È possibile utilizzare Microsoft Office SharePoint Server 2007 per connettere gli utenti di un'organizzazione a database esterni ai siti di SharePoint. Gli amministratori possono creare un pool centrale di connessioni a cui è possibile accedere facilmente e che possono essere riutilizzate da qualsiasi utente con le autorizzazioni necessarie. In tal modo, gli utenti possono visualizzare i dati e utilizzarli direttamente dall'interno di un sito di SharePoint e gli amministratori possono gestire più facilmente le connessioni.
Connessione a dati business esterni tramite raccolte connessioni dati
Le raccolte connessioni dati sono raccolte documenti di SharePoint centralizzate in cui sono archiviati file ODC (Office Data Connection). Ciascuno di questi file ODC include informazioni su come individuare l'origine dati esterna, connettersi a essa, eseguirvi query e accedervi. L'archiviazione centralizzata dei file ODC in una raccolta connessione dati consente la condivisione e la gestione di file di connessioni dati e l'esecuzione di ricerche negli stessi da un sito di SharePoint.
Microsoft Office SharePoint Server 2007 supporta le connessioni dati alle origini esterne seguenti:
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Cartella di lavoro di Microsoft Office Excel 2007
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Database di Microsoft Office Access
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Altra origine dati OLEDB o ODBC
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Database di Microsoft SQL Server
Condivisione dei dati in un'unica versione
La connessione iniziale a un'origine dati esterna viene eseguita tramite la raccolta connessioni dati per connettersi a un database. È quindi possibile analizzare la singola origine dei dati tramite Excel Services, ovvero un servizio condiviso di Office SharePoint Server 2007, e Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services. Queste tecnologie combinate consentono a tutti gli utenti dell'organizzazione di visualizzare sempre un insieme di valori e risultati delle formule coerenti provenienti da una cartella di lavoro master che utilizza informazioni ODC sicure e aggiornate.
1. Una cartella di lavoro master contiene dati finanziari cumulativi aggiornati regolarmente.
2. Al termine di ciascun trimestre fiscale viene pubblicata una cartella di lavoro.
3. Questa "versione unica" semplifica i processi decisionali e i confronti tra trimestri fiscali.
Gestione di origini dati esterne da un'unica posizione
La gestione di origini dati esterne risulta semplificata con Excel Services. Insieme alla raccolta connessioni dati, Excel Services offre una soluzione efficiente per gestire le connessioni di fogli di calcolo di Excel con origini dati esterne. Un foglio di calcolo ottiene la definizione di connessione dati (ODC) più recente da una raccolta connessioni dati e utilizza tale definizione per connettersi all'origine dati. Non solo i dati correnti risultano più rapidamente accessibili da parte degli utenti, ma la gestione dei dati disponibili e del formato utilizzato viene eseguita a livello locale e centrale nella raccolta connessioni dati.
Nota: Questo articolo fa riferimento a un sito di esempio di SharePoint creato da Adventure Works, una società fittizia che produce biciclette nonché componenti e accessori per biciclette.
Il reparto IT di Adventure Works, ad esempio, ha configurato un insieme di database comuni (ODC) a cui i dipendenti possono accedere. In tal modo, i dipendenti possono utilizzare la raccolta connessioni dati per visualizzare facilmente dati provenienti da origini dati diverse nei propri fogli di calcolo per operazioni di analisi.
Le raccolte connessioni dati semplificano le operazioni di manutenzione e gestione delle connessioni dati consentendo ai fogli di calcolo di connettersi a origini dati esterne e quindi di mantenere tali connessioni anche se le origini vengono rinominate o spostate in server diversi. Se una connessione viene modificata, è sufficiente aggiornarla nella raccolta connessioni dati anziché in tutti i singoli fogli di calcolo collegati all'origine dati iniziale. Configurando Excel Services per l'utilizzo di sole connessioni dati della raccolta connessioni dati, anziché utilizzare connessioni dirette a origini dati esterne, è possibile garantire che i fogli di calcolo si connettano esclusivamente a database autorizzati. Presso Adventure Works, ad esempio, se un'origine dati esterna deve essere spostata in un altro server, il reparto IT aggiorna semplicemente un file nella raccolta connessioni dati. La connessione dal foglio di calcolo viene aggiornata automaticamente con un'interruzione minima.
