Come valutare le richieste di modifica del progetto

Di Jane Suchan, PMP

Un cambiamento incontrollato è uno dei principali nemici di un project manager.     Ecco perché un solido processo di gestione delle modifiche può essere il migliore amico di un project manager. Mettere in atto questo tipo di processo consente di fornire ciò che il cliente ha richiesto, nella tempistica richiesta e nel budget concordato. Senza il controllo delle modifiche, l'ambito del progetto diventa un obiettivo mobile e si rischia di perdere uno o più fattori di successo del progetto. La capacità di gestire e controllare le modifiche, in particolare quella dell'ambito del progetto, è fondamentale per raggiungere gli obiettivi e un tipico indicatore di prestazioni per un project manager. Il cambiamento del progetto è inevitabile e si deve essere pronti a gestirlo quando, non se, si verifica.

Bilanciare gestione dei cambiamenti e burocrazia

Una sfida per i project manager è bilanciare la necessità di controllare il cambiamento del progetto evitando la burocrazia indebita. La domanda è: Dove si trova il punto di puntamento? Poiché ogni progetto è univoco, il punto in cui il controllo delle modifiche smette di aggiungere valore e si trasforma in burocrazia varia da progetto a progetto.

Alcuni stakeholder, o anche i membri del team di progetto, potrebbero ritenere che l'introduzione del controllo delle modifiche sia un modo per evitare il temuto rischioso ambito e che non si voglia essere flessibili e fare ciò che è meglio per il cliente e l'azienda. È importante dissipare questa percezione. Far loro sapere che quello che si sta facendo è esattamente il contrario: si sta implementando un processo efficiente per valutare in modo coerente le modifiche richieste. Se fare l'alterazione è considerata una buona idea, allora avrai processi in atto per rispondere quando necessario.

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Piano di gestione delle modifiche del progetto

Per rispondere rapidamente, un piano di gestione delle modifiche del progetto descrive cosa accade quando si verificano deviazioni. Non è destinato a impedire il cambiamento; al contrario, il suo scopo è delineare un processo che renda chiaro come verrà comunicato il cambiamento, come verranno prese le decisioni e come il progetto si adatterà di conseguenza.

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Mettere in atto il controllo delle modifiche

È consigliabile applicare il processo di controllo delle modifiche non appena si crea una previsione per i risultati finali chiave, ad esempio i requisiti aziendali e la pianificazione. Il team di progetto e gli stakeholder, e tutti gli altri interessati dalle modifiche apportate al progetto, devono rivedere e approvare il piano di gestione delle modifiche prima di metterlo in gioco.

Le piccole modifiche che hanno poco impatto sul successo complessivo del progetto non devono comportare gli stessi rigor di quelli apportati ai requisiti o alle attività cardine del percorso critico. Il piano di gestione delle modifiche del progetto deve essere stato quando è richiesta una richiesta di modifica formale del progetto (PCR). Ad esempio:

• Quali sono le soglie per le modifiche di programmazione e budget?

• Ci sono modifiche che richiedono sempre una richiesta di modifica?

• Quali modifiche possono essere ignorate dal processo di gestione delle modifiche?

Un'attenzione in questo caso: spesso sono molte le modifiche di ambito piccolo che danneggiano, piuttosto che quelle grandi e ovvie. Quando si definiscono i criteri PCR, considerare questo aspetto. Ad esempio, il piano di gestione delle modifiche deve definire categorie di richieste di modifica, ad esempio quelle principali o secondarie:

• Modifiche principali    Questi dovrebbero essere documentata come PCR. Modifiche principali del progetto:

  • Influire su requisiti o elementi di lavoro nel percorso critico, ritardando di una determinata percentuale di tempo o durata le attività cardine significative o la data di fine complessiva del progetto. I criteri di modifica principali devono essere definiti per ogni progetto.

  • Richiedere un finanziamento aggiuntivo (in dollari o in percentuale del budget). Anche in questo caso, l'importo deve essere definito per ogni progetto.

• Modifiche secondarie    Queste modifiche di routine non richiedono un PCR. Modifiche secondarie:

  • Non influire in modo significativo sul piano. Non estendono la data di completamento di attività cardine o attività con dipendenze del progetto.

  • Non hanno alcun impatto finanziario negativo. Di conseguenza, non si verificherà alcuna variazione del budget del progetto.

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Suggerimenti per valutare le richieste di modifica

Il piano di gestione delle modifiche del progetto deve includere anche informazioni sul modo in cui vengono valutate le richieste di modifica. È fondamentale che i criteri per questa valutazione siano determinati prima che sia necessaria in modo che il tempo non vada sprecato per raggiungere il consenso. L'impostazione di questi parametri contribuirà a bilanciare il cambiamento con gli obiettivi aziendali generali e i vantaggi.

Ecco alcune domande comuni da considerare quando si valuta una richiesta di modifica:

• Questa modifica aggiunge o modifica i requisiti aziendali?

• Esiste una soluzione alternativa o questo cambiamento è necessario per il successo complessivo del progetto?

• Questo cambiamento richiede un aumento dei finanziamenti?

• La data di fine del progetto verrà ritardata?

• Anche se questo cambiamento può avere un impatto negativo su questo progetto, si tradurrà in significativi rialzo aziendali che ne rendono utile?

• Attuare questo cambiamento ora ha più senso che ritardarlo? Il ritardo finirà per costare all'azienda più denaro alla fine?

• Sono state prese in considerazione tutte le parti interessate e approvano il cambiamento?

• Ci sono conseguenze contrattuali da considerare? Ad esempio, gli impegni con fornitori esterni non verranno soddisfatti a causa di questa modifica?

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Approvazione delle richieste di modifica del progetto

È anche importante definire chi può approvare o non può approvare le modifiche richieste. È comune definire vari livelli di autorità in modo che i cambiamenti di routine possano essere affrontati in modo efficiente, mentre i cambiamenti significativi ricevono il livello necessario di attenzione gestionale.

Quando una modifica proposta influisce sull'ambito del progetto, è consigliabile considerarla come una decisione aziendale che richiede l'approvazione dello sponsor del progetto. Quando l'ambito non è interessato, il team di progetto e lo sponsor possono decidere che il project manager ha il potere di approvare la modifica entro determinati limiti. Per alcuni progetti, le bacheche di controllo delle modifiche vengono create e riunite regolarmente per valutare e approvare le richieste di modifica. Nell'organizzazione possono essere presenti diverse bacheche di controllo delle modifiche, che gestiscono diversi tipi di richieste di modifica. Ad esempio, una bacheca di controllo delle modifiche tecniche potrebbe esaminare i problemi di tecnologia.

Un modo semplice per riepilogare le linee guida per l'approvazione delle richieste di modifica è in una tabella come quella seguente, basata su un progetto di esempio:

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Il grande payoff

I team di progetto sono sempre ansiosi di arrivare all'esecuzione del progetto, a volte a scapito di una pianificazione efficace. Si è tentati di prendere scorciatoie e presuppongono che tu possa capire le cose mentre vai. L'elaborazione di un processo di controllo delle modifiche ben sviluppato, prima che si verifichino le modifiche, comporta notevoli payoff e migliori risultati generali del progetto. Rimuovendo la soggettività dal controllo delle modifiche, il team di progetto potrà gestire le fluttuazioni in modo efficiente ed efficace. Un piano di gestione delle modifiche ben pensato e dettagliato che è stato accettato dai membri del team di progetto e dalle parti interessate consente di risparmiare tempo e denaro, cosa di cui i project manager non ne hanno mai abbastanza.

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