Collaborazione e creazione condivisa di documenti

Collaborazione e creazione condivisa di documenti

Con Office e OneDrive o SharePoint, più persone possono lavorare insieme a un documento di Word, un foglio di calcolo di Excel o una presentazione di PowerPoint allo stesso tempo. La collaborazione in contemporanea è detta creazione condivisa.

Contrassegni che indicano che due autori stanno lavorando in un documento di Word

Cosa serve per creare un documento in modalità condivisa?

La creazione condivisa è disponibile per i documenti archiviati in OneDrive o SharePoint. 

La creazione condivisa richiede quanto segue:    

  • Un'area di archiviazione condivisa   OneDrive, OneDrive for Business, SharePoint Online e SharePoint Server sono aree di archiviazione condivise che consentono la creazione condivisa.

  • App che supportano la creazione condivisa   Word e PowerPoint su tutti i dispositivi e le versioni più recenti di Office 2010 supportano la creazione condivisa. Anche le app per dispositivi mobili di Excel ed Excel 2016 con Office 365 supportano la creazione condivisa.

  • Un documento nel formato appropriato    La creazione condivisa è supportata solo nei formati di file moderni, tra cui DOCX (Word), PPTX (PowerPoint) e XLSX (Excel).

  • Modificare le autorizzazioni per gli altri coautori    Tutti i coautori devono avere l'autorizzazione per accedere e modificare i documenti.

Creare o aprire documenti per la creazione condivisa

È possibile creare documenti in Office Online o nelle versioni desktop dei prodotti Office. Questi argomenti illustrano come creare documenti in modalità condivisa:

Condividere documenti per collaborare e lavorare in modalità condivisa con altri utenti

Per collaborare e creare documenti in modalità condivisa è fondamentale condividere i documenti. In SharePoint, OneDrive e nelle app di Office è possibile condividere file con altri utenti.

Per saperne di più sulla condivisione di documenti in OneDrive e SharePoint, vedere questi argomenti:

Quando si apre un documento condiviso in un'app desktop o per dispositivi mobili, è possibile continuare a lavorare indipendentemente dal fatto che si sia connessi o meno. Se lo stesso documento viene modificato da più persone, le modifiche effettuate mentre si è offline non saranno visibili agli altri. Quando si torna online, si riceverà una notifica relativa alle modifiche disponibili e le proprie modifiche saranno visibili agli altri utenti.

Quando si lavora in Word, il paragrafo a cui si sta lavorando è bloccato per evitare che venga sovrascritto da altri. Quando si passa offline con Word, è possibile lavorare allo stesso paragrafo su cui sta intervenendo un altro componente del gruppo. Quando si salvano le modifiche, viene visualizzato un messaggio popup che indica un conflitto. A quel punto sarà possibile procedere per risolvere il problema.

Frase con conflitto in Word
Risoluzione di un conflitto in Word 2016

Se si lavora a un file in una cartella di sincronizzazione (ad esempio OneDrive o OneDrive for Business), la sincronizzazione viene eseguita quando si torna online, a prescindere dal fatto che l'app (Word o PowerPoint) sia in esecuzione o meno. Quando ci si riconnette, il file viene sincronizzato automaticamente. In caso di conflitti, verrà visualizzato un avviso. Per altre informazioni, vedere l'argomento relativo alla sincronizzazione di OneDrive.

Per impostazione predefinita, in SharePoint i gruppi e le autorizzazioni assegnati a una raccolta in cui si archivia o si crea un documento vengono ereditati da tutti i documenti nella raccolta. Ad esempio, in un sito del team in cui tutti gli utenti hanno autorizzazioni di lettura/scrittura, chiunque può partecipare alla creazione condivisa. Una raccolta documenti di SharePoint Online con autorizzazioni di sola lettura, invece, consente solo di visualizzare i documenti, ma nessuno eccetto l'autore può apportare modifiche, a meno che venga invitato esplicitamente.

Le autorizzazioni di SharePoint vengono ereditate, ma è possibile impostarne diverse per specifiche persone. Se una raccolta di SharePoint è condivisa solo in visualizzazione, è possibile assegnare autorizzazioni di modifica ad alcuni utenti. Se però la raccolta è configurata con le autorizzazioni di modifica per tutti gli utenti, non è possibile limitare le autorizzazioni alla sola visualizzazione per alcuni. Le autorizzazioni ereditate possono essere sostituite con un'autorizzazione superiore, non con una di livello inferiore. Per altre informazioni sulle autorizzazioni, vedere Informazioni sui livelli di autorizzazione in SharePoint.

Con il sito personale di SharePoint, la raccolta personale di OneDrive for Business o OneDrive per utenti privati, i file devono essere condivisi in modo esplicito. Per impostazione predefinita, possono solo essere modificati e visualizzati dai proprietari della raccolta. Per selezionare gli utenti autorizzati a modificare singoli file, è possibile condividerli con persone o gruppi con autorizzazioni di modifica. Per altre informazioni sulla condivisione, vedere Condividere file o cartelle in Office 365.

Anche se è possibile caricare file tramite Word e PowerPoint 2007 e versioni precedenti in SharePoint Online o OneDrive e aprirli per la modifica, quelle applicazioni legacy non supportano la creazione condivisa di documenti. Quando un utente apre un documento con Word o PowerPoint 2007, SharePoint Online o OneDrive crea un blocco sul documento e impedisce ad altri utenti di Office di modificarlo. Per sfruttare al meglio i vantaggi della creazione condivisa in Word o PowerPoint, è consigliabile che tutti gli utenti usino almeno Office 2010 sul desktop, Office Online, un'app recente per Mac o un'app per dispositivi mobili.

Sì, Microsoft ha collaborato con decine di partner in tutto il mondo per consentire la creazione condivisa con Office Online. Rivolgersi al proprio provider di archiviazione per scoprire se la creazione condivisa con Office Online è supportata.

Non è invece previsto alcun supporto per provider di terze parti con Office desktop o altre piattaforme e Microsoft non supporta la modifica condivisa di documenti archiviati su Google Drive.

Ecco alcuni collegamenti per iniziare.

Se la creazione condivisa non funziona correttamente, il problema può avere diverse cause. Per la risoluzione dei problemi relativi alle sessioni e alla configurazione della creazione condivisa, vedere Risolvere i problemi relativi alla creazione condivisa in Office.

Se sono stati condivisi i documenti con OneDrive o OneDrive for Business, è possibile ricevere un messaggio di posta elettronica che informa che il documento è stato aggiornato.

Altri argomenti di interesse

Se non si è mai usato Word Online o Office Online, è possibile provarlo qui: Word Online. Per passare a un'altra app online, fare clic sull'icona di avvio delle app e scegliere un'altra app.

Per gli amministratori di SharePoint:

Nota:  Per altre informazioni sulle procedure per la creazione condivisa di documenti, vedere la Guida di Word, PowerPoint e Office Online. Per altre informazioni sulla configurazione di SharePoint per la collaborazione e la creazione condivisa di documenti, vedere il sito Web TechNet.

Nota: La creazione condivisa non è disponibile per i documenti protetti con IRM (Information Rights) o RMS (Rights Management Service).

Questo articolo è stato aggiornato nel mese di ottobre 2017 in base al feedback dei clienti.

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