Condividere i dati di Business Contact Manager con altri utenti

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Con Business Contact Manager per Outlook 2010 si e ai propri collaboratori possono condividere i dati aziendali importanti a tutti. Informazioni contenute nei record account, contatto commerciale, opportunità o progetto commerciale verrà archiviati in database Business Contact Manager. Autore del database è proprietario del database, che è possibile condividere il database.

Nota: Per un livello di sicurezza, tutti i dati che viene trasmessa tra database condiviso e database locale è crittografato.

Questo articolo descrive come condividere e su come interrompere la condivisione del database Business Contact Manager per Outlook.

Per saperne di più

Gestire l'accesso al database di Business Contact Manager

Gestire l'accesso al database di Business Contact Manager

Se si è il proprietario del database, è possibile condividere il database e concedere l'accesso agli utenti selezionati che hanno già presenti gli utenti del computer o che fanno parte del dominio. È inoltre possibile modificare gli utenti che hanno accesso al database.

Nota: Computer degli utenti possono essere membri del gruppo di lavoro stesso. Un dominio non è necessario condividere il database.

Utenti che hanno accesso al database di possano aggiornare i record, creare nuovi record e spostarli nella cartella Posta eliminata. Non eliminare definitivamente record.

Suggerimento: Se un utente non dispone dell'accesso alla rete ed è necessario accedere ai file che sono elencati nella cronologia comunicazioni dei record in un database condiviso, allegandovi i file nella sezione commenti anziché collegare i file alla cronologia comunicazioni. Si noti che le dimensioni massime sono 4 GB e i file allegati aumentano le dimensioni del database.

Proprietario del database, è possibile:

  • Scegliere di condividere o meno il database con altri utenti.

  • Concedere o negare l'accesso al database per i singoli utenti.

  • Modificare gli utenti che hanno accesso al database.

  • Eliminare il database.

  • Eseguire il backup del database.

  • Ripristinare un database di backup.

  • Eliminare definitivamente un record svuotando la cartella Posta eliminata.

    Nota: Qualsiasi utente può ripristinare un record che è ancora presente nella cartella Posta eliminata.

  • Verificare la presenza di errori e ripristinare il database.

Se si ha un amministratore per il computer, è possibile:

  • Aggiungere nuovi utenti al computer.

  • Accedere a tutti i database condivisi nel computer, inclusi i database creati da altri utenti.

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Condividere il database

Per condividere il database, seguire la procedura guidata Gestisci condivisione:

Importante: Per connettersi al database condiviso, ogni computer deve essere in esecuzione Business Contact Manager per Outlook 2010.

Passaggio 1: Scegliere di condividere i dati

Nota: Se nel computer è in esecuzione Microsoft Windows XP Home Edition, è possibile condividere il database con altri utenti.

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager e quindi fare clic sul pulsante Gestisci condivisione.

  3. Della procedura guidata di Gestire la condivisione della pagina Condividi o interrompere la condivisione di dati Business, fare clic su condivisione dei dati.

  4. Per condividere il database con i colleghi che utilizzano diversi computer, selezionare la casella di controllo con utenti che utilizzano altri computer della rete.

    The Manage Sharing wizard, on the Share or Stop Sharing Your Business Data page, with I want to share my data with users working on other computers in my network selected.

  5. Fare clic su Avanti.

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Passaggio 2: Decidere se si desidera modificare le impostazioni di posta elettronica collega e verifica

Esistono considerazioni sulla privacy e sicurezza quando si collega e verifica posta elettronica messaggi e si decide di condividere il database. Quando si è l'unico utente e si condivide il database in modo che sia possibile connettersi a tale da un altro computer, esistono problemi meno. Quando si condividono i dati con più utenti, tutte le informazioni del database vengono condivise con chiunque abbia accesso a tale.

Se si è l'unico utente che accede al database da più computer

Quando si è l'unico che utilizza il database, le considerazioni sulla protezione sono minime, ad esempio per mantenere la password di protezione. Abilitare qualsiasi indirizzo di posta elettronica per la posta elettronica collegamento e verifica, in quanto nessun utente può vedere i messaggi.

Nota: È necessario condividere il database di Business Contact Manager per usare una copia del database offline, ad esempio in un computer portatile, ma è ancora presente un solo utente del database. Per ulteriori informazioni su come lavorare offline, vedere lavorare offline con Business Contact Manager.

Se sono presenti più utenti del database

Quando si condivide un database di Business Contact Manager con altri utenti, sono disponibili diverse opzioni per gestire la posta elettronica collegamento e verifica impostazioni:

  • Modificare le impostazioni prima di condividere il database     Se già un collegamento record nel database nei messaggi di posta elettronica, è possibile modificare le impostazioni del collega e verifica in modo da includere solo i messaggi di posta elettronica che si desidera che altri utenti vedano ed è possibile eliminare messaggi di posta elettronica da ogni singolo record che non si desidera ad altri di visualizzare. Tutti gli utenti del database vedranno tutti i messaggi di posta elettronica collegato al database.

  • Mantenere le impostazioni come sono     Questo errore indica se uno qualsiasi dei messaggi sono automaticamente collegato, qualsiasi utente con accesso al database può visualizzare i messaggi collegati.

  • Deselezionare tutte le impostazioni     Ciò significa che non nuovi messaggi sono collegati, ma tutti i messaggi che sono stati collegati prima di eliminare le impostazioni comunque sarà disponibili per tutti gli utenti che hanno accesso al database.

Nota: Con una di queste opzioni, è possibile rimuovere eventuali messaggi di posta elettronica esistenti e gli elementi della cronologia comunicazioni che non si desidera ai propri collaboratori di visualizzare prima di condividere il database. Per ulteriori informazioni sull'eliminazione di elementi della cronologia comunicazioni, vedere tenere traccia delle comunicazioni con i clienti in Business Contact Manager.

Modificare le impostazioni di posta elettronica collega e verifica
per modificare le impostazioni di posta elettronica collega e verifica, fare clic su Annulla per chiudere la procedura guidata di Gestire la condivisione e quindi aprire la finestra di dialogo Gestisci collegamento e verifica. Per ulteriori informazioni sul collegamento e verifica dei messaggi di posta elettronica e la modifica delle impostazioni, vedere Collega e verifica messaggi di posta elettronica in Business Contact Manager.

Mantenere o cancellare le impostazioni di posta elettronica collega e verifica

the manage sharing wizard, on the e-mail link and track settings page, with i want to keep my current e-mail link and track settings selected.

  1. Nella procedura guidata di Gestire la condivisione, nella pagina Impostazioni posta elettronica collegamento e verifica eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Selezionare la casella di controllo da conservare le e-mail attuali impostazioni collega e verifica se non si desidera apportare le modifiche alle impostazioni prima di condividere il database.

    • Deselezionare la casella di controllo accanto a da conservare le e-mail attuali impostazioni collega e verifica se non si desidera mantenere le impostazioni da questo momento.

      Importante: Quando si condivide un database, tutte le informazioni in questo database vengono condivise con chiunque abbia accesso a tale. Se è stata configurata automatico collegamento e verifica dei messaggi di posta elettronica, tutti i messaggi di posta elettronica esistenti e futuri e altri elementi della cronologia comunicazioni che sono collegati con l'account e contatti commerciali sono disponibili a tutti gli utenti che hanno accesso al database. Se non si desidera condividere tutti i messaggi di posta elettronica esistenti ed elementi della cronologia comunicazioni, Rimuovi questi elementi prima di condividere il database. Per ulteriori informazioni sull'eliminazione di elementi della cronologia comunicazioni, vedere tenere traccia delle comunicazioni con i clienti in Business Contact Manager.

  2. Fare clic su Avanti.

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Passaggio 3: Selezionare gli utenti per il database

Per condividere il database con altri utenti, è necessario scegliere gli utenti che hanno l'esigenza di accesso al database. È possibile concedere l'accesso agli utenti che hanno già accesso al computer ed è possibile concedere l'accesso ai nuovi utenti.

Importante: Per connettersi al database condiviso, ogni computer deve essere in esecuzione Business Contact Manager per Outlook 2010.

Aggiungere gli utenti che hanno già accesso al computer
  • Nella procedura guidata di Gestire la condivisione, nella pagina Seleziona utenti selezionare la casella di controllo accanto ai nomi degli utenti con cui si desidera condividere il database e quindi fare clic su Avanti.

Aggiungere un utente che non è elencato nella pagina Seleziona utenti

Nota: Solo il proprietario del database può concedere l'accesso al database.

  1. Nella pagina Seleziona utenti, fare clic sul pulsante Aggiungi nuovo utente.

  2. Nella finestra di dialogo Aggiungi utente eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Se il computer fa parte di un gruppo di lavoro   

      1. Nella casella password provvisoria digitare password che si è certi che l'utente non abbia utilizzato in precedenza.
        Questa password temporanea può essere utilizzata una sola volta. La prima volta che al nuovo utente accede al database di Business Contact Manager, l'utente è richiesto di immettere la password temporanea e quindi digitare rete corrente o password locale. Da successivi ora, la password di rete concede l'accesso alla rete sia e al database.

        Nota: È necessario specificare una password provvisoria per ogni utente. Tutte le password utilizzate, provvisorie o permanenti, devono essere conformi agli standard di sicurezza della rete locale. La password non può essere vuota.

      2. Nella casella Conferma password digitare di nuovo la password provvisoria.

      3. Selezionare la casella di controllo Consenti all'utente di accedere a questo computer se si desidera che il nuovo utente disponga dell'autorizzazione per connettersi e disconnettersi dal computer in uso, oltre che per accedere ad altri file presenti nel computer, incluso il database.

    • Se il computer fa parte di un dominio   

      1. Digitare il nome del dominio che l'utente è un membro di.

      2. Digitare il Nome utente dell'utente a cui si desidera concedere l'accesso al computer. Questo nome deve essere stesso nome utente (o ID di accesso) che l'utente digita durante l'accesso alla rete.
        - Oppure -
        fare clic su Sfoglia per cercare il nome utente e il dominio.

  3. Fare clic su Avanti.

    Suggerimento: È possibile assegnare record ai colleghi che dispongono delle autorizzazioni di accesso al database condiviso. Ad esempio, se si desidera assegnare un Account a un collega che è stato concesso l'accesso al database, è possibile selezionare il nome del collaboratore nell'elenco assegnato a nella pagina Generale del record Account.

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Passaggio 4: Verificare che le impostazioni del computer consentirà ad altri utenti di accedere al database

Per condividere il database locale con altri utenti, potrebbe essere necessario regolare le impostazioni del computer per consentire l'accesso. È consigliabile che si consente l' Business Contact Manager per Outlook modificare queste impostazioni, ma è anche possibile deselezionare la casella di controllo accanto a tutte le impostazioni che non si desidera modificare.

Note: 

  • Si verrà visualizzata la pagina Selezionare impostazioni per la condivisione del Database solo se è selezionata l'opzione con utenti che utilizzano altri computer della rete nel primo passaggio della procedura guidata di Gestire la condivisione.

  • È necessario essere un amministratore ed effettuato l'accesso come amministratore, le modifiche da apportare o effettuare manualmente. Se non si è un amministratore, chiedere chi è un amministratore del computer per accedere come amministratore e apportare le modifiche del delegante.

  1. Della procedura guidata di Gestire la condivisione della pagina Selezionare impostazioni per la condivisione del Database, selezionare la casella di controllo desidera esaminare le impostazioni che verranno modificate per visualizzare un elenco di tutte le impostazioni che Business Contact Manager per Outlook cambierà.

  2. Fare clic su Avanti.

  3. In impostazioni che richiedono le modifiche, nella casella Impostazioni esaminare l'elenco delle impostazioni.

  4. Fare clic sul nome dell'elemento per visualizzare ulteriori dettagli accanto alla casella Impostazioni. Se non si desidera apportare le modifiche consigliate, deselezionare la casella di controllo accanto a tale impostazione.

  5. Per continuare, fare clic su Avanti.

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Passaggio 5: Completare la pagina finale della procedura guidata e concedere l'accesso al database

  1. Nella procedura guidata di Gestire la condivisione, nella pagina Concedere l'accesso al Database, in seguenti utenti avranno accesso al database, esaminare l'elenco di utenti avranno accesso al database condiviso al termine della procedura guidata.

  2. È possibile eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Se si desidera tornare indietro e apportare le modifiche, ad esempio aggiungere o rimuovere utenti, fare clic su Indietro.

    • Se si desidera consentire a tutti gli utenti possono accedere al database, fare clic su Fine.

    • Se non si desidera condividere il database, fare clic su Annulla.

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Passaggio 6: Assegnare il nome del computer e il nome di database per ogni utente

Dove trovare il nome del computer e il nome del database?   

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.

  3. Nella sezione Gestisci database, accanto al nome del Database, il nome del computer e il database assegnare un nome visualizzato (nome del computer\nome del database).

  4. Gli utenti saranno necessario anche informazioni sulla connessione al database condiviso.

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Aggiungere o rimuovere l'accesso un utente al database

Se il database è già condiviso, è possibile concedere ad altri utenti l'accesso al database o rimuovere l'accesso.

Suggerimento: È possibile assegnare record ai colleghi che dispongono delle autorizzazioni di accesso al database condiviso. Ad esempio, se si desidera assegnare un Account a un collega che è stato concesso l'accesso al database, è possibile selezionare il nome del collaboratore nell'elenco assegnato a nella pagina Generale del record Account.

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager e quindi fare clic sul pulsante Gestisci condivisione.

  3. Della procedura guidata di Gestire la condivisione della pagina Condividi il Database di Business Contact Manager, fare clic su Avanti.
    Casella agli utenti di accedere al computer sono elencati tutti gli utenti che hanno accesso al database condiviso.

    Nota: Per impostazione predefinita, gli amministratori nel computer in uso vengono visualizzati in questo elenco, ma gli amministratori di dominio non sono inclusi a meno che vengano aggiunti manualmente. Tutti gli utenti che un amministratore, indipendentemente dal fatto proprio account utente viene visualizzato nell'elenco, accedere a tutti i dati. Per gli amministratori di informazioni, vedere come sapere se hanno privilegi di amministratore?.

  4. Eseguire le operazioni seguenti:

    • Selezionare la casella di controllo accanto ai nomi degli utenti con cui si desidera condividere il database.

    • Deselezionare la casella di controllo accanto ai nomi degli utenti per cui si desidera rimuovere l'accesso.

    • Per aggiungere un utente che non è elencato nella pagina, fare clic sul pulsante Aggiungi nuovo utente e quindi seguire le istruzioni nella finestra Aggiungi un utente che non è elencato nella pagina utenti selezionare in questo articolo.

      Nota: È necessario essere il proprietario del database per aggiungere un nuovo utente all'elenco.

  5. Fare clic su Avanti e quindi completare la procedura guidata.

  6. Assegnare il nome del computer e il nome del database per ogni utente.

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Interrompere la condivisione del database

Nota: Se si interrompe la condivisione del database con i colleghi che dispongono di record assegnato, il campo assegnata a su tali record verrà lasciato vuoto.

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager e quindi fare clic sul pulsante Gestisci condivisione.

  3. Della procedura guidata di Gestire la condivisione della pagina di Condividere il Database di Business Contact Manager, fare clic su non si desidera condividere dati.

    The Manage Sharing wizard, on the Share or Stop Sharing Your Business Data page, with I do not want to share my data selected.

  4. Fare clic su Avanti e quindi completare la procedura guidata.

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