Condividere file di SharePoint o cartelle in Office 365

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I file archiviati in un sito di SharePoint sono in genere disponibili a tutti gli utenti con autorizzazioni per il sito, ma si può scegliere di condividere cartelle o file specifici con persone che non possono accedere al sito. Quando si condivide file e cartelle, è possibile decidere se si desidera consentire alle persone di modificare o semplicemente visualizzarli. È possibile interrompere la condivisione in qualsiasi momento.

(Utile per condividere l'intero sito?)

Condividere un file o una cartella

Ecco come si condividono i file o cartelle in SharePoint:

  1. Selezionare il file o la cartella da condividere e quindi scegliere Condividi.

    Screenshot della finestra di dialogo di condivisione con un collegamento di condivisione per le persone all'interno dell'organizzazione.

  2. (Facoltativo) Fare clic sull'elenco a discesa per cambiare il tipo di collegamento. Si apre il riquadro dei dettagli, dove è possibile specificare chi può accedere al collegamento e se le persone con cui si condivide l'elemento possono modificarlo.

    Opzioni di Per chi vuoi che questo collegamento funzioni? (variano in base alle impostazioni dell'amministratore):

    • Tutti consente l'accesso a chiunque riceva questo collegamento, sia direttamente sia inoltrato da un altro utente. Possono essere incluse anche persone esterne all'organizzazione.

    • Persone di <nome organizzazione> consente a qualsiasi persona interna all'organizzazione di accedere al collegamento, sia direttamente sia inoltrato da un altro utente.

    • Persone specifiche consente l'accesso solo alle persone specificate, sebbene anche altre persone possano già avere accesso. Se qualcuno inoltra l'invito alla condivisione, solo le persone che hanno già accesso all'elemento potranno usare il collegamento.

    Per impostazione predefinita, Consenti modifica è selezionato. Se si vuole consentire agli altri solo di visualizzare i file, deselezionare la casella di controllo.

    Al termine, fare clic su Applica.

  3. Immettere i nomi delle persone con cui condividere e aggiungere eventualmente un messaggio.

  4. Quando si è pronti per inviare il collegamento, fare clic su Invia.

Ottenere un collegamento a un file o a una cartella che è possibile copiare

Un altro modo per condividere un elemento consiste nell'ottenere un collegamento a un file o a una cartella da copiare e incollare in un SMS o in un sito Web. Le persone con cui si condivide il collegamento possono anche inoltrarlo ad altri.

  1. In SharePoint, fare clic su Copia collegamento. Il collegamento viene automaticamente copiato negli Appunti.

    Screenshot della finestra di dialogo Copia collegamento

  2. (Facoltativo) Fare clic sull'elenco a discesa per cambiare il tipo di collegamento. Si apre il riquadro dei dettagli, dove è possibile specificare chi può accedere al collegamento e se le persone con cui si condivide l'elemento possono modificarlo.

    Opzioni di Per chi vuoi che questo collegamento funzioni? (variano in base alle impostazioni dell'amministratore):

    • Tutti consente l'accesso a chiunque riceva questo collegamento, sia direttamente sia inoltrato da un altro utente. Possono essere incluse anche persone esterne all'organizzazione.

    • Persone di <nome organizzazione> consente a qualsiasi persona interna all'organizzazione di accedere al collegamento, sia direttamente sia inoltrato da un altro utente.

    • Persone specifiche consente l'accesso solo alle persone specificate, sebbene anche altre persone possano già avere accesso. Se qualcuno inoltra l'invito alla condivisione, solo le persone che hanno già accesso all'elemento potranno usare il collegamento.

    Per impostazione predefinita, Consenti modifica è selezionato. Se si vuole consentire agli altri solo di visualizzare i file, deselezionare la casella di controllo.

    Al termine, fare clic su Applica.

  3. Incollare il collegamento (CTRL+V) nella posizione desiderata, ad esempio in un SMS o in un sito Web.

Note: 

  • L'autorizzazione concessa tramite un collegamento di condivisione ha una durata limitata alla durata del collegamento stesso. Ad esempio, quando un collegamento viene disabilitato, l'accesso viene revocato (benché le persone possano ancora accedere al file tramite altri mezzi).

  • Quando l'opzione Consenti modifica è selezionata, dopo l'accesso le persone all'interno dell'organizzazione possono modificare, copiare o scaricare i file. Quando l'opzione Consenti modifica non è selezionata, le persone all'interno dell'organizzazione possono visualizzare i file e potrebbero essere in grado di copiarli o scaricarli.

  • Gli amministratori di siti possono limitare la condivisione in modo da consentire la condivisione di file e siti solo ai proprietari. Per informazioni su come un amministratore può abilitare la condivisione dei collegamenti, vedere Video: Condividere un sito senza richiesta di accesso.

  • Se gli amministratori del sito con non limitate per i proprietari dei siti di condivisione, qualsiasi utente con autorizzazioni di modifica per un file o una cartella condividere il file o la cartella con altri utenti, fare clic su Copia collegamento o condividere. Gli utenti che non dispongono delle autorizzazioni di modifica possono usare Copia collegamento per ottenere un collegamento che funziona per gli utenti che dispongono delle autorizzazioni per il file o una cartella.

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