Configurare l'archiviazione e la condivisione di file in Office 365

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Ultima aprile 2 aggiornato, 2018

Uno dei modi migliori di configurare l'archiviazione e la condivisione dei file aziendali consiste nell'usare OneDrive for Business e un sito del team di Office 365 insieme. Questa soluzione è ideale per le piccole aziende con pochi dipendenti.

Office 365 include un sito del team di base utile per iniziare. È possibile iniziare subito ad archiviare file in OneDrive for Business e a collaborare sui file nel sito del team.

Dove archiviare i documenti in Office 365

  • OneDrive for Business è progettato per l'uso individuale, che prevede la condivisione occasionale di file. OneDrive for Business è ideale per l'archiviazione dei file personali.

  • Un sito del team di Office 365 è progettato per la collaborazione e la condivisione dei file su base continuativa. È ideale per l'archiviazione di file di cui sono proprietarie diverse persone o l'intero team e che possono essere usati in collaborazione.

Sia OneDrive for Business che i siti del team consentono a tutti gli utenti di un'organizzazione l'accesso da postazioni remote.

Diagramma che mostra come usare due tipi di spazi di archiviazione: OneDrive o siti del team

La tabella seguente fornisce consigli su cosa archiviare in ogni posizione quando si usa OneDrive for Business insieme ai siti del team di Office 365:

Posizione di archiviazione

Scopo

Cosa archiviare

OneDrive for Business

L'archiviazione di contenuto in OneDrive for Business equivale all'archiviazione di file nel computer: in entrambi i casi nessun altro può accedervi facilmente.

È ideale per l'archiviazione di file aziendali a cui si sta lavorando da soli.

File aziendali a cui gli altri membri del team non devono lavorare o accedere regolarmente.

Sito del team di Office 365

Un sito del team di Office 365 è analogo a un sito Web, ma per impostazione predefinita non è pubblico, bensì accessibile solo alle persone autorizzate.

È ideale per la condivisione e la collaborazione sui file.

Documenti condivisi a cui tutti i dipendenti possono accedere e su cui possono collaborare. Ad esempio, possono collaborare a una presentazione di PowerPoint, archiviare piani del team che possono essere aggiornati da tutti o pubblicare agende di riunioni.

Sito secondario di Office 365

Un sito secondario di Office 365 è una sorta di sezione distinta del sito del team con un aspetto univoco o autorizzazioni esclusive di accesso.

È ideale per la collaborazione e la condivisione di file con un cliente o un partner esterno all'azienda.

È anche consigliabile per l'archiviazione dei file che si desidera mantenere private rispetto al resto degli utenti nell'organizzazione che hanno accesso al sito del team. È possibile configurare un sito secondario in modo che solo si (e, se necessario, uno o due altri) possano accedervi.

Informazioni sulla creazione di un sito secondario.

File che si vuole condividere con persone esterne all'azienda.

File che si desidera mantenere private da altri utenti nell'organizzazione. È consigliabile, ad esempio archivio personale e qui informazioni finanziarie.

Raccolte siti di Office 365

Una raccolta siti di Office 365 è completamente distinta dal sito del team esistente.

Una raccolta siti con il proprio indirizzo e le autorizzazioni e può essere usata per la collaborazione interna o esterna.

Le aziende di medie e grandi dimensioni usano le raccolte siti nello stesso modo in cui le piccole aziende usano i siti secondari. Anche per una piccola azienda con esigenze di sicurezza avanzate e buone competenze tecniche può risultare utile creare una raccolta siti.

Archiviare gli stessi file condivisi in una raccolta siti a quanto avviene in un sito del team e sito secondario.

Procedura: Iniziare a utilizzare OneDrive for Business e il sito del team di Office 365 per l'archiviazione dei file e collaborazione in linea

Tempo stimato per completare la procedura: 5-10 minuti

Ogni persona che usa Office 365 in azienda ottiene spazio di archiviazione di OneDrive for Business. Invitare ognuna di queste persone ad archiviare qui i propri file di lavoro, se nessun altro ha necessità di usarli. Si può ad esempio archiviare una bozza di proposta, le note di una riunione o il testo di una demo da presentare.

È importante anche chiedere ai dipendenti di condividere la propria cartella OneDrive for Business con i colleghi. Nel caso infatti in cui un dipendente si ammalasse o lasciasse l'azienda, sarebbe difficile accedere ai suoi file archiviati in OneDrive for Business. Se però le cartelle di OneDrive for Business sono condivise, è sempre possibile accedere ai file se necessario.

Ecco come ogni membro del team accede al proprio OneDrive for Business e condivide la sua cartella.

Home page di Office 365

  1. Passare a office.com per accedere e accedere con il nome utente e la password.

  2. Nella home page Office 365 scegliere OneDrive.

  3. Se in OneDrive for Business è già presente una cartella Condivisi con tutti, aprirla. È la cartella in cui i membri del team devono archiviare i propri documenti di lavoro in OneDrive for Business. Scegliere Condividi e andare al passaggio successivo.

    In alternativa, se si dispone già di questa cartella, scegliere Nuovo> cartellae denominarla condivisi con tutti.

    Pulsante destro del mouse sulla cartella e scegliere condivisione.

    Cartella di condivisione di Office 365

  4. Per le informazioni sulla Mappa nel sito Web , leave la selezione predefinita tutti gli utenti con il collegamento possono visualizzare e modificare.

    Digitare i nomi o gli indirizzi di posta elettronica dei membri del team che si vuole avere accesso alla cartella e aggiungere un messaggio. È possibile includere il proprio indirizzo di posta elettronica per ottenere una copia del messaggio di posta elettronica che verrà inviato agli utenti concedere l'accesso a.

    Office 365 Invia collegamento alla cartella

  5. Dopo aver completato l'immissione di informazioni Mappa nel sito Web , scegliere Invia. Messaggio di posta elettronica viene inviata immediatamente alle persone di invitare.

    Finestra di dialogo mappa nel sito Web Office 365

  6. Ecco cosa messaggio di posta elettronica è simile alla data e l'invio. Include un Apri  collegare la cartella condivisi con tutti in modo che possano accedere ad esso.

    Posta elettronica di Office 365 Invia collegamento

Tempo stimato per completare la procedura: 5-10 minuti

Office 365 include un sito del team di base con alcune caratteristiche utili per iniziare. Solo le persone interne all'azienda possono accedere a questo sito Web interno.

Ecco come accedere al sito del team:

  1. Accedere a Office 365 e passare al sito del team mediante l'URL nome azienda https://<your >. sharepoint.com. Ad esempio: https://contoso.sharepoint.com

  2. Verrà visualizzato la home page del sito Web interno del team con un titolo predefinito < il nome del business > sito del Team. Questa pagina include:

    • Riquadri di caratteristiche utili per iniziare a personalizzare il sito del team.

    • Collegamenti sul lato sinistro per passare ad altre aree del sito del team.

    • Una raccolta documenti in cui archiviare e condividere i file con il team.

Home page del sito del Team di Office 365

Tempo stimato per completare la procedura: 20-30 minuti per un numero limitato di file

Per consentire di archiviare e condividere i file velocemente, il sito del team offre una posizione apposita per l'archiviazione dei file, detta raccolta documenti.

Ecco i passaggi per aggiungere i file:

  1. Nella Home page del sito del team, scegliere documenti dal menu di spostamento a sinistra. Verrà visualizzata la raccolta documenti.

    Office 365 Team sito: scegliere documenti

  2. Mentre ancora effettuato il Office 365, aprire Windows Esplora File dalla barra delle applicazioni o un'altra posizione. Passare al file da caricare nel sito del team.

    File di Office 365 Esplora File da caricare

  3. Selezionare i file da caricare nel sito del team e quindi trascinarli nella raccolta documenti.

    Raccolta documenti di SharePoint Office 365 - trascinamento della selezione

  4. Al termine, i file verranno archiviati nel sito del team e il computer.

    Raccolta documenti di SharePoint Office 365 - file caricati

  5. È possibile eliminare i file dal computer. Nel passaggio successivo, Passaggio 4: Sincronizzare i file online con il PC, si creerà una nuova posizione per questi file nel computer.

    Se si hanno molti file o file di grandi dimensioni da caricare nel sito del team, leggere questi suggerimenti sul caricamento di molti file o di file di grandi dimensioni in una raccolta.

    Se serve più spazio di archiviazione, vedere Modificare lo spazio di archiviazione per l'abbonamento.

Tempo stimato per completare la procedura: 20-30 minuti per un numero limitato di file

Dopo aver creato i file nel sito del team, è possibile impostare loro di eseguire la sincronizzazione con un PC o Mac. In questo modo, è possibile lavorare ai file dal PC o Mac invece di usare Microsoft Edge, Chrome oppure un altro browser. È anche utile disporre di una versione dei file sincronizzati nel computer in uso per le situazioni quando è necessario accedere a un file e non si è connessi a Internet.

Dopo aver sincronizzato i file con il computer, quando ci si connette a Internet i file vengono sincronizzati automaticamente ogni 10 minuti circa.

Ecco come sincronizzare i file archiviati nel sito del team con il desktop:

  1. Nella Home page del sito del team, scegliere documenti dal menu di navigazione. Verrà visualizzato per il raccolta documenti.

    Suggerimento: Quando si sincronizzano i file nel sito del team, sincronizzata ogni raccolta di file nel sito, non l'intero sito.

    Il Team di SharePoint Office 365 sito - scegliere documenti

  2. In SharePoint, scegliere Sincronizza per sincronizzare tutti i file. O selezionare i singoli file da sincronizzare.

    Office 365 SharePoint - sincronizzare i file

  3. Se viene richiesto di passare all'App, scegliere . (OneDrive for Business è il processo di sincronizzazione).

    Richiesta di App di Office 365 parametro
  4. Se viene quindi visualizzato un avviso di protezione, selezionare Consenti. Se si riceve una richiesta di immettere le credenziali Office 365, immettere il proprio ID utente Office 365 e la password.

  5. Al prompt di sincronizzare i file in questo PC , scegliere Avanti.

    Chiedi conferma sincronizzare i file di Office 365 SharePoint-
  6. Al termine della sincronizzazione, è possibile visualizzare i file nel computer in uso nella cartella del team. Piccola segno di spunta verde accanto al file significa che sia sempre aggiornato e è stata sincronizzata con il file nel sito del team.

    Sincronizzazione di SharePoint Office 365 - Esplora File

  7. Testare la sincronizzazione, passare alla cartella del team nel computer in uso e apertura di un file. Apportare modifiche e quindi scegliere Salva.

    Se si è connessi a Internet, potrebbe essere visualizzato un avviso che indica che il file viene salvato nel sito del team. Anche questo viene salvato nel computer in uso nello stesso momento. Se viene visualizzato il messaggio "Non è possibile caricare", provare di nuovo. In alcuni casi può causare l'interruzione della connessione Internet non coerente salvataggio.

    Congratulazioni! La configurazione dell'archiviazione e della collaborazione online per l'organizzazione è stata completata.

Procedure consigliate per l'archiviazione e condivisione di file

  • Piccole organizzazioni no profit: creare un sito del team di Office 365 in cui salvare i documenti condivisi, in modo da avere una posizione centralizzata in cui archiviare le informazioni. Si evita così di perdere informazioni durante gli spostamenti del personale, ad esempio in un altro reparto. Creare un sito secondario del team di Office 365 privato per archiviare file da mantenere privati e quindi non accessibili agli altri utenti dell'azienda, ad esempio file che contengono informazioni finanziarie e sul personale.

  • Imprese individuali: usare OneDrive for Business per archiviare i propri file e condividerli con i clienti caso per caso.

  • Imprese in compartecipazione: se si è comproprietari di un'azienda, è sempre possibile usare il proprio OneDrive for Business, ma occorre condividere direttamente i file con l'altro comproprietario e viceversa.

  • Aziende con clienti o partner esterni che devono poter accedere ai file: usare i siti secondari del team di Office 365 per archiviare e condividere documenti destinati a un cliente specifico. Poiché l'accesso al sito secondario è specifico del cliente e limitato al sito secondario stesso, non c'è il rischio che un cliente acceda accidentalmente a informazioni destinate a un altro cliente.

I file archiviati in OneDrive for Business sono accessibili solo al proprietario, a meno che non scelga di condividerli con altri. Per condividere i file, è possibile scegliere singole persone o tutti. È anche possibile creare cartelle distinte in OneDrive per scopi diversi, ad esempio cartelle pubbliche, private o per singoli progetti. Ogni cartella può essere condivisa con una persona o un gruppo diverso oppure con nessuno.

Per altre informazioni sulla condivisione, vedere anche Condividere file e cartelle in OneDrive for Business.

Per informazioni su come controllare quanto spazio di archiviazione è ancora disponibile in OneDrive for Business, vedere Gestire lo spazio di archiviazione in OneDrive for Business.

Anche se è possibile caricare quasi tutti i formati di file, alcuni possono non essere consentiti per due motivi, ossia per ragioni di sicurezza e perché i nomi file contengono caratteri non validi. I criteri di sicurezza di OneDrive for Business bloccano determinati tipi di file e un set ridotto di caratteri. Per altre informazioni sui formati di file non consentiti e i caratteri non validi, vedere Caratteri e tipi di file non validi in OneDrive for Business.

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