Configurazione della gestione dei record in posizione

Attivare la gestione dei record in posizione in SharePoint

Se non è già stato fatto, è necessario attivare la gestione dei record in posizione prima di poter eseguire queste attività. Se è stata attivata, ignorare questi passaggi.

1. Passare al sito principale.

2. Fare clic su impostazioni e quindi su Impostazioni sito

   In un sito SharePoint connesso al gruppo fare clic su Impostazioni, quindi su contenuto del sitoe quindi su Impostazioni sito.

3. In Amministrazione raccolta siti fare clic su Caratteristiche raccolta siti.

4. In Caratteristiche raccolta sitiindividuare la gestione dei record in posizione e fare clic su attiva.

Configurare la gestione dei record in posizione per una raccolta siti

Se la soluzione si estende in più siti, è possibile configurare le impostazioni di gestione dei record nei modi seguenti:

• Specificare i tipi di limitazioni da applicare ai documenti dichiarati come record.

• Specificare se tutti gli elenchi o tutte le raccolte di un sito consentono la dichiarazione manuale di record.

• Specificare a quali utenti è consentito dichiarare come record i documenti e annullare tali dichiarazioni.

Per configurare la gestione dei record in posizione per una raccolta siti

1. Passare al sito principale.

2. Fare clic su impostazioni e quindi su Impostazioni sito

   In un sito SharePoint connesso al gruppo fare clic su Impostazioni, quindi su contenuto del sitoe quindi su Impostazioni sito.

3. In Amministrazione raccolta siti fare clic su Impostazioni dichiarazione come record.

4. Nella sezione restrizioni record della pagina Impostazioni dichiarazione record selezionare l'opzione che specifica il tipo di restrizioni che verranno inserite in un elemento quando viene dichiarato un record. Questa impostazione non ha effetto sugli elementi già dichiarati come record.

   • Nessuna restrizione aggiuntiva    Questa opzione è utile se si desidera applicare ai record criteri di conservazione distinti rispetto agli altri elementi ma senza bloccare l'eliminazione o la modifica dei record.

   • Blocca eliminazione    Limitazione predefinita per il Centro record.

   • Blocca modifica ed eliminazione    Questa opzione è utile se si desidera bloccare completamente un documento e impedirne la modifica e l'eliminazione. Ai documenti viene associata l'icona del lucchetto per renderli visivamente riconoscibili come bloccati.

5. Nella sezione Disponibilità dichiarazione come record selezionare l'opzione che specifica se per impostazione predefinita è possibile dichiarare come record i documenti negli elenchi e nelle raccolte manualmente. Se l'opzione Non disponibile per tutte le posizioni per impostazione predefinitaè selezionata, è possibile dichiarare come record gli elementi solo tramite criteri o flusso di lavoro.

   Una delle opzioni della sezione Disponibilità dichiarazione come record consente di annullare la dichiarazione di un record. A questo scopo, in Dettagli conformità, accanto a Stato record, fare clic su Annulla dichiarazione come record. Viene richiesto di confermare l'operazione.

   Nota: L'opzione Annulla dichiarazione come record viene visualizzata solo per gli elementi precedentemente dichiarati come record.

6. Nella sezione Ruoli dichiarazione specificare i tipi di utenti che possono dichiarare elementi come record o annullare tali dichiarazioni.

   • Tutti gli amministratori e i collaboratori dell'elenco    Tutti gli utenti con l'autorizzazione Modifica elementi per un elenco possono dichiarare elementi come record o annullare tali dichiarazioni.

   • Solo gli amministratori dell'elenco    Solo gli utenti con l'autorizzazione Gestione elenchi possono dichiarare elementi come record o annullare tali dichiarazioni.

   • Solo le azioni dei criteri    Solo le azioni dei criteri o codice personalizzato in esecuzione come account di sistema può dichiarare elementi come record o annullare tali dichiarazioni.

7. Fare clic su OK.

Inizio pagina

Configurare la gestione dei record in posizione per un elenco o una raccolta

È possibile configurare le impostazioni di gestione dei record in modo da consentire o impedire la creazione di record all'interno di elenchi o raccolte specifiche di un sito. È inoltre possibile configurare elenchi e raccolte in modo che tutti gli elementi aggiunti al loro interno vengano automaticamente dichiarati come record.

Per configurare la gestione dei record in posizione per un elenco o una raccolta

1. Passare all'elenco o alla raccolta che si desidera configurare per la gestione dei record.

2. Per le raccolte, in Strumenti raccolta fare clic sulla scheda Raccolta. Per gli elenchi, in Strumenti elenco fare clic sulla scheda Elenco.

3. Sulla barra multifunzione Raccolta fare clic su Impostazioni raccolta. Per gli elenchi, fare clic su Impostazioni elenco.

   In SharePoint Online fare clic su Impostazioni e quindi su impostazioni elenco o Impostazioni raccolta.

   Nota: Se il pulsante della barra multifunzione a cui si fa riferimento nella procedura non è visualizzato, può essere necessario modificare la risoluzione dello schermo o le dimensioni della finestra del browser per espandere tutti i pulsanti della barra multifunzione disponibili. È inoltre possibile fare clic sul pulsante di gruppo per espandere la selezione di pulsanti del gruppo.

4. Nella pagina Impostazioni elenco fare clic su Impostazioni dichiarazione come record.

5. Nella sezione disponibilità dichiarazione record manuale della pagina Impostazioni dichiarazione record eseguire una delle operazioni seguenti:

   • Selezionare se si vuole usare l'impostazione predefinita della raccolta siti.

   • Consentire la dichiarazione manuale di record per l'elenco o la raccolta corrente.

   • Non consentire mai la dichiarazione manuale di record per l'elenco o la raccolta corrente.

6. Nella sezione Dichiarazione automatica selezionare se si desidera dichiarare automaticamente come record gli elementi aggiunti all'elenco o alla raccolta.

7. Fare clic su OK.