Collegare e verificare i messaggi di posta elettronica in Business Contact Manager

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Può risultare estremamente difficile tenere traccia dei messaggi di posta elettronica scambiati con le persone associate alla propria autorizzazione. E se si perde traccia dei messaggi, è possibile perdere anche opportunità di vendita. Per risolvere questo problema, Business Contact Manager per Outlook trasforma un record aziendale in una cassetta postale virtuale a cui è possibile collegare i messaggi di posta elettronica.

Questo articolo descrive come collegare singoli messaggi di posta elettronica a record di Business Contact Manager per Outlook e come configurare la caratteristica Collegamento e verifica della posta elettronica in modo da collegare automaticamente i messaggi a record, inclusi i progetti commerciali.

Importante :  Se il database include più utenti, chiunque vi abbia accesso può vedere i messaggi di posta elettronica collegati.

Per saperne di più

Collegare singoli messaggi di posta elettronica ai record

Collegare automaticamente i messaggi di posta elettronica ai record

Disabilitare il collegamento e la verifica della posta elettronica

Informazioni sui problemi di privacy e sicurezza associati al collegamento e alla verifica della posta elettronica in un database condiviso

Eliminare i messaggi di posta elettronica da un record

Collegare i messaggi di posta elettronica ai record

È possibile collegare i messaggi di posta ai tipi di record account e contatto commerciale, nonché ai progetti commerciali. Quindi, con pochi clic del mouse, è possibile visualizzare i messaggi collegati al record.

Se si collegano i contatti commerciali e i progetti commerciali a un account, è anche possibile visualizzare i messaggi collegati a ogni contatto e progetto nella cronologia delle comunicazioni del record Account.

Collegare automaticamente i messaggi di posta elettronica ai record

La caratteristica Collegamento e verifica della posta elettronica consente di collegare e verificare automaticamente i messaggi di posta elettronica di account e contatti commerciali, leggere quelli meno recenti e anche rivedere quelli inviati. È inoltre possibile collegare automaticamente i messaggi di posta elettronica per oggetto ai progetti commerciali.

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Collegare singoli messaggi di posta elettronica ai record

I messaggi di posta elettronica collegati a un record Account, Contatto commerciale o Progetto commerciale rimangono in Outlook. Vengono anche elencati nella cronologia delle comunicazioni del record, nonché nella cartella Cronologia comunicazioni di Business Contact Manager per Outlook.

Quattro KB del messaggio vengono archiviati nel database di Business Contact Manager, quindi è comunque possibile accedere a tutto o parte del messaggio anche se viene eliminato da Outlook. Se il messaggio originale ha dimensioni maggiori di 4 KB, si avrà accesso solo a una parte se viene eliminato da Outlook.

  1. In Outlook fare clic o aprire il messaggio di posta elettronica da collegare a un record.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic su Collega a record nel gruppo Business.

  3. Nella finestra di dialogo Collega a record di Business Contact Manager fare clic sul tipo di record da trovare nell'elenco Tipo di elemento.

    Nota :  Se si sceglie un record Opportunità, il messaggio di posta elettronica è effettivamente collegato all'Account o al contatto commerciale di tale record.

  4. Nell'elenco dei record fare clic su un record.

    Se si desidera collegare l'elemento a più record, selezionare tali record.

Come si selezionano più record?

Per selezionare record adiacenti, tenere premuto MAIUSC e quindi fare clic sul primo e sull'ultimo record del gruppo che si desidera aggiungere. Per selezionare record non adiacenti, tenere premuto CTRL e quindi fare clic sui singoli record. Per selezionare tutti i record contemporaneamente, fare clic su uno di essi e quindi premere CTRL+A.

  1. In Record collegati fare clic su Collega a.

    I record selezionati verranno elencati nella casella Collega a.

  2. Fare clic su OK.

Visualizzare tutti i messaggi di posta elettronica collegati a un record

Per visualizzare i messaggi di posta elettronica collegati a un record, aprire il record e quindi fare clic sulla scheda Cronologia.

Verranno elencati i messaggi e tutti gli altri elementi della cronologia delle comunicazioni collegati al record.

Per informazioni su altri elementi della cronologia delle comunicazioni, vedere Tenere traccia delle comunicazioni con i clienti in Business Contact Manager.

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Collegare automaticamente i messaggi di posta elettronica ai record

Dal momento in cui si abilita Collegamento e verifica della posta elettronica, tutti i nuovi messaggi di posta elettronica inviati o ricevuti dagli indirizzi selezionati vengono collegati automaticamente ai record.

È anche possibile cercare i messaggi di posta elettronica precedenti e collegarli ai record.

I messaggi vengono visualizzati nella cronologia delle comunicazioni del record che contiene l'indirizzo di posta elettronica selezionato.

Se si esegue il collegamento da un messaggio di posta elettronica e non sono disponibili record di Business Contact Manager per Outlook che corrispondono all'indirizzo, la caratteristica Collegamento e verifica della posta elettronica crea un nuovo record Contatto commerciale a cui collega il messaggio.

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Prima di collegare e verificare

Prima di abilitare la caratteristica Collegamento e verifica della posta elettronica, eseguire le operazioni seguenti:

Verificare di aver immesso gli indirizzi di posta elettronica nei record di Business Contact Manager per Outlook.

  1. Nel riquadro di spostamento, sotto Business Contact Manager, fare clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro corrispondente:

    • Gestione contatti.

    • Vendite.

    • Gestione progetti.

  2. Fare clic sulla scheda che contiene il record e quindi fare doppio clic per aprirlo.

  3. Verificare che nel campo Indirizzo di posta elettronica sia incluso un indirizzo.

Verificare che Outlook sia configurato per salvare i messaggi inviati nella cartella Posta inviata.

Per collegare e verificare facilmente i messaggi in uscita, salvare i messaggi inviati nella cartella Posta inviata.

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic su Opzioni.

  3. Fare clic su Posta e quindi scorrere fino alla sezione Salva messaggi.

  4. Verificare che la casella di controllo accanto a Salva una copia dei messaggi nella cartella Posta inviata sia selezionata. Se si vogliono collegare e controllare anche i messaggi inoltrati, verificare che sia selezionata anche la casella di controllo Salva messaggi inoltrati.

  5. Fare clic su OK.

Per proteggere la privacy se si condivide il database di Business Contact Manager per Outlook con altri utenti, i messaggi contrassegnati come personali, privati o riservati non vengono collegati e verificati.

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Configurare Collegamento e verifica della posta elettronica

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager e quindi sul pulsante Gestione collegamento e verifica.

  3. Nella finestra di dialogo Gestione collegamento e verifica selezionare nella scheda Posta elettronica le caselle di controllo accanto agli indirizzi da collegare e verificare.

    Se un record contiene più indirizzi di posta elettronica, il record Account o Contatto commerciale verrà elencato più di una volta.

    Immagine del layout Processo immagini in evidenza

  4. Deselezionare le caselle di controllo degli indirizzi che non si vogliono collegare o verificare.

  5. Fare clic sulla scheda Cartelle.

    Per impostazione predefinita, sono selezionate tutte le cartelle.

    Nota :  Se è stata configurata una regola di Outlook per instradare i messaggi di posta elettronica in cartelle diverse, assicurarsi di selezionarle nella scheda Cartelle per collegare e verificare questi messaggi.

  6. Fare clic su OK.

    Tutti i futuri messaggi di posta elettronica inviati e ricevuti dagli indirizzi selezionati nelle cartelle selezionate vengono automaticamente verificati.

    È anche possibile configurare il collegamento e la verifica da un messaggio di posta elettronica. Nella cartella Posta in arrivo fare clic o aprire il messaggio. Sulla barra multifunzione fare clic su Collega e verifica nel gruppo Business. Nella finestra di dialogo Collega e verifica selezionare gli indirizzi di posta elettronica e quindi fare clic su OK. Se non sono presenti record di Business Contact Manager per Outlook che corrispondono all'indirizzo di posta elettronica, il collegamento dell'indirizzo crea un record Contatto commerciale.

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Collegare i messaggi precedenti ad account e contatti commerciali

Se si vogliono collegare i messaggi ricevuti prima di aver abilitato Collegamento e verifica della posta elettronica, Business Contact Manager per Outlook può trovarli automaticamente e collegarli ad account e contatti commerciali.

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager e quindi sul pulsante Gestione collegamento e verifica.

  3. Nella finestra di dialogo Gestione collegamento e verifica procedere come segue, se necessario:

    • Selezionare le caselle di controllo corrispondenti agli account o ai contatti commerciali di cui si vogliono trovare e collegare i messaggi.

    • Deselezionare le caselle di controllo accanto agli account o ai contatti commerciali di cui non si vogliono collegare i messaggi precedenti.

      Se un record contiene più indirizzi di posta elettronica, il record Account o Contatto commerciale verrà elencato più di una volta.

  4. Se si vuole specificare il percorso in cui Business Contact Manager per Outlook deve cercare i messaggi precedenti, nella scheda Cartelle selezionare o deselezionare le caselle di controllo accanto ai nomi delle cartelle.

  5. Fare clic su Cerca e collega.

    Gestione dei problemi in Groove

  6. Nella finestra di dialogo Collega posta elettronica esistente, se si vogliono escludere i messaggi di posta elettronica precedenti a una determinata data, selezionare la casella di controllo Ignora posta elettronica antecedente e quindi fare clic su una data del calendario.

  7. Fare clic sul pulsante Start.

  8. Al termine dell'operazione di ricerca e collegamento, fare clic su Chiudi.

  9. Se necessario, nella finestra di dialogo Gestione collegamento e verifica cambiare le selezioni per i futuri messaggi di posta elettronica.

    Importante :  Se si fa clic su OK nella finestra di dialogo Gestione collegamento e verifica senza cambiare le cartelle e gli indirizzi di posta elettronica selezionati, i futuri messaggi verranno collegati e verificati in base alle selezioni specificate per la ricerca e il collegamento.

  10. Nella finestra di dialogo Gestione collegamento e verifica fare clic su OK.

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Collegare i messaggi di posta elettronica per oggetto a progetti commerciali

È possibile collegare i messaggi di posta elettronica a un record Progetto commerciale in base all'oggetto. Per altre informazioni sui record Progetto commerciale, vedere Organizzare i progetti commerciali in Business Contact Manager.

Avviso :  Se si collegano messaggi a un progetto commerciale e in seguito si vogliono disabilitare il collegamento e la verifica, è necessario eseguire questa operazione per ogni oggetto univoco dei messaggi.

Per informazioni, vedere Disabilitare il collegamento e la verifica della posta elettronica per oggetto più avanti in questo articolo.

  1. Fare clic o aprire il messaggio di posta elettronica da collegare al record Progetto commerciale.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic su Collega e verifica nel gruppo Business.

  3. Nella finestra di dialogo Collega e verifica fare clic sulla scheda Oggetto del messaggio di posta elettronica.

    Equazione COMP.POTENZA 2

  4. Selezionare la casella di controllo accanto al nome del progetto a cui collegare il messaggio di posta elettronica.

  5. Fare clic su OK.

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Disabilitare il collegamento e la verifica della posta elettronica

Se non si vogliono più collegare automaticamente i messaggi di posta elettronica ai record, è possibile disabilitare questa caratteristica.

È consigliabile disabilitarla se il database viene condiviso con i colleghi, perché altrimenti potranno vedere tutti i messaggi di posta elettronica collegati. Per impedire la visualizzazione solo dei messaggi già collegati, vedere Eliminare i messaggi di posta elettronica da un record più avanti in questo articolo.

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Disabilitare il collegamento e la verifica della posta elettronica per account e contatti commerciali

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager e quindi sul pulsante Gestione collegamento e verifica.

  3. Nella finestra di dialogo Gestione collegamento e verifica, nelle schede Posta elettronica e Cartelle, fare clic sul pulsante Cancella tutto per deselezionare tutte le caselle di controllo.

    Se si vogliono disabilitare il collegamento e la verifica solo per determinati record, deselezionare le carelle di controllo corrispondenti.

  4. Fare clic su OK.

    Nota :  Disabilitando il collegamento e la verifica della posta elettronica, i futuri messaggi non verranno più collegati ai record. Se si vogliono rimuovere i messaggi già collegati ai record, è necessario eliminarli dopo aver disabilitato il collegamento e la verifica della posta elettronica. Per informazioni, vedere Eliminare i messaggi di posta elettronica da un record più avanti in questo articolo.

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Disabilitare il collegamento e la verifica della posta elettronica per oggetto

  1. Nel riquadro di spostamento, sotto Business Contact Manager, fare clic su Gestione progetti.

  2. Nella scheda Progetti commerciali fare doppio clic sul progetto desiderato.

  3. Nel gruppo Mostra della barra multifunzione fare clic su Cronologia.

  4. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio di posta elettronica con l'oggetto che non si vuole più collegare e verificare e quindi scegliere Collega e verifica.

  5. Eseguire le operazioni seguenti:

    • Disabilitare il collegamento e la verifica della posta elettronica per account e contatti commerciali     Se necessario, nella scheda Indirizzo di posta elettronica fare clic su Cancella tutto per interrompere il collegamento e la verifica dei messaggi per account e contatti commerciali.

    • Disabilitare il collegamento e la verifica della posta elettronica per progetti commerciali     Fare clic sulla scheda Oggetto del messaggio di posta elettronica e quindi su Cancella tutto.

      È possibile disabilitare il collegamento e la verifica della posta elettronica solo per i progetti commerciali, gli account e i contatti commerciali collegati al messaggio selezionato. Per disabilitare il collegamento e la verifica per i progetti commerciali, è necessario disabilitarlo per ogni oggetto univoco dei messaggi.

  6. Fare clic su OK.

    Nota :  Disabilitando il collegamento e la verifica della posta elettronica, i futuri messaggi non verranno più collegati ai record. Se si vogliono rimuovere i messaggi già collegati ai record, è necessario eliminarli dopo aver disabilitato il collegamento e la verifica della posta elettronica. Per informazioni, vedere Eliminare i messaggi di posta elettronica da un record più avanti in questo articolo.

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Informazioni sui problemi di privacy e sicurezza associati al collegamento e alla verifica della posta elettronica in un database condiviso

Quando si condivide un database, si condividono tutte le informazioni contenute al suo interno con chiunque vi abbia accesso. Se sono stati configurati il collegamento e la verifica automatici dei messaggi di posta elettronica, tutti i messaggi attuali e futuri e altri elementi della cronologia delle comunicazioni collegati ai record diventano disponibili per tutti gli utenti che accedono al database. Per informazioni sulla condivisione di un database, vedere Condividere i dati di Business Contact Manager con altri utenti.

Se il database include più utenti    Chiunque abbia accesso al database può vedere i messaggi collegati e altri elementi della cronologia delle comunicazioni.

  • Se si vuole impedire ai colleghi di accedere ai messaggi di posta elettronica collegati, ma si vuole comunque usare la caratteristica Collegamento e verifica della posta elettronica per i futuri messaggi, eliminare quelli esistenti dai record prima di condividere il database. Per altre informazioni, vedere Eliminare i messaggi di posta elettronica da un record più avanti in questo articolo.

  • Se non si vuole che i colleghi abbiano accesso ai messaggi di posta elettronica futuri, ma si vuole che abbiano accesso a quelli precedenti, disabilitare il collegamento e la verifica prima di condividere il database. Vedere la sezione Disabilitare il collegamento e la verifica della posta elettronica più indietro in questo articolo.

  • Se si vuole impedire ai colleghi di accedere a tutti i messaggi di posta elettronica attuali e futuri collegati ai record, disabilitare il collegamento e la verifica ed eliminare i messaggi da tutti i record prima di condividere il database.

Se il database non viene usato da nessun altro oppure se lo si condivide per crearne una copia nel proprio computer portatile     Le considerazioni sulla sicurezza sono minime, ad esempio mantenere la password al sicuro. È possibile abilitare qualsiasi indirizzo di posta elettronica per il collegamento e la verifica perché nessun altro può vedere i messaggi.

Nota :  Per creare una copia del database da usare quando si è fuori sede, è necessario prima di tutto condividere il database di Business Contact Manager, che comunque continuerà ad avere solo un unico utente. Per informazioni su come eseguire una copia del database, vedere Condividere i dati di Business Contact Manager con altri utenti.

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Eliminare i messaggi di posta elettronica da un record

È possibile collegare un messaggio di posta elettronica a più di un record. I messaggi collegati che vengono rimossi da un record vengono eliminati dalla cronologia delle comunicazioni solo di quel record. I messaggi collegati ad altri record non sono interessati. Se ad esempio un messaggio è collegato a un cliente potenziale e a un account non correlato e viene eliminato dal cliente potenziale, non viene eliminato dal record dell'account.

I messaggi di posta elettronica eliminati da un record non vengono eliminati da Outlook.

  1. Nel riquadro di spostamento, sotto Business Contact Manager, fare clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro corrispondente:

    • Gestione contatti.

    • Vendite.

    • Gestione progetti.

  2. Fare clic sulla scheda che contiene il record e quindi fare doppio clic per aprirlo.

  3. Nel gruppo Mostra della barra multifunzione fare clic sul pulsante Cronologia.

    Verranno elencati i messaggi e tutti gli altri elementi della cronologia delle comunicazioni collegati al record.

    Per visualizzare solo i messaggi nella pagina Cronologia, fare clic sulla scheda Visualizza della barra multifunzione. Fare clic sul pulsante Tipo di elemento e quindi su Posta elettronica.

  4. Selezionare i messaggi da eliminare.

    Per selezionare record adiacenti, tenere premuto MAIUSC e quindi fare clic sul primo e sull'ultimo record del gruppo da eliminare. Per selezionare record non adiacenti, tenere premuto CTRL e quindi fare clic sui singoli record.

  5. Fare clic sul pulsante Rimuovi.

Per altre informazioni sui record eliminati, vedere Eliminare record di Business Contact Manager.

Per informazioni su come ripristinare gli elementi eliminati, vedere Ripristinare un record in Business Contact Manager.

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Eliminare tutti i messaggi di posta elettronica dai record

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic sul pulsante Business Contact Manager.

  2. In Record commerciali fare clic su Cronologia comunicazioni.

  3. Fare clic sull'intestazione della colonna Tipo di elemento per ordinare l'elenco in base a Tipo di elemento.

  4. Selezionare tutti i messaggi di posta elettronica o tutti quelli da eliminare.

    Per selezionare record adiacenti, tenere premuto MAIUSC e quindi fare clic sul primo e sull'ultimo record del gruppo da eliminare. Per selezionare record non adiacenti, tenere premuto CTRL e quindi fare clic sui singoli record.

  5. Fare clic con il pulsante destro del mouse sui messaggi selezionati e quindi scegliere Elimina.

Per informazioni su altri elementi della cronologia delle comunicazioni, vedere Tenere traccia delle comunicazioni con i clienti in Business Contact Manager.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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