Concessione dell'autorizzazione alla gestione della posta e del calendario

Concessione dell'autorizzazione alla gestione della posta e del calendario

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Così come un assistente può aiutare a gestire la posta cartacea, è possibile consentire a un'altra persona, detta delegato, di ricevere e rispondere per proprio conto a messaggi di posta elettronica e convocazioni di riunione e relative risposte. È inoltre possibile concedere ulteriori autorizzazioni per consentire al delegato di leggere, creare o gestire gli elementi presenti nella cassetta postale di Microsoft Exchange del delegante.

Nota:  È necessario un account di Microsoft Exchange Server.

Contenuto dell'articolo

Cosa serve delega accesso?

Impostazione di un utente come delegato

Modificare le autorizzazioni per un delegato

Modifica dell'accesso delegati a elementi personali

A cosa serve Delega accesso?

Oltre alla semplice condivisione dell'accesso alle cartelle, Delega accesso consente di concedere autorizzazioni aggiuntive, ad esempio per creare messaggi di posta elettronica o rispondere a convocazioni di riunione per proprio conto. Per informazioni su come i delegati possono eseguire queste attività, vedere Gestire la posta e gli elementi del calendario di un'altra persona.

Nota: Il delegante e il delegato devono utilizzare la stessa versione di Outlook.

La persona che concede l'autorizzazione, può stabilire il livello di accesso alle sue cartelle da concedere al delegato. È ad esempio possibile concedere al delegato l'autorizzazione a leggere gli elementi presenti nelle cartelle del delegante oppure a leggere, creare, modificare ed eliminare tali elementi. Per impostazione predefinita, quando si aggiunge un delegato, il delegato ha pieno accesso alle cartelle Calendario e Attività. Il delegato può inoltre rispondere a convocazioni di riunione per conto del delegante.

Cosa sono i livelli di autorizzazione per i delegati?

  • Revisore     Con questa autorizzazione il delegato può leggere gli elementi presenti nella cartella del delegante.

  • Delega 2     Con questa autorizzazione il delegato può leggere, creare, modificare ed eliminare gli elementi creati dal delegante. Il delegato può ad esempio creare richieste di attività o convocazioni di riunioni direttamente nella cartella Attività o Calendario del delegante e inviarle in sua vece.

  • Delega 3     Oltre a poter eseguire le operazioni previste per l'autorizzazione Delega 2, con questa autorizzazione il delegato può modificare ed eliminare gli elementi creati dal delegante.

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Impostazione di un utente come delegato

Un delegato riceve automaticamente l'autorizzazione Invia per conto di. Per impostazione predefinita, il delegato può leggere solo le convocazioni di riunione e le risposte, ma non è autorizzato a leggere altri messaggi contenuti nella cartella Posta in arrivo del delegante.

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic su Impostazioni account e quindi su Accesso delegati.

  3. Fare clic su Aggiungi.

    Se il comando Aggiungi non è visualizzato, è possibile che non esista una connessione attiva tra Outlook e Exchange. Sulla barra di stato di Outlook è mostrato lo stato della connessione.

  4. Digitare il nome della persona che si desidera designare come proprio delegato, oppure cercare il nome della persona desiderata e fare clic sul nome nell'elenco dei risultati della ricerca.

    Nota: Il delegato deve essere una persona presente nell'elenco indirizzi globale di Exchange dell'organizzazione.

  5. Fare clic su Aggiungi e quindi su OK.

  6. Nella finestra di dialogo Autorizzazioni delegato è possibile accettare le impostazioni di autorizzazione predefinite oppure selezionare un livello di accesso personalizzato per le cartelle di Microsoft Exchange.

    Se un delegato ha bisogno dell'autorizzazione a occuparsi delle convocazioni di riunione e delle relative risposte, è sufficiente includere Inoltra al delegato copia dei messaggi relativi a riunioni inviati a me. L'autorizzazione relativa alla cartella Posta in arrivo può essere impostata su Nessuno. In questo modo le convocazioni di riunione e le relative risposte giungeranno direttamente nella cartella Posta in arrivo del delegato.

    Nota: Per impostazione predefinita, al delegato viene concessa l'autorizzazione Delega 3 (lettura, scrittura e modifica) per la cartella Calendario del delegante. Quando il delegato risponde a una convocazione di riunione per conto del delegante, la riunione viene aggiunta automaticamente alla cartella Calendario del delegante.

  7. Per inviare al delegato un messaggio di notifica sulle modifiche eseguite, selezionare la casella di controllo Invia automaticamente al delegato messaggio con elenco autorizzazioni.

  8. Se si desidera, selezionare la casella di controllo Consenti al delegato di visualizzare gli elementi personali.

    Importante: Questa impostazione influisce su tutte le cartelle di Microsoft Exchange, comprese le cartelle Posta elettronica, Contatti, Calendario, Attività, Note e Diario. Non è possibile consentire l'accesso a elementi personali in specifiche cartelle.

  9. Fare clic su OK.

    Note: 

    • Nei messaggi inviati tramite un'autorizzazione Invia per conto di, il nome del delegato e quello del delegante sono visualizzati entrambi accanto a Da. Quando un messaggio viene inviato con un'autorizzazione Invia come, appare solo il nome del delegante.

    • Dopo aver aggiunto un utente come delegato, cassetta postale di Exchange possono aggiungere al proprio profilo di Outlook. Per ulteriori informazioni, vedere Gestione posta di un'altra persona e gli elementi del calendario.

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Modifica delle autorizzazioni per un delegato

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic su Impostazioni account e quindi su Accesso delegati.

  3. Fare clic sul nome del delegato per il quale si desidera modificare le autorizzazioni e quindi fare clic su Autorizzazioni.

    Nota: Se si desidera rimuovere tutte le autorizzazioni di Delega accesso, non fare clic su Autorizzazioni ma su Rimuovi e ignorare i passaggi rimanenti.

  4. Modificare le autorizzazioni per le cartelle di Outlook a cui il delegato ha accesso.

  5. Per inviare al delegato un messaggio di notifica sulle modifiche eseguite, selezionare la casella di controllo Invia automaticamente al delegato messaggio con elenco autorizzazioni.

Nota: Per inviare al delegato copie delle convocazioni di riunioni e delle relative risposte, assicurarsi che al delegato sia stata assegnata l'autorizzazione Delega 3 (lettura, scrittura e modifica) per la cartella Calendario del delegante e quindi selezionare la casella di controllo Inoltra al delegato copia dei messaggi relativi a riunioni inviati a me.

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Cambiare l'accesso delegati per gli elementi personali

È possibile nascondere le informazioni personali contenute in appuntamenti, riunioni, attività e contatti anche dopo aver concesso a un delegato l'autorizzazione ad accedere alle cartelle di Outlook. Aprire i singoli elementi personali e quindi fare clic su Privato nel gruppo Categorie.

Per concedere a un delegato l'accesso ai propri elementi personali, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic su Impostazioni account e quindi su Accesso delegati.

  3. Fare clic sul nome del delegato per cui si desidera modificare l'accesso ai propri appuntamenti personali, quindi fare clic su Autorizzazioni.

  4. Selezionare la casella di controllo Consenti al delegato di visualizzare gli elementi personali.

Importante: Non è consigliabile limitarsi a contrassegnare gli elementi come privati per impedire ad altre persone di accedere ai dettagli relativi ai propri appuntamenti, contatti o attività. Per impedire effettivamente ad altri utenti di leggere gli elementi contrassegnati come privati, è necessario non concedere l'autorizzazione Delega 1 (lettura) per la cartella Calendario, Contatti o Attività.

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