Che cos'è un sito Centro documenti?

Che cos'è un sito Centro documenti?

Nota: Riteniamo importante fornire il contenuto della Guida più recente non appena possibile, nella lingua dell'utente. Questa pagina è stata tradotta automaticamente e potrebbe contenere errori di grammatica o imprecisioni. L'intento è quello di rendere fruibile il contenuto. Nella parte inferiore della pagina è possibile indicare se le informazioni sono risultate utili. Questo è l'articolo in lingua inglese per riferimento.

SharePoint offre un'esperienza di funzionalità avanzata per la gestione del contenuto. Se si ha un volume elevato di file da gestire, valutare l'uso di un modello di sito Centro documenti. Questo modello è ottimizzato per la gestione dei documenti su larga scala. È possibile risparmiare tempo e aiutarti ad essere più efficienti. Il modello include versioni, ID documento, set di documenti, spostamento di metadati e tipi di contenuto.

Un sito Centro documenti è utile per entrambi gli scenari seguenti:

  • Ambiente di creazione e modifica    In un ambiente di creazione e modifica di tipo Centro documenti gli utenti creano e modificano migliaia di documenti o risorse multimediali presenti in un archivio centrale.

  • Archivio di contenuto    In un archivio di contenuto, ad esempio una knowledge base, gli utenti memorizzano o visualizzano documenti.

Questo articolo illustra le caratteristiche di un modello di sito Centro documenti.

Per creare un centro documenti, vedere uso di modelli per creare diversi tipi di siti di SharePoint

Informazioni sui siti Centro documenti

Il modello di sito Centro documenti contiene caratteristiche che semplificano e rendono più efficienti la creazione e la gestione di set di documenti di grandi dimensioni. Nella maggior parte dei casi, un proprietario del sito può aggiungere ognuna di queste funzionalità separatamente. Il modello di sito Centro documenti Abilita automaticamente le caratteristiche di gestione dei documenti consigliate. Le sezioni seguenti descrivono brevemente queste caratteristiche.

È possibile usare un sito Centro documenti come ambiente di creazione o un archivio di contenuto. In un ambiente di creazione gli utenti controllano frequentemente i file in e fuori e creano strutture di cartelle per tali file. Il controllo delle versioni è abilitato e la versione precedente di ogni documento viene mantenuta. I flussi di lavoro possono inoltre controllare i cicli di vita del documento.

Al contrario, la creazione di un contenuto molto piccolo si verifica in un archivio di contenuti. Gli utenti visualizzano o caricano solo i documenti. Il modello di sito Centro documenti supporta la creazione di un tipo di archivio contenuto denominato archivi della Knowledge base. In genere, le Knowledge Base contengono singole versioni di documenti e un sito può essere ridimensionato a milioni di file. In uno scenario tipico, ad esempio un centro di supporto tecnico per una grande organizzazione, migliaia di persone potrebbero accedere al contenuto, principalmente per leggerlo. Solo alcuni caricano il nuovo contenuto nel sito.

Gli elementi seguenti descrivono alcune caratteristiche di SharePoint che è possibile includere in un sito Centro documenti. Oltre a queste funzionalità, alcune organizzazioni personalizzano l'aspetto e la struttura di spostamento di un centro documenti. Alcuni aggiungono Web part personalizzate.

I metadati gestiti sono un sistema che assegna particolari termini ai documenti in SharePoint. È quindi possibile usare questi termini per classificare i documenti. I metadati possono essere usati anche per creare un potente strumento di esplorazione e consentire agli utenti di eseguire le ricerche più rapidamente.

Supponiamo ad esempio che la tua azienda disponga di una Knowledge base che contiene articoli che aiutano gli utenti a risolvere i problemi relativi ai prodotti. Potresti creare termini di metadati che consentono agli utenti di filtrare le informazioni in base al prodotto, al tipo di problema o ad altre proprietà.

In un sito Centro documenti ogni parte del contenuto ottiene un ID univoco non correlato alla posizione del documento, ad esempio un collegamento URL. Questo significa che se si cambia o si rinomina il documento, l'ID rimane invariato. Puoi usare l'ID per creare un collegamento permanente per il documento e ridurre al minimo i collegamenti interrotti.

Le versioni sono abilitate automaticamente in un sito Centro documenti. Ciò significa che si ha automaticamente una cronologia di tutte le diverse versioni di un file. In un processo di revisione del documento, ad esempio, significa che si ha un record di tutti gli aggiornamenti immessi durante il ciclo di revisione. È possibile tenere traccia degli aggiornamenti, del risponditore di contatti e così via. Inoltre, se si verifica un problema con la versione corrente di un articolo, è possibile ripristinare rapidamente l'ultima versione di buona nota.

UN tipo di contenuto è un tipo di contenuto specifico insieme a un gruppo di impostazioni per il contenuto. Quando un utente crea un documento di un tipo di contenuto definito, riceve automaticamente tutte le impostazioni appropriate per il tipo di contenuto. UN centro documenti può avere una raccolta di tipi di contenuto: diversi tipi di documenti, video, modelli e così via.

Il Content Organizer non viene incluso automaticamente in un sito Centro documenti, ma molti utenti la aggiungono. Content Organizer è una caratteristica di SharePoint che consente di gestire l'organizzazione e la struttura complessiva degli elementi. Usando i metadati o i tipi di contenuto, l'organizzatore del contenuto può indirizzare automaticamente i documenti e gli altri elementi in posizioni specifiche. In una Knowledge base, ad esempio, è possibile che l'organizzatore di contenuti instrada automaticamente tutti i nuovi invii a una raccolta speciale che raccoglie articoli per un prodotto specifico.

Amplia le tue competenze su Office
Esplora i corsi di formazione
Ottieni in anticipo le nuove caratteristiche
Partecipa al programma Office Insider

Queste informazioni sono risultate utili?

Grazie per il feedback!

Grazie per il tuo feedback! Potrebbe essere utile metterti in contatto con uno dei nostri operatori del supporto di Office.

×