si vuole usare e quindi scegliere Proprietà.

  3. Nella scheda dati impostare la proprietà valore predefinito sul valore desiderato.

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Utilizzo delle regole di convalida per limitare i dati

È possibile convalidare i dati nei database desktop di Access quando vengono immessi mediante le regole di convalida. Le regole di convalida possono essere configurate nella struttura della tabella o nella visualizzazione Foglio dati tabella. Esistono tre tipi di regole di convalida in Access:

  • Regola di convalida dei campi    È possibile usare una regola di convalida dei campi per specificare un criterio che deve soddisfare tutti i valori di campo validi. Non è necessario specificare il campo corrente come parte della regola, a meno che non si usi il campo in una funzione. Le restrizioni sui tipi di caratteri da immettere in un campo possono risultare più semplici usando una maschera di input. Ad esempio, un campo Data può avere una regola di convalida che non consente valori con date passate.

  • Regola di convalida record    È possibile usare una regola di convalida dei record per specificare una condizione che tutti i record validi devono soddisfare. Con questa regola si possono confrontare i valori in campi diversi. Ad esempio, un record con due campi data potrebbe richiedere che i valori di un campo precedono sempre i valori dell'altro campo (ad esempio, StartDate è before EndDate).

  • Convalida in una maschera    Puoi usare la proprietà della regola di convalida di un controllo in una maschera per specificare un criterio che deve soddisfare tutti i valori immessi nel controllo. Il funzionamento della proprietà del controllo Valido se è analogo a quello di una regola di convalida campo. In genere viene usata una regola di convalida modulo invece di una regola di convalida campo se la regola si applica solo al modulo e non alla tabella, indipendentemente da dove viene usata.

Per altre informazioni, vedere limitare l'input dei dati mediante le regole di convalida.

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Utilizzo di elenchi di valori e campi di ricerca

In Access sono disponibili due tipi di dati di elenco:

  • Elenchi di valori    Questi contengono un set hardcoded di valori immessi manualmente. I valori si trovano nella proprietà origine riga del campo.

  • Campi di ricerca    Questi usano una query per recuperare i valori da un'altra tabella. La proprietà origine riga del campo contiene una query anziché un elenco di valori hardcoded. La query recupera i valori di una o più tabelle in un database. Per impostazione predefinita, il campo di ricerca presenta questi valori nella forma di un elenco. A seconda di come si imposta il campo di ricerca, è possibile selezionare uno o più elementi da quell'elenco.

    Nota    I campi di ricerca possono confondere nuovi utenti di Access perché un elenco di elementi viene visualizzato in un'unica posizione (l'elenco creato da Access dai dati nel campo di ricerca), ma i dati possono essere risiedono in un'altra posizione (la tabella che contiene i dati).

Per impostazione predefinita, in Access vengono visualizzati i dati dell'elenco in un controllo casella combinata, anche se è possibile specificare un controllo casella di riepilogo. Verrà visualizzata una casella combinata per presentare l'elenco e quindi si chiuderà una volta effettuata una selezione. Una casella di riepilogo, al contrario, rimane sempre aperta.

Per modificare gli elenchi, è anche possibile eseguire il comando modifica voci di elenco oppure modificare i dati direttamente nella proprietà origine riga della tabella di origine. Quando si aggiornano i dati in un campo di ricerca, è possibile aggiornare la tabella di origine.

Se la proprietà Tipo origine riga della casella di riepilogo o della casella combinata è impostata su Elenco valori, è possibile modificare l'elenco di valori quando la maschera è aperta in visualizzazione Maschera  senza dover passare in visualizzazione Struttura o Layout, aprire la finestra delle proprietà e modificare la proprietà Origine riga per il controllo ogni volta che si deve apportare una modifica all'elenco. Per modificare l'elenco di valori, la proprietà Consenti modifiche a elenco valori della casella di riepilogo o della casella combinata deve essere impostata su .

Per altre informazioni, vedere creare un elenco di opzioni usando una casella di riepilogo o una casella combinata.

Impedire la modifica dell'elenco di valori in visualizzazione Maschera

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla maschera nel riquadro di spostamento e quindi scegliere Visualizzazione Struttura o Visualizzazione Layout.

  2. Fare clic sul controllo per selezionarlo e quindi premere F4 per visualizzare la finestra delle proprietà.

  3. Nella scheda Dati della finestra delle proprietà impostare la proprietà Consenti modifiche a elenco valori su No.

  4. Fare clic su file e quindi su Salvaoppure premere CTRL + S Icona del pulsante .

Specificare una maschera diversa per la modifica dell'elenco di valori

Per impostazione predefinita, in Access è disponibile una maschera incorporata per la modifica dell'elenco di valori. Se si preferisce usare una maschera diversa, è possibile immetterne il nome nella proprietà Maschera di modifica voci di elenco come illustrato di seguito:

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla maschera nel riquadro di spostamento e quindi scegliere Visualizzazione Struttura o Visualizzazione Layout dal menu di scelta rapida.

  2. Fare clic sul controllo per selezionarlo e quindi premere F4 per visualizzare la finestra delle proprietà.

  3. Nella scheda Dati della finestra delle proprietà fare clic sulla freccia dell'elenco a discesa nella casella della proprietà Maschera di modifica voci di elenco.

  4. Fare clic sulla maschera da usare per la modifica dell'elenco di valori.

  5. Fare clic sul file e quindi su Salvaoppure premere CTRL + S Icona del pulsante .

Esaminare un campo di ricerca in una maschera

  1. Aprire la maschera in visualizzazione layout o struttura.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul controllo casella di riepilogo o casella combinata e scegliere Proprietà.

  3. Nella finestra delle proprietà fare clic sulla scheda tutte e individuare le proprietà tipo origine riga e origine riga . La proprietà tipo origine riga deve contenere un elenco di valori o una tabella/querye la proprietà origine riga deve contenere un elenco di elementi separati da punti e virgola o una query. Per maggiore spazio, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla proprietà e scegliere Zoom o premere MAIUSC + F2.

    In genere, gli elenchi di valori usano questa sintassi di base: "elemento"; " elemento";" voce"

    In questo caso, l'elenco è un set di elementi racchiusi tra virgolette doppie e separati da punti e virgola.

    Selezionare query usare questa sintassi di base: selezionare [table_or_query_name]. [ field_name] from [table_or_query_name].

    In questo caso la query contiene due clausole (SELECT e FROM). La prima clausola si riferisce a una tabella o a una query e a un campo della tabella o della query. La seconda clausola si riferisce solo alla tabella o alla query. Ecco un punto fondamentale da ricordare: le clausole SELECT non devono contenere il nome di una tabella o di una query, anche se è consigliabile e devono contenere il nome di almeno un campo. Tuttavia, tutte le clausole FROM devono fare riferimento a una tabella o una query. In questo modo, puoi sempre trovare la tabella di origine o la query di origine per un campo di ricerca leggendo la clausola FROM.

  4. Eseguire una delle operazioni seguenti.

    • Se si usa un elenco di valori, modificare gli elementi nell'elenco. Verificare che il contorno di ogni elemento sia racchiuso tra virgolette doppie e separare ogni elemento con un punto e virgola.

    • Se la query nell'elenco di ricerca fa riferimento a un'altra query, aprire la seconda query in visualizzazione struttura (fare clic con il pulsante destro del mouse sulla query nel riquadro di spostamento e scegliere visualizzazione struttura). Prendere nota del nome della tabella che viene visualizzata nella sezione superiore della finestra di progettazione query e quindi procedere con il passaggio successivo.

      In caso contrario, se la query nel campo di ricerca fa riferimento a una tabella, prendere nota del nome della tabella e procedere con il passaggio successivo.

  5. Aprire la tabella in visualizzazione foglio datie quindi modificare le voci di elenco in base alle esigenze.

Esaminare un campo di ricerca in una tabella

  1. Aprire la tabella in Visualizzazione Struttura.

  2. Nella parte superiore della griglia di struttura della query, nella colonna tipo di dati , fare clic o spostare lo stato attivo su qualsiasi campo di testo, numero o Sì/No.

  3. Nella sezione inferiore della griglia di struttura della tabella fare clic sulla scheda ricerca e quindi esaminare le proprietà tipo origine riga e origine riga .

    La proprietà tipo origine riga deve leggere l' elenco dei valori o la tabella/query. La proprietà origine riga deve contenere un elenco di valori o una query.

    Gli elenchi di valori usano questa sintassi di base: "elemento"; " elemento";" voce"

    In questo caso, l'elenco è un set di elementi racchiusi tra virgolette doppie e separati da punti e virgola.

    In genere, le query di selezione usano questa sintassi di base: Select [table_or_query_name]. [ field_name] from [table_or_query_name].

    In questo caso la query contiene due clausole (SELECT e FROM). La prima clausola si riferisce a una tabella o a una query e a un campo della tabella o della query. La seconda clausola si riferisce solo alla tabella o alla query. Ecco un punto fondamentale da ricordare: le clausole SELECT non devono contenere il nome di una tabella o di una query, anche se è consigliabile e devono contenere il nome di almeno un campo. Tuttavia, tutte le clausole FROM devono fare riferimento a una tabella o una query. In questo modo, puoi sempre trovare la tabella di origine o la query di origine per un campo di ricerca leggendo la clausola FROM.

  4. Eseguire una delle operazioni seguenti.

    • Se si usa un elenco di valori, modificare gli elementi nell'elenco. Verificare che il contorno di ogni elemento sia racchiuso tra virgolette doppie e separare ogni elemento con un punto e virgola.

    • Se la query nel campo di ricerca fa riferimento a un'altra query, nel riquadro di spostamento aprire la seconda query in visualizzazione struttura (fare clic con il pulsante destro del mouse sulla query e scegliere visualizzazione struttura). Prendere nota del nome della tabella che viene visualizzata nella sezione superiore della finestra di progettazione query e quindi procedere con il passaggio successivo.

      In caso contrario, se la query nel campo di ricerca fa riferimento a una tabella, prendere nota del nome della tabella e procedere con il passaggio successivo.

  5. Aprire la tabella in visualizzazione foglio datie quindi modificare le voci di elenco in base alle esigenze.

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Eliminazione dei dati da un elenco di valori o da un campo di ricerca

Gli elementi nell'elenco di valori si trovano nella stessa tabella degli altri valori di un record. Al contrario, i dati in un campo di ricerca si trovano in una o più tabelle. Per rimuovere i dati da un elenco di valori, aprire la tabella e modificare gli elementi.

La rimozione dei dati da un elenco di ricerca richiede altri passaggi, che variano a seconda che la query per gli elenchi di ricerca usi i dati da una tabella o da un'altra query. Se la query per l'elenco di ricerca è basata su una tabella, identificare la tabella e il campo che contiene i dati visualizzati nell'elenco. Aprire quindi la tabella di origine e modificare i dati in questo campo. Se la query per l'elenco di ricerca è basata su un'altra query, è necessario aprire la seconda query, trovare la tabella di origine e il campo da cui la seconda query recupera i dati e modificare i valori in questa tabella.

Rimuovere i dati da un elenco di valori

  1. Aprire la tabella in Visualizzazione Struttura.

  2. Nella sezione superiore della griglia di struttura selezionare il campo della tabella che contiene l'elenco di valori.

  3. Nella sezione inferiore della griglia fare clic sulla scheda Ricerca e trovare la proprietà Origine riga.

    Per impostazione predefinita, gli elementi in un elenco di valori sono racchiusi tra virgolette doppie e il punto e virgola separa ogni elemento:"Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Se necessario, rimuovere gli elementi dall'elenco. Ricordare di eliminare le virgolette che si trovano intorno a ogni elemento eliminato. Inoltre, rimuovere il punto e virgola iniziale, non lasciare più punti e virgola consecutivi (;;) e, se si rimuove l'ultimo elemento dell'elenco, eliminare il punto e virgola finale.

    Importante    Se si elimina un elemento da un elenco di valori e i record della tabella usano già l'elemento eliminato, questo resta parte del record finché non viene modificato. Ad esempio, si supponga che la società abbia un magazzino nella città A, ma decide di vendere l'edificio. Se si rimuove "città A" dall'elenco dei magazzini, resterà comunque nella tabella finché non vengono modificati i valori.

Rimuovere i dati da un campo di ricerca

  1. Aprire la tabella in Visualizzazione Struttura.

  2. Nella sezione superiore della griglia di struttura selezionare il campo di ricerca.

  3. Nella sezione inferiore della griglia di struttura fare clic sulla scheda Ricerca e trovare le proprietà Tipo origine riga e Origine riga.

    La proprietà Tipo origine riga dovrebbe visualizzare Tabella/Query, mentre Origine riga deve contenere una query che fa riferimento a una tabella o a un'altra query. Le query per i campi di ricerca iniziano sempre con la parola Select.

    In genere, ma non sempre, una query di selezione usa questa sintassi di base: SELECT [nome_tabella_o_query].[nome_campo] FROM [nome_tabella_o_query].

    In questo caso la query contiene due clausole (SELECT e FROM). La prima clausola fa riferimento a una tabella e a un campo della tabella, mentre la seconda clausola fa riferimento esclusivamente alla tabella. Ricordare che: La clausola FROM indicherà sempre il nome della tabella o della query di origine. Le clausole SELECT non contengono sempre il nome di una tabella o di una query, anche se contengono sempre il nome di almeno un campo. Tuttavia, tutte le clausole FROM devono fare riferimento a una tabella o una query.

  4. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Se la query nel campo di ricerca fa riferimento a un'altra query, fare clic sul pulsante genera (nella scheda dati della finestra delle proprietà fare clic su Pulsante Generatore avanti) per aprire la query in visualizzazione struttura. Prendere nota del nome della tabella visualizzato nella sezione superiore della finestra Progettazione query, quindi procedere al passaggio 5.

    • Se la query nel campo di ricerca fa riferimento a una tabella, prendere nota del nome della tabella, quindi procedere al passaggio 5.

  5. Aprire la tabella di origine in visualizzazione foglio dati.

  6. Trovare il campo che contiene i dati usati nell'elenco di ricerca, quindi modificare i dati in base alle esigenze.

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Come i tipi di dati influiscono sul modo in cui vengono immessi i dati

Durante la progettazione di una tabella di database, è possibile selezionare un tipo di dati per ogni campo di tale tabella, un processo che consente di ottenere una maggiore precisione nell'immissione dei dati.

Visualizzare i tipi di dati

Eseguire una delle operazioni seguenti:

Usare la visualizzazione foglio dati

  1. Aprire la tabella in Visualizzazione Foglio dati.

  2. Nel gruppo formattazione della scheda campi esaminare il valore nell'elenco tipo di dati. Il valore cambia quando si posiziona il cursore nei vari campi della tabella:

    Elenco Tipo di dati

Usare la visualizzazione struttura

  1. Aprire la tabella in Visualizzazione Struttura.

  2. Guardare la griglia di struttura. La sezione superiore della griglia Mostra il nome e il tipo di dati di ogni campo di tabella.

    Campi in visualizzazione Struttura

Impatto dei tipi di dati sull'immissione di dati

Il tipo di dati impostato per ogni campo di tabella fornisce il primo livello di controllo sul tipo di dati consentiti in un campo. In alcuni casi, ad esempio un campo di testo lungo, è possibile immettere tutti i dati desiderati. In altri casi, ad esempio un campo numerazione automatica, l'impostazione del tipo di dati per il campo impedisce di immettere tutte le informazioni. La tabella seguente elenca i tipi di dati forniti da Access e descrive il modo in cui interessano l'immissione di dati.

Per altre informazioni, vedere tipi di dati per i database desktop di Access e modificare o modificare l'impostazione del tipo di dati per un campo.

Tipo di dati

Effetto sull'immissione di dati

Testo breve

Tenere presente che, a partire da Access 2013, i tipi di dati Testo sono stati rinominati in Testo breve.

I campi di testo brevi accettano i caratteri di testo o numerici, inclusi gli elenchi delimitati di elementi. Un campo di testo accetta un numero inferiore di caratteri rispetto a un campo di testo lungo, da 0 a 255 caratteri. In alcuni casi, è possibile usare le funzioni di conversione per eseguire calcoli sui dati in un campo di testo breve.

Testo lungo

Nota: a partire da Access 2013, i tipi di dati Memo sono stati rinominati in testo lungo.

È possibile immettere grandi quantità di dati di testo e numerici in questo tipo di campo fino a 64.000 caratteri. Inoltre, imposta il campo per supportare la formattazione RTF, puoi applicare i tipi di formattazione che trovi normalmente nei programmi di elaborazione di testo, ad esempio Word. Ad esempio, è possibile applicare tipi di carattere e dimensioni del carattere diversi a caratteri specifici del testo e renderli grassetto o corsivo e così via. È anche possibile aggiungere tag HTML (Hypertext Markup Language) ai dati. Per altre informazioni, vedere inserire o aggiungere un campo di testo RTF.

Inoltre, i campi di testo lunghi hanno una proprietà denominata solo accodamenti. Quando si Abilita la proprietà, è possibile aggiungere nuovi dati a un campo di testo lungo, ma non è possibile modificare i dati esistenti. La funzionalità è progettata per l'uso in applicazioni come i database di verifica dei problemi, in cui potrebbe essere necessario mantenere un record permanente che rimanga immodificabile. Quando si posiziona il cursore in un campo di testo lungo con la proprietà Accoda solo abilitata, per impostazione predefinita, il testo nel campo scompare. Non è possibile applicare alcuna formattazione o altre modifiche al testo.

Come i campi di testo corti, è anche possibile eseguire le funzioni di conversione rispetto ai dati in un campo di testo lungo.

Numero

È possibile immettere solo numeri in questo tipo di campo ed eseguire calcoli sui valori in un campo numerico.

Numero grande

Nota i tipi di dati numero grande sono disponibili solo nella versione dell'abbonamento a Office 365 di Access.

È possibile immettere solo numeri in questo tipo di campo ed eseguire calcoli sui valori in un campo numero grande.

Per altre informazioni, vedere Uso del tipo di dati Numero grande.

Data/Ora

È possibile immettere solo date e ore in questo tipo di campo. 

È possibile impostare una maschera di input per il campo (una serie di caratteri letterali e segnaposto che vengono visualizzati quando si seleziona il campo), è necessario immettere i dati negli spazi e il formato fornito dalla maschera. Se, ad esempio, viene visualizzata una maschera come MMM_DD_YYYY, è necessario digitare il 11 2017 di ottobre negli spazi forniti. Non è possibile immettere un nome intero per il mese o un anno a due cifre. Per altre informazioni, vedere controllare i formati di immissione dati con le maschere di input.

Se non si crea una maschera di input, è possibile immettere il valore usando un formato di data o ora valido. Ad esempio, è possibile digitare 11 ott. 2017, 10/11/17, ottobre 11, 2017 e così via.

È anche possibile applicare un formato di visualizzazione al campo. In questo caso, se non è presente alcuna maschera di input, è possibile immettere un valore in quasi tutti i formati, ma Access Visualizza le date in base al formato di visualizzazione. Ad esempio, è possibile immettere 10/11/2017, ma il formato di visualizzazione può essere impostato in modo che visualizzi il valore come 11-ott-2017.

Per altre informazioni, vedere inserire la data odierna.

Valuta

È possibile immettere solo i valori di valuta in questo tipo di campo. Inoltre, non è necessario immettere manualmente un simbolo di valuta. Per impostazione predefinita, Access applica il simbolo di valuta (¥, £, $ e così via) specificato nelle impostazioni internazionali di Windows. È possibile modificare il simbolo di valuta in modo che rispecchi una valuta diversa, se necessario.

Contatore

Non è possibile immettere o modificare i dati in questo tipo di campo in qualsiasi momento. Access incrementa i valori in un campo di tipo numerazione automatica ogni volta che si aggiunge un nuovo record a una tabella.

Valore calcolato

Non è possibile immettere o modificare i dati in questo tipo di campo in qualsiasi momento. I risultati di questo campo sono determinati da un'espressione definita. Access aggiorna i valori in un campo calcolato ogni volta che si aggiunge o si modifica un nuovo record in una tabella.

Sì/No

Quando si fa clic su un campo impostato su questo tipo di dati, in Access viene visualizzata una casella di controllo o un elenco a discesa, a seconda di come si formatta il campo. Se si formatta il campo per visualizzare un elenco, è possibile selezionare o No, vero o falsooppure attivato o disattivato dall'elenco, in base al formato applicato al campo. Non è possibile immettere valori nell'elenco o modificare i valori nell'elenco direttamente da una maschera o da una tabella.

Oggetto OLE

Questo tipo di campo viene usato quando si vogliono visualizzare i dati di un file creato con un altro programma. Ad esempio, è possibile visualizzare un file di testo, un grafico di Excel o una presentazione di PowerPoint in un campo oggetto OLE.

Gli allegati offrono un modo più veloce, semplice e flessibile per visualizzare i dati di altri programmi.

Hyperlink

È possibile immettere tutti i dati in questo tipo di campo e accedervi in un indirizzo Web. Ad esempio, se si digita un valore nel campo, Access racchiude il testo con http://www.YOUR_TEXT.com. Se immetti un indirizzo Web valido, il tuo link funzionerà. In caso contrario, il collegamento comporterà un messaggio di errore.

Inoltre, la modifica dei collegamenti ipertestuali esistenti può risultare difficoltosa in quanto fare clic su un campo collegamento ipertestuale con il mouse avvia il browser e si passa al sito specificato nel collegamento. Per modificare un campo collegamento ipertestuale, selezionare un campo adiacente, usare la scheda o i tasti di direzione per spostare lo stato attivo sul campo collegamento ipertestuale e quindi premere F2 per abilitare la modifica.

Allegato

È possibile allegare i dati di altri programmi a questo tipo di campo, ma non è possibile digitare o immettere altrimenti dati di testo o numerici.

Per altre informazioni, vedere allegare file e elementi grafici ai record nel database.

Ricerca guidata

La ricerca guidata non è un tipo di dati. Usare invece la procedura guidata per creare due tipi di elenchi a discesa: elenchi di valori e campi di ricerca. Un elenco di valori usa un elenco delimitato di elementi immessi manualmente quando si usa la ricerca guidata. Questi valori possono essere indipendenti da qualsiasi altro oggetto o dato nel database.

Al contrario, un campo di ricerca usa una query per recuperare i dati da una o più delle altre tabelle in un database. Nel campo di ricerca vengono quindi visualizzati i dati in un elenco a discesa. Per impostazione predefinita, la ricerca guidata imposta il campo Table sul tipo di dati Number.

È possibile usare i campi di ricerca direttamente nelle tabelle e anche in maschere e report. Per impostazione predefinita, i valori in un campo di ricerca vengono visualizzati in un tipo di controllo elenco denominato casella combinata, ovvero un elenco con una freccia a discesa:

Elenco di ricerca vuoto

È anche possibile usare una casella di riepilogo in cui sono visualizzati diversi elementi con una barra di scorrimento per visualizzare altri elementi:

Controllo Casella di riepilogo in una maschera

A seconda di come si imposta il campo di ricerca e la casella combinata, è possibile modificare gli elementi nell'elenco e aggiungere elementi all'elenco disattivando la proprietà Limit to list del campo di ricerca.

Se non è possibile modificare direttamente i valori in un elenco, è necessario aggiungere o modificare i dati nell'elenco di valori predefinito oppure nella tabella che funge da origine per il campo di ricerca.

Infine, quando crei un campo di ricerca, puoi facoltativamente impostarlo per supportare più valori. Quando si esegue questa operazione, l'elenco risultante Visualizza una casella di controllo accanto a ogni voce di elenco ed è possibile selezionare o deselezionare tutti gli elementi in base alle esigenze. Questa figura illustra un tipico elenco multivalore:

Elenco con casella di controllo.

Per informazioni sulla creazione di campi di ricerca multivalore e sull'uso degli elenchi risultanti, vedere creare o eliminare un campo multivalore.

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Impatto delle proprietà dei campi della tabella sulla modalità di immissione dei dati

Oltre ai principi di progettazione che controllano la struttura di un database e i tipi di dati che controllano gli elementi che è possibile immettere in un determinato campo, diverse proprietà dei campi possono anche influenzare la modalità di immissione dei dati in un database di Access.

Visualizzare le proprietà per un campo di tabella

In Access sono disponibili due modi per visualizzare le proprietà di un campo di tabella.

In visualizzazione foglio dati

  1. Aprire la tabella in Visualizzazione Foglio dati.

  2. Fare clic sulla scheda campi e usare i controlli nel gruppo formattazione per visualizzare le proprietà per ogni campo di tabella.

In visualizzazione struttura

  1. Aprire la tabella in Visualizzazione Struttura.

  2. Nella parte inferiore della griglia fare clic sulla scheda generale , se non è già selezionata.

  3. Per visualizzare le proprietà di un campo di ricerca, fare clic sulla scheda ricerca .

Impatto delle proprietà sull'immissione dei dati

La tabella seguente elenca le proprietà che hanno il maggiore impatto sull'immissione di dati e spiega il modo in cui interessano l'immissione dei dati.

Proprietà

Posizione nella griglia di struttura della tabella

Valori possibili

Comportamento quando si tenta di immettere i dati

Dimensione campo

Scheda Generale

0-255

Il limite di caratteri si applica solo ai campi impostati sul tipo di dati testo. Se si prova a immettere più di un numero di caratteri specificato, il campo li interrompe.

Obbligatorio

Scheda Generale

Sì/No

Una volta attivata, questa proprietà forza l'immissione di un valore in un campo e Access non consente di salvare i nuovi dati finché non si completa un campo obbligatorio. Al termine della disattivazione, il campo accetterà valori null, ovvero il campo può restare vuoto.

Un valore null non è la stessa cosa di un valore zero. Zero è una cifra e "null" è un valore mancante, non definito o sconosciuto.

Consenti stringhe di lunghezza zero

Scheda Generale

Sì/No

Una volta attivata, è possibile immettere stringhe di lunghezza zero, ovvero stringhe che non contengono caratteri. Per creare una stringa di lunghezza zero, immettere una coppia di virgolette doppie nel campo ("").

Indicizzato

Scheda Generale

Sì/No

Quando si indicizza un campo di una tabella, Access impedisce di aggiungere valori duplicati. È anche possibile creare un indice da più di un campo. In questo caso, puoi duplicare i valori in un campo, ma non in entrambi i campi.

Maschera di input

Scheda Generale

Set di caratteri letterali e segnaposto predefiniti o personalizzati

Una maschera di input impone di immettere i dati in un formato predefinito. Le maschere vengono visualizzate quando si seleziona un campo in una tabella o un controllo in una maschera. Si supponga ad esempio di fare clic su un campo di data e di visualizzare questo set di caratteri: MMM-DD-aaaa. Questa è una maschera di input. Impone di immettere i valori dei mesi come abbreviazioni di tre lettere, ad esempio ottobre e il valore dell'anno come quattro cifre, ad esempio ottobre-15-2017.

Le maschere di input controllano solo la modalità di immissione dei dati, non il modo in cui Access archivia o Visualizza i dati.

Per altre informazioni, vedere controllare i formati di immissione dati con le maschere di input e formattare un campo di data e ora.

Limite all'elenco

Scheda ricerca

Sì/No

Abilita o Disabilita le modifiche apportate agli elementi in un campo di ricerca. Gli utenti a volte provano a modificare gli elementi in un campo di ricerca manualmente. Quando Access impedisce di modificare gli elementi di un campo, questa proprietà è impostata su . Se questa proprietà è abilitata ed è necessario modificare gli elementi di un elenco, è necessario aprire l'elenco (se si vuole modificare un elenco di valori) oppure la tabella che contiene i dati di origine per l'elenco (se si vuole modificare un campo di ricerca) e modificarne i valori.

Consenti modifiche a elenco valori

Scheda ricerca

Sì/No

Abilita o Disabilita il comando modifica voci di elenco per gli elenchi di valori, ma non per i campi di ricerca. Per abilitare il comando per i campi di ricerca, immettere un nome di modulo valido nella proprietà del modulo modifica voci di elenco . Il comando Consenti modifiche a elenco valori viene visualizzato in un menu di scelta rapida aperto facendo clic con il pulsante destro del mouse su una casella di riepilogo o una casella combinata. Quando si esegue il comando, viene visualizzata la finestra di dialogo modifica voci di elenco . In alternativa, se si specifica il nome di un modulo nella proprietà del modulo modifica voci di elenco , verrà avviato il modulo invece di visualizzare la finestra di dialogo.

È possibile eseguire il comando modifica voci di elenco dai controlli casella di riepilogo e casella combinata presenti nelle maschere e dai controlli casella combinata presenti nelle tabelle e nei set di risultati della query. I moduli devono essere aperti in visualizzazione struttura o in visualizzazione Sfoglia; le tabelle e i set di risultati della query devono essere aperti in visualizzazione foglio dati.

Maschera di modifica voci di elenco

Scheda ricerca

Nome di un modulo di immissione dati

Se si immette il nome di una maschera di immissione dati come valore nella proprietà Table, il modulo verrà aperto quando un utente eseguirà il comando modifica voci di elenco . In caso contrario, viene visualizzata la finestra di dialogo modifica voci di elenco quando gli utenti eseguono il comando.

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Usare gli aggiornamenti a catena per modificare i valori di chiave primaria e esterna

A volte, potrebbe essere necessario aggiornare un valore di chiave primaria. Se si usa la chiave primaria come chiave esterna, è possibile aggiornare automaticamente le modifiche tramite tutte le istanze figlio della chiave esterna.

Come promemoria, una chiave primaria è un valore che identifica in modo univoco ogni riga (record) in una tabella di database. Una chiave esterna è una colonna che corrisponde alla chiave primaria. In genere, le chiavi esterne si trovano in altre tabelle e consentono di creare una relazione tra i dati delle tabelle.

Si supponga ad esempio di usare un numero ID prodotto come chiave primaria. Un numero ID identifica in modo univoco un prodotto. Si usa anche il numero ID come chiave esterna in una tabella di dati dell'ordine. In questo modo, puoi trovare tutti gli ordini che coinvolgono ogni prodotto, perché ogni volta che un utente inserisce un ordine per tale prodotto, l'ID diventa parte dell'ordine.

A volte, i numeri ID (o altri tipi di chiavi primarie) cambiano. In questo caso, puoi modificare il valore della chiave primaria e modificare automaticamente la catena in tutti i record figlio correlati. Puoi abilitare questo comportamento attivando l'integrità referenziale e gli aggiornamenti a catena tra le due tabelle.

Ricorda queste importanti regole:

  • È possibile abilitare gli aggiornamenti a catena solo per i campi chiave primaria impostati per i tipi di dati testo o numerico. Non è possibile usare gli aggiornamenti a catena per i campi impostati sul tipo di dati numerazione automatica.

  • È possibile abilitare gli aggiornamenti a catena solo tra tabelle con una relazione uno-a-molti.

Per altre informazioni sulla creazione di relazioni. vedere Guida alle relazioni tra tabelle e creare, modificare o eliminare una relazione.

Le procedure seguenti vengono gestite manualmente e spiegano come creare prima una relazione e quindi abilitare gli aggiornamenti a catena per la relazione.

Creare la relazione

  1. Nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Strumenti database fare clic su Relazioni.

  2. Nel gruppo relazioni della scheda progettazione fare clic su Mostra tabella.

  3. Nella finestra di dialogo Mostra tabella selezionare la scheda tabelle , selezionare le tabelle che si desidera modificare, fare clic su Aggiungie quindi su Chiudi.

    È possibile premere MAIUSC per selezionare più tabelle oppure è possibile aggiungere singolarmente ogni tabella. Selezionare solo le tabelle sui lati "uno" e "molti" della relazione.

  4. Nella finestra relazioni trascinare la chiave primaria dalla tabella sul lato "uno" della relazione e rilasciarla nel campo della chiave esterna della tabella sul lato "molti" della relazione.

    Verrà visualizzata la finestra di dialogo Modifica relazioni. La figura seguente mostra la finestra di dialogo:

    Finestra di dialogo Modifica relazioni con una relazione esistente

  5. Selezionare la casella di controllo Applica integrità referenziale e fare clic su Crea.

Abilitare gli aggiornamenti a catena in chiavi primarie

  1. Nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Strumenti database fare clic su Relazioni.

  2. Verrà visualizzata la finestra relazioni e i join (visualizzati come linee di connessione) tra le tabelle del database. La figura seguente mostra una relazione tipica:

  3. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla linea di join tra le tabelle padre e figlio e scegliere Modifica relazione.

    Relazione tra due tabelle

    Verrà visualizzata la finestra di dialogo Modifica relazioni. La figura seguente mostra la finestra di dialogo:

    Finestra di dialogo Modifica relazioni

  4. Selezionare campi correlatiper l'aggiornamento a catena, verificare che la casella di controllo Applica integrità referenziale sia selezionata e quindi fare clic su OK.

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Perché i numeri di ID a volte sembrano ignorare un numero

Quando si crea un campo impostato sul tipo di dati numerazione automatica, Access genera automaticamente un valore per il campo in ogni nuovo record. Il valore viene incrementato per impostazione predefinita, in modo che ogni nuovo record ottenga il successivo numero sequenziale disponibile. Lo scopo del tipo di dati numerazione automatica è fornire un valore idoneo per l'uso come chiave primaria. Per altre informazioni, vedere aggiungere, impostare, modificare o rimuovere la chiave primaria.

Quando si elimina una riga da una tabella che contiene un campo impostato sul tipo di dati numerazione automatica, il valore del campo numerazione automatica per tale riga non viene sempre riutilizzato automaticamente. Per questo motivo, il numero che l'accesso genera potrebbe non essere il numero previsto e gli spazi vuoti potrebbero essere visualizzati nella sequenza di numeri di ID, ossia in base alla progettazione. È necessario affidarsi solo all'univocità dei valori in un campo di tipo numerazione automatica e non alla relativa sequenza.

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Aggiornare i dati in blocco usando le query

Le query di Accodamento, aggiornamento ed eliminazione sono un modo potente per aggiungere, modificare o rimuovere record in blocco. Gli aggiornamenti in blocco sono inoltre più facili ed efficienti da eseguire quando si usano principi di progettazione di database. L'uso di una query di Accodamento, aggiornamento o eliminazione può essere un risparmio di tempo, perché è anche possibile riutilizzare la query.

Importante    Eseguire il backup dei dati prima di usare queste query. Avere un backup a disposizione può aiutarti a risolvere rapidamente gli eventuali errori che potresti inavvertitamente apportare.

Accodare query    Usare per aggiungere molti record a una o più tabelle. Uno degli usi più frequenti di una query di Accodamento consiste nell'aggiungere un gruppo di record da una o più tabelle in un database di origine a una o più tabelle in un database di destinazione. Si supponga ad esempio di acquisire alcuni nuovi clienti e un database contenente una tabella di informazioni su tali clienti. Per evitare di immettere manualmente i nuovi dati, è possibile aggiungerli alla tabella o alle tabelle appropriate nel database. Per altre informazioni, vedere aggiungere record a una tabella usando una query di Accodamento.

Query di aggiornamento    Usare per aggiungere, modificare o eliminare parte, ma non tutte, di molti record esistenti. Le query di aggiornamento possono essere considerate un equivalente estremamente efficace della finestra di dialogo Trova e sostituisci. Si immette un criterio di selezione (l'equivalente grezzo di una stringa di ricerca) e un criterio di aggiornamento (l'equivalente grezzo di una stringa sostitutiva). Diversamente dalla finestra di dialogo, le query di aggiornamento possono accettare più criteri, consentire l'aggiornamento di un numero elevato di record in un unico passaggio e consentire di modificare i record in più tabelle. Per altre informazioni, vedere creare ed eseguire una query di aggiornamento.

Elimina query    Quando si vuole eliminare rapidamente un numero elevato di dati o eliminare un set di dati regolarmente, un'eliminazione è utile perché le query consentono di specificare i criteri per trovare ed eliminare rapidamente i dati. Per altre informazioni, vedere modalità di aggiunta, modifica ed eliminazione di record.

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