Ciclo di vita di un modello di modulo

In questo articolo

• Fase 1: pianificare

• Fase 2: progettazione

• Fase 3: distribuire

• Fase 4: mantenere

• Fase 5: Archivio

Fase 1: pianificare

La quantità di tempo di pianificazione dipende dalla complessità del modello di modulo, dal ruolo dell'organizzazione e dai processi e dai requisiti dell'organizzazione.

Se il modello di modulo verrà usato solo dai membri del team immediato, la fase di pianificazione potrebbe essere molto informale. Se il modello di modulo è più complesso, la fase di pianificazione sarà probabilmente un processo più formale e coinvolto e potrebbe essere necessario consultarsi con molti stakeholder. Ad esempio, se il modello di modulo è una parte di un sistema aziendale più ampio, ad esempio un sistema di gestione delle spese o di pianificazione delle risorse aziendali, è probabilmente necessario creare documenti di pianificazione formale, ad esempio specifiche funzionali.

In entrambi i casi, prima di iniziare a progettare il modello di modulo, è consigliabile prendere in considerazione quanto segue:

• Obiettivi dell'utente    Cosa occorre fare per gli utenti con il modello di modulo? Quali scenari è necessario supportare? In che modo si misurerà il successo per raggiungere gli obiettivi degli utenti?

• Considerazioni sulla compatibilità    Il modello di modulo deve essere accessibile agli utenti esterni all'organizzazione, sia ora che in futuro? Si vuole, ad esempio, che il modello di modulo sia disponibile sul sito Web esterno dell'organizzazione per i clienti che non hanno installato InfoPath nei computer in uso? In questo caso, è possibile progettare un modello di modulo compatibile con browser invece di un modello di modulo solo di InfoPath standard. Alcuni utenti dell'organizzazione devono essere in grado di compilare il modulo in InfoPath 2003? In questo caso, potresti voler progettare un modello di modulo compatibile con le versioni precedenti. Si vuole che gli utenti siano in grado di compilare i moduli mentre sono lontani dall'ufficio o non sono in linea? In questo caso, è possibile aggiungere caratteristiche al modello di modulo che le consentiranno di funzionare efficacemente in modalità offline.

• Moduli utente esistenti    Al momento si usano i documenti di Microsoft Office Word o le cartelle di lavoro di Microsoft Office Excel per raccogliere dati dagli utenti? In questo caso, è possibile convertire facilmente i file nei modelli di modulo di InfoPath. 

• Requisiti di integrazione    Per quali altri prodotti o tecnologie è possibile usare il modello di modulo? Ad esempio, potrebbe essere necessario archiviare i dati nel modello di modulo in un database di Microsoft SQL Server oppure decidere di basare la struttura del modello di modulo in un servizio Web in modo da poter inviare dati a un database non supportato direttamente da InfoPath.

• Requisiti dell'interfaccia utente    È necessario attenersi alle linee guida per il marchio aziendale? Come si desidera visualizzare il modello di modulo? Quali tipi di controlli verranno usati e come verranno organizzati?

• Requisiti di processo    Il modello di modulo farà parte di un processo aziendale più ampio, ad esempio il processo di approvazione di una nota spese? In caso affermativo, quali tipi di visualizzazioni sono necessarie e come verranno implementate le regole che regolano il modo in cui i dati vengono spostati nell'organizzazione ed elaborati da utenti e sistemi aziendali diversi? Si sfruttano le funzionalità del flusso di lavoro in altri programmi, ad esempio Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Il modello di modulo deve richiedere codice gestito o script? In caso affermativo, userai sviluppatori interni o questo lavoro verrà esternalizzato?

• Requisiti di archiviazione dei dati    Cosa si vuole fare con i dati in moduli utente? Ad esempio, se gli utenti devono essere in grado di inviare rapidamente i dati dei moduli e non è necessario riutilizzare i dati, è possibile usare i messaggi di posta elettronica per archiviare i dati. Se gli utenti devono essere in grado di accedere e condividere i dati del modulo, può essere necessario archiviare raccolte di moduli di InfoPath correlati nelle raccolte in un server che esegue Microsoft Windows SharePoint Services. Se gli utenti devono accedere ai dati del modulo in altre applicazioni o sistemi aziendali, ad esempio le applicazioni di gestione delle spese o di contabilità, può essere necessario archiviare i dati nei database aziendali. Questa operazione viene spesso eseguita collegando il modello di modulo a un servizio Web, che funge da intermediaria tra il modello di modulo e il database o il sistema commerciale.

• Requisiti di sicurezza    Che tipo di problemi di sicurezza e vulnerabilità si affrontano? È necessario che il modello di modulo sia installato nei computer degli utenti oppure che gli utenti possano accedervi da una risorsa di rete? Si vuole che gli utenti firmino digitalmente le proprie maschere o determinati set di dati nei relativi moduli? Si collegherà il modello di modulo direttamente a un database oppure si useranno i file di connessione dati nelle raccolte connessioni dati, in genere gestiti da un amministratore?

• Requisiti di test    Quale processo verrà usato per verificare l'aspetto e il comportamento del modello di modulo? È necessario creare un piano di test formale?

• Requisiti per la distribuzione    Come si pianifica la condivisione di un modello di modulo con altre persone? Dove si pubblica il modello di modulo? Se si prevede di pubblicarla in un server che esegue InfoPath Forms Services, è necessario pubblicarla in una raccolta o in un sito tipo di contenuto ? In che modo si informa gli utenti della disponibilità del modello di modulo? Qual è il piano per il rilascio di nuove versioni dei modelli di modulo?

• Requisiti di manutenzione    Si vogliono archiviare i modelli di modulo, i moduli utente o entrambi? Per quanto tempo occorre conservare i dati? Quali tipi di criteri di archiviazione e conservazione dei dati sono necessari per l'organizzazione?

Inizio pagina

Fase 2: progettazione

Dopo aver completato la fase di pianificazione, è possibile iniziare il processo di progettazione. Quando si progetta il modello di modulo, è consigliabile seguire l'ordine delle attività elencate di seguito. Tuttavia, se necessario, puoi discostarti dall'ordine. Ad esempio, potrebbe essere preferibile definire la convalida dei dati, la formattazione condizionale e le regole per i controlli quando si aggiungono tali controlli al modello di modulo, anziché farlo in un secondo momento nel processo di progettazione.

• Passaggio 1: creare il modello di modulo

• Passaggio 2: creare o specificare l'origine dati principale

• Passaggio 3: definire il layout

• Passaggio 4: aggiungere controlli

• Passaggio 5: aggiungere connessioni dati

• Passaggio 6: aggiungere la convalida dei dati, le regole e altre caratteristiche della logica aziendale

• Passaggio 7: creare visualizzazioni personalizzate

• Passaggio 8: abilitare il comportamento di invio

• Passaggio 9: abilitare le caratteristiche di sicurezza

• Passaggio 10: verificare l'aspetto e il comportamento

Passaggio 1: creare il modello di modulo

Quando si crea un modello di modulo, potrebbe essere necessario importare una maschera esistente, ad esempio un documento di Word o una cartella di lavoro di Excel, in InfoPath o specificare le impostazioni di compatibilità per il modello di modulo in modo che i moduli risultanti possano essere compilati in InfoPath 2003 o in un Web browser. La maggior parte di queste opzioni è disponibile nella finestra di dialogo progettazione di un modello di modulo . Ad esempio, se si vuole progettare un modello di modulo che può essere aperto e compilato in Microsoft Office InfoPath o in un browser, è possibile selezionare la casella di controllo Abilita solo caratteristiche compatibili con browser nella finestra di dialogo Progetta modello di modulo .

Le risorse seguenti forniscono dettagli aggiuntivi sul processo di creazione di un modello di modulo.

Passaggio 2: creare o specificare l'origine dati principale

Tutti i modelli di modulo si basano su un'origine dati, in cui vengono archiviati i dati raccolti in una maschera. Questa origine dati potrebbe essere un database aziendale, un servizio Web o un file XML esistente usato in tutta l'organizzazione per standardizzare i dati, ad esempio un file XML Schema (con estensione XSD). Se non si dispone di un'origine dati esistente, è possibile consentire a InfoPath di crearne una per l'aggiunta di controlli al modello di modulo.

È possibile visualizzare una rappresentazione dell'origine dati per il modello di modulo nel riquadro attività origine dati :

Quando si crea per la prima volta il modello di modulo, è necessario decidere quali dei seguenti approcci usare:

• Consentire a InfoPath di creare l'origine dati    Se si crea un modello di modulo vuoto, InfoPath crea automaticamente l'origine dati quando si aggiungono controlli al modello di modulo. Può essere utile quando si progetta un modello di modulo che verrà usato in modo informale dai membri di un team di piccole dimensioni, quando non si ha accesso a un'origine dati esistente nell'organizzazione o quando non è necessario archiviare i dati che si raccolgono all'esterno del modulo. Può essere utile anche quando si condividono moduli in una raccolta di SharePoint o in un messaggio di posta elettronica e si vogliono visualizzare le informazioni del modulo nelle colonne della raccolta o in una cartella moduli di InfoPath anziché archiviarle in un database o in un'altra posizione esterna.

• Usare un'origine dati esistente    Se si basa la struttura del modello di modulo in un'origine dati esistente, ad esempio un database o un servizio Web, InfoPath stabilisce un connessione dati principale per l'origine dati. In un modello di modulo può essere disponibile una sola connessione dati principale. Più avanti nel processo di progettazione è possibile creare connessioni dati a origini dati secondarie per popolare le caselle di riepilogo con dati esterni o per inviare dati del modulo a più origini dati. Per altre informazioni sulle origini dati secondarie, vedere "passaggio 5: aggiungere connessioni dati" più avanti in questo articolo.

Le risorse seguenti forniscono dettagli aggiuntivi che consentono di determinare il tipo di origine dati da usare e quando è necessario aggiungere altre connessioni dati al modello di modulo.

Passaggio 3: definire il layout

La maggior parte dei modelli di modulo include almeno una tabella di layout, che è un Framework per organizzare e disporre il contenuto del modulo, inclusi i controlli, le sezioni di un modulo, i loghi e altri tipi di immagini.

È possibile trovare tabelle di layout pronte nel riquadro attività layout :

Le risorse seguenti forniscono dettagli aggiuntivi sulle opzioni di progettazione visiva per il modello di modulo.

Passaggio 4: aggiungere controlli

I controlli consentono agli utenti di immettere e selezionare i dati nel modello di modulo. Possono anche essere usati per visualizzare i dati da origini dati esistenti, ad esempio database o servizi Web. Dopo aver creato il layout del modello di modulo, è possibile inserire qualsiasi controllo necessario nel modello di modulo. Il riquadro attività controlli consente di accedere a tutti i controlli disponibili in InfoPath, inclusi i controlli personalizzati che sono stati aggiunti al riquadro attività, ad esempio i controlli ActiveX o le parti modello.

È possibile aggiungere un controllo al modello di modulo facendo clic sul relativo nome nell'elenco Inserisci controlli oppure trascinando il controllo dal riquadro attività all'area di lavoro modello di modulo. In base al tipo di controllo aggiunto al modello di modulo, gli utenti che compilano il modulo potranno digitare testo in campi di testo, visualizzare i dati nei controlli ripetuti, selezionare i pulsanti di opzione e le caselle di controllo, scegliere voci da elenchi e fare clic su comando. pulsanti per eseguire i comandi. I dati immessi dagli utenti in un controllo vengono archiviati nell'origine dati del modulo.

Le risorse seguenti forniscono dettagli aggiuntivi sull'uso dei controlli in InfoPath.

Passaggio 5: aggiungere connessioni dati

Tutti i modelli di modulo hanno un'origine dati principale, denominata origine dati principale. Se si progetta un modello di modulo basato su un'origine dati esterna, ad esempio un database o un servizio Web, InfoPath crea l'origine dati principale in base all'origine dati esterna. In alternativa, se si progetta un modello di modulo vuoto, InfoPath crea l'origine dati principale per l'aggiunta di controlli al modello di modulo.

Mentre si progetta il modello di modulo, è anche possibile aggiungere connessioni dati a una o più origini dati secondarie. Un'origine dati secondaria è un file di dati XML, un database o un servizio Web usato da un modulo per le voci in una casella di riepilogo o per le azioni di script. In questo modo è possibile popolare caselle di riepilogo e altri controlli con dati esterni al modello di modulo, ad esempio i dati che si trovano in un database di SQL Server o in un elenco di SharePoint. È anche possibile aggiungere connessioni dati a origini dati secondarie quando gli utenti devono inviare dati a più origini dati esterne.

Le risorse seguenti forniscono dettagli aggiuntivi sulle connessioni dati secondarie e sui relativi utilizzi in InfoPath.

Passaggio 6: aggiungere la convalida dei dati, le regole e altre caratteristiche della logica aziendale

È importante ridurre i costi e aumentare l'efficienza nella tua azienda, laddove possibile. È possibile usare le caratteristiche logiche aziendali nel modello di modulo per evitare errori di immissione dei dati costosi e per automatizzare le azioni nel modulo dell'utente. Quando si usano le caratteristiche di InfoPath come convalida dei dati, formattazione condizionale e Rules, è possibile definire le condizioni e le azioni che eseguono automaticamente le attività basate su eventi, ad esempio l'apertura o la chiusura di un modulo o i valori immessi nel modulo modello.

Le risorse seguenti forniscono dettagli aggiuntivi che illustrano l'intervallo di caratteristiche logiche aziendali in InfoPath.

Le caratteristiche logiche aziendali di InfoPath sono tutte necessarie per la maggior parte dei modelli di modulo. Tuttavia, se il modello di modulo richiede funzionalità aggiuntive non disponibili in InfoPath, è possibile usare il codice per creare funzionalità personalizzate. Se si vuole scrivere script, è possibile usare Microsoft Script Editor (MSE) per creare, modificare e eseguire il debug del codice di Microsoft JScript o Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript). Se si vuole scrivere codice gestito, è possibile usare Microsoft Visual Studio 2005 Tools for Applications (VSTA) per creare, modificare ed eseguire il debug di codice Visual Basic o Visual C#. Inoltre, se si ha Microsoft Visual Studio 2005, è possibile integrare le funzionalità in modalità progettazione di InfoPath nell'ambiente di sviluppo di Visual Studio 2005 scaricando e installando Microsoft Visual Studio 2005 Tools per Microsoft Office System 2007 nel computer. È quindi possibile aprire Visual Studio 2005, creare un progetto di modello di modulo di InfoPath e usare caratteristiche in modalità progettazione per progettare il modello di modulo. Per informazioni sul download di Microsoft Visual Studio 2005 Tools per Microsoft Office System 2007, vedere il portale per sviluppatori di InfoPath sul sito Web MSDN (Microsoft Developer Network).

Passaggio 7: creare visualizzazioni personalizzate

Tutti i modelli di modulo di InfoPath hanno una visualizzazione predefinita, che viene visualizzata quando gli utenti aprono per la prima volta una maschera in base al modello di modulo.

È possibile usare il riquadro attività visualizzazioni per progettare altre visualizzazioni del modello di modulo:

Quando si progetta una nuova visualizzazione, si ripete in genere il processo di disinstallazione del modulo, l'aggiunta di controlli e l'aggiunta di convalida dei dati o altre caratteristiche.

Con la creazione di visualizzazioni diverse del modello di modulo, è possibile consentire agli utenti di esaminare i dati del modulo in diversi modi. In questo modo si evita di dover progettare più modelli di modulo per lo stesso processo aziendale. Ad esempio, in un modello di modulo usato per l'elaborazione delle attestazioni di assicurazione, è possibile creare una visualizzazione per gli assicurati, una seconda vista per gli agenti assicurativi e una terza per gli aggiustamenti di assicurazione. Ognuna di queste visualizzazioni è personalizzata in modo da adattare il tipo di utente che ne immette le informazioni. È anche possibile progettare visualizzazioni di stampa personalizzate utilizzate esclusivamente per la stampa del modulo.

Le visualizzazioni devono essere semplici e relativamente autoesplicative. Tuttavia, se desideri comunicare istruzioni speciali agli utenti, potresti dover creare assistenza nella visualizzazione. Ad esempio, è possibile creare una visualizzazione guida dedicata per il modello di modulo e quindi aggiungere un pulsante alla visualizzazione predefinita su cui gli utenti possono fare clic per accedere alla visualizzazione Guida.

Le risorse seguenti forniscono dettagli aggiuntivi sulle visualizzazioni.

Passaggio 8: abilitare il comportamento di invio

Quando si progettano i modelli di modulo per raccogliere dati come parte di un processo aziendale più ampio, i dati in genere non rimangono nei moduli che gli utenti compilano. I dati del modulo vengono invece spostati dalla maschera alla fase successiva del processo aziendale, in genere a un'origine dati esterna, ad esempio un database o un servizio Web. Ad esempio, un dipendente può usare InfoPath per compilare un modulo di nota spese e quindi inviare tale modulo a un servizio Web in cui è possibile elaborare il modulo.

Se si specifica dove inviare i dati nel modello di modulo, è possibile aumentare la precisione e l'efficienza dei processi aziendali, in quanto consente di esercitare un maggiore controllo su tali processi. Per consentire agli utenti di inviare i dati del modulo, InfoPath garantisce che i dati nei moduli siano validi e che gli utenti possano correggere i dati non validi. Questa caratteristica può essere utile per assicurarti che solo i dati validi vengano inviati all'origine dati esterna.

Le risorse seguenti spiegano come progettare il modello di modulo in modo che i dati del modulo vengano inviati a una posizione desiderata.

Passaggio 9: abilitare le caratteristiche di sicurezza

È consigliabile usare i criteri di sicurezza esistenti dell'organizzazione come base per le eventuali scelte relative alla sicurezza dei modelli di modulo e dei relativi moduli correlati.

Per la creazione di modelli di modulo compatibili con browser, tenere presente che diversi fattori influiscono sulla sicurezza delle informazioni archiviate nei server in cui è in esecuzione InfoPath Forms Services. Alcuni sono controllati dall'utente e altri sono controllati dall'amministratore, che è la persona che configura e gestisce gli account utente, assegna le autorizzazioni e aiuta gli utenti a risolvere i problemi di accesso alla rete o al server. Può essere necessario coordinare con l'amministratore per impostare le opzioni appropriate per il modello di modulo.

Le risorse seguenti spiegano come progettare il modello di modulo tenendo presente la sicurezza.

Passaggio 10: verificare l'aspetto e il comportamento

Il piano di test dipende dalla complessità del modello di modulo e dai criteri esistenti all'interno dell'organizzazione per la distribuzione di modelli di modulo. Il piano di test può essere semplice come visualizzare in anteprima il modello di modulo per verificare il comportamento e l'aspetto dei moduli in base al modello di modulo. Quando si distribuisce un modello di modulo su una scala più grande, può essere necessario un test formale più approfondito. Ad esempio, potresti voler eseguire test di usabilità o pianificare distribuzioni pilota con un campione di utenti.

Il passaggio di test più basilare in genere implica la visualizzazione in anteprima del modello di modulo nella finestra di anteprima di InfoPath. La finestra di anteprima consente di visualizzare il modulo in modo che venga visualizzato agli utenti e di immettere i dati nei controlli per verificarne la funzionalità. In questo modo è possibile controllare l'allineamento e la formattazione dei controlli. È anche possibile verificare la funzionalità dei controlli nel modulo. Ad esempio, è possibile immettere dati nei controlli per assicurarsi che la convalida dei dati, le formule, le regole e le connessioni dati funzionino come previsto. Nella finestra di anteprima, devi anche assicurarti che il modello di modulo sia privo di errori di ortografia e di incongruenze redazionali e verifica che l'aspetto sia ottimale dal punto di vista visivo.

Anche se è possibile eseguire molti test, prima di pubblicare e distribuire il modello di modulo, è consigliabile testarlo con gli utenti per verificare che soddisfi le proprie aspettative. Idealmente, sarà possibile pubblicare un modello di modulo pilota e distribuirlo a un piccolo campione di utenti. In questo modo, puoi richiedere il feedback degli utenti reali per l'usabilità complessiva del modello di modulo. È quindi possibile apportare le modifiche necessarie prima di pubblicare il modello di modulo in un pubblico più ampio.

La risorsa seguente spiega come usare il riquadro attività controllo grafico per testare il modello di modulo.

Inizio pagina

Fase 3: distribuire

Il processo di distribuzione di un modello di modulo implica la pubblicazione del modello di modulo, che consente l'uso sul Web (solo per i modelli di modulo compatibili con browser) e rende gli utenti consapevoli della disponibilità del modello di modulo. Se si prevede di installare il modello di modulo nei computer degli utenti, il processo di pubblicazione potrebbe prevedere anche la creazione di un file di installazione speciale. È possibile pubblicare i modelli di modulo in molte posizioni, tra cui liste di distribuzione di posta elettronica e server che eseguono InfoPath Forms Services o Windows SharePoint Services.

Se si prevede di pubblicare un modello di modulo compatibile con browser in un server che esegue InfoPath Forms Services, è necessario abilitare il modello di modulo per il browser, oltre a pubblicarlo. In molti casi è possibile eseguire questo passaggio durante il processo di pubblicazione selezionando una casella di controllo nella pubblicazione guidata. Tuttavia, se il modello di modulo include alcune funzionalità, ad esempio codice gestito, non sarà possibile abilitare manualmente il modello di modulo. È invece necessario salvare il modello di modulo in una posizione condivisa e quindi consentire a un amministratore della farm di verificare che sia disponibile per la revisione. L'amministratore della farm può quindi verificare che il modello di modulo sia privo di errori e avvisi, caricarlo in una posizione nella Web farm e quindi attivarlo in un raccolta siti nel server.

Le risorse seguenti descrivono il processo di pubblicazione e le relative implicazioni.

Inizio pagina

Fase 4: mantenere

La gestione di un modello di modulo prevede l'aggiornamento del modello di modulo quando necessario e il rilascio di nuove versioni. È anche consigliabile sollecitare periodicamente il feedback degli utenti sull'usabilità della struttura. Il modello di modulo soddisfa comunque le proprie esigenze o è stato modificato?

Quando si pubblica un modello di modulo modificato, InfoPath può aggiornare sia il modello di modulo (file con estensione xsn) che tutti i moduli esistenti (file con estensione XML) basati sul modello di modulo. Quando gli utenti aprono una maschera esistente, scaricheranno automaticamente l'ultima copia del modello di modulo e i relativi dati del modulo verranno aggiornati in modo che corrispondano a tale versione. Per impostazione predefinita, InfoPath sostituisce automaticamente la versione precedente del modello di modulo con la versione più recente. È possibile scegliere il metodo di aggiornamento preferito per l'aggiornamento dei moduli utente esistenti.

Se si è un amministratore della farm per un server che esegue InfoPath Forms Services ed è necessario caricare una nuova versione di un modello di modulo approvato dall'amministratore, è possibile determinare in che modo verrà eseguita la transizione tra la versione esistente e quella aggiornata. Ad esempio, è possibile scegliere di sostituire il modello di modulo con una versione successiva senza causare perdite di dati agli utenti che attualmente stanno compilando il modulo in un browser. In alternativa, se si ha un motivo valido, ad esempio una correzione per la sicurezza, è possibile scegliere di sovrascrivere immediatamente il modello di modulo.

Se è necessario aggiornare una parte modello esistente, aprirla, apportare le modifiche necessarie, salvare la parte modello e quindi ridistribuirla in progettazione moduli. Dopo aver aggiunto la versione più recente della parte modello al riquadro attività controlli , i progettisti possono usarli nei modelli di modulo. Se si apre un modello di modulo contenente una versione precedente della parte modello, InfoPath gli chiederà di aggiornare la parte modello con la versione più recente.

Le risorse seguenti descrivono in modo più dettagliato come modificare e aggiornare i modelli di modulo e le parti del modello.

Inizio pagina

Fase 5: Archivio

Le organizzazioni spesso archiviano i modelli di modulo e le maschere come ultimo passaggio del ciclo di vita della progettazione della maschera. Se non è più necessario un modello di modulo specifico, è consigliabile ritirarlo dall'uso e mantenere una copia digitale del modello di modulo per i record. Inoltre, potresti voler conservare i dati raccolti nei moduli basati su tale modello di modulo.

Molte organizzazioni seguono linee guida rigorose per lo stoccaggio a lungo termine e la conservazione dei dati negli archivi. Ad esempio, può essere necessario che un'organizzazione mantenga i record delle transazioni cliente su file per un numero specifico di anni. Le linee guida dell'archivio dell'organizzazione possono essere basate su criteri interni, conformità alle normative o entrambi. Come parte del processo di pianificazione, dovresti scoprire quali sono i tuoi criteri.