Come valutare le richieste di modifica del progetto

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Di Jane Suchan, PMP

La modifica incontrollata è uno dei più grandi nemici di un Project Manager.     Ecco perché un processo di gestione dei cambiamenti solidi può essere il migliore amico di Project Manager. L'inserimento di questo tipo di processo consente di consegnare ciò che il cliente ha richiesto, nella sequenza temporale necessaria e nel preventivo concordato. Senza il controllo delle modifiche, l'ambito del progetto diventa una destinazione mobile e si rischia di perdere uno o più dei fattori di successo del progetto. La possibilità di gestire e controllare le modifiche, in particolare per quanto riguarda l'ambito del progetto, è una chiave per raggiungere gli obiettivi e un tipico indicatore di prestazioni per un Project Manager. La modifica del progetto è inevitabile ed è necessario essere pronti per affrontare l'operazione quando, non se, succede.

Bilanciamento della gestione delle modifiche e della burocrazia

Una delle sfide per i Project Manager consiste nel bilanciare la necessità di controllare la modifica del progetto evitando indebite burocrazie. La domanda è: dove si trova il punto di svolta? Poiché ogni progetto è univoco, il punto in cui il controllo delle modifiche smette di aggiungere valore e si trasforma in un nastro rosso varia da Project a Project.

Alcune delle parti interessate o anche i membri del team di progetto possono ritenere che l'immissione del controllo delle modifiche sia il tuo modo di evitare il temuto scorrimento degli ambiti e che non vuoi essere flessibile e fare ciò che è meglio per il cliente e per l'azienda. È importante dissipare questa percezione. Far sapere loro che ciò che si sta eseguendo è esattamente il contrario: si implementa un processo efficiente per valutare costantemente le modifiche richieste. Se l'alterazione viene considerata una buona idea, è possibile che vengano elaborati i processi per rispondere quando necessario.

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Piano di gestione delle modifiche al progetto

Per aiutarti a rispondere in modo rapido, un piano di gestione delle modifiche del progetto descrive cosa succede quando si verificano deviazioni. Non è destinato a impedire la modifica; il suo scopo è invece quello di delineare un processo che chiarisca la modalità di comunicazione del cambiamento, il modo in cui verranno prese le decisioni e il modo in cui il progetto si adatterà di conseguenza.

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Immissione del controllo delle modifiche in posizione

È consigliabile inserire l'effetto del controllo di modifica non appena si crea una previsione per i risultati finali chiave, ad esempio i requisiti aziendali e la pianificazione. Il team di progetto e le parti interessate e chiunque altro interessato dalle modifiche apportate al progetto devono rivedere e avallare il piano di gestione delle modifiche prima di metterlo in gioco.

Le piccole modifiche che hanno un impatto limitato sul successo complessivo del progetto non dovrebbero comportare gli stessi rigori di quelli apportati ai requisiti o alle attività cardine della pianificazione dei percorsi critici. Il piano di gestione delle modifiche al progetto deve indicare quando è necessaria una richiesta di modifica formale del progetto (PCR). Ad esempio:

  • Quali sono le soglie per le modifiche alla programmazione e al preventivo?

  • Ci sono modifiche che richiedono sempre una richiesta di modifica?

  • Quali modifiche possono essere ignorate dal processo di gestione delle modifiche?

Una cautela qui: spesso si tratta di un numero limitato di piccole dimensioni che danneggiano i danni, piuttosto che quelli più grandi e ovvi. Tieni presente che quando Definisci i criteri di PCR. Ad esempio, il piano di gestione delle modifiche dovrebbe definire le categorie di richieste di modifica, ad esempio maggiore o minore:

  • Modifiche principali    Questi devono essere documentato come PCR. Modifiche al progetto principali:

    • InFluire sui requisiti o sugli elementi di lavoro sul percorso critico, ritardando le attività cardine significative o la data di fine complessiva del progetto entro una determinata percentuale di tempo o durata. I criteri di modifica principali devono essere definiti per ogni progetto.

    • Richiedere finanziamenti aggiuntivi (in dollari o in percentuale del preventivo). Anche in questo caso, la quantità deve essere definita per ogni progetto.

  • Modifiche minime    Queste modifiche di routine non richiedono una PCR. Modifiche minime:

    • Non influire in modo significativo sul piano. Non estendono la data di completamento delle attività cardine o delle operazioni con le dipendenze del progetto.

    • Non hanno alcun impatto finanziario negativo. Nessuna variazione preventiva del progetto verrà eseguita come risultato.

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Suggerimenti per la valutazione delle richieste di modifica

Il piano di gestione delle modifiche del progetto dovrebbe includere anche informazioni su come vengono valutate le richieste di modifica. È fondamentale che i criteri per questa valutazione vengano determinati prima che sia necessario, in modo che il tempo non venga sprecato raggiungendo il consenso. L'impostazione di questi parametri consentirà di cambiare l'equilibrio con gli obiettivi e i vantaggi aziendali generali.

Ecco alcune domande tipiche da tenere in considerazione durante la valutazione di una richiesta di modifica:

  • Questa modifica consente di aggiungere o modificare i requisiti aziendali?

  • Esiste un work-in-up o questo cambiamento è necessario per il successo complessivo del progetto?

  • Questo cambiamento richiede un aumento del finanziamento?

  • Verrà ritardata la data di fine del progetto?

  • Anche se questa modifica può avere un impatto negativo su questo progetto, il risultato consiste in significativi ritorni aziendali che ne fanno valere la pena?

  • L'emanazione di questo cambiamento ha più senso che ritardarla? Il ritardo finirà per costare più denaro alla società alla fine?

  • Sono stati presi in considerazione tutti gli stakeholder interessati e ne approvano la modifica?

  • Ci sono ramificazioni contrattuali da tenere in considerazione? Ad esempio, gli impegni con i fornitori esterni non verranno soddisfatti a causa di questa modifica?

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Approvazione delle richieste di modifica del progetto

È anche importante definire chi può approvare, o non può approvare, le modifiche richieste. È comune definire vari livelli di autorità in modo che le modifiche di routine possano essere gestite in modo efficiente, mentre i cambiamenti significativi ricevono il livello di attenzione manageriale necessario.

Quando una modifica proposta interessa l'ambito del progetto, è consigliabile considerarlo come una decisione commerciale che richiede l'approvazione dello sponsor del progetto. Quando l'ambito non è interessato, il team di progetto e lo sponsor possono decidere che il responsabile di progetto abbia la facoltà di approvare la modifica entro certi limiti. Per alcuni progetti, le schede di controllo delle modifiche vengono create e convocate regolarmente per prendere in considerazione e approvare le richieste di modifica. Nell'organizzazione possono essere presenti diverse bacheche per il controllo delle modifiche, che gestiscono vari tipi di richieste di modifica. Ad esempio, una bacheca di controllo dei cambiamenti tecnici potrebbe esaminare i problemi di tecnologia.

Un modo semplice per riepilogare le linee guida per l'approvazione delle richieste di modifica è in una tabella come quella riportata di seguito, basata su un progetto di esempio:

Tipo di modifica

Descrizione generale

Criteri

Responsabile approvazione

PCR necessaria?

Specializzazione

Rappresenta una modifica significativa nell'ambito del progetto, nella pianificazione o nel preventivo

Aggiunta di un nuovo requisito o espansione di un requisito aziendale esistente

Pianificare un ritardo di oltre 14 giorni o ritardare la data di fine del progetto

Richiede finanziamenti aggiuntivi di $100.000 o più

Scheda di controllo modifica progetto

Specializzazione

Rappresenta la modifica nell'ambito del progetto, nella pianificazione o nel preventivo

Chiarificazione dei requisiti aziendali

Ritardo di programmazione inferiore a 14 giorni che non influisce sulla data di fine del progetto

Richiede finanziamenti aggiuntivi inferiori a $100.000

Project Manager

Secondario

Modifica di routine con impatto minimo o nullo su Project

Non modifica le date di completamento dell'attività cardine

L'impatto sul preventivo del progetto è minore di $X o X%

Project Manager

No

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Il grande payoff

I team di progetto sono sempre ansiosi di iniziare l'esecuzione del progetto, a volte a scapito di una pianificazione efficace. È una tentazione prendere i tasti di scelta rapida e presupporre che le cose vadano a finire. Con un processo di controllo delle modifiche ben sviluppato, prima che vengano apportate modifiche, verranno restituiti grandi profitti e migliori risultati generali del progetto. L'assunzione della soggettività dal controllo delle modifiche consentirà al team di progetto di gestire le fluttuazioni in modo efficiente ed efficace. Un piano di gestione delle modifiche dettagliato e ben ponderato che è stato accettato dai membri del team di progetto e dagli stakeholder consente di risparmiare tempo e denaro, ma i Project Manager non ne hanno mai abbastanza.

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Informazioni sull'autore     Jane Suchan è un Program Manager con un'esperienza che supervisiona le iniziative aziendali a livello aziendale e sviluppa metodologie di gestione dei progetti. Jane vive a Seattle, Washington.

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