Condividere file o cartelle di SharePoint

I file archiviati in un sito di SharePoint sono in genere disponibili per tutti gli utenti con autorizzazioni per il sito, ma è consigliabile condividere file o cartelle specifici con persone che non hanno accesso al sito in altro modo. Quando si condividono file e cartelle, si può decidere se consentire agli utenti di modificarli o solo di visualizzarli. È possibile vedere gli utenti con cui si condivide un file di SharePointe interrompere la condivisione di file o cartelle di SharePoint o modificare le autorizzazioniin qualsiasi momento.

(Si vuole condividere l'intero sito?)

Condividere un file o una cartella

Ecco come condividere file o cartelle in SharePoint:

  1. Selezionare il file o la cartella da condividere e quindi scegliere Condividi.

    Screenshot della finestra di dialogo di condivisione con un collegamento di condivisione per le persone all'interno dell'organizzazione.

  2. Opzionale Fare clic sull'elenco a discesa per cambiare il tipo di collegamento. Si apre il riquadro dei dettagli, dove è possibile specificare chi può accedere al collegamento e se le persone con cui si condivide l'elemento possono modificarlo.

    Opzioni di Per chi vuoi che questo collegamento funzioni? (variano in base alle impostazioni dell'amministratore):

    • Tutti consente l'accesso a chiunque riceva questo collegamento, sia direttamente sia inoltrato da un altro utente. Possono essere incluse anche persone esterne all'organizzazione.

      Nota: Questa opzione non è disponibile in SharePoint Server 2019.

    • Persone di <nome organizzazione> consente di accedere al file a qualsiasi persona interna all'organizzazione che abbia il collegamento, che l’abbia ricevuto direttamente o sia stato inoltrato da un altro utente.

    • L'opzione Persone con accesso esistente può essere usata dalle persone che hanno già accesso al documento o alla cartella. Usare questa opzione se si vuole inviare un collegamento a un utente che ha già accesso. 

    • Persone specifiche consente l'accesso solo alle persone specificate, sebbene anche altre persone possano già avere accesso. Se qualcuno inoltra l'invito alla condivisione, solo le persone che hanno già accesso all'elemento potranno usare il collegamento.

    Nota: Se un'opzione di condivisione è stata disattivata, gli amministratori dell'organizzazione potrebbero averli limitati. Ad esempio, possono scegliere di disabilitare l'opzione chiunque per evitare che i collegamenti utilizzabili vengano inoltrati ad altri utenti.

    Per impostazione predefinita, Consenti modifica è selezionato. Se si vuole consentire agli altri solo di visualizzare i file, deselezionare la casella di controllo.

    Al termine, fare clic su Applica.

  3. Immettere i nomi delle persone con cui condividere e aggiungere eventualmente un messaggio.

  4. Quando si è pronti per inviare il collegamento, fare clic su Invia.

Nota: Quando si condivide un file, se si seleziona l'opzione Outlook , questo consente solo di includere un collegamento al file nel messaggio di posta elettronica. Se si vuole allegare il file effettivo, è necessario scaricare una copia locale da SharePoint e quindi allegare il file al messaggio di posta elettronica.

Ottenere un collegamento a un file o a una cartella che è possibile copiare

Un altro modo per condividere un elemento consiste nell'ottenere un collegamento a un file o a una cartella da copiare e incollare in un SMS o in un sito Web. Le persone con cui si condivide il collegamento possono anche inoltrarlo ad altri.

  1. In SharePoint fare clic su copia collegamento. Il collegamento viene copiato automaticamente negli Appunti.

    Screenshot della finestra di dialogo Copia collegamento

  2. Opzionale Fare clic sull'elenco a discesa per cambiare il tipo di collegamento. Si apre il riquadro Dettagli, dove è possibile specificare chi può accedere al collegamento e se le persone con cui si condivide l'elemento possono modificarlo.

    Opzioni di Per chi vuoi che questo collegamento funzioni? (variano in base alle impostazioni dell'amministratore):

    • Tutti consente l'accesso a chiunque riceva questo collegamento, sia direttamente sia inoltrato da un altro utente. Possono essere incluse anche persone esterne all'organizzazione.

    • Persone di <nome organizzazione> consente di accedere al file a qualsiasi persona interna all'organizzazione che abbia il collegamento, che l’abbia ricevuto direttamente o sia stato inoltrato da un altro utente.

    • L'opzione Persone con accesso esistente può essere usata dalle persone che hanno già accesso al documento o alla cartella. Tale opzione non implica la modifica delle autorizzazioni per l'elemento. Usare questa opzione se si vuole inviare un collegamento a un utente che ha già accesso. 

    • Persone specifiche consente l'accesso solo alle persone specificate, sebbene anche altre persone possano già avere accesso. Se qualcuno inoltra l'invito alla condivisione, solo le persone che hanno già accesso all'elemento potranno usare il collegamento.

    Per impostazione predefinita, Consenti modifica è selezionato. Se si vuole consentire agli altri solo di visualizzare i file, deselezionare la casella di controllo. Questo problema può essere ulteriormente limitato selezionando l'opzione per bloccare il download, che indica che non è possibile salvare una copia locale.

    Al termine, fare clic su Applica.

  3. Incollare il collegamento (CTRL+V) nella posizione desiderata, ad esempio in un SMS o in un sito Web.

Note: 

  • L'autorizzazione concessa tramite un collegamento di condivisione ha una durata limitata alla durata del collegamento stesso. Ad esempio, quando un collegamento viene disabilitato, l'accesso viene revocato (benché le persone possano ancora accedere al file tramite altri mezzi).

  • Quando l'opzione Consenti modifica è selezionata, dopo l'accesso le persone all'interno dell'organizzazione possono modificare, copiare o scaricare i file. Quando l'opzione Consenti modifica non è selezionata, le persone all'interno dell'organizzazione possono visualizzare i file e potrebbero essere in grado di copiarli o scaricarli.

  • Gli amministratori di siti possono limitare la condivisione in modo da consentire la condivisione di file e siti solo ai proprietari.

  • Se gli amministratori del sito non hanno limitato la condivisione ai proprietari dei siti, qualsiasi utente con autorizzazioni di modifica per un file o una cartella può condividere il file o la cartella con altri utenti facendo clic su Condividi o copia collegamento. Gli utenti che non dispongono delle autorizzazioni di modifica possono usare copia collegamento per ottenere un collegamento che funzionerà per gli utenti che dispongono già delle autorizzazioni per il file o la cartella.

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