Configurare una riunione Skype for Business in Outlook

Configurare una riunione Skype for Business in Outlook

È possibile utilizzare Outlook o Outlook Web App per pianificare una riunione Skype for Business, nello stesso modo in cui si pianificano normalmente le riunioni, ma con un paio di clic in più. Se l'account personale è configurato per le conferenze telefoniche con accesso esterno, la convocazione alla riunione Skype for Business includerà automaticamente le informazioni per la chiamata (numero di telefono e ID conferenza).

Per gli utenti di Skype for Business online: se non si usa un programma Outlook o Outlook Web App in un browser che supporta la versione completa di Outlook Web App, è possibile configurare nuove riunioni con Skype for Business Web Scheduler.

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Pianificare una riunione Skype for Business con Outlook

  1. Aprire Outlook e andare al calendario.

  2. Sulla scheda Home, nella sezione Riunione Skype, selezionare Nuova riunione Skype. Se non è visibile la sezione Riunione Skype, allora sarà necessario installare Skype for Business.

    Outlook, pulsante Nuova riunione di Skype

  3. Configurare la riunione seguendo la normale procedura:

    • Nella casella A digitare gli indirizzi di posta elettronica delle persone da invitare, separati da caratteri di due punti.

    • Nella casella Oggetto digitare un nome per la riunione.

    • Se sono previsti partecipanti di persona, selezionare Ricerca sala nella sezione Opzioni della scheda Riunione, quindi trovare una sala oppure digitare una posizione per la riunione nella casella Posizione, ad esempio una sala riunioni.

      Outlook, pulsante Ricerca sala

    • Selezionare un'ora di inizio e di fine.

      Note : 

      • Per cercare un orario disponibile per tutti, selezionare Assistente Pianificazione nella sezione Mostra della scheda Riunione.

      • Outlook, pulsante Assistente Pianificazione

  4. Digitare un ordine del giorno nell'area della riunione, prestando attenzione a non modificare le informazioni sulla riunione Skype for Business.

    Importante : 

    • Pianificare una riunione usando le opzioni predefinite, come è stato illustrato in questo documento, è utile soprattutto per le piccole riunioni interne informali con pochi colleghi. Per pianificare invece una riunione con persone esterne alla società o con molti partecipanti, occorre modificare le opzioni della riunione nel modo più adeguato alle esigenze specifiche, prima di inviare le convocazioni. Nella convocazione di riunione, nella sezione Riunione Skype della scheda Riunione, selezionare Opzioni riunione e selezionare le opzioni appropriate.

    • Outlook, pulsante Opzioni riunione

  5. (Facoltativo) Precaricare gli allegati per la riunione. In questo modo, quando i partecipanti accedono alla riunione, tutto sarà pronto per iniziare. Vedere Precaricare gli allegati per una riunione Skype for Business.

  6. (Facoltativo) Nella sezione Mostra della scheda Riunione selezionare Assistente Pianificazione per verificare di avere impostato l'orario migliore per la riunione.

  7. L'ultima cosa da fare è controllare le informazioni e selezionare Invia.

Configurare una riunione online tramite Outlook Web App

Per creare una convocazione a una riunione Skype for Business in Outlook Web App è necessario:

  1. Nel portale di Office 365, selezionare l'icona di avvio delle app, quindi su Calendario per aprire l'app Calendario.

    Aprire il calendario, Outlook Web App

  2. Selezionare il segno più (+) o Nuovo sotto l'icona di avvio delle app e compilare le informazioni sulla riunione come di consueto.

    Pulsante Nuovo sulla barra degli strumenti del calendario di Office 365
  3. Nella parte centrale della finestra della riunione, sopra l'area dei messaggi, selezionare Riunione online.

    Outlook Web App, pulsante Riunione online

    I dettagli per la partecipazione, ad esempio il collegamento Partecipa a riunione online, verranno visualizzati nell'area del messaggio. Se l'account è configurato per le conferenze telefoniche con accesso esterno, appare anche il collegamento Trova un numero locale.

    Outlook Web App, Partecipa a riunione online nella convocazione di riunione

    Note : La mancata visualizzazione del collegamento Riunione online può dipendere dai seguenti motivi:

    • Non si utilizza un browser che supporti la versione completa di Outlook Web App.

    • La sottoscrizione a Office 365 di cui si dispone non comprende Skype for Business.

    • È stato eseguito l'accesso come utente che non dispone di una licenza per Skype for Business.

  4. In caso di partecipanti in persona, da Posizione, digitare un luogo per la riunione, ad esempio una sala riunioni, oppure selezionare Aggiungi sala per trovare agevolmente una sala riunioni.

    Suggerimento : Per cercare un orario disponibile per tutti, selezionare Assistente Pianificazione nella parte superiore della finestra della riunione.

    Suggerimenti : 

    • Per visualizzare le impostazioni per stabilire chi ha accesso alla riunione online, chi deve attendere di essere ammesso alla riunione e chi può svolgere il ruolo di relatore durante la riunione, selezionare Impostazioni riunione online, sopra l'area del messaggio.

    • Pulsante delle impostazioni della riunione online in Outlook Web App

  5. (Facoltativo) Nell'area della riunione è possibile digitare un'agenda o altre informazioni sulla riunione, prestando attenzione a non modificare le informazioni sulla riunione online.

  6. (Facoltativo) Per aggiungere un'immagine o un allegato all'ordine del giorno, nella parte superiore della finestra della riunione selezionare Altre azioni (), Inserisci e quindi Allegati o file OneDrive oppure Immagini incorporate.

    Altre opzioni, allegati o immagini di Outlook Web App

  7. Nella parte superiore della finestra della riunione selezionare Invia.

Pianificare una riunione Skype for Business con Outlook

  1. Sul Mac, aprire Outlook e andare al calendario.

  2. Nella scheda Home selezionare Riunione.

    Pulsante Riunione in Outlook per Mac
  3. Nella pagina dell'invito, selezionare Riunione online > Aggiungi riunione online.

    Pulsate Riunione online in Outlook
  4. Per impostare le proprietà della riunione, selezionare Riunione online > Imposta autorizzazioni d'accesso.

    Impostazione delle autorizzazioni di accesso

    Impostare le autorizzazioni e informazioni desiderate per la riunione. Per salvare le impostazioni per le riunioni future, selezionare Ricorda le impostazioni.

    Pagina delle autorizzazioni riunione
  5. Configurare la riunione seguendo la normale procedura:

    • Nella casella A digitare gli indirizzi di posta elettronica delle persone da invitare, separati da caratteri di due punti.

    • Nella casella Oggetto digitare un nome per la riunione.

    • Se sono previsti partecipanti di persona, selezionare Ricerca sala nella sezione Opzioni della scheda Riunione, quindi trovare una sala, oppure digitare una posizione per la riunione nella casella Posizione, ad esempio una sala riunioni.

      Pulsante Ricerca sala in Outlook
    • Selezionare un'ora di inizio e di fine.

  6. Digitare un ordine del giorno nell'area della riunione, prestando attenzione a non modificare le informazioni sulla riunione Skype for Business.

  7. Controllare le informazioni e selezionare Invia.

Configurare una riunione online tramite Outlook Web App

Nota :  Per gli utenti di Skype for Business online: se non si usa un programma Outlook o Outlook Web App in un browser che supporta la versione completa di Outlook Web App, è possibile configurare nuove riunioni con Skype for Business Web Scheduler.

Per creare una convocazione a una riunione Skype for Business in Outlook Web App è necessario:

  1. Nel portale di Office 365, selezionare l'icona di avvio delle app, quindi su Calendario per aprire l'app Calendario

    Calendario dell'utilità di avvio dell'app Office 365
  2. Nella pagina del calendario, selezionare Nuovo > Evento calendario.

    Creare una nuova riunione online
  3. Nella pagina Configura un appuntamento, seleziona Aggiungi riunione Skype.

    Aggiungere una riunione Skype all'e-mail
  4. Inserire il titolo della riunione, la posizione (se saranno presenti partecipanti di persona) e gli orari di inizio e fine.

    Pagina Configura un appuntamento
  5. Scegliere i partecipanti, aggiungere l'ordine del giorno o altre informazioni sulla riunione, poi selezionare Invia.

Vedere anche

Impostare le opzioni per le riunioni Skype for Business

Modificare le impostazioni dei partecipanti alle riunioni Skype for Business

Precaricare gli allegati per una riunione Skype for Business

Avviare una conferenza telefonica Skype for Business

Iniziare a utilizzare Skype for Business per la messaggistica istantanea e le riunioni online

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