Configurare Content Organizer per la distribuzione di documenti

Configurare Content Organizer per la distribuzione di documenti

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Content Organizer è una caratteristica di SharePoint in grado di gestire automaticamente alcune attività importanti relative alle raccolte, pertanto consente di risparmiare tempo e di gestire una raccolta documenti in modo coerente.

Attività che Content Organizer può eseguire

Content Organizer può eseguire automaticamente le attività seguenti:

  • Distribuire documenti a raccolte o cartelle diverse    Content Organizer ha la funzione di smistare e distribuire i documenti. Ogni volta che viene caricato un documento, Content Organizer usa le regole esistenti per determinare la posizione in cui spostare il documento e quindi lo distribuisce alla raccolta o alla cartella corretta, che può trovarsi in un'altra raccolta siti. Le regole possono essere basate su una combinazione di tipi di contenuto e metadati.

  • Caricare tutti i documenti in una raccolta di rientro    È possibile configurare Content Organizer per inserire tutti i documenti caricati in una raccolta di riEntro, in cui è possibile immettere i metadati e completare un processo di invio.

  • Gestire la dimensione delle cartelle    È possibile configurare Content Organizer in modo che effettui il monitoraggio degli elementi presenti nelle cartelle e verifichi che nessuna cartella contenga un numero di elementi superiore a quello previsto. Per impostazione predefinita, questo limite è di 2500 elementi. Quando arriva l'elemento numero 2501, Content Organizer crea automaticamente una nuova cartella e ve lo inserisce. È comunque possibile specificare il numero di elementi che Content Organizer deve consentire in una singola cartella.

  • Gestire gli invii duplicati    Quando un documento viene caricato già presente nella raccolta, è possibile usare la versione di SharePoint o modificare il nome del file aggiungendo caratteri univoci. In questo modo si garantisce che sia il documento esistente che il duplicato vengano mantenuti.

  • Gestire i log di controllo    Content Organizer è in grado di mantenere i log di controllo relativi a un documento archiviato dopo che questo è stato distribuito.

Attivare la caratteristica Content Organizer per un sito

Per avere almeno le autorizzazioni di proprietario del sito, è necessario che siano abilitate le funzionalità di pubblicazione.

Per attivare la caratteristica Content Organizer per un sito

  1. Accedere al sito che si vuole configurare.

  2. Fare clic su Impostazioni Icona Impostazioni e quindi scegliere Impostazioni sito dal menu a discesa.

    Per SharePoint Online, fare clic su Impostazioni Icona Impostazioni , fare clic su contenuto del sito e quindi su Impostazioni sito.

  3. Nel gruppo Azioni sito della pagina Impostazioni sito fare clic su Gestisci caratteristiche sito.

  4. Accanto al nome della caratteristica Content Organizer fare clic su Attiva. Quando la caratteristica è attivata, nella colonna Stato viene visualizzata la parola Attiva.

    pulsante Abilita contenuto organzier

Configurare Content Organizer per la distribuzione di documenti

Nota:  Per configurare Content Organizer, è necessario disporre almeno delle autorizzazioni di proprietario del sito.

  1. Passare al sito per il quale si desidera configurare la distribuzione automatica di documenti a percorsi specifici con Content Organizer.

  2. Fare clic su Impostazioni Icona Impostazioni e quindi scegliere Impostazioni sito dal menu a discesa.

    Per SharePoint Online, fare clic su Impostazioni Icona Impostazioni , fare clic su contenuto del sito e quindi su Impostazioni sito.

  3. Nel gruppo Amministrazione sito fare clic su Impostazioni Content Organizer.

    Nota:  Il collegamento Impostazioni Content Organizer viene visualizzato solo se la caratteristica Content Organizer è attivata per il sito.

  4. Nella sezione Reindirizzamento utenti alla Raccolta documenti da organizzare selezionare la casella di controllo per applicare Content Organizer. In questo modo, gli utenti vengono reindirizzati automaticamente alla Raccolta documenti da organizzare quando provano a caricare un documento.

  5. Nella sezione Invio a un altro sito selezionare la casella di controllo per consentire l'uso di regole per la distribuzione dei documenti a un altro sito.

  6. Nella sezione Partizionamento cartella selezionare la casella di controllo Crea sottocartelle se la posizione di destinazione include troppi elementi per fare in modo che vengano create automaticamente sottocartelle quando per una posizione viene superato un determinato numero di elementi.

    • Nella casella Numero di elementi in una singola cartella digitare il numero massimo di documenti che possono essere creati in una cartella, superato il quale verrà creata una nuova cartella.

    • Nella casella Formato nome cartella specificare la convenzione di denominazione per le nuove cartelle che verranno create.

  7. Nella sezione Invii duplicati selezionare se per i duplicati dovrà essere usata la funzionalità di controllo delle versioni o se dovranno essere sempre aggiunti caratteri univoci ai nomi dei file degli elementi duplicati.

  8. Nella sezione Mantenimento del contesto selezionare la casella di controllo se si vogliono salvare i metadati o i log di controllo come voci di controllo per l'elemento o il documento inviato.

  9. Nella sezione Gestione regole immettere i nomi utente che sono responsabili delle regole nell'organizzazione. I responsabili delle regole devono avere le autorizzazioni Gestisci sito Web per accedere alla pagina di impostazione regole di Content Organizer. Per altre info, Vedi creare regole di Content Organizer perinstradare i documenti.

  10. Selezionare le caselle di controllo appropriate per impostare l'invio automatico di messaggi di posta elettronica ai responsabili delle regole. Content Organizer può inviare un messaggio di posta elettronica se un invio non rispetta una regola oppure ogni volta che riceve contenuto.

    Nota: La posta elettronica deve essere configurata dall'amministratore di SharePoint o di rete per il server o il servizio per consentire l'abilitazione di queste caselle di controllo.

  11. Nella sezione Punti di invio immettere le informazioni relative ad altri siti o ad altri software di posta elettronica in grado di inviare contenuto al sito corrente.

    Suggerimento:  In questa sezione viene fornito l'URL del servizio Web per l'invio del contenuto al sito nel caso in cui si voglia creare una soluzione per flussi di lavoro o personalizzata per inviare documenti da un sistema di posta elettronica.

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