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Modi per condividere blocchi appunti in OneNote
In Microsoft OneNote 2010 è possibile condividere un blocco appunti per potervi accedere da altri computer o sul Web o per utilizzarlo in collaborazione con altri utenti.
La creazione di note nell'ambito di un gruppo fa parte di un processo di collaborazione. Essendo uno strumento di collaborazione, OneNote offre molto di più della semplice possibilità di inviare pagine statiche del blocco appunti tramite posta elettronica. A seconda della natura dei progetti, è possibile utilizzare OneNote per scambiare idee con altre persone durante le riunioni, utilizzare le pagine del blocco appunti come lavagna virtuale e impostare blocchi appunti condivisi in cui ognuno può visualizzare, aggiungere e modificare informazioni.
A differenza di altri programmi che "bloccano" i file permettendone la modifica da parte di una sola persona alla volta, OneNote 2010 consente a più autori di accedere contemporaneamente a un blocco appunti condiviso. Ogni volta che vengono modificate le pagine e le sezioni del blocco appunti, le modifiche vengono sincronizzate automaticamente per fare in modo che il blocco appunti sia sempre aggiornato.
Viene inoltre mantenuta una copia offline delle note nel computer di ogni utente, in modo che i partecipanti alla creazione di note condivise possano continuare a modificare le note localmente anche quando sono temporaneamente disconnessi dalla rete. Alla successiva connessione al blocco appunti condiviso, le modifiche apportate dai singoli utenti verranno unite automaticamente a quelle apportate dagli altri partecipanti.
Creare un nuovo blocco appunti condiviso
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Scegliere Nuovo dal menu File.
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In Posizione di archiviazione del blocco appunti scegliere la posizione in cui archiviare il nuovo blocco appunti:
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Fare clic su Web se si desidera utilizzare il blocco appunti da qualsiasi computer o da un Web browser. Sarà necessario accedere o eseguire l'iscrizione per un nuovo account, quindi sarà possibile specificare se al blocco appunti potrà accedere solo l'utente corrente o anche altri utenti.
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Fare clic su Rete se si desidera condividere il nuovo blocco appunti con altri utenti sulla stessa rete di computer o in un sito di SharePoint, ad esempio in ufficio o a scuola.
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Nella casella Nome immettere un titolo descrittivo per l'argomento del nuovo blocco appunti, ad esempio Blocco appunti del team.
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Nel campo Percorso Web o Percorso di rete eseguire una della operazioni seguenti:
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Specificare un percorso Web Se il servizio Web è disponibile, accedere con un account esistente, ad esempio Windows Live, oppure eseguire l'iscrizione per un nuovo account. Dopo avere eseguito l'accesso, verrà visualizzato un elenco di cartelle Web in cui è possibile creare blocchi appunti condivisi. Se non è necessario condividere il blocco appunti con altri utenti, selezionare una della Cartelle personali. Se invece è necessario condividere il blocco appunti con altri utenti, selezionare una Cartella condivisa cui gli altri utenti potranno accedere. Per impostare le autorizzazioni di condivisione per le cartelle nuove e preesistenti, verrà avviato il Web browser in cui sarà possibile ultimare la creazione della nuova cartella per il blocco appunti. Tornare a OneNote e aggiornare l'elenco delle cartelle nel campo Percorso Web in modo da visualizzare la cartella appena creata. A questo punto, selezionare la cartella e procedere al passaggio 5.
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Specificare un percorso di rete È possibile immettere il percorso completo di una condivisione file di rete, immettere un'unità di rete mappata o incollare l'indirizzo completo di una raccolta documenti di SharePoint in cui si desidera creare il blocco appunti condiviso. È anche possibile selezionare uno dei percorsi di SharePoint recenti, se disponibili. Tenere presente che il blocco appunti sarà accessibile a chiunque disponga di autorizzazioni per il percorso di rete o il sito di SharePoint specificato.
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Fare clic su Crea blocco appunti.
Condividere un blocco appunti esistente
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Scegliere Condividi dal menu File.
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In Selezionare un blocco appunti selezionare un blocco appunti esistente da condividere con altri utenti o con gli altri computer che si prevede di utilizzare.
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In Condividi in scegliere la posizione in cui il blocco appunti deve essere condiviso.
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Fare clic su Web per poter utilizzare il blocco appunti da qualsiasi computer o da un Web browser.
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Fare clic su Rete per condividere il nuovo blocco appunti con altri utenti o computer sulla stessa rete o in un sito di SharePoint, ad esempio in ufficio o a scuola.
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Nel campo Percorso Web o Percorso di rete eseguire una della operazioni seguenti:
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Specificare un percorso Web Se il servizio Web è disponibile, accedere con un account esistente, ad esempio Windows Live, oppure eseguire l'iscrizione per un nuovo account. Dopo avere eseguito l'accesso, verrà visualizzato un elenco di cartelle Web in cui è possibile creare blocchi appunti condivisi. Se non è necessario condividere il blocco appunti con altri utenti, selezionare una della Cartelle personali. Se invece è necessario condividere il blocco appunti con altri utenti, selezionare una Cartella condivisa cui gli altri utenti potranno accedere. Per impostare le autorizzazioni di condivisione per le cartelle nuove e preesistenti, verrà avviato il Web browser in cui sarà possibile ultimare la creazione della nuova cartella per il blocco appunti. Tornare a OneNote e aggiornare l'elenco delle cartelle nel campo Percorso Web in modo da visualizzare la cartella appena creata. A questo punto, selezionare la cartella e procedere al passaggio 5.
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Specificare un percorso di rete È possibile immettere il percorso completo di una condivisione file di rete, immettere un'unità di rete mappata o incollare l'indirizzo completo di una raccolta documenti di SharePoint in cui si desidera creare il blocco appunti condiviso. È anche possibile selezionare uno dei percorsi di SharePoint recenti, se disponibili. Tenere presente che il blocco appunti sarà accessibile a chiunque disponga di autorizzazioni per il percorso di rete o il sito di SharePoint specificato.
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Fare clic su Condividi blocco appunti.
Nota: Se un percorso Web o di rete che si desidera utilizzare risulta non disponibile, assicurarsi di essere connessi a Internet o alla rete e di disporre delle necessarie autorizzazioni prima di tentare di salvare e utilizzare blocchi appunti in tali percorsi.
Creare un messaggio di posta elettronica con un collegamento a un blocco appunti condiviso da inviare a sé o ad altri utenti
Dopo avere creato o condiviso un blocco appunti, verrà chiesto se si desidera creare un messaggio di posta elettronica con un collegamento al blocco appunti condiviso.
Se il blocco appunti è condiviso con altri utenti, fare clic su Invia collegamento tramite posta elettronica per comporre il messaggio per i destinatari. Nel messaggio verrà inserito un collegamento sul quale i destinatari potranno fare clic per aprire il blocco appunti condiviso nel proprio computer.
Nota: I destinatari non autorizzati ad accedere al percorso del blocco appunti condiviso non potranno utilizzare il blocco appunti condiviso. Il collegamento presente nel messaggio rimanda semplicemente al percorso, ma non fornisce l'accesso automatico.
Se il blocco appunti non verrà condiviso con altri utenti ma si desidera utilizzarlo su più computer, fare clic su Invia collegamento tramite posta elettronica e specificare il proprio account di posta elettronica basato sul Web come destinatario del messaggio contenente il collegamento. In questo modo sarà possibile aprire facilmente il blocco appunti da un altro computer.
